MICROSOFT EXCEL FORMATO FACTURA

WILSON DAVID FLOREZ BARBOZA INGENIERO DE SISTEMAS.

Ejercicio.

Usando Microsoft Excel, se va a diseñar el anterior formato de factura de venta.

El formato de factura está dividido en tres partes:

1. Encabezado: Nombre, NIT de la empresa, número de factura y fecha:

2. Datos cliente: información básica de quien realiza una compra o a quien se

le va a vender un producto o servicio.

3. Descripción de compra: se listará la cantidad y productos vendidos, así

como su precio unitario y total.

En la construcción del formato se aplicará: alineación de texto, formatos de

números, color de relleno, color de fuente, funciones, auto rellenar celdas, bordes,

ajustar texto, combinar y centrar.

A continuación, cada uno de los pasos.

Paso 1: Abrir Microsoft Excel.

.

seleccionar la opción libro en blanco.

Automáticamente se abrirá la ventana principal de trabajo de Microsoft Excel.

Configurar el tamaño de la hoja en el libro de Excel. Clic en la opción <Diseño de

página>, seleccionar <Tamaño> en la categoría <Configurar página>. El tipo de

hoja a seleccionar, es tamaño <Carta>.

Al seleccionar el tamaño de la hoja, se mostrará en el libro de Excel líneas verticales

y horizontales punteadas, estás indican el espacio de trabajo. Estás líneas te

permiten determinar la ubicación y visualización del documento en la hoja.

Paso 2: crear encabezado.

Clic en la celda B2 y desplaza el puntero del mouse con clic sostenido hasta la celda

G3

Paso 2.1. combinar y centrar celdas.

Combinar y centrar te permite convertir muchas celdas, en una.

Hacer clic en el la opción <Combinar y centrar>

Inmediatamente las celdas seleccionas se convertirán en una. En ese campo,

digitarás el nombre de la empresa. El texto insertado te aparecerá centrado y

Alineado en la parte inferior, el objetivo es que quede centrado y alineado en el

medio, para eso hacer clic en el botón <Alinear en el medio>

El texto quedaría así.

Paso 2.2. Campo NIT

Seleccionar el rango de celdas B4:G4 combinar y centrar celdas.

Paso 2.3. Número de factura y fecha.

1. seleccionar el rango de celdas B5:E5, Combinar y centrar celdas; alinear a la

izquierda el texto y digitar <Factura de venta Nro.>.

2. Seleccionar el rango de celdas F5:G5 (campo fecha), combinar y centrar, alinear

a la izquierda y digitar <Fecha:>

La estructura del encabezad quedaría así:

Paso 2.4. Aplicar bordes.

Para aplicar bordes hacer clic en el botón que se encuentra en la

categoría <Fuente>

Al hacer clic en la flecha que indica hacia abajo, se desplegará una lista con

diferentes tipos de bordes a aplicar sobre las celdas.

En el encabezado, se van a insertar todos los bordes y externos así.

1. Aplicar <todos los bordes> en la sección <Factura de venta Nro.> y <Fecha>.

Seleccionar las celdas, y en el botón bordes, hacer clic en la opción <Todos los

bordes>.

Así quedarían las celdas con los bordes aplicados.

2. Realiza el paso anterior para aplicar bordes externos en la sección nombre y

NIT de la empresa. Quedaría así.

Paso 3: Crear sección datos clientes.

seleccionar el rango de celdas B7:G8, combinar y centrar; y alinear en el medio el

texto <DATOS CLIENTE>, así. Insertar datos del cliente al construir el formato

Paso 3.1. ahora construir los campos para los datos básicos. Así:

Nombre: B9:G9,

NIT: B10:E10 - Contacto: F10:G10

Dirección B11:E11 – Ciudad: F11:11

Alinear texto a la izquierda.

Paso 3.2. aplicar todos los bordes a esta sección

Paso 4: crear sección <DESCRIPCION DE VENTA>

Seleccionar el rango de celdas B13:G4, combinar y centrar; y alinear en el medio.

Paso 4.2. Crear detalle factura.

Descripción: B15:D16,

Cantidad: E15:E16,

Precio unitario: F15:F16, clic en el botón <Ajustar texto>

Total: G15:G16

Texto alineado en el medio.

4.3. Insertar todos los bordes en esta sección.

Determinar los campos para los productos. En este caso se van a insertar 5

productos.

Combinar y centrar; y ajustar a la izquierda el rango de celdas B17:D17, en ese

espacio se digitará el nombre del producto, así.

DESCRIPCION

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Repetir el paso anterior hasta ingresar los 5 productos o servicios. Aquí la lista,

(puedes ingresar cualquier producto en esta lista).

Ahora asigna las cantidades de cada producto.

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En las celdas de <PRECIO UNITARIO> y <TOTAL>, aplicar <Formato de numero

de contabilidad>. Seleccionar las celdas y hacer clic en el botón del signo peso

en la categoría <Numero>.

Ahora puedes insertar valores en el campo <PRECIO UNITARIO>. Cabe aclarar

que, al aplicar este formato de celdas, no es necesario escribir separadores de mil

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como la coma o el punto, e incluso hasta el signo peso, ya que al digitar el valor y

presionar <Enter> el número adquiere el formato de manera automática.

En la celda puedes apreciar el numero con sus propiedades, mientras que en la

barra de fórmulas es solo texto plano. Ahora, solo tienes que agregar los precios a

cada uno de los productos en lista.

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Ya insertadas las cantidades y precio unitario de cada producto, se va a calcular el

total a través de la función <Producto>.

DESCRIPCION

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Microsoft Excel, tienen una gran variedad de fórmulas y funciones matemáticas,

contables, financieras, trigonométricas… etc.

La estructura de una función en Excel es:

=PRODUCTO(E17;F17);

=: el igual antecede cualquier formular o función a insertar, ya que invoca a esta.

PRODUCTO: es la función de multiplicación.

( paréntesis abierto: es utilizado para que se ingresen los parámetros o números,

toda función o formula requiere del uso de paréntesis, de lo contrario te mostrará

error.

E17: indica el primer número de la función, puede ser insertado manualmente o

seleccionado desde una celda.

; (punto y coma): es utilizado para separar los parámetros.

F17: hace mención al segundo número insertado en la función.

) paréntesis cerrado: cierra la función.

Ahora bien, como es una formula, solo hay que copiar ese formato en las otras

celdas.

Selecciona la celda donde se insertó la formula, en la parte inferior derecha de la

celda (el pequeño cuadro que se indica en la imagen) acercar el puntero del mouse,

y con clic sostenido llevarlo hasta el último producto.

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Soltar el clic para que se muestren los valores en cada una de las celdas.

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Seleccionar el detalle de la factura y aplicar todos los bordes.

En las celdas que se indican abajo aplicar e insertar: texto alineado a la izquierda,

y todos los bordes.

F22: Subtotal:

F23: IVA %

F24: Total, a pagar

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Para calcular <TOTAL A PAGAR> se inserta la función <SUMA>, la cual realizará

una sumatoria del total de cada producto, para esto se selecciona toda la columna

<TOTAL> con clic sostenido

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Para calcular el IVA se inserta la función <PRODUCTO>, se inserta manualmente

19% que se multiplicará con <TOTAL A PAGAR>

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Para calcular el <SUBTOTAL> se realiza una resta. Se restará del valor total el IVA.

Así se verá la sección <DESCRIPCION VENTA>

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seleccionar el rango de celdas B26:G27. Combinar y centrar celdas, alinear a la

izquierda, ajustar texto e insertar el siguiente texto “Esta factura se asimila en sus

efectos legales a una letra de cambio, según artículo 774 del código de

comercio”

ahora, aplicar color rojo al texto insertado. Hacer clic en el botón <Color de fuente>

en la categoría <Fuente>

Insertar lo siguiente.

Línea de firma: seleccionar rango de celdas C36:F36, combinar y centrar

celdas, aplicar borde inferior grueso.

Nombre del vendedor: rango de celdas C37:F37, combinar y centrar.

Cargo del vendedor: rango de celdas C38:738, combinar y centrar.

Nro. de celular: rango de celdas C39:F39, combinar y centrar.

Paso 5: aplicar color de relleno a celdas.

Aplicar el color Azul, Énfasis 5, claro 60 % a:

Encabezado.

Datos cliente

Descripción factura.

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Aplicar Verde claro a:

Encabezado detalle factura.

Total, a pagar.

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Para finalizar, quitar las líneas de división.

Seleccionar la pestaña <Diseño de página>, en la categoría <Opciones de la

hoja> deshabilitar la casilla de selección <Ver> de <Líneas de división>

Siendo así, el formato está listo….

¡ÉXITOS…!

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