metodos de depreciacion
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ACTIVOS FIJOS - DEPRECIACIÓN
DEPRECIACIÓN
Concepto
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera
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objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas.
La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.
La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera:
Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años
Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años
Decreto 3019 de 1989.
Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.
Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema
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de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T).
La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T).
Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero.
Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciación, a excepción de los terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir el valor del terreno sobre el que esta la construcción. Respecto a esta teoría, de que los terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados al explotación agrícola, que por causa de la erosión propia de la explotación antitécnica, terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos años, situación que es muy común en los campos Colombianos.
VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS
Cuando se trata de contabilidad financiera y desde el punto de vista técnico, la vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo, contribuya a la generación de ingresos; para la norma internacional de contabilidad – NIC 16 la vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la empresa, o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por
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parte de la empresa. Para determinar la vida útil de una activo se debe tener en cuenta el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, especificaciones de fabrica la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuye.
La vida útil legal para efectos tributarios, es el periodo de reconocimiento del uso de los activos, él cual es fijado por el artículo 70 del Decreto 187 de 1975:
“(…)
Mientras el Gobierno Nacional elabora tablas especiales de depreciación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6° del artículo 59 del Decreto 2053 de 1974, se considera como vida útil probable de los bienes depreciables, hasta veinte años para la propiedad inmueble, diez años para la propiedad mueble y cinco años para los aviones y Vehículos automotores en general.
Posteriormente, el artículo 2 del Decreto 3019 de 1989 dispuso que la vida útil de los activos fijos depreciables, adquiridos a partir de 1989 será la siguiente:
Activo Vida útilInmuebles (incluidos los oleoductos) 20 añosBarcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles
10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años
Los contribuyentes cuando consideren que la vida útil señala en el reglamento, no corresponde a la realidad económica, podrán con previa autorización del Director de Impuestos Nacionales, fijar una vida útil distinta, con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico, de conformidad al artículo 138 del Estatuto Tributario.
Por lo anterior, se debe hacer distinción entre la vida útil para efectos contables y tributarios, siendo la primera determinada en forma técnica y la segunda la señala por el reglamento o autorizada por el Director de la DIAN.
VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS
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Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado, tiempo durante el cual puede generar renta.
Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilización, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles.
Algunos activos, por su naturaleza y destinación, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida útil que otros.
En términos generales, la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años, la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años.
Estos valores, claro está, no son siempre reales, puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. Igual con cualquier otro activo.
En el caso de los terrenos, se consideran que su vida útil es indefinida, algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura, estos después de un tiempo, y si no se hace el mejor uso de ellos, quedan inservibles, aunque físicamente siguen existiendo, pero pierden su utilidad para su propósito inicial.
La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos, para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta, pues existen otros].
La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones, como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo.
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¿Es pertinente cambiar la vida útil de los activos fijada por la ley fiscal y la técnica contable?
Hernán E Munoz lector de Gerencie.com¸ ha publicado una interesante opinión sobre el documento que publicamos hace un tiempo y que titulamos “¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño?”, opinión que cuestiona la utilidad o conveniencia de la actual vida útil de los activos fijos, vida útil que se ha convertido en una camisa de fuerza que choca en muchas veces con las nuevas realidad traídas por el avance tecnológico.
Ha dicho al respecto Hernán E Munoz:
“Toda la vida he entendido la depreciación como un concepto económico, es el demerito de un bien por usar su capacidad de producir riqueza; lamentablemente tanto en lo contable como en lo fiscal, han determinado unas convenciones que no dejan de ser convenciones, mismas que fueron normalizadas en épocas en las cuales el mundo en su desarrollo tecnológico, era otro.
Hoy en día la velocidad en los cambios tecnológicos vuelven un equipo obsoleto en un espacio muy corto de tiempo, en muchas ocasiones menores a lo establecido por las costumbres contables y por las normas tributarias, y si no miren que sucede con las empresas de comunicaciones y de informática, donde los equipos por un cambio tecnológico, se vuelve obsoleto en un instante; estamos próximos a tener en el mercado, una tecnológica 4G en los teléfonos celulares, donde queda valor para los activos fijos de las empresa que reparen telefonía celular y que tengan equipos de no más de 3 años con la tecnología de 3G? El mercado y las percepciones del consumidor son las que le dan valor a un bien, no la determinación de un consejero de estado que en este caso está tomando decisiones alejadas de la realidad que mueve el mundo”.
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¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño?
Si se compra un activo usado que el dueño anterior ha depreciado completamente, ¿puede ser depreciado otra vez por el nuevo comprador?
Aunque en principio podríamos decir que es posible depreciar nuevamente el activo por cuanto el comprador ha pagado un valor por él, y en consecuencia tiene el derecho a reconocer el desgaste que ese activo sufra como consecuencia del uso que de él se siga haciendo, el Consejo de estado ha sido enfático en decir que eso no es posible.
Es así como en sentencia 14013 de abril 6 de 2006 expuso lo siguiente:
“….si bien el artículo 139 del Estatuto Tributario autoriza la depreciación de los bienes usados, para lo cual el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable con el fin de amortizar el costo de adquisición; de acuerdo con la misma norma, la vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso del anterior propietario, no puede ser inferior a la contemplada en el reglamento. Es decir, no es posible exceder el término previsto para la recuperación del 100 % del costo de adquisición del activo usado, y en consecuencia la deducción por depreciación sólo procede en cabeza del adquiriente, por lo que resta de dicho término.
Significa lo anterior, que si los bienes adquiridos por la actora, sobre los cuales se pretende la deducción por depreciación, ya se encontraban totalmente depreciados por su anterior propietario, como lo certificó el revisor fiscal en cede administrativa y lo confirmó el dictamen pericial practicado en la primera instancia, no procede fiscalmente la deducción por depreciación, tal como se concluyó en la liquidación oficial de revisión y de reiteró en la resolución que decidió el recurso, independientemente del tratamiento contable previsto para los activos dados de baja.”
Ello obliga a que cuando el contribuyente adquiera un activo fijo usado, deba hacer un control sobre el valor efectivamente depreciado por el anterior dueño, y con base a ello fijar la vida útil de ese activo usado de tal manera que no se deprecie más del 100% del activo, sumando por supuesto el
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porcentaje depreciado por el anterior dueño y el porcentaje a depreciar posteriormente.
Ahora, si el anterior dueño ya depreció el 100% del activo, fiscalmente no se podrá depreciar más y no habrá forma de recuperar vía depreciación el dinero invertido en ese activo fijo, lo cual es muy discutible, pero ante la opinión de la máxima instancia en materia tributaria que en este caso es el Consejo de estado, poco o nada se puede hacer distinto a acatar los pronunciamientos sobre la materia y actuar en consecuencia.
. El objetivo de la depreciación es reconocer el desgaste del activo por su uso, no la recuperación de lo invertido en su compra
La depreciación tiene como objetivo reconocer en el estado de resultados el desgaste que sufre un activo por cuenta de su utilización para la generación de ingresos. No es objetivo de la depreciación recuperar la inversión que la empresa haya hecho para su construcción o adquisición. La inversión se recupera mediante la rentabilidad que genere la utilización de dicho activo.
Esta aclaración surge en respuesta a las inquietudes generadas por la posición de la Dian y del Consejo de estado en el sentido de que no es posible depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por su anterior dueño.
Si se adquiere un activo usado que ya ha sido depreciado en un 100% por el anterior dueño, la empresa no podrá depreciarlo nuevamente. Surge entonces la inquietud con respecto a la imposibilidad del contribuyente de recuperar la inversión realizada en la compra de ese activo, puesto que algunos se preguntan que si la empresa pagó un valor, incurrió en un costo, debe haber lugar a la depreciación de ese costo así la vida útil del activo contable y fiscalmente haya sido agotada.
Pero resulta que la inversión en el activo no tiene que ser recuperada con la depreciación, sino con la renta que se obtenga al utilizar ese activo que se supone se adquiere precisamente para que participe en el desarrollo del objeto social de la empresa. Allí no se puede hablar de depreciación sino de retorno de la inversión, que sólo sucede si ese activo es capaz de generar los ingresos suficientes para cubrir sus propios costos y un poco más.
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La recuperación de la inversión nada tiene que ver con la depreciación, puesto que el objetivo de la depreciación es muy distinto. Si el activo no se utiliza, o se utiliza equivocadamente, o ineficazmente, no habrá recuperación de inversión así el activo sea susceptible de depreciación.
Si el activo se utiliza, se desgasta. Eso se reconoce con la depreciación. Si el activo se utiliza genera ingresos y con ellos se recupera la inversión. El activo cuando se utiliza se desgasta y genera ingresos, y la recuperación de la inversión se dará en la medida que los ingresos generados sean mayores a la depreciación sufrida por el activo.
¿Qué el activo usado se desgasta y que ese desgaste merece ser reconocido? Por supuesto, pero la razón de ello no es el derecho del empresario o contribuyente a recuperar la inversión realizada, sino el derecho a reconocer ese desgaste, que por razones normativas fiscalmente no es posible.
METODOS DE DEPRECIACION
1. Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
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Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.
2. Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15
Luego,5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
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Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.
3. Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
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1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil
Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.
4. Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
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Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.
Finalidad de la cuota de salvamento en la depreciación de activos
Cuando se deprecia un activo fijo, se suele dejar una cuota de salvamento, decisión que a veces no comprendemos del todo.
La cuota de salvamento es aquel valor del activo que no depreciamos, de modo que al terminar la vida útil del activo, nos queda ese valor sin depreciar.
La fórmula de la depreciación en línea recta con cuota de salvamento, suponiendo un activo cuyo valor es de $10.000, con una vida útil de 5 años y un 20% como cuota de salvamento, es (10.000-2.000)/5.
Así, ll finalizar el quinto año de vida útil tendremos un activo con valor en libros de $2.000.
¿Pero qué finalidad se persigue al no depreciar completamente un activo?
La realidad es que no hay una razón valedera que lleve a la empresa a tomar la decisión de no depreciar la totalidad de un activo.
Algunos opinan que la cuota de salvamento tiene por objeto representar en la contabilidad el valor probable que puede tener un activo después de culminar su vida útil.
Y aunque es normal que un activo una vez depreciado completamente tenga un valor, financieramente no es lo más conveniente tener en los activos un activo que ya ha cumplido con su vida útil.
No depreciar un activo completamente, significa que se deja de llevar al gasto ese valor, y esto representa una mayor utilidad, que a su vez representa un mayor impuesto de renta, y que significa también tener que
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distribuir más utilidades, despojando con esto a la empresa de un importante capital de trabajo que puede resultar necesario para el crecimiento o mantenimiento de la empresa.
Cualquier razón que exista para no depreciar el 100% del activo haciendo uso de la figura de la cuota de salvamento, no parece compensar el efectivo negativo desde el punto de vista financiero que tendrá esta decisión.
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS USADOS
Los activos fijos usados que el contribuyente adquiera, pueden ser objeto de depreciación tomando como referencia la vida útil que le resta al activo.
Las reglas y procedimientos para la depreciación de activos fijos usados, son las mismas que para los bienes nuevos, teniendo presente que la vida útil utilizada por el contribuyente adquiriente del bien usado, sumada con la vida útil transcurrida en manos del anterior propietario, no puede ser inferior a la vida útil establecida por la norma para el activo correspondiente. Así lo expresa el artículo 139 del estatuto tributario:
Depreciación de bienes usados. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso, el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para amortizar su costo de adquisición.
La vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos en el reglamento.
Una vez el contribuyente adquiera el bien usado, puede hacer un calculo aproximado y razonable de la vida útil que le resta al activo, la cual, como ya se expuso, sumada con la vida útil transcurrida por el activo en manos del anterior o anteriores propietarios, no sea inferior la que le corresponde según el reglamento.
La vida útil nueva con anterior no puede ser inferior a lo que le corresponde a un activo nuevo, pero sí podría ser superior, pues la norma solo limita el
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hecho que no puede ser inferior, pero deja abierta la posibilidad que sea superior, definición que le corresponde al contribuyente quien tiene la facultad de fijar o determinar la vida útil que le queda al activo.
Veamos un ejemplo sencillo.
Un contribuyente adquiere una maquina usada, la cual había estado en poder del anterior propietario durante 6 años, el mismo tiempo durante el cual fue sido depreciada.
El contribuyente adquiriente, deberá fijar su vida útil en no menos de 4 años, toda vez que la vida útil de cualquier maquinaria nueva es de 10 años, y en el ejemplo, el activo ya había sido depreciado durante 6 años por el anterior poseedor.
El contribuyente podrá fijar una vida superior a los cuatro años, si considera que razonablemente esa será la vida útil del bien.
En la depreciación, lo importante es no utilizar una vida útil menor, puesto que esto implicaría una mayor deducción por depreciaciones, debido a que entre menor vida útil, mayo será la alícuota de depreciación, lo cual afecta la renta líquida, disminuyendo de esta forma el impuesto que el contribuyente debe pagar.
Al utilizar una vida útil mayor, la cuota de depreciación será menor, y por tanto la renta líquida aumentará aumentando a su vez el impuesto a pagar, y la el estado no se molestará por eso.
Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación
Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen, entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación.
Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo, estas por lo general se capitalizan, es decir, se llevan como un mayor valor del activo, lo cual, implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras, en adelante entre a formar
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parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50.000.000 y ha sido depreciado durante tres años.
En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10.000.000, por lo tanto, el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60.000.000.
La depreciación acumulada está en $30.000.000, y faltan dos años por depreciar.
La depreciación en el cuarto año, aplicando el método de la línea recta, será de 12.000.000 (60.000.000*20%), lo mismo en el quinto año, por lo que en el quinto año, la depreciación acumulada será de $54.000.000, faltando aún $6.000.000.
Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años, y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo.
Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras, y aplicar la depreciación sobre el valor resultante, nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil, por tanto, hay que replantear la forma como se calculó la depreciación.
La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos, es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras, se depreciaron durante solo dos años, cuando deberían ser cinco años, es decir, faltaron tres años por depreciar, lo que equivale exactamente a seis millones de pesos.
Quiere decir esto, que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo, ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. Así las cosas, en este ejemplo, los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo, por lo que la formula varía un poco, puesto que los primeros cincuenta millones del activo, se deprecian en cinco años, y los diez millones de las adiciones y mejoras, se deben depreciar en dos años, puesto
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que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones.
De esta forma, la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno, para un total de sesenta millones de depreciación acumulada, lo cual coincide con el valor del activo.
De aquí concluimos, que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo, si no incrementan la vida útil del mismo, lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo.
Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto, implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año, en tanto que si se lleva como mayor valor del activo, la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo.
La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades, teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa.
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS EN TRÁNSITO
Nos consultan nuestros lectores respecto a la depreciación de activos que se encuentran en tránsito.
La respuesta corta es que no.
¿La razón?
La depreciación tiene como finalidad principal reconocer el desgaste que sufre el activo por su utilización, o el aporte que hace a la generación de ingresos con su utilización, utilización que implica un deterioro, un gasto que debe ser asociado al ingreso generado por el activo.
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En consecuencia, un activo que se encuentra en tránsito, es un activo que aún no se está utilizando, y debido a ello, no se desgasta, no genera un gasto y no contribuyente a generar un ingreso, razones suficientes para no depreciarlo.
Al igual que los activos en construcción, los activos en tránsito se empiezan a depreciar cuando se incorporen efectivamente a la empresa y empiecen a ser utilizados.
Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación
Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen, entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación.
Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo, estas por lo general se capitalizan, es decir, se llevan como un mayor valor del activo, lo cual, implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras, en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50.000.000 y ha sido depreciado durante tres años.
En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10.000.000, por lo tanto, el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60.000.000.
La depreciación acumulada está en $30.000.000, y faltan dos años por depreciar.
La depreciación en el cuarto año, aplicando el método de la línea recta, será de 12.000.000 (60.000.000*20%), lo mismo en el quinto año, por lo que en el quinto año, la depreciación acumulada será de $54.000.000, faltando aún $6.000.000.
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Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años, y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo.
Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras, y aplicar la depreciación sobre el valor resultante, nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil, por tanto, hay que replantear la forma como se calculó la depreciación.
La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos, es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras, se depreciaron durante solo dos años, cuando deberían ser cinco años, es decir, faltaron tres años por depreciar, lo que equivale exactamente a seis millones de pesos.
Quiere decir esto, que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo, ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. Así las cosas, en este ejemplo, los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo, por lo que la formula varía un poco, puesto que los primeros cincuenta millones del activo, se deprecian en cinco años, y los diez millones de las adiciones y mejoras, se deben depreciar en dos años, puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones.
De esta forma, la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno, para un total de sesenta millones de depreciación acumulada, lo cual coincide con el valor del activo.
De aquí concluimos, que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo, si no incrementan la vida útil del mismo, lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo.
Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto, implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año, en tanto que si se lleva como mayor valor del activo, la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo.
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La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades, teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa.
Depreciación de activos recibidos en donación
Los activos recibidos en donación se pueden depreciar en la medida en que correspondan a activos que tengan tal naturaleza.
Si bien la empresa no ha invertido ningún recurso en la adquisición del activo donado, no por ello se debe dejar de depreciar siguiendo las reglas generales que para la depreciación aplica.
La depreciación del activo no tiene como finalidad la recuperación del dinero invertido por la empresa en su adquisición, sino el reconocimiento del activo a la generación del, como bien lo dice el artículo 64 del decreto 2649 de 1993 a la fecha vigente:
(…) La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.
La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación. (…)
La depreciación se realizará con base al valor del activo fijado en el acuerdo de donación en el valor determinado mediante avalúo técnico.
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En el caso de los activos donados usados, se debe aplicar lo establecido por el artículo 139 de estatuto tributario respecto a la vida útil. Consulte: Depreciación de activos usados.
En la depreciación se puede tomar una vida útil superior pero no menor a la legal
En la depreciación de activos fijos se puede utilizar una vida útil superior a la legal, pero nunca inferior.
La ley tributaria ha establecido la vida útil de los diferentes activos, y con base a ella se debe calcular la respectiva depreciación.
Pero la realidad de cada activo y de cada empresa, hace que la vida útil real difiera mucho de la vida útil fijada por la ley, lo que implica que el reconocimiento financiero del desgaste de los activos por su uso, no se ajuste a la realidad, lo que indudablemente hace que la información financiera que se genere no sea la más objetiva.
El contribuyente o la empresa tienen flexibilidad para utilizar una vida útil diferente siempre que sea mayor a la legal; casi nunca podrá utilizar una vida útil inferior desde el punto de vista tributario.
La razón es que la vida útil define la alícuota que se deduce de la renta mediante el gasto por depreciación, y entre menor sea la vida útil, mayor será la alícuota por depreciación, lo que indudablemente implicará una utilidad y una renta líquida inferior, y con ello, una menor tributación, algo que no es del agrado de la administración de impuestos.
En cambio, cuando se utiliza una vida útil superior, la alícuota por depreciación disminuye, lo que disminuye las deducciones, lo que a su vez incrementa la renta líquida y con ella la tributación, y mientras se paguen más impuestos, no habrá inconveniente con las autoridades encargadas de la administración de los impuestos.
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No obstante, de forma excepcional la ley tributaria permite una depreciación acelerada.
CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN
La contabilización de la depreciación, es uno de los temas más sencillo de la contabilidad, y a la vez de los más consultados en Gerencie.com, razón por la cual lo abordaremos.
En primer lugar, recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos, por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos, renta; por consiguiente, la depreciación se debe reconocer como un gasto.
De otra parte, como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo, implica que ese activo pierde valor, de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo.
Luego, tenemos que por un lado, hay un valor que se debe contabilizar como un gasto, y por otro, un valor exactamente igual, que se debe disminuir del valor del activo.
En nuestra contabilidad, la depreciación no se resta directamente del activo, sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo, donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo.
Por ejemplo, la subcuenta para registrar los edificios, es la 151605, y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones, es la 159205.
La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos.
Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20.000.000. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años, para determinar la depreciación de un año, tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5:
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20.000.000/5 = 4.000.000
Luego, la depreciación será de $4.000.000 por año, valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.
La contabilización será:
Cuenta Debito Crédito516035 [Flota y equipo de transporte]
4.000.000
159245 [Flota y quipo de transporte]
4.000.000
En el gasto, dependiendo de la utilización que se haga del activo, la cuenta será la 5160 o la 5260; siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda, gastos operacionales de venta.
DIFERENCIA ENTRE AMORTIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN
En el reconocimiento de los activos a la generación de ingresos, se recurre a las figuras de la depreciación y de la amortización; veamos cuales son las diferencias entre estos dos conceptos.
Tanto la depreciación como la amortización, hacen referencia al desgaste o agotamiento que sufre un activo en la medida que con su utilización contribuye a la generación de los ingresos de la empresa.
El artículo 13 del decreto 2649 de 1993, contempla la obligación de asociar con los ingresos del periodo, cada uno de los costos y gastos en que se incurrió para generar dichos ingresos, de allí que en el caso de los ingresos generados por la utilización de los activos, se debe asociar, reconocer el desgaste o agotamiento de los activos con la generación de los ingresos, puesto que no puede existir un ingreso sin costo o gasto.
Bien, queda claro que tanto la depreciación y la amortización tienen como objetivo reconocer el desgaste y/o agotamiento que sufre todo activo al ser utilizado por la empresa para el desarrollo de su objeto social, y por consiguiente en la generación del ingreso.
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¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro?
En realidad no hay mayor diferencia, puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos, son básicamente iguales. La única diferencia importante a resaltar, es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos, la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos.
Otra diferencia es que para la depreciación, la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos, mientras que los intangibles y los activos diferidos, se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos, y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa.
Naturalmente, tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto, pues tienen la misma naturaleza y finalidad.
EFECTOS FINANCIEROS DE LA DEPRECIACIÓN
La depreciación de los activos fijos, es más que un mero procedimiento contable y matemático. La depreciación tiene un gran efecto financiero, que quizás sea lo más importante de ella.
En primer lugar, debemos saber que la depreciación es el reconocimiento contable y financiero del desgaste que sufren los activos fijos por su uso, por cu contribución a generar ingresos o renta para la empresa.
La empresa para obtener ingresos, debe hacer uso de sus activos, los que al ser utilizados, naturalmente que sufren un deterioro o desgaste, que es lo que conocemos como depreciación.
Al existir la depreciación, se puede llevar al gasto o al estado de resultados el desgaste sufrido por los activos, en consecuencia, al existir un gasto, la
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utilidad se ve afectada, toda vez que la utilidad es resultado de restar a los ingresos los gastos y costos.
Así las cosas, la depreciación tiene un efecto directo en la utilidad de la empresa, de lo cual podemos concluir que entre mas se utilicen los activos, estos mas generan ingresos, pero al tiempo mas se desgastan, lo que implica un mayor gasto por depreciación, que a la vez disminuye el resultado final que es la utilidad.
La depreciación, además de tener un efecto directo en la utilidad, también tiene un efecto en la estructura financiera de la empresa, en el balance general, puesto que al desgastar un activo, este disminuye su valor dentro de la empresa, de suerte que contablemente, cada vez que un activo se deprecia, su valor en libros se ve disminuido hasta desaparecer, por lo que tendrá la empresa que proceder a reponer ese activo depreciado o desgastado por su utilización.
Aquí llegamos a la verdadera razón de la depreciación. Es un hecho, que al utilizar un activo, éste se desgasta hasta quedar inutilizable o inservible, por lo que se requiere reponerlo, comprar otro para que la empresa pueda seguir operando y generando renta.
Cuando se requiere reponer los activos desgastados o depreciados, la empresa debe disponer de los recursos suficientes para su reposición.
Estos recursos no estarían disponibles si la depreciación no existiera.
De no haberse depreciado el activo, este valor no se hubiera llevado al gasto, lo cual implicaría un gasto menor, y al haber un gasto menor, la utilidad resultante sería mayor, y a mayo utilidad, mayores recursos se transfieren a los socios mediante la distribución de utilidades.
Al distribuir mayor utilidad a los socios, se están distribuyendo los recursos de la depreciación, es decir, los recursos con que se repondrían los activos una vez depreciados.
De modo pues que la depreciación lo que hace es evitar la distribución de los recursos que deben reponer los activos que se desgasten por su uso. La
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depreciación tiene como papel principal proteger el patrimonio de la empresa, y permitir reponer o mantener la capacidad operativa de la misma.
DEPRECIACIÓN FISCAL ACELERADA
La legislación fiscal permite la depreciación acelerada para aquellos activos que por su naturaleza y utilización sufren un desgaste acelerado.
El artículo 140 del estatuto tributario, ofrece la posibilidad al contribuyente de incrementar la cuota de depreciación en un 25% por cada turno adicional que el activo sea utilizado.
El decreto 187 de 1975, en su artículo 71 considera como turno normal aquel que tenga una duración de 8 horas diarias.
Así las cosas, siempre que un activo sea utilizado durante mas de 8 horas al día, se podrá incrementar su alícuota de depreciación en un 25% por cada 8 horas adicionales, o proporcionalmente al número de horas adicionales.
De este modo, si un activo es utilizado durante las 24 horas del día, la vida útil se podrá disminuir considerablemente.
Veamos.
Supongamos una maquina cualquiera cuyo valor es de $10.000.000 que trabaja un turno normal de 8 horas al día. Esta maquina deberá ser depreciada en 10 años. Es decir, que la cuota de depreciación anual será de $1.000.000
Si la maquina es trabajada durante 16 horas al día, esto es un turno adicional, su cuota de depreciación se podrá incrementar en un 25%, por lo que su cuota de depreciación será de $1.250.000.
Para llegar a ese valor, la vida útil a tener en cuenta, deberá ser ya no de 10 años, sino 8 años, puesto que 10.000.000/8 = 1.250.000.
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Si la máquina se trabajara las 24 horas, la cuota de depreciación se incrementará a $1.500.000 por año.
Para que la cuota de depreciación sea de 1.500.000 la vida útil que se debe utilizar será de aproximadamente 6,67 años (10.000.000/6,67 = 1.500.000).
Un incremento del 25% no es suficiente para compensar la sobre utilización de los activos, puesto que mientras que la jornada de trabajo de un activo se duplica, la depreciación apenas se incrementará en una cuarta parte.
Para que se puede aceptar fiscalmente la depreciación acelerada contemplada en el artículo 140 del estatuto tributario, ésta debe ser contabilizada, lo que es una intromisión mas de la norma tributaria en la contabilidad, intromisión que está lejos de conseguir el reflejo real de la situación financiera del contribuyente, puesto que como ya se anotó, la depreciación debería ser proporcional a la utilización y desgaste del activo lo cual no es conseguido con un incremento del 25% de la depreciación cuando el nivel de utilización del activo se duplica.
COMPLEMENTO
CAPITAL DE TRABAJO
La definición más básica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. En este sentido el capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente. (Efectivo, inversiones a corto plazo, cartera e inventarios).
La empresa para poder operar, requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos, materia prima, mano de obra, reposición de activos fijos, etc. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo.
Para determinar el capital de trabajo de una forma mas objetiva, se debe restar de los Activos corrientes, los pasivos corrientes. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. Esto supone determinar con cuantos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo.
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La formula para determinar el capital de trabajo neto contable, tiene gran relación con una de las razones de liquidez llamada razón corriente, la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente, y se busca que la relación como mínimo sea de 1:1, puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso.
Una razón corriente de 1:1 significa un capital de trabajo = 0, lo que nos indica que la razón corriente siempre debe ser superior a 1. Claro esta que si es igual a 1 o inferior a 1 no significa que la empresa no pueda operar, de hecho hay muchas empresas que operan con un capital de trabajo de 0 e inclusive inferior. El hecho de tener un capital de trabajo 0 no significa que no tenga recursos, solo significa que sus pasivos corrientes son superiores a sus activos corrientes, y es posible que sus activos corrientes sean suficientes para operar, lo que sucede es que, al ser los pasivos corrientes iguales o superiores al los activos corrientes, se corre un alto riesgo de sufrir de iliquidez, en la medida en que las exigencias de los pasivos corrientes no alcancen a ser cubiertas por los activos corrientes, o por el flujo de caja generado por los activos corrientes.
Ante tal situación, en la que le flujo de caja generado por los activos corrientes no pueda cubrir las obligaciones a corto plazo y para cubrir las necesidades de capital de trabajo, se requiere financiar esta iliquidez, lo que se puede hacer mediante capitalización por los socios o mediante adquisición de nuevos pasivos, solución no muy adecuada puesto que acentuaría la causa del problema y se convertiría en una especie de circulo vicioso.
El capital de trabajo y el flujo de caja.
El capital de trabajo tiene relación directa con la capacidad de la empresa de genera flujo de caja. El flujo de caja o efectivo, que la empresa genere será el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo.
La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una menor inversión o u una menor utilización de activos, tiene gran efecto en el capital de trabajo. Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la empresa, para reponer los activos, para pagar la deuda y para distribuir utilidades a los socios.
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Una eficiente generación de recursos garantiza la solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a financiamiento de los socios o de terceros. El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente par mantener el capital de trabajo, para reponer activos, para atender las costos de los pasivos, y lo más importante; para distribuir utilidades a los socios de la empresa. (Vea: Flujo de caja libre)
Capital de trabajo neto operativo.
El capital de trabajo neto operativo comprende un concepto mucho mas profundo que el concepto contable de capital de trabajo, y en este se considera única y exclusivamente los activos que directamente intervienen en la generación de recursos, menos las cuentas por pagar. Para esto se excluyen las partidas de efectivo e inversiones a corto plazo.
En primer lugar, se supone que el efectivo en una empresa debe ser lo menos posible, debe aproximarse a cero, ya que el efectivo no genera rentabilidad alguna. Tener grandes sumas de disponible es un error financiero. Una empresa no se puede dar el lujo de tener una cantidad considerable de efectivo ocioso cuando puede invertirlo en un activo que genere alguna rentabilidad como los inventarios, activos fijos, o el pago de los pasivos que por su naturaleza siempre generan altos costos financieros.
El capital de trabajo neto operativo, es la suma de Inventarios y cartera, menos las cuentas por pagar.
Básicamente, la empresa gira en torno a estos tres elementos. La empresa compra a crédito los inventarios, eso genera cuentas por pagar. Luego esos Inventarios los vende a crédito, lo cual genera la cartera.
La administración eficaz y eficiente de estos tres elementos, es lo que asegura un comportamiento seguro del capital de trabajo.
La empresa debe tener políticas claras para cada uno de estos elementos. Respecto a los inventarios, estos deben ser solo los necesarios para asegurar una producción continua, pero no demasiados porque significaría inmovilizar
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una cantidad de recursos representados en Inventarios almacenados a la espera de ser realizados. (Vea Producción justo a tiempo).
Respecto a la cartera, y entendiendo que esta representa buena parte de los recursos de la empresa en manos de clientes, debe tener políticas optimas de gestión y cobro, y en cuanto al plazo que se da a los clientes, este debe estar acorde con las necesidades financieras y los costos financieros que pueda tener la empresa por tener recursos sobre los cuales no puede disponer y que no están generando rentabilidad alguna, a no ser que se adopte una política de financiación que ofrezca un rendimiento superior al costo financiero que generarían esos mismos recursos.
En cuanto a la política de cuentas por pagar, por su costo financiero, debe ser muy sana. Caso contrario que se debe dar en la cartera, en las cuentas por pagar, entre mas plazo se consiga para pagar las obligaciones, mucho mejor. Igual con los costos financieros, entre menor sea la financiación mas positivo para las finanzas de la empresa. La financiación y los plazos son básicamente los principales elementos que se deben tener en cuenta en el manejo de las cuentas por pagar.
Debe haber concordancia entre las políticas de cartera y cuentas por pagar. No es recomendable por ejemplo, que las cuentas por pagar se pacten a 60 días y la cartera a 90 días. Esto generaría un desequilibrio en el capital de trabajo de 30 días. La empresa tendría que financiar con capital de trabajo extra esos 30 días. Igual sucede con la financiación. Si el proveedor cobra un 1% de financiación y al cliente solo se le cobra un 0.5% o no se le cobra, se presenta un desfase entre lo pagado con lo ganado, lo cual tendría que ser compensado con recursos extras de la empresa.
Cualquier política que afecte el capital de trabajo, conlleva a que ese capital afectado debe financiarse o reponerse, lo que solo se posible hacerlo de tres forma; ser generado por la misma empresa; financiado por los socios o financiado por terceros.
Lo ideal es que la empresa este en condiciones de generar los suficientes recursos para cubrir todos estos eventos relacionados con el mantenimiento y crecimiento del trabajo. Pero se debe tener presente que muchas veces,
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con solo administrar eficazmente los elementos que intervienen en el capital de trabajo es suficiente.
A manera de ejemplo, una forma de aumentar el Flujo de caja libre puede ser simplemente administrando mejor los costos de producción, o implementando una política de gestión de cartera mas eficiente. Esto puede ser suficiente para conservar el capital de trabajo sin necesidad de recurrir a mayores inversiones las que requieren financiación de terceros o mayores aportes de los socios.
Como se puede observar, el concepto de capital de trabajo es mucho más que un conjunto de recursos a disposición de la empresa; es además, la manera como se debe administrar ese conjunto de recursos y elementos participantes en la generación del capital e trabajo.
Fuentes de capital de trabajo
El capital de trabajo es elemental para el normal funcionamiento de cualquier empresa por lo que es importante tener claro cuáles son sus fuentes para así lograr una mejor administración del capital de trabajo.
Las principales fuentes de capital de trabajo son el endeudamiento, las capitalizaciones y los resultados de las operaciones de la empresa.
El endeudamiento o financiación es una de las fuentes más comunes para adquirir capital de trabajo. La financiación se puede adquirir con entidades financieras o con proveedores o acreedores.
Es preferible conseguir financiación con los proveedores que con los bancos, puesto que la financiación ofrecida por los proveedores suele tener un menor costo, aunque también un menor plazo, pero con una adecuada rotación de cuentas por pagar se puede garantizar un buen acceso a capital de trabajo sin necesidad de incurrir en costos financieros.
La capitalización es una opción más económica de adquirir capital de trabajo, pero en algunos casos puede significar cierta pérdida de control de la empresa en la medida en que ingresen nuevos socios o algún socio adquiera mayor participación en virtud de la capitalización.
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La capitalización se puede dar mediante la emisión de nuevas acciones o mediante la capitalización de utilidades, caso último en el cual no hay problemas ante una posible pérdida de control en la empresa.
La otra forma de conseguir capital de trabajo es mediante el dinamismo de la empresa en sus operaciones. Esto es en el mejoramiento de los ingresos, las ventas, de modo que se garantice un continuo flujo de efectico.
Esta última fuente de capital de trabajo es quizás la más saludable porque ello implica a la vez dinamismo y crecimiento para la empresa. En la medida en que las ventas se incrementen, la empresa no solo logra hacerse a un flujo de capital de trabajo constante y progresivo, sino que en general puede alcanzar una gran solidez en todos los aspectos financieros.
Capital de trabajo temporal
El capital de trabajo temporal hace referencia al capital de trabajo adicional que debe mantener una empresa para épocas especiales de alta demanda.
Por regla general, el capital de trabajo de una empresa se determina y analiza a final de un periodo, pero en la realidad de muchas empresas, es preciso determinar ese capital de trabajo en momentos diferentes y específicos.
Las exigencias de capital de trabajo en una empresa para una temporada de fin de año, de vacaciones, en el mes del amor y la amistad o en el mes de mayo, puede ser mucho más elevado que en cualquier otra época del año.
Para este tipo de empresas que tienen auges estacionarios, de poco le sirve un capital de trabajo determinado para el final del año por ejemplo. Para estas empresas es preciso tener conciencia sobre el capital de trabajo necesario que requieren para estas épocas especiales.
Este es el capital de trabajo temporal, el cual se requiere solo durante algunos días, y luego habrá que prescindir de él pues además de innecesario será costoso.
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Es de gran importancia que la empresa conozca con precisión cuanto capital de trabajo adicional requerirá para una fecha determinada, para así evitar dificultades en la operación de la misma durante esa fecha.
Es igualmente importante conocer hasta cuando se requerirá de ese capital de trabajo temporal, puesto que una vez sea innecesario, mantenerlo tendría un alto costo de oportunidad, debido a que se tendría inmovilizado una importante cantidad de recursos que bien podrían ser rentabilizados en otro tipo de inversiones o simplemente pagando pasivos de alto costo para la empresa.
Aunque en principio el concepto de capital de trabajo temporal es simple, su importancia no lo es, puesto que de su conocimiento depende que la empresa pueda administrar correctamente sus recursos y evitar dificultades en la operación.
Del desconocimiento del capital de trabajo temporal para una empresa, se pueden derivar dos situaciones igualmente inconvenientes: afrontar una carencia de recursos para atender la demanda adicional de una temporada y/o tener inmovilizado un capital si ningún uso productivo.
Como ya se anotó, el capital de trabajo temporal se debe determinar en las fechas en que por determinada razón se necesitará una mayor operatividad de la empresa, y estas fechas quedan fuera de rango cuando se determina o analiza un capital de trabajo al finalizar un periodo cualquiera, por lo tanto requiere de un tratamiento especial.
¿Capitalización o endeudamiento como fuente de capital de trabajo?
Consulta
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¿Una empresa que tiene déficit de recursos y por tanto su operatividad se ve comprometida, puede recurrir a una capitalización o es mejor utilizar financiación del sector bancario?
Nuestra opinión
No es posible dar una respuesta precisa cuando no se conoce la estructura financiera de la empresa sobre la cual se ha de conceptuar. Tampoco se conoce su objeto social, el medio en que opera, etc., por lo que nos limitaremos realizar unas apreciaciones generales.
La empresa para financiar su capital de trabajo puede optar por buscar recursos con terceros (adquisición de pasivos) o con sus socios o nuevos socios (capitalización), o puede también buscar recursos en la misma empresa.
De forma general analizaremos las ventajas y desventajas de cada una de las posibles alternativas.
Adquisición de pasivos
Para muchas empresas, la solución mas inmediata a su escasez de capital de trabajo es el endeudamiento, que bien puede ser con entidades financieras o con sus proveedores.
El endeudamiento, naturalmente implica costos financieros, que en algunos casos resultan elevados y erosionan la rentabilidad de la empresa.
La empresa para poder operar o expandirse requiere de recursos, los que debe conseguir de alguna forma, y entre mas económicos los pueda conseguir el resultado será mejor. Esto no quiere decir que si un recurso externo es costos se debe renunciar a esa opción. Al contrario, en muchos casos, la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso.
Para determinar si un recurso es costoso, se debe analizar en conjunto con la rentabilidad que este genera, puesto que un crédito que tenga un costo financiero del 30% anual, si bien analizado individuamente es elevado, puede
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ser que si ese crédito se invierte en una actividad que genera una rentabilidad del 50%, resulte atractivo.
Son muchas las empresas que operan con capital ajeno. Tienen unos activos financiados que generan una alta rentabilidad, que es muy superior al costo financiero que implica pagar por ellos. En estos casos, la adquisición de pasivos puede ser una excelente opción, y que mejor que trabajar con la plata del vecino.
A la hora de decidir si se recurre a endeudamiento, se debe considerar también el efecto que este tenga, no solo en la rentabilidad de la empresa sino en la estructura financiera de la misma, puesto que si la adquisición de nuevos pasivos implica que estos no tengan suficiente respaldo, por muy baratos que sean esos pasivos, puede resultar riesgoso adquirirlos.
Cada empresa, dependiendo de su actividad y su capacidad de gestión, entre otros aspectos, tiene una capacidad de endeudamiento mayor o menor. Puede que una empresa pueda operar sin problemas con unos pasivos del 70%, en tanto que otra no pueda operar si sus pasivos son del 40%, por ejemplo.
Capitalización
Otra forma de conseguir recursos es mediante nuevos aportes de los socios o incorporando a nuevos socios. La capitalización es una fuente de recursos económica aunque no gratis, puesto que los socios invierten siempre y cuando vean una oportunidad de rentabilizar esa inversión.
La capitalización no siempre es posible en vista que cuando la situación financiera de la empresa no es la mejor, no habrá muchas personas interesadas en invertir en la empresa. Sucede lo mismo con la adquisición de pasivos, puesto que ni la empresa presenta una estructura financiera débil, es difícil encontrar acreedores.
La capitalización es más viable en la medida en que la empresa garantice una rentabilidad mínima para el inversionista. Inclusive algunos socios pueden ser reacios a realizar nuevos aportes.
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Otra forma de obtener recursos, es la capitalización de utilidades, es decir, no distribuir utilidades, lo que bien puede ser una solución pero que también puede desmotivar a los inversionistas, por lo que se debe ser cuidadoso al adoptar esa estrategia.
Dependiendo del tipo de empresa, la capitalización puede ser una opción o no. Por ejemplo, en el caso de las empresas de familia, que por lo general son limitadas, no están dispuestos a aceptar inversionistas extraños, por lo que en algunas empresas es una opción que ni si quiera se puede considerar.
Recursos de la misma empresa
Una tercera opción es buscar los recursos en la misma empresa, lo que se puede lograr optimizando la utilización que se haga de cada uno de los activos.
Se debe revisar uno a uno cada rubro de los activos para determinar cual se puede disminuir u optimizar.
En este caso se puede hacer una mejor gestión de la cartera y de los inventarios, que son dos rubros en los que las empresas suelen tener un alto volumen de recursos inmovilizados.Se pueden revisar también los activos fijos [propiedad, planta y equipo]. Es posible que algunos no sean tan necesarios, o que resulte mas beneficioso adquirirlos mediante leasing, lo cual permite liberar una serie de recursos para capital de trabajo.
Otra opción es el mejoramiento de procesos en mira de disminuir costos de operación. Revisar la política de proveedores y de inventarios para disminuir costos de venta.
Son múltiples las alternativas que permiten maximizar la utilización de los recursos de la empresa, lo mismo que las posibilidades de conseguir financiación y dependerá de la realidad de cada empresa la identificación y aplicabilidad de cada una.