Metodología para la Revisión Estratégica Gerencial

La revisión estratégica frecuente, se constituye en una de las responsabilidades más importantes de la alta dirección en el Sector. Los líderes deben tener la habilidad para concentrar su atención en el largo y mediano plazo, a fin anticiparse a la evolución natural de la amenaza y formular líneas de acción precisas para neutralizar su incidencia.

Esta metodología parte del análisis de la razón de ser de la entidad; es decir, cuál es su Misión, qué productos entrega, cuáles son sus unidades de negocio y cómo está su habilidad para satisfacer las necesidades de sus clientes. En este segmento, se concentra la atención hacia la identificación o reformulación del foco estratégico, aspecto clave de la gerencia y de la estrategia, que permite concentrar los esfuerzos de la Alta Dirección y los recursos de la Organización sólo en aquellos asuntos que contribuyen al cumplimiento de la misión. En la segunda parte se aborda la visión, una mirada hacia delante, que debe partir de estudios sobre escenarios futuros, para identificar, cuáles son los temas fundamentales en que se va a concentrar la gestión gerencial, a fin de poner a la organización en la ruta deseada. Con la misión y la visión claras, el paso siguiente es entrar en el campo de los objetivos estratégicos. Es aquí donde la estrategia comienza a tomar forma, al identificar en quéprocesos se va a concentrar la organización para cumplir con los lineamientos estratégicos, ¿Qué productos o servicios son el resultado en cada objetivo?, ¿Quéestructura requiere la organización para apalancar el desarrollo de los lineamientos estratégicos?, ¿Qué presupuesto se va a destinar para cada objetivo?, en otras palabras, cuál es la capacidad real de la organización para proveer la satisfacción de los clientes de acuerdo con sus recursos.Contar con objetivos precisos, facilita el empleo de cualquier metodología para seguimiento y evaluación de la estrategia, como el Balanced Scorecard o soluciones informáticas para la gerencia, las cuales terminan siendo no solo útiles sino esenciales para el control de la gestión, sin embargo, no se recomienda su implementación, hasta no tener claros los pasos anteriores y las metodologías de seguimiento y control para definir los indicadores correctos.

Guía de Procesos y Procedimientos :

Este documento ayuda a entender la importancia de un sistema gerencial basado en procesos y a solucionar los interrogantes fundamentales para la caracterización y descripción de los mismos. Presenta detalladamente la manera como se define la responsabilidad central de cada dependencia, su interacción dentro de un proceso, su cadena de valor, los productos que entrega y finalmente los procedimientos necesarios.

Guía de Planes de Acción

Es un soporte metodológico y una referencia para la estructuración de los Planes de Acción. Ofrece los lineamientos para formular los objetivos específicos de cada dependencia y a partir de ahí, definir sus actividades y tareas, de acuerdo con los objetivos e iniciativas estratégicas del Plan de Desarrollo Institucional. La metodología permite asignar responsabilidades a cada uno de los servidorespúblicos de manera que éstas apunten al desarrollo de los procesos, a la medición de logros y a la administración del riesgo. Adicionalmente, permite visualizar los compromisos individuales para efectos de evaluación en todos los niveles.

Si bien es cierto, la aplicación de los planes de acción en la administración pública, no es una novedad, si es relevante resaltar la importancia que dichos planes tienen en el actuar administrativo, máxime si junto con esta herramienta tradicional se articulan otras como complemento, tal es el caso de los planes de mejoramiento. Lo expuesto, facilita la aplicación y garantiza en cierta medida el éxito del programa

“El Plan de Acción de cada dependencia, debe incluir los hallazgosy metas del Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República y las actividades de mitigación del riesgo”

Guía para Formulación de Indicadores

Establece un conjunto de elementos de análisis cuantitativo y cualitativo, así como, elementos financieros y no financieros que justifican la necesidad de enfocar el control gerencial en función de la misión y los procesos de la entidad, con el propósito de monitorear los niveles de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos y fundamentar la rendición de cuentas hacia los ciudadanos y grupos de interés.

Este instrumento brinda acceso a la conceptualización y metodología para el diseño de indicadores de gestión en el Sector Defensa. Facilita el entendimiento de ¿qué medir? y ¿por qué medir?, de acuerdo con las características de cada proceso, objetivo o iniciativa estratégica. Concluye con la formulación de indicadores que permitan el control y que aporten información de valor para la toma de decisiones por parte de la alta dirección o los responsables de proceso.

Guía para Implementar el Sistema de Administración del Riesgo

Está orientada a identificar el problema público que se genera por el incumplimiento de los procedimientos o por variables internas o externas que afecten la gestión y que deben estar bajo el control del gerente público. Esto permite definir las causas y formular el riesgo en la gestión de manera precisa.

A partir de ahí se establecen las valoraciones correspondientes, los controles y las acciones para mitigarlo. Esta herramienta es fundamental para la mejora continua en el proceso de toma de decisiones.

Auditorias Positivas

Con el concurso permanente del auditado, sirve para realizar un dictamen objetivo e independiente de un proceso, un procedimiento o una actividad. El diagnostico, tanto de la auditoria como de la evaluación, se define en informes de Auditoria Positiva, que concertados fomentan en el Sector Defensa el mejoramiento permanente.

Aspectos importantes de resaltar en la auditoria positiva, la reciproca colaboración y contacto entre el auditado y el auditor, la concertación de las oportunidades de mejoramiento, para pasar de la observación a la acción.

Gerencia para los Planes de Mejoramiento: “Estrategia Cero Hallazgos”.Uno de los resultados más significativos de la Gerencia Pública Activa, es el fortalecimiento de la capacidad de autoevaluación institucional; es decir, la capacidad de identificar debilidades y oportunidades de mejora. Es así como se analizó la información contenida en los Planes de Mejoramiento y la técnica de evaluación de la Contraloría General de la República (CGR), para producir la Estrategia Cero Hallazgos.

Es una metodología, que articulada con las demás herramientas gerenciales, permite asegurar el cumplimiento eficaz de las metas propuestas en los Planes de Mejoramiento. Se enfoca en generar acciones preventivas antes que correctivas para evitar el incumplimiento de las metas o reducir a corto plazo las de difícil cumplimiento.

La Estrategia, promueve la cultura de mejoramiento gerencial, mediante la aplicación de un procedimiento para el seguimiento de los planes y el empleo de la solución informática “Suite GPA”, en la cual se incorporan las metas de cada uno de los Directores o Jefes de dependencia, permitiendo asignar responsables y plazos para facilitar el seguimiento y control. De igual forma la gestión puede ser monitoreada mediante los tableros de control. El mejoramiento gerencial es una responsabilidad de la entidad frente a la ciudadanía, por lo tanto la acción de los órganos de control es importante para medir los resultados y rendir cuentas a la sociedad. Es precisamente por eso que la Estrategia Cero Hallazgos, busca facilitar y acompañar el proceso auditor de la CGR.

Tableros de Control Gerencial

Para realizar el control gerencial, es importante entender la relación que existe entre el pensamiento estratégico, la planificación estratégica y la cultura organizacional. El pensamiento estratégico es el proceso utilizado por los líderes para crear una visión y para elaborar un plan maestro claro y conciso, que permita concretar la visión. La planificación estratégica es un proceso para desarrollar un análisis de soporte y para comunicar e implementar la estrategia elegida. La cultura organizacional hace referencia al comportamiento de las personas, sus costumbres y tradiciones dentro de la organización.El cumplimiento efectivo del plan, implica que los tres elementos estén integrados por intermedio de varios conceptos esenciales. Para iniciar, es necesario un sistema de comunicación organizacional para socializar el pensamiento estratégico en todos los niveles de la organización; también se debe considerar un sistema formal de incentivos y políticas para evaluación del desempeño, con el fin de medir el rendimiento y estimular la gestión; para facilitar el seguimiento es útil contar con una solución informática que permita mediante tableros de control, visualizar el avance en el cumplimiento del plan. Para responder en la práctica a dichos conceptos, La Gerencia Pública Activa se apoyo en el soporte tecnológico de un software denominado Suite Visión Empresarial.

La Política No. 9 de la Gerencia Pública Activa, “GERENTE PÚBLICO VISIBLE”, propone “Adoptar prácticas de control gerencial que contribuyan al efectivo y oportuno seguimiento y evaluación de las políticas públicas sectoriales, de la ejecución presupuestal, de los planes de acción institucionales, de la gestión contractual, y de los procesos contables y fiscales del Sector Defensa”. La rendición de cuentas no es responsabilidad exclusiva de la alta dirección, ni tampoco sus alcances se limitan a presentar el avance de las cifras financieras de la entidad pública o cómo van las políticas. Su alcance se extiende a todos y cada uno de los servidores públicos y encuentra contenido en todos sus actos públicos.En ese sentido, el tablero de control es una herramienta gerencial cuyo objetivo básico es poder identificar una situación, diagnosticar y efectuar un monitoreo permanente del cumplimiento de los compromisos de las dependencias y el logro de los objetivos, permite dar alertas tempranas del no cumplimiento y en tal sentido reencaminar el proceder administrativo para alcanzar los objetivos propuestos. Es una metodología para organizar la información y acrecentar el valor.El Tablero de Control adoptado forma parte de una solución informática también denominada Suite GPA, mediante la cual es posible incorporar toda la información relacionada con los procesos, objetivos estratégicos, planes de acción, mapas de riesgo, indicadores y en general todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad. La herramienta esta adecuada para ser empleada por todos los Servidores Públicos y cuenta con perfiles de seguridad otorgados según el nivel o el cargo, de tal suerte que se puede monitorear el avance o cumplimiento de todas las tareas asignadas, igualmente cada una de las personas a quienes se les haya asignado una responsabilidad, podrán ser visibles en toda la organización. Por su compatibilidad con las características de las necesidades gerenciales del sector, la herramientase proyecta como el mecanismo adecuado para consolidar la información gerencial de todo el sector. En ese sentido el Comando General de las Fuerzas Militares, el Comando del Ejército Nacional, la Armada Nacional y la Policía Nacional, ya cuentan con el mismo sistema. En el futuro se prevé que las empresas del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa (GSED), se integren bajo una solución similar.

Indicadores de Gestión.

Recurriendo a la metodología de formulación de indicadores, descrita anteriormente, se identificó la necesidad de realizar un seguimiento a la gestión de las diferentes Direcciones y Oficinas de la entidad, a través de sus Planes de Acción, con ello se busca evaluar tanto la eficacia como la eficiencia en la gestión y el manejo de recursos humanos, económicos y ambientales.

Para lograrlo se diseñaron cuatro (4) tipos de indicadores diferentes: uno de efectividad, que permite medir el cumplimiento y la oportunidad en el logro de los objetivos, uno de eficiencia en el cumplimiento de tareas y objetivos en el menor tiempo posible, otro de economía en función de la ejecución anual de gastos de funcionamiento per cápita y el último que hace referencia a la contribución de la conservación del medio ambiente a través de los programas que se están diseñando para este fin. Estos indicadores, a través del seguimiento y análisis periódico sirven además, como instrumento en la generación de alertas tempranas que permitan la adopción de medidas oportunas para el cumplimiento de las actividades planeadas en el Ministerio de Defensa Nacional.

GPA Contable

Actualmente la mayoría de la información se encuentra consolidada para la realización de consultas de información de gastos de funcionamiento y de estados financieros para las entidades del nivel central y del nivel descentralizado.

La nueva metodología incluye la reconstrucción histórica del comportamiento de los gastos al interior del sector desde enero de 2005, para identificar comportamientos específicos que permitan mejorar las prácticas contables y a futuro pensar en una mejor planeación que refleje la importancia de dicha información para la toma de decisiones a nivel gerencial.