metodología lean aplicada al uso seguro de medicamentos en urgencias por helena esteban

Metodología LEAN aplicada al uso seguro de medicamentos en Urgencias

Helena Esteban Cartelle Servicio de Farmacia

Complejo Hospitalario Universitario de Santiago de Compostela

• Ritmo de trabajo: 300 pacientes/día

– Órdenes verbales frecuentes

– No revisión de O.M. de rutina

• Gran variedad de medicación

• Medicación IV de alto riesgo

• Interrupciones y distracciones constantes

• Desconocimiento mutuo con los Servicios de Farmacia

FACTORES RELACIONADOS CON EL MEDICAMENTO

ANTECEDENTES: El Servicio de Urgencias

PROBLEMAS DE SEGURIDAD

Emergencias 2010; 22: 415-428

ANTECEDENTES: El Servicio de Urgencias

PERSONAL DESCONTENTO:

Protestas y quejas Evitación del área de observación Peticiones a Farmacia constantes

Retrasos en la administración

PROYECTO

LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL

• ANÁLISIS DE STOCKS EN LAS DISTINTAS ÁREAS DEL SERVICIO DE URGENCIAS

54% 28%

18% % coste

OBSERVACIÓN BOXES CRÍTICOS/MONITORES

ÁREA DE OBSERVACIÓN

> Cantidad > Variedad


• STOCK PACTADO: reposición LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES

(10 botiquines)

• PETICIONES URGENTES AL S. FARMACIA TUBO NEUMÁTICO

– Medicación domiciliaria específica

– Gran variedad

– Medicamentos multidosis: jarabes, etc


2 Pérdida de tiempo de enfermería en cubrir peticiones y hacer viajes al tubo neumático

Se acumulan grandes cantidades de medicación pactada y no pactada (“POR SI ACASOS”)

4

3 Esperas inaceptables por medicación urgente (80 minutos en algunos casos)

Pérdida de tiempo en buscar medicación por desorden y etiquetado confuso

5

1 La elaboración del pedido no es ágil: 3 mañanas a la semana una Supervisora

Peticiones repetidas del mismo medicamento para el mismo paciente (diferentes áreas)

7

6

Pérdidas por caducidad, mala conservación de los medicamentos

PÉRDIDA DE TIEMPO

• Tiempo de enfermería – Cubrir peticiones urgentes (a

veces varias para lo mismo)

– Buscar en un botiquín desordenado

– Idas y venidas al tubo

• Tiempo de Supervisoras – Proceso de pedido ordinario

engorroso (ocupa media mañana)

DESPILFARRO ECONÓMICO

• Caducidad – 1500 € en medicación

caducada en el momento del inicio (18% del total)

• Mala conservación – 2500 € en medicación mal

conservada (fuera de nevera, deteriorada, fotosensible, abierta, etc)


PÉRDIDA DE TIEMPO

• Tiempo de enfermería – Cubrir peticiones urgentes (a

veces varias para lo mismo)

– Buscar en un botiquín desordenado

– Idas y venidas al tubo

• Tiempo de Supervisoras – Proceso de pedido ordinario

engorroso (ocupa media mañana)

DESPILFARRO ECONÓMICO

• Caducidad – 1500 € en medicación

caducada en el momento del inicio (18% del total)

• Mala conservación – 2500 € en medicación mal

conservada (fuera de nevera, deteriorada, fotosensible, abierta, etc)


SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA ATENCIÓN AL PACIENTE


MEDICAMENTOS DE ALTO RIESGO ETIQUETADO CONFUSO

• SEGURIDAD


“POR SI ACASO”

ENVASES MULTIDOSIS


CADUCADOS

METODOLOGÍA 5S

• REAJUSTE DE STOCKS DE ACUERDO CON HISTÓRICOS DE CONSUMO

METODOLOGÍA 5S

1S: SEPARAR LO QUE NO ES NECESARIO

• ELIMINACIÓN DE “POR SI ACASOS”

1S: SEPARAR LO QUE NO ES NECESARIO

METODOLOGÍA 5S

• Ordenación por vía de administración y nombre de principio activo

• Definir las ubicaciones de los diferentes medicamentos

2S: ORDENACIÓN

METODOLOGÍA 5S

2S: ORDENACIÓN

IDENTIFICACIÓN DE MEDICAMENTOS DE ALTO RIESGO

METODOLOGÍA 5S

• Limpieza a fondo de estanterías y gavetas

• Eliminación de rótulos y carteles antiguos

3S: LIMPIEZA

METODOLOGÍA 5S

4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS

DISEÑO DE UN SISTEMA EFICIENTE DE REPOSICIÓN DEL STOCK PACTADO

• Sistema de DOBLE CAJÓN • Evita acumulación • Asegura la rotación • Reduce pérdidas por caducidad

METODOLOGÍA 5S

10 ampollas

NOTA: Una vez colocada la medicación, situar la tarjeta en la cubeta tal como se indica en el dibujo

ACETILCISTEINA 300mg HIDONAC 300mg ampollas

CN.758706

10 ampollas

Cantidad total 20

Cantidad a reponer (Farmacia)

10

PRINCIPIO ACTIVO PRESENTACIÓN COMERCIAL

COLOCACIÓN EN LA GAVETA


METODOLOGÍA 5S

Supervisoras Farmacia Auxiliares

Enfermería


METODOLOGÍA 5S

• DEVOLUCIÓN BISEMANAL DE MEDICACIÓN FUERA DE PACTO


METODOLOGÍA 5S

• Información sobre reconstitución y administración de inyectables

5S: MEJORA CONTINUA

• ROTULACIÓN DE ENVASES MULTIDOSIS CON LA FECHA DE APERTURA

METODOLOGÍA 5S

5S: MEJORA CONTINUA

• Seguimiento de roturas de stock: Supervisoras

• Pizarra de propuestas para enfermería/auxiliares

• Comunicación directa con Supervisoras

• Sesiones formativas a enfermería/auxiliares y médicos

METODOLOGÍA 5S

MEDIDAS DE SEGURIDAD

RESULTADOS

0

500

Inicio 1 año

174 238

303 43

Nº de medicamentos diferentes

PACTO FUERA DE PACTO

Reducción del stock total en la unidad, sobre todo a costa de los medicamentos que no están en el pacto.

Reducción del número de medicamentos de alto riesgo presentes en la unidad, de 32 a 19 medicamentos diferentes (40%)

MEDIDAS DE EFICIENCIA

RESULTADOS

Inicio 1 año

3207,4 2732,5

3167,3 289,5


6375 €

3022 €

• Reducción del stock total un 53%

• El stock pactado apenas se ha reducido, pero está mejor invertido

COSTE DEL STOCK

Reducción en el consumo anual de medicamentos en torno a 37.500€

MEDIDAS DE EFICIENCIA

RESULTADOS

0

500

1000

1500

2000

Inicio 1 año

63,3 4,9

1442,3 35,81

Coste caducidades


0

100

200

300

400

Inicio 1 año

61 12

314

64

Nº de unidades


1506 €

41 € 76

375

CADUCIDAD

• Reducción de las pérdidas económicas por caducidad en un 97%

• Otros botiquines dentro de la unidad

• Sistematizar el envío de medicación con el paciente al ingreso hospitalario

• Auditorías

• Mejorar cultura de seguridad y eficiencia en el personal

QUEDA MUCHO POR HACER…

RESULTADOS

TRABAJO LARGO, REQUIERE CONSTANCIA…

Gracias

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