METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL PLAN METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL PLAN DE MEJORA COLECTIVO EN REDES DE MEJORA COLECTIVO EN REDES

EMPRESARIALESEMPRESARIALES

CARACTERISTICAS DE LA METODOLOGÍACARACTERISTICAS DE LA METODOLOGÍA

FácilFácil de aprender y ejecutar. Genere resultados mediblesmedibles y cuantificables en el muy

corto plazo. Toma muy poco tiempomuy poco tiempo su implementación. Permite trabajar de una manera grupalgrupal. Permite el control totalcontrol total de la empresa. Hace posible el mejorar la coherencia de las mejorar la coherencia de las

decisionesdecisiones del empresario y su equipo. Produce un cambio de mentalidadcambio de mentalidad en el empresario y

su equipo.

ESQUEMA GENERALESQUEMA GENERAL

Parrilla de Objetivos (objetivo general, objetivos específicos y variables de acción)

Elaboración de planes de acción.

Definición de indicadores de gestión.

.. Elaboración de tablero de control.

PARRILLA DE OBJETIVOSPARRILLA DE OBJETIVOS

Una parrilla de Objetivos es un arreglo matricial de columnas y renglones que integra:

Objetivo general.Objetivo general. Objetivos específicosObjetivos específicos (para el logro del objetivo

general). Variables de acciónVariables de acción (o medios para el logro de cada

uno de los objetivos de mejora).

La parrilla de Objetivos permite relacionar objetivos específicos con variables de acción en términos del verbo acción.

LA CONSTRUCCIÓN DE UNA PARRILLALA CONSTRUCCIÓN DE UNA PARRILLA

Se elabora un emparrillado objetivos-variables de acción para cada nivel de mando

El plazo es un año o menos. Se definirán objetivos en términos del verbo acción. Los objetivos deben de poseer una realización

observable y medible. Cuidado en tener dos objetivos que se traslapen.

MODELO PARRILLA DE MEJORAMODELO PARRILLA DE MEJORA

O1 O2 O3 O4 O5 O6 O7V1 x x x xV2 x xV3 x x x xV4 xV5 x x xV6 x xV7 x x x

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

X: Efecto importante y directo de la variable de acción sobre el objetivoX: Efecto importante y directo de la variable de acción sobre el objetivo

LA DEFINICIÓN DE OBJETIVOSLA DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

La definición de objetivos es el primer paso para la construcción de una parrilla de mejora. Estos vienen a constituir las columnas del emparrillado. Obviamente, el definir objetivos no es una actividad sencilla y dicha tarea requiere de la reflexión del participante.

En primer lugar hay que decir que en una parrilla de mejora existen tres grandes tipos de objetivos:

Objetivo general.Objetivo general. Objetivos específicos.Objetivos específicos.

Primer orden.Primer orden. Segundo orden.Segundo orden.

LA DEFINICIÓN DE OBJETIVOSLA DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

El objetivo general es el faro que guía al empresario para definir los objetivos específicos.

Los objetivos específicos son los medios para lograr el objetivo general y se puede decir que son objetivos de primer orden.

Los objetivos son: Los objetivos son: Expresados en términos del verbo de acción. Son acciones de progreso. Realizables en menos de un año. Realización observable y medible. Por lo general no son más de cinco.

LA DEFINICIÓN DE VARIABLES DE ACCIÓNLA DEFINICIÓN DE VARIABLES DE ACCIÓN

Una vez definido el objetivo general y los objetivos específicos, la definición de variables de acción viene a ser el segundo paso para la construcción de un plan maestro.

De hecho las variables de acción constituyen los renglones del arreglo matricial y son los medios a través de los cuales se alcanza el logro de los objetivos específicos. De alguna manera las variables de acción impactan a los objetivos específicos y hacen posible su realización. Dicho de otra forma se podría decir que las variables de acción son objetivos de segundo orden.

Cada una de las variables de acción impactará a uno o más objetivos específicos

ANÁLISIS DE LA DELEGACIÓNANÁLISIS DE LA DELEGACIÓN

Una vez construido el arreglo matricial o emparrillado que constituye el plan maestro tal y como lo hemos definido entonces hay que incluir el reparto de responsabilidades.

Cada variable de acción es un medio o conjunto de acciones que contribuye al logro de uno o más objetivos de mejora. Por lo tanto es de vital importancia el asignar responsables que ejecuten o supervisen cada una de las variables de acción.

Los responsables se incluirán como columnas al final y a la derecha de la parrilla y se procederá a marcar con una cruz las variables de acción cuya responsabilidad se está delegando.

MODELO UNA PARRILLA DE MEJORAMODELO UNA PARRILLA DE MEJORA

O1 O2 O3 O4 R1 R2 R3V1 x x x xV2 x xV3 x x x xV4 xV5 x x xV6 x xV7 x x x

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

X: Efecto importante y directo de la variable de acción sobre el objetivoX: Efecto importante y directo de la variable de acción sobre el objetivo

ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓNELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN.PLANES DE ACCIÓN.

Los planes de acción sirven para asegurar la correcta ejecución de las variables de acción, o medios para lograr los objetivos.

Un plan de acción consta de dos fases:

Definición de acciones a realizaracciones a realizar para la ejecución de la variable de acción.

Definición del plan para cada acciónplan para cada acción.

ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓNELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN.PLANES DE ACCIÓN.

Los planes de acción son muy concretos y precisos. Para cada acción el plan de acción deberá de cubrir los siguientes puntos:

¿Qué se va a hacer (acciones)? ¿Cómo se va a hacer (metodología)? ¿Quién lo va a hacer (responsables)? ¿Cuándo lo va a hacer (fechas de inicio y término,

cronograma, secuencia)? ¿Qué se necesita (recursos)? ¿Cuánto va a costar (presupuesto)? ¿Qué impacto se espera?

MODELO DE UN PLAN DE ACCIÓNMODELO DE UN PLAN DE ACCIÓN

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7QUE

COMO

QUIEN

CUANDO

CUANTO

IMPACTO

OBJETIVO DE REFERENCIAOBJETIVO DE REFERENCIAVARIABLE DE ACCIÓNVARIABLE DE ACCIÓN

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

Se necesita de un ciclo de medición y control con el objeto de saber si la ejecución del plan de mejora está guiando a la red empresarial a conseguir los objetivos deseados.

Los indicadores de medición son de dos tipos:

Indicadores de eficacia:Indicadores de eficacia: Miden avance en el alcance de los objetivos.

Indicadores de eficiencia:Indicadores de eficiencia: Miden eficiencia con que se

desarrollan las variables de acción.

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

Cada indicador debe de cubrir los siguientes puntos:

Objetivo y variable de acción de referencia. Parámetro a medir. Procedimiento de cálculo. Estándar o norma de referencia. Presentación gráfica. Frecuencia. Destinatario. Fuentes de información. Responsable.

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

Características:

Lo más precisos posible en su definición Observables y medibles. Pertinentes. Fiables. Fáciles de obtener. Acompañados de una norma de referencia. Lo menos numerosos posible. Significativo (comparaciones). Sin “efectos perversos”.

TABLERO DE CONTROL TABLERO DE CONTROL Información sintética para la acciónInformación sintética para la acción

PrioridadPrioridad Indicadores sobre objetivos. Indicadores sobre variables de acción. Otra información relevante (entorno, comentarios).

PeriodicidadPeriodicidad Frecuencia adecuada p/toma de decisiones correctivas.

DatosDatos Lo realizado. Lo previsto. Actualización de lo previsto (la reprevisión hasta el final).

NO OLVIDAR LA CALIDAD DE SINTESISNO OLVIDAR LA CALIDAD DE SINTESIS

TABLERO DE CONTROLTABLERO DE CONTROL

CRECIMIENTOCRECIMIENTODE EMPRESADE EMPRESAFEBRERO 2000FEBRERO 2000

Objetivos

Comentarios

Información sobre el Entorno

V.A. Principales

V.A.Secundarias

EJEMPLO PLAN DE MEJORA EJEMPLO PLAN DE MEJORA PARA UN PROGRAMA DE REDES PARA UN PROGRAMA DE REDES

EMPRESARIALESEMPRESARIALES

OBJETIVO GENERAL:OBJETIVO GENERAL:Lograr mejoras económicas en un 10% a un mínimo de 160 microempresas de las Lograr mejoras económicas en un 10% a un mínimo de 160 microempresas de las

ramas: cuero, calzado, textil-vestido, metal-mecánica y madera-muebles ramas: cuero, calzado, textil-vestido, metal-mecánica y madera-muebles

RESPONSABLESGestionar ylograr el 80%delpresupuesto

Lograr 8agrup. De 20mpresariosC/u y quecosteen el 20%delpresupuesto

Lograr mejorarProductividadenUn 30%

Lograr almenosEl 80% de lasventas que seProyecten paraen año

C.G A.E A.E AD CO

Preparación Proyecto y Presupuesto x o xGestión Fondeo para Proyecto x o xElaboración diseño sistema cobroservicio

x x oCaptación de pagos de empresaerios x oSelección y contratación de 4 asesores x o x xFormación de 4 asesores x o xDesarrollo metodológico x o xDocumentación Técnica x x oDiagnóstico individual de empresas x x oElaboración de planes de empresa x x oImeplementación de planes de empresa x x oElaborar proyecto asistencia tecnica x x oGestión al FAT x o xAcciones capacitación y A: técnica x x x oRopuesta racionalización grupal prod x x oSensibilización y formación 4 agrupa. x oTOR Estudios de factibilidas x x o xGestionar fondos estudios de factibi. x o xEstudios factibilidad proyectos agrup x x x oGestiones al FOIN x o

6

PLAN DE ACCIÓN:PLAN DE ACCIÓN:OBJETIVO DE REFERENCIA:Lograr 8 agrupamientos de 20 empresarios c/uOBJETIVO DE REFERENCIA:Lograr 8 agrupamientos de 20 empresarios c/u

VARIABLES DE ACCIÓN:Selección y contratación de 4 asesores empresariales VARIABLES DE ACCIÓN:Selección y contratación de 4 asesores empresariales

ACCIONES ¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿QUIÉN? ¿CUÁNDO? ¿CUÁNTO? IMPACTO

REDEFINIR ELPERFIL

El perfiloriginalajustarlo a larealidad delservicio quedemanda lamicroempresa

Analizarevaluacionesdesarrolladascon losempresarios

Incorporarnuevosrequisitos alperfil original

Coordinadorgeneral conapoyo delresponsablede asesoríaempresarial

1 de noviembrede 1997

4 horas coordi4 horas encar

$800$500$1300

Garantizar lacontratacióndel personalmás idoneo

RECLUTAMIENTO YSELECCIÓN

Seleccionar alos 4asesores acontratar

PublicacionesRecepciónsolicitudesPreselección8 candidatosEntrevistasSeleccionar 4

Coordinadorgeneral conapoyo delresponsablede asesoríaempresarial

1 semana denoviembre de1997

8 horas coordi8 horas encar

$1600$1000$800$3400

Selección delos mejoresprospectos

CONTRATACION

Establecerloscompromisoslaborales conlos asesoresempresarialescontratados

Borrador decontratoRevisión porel contratadoDocumentode contratodefinitivo yfirmas decontratado ycontratante

Encargadoadministrativo ycontratados

2 semana denoviembre de1997

4 horas admon

$320

Definiciónclara de lasresponsabilidadesobligacionesy derechos deloscontratados

INDUCCIÓN Incorporar alequipo detrabajo a los 4asesorescontratados

PresentaciónacompañerosRecorrido porinstalacionesExplicaciónfunciones

Coordinadorgeneralapoyo delr4esponsablede asesoría ycontratados

17 de noviembrede 1997

2 horas coordi4 horas encar

$400$500$900

Lograr buenclima deintegraciónde los nuevosasesores

6

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR:NOMBRE DEL INDICADOR:Volumen de ventasVolumen de ventas

RELACIONADO CON:RELACIONADO CON:OBJETIVO:OBJETIVO:Lograr al menos el 80% de las ventas queLograr al menos el 80% de las ventas que se proyecten para el añose proyecten para el año

COMO SE CALCULA:COMO SE CALCULA:Fórmula Y=a+bFórmula Y=a+b dondedonde a = Ventas del mes a = Ventas del mes b = Ventas acumuladas 1997b = Ventas acumuladas 1997

CON QUE SE COMPARA:CON QUE SE COMPARA:Con el acumulado de ventas de 1996Con el acumulado de ventas de 1996

PRESENTACIÓN:PRESENTACIÓN:Destinatario: Destinatario: Coordinador del AgrupamientoCoordinador del Agrupamiento

VARIABLES DE ACCIÓNVARIABLES DE ACCIÓN PLANESPLANESI,9,10,11,12.14,17,19I,9,10,11,12.14,17,19

QUE ESTANDAR:QUE ESTANDAR:Ventas del año pasado a pesos actualesVentas del año pasado a pesos actualesMás Crecimiento esperadoMás Crecimiento esperado

FRECUENCIA:FRECUENCIA:MensualMensual

FUENTE DE LA INFORMACIÓN:FUENTE DE LA INFORMACIÓN:Registros de ventasRegistros de ventas

RESPONSABLE:RESPONSABLE:Jefes de ventasJefes de ventas

FORMATO:FORMATO:

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

VOLUMEN DE VENTAS 1997

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Meses

Inc

rem

en

to

Programado

Real