memÒria de l’arxiu general 2017...l’administració electrònica”. tarragona, 9, 16 i 23 de...

ARXIU GENERAL EPS/sbl

G2310 GESTIÓ DE L’ARXIU

1

MEMÒRIA DE L’ARXIU GENERAL 2017

I OBJECTIUS PER AL 2018

1. Informació bàsica L’Arxiu General de la Diputació de Tarragona (AGDT) es troba ubicat orgànicament dins l’Àrea de Secretaria. Des de l’any 2015, és una unitat orgànica de segon nivell amb partida pressupostària pròpia. La ubicació física és al municipi de la Canonja, carrer de Vila-seca, 28. L’edifici actual, inaugurat l’any 2013, reuneix els fons documentals custodiats per la Diputació, a excepció dels que es troben pendents de transferir en els Arxius de Gestió de cada Unitat Administrativa i la documentació del Servei d’Assistència al Territori que està emmagatzemada a les naus del polígon NIRSA a Reus. Per últim, també resta per traslladar a l’Arxiu General el fons documental que la Diputació té a les dependències del Monestir de Santes Creus i que, per problemes d’espai, va cedir temporalment a l’Arxiu Històric Provincial, avui gestionat per la Generalitat de Catalunya. L’Arxiu disposa d’una aplicació anomenada Gestió de l’Arxiu que permet gestionar les fitxes descriptives de cada expedient, les transferències i els préstecs interns de la Diputació. 2. Personal Durant el present exercici l’Arxiu General ha comptat amb una plantilla estable de 7 treballadors: dos titulats superiors, un administratiu i quatre auxiliars. El dia 20 de gener ha finalitzat la tasca de catalogació de 3.000 volums de la biblioteca auxiliar de la Diputació de Tarragona (Exp. Cont. 2016-4653) duta a terme a l’Arxiu per Ainara Bueno Bagés, contractada per l’empresa IMTHE. El dia 25 de gener l’empresa Dinser ha finalitzat el projecte de digitalització de llibres de Quintes, Cadastre, Actes del ple i govern i els llibres del BOP de l’Arxiu Municipal, tasca que dugué a terme el tècnic Raimon Ribes, d’acord amb les indicacions de l’expedient de contractació 2016-4034.



2

El dia 31 de gener finalitza el projecte del Pla d’Ocupació per al tractament del Fons documental de l’Organisme Autònom per al Desenvolupament Local (OADL) realitzat per Beatriz Alexia Valls Artajona i Glòria Brull Oliveres. La tasca, que també ha inclòs documentació del Patronat de Turisme, s’ha dut a terme a les instal·lacions de l’Arxiu General. Entre el 17 de maig i el 26 d’octubre s’han catalogat els llibres de la Diputació de Tarragona (Exp. Cont. 2017-582), duta a terme per Ainara Bueno Bagés, contractada per l’empresa SIBADOC. Entre el 13 de juny i l’11 de desembre s’han digitalitzat diversos llibres de decrets de la Diputació de Tarragona (Exp. Cont. 2017-755), duta a terme per l’empresa DINSER. 3. Formació El personal de l’Arxiu ha participat en les següents accions formatives:

• “Jornada presentació del model de quadre de classificació per a la documentació municipal”. Barcelona, 30 de gener (5 hores).

• “Recursos didàctics per a formadors: Eines 2.0, Vídeo i Gamificació”.

Tarragona, 1 de febrer (4 hores). • “Les lleis 39/2015 i 40/2015 i la gestió documental”. Barcelona, 15 de febrer

(5 hores). • “Introducció bàsica al concepte i gestió de metadades per a la gestió de

documents electrònics d’arxiu”. Virtual, 1 – 17 de març (10 hores). • “Gestió documental corporativa per a la gestió de documents electrònics”.

Barcelona, 9 de març (4 hores). • “Esquema Nacional de Seguretat (RD 3/2010)”. Tarragona, 21 de març – 11

d’abril (16 hores). • “XI Jornada d’Onomàstica”. Elda-Petrer, 7 i 8 d’abril (14 hores). • “Procediment administratiu”. Virtual, 18 d’abril – 29 de maig (30 hores). • “Primers auxilis”. Tarragona, 20 i 27 d’abril (8 hores). • “XVI Congrés d’Arxivística de Catalunya La gestió documental: el futur (és)

ara!” Reus, 4, 5 i 6 de maig (20 hores). • “Els arxius històrics en l’entorn digital”. Barcelona, 25 de maig (10 hores).



3

• “XVII Encuentro de Archiveros de Diputaciones Provinciales, Forales, Cabildos y Consejos Insulares”. Osca, 1 – 2 de juny (12,5 hores).

• “El model EFQM: Introducció al model”. Tarragona, 6 de juny (5 hores). • “Transparència, govern obert i dades obertes”. Tarragona, 14 de juny (5

hores) • “Control emocional”. Virtual, 15 – 30 de juny (8 hores). • “Aspectes clau de l’Administració electrònica”. Tarragona, 6 – 27 de

novembre (14 hores). • “Arxivística i gestió documental de l’expedient electrònic”. Virtual, 2 d’octubre

– 5 de novembre (20 hores). • “Neuromàrqueting i neurocomunicació”. Tarragona, 16 i 23 d’octubre (9h). • “Principals novetats del Reglament general de protecció de dades”.

Tarragona, 17 de novembre (5 hores). • “E-Contracta”. Tarragona, 22 de novembre (3 hores).

El personal de l’Arxiu ha impartit les següents accions formatives:

• Curs C17-009_1: “Arxivística i gestió documental de l’expedient electrònic”. Virtual, 18 d’abril – 5 de juny (24 hores).

• Curs C17-009_2: “Arxivística i gestió documental de l’expedient electrònic”.

Virtual, 2 de maig – 19 de juny (24 hores). • Curs FC17-22_1: “La gestió documental: expedients i documents de

l’administració electrònica”. Tarragona, 9, 16 i 23 de maig (12 hores). • Curs FC17-22_2: “La gestió documental: expedients i documents de

l’administració electrònica”. Tarragona, 9, 16 i 23 de novembre (12 hores). • Curs C17-065_1: “Arxivística i gestió documental de l’expedient electrònic”.

Virtual, 2 octubre – 5 de novembre (20 hores). • Curs C17-065_2: “Arxivística i gestió documental de l’expedient electrònic”.

Virtual, 13 de novembre – 17 de desembre (20 hores).



4

4. Instal·lacions S’han dut a terme una sèrie d’actuacions d’arranjament i de millora de les instal·lacions de l’Arxiu General: Porta descàrrega. S’han instal·lat unes tires metàl·liques de seguretat damunt la porta basculant d’entrada al moll de descàrrega, d’aquesta manera s’eviten possibles accidents. Portes vestíbul. S’ha canviat la doble porta de fullola del vestíbul que dona accés al passadís d’entrada per una de vidre perquè la que hi havia estava trencada. Amb la nova porta s’ha guanyat visibilitat, lluminositat i ofereix una sensació de més transparència. D’altra banda, també s’ha substituït la segona porta metàl·lica de la zona de descàrrega per unes portes de vidre de deixen entrar llum natural al vestíbul i que, des de fora, donen sensació d’obertura. Taules dipòsits. S’han instal·lat unes taules plegables de fusta en cada dipòsit per a poder deixar-hi les capses a l’hora de cercar un expedient o retornar-lo. Telefonia IP. S’han instal·lat telèfons amb tecnologia IP (Protocol d’Internet) a cada treballador de l’Arxiu, d’aquesta manera es faciliten les comunicacions amb la resta de l’organització. S’ha dut a terme diverses tasques de manteniment i revisió de les instal·lacions per evitar incidències. Cal destacar que el mes de juliol es va disparar el sistema d’extinció d’incendis del dipòsit 3 produïnt desperfectes menors en les instal·lacions més lleugeres. 5. Moviments de documentació 5.1. Transferències S’han rebut un total de 111 transferències —109 de forma ordinària i 2 d’extraordinàries—, aquestes últimes van acompanyades d’una relació del contingut i corresponen a CDs del recull de premsa. Pel que fa a la biblioteca auxiliar, s’ha incrementat en 874 volums



5

Tot seguit es pot veure l’estadística de transferències dels darrers deu anys. Durant l’any 2017, s’ha produït un petit augment en el nombre de transferències a l’Arxiu, respecte dels anys anteriors, però el volum capses i de metres lineals és molt inferior al de 2016, per tant, es pot afirmar que s’ha produït una fragmentació de les transferències, ja que es reben més quantitat però contenen menys capses, expedients i documents. Evolució de les transferències en els darrers deu anys: 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Transf. 148 167 192 219 283 70 50 89 105 111 Capses 640 747 922 1049 765 1014 371 1087 1185 612 M/l 64,0 74,7 92,2 104,9 76,5 101,15 45,99 138,22 119,25 61,22

Desglossament de transferències per unitats orgàniques: Àrea Unitat orgànica Nombre de

transferències Metres lineals

Relacions Institucionals i Protocol 1 0,8 Presidència Comunicació 5 0,7 Secretaria General 5 3,8 Serveis Jurídics 1 3,3

Secretaria

Patrimoni 2 0,7 Intervenció – Serveis Econòmics 6 0,925 Intervenció BOP 2 2 Gestió Econòmica i Nòmina 2 11 Recursos Humans Formació i Desenvolupament RH 3 1,3

Coneixement i Qualitat Gestió de Coneixement i Qualitat 12 1,9 Serveis Interns Contractació, Aprovisionaments i

Expropiacions 2 3,65

Actuacions Integrals al Territori i Cooperació

7 3,1

Arquitectura Municipal 2 1,6

SAM

Medi Ambient, Salut Pública, Enginyeria Municipal i Territori

18 6,9

Unitat de Gestió Administrativa 5 0,62 SAT Explotació 5 0,2 Cultura 5 6,1 SAC Gestió de Centres d’Educació 20 1,65

Patronat de Turisme 7 10,58 Organisme Autònom per a la Societat d’Informació (OASI) 1 0,4 TOTAL 111 61,225

5.2. Cessions El Servei d’Arxiu i Documentació Municipal de l’Ajuntament de Tarragona ha prestat, a l’Arxiu General, els dos volums que mancaven per digitalitzar del Butlletí Oficial de la Província (1866 i 1870). Amb aquest actuació, la Diputació de Tarragona ja disposa de tots els butlletins digitalitzats disponibles per a fer-los accessibles en línia.



6

5.3. Eliminacions El decret de Presidència de 21 de novembre de 2017 ha autoritzat la destrucció de la documentació relativa a sol·licituds de beques (1952-2012); extractes de comptes corrents (1993-2009); control financer i fiscalització (2004-2007), i receptes de l’assistència mèdico-farmacèutica (2014), corresponent a les propostes d’eliminació número 33-36. La data d’eliminació efectiva dels 17,3 m/l és el dia 2 de febrer de 2018. 6. Accés i publicacions 6.1. Sol·licituds d’accés Durant l’any 2017 el personal de l’Arxiu General ha rebut 3.226 sol·licituds de documentació, de les quals, 645 han estat préstecs de documents i 2.581 consultes.

Evolució de les sol·licituds en els últims deu anys:

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Núm. 1.317 3.507 2.637 2.627 2.667 2.172 1.991 3.176 2.457 3.226

Desglossament de les sol·licituds d’accés per tipus i unitat orgànica: Àrea Unitat orgànica Préstecs Consultes Total

Gabinet de Presidència - 23 23 Relacions Institucionals i Protocol 1 8 9 Presidència Comunicació - 55 55 Secretaria General - 4 4 Patrimoni 5 13 18 Serveis Jurídics 49 4 53

Secretaria

Arxiu General - 492 492 Intervenció Intervenció General – Serveis Econòmics 118 9 127 Tresoreria Tresoreria 12 9 21 Recursos Humans i PAO Recursos Humans 47 498 545

Coneixement i Qualitat Gestió de Coneixement i Qualitat 1 - 1

Serveis Generals de Règim Intern 2 9 11 Serveis Interns Contractació, Aprovisionaments

i Expropiacions 41 5 46

Actuacions Integrals al Territori i Cooperació 9 1 10 Arquitectura Municipal 6 3 9 SAM Medi Ambient, Salut Pública, Enginyeria Municipal i Territori 12 5 17

Unitat de Gestió Administrativa 19 47 66 SAT Explotació 287 - 287 Cultura 35 3 38 SAC Gestió de Centres d’Educació - 2 2

Grups Polítics - 1 1 BASE 1 5 6



7

Patronat de Turisme - 5 5 Beneficència - 12 12 Presencials - 505 505

Consultes externes

Correu electrònic - 333 333 Consultes telefòniques - 530 530 TOTAL 645 2.581 3.226

A partir de l’any 2016 els usuaris que volen reproduccions de documents o imatges han de signar el full de condicions d’ús i utilització de les imatges on es detalla les còpies efectuades. Hem rebut 30 sol·licituds externes, en les quals s’han facilitat 7.637 reproduccions de documents. 6.2. Publicacions S’han editat diversos treballs, en l’elaboració dels quals ha estat emprada documentació de l’Arxiu General:

- BARCELÓ PRATS, JOSEP: Poder local, govern i assistència pública: l’Hospital de Sant Pau i Santa Tecla de Tarragona. Arola Editors. Tarragona, 2017.

- BERENGUER I TOMÀS, M. ISABEL: El Pont d’Armentera. Una mica

d’història (segles XVII-XX). Institut d’Estudis Vallencs. Estudis Comarcals – 20. Valls, 2017.

- CERVELLÓ SALVADÓ, ALEXANDRE: Els Xiquets de Valls durant el

primer franquisme (1939-1960). Colla Vella dels Xiquets de Valls i Cossetània Edicions. Valls, 2015.

- FIGUERAS CAPDEVILA, Narcís; SANTESMASSES OLLÉ, Josep:

“Instituts d’estudis i àmbit provincial: trajectòria i actualització”. Dins Plecs d’història local (l’Avenç), 167, novembre 2017, pàg. 1-2.

- GAUSACHS, RAMON: Almusara. Lo qu’amaga la boira. Pagès

editors. Lleida, 2017. - GÜELL, MANEL; ROVIRA I GÓMEZ, SALVADOR-J. (COORD.):

Biografies de Tarragona. Volum V. Col·lecció Conèixer, Sèrie Major, 5. Onada Edicions. Benicarló, 2016.

- ÍÑIGUEZ, DAVID; GESALÍ, DAVID; CASALS, JOSEP R.: Sota les

bombes. Els atacs aeris a Catalunya durant la Guerra Civil. Ed. Angle. Barcelona, 2017.

- ROVIRA I GÓMEZ, SALVADOR-J: Nobles tarragonins vuitcentistes.

Silva Editorial. Tarragona, 2017.

- SERRES BUENAVENTURA, ANTÒNIA. Notícies del Pinell (1811-1938). Associació Cultural “Pi del Broi”. Pinell de Brai, 2017.



8

7. Difusió 7.1. Actes i visites 23 de febrer: Presentació del llibre Pirates i corsaris. Els atacs contra Vila-seca i la costa del Camp de Tarragona de Pedro Otiña, a la Sala d’Actes de l’Arxiu del Port de Tarragona, a càrrec d’Eugeni Perea. 17 de març: Presentació de La Portadora: revista d’estudis socials i humanístics del Priorat, a càrrec d’Eugeni Perea, a la Biblioteca Pública Salvador Estrem i Fa, de Falset. 21 de març: Visita guiada a l’Arxiu d’un grup d’alumnes de l’Acadèmia Frada de Tarragona, que cursaven un mòdul sobre arxiu i classificació de documents. 7 d’abril: Presentació del llibre Almusara. Lo qu’amaga lo boira de Ramon Gausachs, a l’Institut d’Estudis Vallencs, a càrrec d’Eugeni Perea. 2 de maig: Inauguració de l’exposició “Espais de Memòria” a l’Arxiu de Reus, a càrrec de Sergi Borrallo i Ramon Cornadó. 5 de maig: Presentació de la Plataforma Actio, a càrrec de M. Dolors Roo, tècnica del SAM, i Sergi Borrallo, tècnic de l’Arxiu General, dins la taula rodona Les solucions disponibles en el sector públic català: demostracions pràctiques del XVI Congrés d’Arxivística i Gestió Documental, celebrat a Reus els dies 4, 5 i 6 de maig. 1 i 2 de juny: Participació de Sergi Borrallo en el XVII Encuentro de Archiveros de Diputaciones Provinciales, Forales, Consejos y Cabildos Insulares, celebrat a Osca. 9 de juny: Jornada de portes obertes a l’Arxiu General de la Diputació, amb motiu del Dia Internacional dels Arxius. Han vingut 34 assistents.



9

7.2. Web Creació d’un subapartat, dins de Publicacions de l’Arxiu, on s’han donat a conèixer les darreres memòries de les activitats anuals de l’Arxiu General, i creació d’un subapartat on s’informa del calendari de conservació i accés. Reportatge sobre l’Arxiu en la campanya de comunicació “Aquí Diputació”, publicat el dia 20 d’octubre. Publicació de notícies a l’apartat Destacats del web de l’Arxiu General:

1) 23 de març de 2017. L’Arxiu General exemple per alumnes de formació (notícia web Diputació 22/03/2017).

2) 9 de maig de 2017. L’Arxiu participa en el XV Congrés d’Arxivística i

Gestió de Documents (notícia web Diputació 09/05/2017). 3) 16 de maig de 2017. Publicada una nova edició del Butlletí Cultural

BOLDUC (número 18).

4) 5 de juny de 2017. Jornada de portes obertes a l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona.

5) 6 de juny de 2017. L’Arxiu General participa en la trobada de diputacions.

6) 12 de juny de 2017. Publicada una nova edició del Butlletí Cultural


7) 12 de juny de 2017. Èxit de participació en la jornada de portes obertes a l’Arxiu.

8) 9 d’octubre de 2017. Publicada una nova edició del Butlletí Cultural


9) 20 d’octubre de 2017. Reportatge sobre la utilitat de l’Arxiu.



10

Durant l’any 2017, el web dels serveis de l’Arxiu General ha rebut 1.397 visites, de les quals 398 han estat de la pàgina del BOLDUC, i s’han descarregat 158 butlletins. 7.3. Intranet 22 de març. Creació d’un apartat sobre Gestió documental a la Intranet de la Diputació de Tarragona, Intradt, on s’explica el Sistema de Gestió Documental, la Política de Gestió de Documents, el Gestor, el Quadre de Classificació, la formació d’expedients, les transferències a l’Arxiu i les sol·licituds de documents.

8. Assistències i visites oficials 8.1. Assistències internes L’Arxiu ha assessorat i assistit a les diverses unitats corporatives. Algunes de les actuacions extraordinàries han estat les següents: Mes Unitat Motiu Febrer Patronat de Turisme Assessorament en la selecció de documents Maig Patrimoni Assessorament per a l’aplicació de gestió

d’immobles Maig Projectes Europeus i

Regió del Coneixement Assistència en les classificacions de la Unitat

Juny CEE Sant Rafael Catalogació de la biblioteca del Centre Juny Patrimoni Assessorament en transferències i funcionament

de l’aplicació de l’Arxiu Agost Gestió de Coneixement i

Qualitat Assessorament sobre els expedients d’OASI

Desembre Museu d’Art Modern de Tarragona

Assessorament en la gestió de les imatges digitals i en la transferència de fons d’artistes

El mes de juny es va crear un model d’informe per a poder fer un seguiment dels expedients creats electrònicament i controlar-ne la correcta descripció i classificació. L’any 2017 es van crear 14.568 expedients electrònics a la Diputació de Tarragona. L’Arxiu General ha participat, per mitjà dels tècnics Sara Pérez i Sergi Borrallo, en el Grup de treball del “Sistema de Gestió de Documents Electrònics (SGDE)” que s’ha reunit amb una periodicitat mensual. A nivell intern, s’han realitzat deu reunions mensuals de treball entre tot el personal de l’Arxiu per a comunicar les principals novetats, debatre aspectes de treball i metodologia i proposar millores. També s’ha tramitat l’accés dels usuaris de les unitats orgàniques, a l’aplicació Gestió de l’Arxiu. En total s’han gestionat 18 peticions. Tot seguit, es pot veure el detall de cada unitat i del tipus de modificació.



11

Àrea Unitat Altes Baixes Canvis de perfil

Total Unitat

Secretaria General 1 1 2 Secretaria

Patrimoni 4 2 6

Gestió Econòmica i Nòmina 1 1 Planificació i Organització de RH 3 1 4

Recursos Humans

Formació i Desenvolupament de RH

1 1

Coneixement i Qualitat

Gestió de Coneixement i Qualitat 1 1

Serveis Interns Contractació, Aprovisionaments i Expropiacions

1 1

SAM Medi Ambient, Salut Pública, Enginyeria Municipal i Territori

1 1

SAC Gestió de Centres d’Educació 1 1 Total 18

8.2. Assistències externes Assistència al municipi de Vila-seca per valorar el fons del mestre Josep Bargalló i Badia (1931-2015) i establir criteris i directrius per a la instal·lació, descripció i tractament dels documents. L’Arxiu General es troba representat, des del mes de setembre, en el grup de treball d’avaluació i accés a la documentació de recursos humans de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD), per mitjà de Sergi Borrallo.

9. Fons d’Imatges La secció d’imatge ha realitzat els següents treballs de producció i edició:

• Fons fotogràfic del patrimoni dels municipis de la província (reportatge, retoc digital i documentació): Falset, Valls, Ulldecona, Riudoms, Amposta, Arnes, la Canonja.

• Reportatge de l’escenografia de les diferents exposicions al Palau de la Diputació i al Palau Bofarull: Dakar 2017, Beni Izquierdo, Carnaval de Reus, Setmana Santa de Reus, Josep Cebrián, Jordi Bresolí, Dolors Castells, Myriam Arnold, Xavi Solé i Emili Ametller, Jaume Camats, Els bolets i la casa de pagès, Aquí hi ha tela, Tarragona en l'hiperrealisme d'Eugenio Molero, El transport públic a Reus i comarques tarragonines, Paisatge natural de Xile, Potau i Campdesuñer, Col·lecció Terrània.

• Fotografies per al llibre “A l’entorn de la campana”. • Fotografies per al llibre de Joan Lahosa. • Fotografies per al llibre “El crim de Saifores”. • Fotografies per a la Guia de Jesús. • Fotografies per a la Guia de la Morera de Montsant.



12

• Reportatge fotogràfic sobre les entitats del conveni amb l’obra social La Caixa (Taller Baix Camp, Onada, Ventall, Ginac, Aurora, Aprodisca).

• Selecció de fotografies per al muntatge de l’exposició itinerant sobre els Íbers.

• Reportatge fotogràfic sobre la TAP i la façana de l’edifici dels serveis tècnics. • Fotografies i posterior muntatge per als despatxos de Serveis Jurídics. • Fotografies i posterior muntatge per als despatxos de Secretaria. • Recull fotogràfic i fotografies d’estudi per a l’acte de jubilació d’AMF. • Fotografies del Mont Caro i l’Ampolla per a la memòria de Diputació. • Fotografia de llibre per a lona de Sant Jordi. • Muntatge de l’exposició “Espais de Memòria” a l’Arxiu de Reus. • Muntatge de l’exposició “Espais de Memòria” a l’Arxiu General. • Reportatge fotogràfic de la Jornada de portes obertes de l’Arxiu General. • Reportatge fotogràfic per a la Fundació EFQM. • Retoc fotogràfic del Fons Almagro. • Reportatge fotogràfic per a l’informe sobre la catalogació de la biblioteca de

Sant Rafael. També han estat realitzades les següents actuacions i treballs relacionats amb el fons d’Imatges existent a l’Arxiu:

• Gestió d’imatges de l’Arxiu per a revista Bolduc. • Escaneig de fotografies antigues per a l’Arxiu. • Selecció i retoc de fotografies per a la memòria de 2016. • Tramesa de fotografies del fons d’imatges de l’Escola d’Art de Tarragona. • Difusió d’imatges de l’Arxiu per a Comunicació. • Selecció i introducció de fotografies i dades al fons d’imatges. • Tramesa de fotografies de l’escola d’art al MAMT. • Selecció i tria d’imatges del Patronat de Turisme transferides a l’Arxiu. • Selecció i lliurament de fotografies dels centres i MAMT a Cultura. • Introducció de metadades al fons d’imatges. • Selecció d’imatges del Conservatori de Música de Reus per a Comunicació i

Canal Reus. • Escaneig de 17 decrets de Presidència, anys 2009-2011. • Selecció i tria d’imatges de Comunicació passades a l’Arxiu. • Selecció de fotografies del fons d’imatges per al projecte de llibre de Mas

Bové (Antoni Cornejo). • Introducció al fons d’imatges de fotografies de Comunicació transferides a

l’Arxiu.



13

10. Satisfacció dels serveis 10.1. Satisfacció interna Per tercer any consecutiu, s’ha avaluat el grau de satisfacció de les diferents unitats en relació als serveis que ofereix l’Arxiu General. S’ha enviat un qüestionari a les unitats que han utilitzat els serveis de transferències i de sol·licituds de documentació, on es preguntava sobre el personal de l’Arxiu, les transferències, les consultes o els préstecs i l’aplicació Gestió Documental. També hi havia un apartat per indicar les possibles millores. El qüestionari s’ha enviat a 48 treballadors i hem rebut 24 respostes, per tant, la participació ha estat del 50%. El bloc més ben valorat és el del personal de l’Arxiu, amb un 9,44 de mitjana. El menys valorat és el de l’aplicació Gestió Documental, amb un 7,96. Concretament, les preguntes amb millor valoració han estat el tracte rebut per part del personal i la informació i la comunicació amb l’Arxiu. Les que han obtingut menys puntuació han estat la creació de transferències i vinculació de fitxes i la creació de fitxes d’arxiu. Pel que fa als comentaris de millora, la majoria fan referència a l’aplicació: un d’ells creu que es podria millorar el disseny; dos estan relacionats amb l’accés dels usuaris i, vuit, tracten sobre funcionalitats de l’aplicació. També es proposa poder transferir en qualsevol moment i es justifica la necessitat de disposar dels préstecs en un termini superior al mes. Un comentari demana formació específica pel personal que realitza tasques d’arxiu. Finalment, hi ha tres comentaris que valoren molt positivament el tracte, la disponibilitat i la professionalitat del personal de l’Arxiu, un dels quals afegeix el bon funcionament del l’aplicació i de les cerques. 10.2. Satisfacció externa És el cinquè any consecutiu que es recullen les opinions dels usuaris externs que accedeixen al fons documentals de l’Arxiu General. Els aspectes que es valoren són: la descripció dels serveis i dels fons, l’assessorament tècnic, el servei de reprografia, el tracte personal, l’acompliment de les expectatives, la ubicació de l’Arxiu, les instal·lacions, el servei d’accés no presencial i el temps de resposta. Aquest any s’han emplenat 19 qüestionaris —16 d’accés presencial i 3 a distància. El nombre de valoracions és poc elevat, atès que alguns usuaris ja han respòs el qüestionari en anys anteriors. Els aspectes més ben valorats són el tracte del personal i l’assessorament tècnic, amb un 9,89 i 9,79 respectivament. El menys valorat és la ubicació de l’Arxiu, amb un 8 sobre 10. Pel que fa als comentaris de millora, se n’han informat 4 que fan referència a la necessitat d’accedir en línia als documents de l’Arxiu, un dels quals concreta el Butlletí Oficial de la Província (BOP).



14

11. Assoliment d’objectius

1. Catalogació del fons bibliogràfic. S’ha finalitzat la catalogació de llibres corresponent a l’any 2016, a través de l’empresa IMTHE. També s’ha contractat i realitzat la catalogació corresponent al 2017, a través de l’empresa SIBADOC, en la que s’han descrit fons bibliogràfics de l’Arxiu i tota la biblioteca del Centre d’Educació Especial Sant Rafael.

2. Contractació d’una empresa de control de plagues. Després de comprovar

que no hi ha rastre d’insectes, microorganismes i rosegadors a l’Arxiu, i a partir de l’informe tècnic de la restauradora Clara Bailach, que ho desaconsellava i que inclou un anàlisi microbiològic dels dipòsits, s’ha optat per desestimar el projecte de control de plagues.

3. Digitalització de fons de l’Arxiu. S’ha continuat amb el projecte de

digitalització dels fons de l’Arxiu General. L’empresa DINSER ha realitzat el tractament de llibres de decrets.

4. Finalitzar el tractament arxivístic del fons de Vies i Obres. No s’ha pogut dur a

terme l’objectiu perquè no s’ha disposat de cap persona en pràctiques per a realitzar l’inventari i la instal·lació definitiva de la documentació de Vies i Obres. El projecte passa a l’any vinent.

5. Relligament de la documentació del fons de l’Arxiu. S’ha continuat amb el

relligat i enquadernació d’alguns documents transferits a l’Arxiu, entre d’altres, les actes, els decrets, els BOPS i les revistes.

6. Gestionar el fons d’imatges digitals. S’ha definit la fitxa descriptiva de

metadades i s’ha iniciat la descripció de les imatges històriques digitalitzades. 7. Gestor documental. S’ha continuat donant suport a Administració Electrònica

en la definició i manteniment del gestor documental. També s’ha assessorat les unitats orgàniques en la classificació dels documents electrònics que es troben en el gestor.



15

8. Assistència a les unitats orgàniques. S’ha continuat fent el seguiment a les unitats i els arxius de gestió sobre com han de crear, classificar, indexar i transferir els expedients, segons la normativa interna de la Diputació (Reglament de l’Arxiu, circular 02/2013, etc).

9. Eliminació documental. S’ha tramitat un nou expedient que ha permès

executar les propostes d’eliminació documental número 33-36. 10. Revista Bolduc. S’ha tancat l’edició del número 20 i està pendent de finalitzar

la del número 21. Aquest any s’han publicat els bolducs pendents d’edició, corresponents als números 18, 19 i 20.

11. Actualitzar el Quadre de Classificació. No s’ha pogut tramitar l’actualització

del quadre de classificació documental corporatiu, no obstant això, s’ha treballat en la preparació d’aquesta adaptació.

12. Objectius per al 2018

1. Catalogació del fons bibliogràfic. Seguir amb el projecte de catalogació de llibres de la Diputació de Tarragona.També es contempla la integració amb l’aplicació de la biblioteca del MAMT.

2. Digitalització de fons de l’Arxiu. Continuar amb el projecte de digitalització

dels fons de l’Arxiu General, per tal de poder garantir-ne la preservació i fer-los més accessibles als usuaris.

3. Relligament de la documentació del fons de l’Arxiu. Relligar i enquadernar

alguns dels documents que es transfereixen a l’Arxiu, entre d’altres, les actes, els decrets, els BOPs i les revistes.

4. Organització i descripció del fons d’imatges. Reorganitzar les carpetes de les

imatges, registrar-les definitivament i completar la descripció de la fitxa de metadades que es troba a l’aplicació Fotostation.



16

5. Fer accessibles a distància els documents digitalitzats. Posar a disposició

dels usuaris els documents digitalitzats per a què els puguin consultar des del web, almenys els més antics o els que tinguin més demanda.

6. Suport extern en l’administració electrònica. Donar suport i assessorament

als ens locals que ho necessitin, especialment, els que estan implantant la Plataforma ACTIO.

7. Revista Bolduc. Es prepararà l’edició de dos números més del butlletí cultural

informatiu de l’Arxiu, el 22 i el 23. 8. Publicacions de l’Arxiu. Es pretén obrir una línia de publicacions per a

difondre els fons documentals destacables i encabir-hi estudis realitzats sobre els documents de l’Arxiu. El primer número tractarà sobre l’Institut d’Estudis “Ramon Berenguer IV”.

9. Activitats i elemens de difusió. A conseqüència del Pla de comunicació

específic elaborat per l’Arxiu, es vol realitzar un mínim de dues activitats anuals de difusió dels fons, que potenciï la visibilitat de l’Arxiu. A més d’actualitzar un tríptic informatiu sobre la informació bàsica i els serveis oferts.

10. Actualitzar el Quadre de Classificació. Fer una actualització del quadre de

classificació documental corporatiu que inclogui adaptacions i sèries històriques. També és recomanable publicar la llista de descripcions de les entrades del Quadre.

La Canonja, 6 de febrer de 2018 El cap de l’Arxiu General

Eugeni Perea Simón