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Memoria de prácticas realizadas en la Oficina de Comunicación de la Universidad de Alicante a través del programa de prácticas de la Facultad de Ciencias Empresariales y Económicas. Año académico 2009/2010TRANSCRIPT
2009/2010
ESTHER ASENSIO CANTÓ
UNIVERSIDAD DE ALICANTE
22/03/2010
MEMORIA DE PRÁCTICAS
2 MEMORIA DE PRÁCTICAS
CONTENIDO
CONTENIDO……………………………………………………………………………………………...2
DATOS GENERALES……………………………………………………………………………………4
Datos Personales del Alumno…………………………………………………………………4
Datos de la Empresa……………………………………………………………………………4
Calendario y Horario de Prácticas…………………………………………………………….5
CENTRO DE REALIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS………………………………………………….6
Razón social……………………………………………………………………………………..6
Actividad de la Empresa……………………………………………………………………6-7
Departamento y área de ubicación del alumno en prácticas………………………………7
Infraestructura del centro o lugar de trabajo y material de apoyo existente……………..8
Personal del lugar de trabajo …………………………………………………………………8
DIARIO Y MEMORIA DE ACTIVIDADES…………………………………………………………….9
Objetivos a desarrollar por el alumno en prácticas…………………………………………9
Plan de trabajo a largo plazo…………………………………………………………………10
Diarios a corto plazo………………………………………………………………………….10
Descripción detallada de las tareas realizadas durante la práctica…………………11-17
3 MEMORIA DE PRÁCTICAS
CONEXIÓN DE LA CARRERA CURSADA CON LAS PRÁCTICAS REALIZADAS………...18-19
VALORACIÓN DE LAS PRÁCTICAS……………………………………………………………..20-21
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD…………………………………………………………..22
4 MEMORIA DE PRÁCTICAS
DATOS GENERALES
Datos personales del Alumno
Apellidos: Asensio Cantó DNI: 48334790Z
Nombre: Esther
Dirección: Calle Reyes Católicos 16 C.P. 03003
Localidad: Alicante
Telf.: 658 098 285
e-mail: [email protected]
Datos de la Empresa
Nombre de la Empresa/Institución: Oficina de comunicación de la UA
Dirección: Universidad de Alicante, Carretera San Vicent del Raspeig s/n
C.P.: 03690
Localidad: San Vicent del Raspeig, Alicante
Teléfono: +34 96 590 3477
Persona de contacto / Tutor de la empresa: María Rosa García Mirasierras
Cargo de la persona de contacto: Directora de comunicación.
5 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Calendario y Horario de Prácticas
Días semanales
Inicio de las prácticas
Fin de las prácticas
Horario diario
Toral días
Total horas
De Lunes a Viernes
20 de Octubre del 2009
20 de Enero del 2010
De 9:00 am a 2:00 pm (5 horas)
69 días (exceptuando no lectivos)
300 horas
6 MEMORIA DE PRÁCTICAS
CENTRO REALIZACIÓN PRÁCTICAS
Razón Social
OFICINA DE COMUNICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE
Actividad de la empresa
La oficina de comunicación es la unidad técnica que gestiona, de forma creativa y profesional,
la comunicación global de la Universidad de Alicante con transparencia y veracidad, para
difundir sus actividades y transmitir a la sociedad y entre la comunidad universitaria los valores
de la institución.
La oficina de comunicación, presta los siguientes servicios:
Dirección de Oficina
o Asesoría de Comunicación Institucional.
o Diseño y cobertura de la información institucional.
o Asesoría en protocolo y relaciones con los medios.
Área de Relaciones con los Medios
o Organización de Ruedas de Prensa.
o Cobertura de la información.
o Atención y respuesta a la demanda de información de los medios de
comunicación.
o Redacción y difusión de noticias universitarias.
o Redacción de borradores de textos institucionales.
o Redacción y coordinación de publicaciones institucionales.
Área de Comunicación Interna
o Envío de comunicaciones institucionales.
o Difusión de información institucional.
o Gestión de la Ventanilla de sugerencias.
o Elaboración de encuestas internas.
o Asesoría en comunicación interna.
o Mantenimiento del tablón de última hora.
7 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Área de Comunicación Publicitaria
o Asesoramiento de viabilidad publicitaria.
o Elaboración de campañas publicitarias.
o Seguimiento de diseño y contratación publicitaria.
o Asesoramiento en señalética corporativa.
Área Audiovisual
o Presentación digital de los recursos audiovisuales y fotografías.
o Presentación multimedia de la Memoria Anual de la Universidad.
Unidad de Cultura Científica
o Redacción y difusión mediática de resultados e iniciativas de los grupos de
investigadores.
o Difusión de artículos de opinión sobre investigaciones científicas.
Área de Gestión y Administración
o Elaboración del dossier de prensa online.
o Edición de la revista digital “Actualidad Universitaria”
o Atención telefónica a las demandas de usuarios y medios de comunicación.
o Gestión de Hemeroteca de la Oficina.
Departamento y área de ubicación del alumno en prácticas
Área de Dirección de la Oficina.
Mis tareas dentro de la Oficina de Comunicación han sido diversas y, aunque mi ubicación la
mayor parte del tiempo ha sido en el área de Dirección, he ido pasando por diversos
departamentos y áreas; como por ejemplo: área de gestión y administración, área de
comunicación interna y el área de publicidad.
8 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Infraestructura del centro o lugar de trabajo y material de apoyo existente
La Oficina de Comunicación, se ubica en la planta baja del edificio de Servicios Generales y
Rectorado de la Universidad de Alicante.
La Oficina cuenta con un ordenador de sobremesa para cada trabajador, así cómo conexión a
internet y todo el material necesario para llevar a cabo las diversas tareas (fax, impresora,
escáner, prensa, libros de consulta…)
Para mis prácticas de me facilitó una mesa con un ordenador para mi uso, así como el material
de papelería necesario; además, tuve total libertad para utilizar los demás servicios y para
moverme por las diversas áreas.
Personal del lugar de trabajo
La Oficina de Comunicación cuenta con un equipo humano de 10 personas:
María Rosa García Mirasierras
Directora de la Oficina de Comunicación
Mario A. Sierra Claver
Área Gabinete de Prensa
Eleuterio Gandía Hernández
Área de Publicidad
Rodolfo Martínez Gras
Área de Comunicación Interna
Marina Limiñana Gregori
Área Gabinete de Prensa y Audiovisual
Virginia Aceituno Casanova
Comunicación del Rector e Institucional
Raquel Heras Abad
Unidad de Cultura Científica
Francisco Ramón Madrid López
Área de Gestión y Administración
Manuela Albiñana Moltó
Área de Gestión y Administración
Cristina María González Chinchilla
Área de Gestión y Administración
9 MEMORIA DE PRÁCTICAS
DIARIO Y MEMORIA DE ACTIVIDADES
Objetivos a desarrollar por el alumno de prácticas
Apoyo al equipo de profesionales de la oficina de comunicación de la UA, aplicando los
conocimientos adquiridos durante mi desarrollo universitario, para gestionar de forma creativa y
profesional, con transparencia y veracidad, la comunicación global de la institución. Difundir sus
actividades y saber transmitir a la sociedad y entre la comunidad universitaria los valores de la
universidad.
Objetivos:
Desarrollar una dinámica de trabajo individual y grupal.
Aprendizaje de nuevos conceptos en comunicación estratégica: creación,
planificación y desarrollo del plan de comunicación de una institución pública.
Conocer de manera práctica y real el modus operandi de una oficina de
comunicación.
Absorber conocimientos del equipo de profesionales que integran la oficina.
10 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Plan de trabajo a largo plazo
Conocer y desarrollar las acciones estratégicas de un plan de comunicación que abarca la
relación con los medios, comunicación interna, comunicación publicitaria (externa) y el área de
gestión y administración.
Diarios a corto plazo
Las tareas más destacadas que he realizado durante el periodo de prácticas y su ordenación
temporal han sido las siguientes:
1. Colaboración en la realización del dossier de prensa digital de la UA.
2. Realización de Notas de prensa para los cursos “Imagen y Comunicación” y
“Contratación Internacional” impartido por el Instituto de Economía Internacional.
3. Realización de un listado de nombres, apellidos y cargos que componen el Rectorado
de la UA.
4. Asesoramiento y estudio de viabilidad publicitaria “Premios Onda” y “Gaceta
Universitaria”
5. Actualización base de datos de medios para la campaña de comunicación de Navidad.
6. Realización de las etiquetas para las postales de la campaña de comunicación de
Navidad.
11 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Descripción detallada de las tareas realizadas
I. Colaboración en la realización del dossier de prensa digital de la UA.
Uno de los servicios que presta la Oficina de Comunicación de la Universidad de Alicante, es la
elaboración diaria del dossier de prensa digitalizado a consultar en internet y mantiene al día un
archivo/hemeroteca con los recortes de prensa relativos a la vida universitaria de Alicante. Este
archivo que puede ser consultado por toda la comunidad universitaria, se enriquece
diariamente con docenas de de nuevos documentos, y se realiza desde el área de
Documentación y Digitalización.
El dossier de prensa se realiza diariamente por los técnicos de la oficina de comunicación, y le
sirve a esta para llevar un control y un seguimiento de la información que la prensa escrita
ofrece a la sociedad a cerca de la Universidad de Alicante.
Para su realización debemos revisar los periódicos más importantes a nivel nacional (ABC, El
País, El Mundo) y los periódicos más importantes a nivel provincial (Las Provincias, La Verdad,
El diario Información) y buscar, en cada uno de ellos, noticias relacionadas con la comunidad
universitaria. Una vez encontradas aquellas noticias que traten a cerca de la UA, debemos
recortarla del periódico, anotar en ella la fecha, la sección, la página y el diario al que pertenece
para, seguidamente, escanearla y digitalizarla.
Una vez establecida en el ordenador a formato digital, se realizan las tareas necesarias para su
correcta presentación y maquetación (eliminación de barreras que obstaculicen la visualización,
como por ejemplo rayas o manchas)
(Ejemplo de noticia digitalizada y maquetada)
12 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Todas éstas digitalizaciones de las noticias, serán guardadas en una carpeta denominada
<dossier de prensa del día X> y, una vez recopiladas y guardadas cada una de ellas, se
incluyen en la web de la universidad de alicante, en el apartado de “Dossier de prensa” que
aparece en “Actualidad Universitaria”
13 MEMORIA DE PRÁCTICAS
II. Realización de Notas de prensa para los cursos “Imagen y Comunicación” y
“Contratación Internacional” impartido por el Instituto de Economía Internacional.
Desde el área de Relaciones con los Medios (gabinete de prensa) de la Oficina de
Comunicación, también se realiza el servicio de redacción y difusión de noticias universitarias;
es para este servicio para el que se me encomendó la tarea de realizar dos notas de prensa en
referencia a dos cursos impartidos por la Universidad de Alicante junto con el Instituto de
Economía Internacional.
Los cursos fueron los siguiente; “Imagen y Comunicación en el Comercio Internacional”, llevado
a cabo los días del 23 al 25 de Noviembre del 2009 y, “Introducción a la contratación
Internacional” realizado en las mismas fechas.
Las dos notas de prensa se realizaron con la suficiente antelación al desarrollo de sendos
cursos y, fueron publicadas el día 9 de Noviembre de 2009 en “Actualidad Universitaria”
14 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Nota de prensa para el curso “Imagen y Comunicación en el Comercio Internacional”
Nota de prensa para el curso “Introducción a la contratación Internacional”
15 MEMORIA DE PRÁCTICAS
III. Realización de un listado de nombres, apellidos y cargos que componen el Rectorado
de la UA.
Las relaciones con los medios es una tarea normalizada, diaria y vital para cualquier institución,
por ello desde la Oficina de Comunicación de la UA se mantiene una constante relación con
estos, ofreciéndoles información cuando la requieran y utilizando sus servicios cuando alguna
de nuestras tareas lo necesita.
En este caso, tuve que realizar un listado con la relación de nombres y cargos del rectorado de
la Universidad de Alicante y enviar dicha información a un periodista de la cadena COPE que
era quien la solicitaba.
IV. Asesoramiento y estudio de viabilidad publicitaria “Premios Onda” y “Gaceta
Universitaria”
Una de las tareas de la oficina de comunicación es la de asesorar al público interno de la
Universidad en materia de publicidad. En este caso debíamos estudiar dos posibles soportes
para futuras inserciones publicitarias de la Universidad y sus servicios.
El primer soporte correspondía a Onda Cero. La oferta estaba basada en convertir a la UA en
patrocinador de la “I Gala de los Premios Alicantinos en la Onda”. Para ello se nos hizo llegar
un briefing dónde se explicaban los diversos formatos publicitarios de los que dispondríamos si
la UA aceptaba ser patrocinador de los premios Onda. En este caso, lo que hicimos fue
estudiar cada una de las propuestas y adecuarlas a nuestras necesidades.
El segundo soporte a analizar fue el famoso periódico gratuito “Gaceta Universitaria”. Se me
encomendó la tarea de realizar un briefing acerca de los cambios en el formato y contenido del
periódico, el público al que va dirigido, su distribución, la repercusión en nuestro campus etc.…
para analizar si nos resultaba un soporte viable en materia de publicidad.
16 MEMORIA DE PRÁCTICAS
V. Actualización base de datos de medios para la campaña de comunicación de Navidad
Como cada año, la oficina de comunicación lleva a cabo una campaña de comunicación
destinada a uno de sus públicos de especial relevancia, los medios de comunicación.
Esta campaña se lleva a cabo cada año en el mes de Diciembre, en la víspera de Navidad;
años atrás, la campaña de Navidad con los medios de comunicación consistía en una cena
dirigida a éstos y presidida por el rector y en nombre del rector de la universidad. Su
preparación se llevaba a cabo con suficiente antelación ya que en su procedimiento se
realizaban tareas que requieren de tiempo para su perfecta organización, como por ejemplo
búsqueda del restaurante y elección del menú, distribución y número de mesas, elección de
invitados, realización de las cartas de invitación con sus correspondientes sobres y etiquetas,
así como la organización de las mesas de los invitados y su cartelería.
En esta ocasión, la anual Cena del Rector no se llevó a cabo por motivos internos y, por tanto,
se decidió desde la Oficina de Comunicación suplantar ese acto por el envío de unas
felicitaciones navideñas, las cuales requieren de menos esfuerzo para su elaboración así como
de un menor presupuesto.
Por este motivo se me encomendó la tarea de actualizar la base de datos de los medios de
comunicación que disponía la Oficina de Comunicación de la cena del rector del año 2009.
Con la antigua base de datos como referencia, me puse en contacto con cada medio para
confirmar su correspondiente localización y dirección, número de teléfono, el nombre del
director/a y confirmar si los nombres de los invitados que ya teníamos en la antigua base de
datos seguían ocupando el mismo cargo.
17 MEMORIA DE PRÁCTICAS
VI. Realización de las etiquetas para los sobres de las tarjetas de navidad para los medios
de comunicación.
Una vez actualizada la base de datos y con la información necesaria pasé a realizar las
etiquetas para el envío de las tarjetas de Navidad.
Esto se hizo a partir de una plantilla, en formato Word, con una tipografía seria y adecuada
para su correcta lectura, de esta manera, modifiqué el tamaño y el formato de letra de la
plantilla anterior a una más clara y limpia; los datos a incluir eran en primer lugar, el nombre
del periódico, en segundo lugar el destinatario, en tercer y último lugar la dirección postal.
Ejemplo de etiqueta
ABC
D. David Martínez
C/ Mayor 22, 3º E
03002 Alicante
Antena 3
D. Aurelio Fernández
Profesor Beltrán Báguela, 4bajo.
Trade Center
46009 Valencia
Asociaciò Dones i Comunicaciò
Dª. Menchu Illán
Avda. Jaume 1º nº 13, 4H
Edf. Cala Real
03560 El Campello
18 MEMORIA DE PRÁCTICAS
CONEXIÓN DE LA CARRERA CURSADA CON LAS PRÁCTICAS
A lo largo de la carrera universitaria cada una de las asignaturas cursadas me ha servido para
formarme como profesional de la Publicidad y Relaciones Públicas. No hay ninguna de ellas,
que, a día de hoy, me haga pensar que no hubiera sido necesaria en nuestro plan de estudios.
Durante mis prácticas de empresa, he comprendido la poca experiencia que poseo y a la vez,
los grandes conocimientos que he adquirido para poder ir desarrollando de una manera
efectiva mis futuras tareas como profesional.
Algunas de las asignaturas que me han ayudado especialmente en mis actividades realizadas
han sido las siguientes:
Lengua Española I y II. Una de las habilidades necesarias que debe poseer un buen
comunicador es, hablar bien y escribir bien. El conocimiento de la lengua en la que vas a
trabajar y a difundir tu trabajo es primordial, tanto para ser valorado por tu público, cómo para
difundir de la manera más eficaz la información. El conocimiento de Lengua Expañola que
adquieres en estas dos asignaturas podría definirse como un “reciclaje” de aquellas nociones
adquiridas en los años anteriores de educación, pero resultan muy útiles a la hora de poder
escribir y hablar bien, sin errores gramaticales y con coherencia.
Análisis y Expresión en Comunicación e Información Escrita. En esta asignatura
aprendemos conocimientos a cerca de los diferentes géneros periodísticos, su uso y su
redacción. Trabajar en una Oficina de Comunicación requiere de la habilidad necesaria para
desarrollar noticias de interés y llegar así, a los públicos objetivo. Una de mis tareas en la
Oficina fue la realización de Notas de Prensa; tarea adecuada para un periodista pero
perfectamente realizable por un Licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas y, tanto esta
19 MEMORIA DE PRÁCTICAS
asignatura como Lengua Española I y II me han servido de apoyo para realizarlas con la mayor
eficacia posible.
Estrategia de la Comunicación Publicitaria. Con esta asignatura, aprendemos que la
comunicación que vamos a desarrollar en nuestro futuro trabajo es estratégica y obtenemos las
destrezas necesarias para crear y desarrollar un plan estratégico de comunicación y un plan
estratégico de comunicación publicitaria. Se trata de una de las asignaturas más aplicables al
mundo laboral, pues si queremos conseguir nuestros objetivos deberemos,
imprescindiblemente, planear una estrategia a seguir.
Mis tareas dentro del área de publicidad se basaron, básicamente, en estudios de viabilidad; la
primera tarea se trataba del estudio de un briefing sobre una oferta de contratación publicitaria
en La Gala de los Premios Honda; en una segunda parte mi tarea fue la de realizar, más o
menos, un briefing sobre dos soportes publicitarios “Gaceta Universitaria” y “Educa Web”. Se
trataba básicamente de recopilar la información necesaria (formato, público al que se dirige,
qué ofrece, cómo lo ofrece…) para conocer así si, estos dos soportes podían ser útiles para
futuras inserciones publicitarias.
Imagen Corporativa. Este concepto es, hoy en día, vital y esencial para la empresa u
organización. Conseguir que nuestra empresa tenga una buena Imagen Corporativa significará,
en muchos casos, su supervivencia y triunfo en el mercado. En esta asignatura aprendemos la
importancia de la Identidad Corporativa y cómo afecta al futuro de nuestra organización.
La Universidad de Alicante ha ido forjando poco a poco una fuerte identidad corporativa tanto
en términos de imagen, como en cultura como en comportamiento y, es labor de la oficina de
comunicación que, mediante su labor profesional, esa identidad siga manteniéndose y
mejorando en el día a día y sea comunicada a la población en general para conseguir alcanzar
una buena imagen corporativa en la sociedad.
20 MEMORIA DE PRÁCTICAS
VALORACIÓN DE LAS PRÁCTICAS
El día 20 de Octubre del 2009 me incorporé, como alumna en prácticas, a la Oficina de
Comunicación de la Universidad de Alicante; Oficina en la cual he podida realizar, durante un
periodo de tres meses, tareas relacionadas con mi futuro mundo profesional y laboral así como,
un aprendizaje constante.
Dicho periodo de prácticas ha sido gestionado por el programa de prácticas de empresa de la
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Alicante y ha sido
tutorizado por la profesora Mar Iglesias.
La Oficina de Comunicación es una parte especialmente importante en cualquier organización.
Mi objetivo básico era observar y conocer el día a día en la gestión de la comunicación de una
institución pública, y que mejor lugar que la Universidad en la que estudio para conseguirlo.
Desde el primer día, María Rosa Mirasierras, Directora de la Oficina, ha tenido interés por mi
formación, no ha dudado en contestar todas mis preguntas o dudas y siempre he podido
disponer de su ayuda y de su conocimiento profesional.
Las tareas que haya podido realizar no han sido ni de especial relevancia, ni en cantidad, pero
todas aquellas que en las que me he visto involucrada de primera mano me han aportado
práctica y mayor conocimiento al que ya había adquirido durante mis cuatro años de estudio.
El primer día de trabajo se me encomendó la laboral de ponerme en contacto con grupos de
comunicación, como por ejemplo, EFE y Reuters con la misión de conseguir una información
necesaria y relevante para llevar a cabo la difusión de unas jornadas. He valorado el hecho de
haberme encomendado esta tarea, ya que gracias a ello, he podido ir eliminando mi poca
habilidad para tratar con los medios, algo a lo que no estaba acostumbrada.
21 MEMORIA DE PRÁCTICAS
Dentro de la Oficina me he sentido involucrada y tranquila en todo momento, he podido
colaborar con los técnicos de comunicación para la realización del Dossier de Prensa, he
compartido conocimientos con el área de publicidad y comunicación interna así como he
podido asistir a reuniones, asesorías o jornadas…
Ha habido tareas que me ha gustado menos realizar, como pueden ser, la realización de notas
de prensa y otras que me hubiera gustado aprender y no he tenido oportunidad, como por
ejemplo, La cena de Navidad del Rector con los periodistas o alguna tarea de comunicación
interna.
En general creo que podía haber aportado más y creo que me podían haber encomendado
más tareas; sin embargo, considero que mis prácticas han sido productivas y útiles. He podido
aplicar todo lo aprendido durante mis años de universidad de una manera más real y, he
generado conocimiento que me ayudará, sin duda alguna, al desarrollo de mi futuro
profesional.
Valoraría en general el ambiente y la predisposición de todos mis compañeros de trabajo en la
Oficina, siempre disponibles a cualquier duda que pudiera surgir, así como la libertad que he
tenido para preguntar mis inquietudes, la libertad a utilizar los recursos disponibles, la libertad a
ayudar en tareas como el dossier de prensa y a moverme por cada una de las áreas sin
ningún tipo de problema.
22 MEMORIA DE PRÁCTICAS
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Yo, Dña. Esther Asensio Cantó, alumna de Publicidad y RR.PP. de la Facultad de Ciencias
Económicas y Empresariales de la Universidad de Alicante, asumo la responsabilidad de la
veracidad de los datos e información recogidos en esta memoria, y declaro ser consciente de
las consecuencias académicas que pudieran derivarse de la falsificación de cualquiera de los
datos y/o información anteriormente referida.
Alicante a 11 de Mayo de 2010
Fdo.:
D.N.I.:
23 MEMORIA DE PRÁCTICAS