memoria justificativa de la necesidad de contratar la
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Vicepresidència Econòmica, de Promoció Empresarial i d’Ocupació Intervenció General
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE HAN DE
REGIR PARA LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ECONÓMICO-FINANCIERO EN EL SENO DE LA
COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES
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1. INTRODUCCION ................................................................................................................... - 3 -
2. OBJETO DEL CONTRATO .................................................................................................. - 4 -
3. PLAZO DEL CONTRATO Y PRORROGAS ...................................................................... - 4 -
4. DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL ................................................................. - 5 -
5. DESCRICION DEL SERVICIO REQUERIDO ................................................................... - 7 -
6. REQUERIMIENTOS TECNICOS ...................................................................................... - 13 -
7. CONDICIONES DE EJECUCION ...................................................................................... - 13 -
8. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA ................................................................................ - 26 -
9. SUBCONTRATACIÓN DE LOS TRABAJOS ................................................................... - 26 -
10. MEJORAS SOBRE LOS REQUISITOS DE ESTE PLIEGO ....................................... - 27 -
11. DEDUCCIONES APLICABLES SOBRE EL PRECIO ................................................ - 27 -
12. ANEXO-I.- PREVISION DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO ......................... - 28 -
13. ANEXO-II.- CI ................................................................................................................. - 31 -
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1. INTRODUCCION
El sistema de información SAP ERP v6.0 (EAPS) Sector Público, es una
plataforma de índole tecnológica, integrada y evolutiva, que dispone de
herramientas para facilitar la gestión.
Esta plataforma implantada en la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares está
complementada con funcionalidades y desarrollos adicionales y como
consecuencia no se centra estrictamente en el ámbito presupuestario y contable,
ya que su función es la de poder canalizar todos aquellos actos que tienen una
transcendencia económica, basándose en el objetivo de mantener tres principios,
integración, dato único y captura de información en origen, principios
indispensables para disponer de una información actualizada y puntual.
Con el objetivo de mantener permanentemente operativo el sistema de gestión,
es necesario acometer una fase de mantenimiento y evolución del sistema a lo
largo de los próximos años. El éxito del mantenimiento del modelo de gestión
económico-financiera implantado radica en la correcta gestión y resolución de
todas aquellas dudas o necesidades de soporte que se planteen, así como los
ajustes, correcciones y adaptaciones que se determinen necesarios, detectados en
el transcurso del funcionamiento habitual de dicho sistema.
Los principales departamentos usuarios del sistema de gestión son:
Direcció General de Pressuposts i Finançament
Direcció General del Tresor i Política Financera
Intervenció General de la Caib
Direcció General d'Innovació i Desenvolupament Tecnològic
Unidades de Gestión Económica (UGE) de las diferentes Consellerias y
secciones presupuestarias
Servei de Patrimoni
Servei de Recaptació
Junta Consultiva de Contractació Administrativa
Agencia Tributaria de las Islas Baleares
Aunque hay otros departamentos o servicios también usuarios del sistema. Hay
aproximadamente unos 2000 usuarios que utilizan el sistema.
Es un sistema integrado dividido en tres sociedades-sap, sociedad CAIB que
corresponde a la Administración General, sociedad ATIB que corresponde a la
Agencia Tributaria de las Islas Baleares y sociedad IBSA que corresponde al
Servei Balear de Salut.
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2. OBJETO DEL CONTRATO
Constituye el objeto del contrato la prestación del siguiente servicio:
Mantenimiento de las funcionalidades e integración del sistema SAP
ERP v 6.0 SECTOR PUBLICO para la gestión económico-financiera.
Dicho mantenimiento afectará a las sociedades CAIB, ATIB y en lo referente a
la sociedad IBSA afectará a aquellos módulos comunes a las trés sociedades. No
serán objeto de ésta contratación el suministro o mantenimiento de las licencias
de uso de productos de terceros utilizados en la nueva plataforma de gestión
salvo que el ofertante así lo exprese.
El objeto de este procedimiento consiste en la contratación de los servicios
necesarios para cubrir los siguientes aspectos:
Mantenimiento del sistema corporativo de gestión económico-financiera
de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, cubriendo las
necesidades del modelo de gestión que implementa y de su ecosistema de
integraciones con otros aplicativos informáticos. Para garantizar que se da
respuesta con el ritmo y calidad requeridos a las necesidades de soporte a
los responsables funcionales que se planteen y considerando el alcance y
dimensiones del sistema de gestión implantado, se deberá valorar y
planificar correctamente la ejecución de este tipo de servicio. Esta
planificación deberá orientarse al perfeccionamiento del sistema de
información ya implantado, persiguiendo la mejora continua que asegure
la calidad y satisfacción de los usuarios.
Adaptaciones funcionales adicionales, fruto de las nuevas exigencias de
soporte a los procesos de gestión económico-financiera de la Comunidad
Autónoma.
Garantía durante un periodo de seis meses del sistema, a contar desde la
fecha de recepción.
3. PLAZO DEL CONTRATO Y PRORROGAS
La fecha de entrada en vigor del contrato para cada uno de los elementos
funcionales a mantener será la del día de la firma del contrato y con una duración
de cuatro años, con posibilidad de prórroga del mismo.
El plazo de ejecución finalizará a los 4 años a partir de la firma del contrato si no
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se opta por su prorroga.
Se podrá prorrogar éste contrato por periodos de 12 meses hasta un máximo de
24 meses, siempre y cuando se efectúe la prórroga por mutuo acuerdo de las
partes antes de finalizar el contrato y en las mismas condiciones indicadas en el
presente pliego técnico.
4. DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL
SAP en su versión ERP 6.0 Sector Público, están implantados los siguientes
módulos y desarrollos adicionales (se enumeran los más significativos):
- Elaboración y edición Presupuestos
- Vinculaciones y modificaciones de crédito
- Gestión y seguimiento de expedientes de contratación
- Gestión y seguimiento de expedientes de subvenciones
- Otros expedientes
- Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria
- Fiscalización
- Tesorería (caja, bancos, fianzas/avales, embargos, factoring, endosos)
- Contabilidad Presupuestaria
- Contabilidad de activos fijos y patrimonio
- Recaudación ejecutiva
- Recaudación por cuenta de OO.EE.
- Junta Consultiva de C. Registro de contratos y otros
- Gestión BAS y envíos TESEO
- Sistema de información (BW v 3.1)
- Interfaces con otros sistemas (rrhh, exanci, etc,)
- Liquidaciones y modelos oficiales
Se trata de una implantación de la solución sectorial SAP ERP para el sector
público, actualmente en su versión 6.0, su implantación fue realizada a principios
del año 2000 y habiéndose aplicado sucesivas migraciones hasta la versión
actual.
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El sistema implantado tiene tres entornos, el de desarrollo, el de integración y el
sistema productivo, según el siguiente esquema:
Están implantados los siguientes módulos:
Para el Servicio de Salut, se disponen de módulos específicos como MM, SD etc. y
enlaces con aplicaciones y sistemas hospitalarios.
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5. DESCRICION DEL SERVICIO REQUERIDO
Los servicios de mantenimiento amparados por el presente contrato serán de
aplicación sobre los siguientes niveles:
Equipo lógico básico SAP ERP SECTOR PUBLICO v6.0:
Incorporación de nuevos transportes referente a notas OSS.
Equipo lógico de aplicación: mantenimiento correctivo,
adaptativo, perfectivo, preventivo y evolutivo de las
funcionalidades que constituyen el sistema de la gestión
económica-financiera, así como, el mantenimiento en iguales
términos de las parametrizaciones sobre el equipo lógico básico
SAP ERP v6.0 Sector Público con las adaptaciones, en su caso
necesarias, durante la vigencia del presente contrato, y la
integración existente con otros sistemas de información
complementarios de la gestión en SAP.
A efectos del presente contrato y con el objeto de clarificar los
conceptos y la terminología aplicada, se entenderá lo siguiente:
Por equipo lógico básico SAP ERP v.6.0 sector público: el
conjunto de versiones y releases licenciadas por SAP que
constituyen el cuore y los módulos funcionales del sistema SAP
ERP v6.0 juntamente con los módulos específicos implantados al
día de hoy.
Por equipo lógico de aplicación: el conjunto de
parametrizaciones, adaptaciones funcionales y desarrollos
específicos resultantes de la implantación del nuevo sistema de
gestión económico-financiero en la Comunidad Autónoma de las
Islas Baleares.
Los servicios a realizar por parte del adjudicatario comprenden los siguientes
ámbitos de actuación:
Dar continuidad al modelo de trabajo para el mantenimiento del sistema, que
permita la correcta gestión, y resolución de dudas y necesidades de soporte
que se planteen, tanto por los responsables funcionales del proyecto, así
como del ajuste que se detecte como necesario en el transcurso del
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funcionamiento del sistema, en fase de consolidación continua y
mantenimiento.
Dar continuidad a los protocolos de relación entre todos los agentes
involucrados en la actividad de mantenimiento: responsables funcionales y
técnicos, etc. Consideración de procedimientos de seguimiento,
interpretación, autorización de tareas de mantenimiento y otras peticiones de
servicio por parte de los usuarios finales.
Ejecución y seguimiento periódico del servicio de mantenimiento puesto en
marcha. Evaluación de los niveles de calidad de éste, y detección y puesta en
marcha de elementos de mejora continua del servicio.
Análisis y definición de funcionalidades adicionales, que han de dar respuesta
a las necesidades detectadas durante el proceso de mantenimiento de los
procesos de gestión económico-financiera, completando de esta forma el
modelo actualmente definido.
Configuración e implementación de estas funcionalidades adicionales de
forma integrada y consistente con el modelo de gestión económico-financiera
definido e instrumentalizado en el entorno de desarrollo SAP ERP versión
6.0.
Definición e implementación, sobre el sistema SAP ERP versión 6.0, de los
procesos de conversión, actualización e integración de información que sean
requeridos para la puesta en marcha de la funcionalidad adicional.
Adaptación de la documentación afectada por las evoluciones funcionales del
modelo de gestión económico-financiera y sistema de información que lo
soporta.
Puesta en marcha, contemplando aspectos de comunicación y formación a los
usuarios finales, de las referidas funcionalidades adicionales.
El servicio ofertado debe cubrir los requerimientos que a continuación se
enumeran:
5.1 Soporte a los responsables funcionales y usuarios finales
El soporte consistirá en aquellas tareas que impliquen una acción
sobre el sistema de gestión sin ser correcciones o mejoras en la
aplicación u objetos técnicos. Son acciones a realizar a la mayor
brevedad posible, por tanto, normalmente no serán panificables. No se
tendrá en cuenta el grado de esfuerzo que requiere su realización por
ser, generalmente, de pequeña envergadura.
Por soporte se entiende:
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Atención y respuesta a las dudas, consultas y peticiones de los
responsables funcionales sobre el sistema.
Ayuda en la corrección de errores en los datos introducidos
erróneamente por el usuario.
Registro y solución de consultas al usuario del sistema sobre el
procedimiento de operación.
5.2 Servicio de mantenimiento
En la fase de mantenimiento del sistema de gestión económico-
financiero, la identificación de la tipología de solicitudes de servicio a
considerar, (procedentes de los usuarios, responsables funcionales y
técnicos) es necesaria para ofrecer un tratamiento adecuado a cada
una de ellas. Esto permitirá dar a cada solicitud el tratamiento
adecuado que corresponda en términos agentes o equipos de trabajo
que interviene, su gestión administrativa y presupuestaria dentro de
los diferentes tipos de servicios contratados en esta licitación.
Se requiere dedicación presencial por parte del equipo de trabajo
asignado por el adjudicatario a la ejecución de los trabajos objeto de
este pliego. Se entiende por dedicación presencial aquella prestada en
una oficina de proyectos del licitador a menos de 3 km de la sede de la
Intervención General de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.
5.2.1 Mantenimiento correctivo
El dedicado a la corrección de anomalías, errores, fallos
ocultos, defectos o malfuncionamientos que se pongan de
manifiesto en cualquiera de las funcionalidades que forman el
equipo lógico de aplicación descrito anteriormente. No
supondrá cargo alguno el mantenimiento correctivo aplicado a
aquellas funcionalidades que estén dentro del período de
garantía así como aquellas, que estando fuera del período de
garantía, por la propia particularidad de la funcionalidad solo
puedan ser testadas en su totalidad cuando se den determinadas
circunstancias o condiciones no disponibles en el momento de
su implantación.
5.2.2 Mantenimiento adaptativo o evolutivo menor
El dedicado a la adaptación de las funcionalidades, que forman
el equipo lógico de aplicación descrito anteriormente, ante
imperativos legales, normativos, orgánicos o funcionales.
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Este servicio incluirá la incorporación de pequeños cambios en
el sistema de gestión, dirigidos a la consolidación, en términos
de ajustes, estabilización, optimización, etc. de las
funcionalidades implantadas, con un esfuerzo de desarrollo
limitado y sin que suponga un cambio en los procesos
existentes ni un riesgo para la estabilización del sistema
implantado. Ejemplo de tareas podrían ser la adición de un
campo pre-existente en un informe o creación de una
determinado dato organizativo.
En el caso que la propuesta de adaptación suponga un cambio
importante en el sistema establecido y que, por tanto, requiera
una dedicación prolongada de recursos, se considerará
mantenimiento evolutivo mayor.
En un flujo normal, una petición de mantenimiento adaptativo
incluirá la realización de una serie de actividades: petición de
necesidades, estudio de viabilidad, diseño funcional, diseño
técnico, construcción (programación y parametrización),
pruebas unitarias, pruebas de integración, de aceptación o
registro, supervisión de pruebas de usuario y tareas de soporte
posterior a la puesta en marcha de la nueva funcionalidad,
entre ellas la comunicación a los afectados.
5.2.3 Mantenimiento evolutivo mayor o nuevos desarrollos
El dedicado a mantener la consistencia de las funcionalidades
implantadas y ayudar a detectar en la medida de lo posible
cualquier excepcionalidad que en dichas funcionalidades se
pueda producir.
Este servicio incluirá nuevas funcionalidades (requerimientos
funcionales o técnicos) a incorporar a los existentes,
demandadas por los responsables funcionales, que representen
un incremento o modificación substancial de las
funcionalidades o procesos ya implantados, y que también
requieran una nueva fase de consolidación.
Este servicio también es objeto de la presente licitación. En el
apartado 2.6 se presenta la relación de funcionalidades
adicionales que se han identificado. De forma prioritaria se
deberán realizar aquellas demandas que en caso de no ser
atendidas podrían provocar algún tipo de incidencia en el
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normal desarrollo de las actividades de gestión económico-
financiera. No obstante, en la actualidad, estas funcionalidades
y las que puedan aparecer, son evaluadas periódicamente para
su priorización por la Intervención General.
5.2.4 Mantenimiento preventivo y perfectivo
El dedicado a la adaptación y desarrollo de funcionalidades
que mejoren el sistema, equipo lógico de aplicación descrito
anteriormente, en sus prestaciones, funcionalidad, ergonomía y
ayuda en la operativa diaria, así como, la integración con otros
sistemas de información.
Durante la ejecución de los trabajos, objeto de este Pliego, se
deberán proponer, desde un enfoque proactivo, mejoras o
cambios, de impacto limitado, en el sistema de gestión
económico-financiero. Se basará en la información de
seguimiento que se recopilará periódicamente, de la cual se
extraerán las conclusiones que permitirán proponer acciones
encaminadas a la mejora continua.
Ejemplos:
Proponer la substitución de un desarrollo a medida
ABAP para la parametrización adecuada.
Identificar patrones de defectos, de necesidades de
soporte presencial o de formación, así como proponer
las soluciones más adecuadas.
Estas iniciativas serán objeto de estudio de viabilidad,
aprobación, planificación, diseño, construcción, implantación y
puesta en marcha.
5.2.5 Gestión del servicio
Englobará las tareas relacionadas con la comunicación y la
coordinación entre los diferentes actores involucrados en la
implantación de un cambio en el sistema de gestión, desde su
identificación hasta la puesta en producción, incluyendo el
soporte y formación.
Se deberán estructurar los procedimientos de gestión para la
aprobación y la priorización de las solicitudes de servicio, las
peticiones de cambio, la aprobación de los análisis funcionales,
y la definición y ejecución de pruebas de aceptación.
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5.2.6 Adaptaciones funcionales adicionales
A continuación se detalla la adaptación funcional, identificada
en el proceso actualmente. Esta identificación no tiene carácter
cerrado, por lo que se dotará de un contingente de horas para,
previa aprobación de la Dirección del Proyecto, poder abordar
el análisis y desarrollo de funcionalidades adicionales que se
detecten durante el periodo de mantenimiento.
Durante 2013 se adaptará un repositorio que a modo de central
de información, incluido en el actual sistema BW, que
contenga tanto la información actualmente generada desde el
sistema de gestión SAP, como de aquella otra procedente del
sector público instrumental de la CAIB, la descripción de dicho
repositorio está detallada en el ANEXO-II del presente pliego.
El plazo de ejecución máxima para este evolutivo será de 24
meses a partir de la fecha de adjudicación del contrato.
Estableciendo como hitos máximos significativos:
4 meses de definición del modelo, análisis y diseño
funcional.
6 meses para el diseño técnico, parametrización y
construcción.
3 meses para el inicio de la puesta en producción de la
funcionalidad.
5 meses para la consolidación definitiva de la nueva
funcionalidad.
6 meses para la entrega de componentes adicionales, pe.
Cuadro de Mandos, y otras mejoras funcionales que se
determine.
5.2.7 Trabajos de mantenimiento identificados
A título meramente informativo y sin que represente una lista
cerrada de tareas se incluyen en el ANEXO-I una serie de
trabajos de mantenimiento identificados a día de hoy.
Obligatoriamente, las tareas realizadas independientemente del
tipo de mantenimiento de que se trate conllevarán la
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actualización de la documentación del sistema en aquellos
casos en que proceda dicha actualización.
6. REQUERIMIENTOS TECNICOS
En el marco de las políticas tecnológicas de la Direcció General d'Innovació i
Desenvolupament Tecnològic de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, a
continuación se describen los requerimientos técnicos de deberán considerar en la
ejecución de los servicios objeto de esta contratación.
6.1 Relativos a la solución software
La Comunidad Autónoma de las Illes Balears ha optado por la implantación
de SAP ERP en el ámbito de la gestión económico-financiera como
herramienta corporativa. Así pues, el licitador debe utilizar las
funcionalidades del sistema SAP como elemento integrador y como
facilitador tecnológico.
6,2 Arquitectura tecnológica
El licitador debe considerar la existencia de tres entornos diferenciados para
la implantación de los sistemas económico-financieros en la metodología de
trabajo para la puesta en marcha: un entorno de producción, un entorno de
integración y un entorno de desarrollo, como indica el apartado “Descripción
de la situación actual”.
7. CONDICIONES DE EJECUCION
A continuación se detallan todas aquellas especificaciones del servicio relevantes
para que el licitador pueda evaluar todas las tareas y el esfuerzo necesario para
llevarlas a cabo. También se indican las condiciones obligatorias para el
cumplimiento del proyecto.
7.1 Planificación, Dirección y seguimiento y control de los trabajos
amparados en este contrato
Con el objeto de mantener la coherencia y coordinación de la gestión
económico-financiera de la CAIB y de sus entes dependientes, la Dirección
del Proyecto será asumida por el Órgano Directivo de la Contabilidad Pública
y de control interno. El órgano de contratación propondrá, si la casuística lo
requiere o bien si lo considera necesario, la creación de otros órganos de
control del proyecto con los miembros que estime oportunos, en todo caso,
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estará asistido en todo momento por el Responsable de los Sistemas de
Gestión Económico-financieros y en quien podrá delegar aquellas
competencias que considere oportuno dentro del marco de la presente
contratación.
Como el escenario de ejecución del servicio queda inscrito tanto en el ámbito
funcional del sistema de gestión, como en el tecnológico, en lo referente a
aquellos aspectos en que pudiera surgir alguna implicación sobre los sistemas
de comunicaciones, software de base, intranet y hardware corporativo, se
someterá a la Direcció General d'Innovació i Desenvolupament Tecnològic
como órgano competente en la materia.
Las funciones de la Dirección del proyecto, con relación a la prestación de los
servicios del presente contrato, serán las siguientes:
a) Velar por el cumplimiento de los servicios exigidos y ofrecidos.
b) Recibir los informes sobre la marcha del servicio y de todas aquellas
cuestiones relacionadas que sean de interés.
c) Valorar, priorizar, diligenciar y validar las acciones y trabajos de
mantenimiento a realizar y los realizados.
d) Realizar las certificaciones parciales de los servicios prestados.
e) Aprobar o rechazar la sustitución del personal dedicado al contrato y
autorizar su acceso a las instalaciones.
Otras actuaciones:
Informar al adjudicatario de cualquier deficiencia que observe en algún
componente funcional, facilitando a la vez toda la información disponible
sobre la incidencia. Adoptar las medidas que fueren precisas, dentro de lo
posible, con el fin de facilitar la determinación de fallos y sus causas.
7.2 CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN
El pago correspondiente a la ejecución de los trabajos objeto del contrato se
llevará a cabo mediante la presentación de factura mensual a la que se
adjuntará certificación acreditativa de los trabajos realizados en la que se
indicará el total de horas/jornadas incurridas y su precio unitario que será el
de la oferta seleccionada, dicha factura será conformada por la Intervención
General de la CAIB previo informe del responsable del sistema de
información económico financiera.
7.3 Marco temporal del proyecto
El marco temporal del proyecto contempla el periodo que va desde la firma
del contrato hasta pasado 4 años, con posibilidad de prórroga.
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Condiciones básicas de ejecución (ANS)
Dada la situación actual y el grado de madurez, se requiere el cumplimiento
de los niveles SLA desde el primer día del servicio.
Los niveles mínimos requeridos se detallan en el cuadro siguiente:
CONCEPTO PARÁMETROS NIVELES MÍNIMOS
ATENCIÓN
PRESENCIAL
TIEMPO MÁXIMO DE PRESENTACIÓN EN LA
SEDE DE LA INTERVENCIÓN GENERAL, DEL
EQUIPO DE TRABAJO NECESARIO PARA LA
RESOLUCIÓN DE UNA INCIDENCIA.
< 8 HORAS
GESTIÓN DE
ACTUACIONES
CORRECTIVAS
TIEMPO MÁXIMO DE RESOLUCIÓN DEL 80% DE
LAS ACTUACIONES SEGÚN LA PRIORIDAD
ESTABLECIDA
BAJA < 15 DÍAS LABORALES
MODERADA < 5 DÍAS LABORALES
URGENTE < 3 DÍAS LABORALES
CRÍTICA < 8 HORAS
% MÍNIMO DE ACTUACIONES REABIERTAS < 15%
GESTIÓN DE
ACTUACIONES
PREVENTIVAS Y
EVOLUTIVAS
% MÍNIMO DE PETICIONES FINALIZADAS
DENTRO DEL PLAZO PLANIFICADO
> 80%
El adjudicatario puede ofrecer niveles de servicio mejores que los
establecidos que se valorarán en los Criterios evaluables de forma automática
en la valoración de las ofertas. Su incumplimiento implicará deducciones
automáticas del precio, según se indica en el pliego de condiciones
administrativas particulares.
Las condiciones de ejecución, específicas o particulares, que se establecen
para la ejecución de este contrato son:
En el momento de la prestación del servicio, y en su caso, se exigirá al
adjudicatario la aportación de las infraestructuras informáticas, espacios y
cualquier otro componente o medio técnico necesario para realizar el
trabajo.
Cuando sea necesario y en función de los trabajos de mantenimiento, se
requerirá al adjudicatario la aportación de la siguiente documentación, en
el formato que se determine:
o Cartera de peticiones
o Inventario de requerimientos
o Estudios previos
o Diseño técnico
o Plan de gestión del cambio
o Requerimientos mínimos de instalación
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o Manuales de usuario, técnicos y de puesta en producción
o Cualquier otro documento aplicable a este tipo de trabajo
Se requerirá al adjudicatario que aporte un plan de transición y de
devolución del servicio.
Será necesario aportar una planificación detallada de los evolutivos, en
los cuales se detallará las diferentes actividades a desarrollar para cada
una de las fases detalladas en función de la metodología aportada.
También debe detallar los diferentes hitos de entregas del evolutivo.
Las herramientas y versiones de desarrollo sobre las que se proveerán los
servicios descritos serán los establecidos en su momento por la Direcció
General d'Innovació i Desenvolupament Tecnològic.
Finalmente, se exigirá al adjudicatario la aplicación de la metodología
más conveniente para la ejecución de los servicios objeto de este Pliego.
7.4 Periodo de garantía
El adjudicatario deberá garantizar por 6 meses los productos derivados de la
presente contratación a contar desde la fecha de implantación de los mismos,
obligándose a realizar durante este periodo los cambios necesarios para
resolver las deficiencias detectadas imputables al adjudicatario si así los
solicita la Intervención General.
Esta garantía incluye la resolución de errores, carencias o vicios ocultos que
se manifiesten en el funcionamiento de las aplicaciones, o que sean
descubiertas mediante pruebas o cualquier otro medio, así como la conclusión
de la documentación incompleta y la enmienda de la que contenga
deficiencias.
La corrección de errores deberá garantizar no únicamente la solución del error
detectado y la resolución de los hipotéticos efectos negativos ocasionados,
sino también que toda la documentación relacionada con los mismos se
actualice convenientemente.
Los tiempos de respuesta se establecen por tipo de incidencia y por perfil
necesario para solucionarla.
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El adjudicatario deberá disponer de un teléfono de soporte o de Help Desk
con horario de 8:00 a 18:00 de lunes a viernes.
INCIDENCIA RESPUESTA RESOLUCIÓN PERFIL DE SOPORTE
CRÍTICA 1 HORA 6 HORAS CONSULTOR / ANALISTA SÉNIOR I ANALISTA-PROGRAMADOR
GRAVE 2 HORAS 12 HORAS CONSULTOR / ANALISTA SÉNIOR I ANALISTA-PROGRAMADOR
NORMAL 4 HORAS 48 HORAS CONSULTOR / ANALISTA SÉNIOR I ANALISTA-PROGRAMADOR
o Incidencia crítica. El sistema de gestión no funciona o una de las funcionalidades básicas no
funciona. Implica una parada o una grave distorsión en la operativa normal de
funcionamiento del sistema.
o Incidencia grave. La aplicación o una de las funcionalidades tiene una anomalía importante,
pero no impide la operativa normal del resto de funcionalidades.
o Incidencia normal. La aplicación o una de sus funcionalidades tiene una incidencia normal.
7.5 Descripción de la metodología a utilizar
El adjudicatario de los servicios se comprometen a seguir la metodología de
gestión de proyectos TIC de la Comunidad Autónoma: metodología
METRICA, o en su defecto la propia, siempre que se respeten los principios
de la mencionada.
7.6 Medidas de gestión del cambio
El licitador propondrá un Plan de Comunicación que plantee las actividades a
desarrollar para la difusión de los contenidos y avances del proyecto.
Igualmente, deberá especificar en su propuesta las actividades de formación
que puedan ser requeridas ante incrementos significativos de funcionalidad en
el sistema de información o ante necesidades de refuerzo de formación sobre
el sistema de información en su conjunto.
7.7 Medidas de gestión de calidad
El adjudicatario deberá definir el plan de calidad que considere necesario para
garantizar la calidad en el proyecto, tanto en el proceso de construcción o
implantación, como en el producto resultante.
De forma específica el adjudicatario estará obligado a:
Obtener la validación de los responsables funcionales al documento
descriptivo de necesidades, objetivos y alcance del proyecto.
Obtener la validación de los responsables funcionales a las
especificaciones del diseño de la solución.
Probar el cumplimiento de los requisitos funcionales de cada
programa mediante pruebas unitarias. Probar el cumplimiento de los
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requerimientos funcionales del conjunto del sistema mediante pruebas
de integración y de sistema. Probar casos extremos y de error.
Probar el cumplimiento de los requerimientos de disponibilidad y de
tiempo de respuesta mediante pruebas de rendimiento, donde se
someterá el sistema a cargas de trabajo similares a las puntas reales.
Obtener la aceptación del sistema por parte de los responsables
funcionales mediante la realización por ellos mismos de pruebas de
aceptación o la validación del resultado de las realizadas por el
adjudicatario.
Probar el correcto funcionamiento de los ajustes o nuevas
funcionalidades respecto las anteriores, mediante pruebas en paralelo.
Disponer de un plan de implementación que permita deshacer los
cambios en caso de detectarse un funcionamiento anómalo del nuevo
sistema, las nuevas funcionalidades u adaptaciones.
Probar el funcionamiento real sobre una muestra representativa de
usuarios (prueba piloto) antes de implantarlo para todos los usuarios.
Realizar un control que asegure la realización de pruebas y la
aplicación de los estándares de programación y documentación de la
Comunidad Autónoma.
Se realizará un seguimiento de la calidad del proyecto y se evaluará
periódicamente al adjudicatario.
7.8 Requerimientos de seguridad
7.8.1 Confidencialidad y publicidad del servicio
El adjudicatario está obligado a guardar secreto respecto a los datos o
información previa que no siendo pública esté relacionada con el
objeto del contrato.
Cualquier comunicado de prensa o inserción en los medios de
comunicación que el adjudicatario realice referente al servicio que
presta a la Comunidad Autónoma deberá ser aprobado previamente.
7.8.2 Propiedad intelectual
Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente en materia de
propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de
ordenador, el contratista acepta expresamente que los derechos de
explotación de los programas desarrollados y de las bases de datos
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creadas o modificadas al amparo del presente contrato corresponden
únicamente a la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, con
exclusividad y a todos los efectos.
Toda la documentación que se genere a lo largo del servicio es
propiedad exclusiva de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.
El adjudicatario no podrá utilizarla para otros fines sin consentimiento
previo.
7.8.3 Seguridad y protección
El adjudicatario se compromete a cumplir los requerimientos de seguridad
y continuidad aplicables al objeto del contrato especificados en:
La legislación vigente en general y, en particular, cuando se traten
datos de carácter personal, el Reglamento de Seguridad del Real
Decreto 994/1999 de la Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD), en ningún caso podrá copiar o utilizar con finalidad
diferente a la del objeto de este contrato, ni tampoco ceder a otros
ni tan siquiera a efectos de conservación.
Las normas ISO/IEC/UNE 17799 de mejores prácticas de
seguridad de la información y UNE71502 de gestión de la
seguridad de la información, adaptadas a la estructura
administrativa, personal y entorno tecnológico del cliente y
aplicadas de forma proporcional a los riesgos reales.
Adicionalmente, el adjudicatario se compromete a:
Cumplir con las directrices tecnológicas y de seguridad que
establezca la Comunidad Autónoma.
Implementar las medidas, procesos y requerimientos que la
Comunidad Autónoma solicite con esta finalidad y le propondrá
las que considere necesarias para mejorar las soluciones.
Facilitar toda aquella información que la Comunidad Autónoma
requiera para que pueda dar cumplimiento a la legislación y
normativa referida a este apartado.
De forma específica el adjudicatario está obligado a:
Dentro del análisis de los requerimientos del sistema: dar soporte
metodológico y documentar los resultados del análisis de los
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riegos de las nuevas funcionalidades a implementar y clasificación
de criticidad y sensibilidad de los nuevos datos y procesos. Este
análisis incluirá también el soporte metodológico y la
documentación de la clasificación de los datos personales en los
diferentes niveles establecidos por el Reglamento de Medidas de
Seguridad de la LOPD.
Dentro del diseño del sistema: diseño de controles de seguridad
para los nuevos datos y procesos, incluyendo, entre otros, los
controles de cumplimiento del reglamento de seguridad de la
LOPD y la actualización de los planes de contingencia y
continuidad.
Dentro de la prueba del sistema: prueba de los nuevos controles de
seguridad.
7.9 Informes de control para la gestión del proyecto y productos resultantes
El adjudicatario deberá entregar mensualmente un informe con la siguiente
información:
Incidencias derivadas al segundo nivel.
Indicadores de SLA referentes al primer nivel de soporte – presencial
Número de llamadas por aplicación
Relación detallada de llamadas i incidencias, fechas de recepción y
fecha de finalización
Cuadro resumen de las peticiones recibidas, aceptadas, rechazadas y
finalizadas por aplicación
Relación de las peticiones indicando para cada una de ellas su
tipología (preventivo, evolutivo, etc.) su estado, fecha y estimación.
Resumen del progreso del proyecto para los diferentes conceptos de
soporte a usuarios y mantenimiento correctivo, mantenimiento
preventivo y mantenimiento evolutivo, incluyendo el incurrido y el
análisis de las desviaciones (en esfuerzo y económico)
El grado de progresos y el grado de riesgo del proyecto se medirán de forma
objetiva, en función de los resultados entregados y se acompañarán de los
planes de acción sobre las desviaciones significativas.
El pago de las facturas estará condicionado también a la presentación y
aceptación de dicho informe.
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Otros documentos que se deberán liberar cuando corresponda son las actas de
reuniones, actas de aprobación, e informes de seguimiento específicos para
los evolutivos que se identifiquen.
Igualmente, se requerirá al adjudicatario la aportación de la siguiente
documentación, en el formato que se determine:
Actualización de Manuales de usuario
Actualización de Manuales técnicos
Manuales de puesta en funcionamiento
Actualización de Manuales de operación
Cualquier otro documento aplicable a este tipo de trabajo
o Requerimientos mínimos de instalación
o Etc.
El adjudicatario deberá mantener un registro de documentación enviada, con
detalles de las versiones, fechas y destinatarios.
7.10 Plan de transición y devolución del servicio
7.10.1 Plan de transición:
Definición del marco temporal y recursos necesarios para
llevar a cabo el plan de transición.
Planificación detallada de la fase de captura del conocimiento,
la duración prevista y su grado de implicación.
Planificación detallada de la fase de transición propiamente
dicha, duración prevista y definición de los SLA ofertados,
hasta la estabilización definitiva. Des de el inicio de contrato
los SLAs deben ser mínimo los actuales.
En caso que sea necesaria una fase de transformación, duración
prevista y especificación detallada de cómo se llevará a cabo.
7.10.2 Plan de devolución del servicio:
Definición de la duración del plan de devolución ofertado.
Cuantificación de los recursos que se consideren necesarios
para realizar la transferencia de conocimiento y la
transferencia tecnológica, por tipo de servicio (Help desk,
soporte presencial, …).
Método previsto para hacer la transferencia de conocimiento
(paralelos, workshops, …)
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Requerimientos que se demanden al nuevo adjudicatario para
completar la correcta transferencia de conocimiento y la
transferencia tecnológica por tipo de servicio.
También se debe proponer un plan de entregas de:
Conocimiento. Determinar el número de sesiones de
traspaso y tipologías de estas (workshops, conferencias,
formación de equipos mixtos).
Documentación. Determinar la documentación técnica que
se entregará, los plazos de entrega y, en caso de que sea
necesario, planificación y tipología e sesiones de
explicación documental.
Infraestructura. Si fuese el caso, determinar las acciones
a llevar a cabo en el traspaso de la infraestructura hardware
y software.
Servicio. Determinar las condiciones del plan de traspaso
del servicio, incluyendo el plan de comunicación de
cambio a los responsables funcionales, usuarios, etc.
7.11 Personal asignado a la ejecución del contrato
1. Coordinador del servicio
El oferente designará una persona (denominada Coordinador del
Servicio) que representará a su dirección, será el interlocutor
principal con el Director del proyecto, con el objeto de gestionar la
buena marcha del contrato, esta función podrá ser asumida por el
Jefe de Proyecto.
2. Gestión de las incidencias y peticiones de trabajos de
mantenimiento
El oferente incluirá un conjunto de servicios colaterales que
garanticen el correcto funcionamiento del servicio de
mantenimiento y proporcione la información periódica necesaria
sobre las incidencias y peticiones acaecidas y los principales
parámetros de gestión del servicio.
De igual forma, propondrá para someter a su consenso con el
Director del Proyecto un modelo o sistema de gestión y control del
servicio que se constituirá como herramienta para el seguimiento
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de las acciones de mantenimiento amparadas por el presente
contrato.
Las distintas operaciones constitutivas del mantenimiento se
registrarán o anotarán, según el modelo y la forma que se
determine, en el sistema de gestión adoptado y con aquellos datos
que se considere oportuno para su utilización como prueba
documental con el objeto de poder valorar el grado de
cumplimiento del contrato. El registro o anotación de incidencias,
y sus datos serán confidenciales, por lo tanto, el adjudicatario no
divulgará su contenido a terceros sin la aprobación escrita del
Director del Proyecto.
3. Personal técnico de mantenimiento
El oferente destinará el personal técnico necesario para dar
respuesta durante la vigencia del contrato a los niveles de servicio
detallados en la clausula 5 de Descripción del servicio.
Personal técnico con formación suficiente en el entorno SAP ERP
v6.0 Sector Público, conocimiento específico de sus
funcionalidades y sus herramientas de desarrollo capaz de dar
soporte al personal responsable del sistema ante aquellas acciones
de mantenimiento que por su envergadura o características superen
su capacidad de respuesta.
Los perfiles se clasificarán de acuerdo con el Modelo de
Referencia de Funciones Informáticas para la contratación del
MAP (MRFI-C, guía Sílice) adaptado a los perfiles habituales de
trabajos sobre la plataforma SAP, estos son:
-Director de proyecto.
-Jefe de proyecto.
-Consultor senior.
-Consultor sap.
-Analista/programador
-Programador.
-Técnico de sistemas.
Por otro lado y teniendo en cuenta series históricas sobre trabajos
de igual tipo realizados tanto en otras instalaciones como en la
propia, SE ESTIMAN NECESARIAS UNA DEDICACIÓN DE
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21.780 HORAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS TRABAJOS
DEL SERVICIO, con el siguiente desglose:
año horas
2013 (1/2) 1.815,0
2014 3.628,0
2015 3.628,0
2016 3.628,0
2017 (1/2) 1.815,0
Prorroga 2017 (1/2) 1.815,0
Prorroga 2018 3.628,0
Prorroga 2019 (1/2) 1.815,0
21.780,0
Con el objeto de poder facilitar la gestión administrativa del
presente contrato, es conveniente establecer una única unidad de
coste, se considera que dicha unidad de coste tipo, al igual que otros
contratos del mismo objeto, deberá ser la de COSTE HORA TIPO
como resultado de aplicar los pesos de dedicación de cada uno de
los perfiles.
Las acciones de mantenimiento a desarrollar deberán ser
priorizadas y valoradas, tanto en esfuerzo como en coste,
conjuntamente entre el adjudicatario a través de su coordinador del
servicio y el Director del proyecto, quienes determinaran que
tareas pueden ser asumidas en el marco del contrato y que otras
por su propia naturaleza o envergadura, suficientemente
justificadas, deberían ser objeto de contratación aparte. Para ello,
el Director del Proyecto centralizará todas las peticiones de los
usuarios, cuando no puedan ser resueltas por el personal
responsable del sistema las dirigirá al coordinador del servicio
representante del adjudicatario, quien las devolverá debidamente
valoradas aplicando las tarifas a que se refiere el párrafo anterior
o la estimación de horas a reservar. El Director del Proyecto será
quien priorizará, aceptando o no la valoración del adjudicatario,
comunicándole formalmente en su caso el encargo de los trabajos.
Por la particularidad de las funcionalidades implantadas objeto de
mantenimiento y con la finalidad de poder garantizar el suficiente
grado de calidad del servicio prestado, se considera necesario el
que un mínimo del personal técnico ofertado deberá proceder del
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equipo que participó en las implantaciones y en la prestación de un
servicio similar al objeto de este contrato en alguna Comunidad
Autónoma.
4. Equipo de trabajo
Condicionantes del equipo de trabajo ofertado
La falsedad en el nivel de conocimientos técnicos del personal
ofertado, deducida del contraste entre los valores ofertados y
los conocimientos reales demostrados en la ejecución de los
trabajos, implicará, la sustitución de dicho personal.
Constitución inicial del equipo de trabajo
El equipo humano que se incorporará tras la formalización del
contrato para la ejecución de los trabajos deberá estar formado
por componentes relacionados en la oferta adjudicataria y
consecuentemente valorados. La autorización de cambios
puntuales en la composición del mismo requerirá de las
siguientes condiciones:
- Justificación escrita, detallada y suficiente,
explicando el motivo que suscita el cambio.
- Presentación de posibles candidatos con un
perfil de cualificación técnica igual o superior al
de la persona que se pretende sustituir.
- Elección de entre los candidatos, por parte del
Director del proyecto.
Modificaciones en la composición del equipo de trabajo
La valoración final de la productividad y calidad de los
trabajos de las personas que realizan la asistencia corresponde
al Director del proyecto, siendo potestad suya solicitar el
cambio de cualquiera de los componentes del equipo de
trabajo, con un preaviso de quince días, por otro de igual
categoría, que cumplan los mismos requisitos, si existen
razones justificadas que lo aconsejen.
Si el adjudicatario propusiera el cambio de una de las personas
del equipo de trabajo, se deberá solicitar por escrito con un
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mínimo de quince días de antelación, exponiendo las razones
que obligan a la propuesta, adjuntado los certificados exigidos
en los criterios de selección y valoración.
Realización de los trabajos
No obstante, en circunstancias excepcionales y cuando a
criterio del órgano Directivo la realización efectiva de los
trabajos no se ajuste a la planificación, el adjudicatario deberá
comprometerse a una plena disponibilidad, sin que la
realización del trabajo tenga una consideración especial a
efectos de cómputo de horas o tarifa aplicable a las mismas.
8. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA
Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se
compromete a facilitar en todo momento a las personas designadas por el comité
técnico a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para
disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los
trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las
tecnologías, métodos, herramientas y otros recursos utilizados para resolverlos.
9. SUBCONTRATACIÓN DE LOS TRABAJOS
Dada la naturaleza y las condiciones especiales del servicio de mantenimiento de
los equipos lógicos y funcionales del presente contrato, éste deberá ser ejecutado
directamente por el adjudicatario, es decir, no se admitirá la subcontratación de
ninguna actividad o recurso.
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10. MEJORAS SOBRE LOS REQUISITOS DE ESTE PLIEGO
Solo se aceptarán aquellas mejoras que supongan un valor añadido directo sobre
las condiciones de éste pliego, que no impliquen variación alguna sobre el objeto
del contrato, que no afecten al grado de calidad del servicio requerido y que
hagan referencia a los criterios valorables de forma automática mediante formula.
11. DEDUCCIONES APLICABLES SOBRE EL PRECIO
En base al acuerdo de nivel de servicio ofertado, se tarifican los porcentajes de
deducción en función de la calidad del servicio, según el siguiente cuadro:
CONCEPTO PARÁMETROS NIVEL MÍNIMO % DE DEDUCCIÓN
ATENCIÓN
PRESENCIAL
TIEMPO MÁXIMO DE
PRESENTACIÓN EN LA SEDE DE
LA INTERVENCIÓN GENERAL, DEL EQUIPO DE TRABAJO
NECESARIO PARA LA
RESOLUCIÓN DE UNA
INCIDENCIA.
< 8 HORAS LABORALES 2,40%
GESTIÓN DE
ACTUACIONES
CORRECTIVAS
TIEMPO MÁXIMO DE
RESOLUCIÓN DEL 80% (NIVEL
OFERTADO) DE LAS
ACTUACIONES SEGÚN LA
PRIORIDAD ESTABLECIDA
BAJA < 15 DÍAS LABORALES 0,10%
MODERADA < 5 DÍAS
LABORALES 0,50%
URGENTE < 3 DÍAS
LABORALES 1,50%
CRÍTICA < 8 HORAS
LABORALES 2,50%
% MÍNIMO DE ACTUACIONES
REABIERTAS < 15% 1,00%
GESTIÓN DE
ACTUACIONES
PREVENTIVAS Y
EVOLUTIVAS
% MÍNIMO DE PETICIONES
FINALIZADAS DENTRO DEL
PLAZO PLANIFICADO
> 80% 2,00%
La información de seguimiento de los indicadores de SLA po el contratista se
deberá incluir dentro del informe de seguimiento de la actividad que se reportará
mensualmente y tratará con el responsable del contrato. La deducción del importe
en función de la calidad del servicio se aplicará sobre la facturación del período
actual de acuerdo con los resultados del informe del período anterior.
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12. ANEXO-I.- PREVISION DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
Simplemente y a título informativo, las tareas de mantenimiento detectadas al día de
hoy son las siguientes:
Área de Intervención:
Modificación del proceso de cobros telemáticos para recoger, si procede, un
importe comunicado por la entidad financiera en concepto de compensación
por los reintegros al particular, una vez producida una anulación del pago con
tarjeta.
Modificación plantillas del bucle de fiscalización, para reducir su volumen,
unificándolas para establecer los tipos básicos de utilización.
Plantillas del SEINCO adaptadas al TRLCSP.
Validación D y OP fiscalizables. Modificación de los circuitos de
fiscalización en los que se generan docs D y OP para posibilitar a las uges la
aprobación de los documentos contables de expedientes que no requieren
fiscalización.
Adaptar los circuitos de fiscalización para la sociedad de sap IBSA.
Area de Tesorería:
Nuevo informe que refleje el pendiente de pago a una fecha, el generado en
periodo posterior, el pagado en el mismo periodo y el pendiente de pago al
final del periodo.
Modificación del informe de op’s por perceptor.
Modificación consulta de op’s por perceptor.
Posibilitar la devolución a origen de una op sin necesidad de barrarla.
Convertir a pdf el informe de op’s por perceptor.
Desarrollar una solución para controlar las amortizaciones de ISBA.
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Desarrollar un listado que refleje el saldo de la contabilización de los
extractos bancarios comparado con el que se ha contabilizado diariamente.
Habilitar un sistema para los pagos de confirming.
Habilitar más tipos de bloqueo.
Habilitar el pago sin número de cuenta bancaria con la posibilidad de
introducir un código BIC.
Dar cobertura a los embargos que no se encuentran en tesorería.
Habilitar el cambio de perceptor a las retrocesiones de los pagos de
subvenciones multi-perceptor.
Habilitar un sistema en los pagos de subvenciones multi-perceptor para
separar la parte estatal de la autonómica.
Habilitar un sistema de traspasos de las cuentas de recaudación con titularidad
de la CAIB que gestiona la ATIB.
Posibilidad de bloquear un tercero con op’s pendientes de pago.
Modificar el fichero txt que se obtiene automáticamente para los bancos
introduciendo el código IBAN y SWIFT en los extranjeros.
Modificar la pantalla de señalar a pagar.
Habilitar un listado que indique el periodo medio de pago.
Habilitar un informe de retrocesiones contabilizadas.
Área de JCC:
Incorporación de los contratos adjudicados en ejercicios anteriores.
Área de recaudación:
Cim Pueblos, calcular coste del servicio en voluntaria del cim.
MP a/f CIM, retenciones B0 activas pero no operativas.
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Relaciones apremiables, cambio de zona de contraídos en cualquier sociedad
y adaptar requisitos de diseño dl soporte de AEAT.
SIRECA 1, subsanar diferencias en el reparto del RA.
SIRECA EPA, clasificación de deudas previa a la preliquidación.
Preliquidaciones y liquidaciones mensuales de Puertos e Ibsa de 2011 y 2012.
SIRECA 2 y 3, preliquidaciones de voluntaria anual y cálculo de entregas
adaptadas a los convenios.
SIRECA 6, preliquidaciones de voluntaria anual adaptadas a los convenios.
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13. ANEXO-II.- CI
Actualmente, el sistema corporativo de gestión económico-financiera de la Comunidad Autónoma de
las Illes Balears recoge toda la información referente al ciclo completo de la gestión, dicha
información reside por una parte en el propio sistema y por otra en el repositorio de información BW.
Sin embargo cada vez se exige mas información tanto cuantitativamente como cualitativamente, no
solo información correspondiente a la Administración General de la CAIB sino también del Sector
Público Instrumental. Basta con revisar los cuestionarios SEC de la IGAE, los requerimientos del
CPFF, la reciente Orden HAP/2105/2012 del MHyAP, etc,.
Es por ese motivo, que el mencionado repositorio de información BW se debe adaptar para
evolucionar hacia un modelo completo de gestión de la información corporativa, planteándose las
adaptaciones, y en su caso, diseño, desarrollo, formación de usuarios e implantación de un sistema
repositorio de información, de ahora en adelante denominado “Central de Información Contable de
las Comunidad Autónoma de las Islas Baleares SICAIB ”, integrada en el sistema corporativo de
gestión económico-financiera de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears del Servei Balear de
Salut, de la Agencia Tributaria de las Isalas Baleares y complementada con la información procedente
de los entes que forman el Sector Público Instrumental de la CAIB (Ley 7/2010), que permita la
mejora y optimización de los mecanismos para el suministro y explotación de la información en el
marco de la utilización de las nuevas tecnologías.
Esta iniciativa, no es una iniciativa aislada, ya que se enmarca dentro del ámbito de trabajo del Grupo
de Usuarios SAP de Sector Público (GUSP) donde se está ejecutando un proyecto común de
planteamiento e implementación de una Central de Información. El modelo planteado para la
Comunidad Autónoma de las Illes Balears debe enmarcarse dentro de este ámbito de colaboración
conjunto y por tanto, aprovechar la definición y componentes desarrollados pilotados por el GUSP.
En la actualidad, la Vicepresidència Econòmica, de Promoció Empresarial i d'Ocupació y en
concreto la Intervenció General debe recopilar información correspondiente a:
- Administración general de la CAIB (Consellerias)
- Organismos administrativos (resto de secciones)
- Organismos autónomos
- Entidades públicas empresariales
- Sociedades mercantiles públicas
- Fundaciones del sector público
- Consorcios
La operativa de la Central de Información se compone por un lado en la gestión del Inventario de
Entidades Públicas, en la captura y consolidación de la información en el repositorio BW de dichas
Entidades, en la incorporación de la información de el actual sistema de gestión económico-
financiero SAP, y en la explotación y rendición de dicha información de acuerdo con las siguientes
características:
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Gestión e inventario de Entidades Públicas.
- La Central de Información deberá posibilitar el mantenimiento del inventario de todas las
entidades instrumentales públicas de la CAIB tanto las sujetas a contabilidad administrativa
como las sujetas a contabilidad privada.
- El inventario de las entidades institucionales públicas debe contener las descripciones y
características de cada unidad en lo que se refiere a sus datos generales (denominación, CIF,
accionista mayoritario, finalidad, régimen contable y presupuestario, entre otros), datos
postales de la entidad, actividades que lleva a cabo, estructura de la propiedad de la unidad en
su caso, histórico de nombres, histórico de capital social, así como cualquier otro extremo
que se considere conveniente al cumplimiento de los fines del inventario de unidades
institucionales públicas.
- Información digitalizada: Por cada entidad inventariada, se almacenará la información
digitalizada referente a la normativa de creación y constitución del ente, estatutos,
modificación de los estatutos, cuentas anuales, informes de auditoría, informes de control de
la Intervención General y de la Sindicatura de Cuentas, etc…
Captura y consolidación de la información.
- Captura de la información: La información a gestionar se puede capturar desde el actual
sistema de la gestión económico-financiera o bien a través de un portal dedicado a modo de
oficina virtual o por medio de ficheros con formatos estandarizados como XBRL, o
definiciones propias.
- Control de la información: La información de las entidades que conforman el Sector Público
deberá integrarse en el sistema de información económico-financiero con el siguiente alcance
funcional:
o Elaboración y liquidación de los presupuestos.
o Ejecución de los presupuestos.
o Consolidación de los presupuestos.
o Balances, cuentas de p y g.
o Información sobre subvenciones, transferencias y otras aportaciones recibidas.
o Información sobre endeudamiento y avales.
o Información sobre contratos administrativos formalizados.
o Información sobre subvenciones concedidas.
o Consolidación y preparación de la información para el Consejo de Política Fiscal y
Financiera.
o Información sobre los contratos-programas y su grado de cumplimiento.
o Información sobre ejecución de encargos o encomiendas.
o Información sobre inversiones realizadas.
o Información sobre personal.
o Información de publicidad institucional.
o Información de proveedores más relevantes.
o Información sobre cuentas de resultados y balances de situación
o Información relativa al seguimiento del empleo
o Información relativa al inventario de bienes y derechos para las entidades y entes
públicos que vengan obligados a elaborarlo de acuerdo con su norma reguladora.
o Información sobre el catálogo de puestos de trabajo para entidades y entes públicos.
o Etc, etc,.
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o Sistema de información: La Central de Información tendrá un sistema de
información a definir por los usuarios funcionales asignados de conformidad con
todos los registros desarrollados. A la citada información podrán acceder las propias
entidades que conforman la Central de acuerdo con las autorizaciones que se
determinen.
Información a gestionar.
Se deben de confeccionar unos formularios electrónicos de forma que a través de la oficina virtual
(portal dedicado), las entidades públicas puedan rendir toda la información que permita poder
realizar la elaboración y liquidación de los presupuestos, realizar planes de actuación, inversión y
financiación, así como la integración con el módulo de elaboración de presupuestos del sistema
de información económico-financiero de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears para todas
aquellas entidades que formen parte de los Presupuestos Generales, si se cree oportuno.
Se deben completar los procesos necesarios que permitan gestionar las solicitudes de las
entidades, así como las versiones de los envíos, poder disponer de plantillas para los ajustes,
poder recepcionar la información procedente de sistemas heterogéneos, poder obtener avances
periódicos (mensuales, trimestrales, anuales), poder elaborar cuadros y conciliaciones de las
transferencias entre las distintas entidades, etc. También se necesita disponer de la información
sobre el endeudamiento, avales y los contratos administrativos formalizados.
Se debe obtener información sobre la ejecución de contratos programas y su grado de
cumplimiento, sobre la ejecución de encargos y las encomiendas, sobre el endeudamiento o
indicación de los avales concedidos por la Comunidad Autónoma de les Illes Balears, así como
sobre las inversiones realizadas, su importe, su ejecución y lo pendiente de ejecutar.
El sistema permitirá efectuar la consolidación tanto del sector público administrativo como el
empresarial y el fundacional. Así mismo, el sistema facilitará el cálculo del déficit o superávit de
acuerdo con los criterios del sistema europeo de cuentas nacionales y regionales denominado
SEC95.
Toda esta información, finalmente debe proporcionar información tanto para la gestión interna (
Intervención, Oficina de control presupuestario, etc,.) como para organismos externos (IGAE,
CPFF, MHyAP, etc,), a través de los medios tecnológicos que los órganos demandantes
establezcan en cada momento.
Cuadro de Mandos
La Central de Información dispondrá de la herramienta BW con toda la información relevante
para la elaboración de los cuadros de mando demandados por los gestores de la Comunidad
Autónoma de las Illes Balears.
Para ello, la empresa adjudicataria, deberá completar el actual sistema de información para la
toma de decisiones que permita:
- Almacenar los datos estratégicos, tácticos y operativos concernientes al entorno económico-
financiero
- Hacer una revisión de calidad del actual sistema con el fin de optimizar la información
almacenada.
- Obtener nuevas vistas e informes que permitan a los directivos de la Comunidad Autónoma
de las Illes Balears llevar a cabo su gestión de la forma más operativa.
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