mejorespracticas presupuesto y planeación

Las mejores prcticas para planeacin y presupuestoun documento preparado por Prophix

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Las mejores prcticas para planeacin y presupuesto budgeting

Resumen EjecutivoLos continuos cambios en el mundo de los negocios constantemente

desafan a las empresas para encontrar mejores tcnicas

comerciales. Sin embargo, las limitaciones del presupuesto estn

evitando que las compaas sigan adelante; se han vuelto

costumbres tan aceptadas en el mercado que cada vez es ms

complicado avanzar y hacer que los negocios progresen.

La flexibilidad, precisin y control sobre los procesos presupuestales,

son 3 factores que impactan en el progreso de los negocios.

Muchos financieros quieren entender el panorama general de la

compaa teniendo la flexibilidad de evaluar y entender el efecto

de varios factores. Desean tener la habilidad para revisar los

presupuestos de aos anteriores, aadir y remover cuentas o cambiar

fcilmente los supuestos de la planeacin. Sin embargo, con la

falta de flexibilidad de sus actuales herramientas el entendimiento

a fondo y las seales de advertencia son muy limitados.

La integridad de los datos y el control de los problemas, son

tambin desafos muy comunes que las compaas reportan

durante los procesos de planeacin. Todo el proceso presupuestal

se puede convertir en algo muy difcil de manejar y los distintos

involucrados comienzan a sufrir con la falta de datos y confianza.

Los financieros empiezan a consumir mucho de su valioso tiempo

lidiando con vacos de informacin y errores en lo que tienen.

Si, puede ser que el presupuesto sea un mal necesario, y si se hace

inapropiadamente, puede traer consigo stress y angustia para toda

la compaa. Sin embargo, mediante la solucin a este tipo de

problemas, las compaas ciertamente pueden obtener una ventaja

competitiva muy tangible, llevando a cabo un proceso presupuestal

efectivo, optimizando el uso de sus recursos. Con una visin integral

de datos financieros y no financieros, usted puede tomar mejores y

ms informadas decisiones; usted puede entender con precisin el

verdadero costo de sus productos y servicios, de tal manera que los

procesos presupuestales se vuelven mucho ms eficientes al final

del da hay ms tiempo para un anlisis ms avanzado y mejoras

en el equipo de trabajo, as como en la propiedad de los datos.

Mejores prcticas alcanzables y medibles.Este documento informativo est enfocado a las mejores

prcticas que harn que las compaas transformen su ciclo

de planeacin en un proceso evolucionado, trayendo consigo

beneficios tangibles e intangibles para la organizacin, as como

la recuperacin del liderazgo del departamento de finanzas.

Tres cosas que los profesionales de las finanzas ms desean cambiar:

El tiempo requerido para recolectar datos

Recolectar datos de otras herramientas

Los procesos de recoleccin de datos

John Cummings

Business Finance

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1 Identifique la estructura de apoyo del proceso presupuestal.El entendimiento de los componentes que respaldan su

presupuesto es fundamental para que este sea eficaz, los

empleados, el conocimiento de los procesos y la tecnologa,

representan la experiencia que afecta al negocio. Hay que

empezar por evaluar correctamente las habilidades de los

empleados y en consecuencia, asignar tareas y responsabilidades.

Los empleados que estn capacitados adecuadamente

para las tareas, ofrecen gran estabilidad tanto a la empresa

como como a los diferentes elementos del plan.

Una vez que se le han asignado responsabilidades y tareas al

personal, el siguiente paso es proveerles de herramientas y de

procesos necesarios para que las cumplan exitosamente. En

consecuencia, asegurndose de que el proceso presupuestal

haya sido bien documentado y comunicado, la herramienta

permitir flexibilidad y control durante todo el proceso.

Con la correcta asignacin de recursos se incrementa la

transferencia de conocimientos y decrece la dependencia de

personal clave. Las empresas que siguen esta buena prctica,

se estn dando ms tiempo para enfocarse en el anlisis de la

informacin pertinente, en lugar de entretenerse en el proceso.

2 Definiendo el proceso presupuestal.Los procesos del presupuesto ayudan a asegurar

el flujo entre las diferentes fases de la planeacin e

identifican los procedimientos ms eficientes.

Evite a toda costa saltarse la creacin de un buen diseo del

proceso presupuestal. Este es esencial para sentar las bases

de un ciclo presupuestal exitoso y eficiente. Para empezar,

identifique el proyecto utilizando herramientas como el

anlisis de necesidades y los consultores que atendern la

administracin del proyecto. Para un proceso presupuestal

eficaz, debe estar claramente definido lo siguiente:

Con un completo entendimiento del presupuesto, las empresas estn

listas para tomar mejores y bien informadas decisiones y pueden

reconocer con precisin el costo real de sus productos y servicios.

Un proceso presupuestal eficiente nos dar ms tiempo para el

La atencin se centra ahora en la calidad de la informacin y la capacidad de la empresa para analizarla.

Peter Krass

CFO IT

Ms de la mitad de los financieros corporativos dicen que su mayor reto en la preparacin de forecasts precisos, es la cantidad de tiempo que se tardan en recopilar los datos pertinentes, de conformidad a encuesta de Accenture practicada a 200 ejecutivos financieros de las reas de tesorera en los Estados Unidos y el Reino Unido .

John Cummings,

Business Finance

Lnea de tiempo Objetivos Recursos KPIs Riesgos y Retos

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anlisis y mejorar la habilidad para reaccionar rpidamente ante el

cambio. Ver apndice A para ilustracin del proceso presupuestal.

3 Elija un software especfico para planeacin y presupuestos.Con frecuencia las empresas buscan aplicaciones de software

para mejorar su eficiencia, su precisin y consistencia en la

planeacin, los presupuestos y el proceso para la generacin de

reportes. Las aplicaciones de hoy en da, facilitan la realizacin

de tareas que seran difciles o casi imposibles sin la ayuda de la

tecnologa. Una buena prctica, sera el invertir en un paquete que

no slo se convierta en parte del proceso de la Administracin del

Desempeo Corporativo, sino que tambin automatice el proceso

y aada un componente de Business Intelligence a las finanzas.

Paquetes como Prophix, Hyperion, Proclarity y OutlookSoft ofrecen este tipo de soluciones. Realice una investigacin a

fondo de las distintas opciones de software y escoja el que

mejor se adapte a las necesidades de la compaa. Hable con

los consultores, asista a las conferencias de usuarios y revisiones

del ciclo vida del software para que comprenda todas las

opciones. La clave es contar con tecnologa que sirva a la

compaa y que apoye sus necesidades actuales y futuras.

4 Establezca y defina el correcto nivel presupuestal.Proporcionar demasiados detalles en el presupuesto es casi igual de

ineficiente que dar muy pocos. El tiempo dedicado a concentrarse

en detalles que no influyen en la planeacin puede emplearse

mejor en otros asuntos. Slo provea detalles que sean significativos

para el presupuesto. Por ejemplo, sera necesario hacer un

presupuesto para clips? o es suficiente con un presupuesto de gastos

de oficina. Alternativamente, tal vez un presupuesto para el total

de gastos es adecuado. Hay que recordar que el presupuesto no

necesariamente, tiene que reflejar los todos los detalles del catlogo

de cuentas. Los presupuestos deben tener el propsito de llamar

la atencin sobre los eventos ms importantes y as, las diferencias

puedan ser analizadas a travs de comparar contra datos reales.

Con el correcto nivel de detalle del presupuesto, todos los

datos accesibles se vuelven relevantes. Esto disminuye el

tiempo requerido para elaborar el presupuesto y su revisin.

En ltima instancia, un buen plan presupuestal, proporciona

suficientes detalles para que las decisiones y los supuestos del

presupuesto, sigan ofreciendo la flexibilidad necesaria para

ajustar las finanzas del negocio segn sea necesario.

El 73% de los encuestados indicaron que estaban utilizando hojas de clculo Excel. Ahora, dos aos ms tarde, el 69% de los encuestados todava dicen que utilizan el mismo software.

Tad Leahy,

Business Finance

Simplifique su proceso existente y concntrese en algunos indicadores clave que sean los ms importantes y dinmicos para su negocio.

Tad Leahy,

Business Finance

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5 Definiendo los indicadores clave de actuacin (KPIs).Los indicadores clave de actuacin (Key Performance Indicators

KPIs por sus siglas en ingls) son mtricas financieras y no financieras

que se usan para cuantificar objetivos y reflejar el desempeo

estratgico de una organizacin. Los KPIs proporcionan una

mejor visin de los impulsores clave del negocio, que en ltima

instancia, permiten medir las inversiones monetarias a travs

del tiempo efectivo. En general, estos indicadores ayudan

a medir y controlar el estado actual de la empresa.

Dependiendo del tipo de industria en la que opere su organizacin,

los KPIs especficos podran ser objeto de investigacin a travs

de informes sobre tendencias de la industria o informes anuales de

empresas similares. Cada industria debe tener formas de medicin

nicas para determinar la salud financiera de la organizacin.

Ejemplos de uso comn de los KPIs son: crecimiento de los ingresos,

crecimiento de las ganancias, reduccin de la deuda y EBITDA.

Como una mejor prctica, los KPIs se podran limitar a slo

aquellos factores que sean cruciales para que la organizacin

logre alcanzar sus objetivos. Los KPIs deben reflejar objetivos

de la compaa, ser la clave para su xito y ser medibles.

Un buen KPI incluye la definicin, la medicin y el objetivo a

alcanzar. Una vez que se han definido los KPIs, estos deben ser

comunicados claramente a travs de la organizacin. Con todos

los departamentos que dependan de los mismos parmetros, la

compaa mejorar deficiencias internas y aclarar sus metas.

6 Haga de la planeacin y el presupuesto un proceso de colaboracin.Para obtener una mayor comprensin de los procesos de planeacin

y presupuesto, se deben involucrar a los recursos en todos los

niveles de la organizacin, tenga revisores que den direccin,

gerentes que validen los detalles y generadores del presupuesto

que recopilen informacin. Por ejemplo, para un proceso de

aprobacin del presupuesto, los ejecutivos deben decidir sobre una

estrategia de negocios, la administracin necesita implementar

el plan y los responsables del presupuesto necesitan proveer los

datos necesarios. Un proceso colaborativo ofrece una mayor

rendicin de cuentas y una mejor ejecucin de la estrategia

corporativa. Para lograr esto, realice juntas gerenciales, foros de

retroalimentacin y encuestas como herramientas para lograrlo.

7Alinee las tareas operativas con el plan estratgico.Es importante que las operaciones del da a da apoyen al plan

corporativo de la alta direccin, para asegurar que todos los

departamentos de la empresa se apeguen a los esfuerzos de

Para que un presupuesto sea eficaz, debe permear suavemente con el plan estratgico de la empresa. Sin embargo, la encuesta del 2005 muestra que la mayora de organizaciones no han sido capaces de integrar estrechamente el proceso presupuestal con Scorecards y medidas de gestin. En general, slo el 15% dice que estos elementos estn estrechamente ligados.

Tad Leahy,

Business Finance

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la planeacin. Muchas empresas exitosas apoyan esta prctica

extendiendo el plan estratgico corporativo desde la alta direccin hasta

el resto de la compaa. Por ejemplo, una vez que la alta direccin ha

establecido los objetivos estratgicos, Finanzas traduce esos objetivos a

planes especficos por cada departamento, factores de costos y gastos e

incentivos vinculados. Subsecuentemente los gerentes departamentales

utilizarn estas especificaciones para operar el negocio.

El seguimiento, la medicin y documentacin son los siguientes

pasos para mantener el xito de las operaciones y los objetivos

estratgicos. Con la alineacin de las tareas operativas y el plan

estratgico, la fase de deteccin de oportunidades y ajuste se

vuelve ms eficiente y las compaas adquieren ventaja competitiva

para alcanzar de forma clara los objetivos corporativos.

8 Alinee la asignacin de recursos a los objetivos y la estrategia.En todas las compaas cada funcin requiere de recursos, algunas

experimentan escasez otras abundancia. Para evitar recursos

malgastados y decisiones desinformadas, identifique y d prioridad a

proyectos de inversin alineados a la estrategia corporativa. Para definir

claramente las estrategias, riesgos y oportunidades, las compaas

pueden invertir en proyectos que produzcan los resultados deseados.

Antes de asignar recursos, las compaas lderes definen objetivos,

estrategias e identifican los indicadores clave de actuacin

que se alinean al plan corporativo. El uso de herramientas de

Business Intelligence ayuda a los directivos a identificar riesgos y

oportunidades y permite una mejor asignacin de recursos a los

proyectos que darn soporte a los objetivos clave. Los Dashboards,

Scorecards y escenarios What-if, ayudan a monitorear los resultados,

lo cual es esencial para una asignacin de recursos exitosa.

Esta prctica se enfoca hacia acciones correctivas e

investigaciones que han permitido a las compaas refinar

y mejorar sus procesos. Con una estrecha alineacin de

asignacin de recursos y objetivos, la productividad y precisin

aumentan, beneficiando al bienestar de la organizacin.

9 Sea puntual y preciso.Muchas empresas luchan contra procesos de planeacin que consumen

mucho tiempo. Algunos ciclos de planeacin toman ms de seis meses

y este al ser un proceso tan largo, hace que el plan luzca obsoleto para

cuando est en operacin. Un ciclo de planeacin de dos meses, puede

ser alcanzado gracias a una definicin clara de KPIs, plan del proyecto

y cronograma. Por ejemplo, hay empresas apegadas a su agenda

pueden completar el ciclo de planeacin en solo cinco semanas:

Idealmente, con qu frecuencia le gustara hacer el forecast?

Tad Leahy,

Business Finance

Trimestral39%

Mensual43%

Otros 7%

Diario 2%Semanal 6%

Cada 2 semanas3%

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Semana 1: Definir los objetivos corporativos y operacionales as como los KPIs y los incentivos vinculados.

Semana 2: Comunicar el proceso de planeacin a la compaa y aceptar retroalimentacin.

Semana 3: Completar la primera etapa del presupuesto.

Semana 4: Completar la segunda etapa del presupuesto.

Semana 5: Finalizar el presupuesto y comunicarlo a todos los departamentos.

Partiendo de un ciclo ms corto, los datos permanecen actualizados

y son relevantes. A travs de la aplicacin de las mejores prcticas

y aprovechando la tecnologa, las compaas lderes han sido

capaces de crear ciclos de planeacin rpidos, permitiendo tener

tiempo suficiente y ms recursos para lograr a sus objetivos.

10 Manejar las siempre cambiantes condiciones del mercado.Las compaas lderes usan procesos de planeacin que

rpidamente se pueden adaptar a condiciones externas. Esto

disminuye los fondos requeridos para el anlisis y aumenta el mrito

de los datos. Los negocios se desempean ms eficientemente

con la habilidad de responder al marco empresarial, consolidando

el plan y analizando la informacin, todo de forma oportuna. Las

prcticas clave para un desarrollo flexible del proceso, incluyen el

uso de re-proyecciones mensuales, Rolling Forecast y anlisis What-if.

Re-Proyecciones mensuales. La flexibilidad para hacer re-proyecciones y revisar los procesos es importante,

especialmente bajo las condiciones cambiantes del

mercado. La frecuencia continua de re-proyecciones, mide

el desempeo de la compaa frente a aspectos cruciales

como el mercado, el presupuesto y la competencia.

Rolling Forecast. Qu mejor manera de administrar su plan que reflejar las perspectivas de un negocio continuo. Este tipo de

Forecast, reconoce la funcin de las compaas como una

operacin en marcha. Utilizando Rolling Forecast, las empresas

obtienen un plan con visin al futuro que permite a la Direccin la

adopcin de medidas correctivas ante cambios inesperados.

Anlisis What-if. El tener la capacidad de plantear varios supuestos y crear numerosos escenarios, a menudo se confunde con la

idea errnea de que se requiere ms tiempo y esfuerzo. Pero el

hecho es que las empresas son capaces de obtener una visin

ms clara de mltiples variables, lo que permite la toma de

mejores decisiones. Las tendencias son ms sencillas de detectar

cuando los datos estn al da y fcilmente disponibles.

Gestionar las condiciones del mercado es fundamental para

tomar mejores decisiones. Decisiones mejor informadas son

Cul es la barrera ms importante para la generacin de Re-forecasts con ms frecuencia en su organizacin?

Tad Leahy,

Business Finance

otro

El costo administrativo de un ciclo de re-proyeccin

Resistencia de las gerencias a la hora de involucrarse

en re-proyecciones

El tiempo que tardan los gerentes de centros de costo

en revisar sus presupuestosEl tiempo que tarda el rea

de finanzas para administrar y consolidar el presupuesto

0% 20% 40% 60%

7


posibles en todas las reas, tales como las condiciones de flujo de

efectivo, los cambios de precios, cambios en lneas de producto,

asignaciones de capital y cambios en la estructura organizacional.

11 Apoye el proyecto.Una vez que el presupuesto ha si aprobado, es necesario darle

soporte y mantenimiento para mantener la posibilidad de xito

del proyecto. Convirtase en el patrocinador ms visible del

proyecto adhirindose al plan y comunicando sus ideas al resto de

la organizacin. E-mails, boletines de noticias y foros abiertos son

algunos de los mtodos que se usan para compartir la informacin.

Proveer un ambiente abierto y de apoyo tambin

reduce posibilidades de fracaso. Las siguientes

prcticas fomentan un buen entorno:

Cree un crculo de retroalimentacin. Permita recuperar el tiempo. Implemente una fase de prueba. Resuelva problemas.

12 Implemente incentivos.Muchas compaas usan incentivos para alentar la productividad

y el apoyo. Sin embargo, los incentivos son a menudo

vinculados a metas en lugar de a objetivos. Cumplir con las

metas del presupuesto, debera ser un objetivo secundario

para alcanzar el cumplimiento de otras medidas. Permita a

los gerentes de departamento producir sus propias metas y

ofrezca recompensas para aquellos que las alcancen.

Al dar a los gerentes la responsabilidad, la importancia del proceso

de planeacin de la compaa se vuelve relevante para todas las

partes de la organizacin. Los objetivos y las estrategias operativas

quedan mejor alineados. La ejecucin es una prctica tan simple

como identificar las medidas correctas y fomentar los logros.

Cuando el proceso de planeacin se convierte en parte de la

cultura organizacional, las empresas se distinguen tanto en el manejo

de sus negocios, como como en su administracin financiera.

Obstculos para la adopcin de mejores prcticas.

Las mejores prcticas son ideas de administracin que nos

orientan hacia un mtodo ms efectivo y/o darnos un proceso

con un determinado resultado. Las mejores prcticas descritas

en este documento proporcionan a las empresas una visin

ms precisa para el futuro de su negocio. Estas prcticas

de planeacin y presupuesto ayudarn a asegurar que los

Otros desafos para mejorar el proceso presupuestal incluyen la implementacin de cambios importantes en los procesos existentes y lograr la aceptacin de los empleados del nuevo sistema presupuestal.

Tad Leahy,

Business Finance

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objetivos de la organizacin se estn cumpliendo, al tiempo en

que se identifica cualquier ineficiencia durante el proceso.

A pesar de que la planeacin y el presupuesto son importantes, a

menudo se pasan por alto, debido a las dificultades que hay que

enfrentar con la infraestructura de la compaa, las herramientas,

el personal y los procesos inherentes al proceso presupuestal; todos

estos elementos necesitan participar activamente para alcanzar

un completo entendimiento de la direccin de la compaa.

La herramienta que muchas compaas todava siguen usando

para manejar los procesos de planeacin es la hoja de clculo.

Aunque las hojas de clculo son una excelente herramienta

para manipular y ajustar datos rpidamente, estas estn hechas

bsicamente para realizar un anlisis individual. Las hojas de clculo

no ayudan a proporcionar una solucin completa de colaboracin

que permita la implementacin exitosa de las mejores prcticas.

Otro obstculo clave es el personal involucrado. Sus empleados y

compaeros externos necesitan tener un conocimiento completo

y la apreciacin de las mejores prcticas que usted est tratando

de implementar. Estas prcticas deben ser comunicadas a

ellos; ellos necesitan saber por qu deben preocuparse por

estos cambios y cmo los van a afectar directamente.

Con la capacidad de superar estos problemas y aplicar las mejores

prcticas, las empresas estn dispuestas a planear de una manera

ms eficiente y a proyectar con mayor frecuencia. Con los planes

frecuentes, las empresas estarn en posicin de obtener una visin

ms clara de las variables, para una mejor toma de decisiones. Las

tendencias son ms fciles de detectar cuando los datos estn al da,

completa y fcilmente disponibles, lo que apoya a tener ms xito en

su mercado.

A continuacin se presentan algunos de los beneficios de adoptar las

mejores prcticas para la planeacin y el presupuesto:

Automatizacin y reduccin de errores. Propiedad de la informacin y rendicin de cuentas. Control sobre el proceso de informacin. Cierres mensuales y consolidaciones ms rpidos y confiables. Mejor comunicacin a travs de la compaa. Mayor satisfaccin de la alta direccin

con resultados financieros positivos.

Anlisis detallado y avanzado en una interfaz amigable para el usuario

Alineacin de la estrategia entre los departamentos y la empresa como un todo.

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Apendice A Proceso presupuestal: Buscando la cima.

Se llega a la cima cuando ha terminado el presupuesto, con sus ajustes y

un buen equilibrio de datos, el punto exacto donde puede tener lugar el

avance de su proceso presupuestal. Al haber invertido en infraestructura

de informacin y establecido un proceso presupuestal de cinco etapas,

fijando metas y objetivos, planeando y preparando el manejo de los

datos del presupuesto, haber terminado el Presupuesto y sus Ajustes,

monitorear los resultados y medir el xito, significa que la cima se puede

alcanzar. Invertir en su informacin y crear un repositorio de datos traer

un mayor retorno de la informacin. Con las re-proyecciones de su

informacin, la realizacin de anlisis what-if, generando reportes con

un nuevo estilo de gestin, cuadros de mando y realizando anlisis de

sus ventas, ser creada una ms precisa y concisa visin de futuro de su

negocio.

Fijar objetivos

Manipulacin de datos, fase inicial

Revisar los datos

Reportes: Gestin financiera Reportes ad hoc

Integracin de estados financieros

BI, anlisis: ventas, inventarios, activos fijos

Anlisis What-if / Forecasts

Flujo de trabajo / gestin de personal

Bodega de datos Financieros

Aceptar presentacin y consolidar datos

Crear informes para anlisis de variaciones y comparativos

Hacer los cambios necesarios

Preparar los estados financieros

Re-consolidar

Hacer los cambios necesarios

Validar informacin para exactitud. Crear de Reportes

Enviar informacin para consolidacin

Crear modelo de presupuesto, con base a hiptesis y modelo de negocio

Cargar los datos histricos reales

Crear versin del presupuesto

Comunicar los objetivos al personal con precisin

Distribuir datos a los usuarios

Fijar prioridades

Fijar metas

Fija

r me

tas

y O

bje

tivo

s Pl

ane

ac

in

y p

rep

ara

ci

n

Ma

nip

ula

ci

n d

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da

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resu

pue

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ltad

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l mo

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reo

y

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y a

just

es

Alcanzando la cima

Usted puede alcanzar la cima! Usted necesita invertir recursos tiempo y dinero- al proceso presupuestal y esto puede llevarlo mucho ms lejos para un anlisis ms profundo.

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