mejores practicas para el costeo de riesgos de proyectos (risk budgeting)
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Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
Jorge Victoria, PMP, Green Belt, CSM, ITILfDirector
ALPHA CONSULTORIAwww.alpha-consultoria.com
Abril 2016
Mejores Prácticas para el Costeo de Riesgos de un Proyecto
Fortaleciendo la cultura de Dirección de Proyectos para beneficio de México
ANTECEDENTES
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Costeo de los Riesgos
• La respuesta a los riesgos típicamente tiene un impacto en las actividades y los costos del proyecto
• Si estos costos no son considerados de manera adecuada, impactarán financieramente al proyecto
– Rebasando el presupuesto en la ejecución, o
– Sobredimensionando el presupuesto en la planeación
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Estándares del PMI de Referencia
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ALGUNOS CONCEPTOS DE RIESGOS Y COSTOS
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Conceptos
• Línea Base de Costos
– Es la suma de los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo (work packages)
– Es la versión aprobada del presupuesto del proyecto, excluida la reserva de gestión
– Se usa para medir el desempeño del proyecto, por lo que solo debe cambiarse mediante procedimientos formales de control de cambios
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Conceptos
• Riesgo
– Evento o condición incierta, que si sucede, tiene un efecto en los objetivos de un proyecto
• Amenaza
– Un evento o condición incierta, que si sucede, tiene un efecto negativo en los objetivos de un proyecto
• Oportunidad
– Un evento o condición incierta, que si sucede, tiene un efecto positivo en los objetivos de un proyecto
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Proceso de Gestión de Riesgos
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Cierre del Proyecto
Costeo de los Riesgos
PRESUPUESTO
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Planificación de Respuestas al Riesgo
• Después del análisis cualitativo y/cuantitativo, se debe determinar una respuesta al riesgo.
• 4 posibles tipos:
– Evitar : Eliminar el riesgo
– Transferir : Pasar el riesgo a otros
– Mitigar : Reducir la probabilidad y/o impacto del riesgo
– Aceptar : Asumir el riesgo de manera activa o pasiva
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Conceptos
• Riesgo Residual
– Riesgo que permanece después de haber implementado las respuestas a los riesgos: Mitigar, Transferir o Evitar
– El riesgo residual tiene una probabilidad o impacto menor que el riesgo original
– Es similar a un riesgo Aceptado
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EL COSTEO DE RIESGOS (Risk Budgeting)
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Valor Monetario Esperado
• El Valor Monetario Esperado (EMV) es el costo de un evento pero considerando su probabilidad de ocurrencia
• Valor Monetario Esperado (EMV) = Probabilidad x Impacto
• Se utiliza para ponderar el costo de un riesgo y no cargarle el 100% del valor al proyecto
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EMV - Ejemplo
• Valor Monetario Esperado (EMV) = Probabilidad x Impacto
• Riesgo X
– Probabilidad: 30%; Impacto (pérdida): $100,000
(0.3) x ($100,000) = $30,000 (EMV)
• Riesgo Y
– Probabilidad: 40%; Impacto: Retraso de 30 días
Considerando un costo de $2,000/día
30d x $2,000 = $60,000
(0.4) x ($60,000) = $24,000 (EMV)
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Grupos de Riesgos
• Manejo de 2 diferentes grupos de riesgos:
– Conocidos-Desconocidos (known-unknown)
• Riesgo identificados. Se les asigna un plan de respuesta (Aceptar, Evitar, Transferir, Mitigar)
– Desconocidos-Desconocidos (unknown-unknown)
• Riesgos no identificados
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Reservas del Proyecto
RESERVAS DEL PROYECTO
RESERVA(S) DE CONTINGENCIA
RESERVA DE GESTIÓN
COSTO DE “TRANSFERIR, EVITAR O MITIGAR”
EMV DE “ACEPTAR” + RIESGOS RESIDUALES
EMV = VALOR MONETARIO ESPERADO
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La Reserva de Contingencia
• Es el presupuesto que está asignado para riesgos identificados y que requieren un plan de respuesta (Aceptar, Evitar, Transferir, Mitigar)
• La reserva de contingencia también es vista como la parte del presupuesto destinada a cubrir los riesgos “conocidos-desconocidos” (known-unknown)
• Se puede establecer una reserva de contingencia para una actividad específica, para todo el proyecto o ambos.
RESERVA(S) DE CONTINGENCIA
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La Reserva de Contingencia
• Las reservas de contingencia forman parte de la línea base de costos del proyecto y del presupuesto, por lo tanto también forman parte de la línea base de medición del desempeño del proyecto (PMB)
• Las reservas de contingencia no deberían usarse para cubrir sobrecostos
RESERVA(S) DE CONTINGENCIA
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Reserva de Gestión
• La Reserva de Gestión (Management Reserve) es un monto que se considera para riesgos “desconocidos-desconocidos” (unknown-unknown)
• La reserva de gestión no se incluye en la línea base de costos del proyecto, pero si forma parte del presupuestodel proyecto
• Normalmente es un porcentaje de los costos base del proyecto (work pckg.)
RESERVA DE GESTIÓN
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Reserva de Gestión
• El uso de la reserva de gestión requiere autorización especial de la Gerencia.
• Es usada en circunstancias especiales donde el PM ve la necesidad de cambiar la línea Base de Medición del Desempeño (PMB), pero sin cambiar el presupuesto
• Cuando se usa una parte de la reserva de gestión, ese monto se suma a la línea base de costos, por lo que se requiere aprobar un cambio a la línea base
RESERVA DE GESTIÓN
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Resumen
• Reserva de Contingencia– Para riesgos específicos (known-unknown)
y cuantificados– Manejada por el PM– Forma parte de la línea base de costos del
proyecto
• Reserva de Gestión– Para riesgos globales y no identificados o
aceptados pasivamente (unknown-unknown)
– Manejada por el PM o por la Gerencia del Negocio (a veces el project sponsor)
– Forma parte del presupuesto, pero no de la línea base del proyecto
RESERVA(S) DE CONTINGENCIA
RESERVA DE GESTIÓN
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Estrategias de Respuesta al Riesgo
Tipo de Respuesta
Definición Impacto en la Estrategia del Proyecto
Impacto en los Costos
Evitar Acción que implica cambiar la solución o el alcance para eliminar el riesgo
Aplicar algunos ajustes a la solución técnica / comercial
Normalmente no requiere reserva de contingencia pero puede haber costos asociados
Mitigar Acción que busca reducir la probabilidad y/o el impacto a un nivel aceptable
Se toman acciones proactivas respecto a la solución y/o el proyecto
El costo de implementar la mitigación y el EMV del riesgo residual se añaden a la reserva de contingencia
Transferir Acción que busca pasar el riesgo a otros
Existen varias formas:• Hacia el cliente al no
aceptar su alcance• Subcontratación de un
Tercero• Compra de un Seguro
El costo de implementar la transferencia y el EMV delriesgo residual se añaden a la reserva de contingencia
Aceptar Se asume el riesgo de manera activa o pasiva
Aceptación pasiva - no se hace nadaAceptación activa – se define un plan de contingencia
Se añade el EMV del impacto a la reserva de contingencia
EMV = Valor Monetario Esperado
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Costeo con Riesgos Residuales
• Riesgo que permanece después de haber implementado las respuestas a los riesgos: Mitigar, Transferir o Evitar
• EJEMPLO: Mitigar=> Riesgo Residual
– Impacto si el evento de riesgo ocurre = $ 100K
– Probabilidad de ocurrencia = 70%
– Costo de “Aceptar” el riesgo (EMV) = $ 70K
– Costo para “Mitigar” el riesgo = $ 40K
– Probabilidad reducida a = 15%
– Impacto reducido a = $ 50K
– EMV del Riesgo Residual = $7.5K
• Comparar Costo Respuesta “Aceptar” vs “Mitigar”– Aceptar = $70K : Mitigar = $40K+$7.5K= $47.5K
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Costeo de Riesgos en la Ejecución
• ¿QUÉ HACER CUANDO SE IDENTIFICAN NUEVOS RIESGOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO?
• Si la respuesta al riesgo es Evitar, Mitigar o Transferir, el costo de la respuesta se debe tomar de la reserva de gestión y pasa a formar parte de la línea base de costo, por lo que se debe generar una orden de cambio para redefinirla.
• Si la respuesta definida es Aceptar, se aplica lo mismo pero solo se considera como costo el EMV del plan de contingencia.
• No se debería tomar dinero de la reserva de contingencia que aun no se ha usado
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Plan de Respuesta vs Plan de Contingencia
• Un Plan de Respuesta a los Riesgos se ejecuta ANTES de que los eventos de riesgo ocurran– ¿Cómo vas a reducir la probabilidad y/o el impacto?
• Un Plan de Contingencia es usado para los riesgos con respuesta de “Aceptado” y se ejecuta CUANDO un evento de riesgo ocurre– ¿Cómo vas a contener/mantener bajo control el impacto que ha
ocurrido?
• Los fondos para la ejecución de ambos planes se deben incluir en la reserva de contingencia
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Margen del Proyecto
Reserva de Gestión
Línea Base del Costo
Reserva de Contingencia
Costo base del proyecto(work packages)
Precio del Proyecto
Presupuesto del Proyecto
“unknown unknows”
Suma de los costos de cualquier acción
proactiva para reducir los riesgos (Evitar, Mitigar, Transferir)
Resumen Gráfico - Costos de Riesgos
EMV de:•Riesgos “Aceptados”• Riesgo Residual de Riesgos “Mitigar, “Transferir” y “Evitar”
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Ejemplo
• Asumir lo siguiente :
– El costo de los paquetes de trabajo es $1,110,000
– El costo total de respuestas al riesgo es $40,000
– El EMV total de riesgos residuales debido a respuestas de Mitigación es $5,000
– El EMV total por todos los riesgos Aceptados es $20,000
– Se crea una reserva de gestión para los riesgos desconocidos del 3%
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Riesgos del Proyecto Tipo de Respuesta al Riesgo
Costos Totales del Proyecto
Determinar el costo
por tipo de Respuesta
% de Costo Base del Proyecto
Añadir a la línea base de costos
EMVProb x $ Impacto
Riesgos Identificados
(KnownUnknown)
RiesgosDesconocidos“Ley de Murphy”
EvitarTransferir Mitigatr
Aceptar
Riesgo ResidualProb x $ Impacto
+
Reserva de Contingencia
+
Costo base del proyecto
Reserva de Gestión
Linea
Base
Costos
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Riesgos del Proyecto Tipo de Respuesta al Riesgo
Costos Totales del Proyecto
Determinar el costo
por tipo de Respuesta
% de Costo Base del Proyecto
Añadir a la línea base de costos
EMVProb x $ Impacto
Riesgos Identificados
(KnownUnknown)
RiesgosDesconocidos“Ley de Murphy”
EvitarTransferir Mitigatr
Aceptar
Riesgo ResidualProb x $ Impacto
+
Reserva de Contingencia
+
Costo base del proyecto
Reserva de Gestión
$1,110,000$40,000
$40,000$5,000
$20,000
$25,000
3%
$33,300
Linea
Base
Costos
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Costo Base del Proyecto $ 1,110,000
Costos de Respuesta al Riesgo (E, T, M) $ 40,000
Más EMV Costos Residuales $ 5,000
Mas EMV Costos Respuesta Aceptar $ 20,000
Reserva de Contingencia (Riesgos Conocidos) $ 65,000
Línea Base del costo (Costo Base + Reserva Conting) $ 1,175,000
Mas Reserva de Gestión (Riesgos Desconocidos) $ 33,300
Presupuesto del Proyecto (Costo Total) $ 1,208,300
Ejemplo (Cont.)
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• Que pasa con el costo de las respuestas a riesgos que ya no se dieron en el proyecto?
• OPCIÓN A
– Se supone que lo usaste para buscar desaparecer o minimizar el riesgo, por lo tanto aunque el riesgo no se de el costo se ejerció.
– En el remoto caso de que el riesgo despareciera antes de que se ejecutara el plan de respuesta, el costo “liberado” sigue siendo parte de la línea base del proyecto, por lo que se sugiere manejarlo como un “colchón” adicional en la reserva de contingencia para riesgos futuros
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• OPCIÓN B. SE APLICA LA LEY DE PARKINSON
Ley de Parkinson El trabajo suele expandirse hasta gastar todo el presupuesto disponible.O en otras palabras, dinero asignado es dinero gastado…
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