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Mejorar la Productividad de los Empleados

Capítulo 16

Zane K. Quible, PhD

02/11/2014 Traducido y adaptado por Profa. M. Moctezuma

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• Aprender a establecer programas para aumentar la productividad.

• Familiarizarse con diversos métodos para medir la productividad de los empleados.

• Enumerar e implantar técnicas variadas para aumentar la productividad de los empleados.

Objetivos


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Productividad Es el resultado que se obtiene al dividir salida entre entrada.

Mientras más salida obtiene una orga-nización, a base de niveles constantes de entrada, mejor la productividad.


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1. La naturaleza restrictiva de las regulaciones gubernamentales, acciones y políticas.

2. El deterioro del aspecto ético en los trabajos. 3. La disminución en los gastos de investigación y

desarrollo. 4. La disminución en la inversión de capital. 5. El aumento de trabajadores de servicio. 6. Las características cambiantes de la fuerza laboral. 7. Las prácticas, políticas y actitudes restrictivas de la

gerencia.

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Factores que contribuyen al dilema de productividad en los EEUU


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Es un método efectivo para aumentar la productividad en una

organización.

Programa para mejorar la productividad


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• Tiene el apoyo de la alta gerencia. • Cuenta con el compromiso y participación de los

empleados. • Tiene estatus de alta prioridad. • Tiene metas definidas. • Cuenta con recompensas para los empleados. • Posee un liderazgo efectivo. • Disfruta de una comunicación efectiva. • Posee técnicas/instrumentos de medida efectivos.

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Características de un programa exitoso para mejorar la productividad


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Pasos para llevar a cabo el programa

• Planificar • Evaluar la situación actual • Seleccionar áreas/actividades a incluir • Desarrollar soluciones alternas • Diseñar y desarrollar un plan para implantar

la solución • Conducir un plan de seguimiento

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• Identificar los objetivos del programa. • Determinar el alcance del programa. • Identificar el personal a involucrar. • Considerar las opiniones y comentarios

provistos por los empleados. • Mantener a los empleados al corriente de

los esfuerzos para desarrollar el programa.

Paso 1: Planificar

.


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• Medir la producción actual. • Identificar y analizar la naturaleza de los

procesos departamentales. • Evaluar cómo ejecutan las tareas los

empleados.

Paso 2: Evaluar la situación actual


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Elegir las áreas que necesitan mejorarse y darles prioridad.

Paso 3: Seleccionar áreas/actividades


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• Considerar varias alternativas de solución para mejorar el aumento de la productividad de las áreas a incluir en el programa.

• Considerar el impacto potencial de cada alternativa.

• Calcular el costo-beneficio para cada alternativa.

Paso 4: Desarrollar soluciones alternas


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Conseguir la aprobación de la alta gerencia dónde y cuándo sea

necesario.

Paso 5: Diseñar la solución


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• Dedicar el tiempo necesario para diseñar el plan e implantar cada solución.

• Comprometer a gerentes de unidades y em-pleados involucrándolos en áreas que les afectan.

• Instalar equipo nuevo, adiestrar o readies-trar a los empleados.

• Implantar la solución en forma ordenada.

Paso 6: Desarrollar el plan e implantar la solución


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• Determinar cuán bien está funcionando la solución por unos meses después de im-plantarla, comparando la ejecución actual vs. la anticipada.

• Modificar cuándo y dónde sea necesario.

Paso 7: Dar seguimiento


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Medir la productividad es un aspecto crítico del esfuerzo de mejorarla.

• Se pueden aislar, lo cual ayuda a determinar dónde comienzan y terminan.

• La cantidad de esfuerzo y tiempo consu-mido es constante de una tarea a la otra.

• La tarea es fácilmente medible.

Características de las tareas mesurables


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Cuantitativo

Cualitativo

Costo por-unidad

Se obtiene dividiendo el tiempo consumido en producir las uni-dades por el total de unidades producidas. Se obtiene contando la cantidad de trabajo defectuoso que haya que rehacer. Se obtiene prorrateando el costo de labor, equipo y gastos indirec- tos por unidad producida.

Tipos de datos obtenidos del proceso de medir


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• Determina el objetivo de la medición. • Considera las características del area/actividad

medida y elige la técnica más simple y fácil de usar que las circunstancias permitan.

• Adiestra a los responsables para utilizar adecuadamente las diferentes técnicas.

• Utiliza un tiempo lo suficientemente largo para compensar por fluctuaciones anormales en las cargas de trabajo.

Sugerencias para mejorar la efectividad de las medidas de

productividad


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Tecnología

Se consigue proveyendo equipo nuevo que permita al personal realizar las tareas más rápido y con menor esfuerzo.

Procesos y Procedimientos

Se logra proveyendo procesos y procedimientos eficaces a los empleados.

Áreas en las cuales la productividad se podría mejorar


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Ambiente

Proveer un ambiente a los empleados que estimule el deseo de ser más productivo.

Personal Ayudar a los empleados a desarrollar una actitud positiva hacia el trabajo.

Áreas en las cuales…


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• Algunas son costosas, otras económicas o gratis.

• En algunas hay que hacer cambios sustan-ciales en los procedimientos organizativos, otras se llevan a cabo de una manera simple.

Hay una variedad de técnicas disponibles…


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Los empleados desean tareas variadas, importantes y gozar de autonomía.

Afecta la cantidad de satisfacción que el personal deriva del trabajo y el nivel de

productividad que logran de sus funciones.

Enfoques


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Rotación

Permite a los empleados intercambiar periódica-mente las tareas asigna-das con otros.

Simplificación

Elimina tareas repetitivas y aburridas, al igual que el flujo de trabajo incómodo y barreras en la comunicación.

Tipos de enfoques


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Enriquecimiento

Permite al empleado asumir grandes niveles de respon-sabilidad y control sobre el trabajo, mientras aumenta las oportunidades de planificarlo.

Tipos de…


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• Permite a los empleados establecer la hora de entrada, usualmente en un bloque de 3-4 horas de diferencia.

• Todos los empleados deben estar presentes en las horas esenciales, probablemente de 11 a.m. – 2 p.m.

Horario flexible


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• Permite a dos personas compartir lo que sería un trabajo todo el tiempo (full time).

• Los salarios y beneficios marginales se prorratean de acuerdo a la contribución de cada empleado en las tareas.

Trabajo compartido


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• Provee a los empleados la seguridad de que, aún cuando disminuyan la producción, su puesto no estará amenazado.

• Este es usualmente un prerrequisito para lograr que los empleados aumenten la productividad.

Seguridad en el empleo


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• Da la oportunidad al personal de proveer aportaciones en el proceso de toma de decisiones.

• A los empleados les agrada involucrarse en situaciones que les afectan.

Participación de los empleados


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• Comprende a un grupo voluntario de 8-12 empleados que se reúnen regularmente para identificar, analizar y desarrollar soluciones a una variedad de problemas relacionados con sus trabajos.

• Las reuniones se llevan a cabo en horario de oficina.

Círculos de calidad


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• Tiene que ver con los aspectos relativos a los puestos: – condiciones de trabajo – recompensas y beneficios económicos – relaciones interpersonales – otros incentivos de la compañía

Calidad de vida laboral (QWL)


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• Algunas de las técnicas utilizadas son: – horario flexible – MBO – enriquecimiento (job enrichment) – seguridad de empleo – rotación – TQM – participación del personal

Calidad de vida laboral (QWL)


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• Proveen una variedad de ayuda a los empleados para confrontar situaciones que impactan negativamente la productividad.

• Típicamente provee a los empleados sesiones de consultoría o asesoría.

Programas de ayuda a los empleados


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• Hace énfasis en aumentar la comunicación entre la gerencia y empleados.

• La retroalimentación es un aspecto crítico del proceso gerencial.

Comunicación


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• Ayuda al empleado a reducir la quemazón o estrés, que impactan negativamente la productividad.

• Puede incluir asesoría para el personal.

Reducción de la quemazón (burnout)


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• Provee a los empleados recompensas por aumentar la productividad.

• Algunos programas son grupales, otros, individuales.

Incentivos


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• Ayuda al personal a sobreponerse al estrés que evita maximizar la productividad.

• El estrés puede surgir por relaciones inter-personales insatisfactorias, baja autoestima, tensión, preocupación, aburrimiento, aisla-miento, inseguridad y condiciones de trabajo inadecuadas.

Reducción de estrés mental y emocional


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• Está diseñado para identificar, diagnosticar y resolver los propios problemas del grupo.

• Apodera a los empleados para asumir una gran responsabilidad sobre sus trabajos.

Trabajo en equipo


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• Ayuda a los empleado a manejar situaciones complejas.

• Se podría utilizar un enfoque para resolver problemas o manejo de conflictos.

Solución de conflictos


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• Ayuda a los empleados a hacer mejor uso del tiempo y manejarlo más efectivamente.

• Es bien útil para determinar con exactitud cuánto tiempo tomará realizar una tarea específica.

Manejo del tiempo


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• Provee a los empleados la oportunidad de trabajar cuatro días a la semana, usualmente extendiendo la jornada diaria.

• Tiende a reducir el ausentismo y las tardanzas.

Semana de trabajo reducida


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• Es un programa diseñado para ayudar a la organización a mejorar la calidad de los productos o servicios.

• Se basa en el trabajo en equipo y en el apoderamiento.

Calidad total (TQM)

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