mejora del proceso de pago de la deuda externa en la...
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FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera de Ingeniería Empresarial y de Sistemas
MEJORA DEL PROCESO DE PAGO DE LA DEUDA EXTERNA EN LA DGETP DEL MINISTERIO DE
ECONOMÍA Y FINANZAS
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional
de Ingeniero Empresarial y de Sistemas
JUAN ANTONIO FLORES ARAUJO
Asesor:
Ing. Marco Antonio Salcedo Huarcaya
Lima – Perú
2018
INDICE
INTRODUCCIÓN 7
DESARROLLO 8
Capítulo 1. Generalidades de la Empresa 8
Datos generales. 8
Nombre o razón social de la empresa. 8
Ubicación de la empresa. 8
Giro de la empresa. 9
Tamaño de la empresa. 9
Breve reseña histórica de la empresa. 9
Organigrama de la empresa. 11
Misión y Visión. 13
Productos y clientes. 13
Premios y certificaciones. 13
Relación de la empresa con la sociedad. 14
Capítulo 2. Planteamiento del problema que fue abordado 15
Caracterización del área en que se participó. 15
Antecedentes y definición del problema. 20
Objetivos: general y específico. 27
Justificación. 28
Alcances y limitaciones. 29
Capítulo 3. Marco Teórico 30
Marco Teórico. 30
Capítulo 4. Desarrollo del Proyecto. 35
Tipo de investigación. 35
Diseño de la investigación. 35
Población y muestra. 35
Técnicas e instrumentos de la investigación. 37
Procedimientos de recolección de información. 39
Capítulo 5. Análisis y Resultados. 42
Análisis crítico. 42
Planteamiento de alternativas. 43
Justificación de la solución escogida 44
Implementación de la propuesta 45
Resultado obtenido. 52
Conclusiones. 60
Recomendaciones. 61
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 63
ANEXOS 65
INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Ubicación del Ministerio de Economía y Finanzas 8
Figura 2. Organigrama del Ministerio de Economía y Finanzas 11
Figura 3. Áreas que intervienen en el proceso 12
Figura 4. Diagrama de Contexto – Situación Inicial 23
Figura 5. Diagrama de Proceso – Situación Inicial - AS-IS 25
Figura 6. Componentes de un proceso 31
Figura 7. Fases del Proyecto 34
Figura 8: Fórmula para calcular una muestra 36
Figura 9. Formato de Acta de Reunión 37
Figura 10. Formato de Encuesta de tipo cuestionario 38
Figura 11. Etapas del Proyecto 46
Figura 12. Diagrama de Proceso - Situación Final - TO-BE 48
Figura 13. Resultado pregunta Nº 1 73
Figura 14. Resultado pregunta N° 2 73
Figura 15. Resultado pregunta N°3 74
Figura 16. Resultado pregunta N°4 74
Figura 17. Resultado pregunta N°5 75
Figura 18. Resultado pregunta N°6 75
Figura 19. Resultado pregunta N°7. 76
Figura 20. Resultado pregunta N° 8. 76
Figura 21. Resultado pregunta N° 9. 77
Figura 22. Resultado pregunta Nº10 77
Figura 23. Resultado pregunta N° 11 78
Figura 24. Resultado pregunta N° 12 78
Figura 25. Resultado pregunta N° 13 79
Figura 26. Resultado pregunta N° 14 79
Figura 27. Resultado pregunta N° 15 80
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Definición de Indicadores ................................................................................. 26
Tabla 2. Coeficientes de Ponderación ........................................................................... 26
Tabla 3. Cantidad de personal de la DGETP ................................................................ 36
Tabla 4. Costo de un trabajador de la DGETP .............................................................. 40
Tabla 5. Información proceso de pago de deuda del 2015 ........................................... 40
Tabla 6. Cálculo de indicadores del año 2015 ............................................................... 41
Tabla 7. Criterios de agrupación órdenes de pago consolidadas ................................. 49
Tabla 8. Información proceso de pago de deuda del 2017 ........................................... 53
Tabla 9. Cálculo de indicadores del año 2017 ............................................................... 54
Tabla 10. Cuadro comparativo de resultados ................................................................ 55
Tabla 11. Cuadro comparativo de resultados ponderados ........................................... 56
INDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Estructura y Ejemplos de Código SWIFT ....................................................... 65
Anexo 2. Resolución N° 270-2014-EF/10 ...................................................................... 66
Anexo 3. Notación BPMN 2.0......................................................................................... 71
Anexo 4. Resultado de las Encuestas ........................................................................... 73
Anexo 5. Actas de Reuniones. ....................................................................................... 81
Anexo 6. Solicitud de Requerimiento de Software. ....................................................... 87
Anexo 7. Anexos al Memorando .................................................................................... 91
Anexo 8. Cronogramas de Trabajo ................................................................................ 93
Anexo 9. Memorando para la DOT ................................................................................ 95
Anexo 10. Carta Orden de Pago Consolidada .............................................................. 96
Anexo 11. Reporte Consolidado en Moneda Original ................................................... 97
Anexo 12. Instrucción de Pago ...................................................................................... 98
Anexo 13. Oficio para el BN ........................................................................................... 98
Anexo 14. Nota de Cargo ............................................................................................... 98
Anexo 15. Mensaje SWIFT ............................................................................................ 98
Anexo 16. Estructura de Archivos Texto de envío para comunicación con el Banco de
la Nación ......................................................................................................................... 98
Anexo 17. Estructura de Archivos Texto de respuesta para comunicación con el Banco
de la Nación .................................................................................................................... 98
Anexo 18. Documento de Conformidad - Módulo de Tesoro ........................................ 98
Anexo 19. Documento de Conformidad - Módulo de Caja ............................................ 98
Anexo 20. Documento de Conformidad - Módulo de la DOT ........................................ 98
7
INTRODUCCIÓN
La gran mayoría de países sobre todo los que están en vías de desarrollo tienen
deudas contraídas con otros estados u organismos internacionales externos, a estas
deudas contraídas por dichos países se les llama deuda externa, Podemos afirmar
esto porque según Centeno, (2000) manifiesta que “en la década de los ochenta,
América Latina estaba inmersa en una de las peores crisis de la historia al igual que la
mayoría de países en vías de desarrollo, por lo que sus relaciones de dependencia
fueron acentuándose tanto en el ámbito comercial, tecnológico y créditos. Por lo tanto
la Banca Privada Internacional en menos de diez años aumento sus préstamos a los
países en desarrollo en general”. (p. 89-97).
El Perú no es una excepción a esta regla y es por ello que al tener deudas,
estas deben de ser pagadas de acuerdo a los convenios suscritos y a los
cronogramas de pagos acordados, para ello el órgano rector del Sistema Nacional de
Endeudamiento es la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (DGETP)
del Ministerio de Economía y Finanzas (Ley N° 28563).
El hecho de que el Estado peruano contraiga este tipo de deudas genera
obligaciones de pago llamadas deuda pública externa y estas deben de ser pagadas
en las fechas indicadas en el cronograma de pagos acordado con la entidad
acreedora, el pagar a tiempo dichas deudas permite que el Estado peruano tenga una
buena calificación crediticia; por el contrario si no se cumple con los pagos generará
en primer término moras, multas y penalidades causando un perjuicio económico para
el Estado peruano y también el ser calificados como malos pagadores, por
consiguiente malos sujetos de crédito.
Lamentablemente esta situación se vivió en el Perú durante el primer gobierno
del Sr. Alan García Pérez (1985-1990), cuando se decidió destinar solo el 10% de las
exportaciones peruanas al pago de la deuda pública externa con consecuencias muy
negativas para todos los peruanos, "la inflación aumentó desde un récord de 666 por
ciento en 1988 a un nuevo récord de 3.399 por ciento para 1989”. (Hudson, 1992).
Es por esto que los gobiernos tratan de cuidar mucho el ser calificado como
buenos sujetos de crédito ya que no solo se ve afectada la economía del país, sino
que también trae perjuicios sociales y aleja las inversiones.
8
DESARROLLO
Capítulo 1. Generalidades de la Empresa
Datos generales.
El Ministerio de Economía y Finanzas es "un organismo del Poder
Ejecutivo, cuya organización, competencia y funcionamiento está regido por el
Decreto Legislativo Nº 183 y sus modificatorias. Está encargado de planear,
dirigir y controlar los asuntos relativos a presupuesto, tesorería,
endeudamiento, contabilidad, política fiscal, inversión pública y política
económica y social. Asimismo diseña, establece, ejecuta y supervisa la política
nacional y sectorial de su competencia asumiendo la rectoría de ella".
(Ministerio de Economía y Finanzas, 2017).
Nombre o razón social de la empresa.
Ministerio de Economía y Finanzas.
Ubicación de la empresa.
Jirón. Junín 319, Cercado de Lima, Teléfono (511) 311-5930.
Figura 1. Ubicación del Ministerio de Economía y Finanzas
Fuente: Google maps, 2017
9
Giro de la empresa.
Las principales funciones del Ministerio de Economía y Finanzas son las
siguientes:
"Planear, dirigir y controlar los asuntos relativos a la política fiscal,
financiación, endeudamiento, presupuesto, tesorería y contabilidad.
Planear, dirigir, controlar las políticas de la actividad empresarial
financiera del Estado así como armonizar la actividad económica.
Planear, dirigir y controlar los asuntos relativos a la política arancelaria.
Administrar con eficiencia los recursos públicos del Estado". (Ministerio
de Economía y Finanzas, 2017).
Tamaño de la empresa.
El Ministerio de Economía y Finanzas está considerado como una empresa
Grande.
Breve reseña histórica de la empresa.
Ministerio de Economía y Finanzas, (2017), reseña así su historia:
“El 03 de agosto de 1821, mediante Decreto de Don José de San
Martín, Protector del Perú, se creó el Ministerio de Hacienda.
Con Decreto Ley N° 17521 del 02 de marzo de 1969 se aprobó la Ley
Orgánica del Ministerio de Hacienda, la misma que determina la estructura y
funciones del Ministerio de Hacienda. Con Decreto Ley N° 22196 del 30 de
mayo de 1978 se modificó la Estructura Orgánica.
Mediante Decreto Ley N° 17703 del 13 de junio de 1969 se modificó la
denominación de Ministerio de Hacienda por la de Ministerio de Economía y
Finanzas.
Por Decreto Ley N° 23123 del 09 de julio de 1980 se estableció la
denominación de Ministerio de Economía, Finanzas y Comercio al incorporarse
10
la Secretaría de Estado de Comercio que pertenecía al Ministerio de Industria,
Comercio, Turismo e Integración
Por Decreto Legislativo Nº 325 del 30 de enero de 1985 se modificó
nuevamente la denominación del Ministerio de Economía, Finanzas y Comercio
por la de Ministerio de Economía y Finanzas.
Como resultado de la aplicación del Decreto Supremo Nº 004-91-PCM
que declaró en reorganización todas las Entidades Públicas, se aprobó una
nueva estructura orgánica del Ministerio de Economía y Finanzas aprobada
mediante Resolución Ministerial Nº 455-91-EF/43 del 28 de noviembre de 1991.
Un nuevo Reglamento de Organización y Funciones fue aprobado por
Resolución Ministerial Nº 092-EF/43 del 06 de marzo de 1992.
El actual Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de
Economía y Finanzas fue aprobado mediante Resolución Vice Ministerial Nº
148-99-EF/13.03 del 15 de noviembre de 1999 y sus modificatorias Resolución
Ministerial N° 191-2000-EF/43 (Tribunal Fiscal), Resolución Ministerial N° 158-
2001-EF/15 (Viceministro de Economía), Resolución Ministerial N° 326-2003-
EF/15, Resolución Ministerial N° 342-2006-EF/43, Resolución Ministerial N°
416-2005-EF/43 (Viceministro de Hacienda) y Resolución Ministerial N° 143-
2010-EF/43 (DGPP)”.
11
Organigrama de la empresa.
Figura 2. Organigrama del Ministerio de Economía y Finanzas
Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas, 2017
12
Figura 3. Áreas que intervienen en el proceso
Fuente: Elaboración propia, 2017
13
Misión y Visión.
Misión.
La misión del Ministerio de Economía y Finanzas es la de “Armonizar la
política económica y financiera, a través de la transparencia y
responsabilidad fiscal, contribuyendo al crecimiento económico sostenido
del país”. (Ministerio de Economía y Finanzas, 2017).
Visión.
La visión del Ministerio de Economía y Finanzas se defina como el “Sector
que impulsa el crecimiento económico sostenido, que contribuye a una
mejor calidad de vida de los peruanos, garantizando una política fiscal
responsable y transparente, en el marco de la estabilidad
macroeconómica”. (Ministerio de Economía y Finanzas, 2017).
Productos y clientes.
El Ministerio de Economía y Finanzas al ser una entidad pública, lo que brinda son
servicios y en este caso el cliente exclusivo de dichos servicios es el Estado
peruano.
Por lo tanto los servicios que brinda el Ministerio de Economía y Finanzas
están orientados a mejorar la capacidad del Estado peruano para satisfacer sus
necesidades de manera oportuna y eficaz Todos estos esfuerzos deben de
orientarse a lograr que cada nuevo sol (S/.) invertido produzca el mayor bienestar
social posible.
Premios y certificaciones.
La República del Perú recibió de la prestigiosa revista internacional Latin Finance,
especializada en finanzas y economía, el premio a la "Mejor Transacción de
Administración de Deuda Soberana del Año 2016", por primera vez en su
historia, gracias a la exitosa operación de manejo de pasivos realizada en
setiembre del año pasado. Dicha operación recibió además el premio a la "Mejor
Transacción en Moneda Local del Año 2016", por segunda vez, como
reconocimiento a la más grande emisión de bonos soberanos en moneda local
14
llevada a cabo en los mercados globales. Ambos premios fueron el resultado de un
proceso altamente competitivo el cual reconoce la excelencia en el mercado de
capitales en Latinoamérica. (Comunicados, Entrevistas y Notas de Prensa,
Ministerio de Economía y Finanzas, 2017).
Relación de la empresa con la sociedad.
El Ministerio de Economía y Finanzas como organismo público, tiene una amplia,
directa y exclusiva relación con la sociedad peruana y esta se basa en los
siguientes objetivos estratégicos institucionales:
“Consolidar el equilibrio y sostenibilidad fiscal.
Mejorar el nivel de estabilidad de los ingresos públicos.
Lograr una mayor apertura económica y armonización del mercado de
bienes y servicios.
Incrementar la cobertura y eficiencia de los mercados financieros y
previsional privado.
Reactivar la inversión orientada al cierre de brechas de infraestructura
social y productiva.
Mejorar la calidad del gasto público en los diversos niveles de gobierno.
Optimizar la transparencia y rendición de cuentas en el sector público.
Modernizar la gestión institucional del Ministerio”.
(Ministerio de Economía y Finanzas, 2017).
Los cuales deben de redundar en una mejor calidad de vida de la sociedad
peruana y un Estado más sólido, moderno y competitivo.
15
Capítulo 2. Planteamiento del problema que fue abordado
Caracterización del área en que se participó.
La Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del Ministerio de
Economía y Finanzas, es el órgano rector de los Sistemas Nacionales de
Endeudamiento y de Tesorería. La DGETP es encargada tanto de proponer
políticas, dar normas y procedimientos para la gestión de activos y pasivos
financieros, así como de la regulación y administración de los fondos públicos y de
la deuda pública.
Por su relación con el presente trabajo, destacamos las siguientes funciones
institucionales:
“Ejecutar todo tipo de operaciones bancarias y de tesorería respecto de los
fondos que le corresponde administrar y registrar.
Autorizar las operaciones de pagaduría con cargo a los fondos que administra
y registra.
Dictar las normas, directivas y procedimientos de los Sistemas Nacionales de
Endeudamiento Público y de Tesorería, de conformidad con la normatividad
vigente.
Establecer las condiciones para el diseño, desarrollo e implementación de
mecanismos o instrumentos operativos orientados a optimizar la gestión del
Sistema Nacional de Endeudamiento Público y del Sistema Nacional de Tesorería.
Programar, negociar, gestionar la aprobación y autorizar el desembolso de las
operaciones de endeudamiento público y de administración de deuda del gobierno
nacional.
Actuar como agente financiero único del Estado, ejerciendo su representación
en las operaciones de endeudamiento público y de administración de deuda del
gobierno nacional en todas sus fases.
16
Programar y atender el servicio de la deuda del gobierno nacional”.
(Ministerio de Economía y Finanzas, 2017).
La Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público, cuenta con las
siguientes unidades orgánicas:
Dirección de Normatividad
Dirección de Análisis y Estrategia
Dirección de Créditos
Dirección de Gestión de Mercados Financieros
Dirección de Operaciones de Tesorería
Dirección de Programación, Presupuesto y Contabilidad
Dirección de Gestión de Riesgos
Dirección - Unidad de Coordinación de Préstamos Sectoriales
Las unidades orgánicas involucradas en el desarrollo del presente trabajo
son la Dirección de Operaciones de Tesorería (DOT) y la Dirección de
Programación, Presupuesto y Contabilidad (DPPC).
Estas dos unidades orgánicas utilizan el Sistema Integrado de
Administración y Gestión de la Deuda (SIAD), definido y monitoreado por la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (DGETP).
El SIAD registra y controla todas las operaciones de Deuda Interna y
Externa que contrae el Estado Peruano o las Entidades Públicas con Organismos
Internacionales, Gobiernos Extranjeros, Proveedores, etc.
El SIAD consta de un subsistema de deuda del Gobierno Nacional que le
permite a la DGETP administrar todas las operaciones de endeudamiento y
administración de pasivos ejecutadas directamente por el Estado.
17
Adicionalmente, cuenta con un subsistema de deuda para los Gobiernos
Locales y Regionales, que permite registrar y hacer el seguimiento del pago de los
préstamos concertados por estas entidades.
Los módulos del SIAD son los siguientes:
Módulo de concertaciones.
Registra las operaciones de endeudamiento público externo e interno por
créditos, bonos, etc. Asimismo, se registra operaciones de suscripción de
acciones y cuentas por cobrar. Este registro comprende los datos generales
de la operación y las condiciones financieras.
Módulo de desembolsos.
Registra los desembolsos y/o colocaciones recibidos por las unidades
ejecutoras u otras entidades, y que, se relacionan a la operación de
endeudamiento ingresada en el módulo de Concertaciones.
Módulo de operaciones.
Crea los cronogramas de pago de forma autogenerada o manual a partir de
la información registrada en los módulos anteriores. Estos cronogramas
contienen el servicio de principal (amortización), interés y comisiones que
pueden ser obtenidos en base a cálculos elaborados en el sistema. En este
módulo se obtienen reportes al detalle y consolidados sobre los saldos
adeudados, servicio proyectado, servicio atendido, etc.
Módulo de programación de caja.
Genera tanto los flujos de cajas mensuales de todo un año basándose en
los tipos de cambios estimados, como períodos de caja establecidos por el
área de Tesorería de la DGETP. Para el periodo corriente de comité de
caja se pueden generar órdenes de pago y liquidaciones. También, se
emiten los reportes necesarios que el Comité de Caja necesita para la
evaluación de los requerimientos de pagos del periodo en curso.
18
Módulo de tesorería.
Instruye y ejecuta órdenes de pago teniendo en cuenta los techos o limites
asignados a las fuentes de financiamiento según corresponda, Recursos
de Tesoro o Recursos de Terceros. Finalmente, confirma el pago realizado
para rebajar de manera efectiva los saldos adeudados.
Otra información que se puede obtener en este Módulo son reportes
detallados de ejecución, de evaluación de caja, consolidación de la
ejecución del compromiso y liquidación del servicio de la deuda en moneda
nacional.
Módulo de procesos de deuda contable.
Contiene procesos y reportes complementarios al Módulo de Contabilidad
SIAF-SP, que opera la DNEP como Unidad Ejecutora. Los procesos que
tiene son el Estado de la Deuda y Diferencia de Cambio, los reportes de
operaciones de ingresos y egresos, y pagos patrimoniales y
presupuestales, regularizaciones.
Módulo de simulación.
Realiza simulaciones de deuda en base a las curvas de precios de tipo de
interés, tipo de cambio y descuento estimadas por el usuario. Calcular los
intereses e indicadores como valor presente, TIR, duración y otros como el
costo y riesgo de la deuda (CAR). También, permite la ejecución de
cálculos para la evaluación de las estrategias plasmadas en el Programa
Anual de Endeudamiento. Este módulo cuenta con consultas y reportes
dinámicos.
Módulo de archivo.
Tiene como objetivo el registro y administración de los Documentos del
Archivo DGETP, además de controlar la gestión de los servicios de
préstamo y devolución de Documentos del Archivo.
19
Módulo de deuda - Gobiernos locales - Fuente acreedor
(DGETP).
Registra la información de deuda de los Gobiernos Regionales y Locales
proporcionada directamente por los acreedores. Constituyéndose en una
base paralela a la base deudor.
Esta información se consolida en el MEF y sirve para fines
comparativos con la base deudor y publicación de estadísticos en la Web
del MEF.
Módulo de deuda - Gobiernos locales - MD – GL (DGETP).
Permite el registro de deuda efectuado directamente por los Gobiernos
Regionales y Locales. Este módulo está integrado al SIAF-GL para efectos
de ejecutar las operaciones de ingresos y pagos de deuda. Esta
información se consolida en el MEF y luego sirve para fines de control y
estadísticos.
Módulo de concesiones - (DNEP –Concedentes).
Permite el registro, seguimiento y monitoreo de obligaciones (contratadas y
previstas). Esta información sirve para estimar el impacto en el nivel de
gasto público con la finalidad de prever acciones de política.
La información de los compromisos es actualizada directamente por
los Concedentes a través de un aplicativo Web del MEF.
Módulo de deuda sin garantía (DNEP – Otras empresas).
Permite el registro de deuda sin garantía de Gobierno a las entidades como
las Cajas Municipales, ETES, FONAFE; para obtener luego información
estadística que es actualizada a través de un aplicativo Web del MEF.
Módulo de control de usuarios y privilegios.
Controla los privilegios de acceso otorgados a los usuarios que ingresarán
a las diferentes opciones de los módulos del SIAD. De igual forma controla
20
la actualización de información según el grupo de operaciones de créditos,
bonos, etc. que tenga que administrar un usuario de la DGETP.
Módulo de reclamo de bonos.
Permite el registro, seguimiento y monitoreo de las Solicitudes de Reclamo
de Bonos que llegan a la DGETP.
La DGETP del Ministerio de Economía y Finanzas en base a las
atribuciones que le confiere la Ley N° 28563 ha diseñado el proceso de pago que
garantiza que las obligaciones producto de la deuda pública externa contraída por
el Estado peruano, sea honrada oportunamente.
Antecedentes y definición del problema.
Antecedentes.
El proceso de pago de la deuda pública externa a cargo de la Dirección
General de Endeudamiento y Tesoro Público (DGETP) no era eficiente,
esto había sido identificado por el Sistema de Control Interno (SCI) del
MEF, estaba lleno de muchos procesos manuales y de sistemas que no
compartían información entre ellos, lo cual hacia que el riesgo de cometer
un error tenga como consecuencia no pagar a tiempo alguna obligación o
que el pago no llegue al destino adecuado o lo que sería peor que los
montos a pagar no sean los correctos.
El proceso de pago de servicio de la deuda pública externa del Perú,
es un proceso a cargo de la DGETP del MEF. La Figura Nº 4 nos muestra
que básicamente consta de tres subprocesos principales, la Pre-instrucción,
la Instrucción de Pago y la Confirmación del pago los cuales usan
documentos físicos. Estos tres subprocesos no están integrados.
El subproceso de Pre-instrucción es realizado por la Dirección de
Programación, Presupuesto y Contabilidad (DPPC) de la DGETP utilizando
el SIAD.
21
A través del SIAD se genera la Carta Orden de Pago al acreedor, y
luego mediante una interface es transmitida al Sistema Integrado
Administrativo y Financiero (SIAF) para seguir las fases de compromiso
(cuando se planifica lo que se va a pagar), devengado (cuando ya afecta el
presupuesto del mes) y girado (cuando ya se define la mejor fecha de
pago). No se utiliza el SIAF para la ejecución del pago, sino que se elabora
una solicitud de pago y Anexos, los cuales son enviados a la Dirección de
Operaciones de Tesoro (DOT) de la DGETP.
Es la DOT quien se encarga de realizar el subproceso de Instrucción
de Pago al Banco de la Nación, enviándole un Oficio de Instrucción y
posteriormente, tanto la DPPC como la DOT quedan a la espera de la
confirmación del pago por parte del BN, quien elabora una Nota de Cargo
(afectación de cuenta del Tesoro), el mensaje SWIFT (transferencia de
dinero al acreedor) y el reporte de ejecución del servicio de la deuda para
que la DGETP lo recoja.
Con estos documentos la DPPC y la DOT actualizan su información
en los sistemas SIAD y SIAF, respectivamente. Este subproceso demora en
algunos casos hasta diez días, en espera de los documentos físicos (Nota
de Cargo, Mensaje SWIFT) generados por el BN.. La Figura Nº 5 nos
muestra el diagrama de procesos de la situación inicial.
El código SWIFT también llamado BIC o ISO 9362:2014, es un
código de identificación bancaria utilizado fundamentalmente para facilitar
las transferencias internacionales de dinero. Ver Anexo 1. Estructura y
Ejemplos de Código SWIFT
Si bien es cierto que, el Sistema Integrado de Administración y
Gestión de la Deuda (SIAD), permite administrar y controlar la información
de la deuda, la ejecución del pago se realizaba a través de documentos
elaborados manualmente.
22
Este procedimiento aumenta tanto el riesgo de error como el tiempo
de procesos y el no contar con la información en tiempo real. Esta ejecución
la realiza el Banco de la Nación siguiendo las instrucciones que le
proporciona el MEF.
23
Fuente: elaboración propia, 2015
Figura 4. Diagrama de Contexto – Situación Inicial
24
25
Figura 5. Diagrama de Proceso – Situación Inicial - AS-IS
Fuente: Elaboración propia, 2016
26
Indicadores.
Se han definido los siguientes indicadores que nos permitirán cuantificar el
problema y ver cuál es el resultado final al implementar la alternativa de
solución seleccionada.
.
Tabla 1. Definición de Indicadores
Fuente: elaboración propia
Tabla 2. Coeficientes de Ponderación
Fuente: elaboración propia
27
Definición del problema.
Podemos afirmar en base a los elementos expuestos que existe la
necesidad de mejorar los procesos mediante los cuales se realiza el pago
del servicio de la deuda pública externa del Perú.
Es por ello que se ha decidido mejorar, y/o crear nuevos procesos
para mejorar el pago del servicio de la deuda pública externa.
Estos cambios también van a modificar sistemas existentes y la
creación de un nuevo módulo para la DOT ya que su trabajo lo realizaba
manualmente mediante papeles y hojas Excel.
En base al problema definido se plantea la siguiente pregunta ¿Qué
tanto afectó la eficiencia de la Dirección General de Endeudamiento y
Tesoro (DGETP) los cambios a los procesos que intervienen en el proceso
del pago de la deuda pública externa del Perú a partir del año 2015?.
Objetivos: general y específico.
Objetivo general.
Mejorar los procesos que intervienen en el proceso de pago de la deuda
pública externa para aumentar la eficiencia de la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas,
durante el periodo del 2015 - 2017.
Variables.
independiente.
Los procesos que intervienen en el proceso de pago de la deuda
pública externa.
dependiente.
La eficiencia de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro
Público durante el periodo del 2015 - 2017 con respecto al proceso
de pago de la deuda pública externa.
28
Objetivos específicos.
Definir, diseñar, elaborar y establecer nuevos procesos de pago de la
deuda pública externa, los cuales serán automatizados.
Desarrollar, mejorar e implementar nuevas funcionalidades en el
Sistema Integrado de Administración y Gestión de la Deuda (SIAD) para
almacenar y generar la información requerida para la realización del
proceso de pago de la deuda pública externa.
Justificación.
La ley Nº 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, en su
artículo 4 de Finalidad del proceso de modernización de la gestión del estado, nos
dice que "tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de
eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la
ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos". (Ley Nº
27658, 2002).
La Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado,
establece con carácter de obligatoriedad que todas las entidades del sector publico
deben de contar con un Sistema de Control Interno (SCI).
En concordancia con esta ley el Ministerio de Economía y Finanzas aprobó
el Plan del Sistema Control Interno (RM N° 270-2014-EF/10); Identificando la
actividad N° 40, la cual recomienda la Mejora del SIAD (Sistema Integrado de
Administración y Gestión de la Deuda) y así mejorar los procesos de conciliación y
automatización del proceso de instrucción de pago del servicio de la deuda pública
externa. Ver Anexo 2. Resolución N° 270-2014-EF/10.
29
Alcances y limitaciones.
Alcances.
Este trabajo comprende desde el año 2015 y su proyección hacia los
próximos años.
Fue realizado dentro de la Dirección General de Endeudamiento y
Tesoro Público (DGETP), la Dirección de Operaciones de Tesorería (DOT)
y la Dirección de Programación, Presupuesto y Contabilidad (DPPC).
El alcance que persigue el presente trabajo es lograr eficiencia en
los procesos para el pago de la deuda pública externa del país.
Limitaciones.
Para poder cambiar parte de uno de los procesos que intervienen en el
pago de la deuda pública externa, se requiere generar una nueva normativa
que involucra el manejo de las cuentas del Estado, al ser este manejo muy
delicado se ha decidido no cambiar aun este proceso.
Resistencia al cambio por parte de los usuarios de la Dirección de
Operaciones de Tesoro (DOT).
Demora en la toma de decisiones sobre los cambios a realizar y
formalizar el acuerdo con el Banco de la Nación que es la entidad
encargada de realizar los pagos.
Se deben de realizar cambios en los procesos dentro del Banco de
la Nación, los cuales no están en manos del MEF. Por lo tanto los tiempos
de puesta en producción de la nueva solución se ven afectados.
30
Capítulo 3. Marco Teórico
Marco Teórico.
Es importante definir los siguientes conceptos: Proceso, sus características, sus
componentes, Mejora de Procesos, metodologías disponibles, herramientas que se
pueden usar. A continuación presentamos los principales conceptos teóricos
usados en el presente trabajo.
Proceso.
Proceso según la OIT (1996) es "un conjunto de tareas o actividades que
se desarrollan en un periodo de tiempo finito o infinito y además están
relacionados entre sí, que admite elementos de entrada, los cuales se
transforman en elementos de salida o resultados esperados"
La Real Academia Española (2015), define que proceso es "la
acción de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y a un conjunto de
etapas sucesivas necesarias para concretar una operación".
Refiriéndose a este mismo concepto, Eumed.net Enciclopedia
Virtual, (2015), indica que proceso es "una secuencia repetitiva de
actividades que las personas desarrollan para hacer llegar una Salida a un
Destinatario a partir de recursos, en otras palabras el proceso tiene la
capacidad de transformar entradas en salidas".
Sobre la base de estos aportes podemos definir como proceso a un
conjunto de actividades que están directamente relacionadas entre sí,
tienen un punto de inicio (entrada) y uno final (salida). Producto de esta
relación se espera un resultado, podemos señalar que en todo proceso se
usan recursos diversos, tales como (materias primas, tiempo, personas,
energía, maquinarias, etc.) y que luego de ser procesados o transformados
se obtiene el resultado esperado. En la Figura Nº 6 graficamos los
componentes de un proceso.
Es importante señalar que todo proceso a lo largo del tiempo
siempre es factible de ser mejorado.
31
Fuente: ISO 9001 calidad. Sistemas de Gestión de Calidad según ISO
9000, Recuperado de: http://iso9001calidad.com/elementos-de-un-
proceso-30.html
Mejora de procesos.
Debido a las mejoras tecnológicas, sobre todo en el campo de la
informática los procesos que estaban definidos para una solución
determinada, son mejorados y automatizados, incrementando su eficiencia,
reduciendo costos, minimizando errores.
Para identificar que procesos se deben de mejorar, es necesario
hacer un análisis de los procesos actuales, y entender su funcionamiento.
Luego de este análisis son factibles de ser mejorados y a su vez se
podrá identificar cuáles pueden ser automatizados y cuáles no.
Apoyarse en metodologías y herramientas de análisis de procesos
garantiza obtener el resultado esperado.
Figura 6. Componentes de un proceso
32
Herramientas de mejora de procesos.
Considerando la diversidad de metodologías y herramientas para la mejora
de procesos, nos enfocaremos en BPM la cual se ha usado para el
desarrollo de este trabajo.
Según Metodologías de Mejoramiento de Procesos, nos dice que
BPM es una disciplina general dedicada a una organización
centrada en procesos y enfocada en el cliente, con actividades y objetivos
estratégicos.
BPM es un enfoque estructurado que emplea métodos, políticas,
reglas, prácticas de gestión y herramientas de software para gestionar y
continuamente optimizar las actividades y procesos de negocio. Ayuda a las
organizaciones a estandarizar y mejorar continuamente sus procesos de
negocio; también emplea la tecnología como herramienta de modelamiento
y ejecución de procesos lo que involucra interacción entre los sistemas y los
seres humanos.
BPM es un enfoque disciplinado para identificar, diseñar, ejecutar,
documentar, medir, monitorear y controlar los procesos de negocio
automatizados y no automatizados para lograr resultados consistentes,
alineados con los objetivos estratégicos de una organización. (2015).
Es muy importante señalar que de todos los procesos que maneja BPM se
emplearon en este proyecto los siguientes:
Modelamiento de procesos, que nos permitió crear el Diagrama de
Contexto Situación Inicial, Ver Figura. Nº 4, de todo el proceso de
pago de la deuda pública externa y así poder entender a grandes
rasgos el proceso que se quería mejorar.
33
Análisis de procesos, que nos permitió observar los
procesos actuales, como funcionaban y así poder darnos cuenta
que es lo que se podía mejorar, en esta etapa es fundamental la
entrevista con los participantes directos del proceso, como resultado
de esta etapa pudimos diseñar el Diagrama de Procesos - Situación
Inicial - AS-IS, Ver Figura Nº 5.
Diseño de procesos, que nos permitió crear nuevos
procesos y/o mejorar los ya existentes, en esta etapa se diseñan los
nuevos procesos, los cuales tiene que ser aprobados por las partes
involucradas, en esta etapa es donde se diseñaron las tres
alternativas de solución que se presentaron, como producto final se
obtuvo el Diagrama de Procesos - Situación Final - TO-BE, Ver
Figura Nº 12.
Implementación de los procesos, en esta etapa es donde
se procedió a automatizar los cambios a los procesos factibles de
ser automatizados, tanto en el SIAD como la creación del nuevo
módulo para la DOT y también se implementaron los cambios que
no eran factibles de ser automatizados.
.
Seguimiento de los procesos, este proceso nos permite
ver si se llegó a cumplir los objetivos planteados, para ello se usaron
métricas para ver los resultados obtenidos después de la
implementación de las mejoras.
Como soporte a esta metodología hemos usado Bizagi BPMN 2.0
para la notación y diagramación de los procesos. Ver Anexo 3. Notación
BPMN 2.0
El presente trabajo se dividió en 6 fases principales, en la
Figura Nº 7 podemos ver cuáles son:
34
Figura 7. Fases del Proyecto
Fuente: Elaboración propia, 2016
La Fase uno fue desarrollada por el SCI (Sistema de Control
Interno) del Ministerio de Economía y Finanzas, por lo tanto el presente
trabajo está basado en el desarrollo de las fases dos y tres.
Adicionalmente mencionaremos en qué estado se encuentran las
otras fases a manera de completar el panorama general. También debemos
de señalar que algunas de estas fases a su vez han sido divididas en
Etapas, las cuales detallaremos en el desarrollo del proyecto.
1
Identificación de la
Problemática
2
Análisis de la Situación
Actual
3
Propuesta de Mejora
4
Desarrollo del Plan de Acción
5
Implementación de las
Soluciones
6
Evaluación de los Resultados
35
Capítulo 4. Desarrollo del Proyecto.
Tipo de investigación.
El tipo de investigación que se ha empleado para el presente trabajo es la
Investigación Descriptiva, que está básicamente orientada a proporcionar una
descripción detallada de un fenómeno o problema concreto, destaca sus
características, sus procesos y no se pregunta el por qué de la situación, sino solo
esclarecer la situación presentada.
En resumen podemos decir que este tipo de investigación consiste en
describir lo más relevante de un hecho o situación concreta sin detenerse a
valorarla.
En este caso estamos describiendo los procesos que intervienen en el
Pago del Servicio de la deuda pública externa.
Diseño de la investigación.
Para el presente trabajo se ha usado el diseño No experimental. Según la
clasificación propuesta por Kerlinger (2002) se incluyen “estudios descriptivos,
comparativos, de correlación, ex post facto, de casos, evolutivos y documentales".
Este tipo de estudio permite observar situaciones tal y como se dan, en su contexto
natural, para que después de recolectar los datos, estos puedan ser analizados.
Población y muestra.
La población de este trabajo está conformada por catorce personas involucradas
en el proceso de pago del servicio de la deuda pública externa de la Dirección
General de Endeudamiento y Tesoro Público (DGETP).
Independientemente de su rol, se les ubica en áreas de la DGETP, tal como
se resalta en el siguiente cuadro.
36
Tabla 3. Cantidad de personal de la DGETP
Fuente: https://www.mef.gob.pe/es/por-instrumento/resolucion-
ministerial/16297-resolucion-ministerial-n-279-2017-ef-43/file
Para calcular el tamaño de la muestra se aplicó la siguiente fórmula:
Donde:
N = Tamaño de la población.
n = Muestra
Z = Nivel de confianza.
p = Probabilidad de éxito, o proporción esperada.
q = Probabilidad de fracaso.
d = Precisión (Error máximo admisible en términos de proporción)
Entonces para la población presentada tenemos:
n =14 ∗ 1.962 ∗ 0.95 ∗ 0.05
0.032 ∗ 14 − 1 + 1.962 ∗ 0.95 ∗ 0.05
n = 8 (Tamaño de la muestra).
Figura 8: Fórmula para calcular una muestra
Fuente: Sierra (1992)
37
Técnicas e instrumentos de la investigación.
La técnica que se ha usado en el presente trabajo está basada en el Rediseño de
Procesos que requiere de personas que tengan amplio conocimiento del negocio y
de tecnologías de la información.
Hemos aplicado los conceptos de BPM (Business Process Management),
cuyo objetivo es mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de
negocio de una organización.
Los instrumentos que se han usado para el presente trabajo han sido dos,
el primero ha sido la Entrevista y el resultado de estas se han plasmado en un
documento llamado Acta de Reunión, mostrado en la Figura Nº 9.
Figura 9. Formato de Acta de Reunión
Fuente: Elaboración propia, 2015
38
Este formato ha sido usado en las Entrevistas que se han realizado con
todas las personas involucradas en el proceso del Pago de la deuda pública
externa, tanto del Ministerio de Economía y Finanzas como del Banco de la
Nación.
La Figura Nº 10 nos muestra el segundo instrumento el cual es la Encuesta
de tipo cuestionario
Figura 10. Formato de Encuesta de tipo cuestionario
Fuente: Elaboración propia, 2016
La cual ha tenido las siguientes características.
Técnica a utilizar: Encuesta.
Punto de Encuesta: Áreas usuarias y Órganos encargados de la DGETP y
de la DOT
39
Fecha de Realización en campo: Del 01 de Enero 2015 al 20 marzo 2015.
Público Objetivo: usuarios operativos del proceso de pago de la
deuda pública externa del Perú.
Las personas que han participado en las entrevistas son las siguientes:
Sr. José Urbina Iturrizaga - Director de Programa Sectorial II - DPPC.
Sra. Gladys Huarancca Guimac - Director de Programa Sectorial I - DPPC.
Sra. Sandra Ugaz Velásquez - Especialista en Finanzas III - DPPC.
Sra. Norma Torres - Especialista en Finanzas I - DPPC.
Sr. Edmundo Murillo Valdivia - Director de la DOT
Sra. Amelia Quispe Mendiburo - Director Sistema Administrativo I - DOT.
Sr. Mario Sidia - Especialista en Finanzas III - DOT.
Sra. Fanny Helene Sanz - Encargada sistemas SIAD - OGTI
Procedimientos de recolección de información.
Para la recolección de la información y el uso de los instrumentos anteriormente
descritos se hicieron las siguientes acciones, lo primero que se aplicó fueron las
encuestas y estas se realizaron a las 8 personas que más intervienen en el
proceso y con el mayor conocimiento del tema. Estas encuestas se aplicaron en
las instalaciones del Ministerio de Economía y Finanzas al inicio del proyecto para
poder tener una visión amplia de la situación actual del proceso. Ver Anexo 4.
Resultado de las Encuestas
Las Entrevistas, se realizaron tanto en las instalaciones del MEF como en
las del Banco de la Nación, dado que en todo este proceso también interviene esta
otra institución, era imprescindible la participación de ellos. Se llevaron a cabo
Entrevistas de carácter grupal y en cada una de ellas se elaboró un Acta con los
resultados y acuerdos a que se llegaron.
Por último se realizaron los cálculos de los indicadores definidos tomando la
información de la situación inicial del proceso de pago de la deuda pública externa
del año 2015.
40
Con esta información se procedió a calcular los indicadores,
para ello se usaron los valores promedio y se obtuvo los siguientes
resultados.
Tabla 4. Costo de un trabajador de la DGETP
Tabla 5. Información proceso de pago de deuda del 2015
Fuente: elaboración propia
Fuente: elaboración propia
41
Observamos que en promedio mensualmente un 16.67% de todas las
órdenes de pago enviadas al BN para su proceso son devueltas con algún tipo de
error para ser corregidas y volver a ser procesadas.
En cuanto al porcentaje de horas hombre trabajadas dedicadas al proceso
de pago, es del orden del 17.08% del total de horas que trabaja un empleado de la
DGETP.
También se puede ver que el costo promedio mensual de un trabajador de
la DGETP dedicado al proceso de pago de la deuda pública externa es de S/.
649.17, siendo catorce personas de la DGETP dedicadas a este proceso el costo
promedio mensual es de S/. 9,088.33.
Por último en cuando al índice de productividad podemos ver que es de
1.32, esto quiere decir que se procesa 1.32 órdenes de pago por hora / hombre.
Fuente: elaboración propia
Tabla 6. Cálculo de indicadores del año 2015
42
Capítulo 5. Análisis y Resultados.
Análisis crítico.
Al hacer una revisión del problema presentado, debemos destacar que el proceso
de pago de la deuda pública externa a cargo de la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público (DGETP) es un proceso que no se puede parar.
Razón por la cual se manejaba de una forma no integral, y en muchos
casos no sistematizada. Predominaba el uso de documentos físicos, llámense
Memorandos y Oficios y mucho de su control se llevaba en hojas de cálculo Excel,
como una forma de poder cumplir con el proceso de pago, a pesar de que no era la
más eficiente.
Otro aspecto relevante de este proceso que debemos de señalar es que en
el mismo intervienen tantas direcciones dentro del MEF como una entidad externa
como es el Banco de la Nación.
Esta situación hizo que el poder definir un proceso integrado para el pago
de la deuda pública externa haya sido una labor compleja que implicaba cambios
internos en cada uno de los actores de este proceso.
Una de las primeras decisiones que ayudaron al desarrollo de este trabajo
fue el uniformizar los términos que se usaban entre las diferentes áreas de manera
de poder entender el proceso en su conjunto, esto aunque no parezca relevante,
es de mucha importancia.
Por último se debe mencionar que también se tuvo que superar la
resistencia al cambio por parte de una de las áreas que intervienen en este
proceso, puesto que ya estaban acostumbrados a trabajar en forma manual y en
hojas Excel.
43
Planteamiento de alternativas.
Producto del análisis que se realizó de la situación del proceso de pago del servicio
de la deuda pública externa, se propusieron varias alternativas de solución para los
diferentes procesos que maneja cada una de las áreas intervinientes, tanto del
MEF como del Banco de la Nación. Dentro de las alternativas propuestas hubieron
tres planteamientos de mejora de procesos, se hicieron tres alternativas a pedido
del Director de la DGETP, las cuales debían de tener alcances y niveles de
complejidad distintos.
Debemos de señalar que estas alternativas son producto de los acuerdos a
los que se llegaron en las reuniones y entrevistas realizadas, las cuales fueron
plasmadas en sus respectivas actas. Ver Anexo 5. Actas de Reuniones.
Las alternativas propuestas fueron las siguientes:
Alternativa uno.
Planteaba que no se modificaran los sistemas actuales y que en base al
Archivo Excel que generaba la DOT, se generará un Archivo tipo Texto.
Esta información consolidada, sería enviado al BN para su respectivo
procesamiento, con lo cual se evitaría que el BN sea el encargado de
consolidar la información.
Alternativa dos.
Proponía que se hicieran ajustes al sistema SIAD, para complementar la
información de los acreedores y que además desde este sistema se
generaran los Memorandos para que la DOT procediera con elaborar las
instrucciones de pago. Como en la alternativa uno se seguiría usando un
Archivo Excel y también se generaría un Archivo Texto para el Banco de la
Nación.
44
Alternativa tres.
Esta alternativa planteaba, que se modificara el sistema SIAD para
complementar la información de los acreedores y desde este sistema se
generaran los Memorandos.
Esta alternativa creaba un nuevo módulo para la DOT que recibirá la
información desde el área de Deuda, de manera que cuando esta generará
los Memorandos, estos automáticamente llegaran a este nuevo módulo,
desde el cual se harían las asignaciones de las cuentas con las cuales se
deben de pagar y generar las instrucción de pago para el BN.
Este nuevo sistema generará el Archivo Texto para el Banco de la
Nación y lo enviará en forma automática.
Esta fue la alternativa que se seleccionó como solución a la
problemática presentada.
Justificación de la solución escogida
La elección de solución de mejora de procesos para el pago del servicio de la
deuda pública externa se justifica por consideraciones, tales como:
Consenso entre todas las partes involucradas.
La alternativa tres luego de las reuniones entre todas las partes
involucradas, fue aceptada como la mejor forma de resolver el problema
planteado.
Mismo lenguaje de programación.
Como resultado de los nuevos procesos definidos para el pago del servicio
de la deuda pública externa se llegó a la conclusión de que había sistemas
que tenían que modificarse.
También era necesario desarrollar todo un nuevo módulo para la
Dirección de Operaciones de Tesorería (DOT), se tomó la decisión de hacer
45
estos desarrollos con el mismo lenguaje de programación de los sistemas
actuales, para que la interrelación entre todos ellos sea fluida.
Plataforma tecnológica disponible.
Se decidió usar la tecnología con la que se dispone actualmente tanto en el
MEF como en el BN de manera de ahorrar costos y minimizar también la
curva de aprendizaje que ocasionaría implementar nuevas tecnologías.
Seguridad de la información.
Dentro de la solución planteada se acordó cómo es que se intercambiaría la
información entre el MEF y el BN y los protocolos de seguridad que se
deberían de implementar, tanto de encriptación de la información, claves de
seguridad, canales de comunicación dedicados, de manera de garantizar la
seguridad e integridad de la información.
Implementación de la propuesta
Primero se realizó un levantamiento de información de todos los procesos,
involucrando a todas las áreas que participan, identificando cuales estaban
automatizados, cuáles no, y cuáles eran las necesidades y mejoras que se
deberían realizar.
Se llegaron a una serie de acuerdos, los cuales han sido plasmados en
actas de reuniones, algunas de las cuales se verán en el Anexo 5. Actas de
Reuniones.
En el marco de estas reuniones se acordó cambiar ciertos procesos,
generando requerimientos de cambios al sistema SIAD sobre todo en sus módulos
de Caja y Tesorería.
Simultáneamente se identificó la necesidad de desarrollar para la DOT un
nuevo módulo llamado Pago del Servicio de deuda pública externa. Estos cambios
se registraron en documentos llamados Solicitud de Requerimientos de Software.
Ver Anexo 6. Solicitud de Requerimiento de Software.
46
Por último también se definió cual sería el proceso mediante el cual el MEF
intercambiaría información con el BN para la ejecución de las Instrucciones de
Pagos y cómo es que debe de retornar esta información al MEF para concluir el
proceso.
Se determinó que este trabajo se debería de realizar por Etapas, la Figura
Nº 11 nos muestra cuales son estas etapas:
Los cronogramas de trabajo necesarios para el desarrollo e implementación
de los requerimientos definidos y aprobados por las diferentes áreas para cada una
de las etapas del proyecto se encuentran en el Anexo 8. Cronogramas de
Trabajo
Los nuevos procesos, los procesos modificados (los cuales se muestran
resaltados) y los que se han mantenido tanto para el Pago de la deuda pública
externa como el Intercambio de información con el Banco de la Nación, se
observan en la Figura Nº 12.
•Modificaciones al SIAD, Módulos de Programación de Caja y Tesorería.
Etapa 1
•Desarrollo nuevo Módulo llamado Servicio de Deuda para la DOT.
Etapa 2 •Interfase con el Banco de la Nación, envio y recepción de archivos de Instrucciones de pago.
Etapa 3
Figura 11. Etapas del Proyecto
Fuente: Elaboración propia, 2016
47
48
Figura 12. Diagrama de Proceso - Situación Final - TO-BE Fuente: elaboración propia, 2016
49
En el nuevo proceso definido se siguen manteniendo los tres subprocesos
principales que son la Pre-Instrucción, la instrucción de Pago y la Confirmación del
Pago, así como las Áreas que intervienen no se han modificado. A continuación los
cambios que se han hecho se explican por cada área, empezando por:
Tesorería:
Se modificó el proceso de generación de N° de Agrupación (llamado T1).
La información se agrupará por fuente de financiamiento y ésta puede
contener más de una Orden de Pago.
Se agregó un proceso en el cual se debe de actualizar el N° de
Registro SIAF a las Órdenes de Pago que conforman el T1 generado. Este
código es muy importante para el momento del retorno de la información del
pago por parte del BN.
Se definió cuáles serán los criterios de agrupación de la información
para la emisión del reporte de Órdenes de Pago consolidadas que se envía
al BN.
Se automatizó el proceso de generación de los Anexos, Ver Anexo
7. Anexos al Memorando y Memorandos por medio de las nuevas
funcionalidades del sistema SIAD. Un Anexo puede estar conformado por
Tabla 7. Criterios de agrupación órdenes de pago consolidadas
Fuente: elaboración propia
50
uno o más Órdenes de Pago de diferentes T1, y un Memorando puede
contener uno o más Anexos.
Se definió que el Memorando debe de pasar por los procesos de
Validación, Autorización y Aprobación antes de ser emitido y enviado a la
DOT. Al momento de ser Aprobado el sistema debe de emitir los reportes
de:
Memorando .Ver Anexo 9. Memorando para la DOT.
Cartas Ordenes de Pago consolidadas (5 criterios de agrupación).
Ver Anexo 10. Carta Orden de Pago Consolidada.
Reporte Consolidado en Moneda Original. Ver Anexo 11.
Reporte Consolidado en Moneda Original
Una vez aprobado el Memorando el sistema automáticamente
enviará un correo electrónico de alerta a la DOT indicando que está
aprobado y listo para su procesamiento.
DOT:
Una vez recibido el Memorando autorizado, la DOT procede a indicar con
qué cuentas centralizadoras se efectuará dicho pago.
Las cuentas centralizadoras son cuentas únicas por tipo de moneda;
se determinó tener una cuenta en dólares americanos, otra en yenes y una
tercera en euros.
Después se procede a generar la Instrucción de Pago, Ver Anexo
12. Instrucción de Pago, la cual será enviada el Banco de la Nación para
su pago. Esta instrucción de pago puede ser generada por el total de un
Memorando, por una parte del mismo o por varios Memorandos.
La instrucción de Pago debe de pasar por los procesos de
Validación, Aprobación, y Asignación de N° de Oficio, un Oficio puede estar
51
formado por una o varias instrucciones de pago o por partes parciales de
las mismas.
Por último se procede a la Autorización del Oficio, es en este
momento que se procede a imprimir el Oficio para el Banco de la Nación,
Ver Anexo 13. Oficio para el BN.
El sistema automáticamente generará la información en un Archivo
Texto (TXT) el cual es enviado al servidor del BN para su procesamiento.
Banco de la Nación.
El Banco de la Nación recibe el Archivo Texto para su proceso y en el
sistema llamado BANTRADE realiza su procesamiento, ya no hace ningún
proceso de consolidación de información ahora la información viene lista
para su inmediato procesamiento.
Una vez procesado el Archivo, se generan las Notas de Cargo, Ver
Anexo 14. Nota de Cargo y los Mensajes SWIFT, Ver Anexo 15. Mensaje
SWIFT respectivos y también se actualiza el Archivo de respuesta el cual
es enviado al servidor del MEF para su procesamiento. Debemos de
mencionar que la forma como se procesaría este Archivo de respuesta aún
no se ha definido, por el momento esta etapa del proyecto está paralizada.
Cambios en los sistemas.
Producto de todos los acuerdos realizados se elaboraron los requerimientos
de cambios necesarios a nivel de sistemas y esto se reflejó en documentos
llamados Solicitud de Requerimiento de Software, Ver Anexo 6. Solicitud
de Requerimiento de Software.
Estos documentos muestran todos los cambios y nuevos desarrollos
que se deben de realizar.
52
Estos se dividen por los módulos del SIAD, tales como cambios en
el módulo de Tesorería, cambios en el módulo de Caja y la creación del
nuevo módulo de Pago de Deuda a cargo de la DOT.
Cambios en el proceso de comunicaciones con el banco de
nación.
Como parte de los acuerdos a los que se llegaron después de las reuniones
entre el MEF y el BN se determinó que se debería de establecer una nueva
manera de intercambiar la información de las Instrucciones de Pago para
que el BN las procese y luego envíe la respuesta de este proceso al MEF
para su respectivo procesamiento.
La definición de nuevos procesos se realizará en otro proyecto, por
los responsables de las áreas de comunicaciones de ambas entidades.
Otro de los acuerdos a que se llegó fue el diseño de la estructura de
los Archivos tipo Texto con la información a ser procesada, Ver Anexo 16.
Estructura de Archivos Texto de envío para comunicación con el
Banco de la Nación y el Anexo 17. Estructura de Archivos Texto de
respuesta para comunicación con el Banco de la Nación.
Resultado obtenido.
Se tienen todos los procesos mejorados, documentados y validados por todas las áreas
involucradas de las tres etapas.
La etapa uno, Modificaciones al SIAD, ha sido totalmente concluida hasta su
puesta en producción. Ello se demuestra con los documentos de conformidad
respectivos. Ver Anexo 18. Documento de Conformidad - Módulo de Tesoro y Anexo
19. Documento de Conformidad - Módulo de Caja.
La etapa dos, Nuevo Módulo de Servicio de deuda para la DOT, ha sido concluido
su desarrollo, y se encuentra en una etapa de validación y pruebas, no se encuentra en
53
producción. Ello se demuestra con el documento de conformidad respectivo. Ver Anexo
20. Documento de Conformidad - Módulo de la DOT.
Se mejoró el tiempo para la elaboración de las instrucciones de pago y
Memorandos por parte de la Dirección de Programación, Presupuesto y Contabilidad
(DPPC).
Se cuenta con un nuevo módulo para la Dirección de Operaciones de Tesorería.
Se ha logrado eliminar el envío de órdenes de pago detalladas al Banco de la
Nación. Ahora se envía información consolidada, reduciendo el tiempo de proceso ya que
se reciben las instrucciones de pago y se procesan inmediatamente.
Para sustentar estas afirmaciones se procedió a realizar los cálculos de los
indicadores definidos, tomando la información de la situación del proceso de pago de la
deuda pública externa del año 2017 y los mismos datos de costos de un trabajador que se
muestran en la tabla Nº 3
Tabla 8. Información proceso de pago de deuda del 2017
Fuente: elaboración propia
54
Con esta información se procedió a calcular los indicadores, para ello se usaron los
valores promedio y se obtuvieron los siguientes resultados.
Observamos que en promedio mensualmente un 5.78% de todas las órdenes de
pago enviadas al BN para su proceso son devueltas con algún tipo de error para ser
corregidas y volver a ser procesadas.
En cuanto al porcentaje de horas hombre trabajadas dedicadas al proceso de
pago, es del orden del 11.88% del total de horas que trabaja un empleado de la DGETP.
También se puede ver que el costo promedio mensual de un trabajador de la
DGETP dedicado al proceso de pago de la deuda pública externa es de S/. 451.25, siendo
ahora once personas de la DGETP dedicadas a este proceso, entonces el costo promedio
mensual es de S/. 4,963.75.
Fuente: elaboración propia
Tabla 9. Cálculo de indicadores del año 2017
55
Por último en cuando al índice de productividad podemos ver que es de 1.52, esto
quiere decir que se procesa 1.52 órdenes de pago por hora / hombre.
Haciendo un cuadro comparativo tomando los años 2015 y 2017, se han obtenido
los siguientes resultados
Luego de la implementación de los cambios en los procesos de pago de la deuda
pública externa y la automatización de estos procesos en el SIAD, se advierte que ahora
el porcentaje de órdenes de pago con errores es del 5.78%, lo que significa una mejora
del 65.32%.
El porcentaje de horas / hombre trabajadas en el proceso de pago ahora es de
11.88%, lo que significa una mejora del orden de 30.49%.
Sobre los costos promedio por hora / hombre trabajada en el proceso de pago,
ahora es de S/. 198, lo que significa que hay una mejora del 30.49%., como ahora son 11
personas de la DGETP dedicadas a este proceso entonces el costo promedio mensual es
de S/. 4,963.75, lo que significa una mejora del 45.38%.
Por último el índice de productividad ahora es de 1.52, lo que significa una mejora
del 15.22%.
Tabla 10. Cuadro comparativo de resultados
Fuente: elaboración propia
56
Utilizando los coeficientes de ponderación definidos y el peso de satisfacción
asignado a cada uno de los indicadores, se calculó el total de índice de satisfacción tanto
del año 2015 como del año 2017, obtenemos como resultado que en el año 2015 el índice
fue de 12.35% y luego de los cambios el índice fue de 14.20%, lo que significa un
aumento del índice de satisfacción del 1.85%.
Luego Se calculó el valor de los indicadores financieros VAN, TIR y ROI para
determinar la viabilidad del proyecto y si es que es rentable.
Tabla 11. Cuadro comparativo de resultados ponderados
Fuente: elaboración propia
57
58
59
60
Se logró acordar con el Banco de la Nación la definición de la estructura del
archivo de texto que contiene la información para el procesamiento de los pagos.
La etapa tres aún se encuentra pendiente de aprobación e implementación, debido
a cambios organizacionales tanto en el MEF como en el Banco de la Nación.
Conclusiones.
Luego de ver los resultados de las entrevistas, analizar los valores de los indicadores
calculados y la problemática del proceso de pago de la deuda pública externa del Perú,
podemos llegar a las siguientes conclusiones:
El proyecto que se plantea realizar es viable y es rentable ya que el VAN es mayor
a cero, el TIR también es mayor a cero y por último el ROI es 138.54%, lo que significa
que por cada Sol invertido voy a obtener 1.38 Soles de retorno.
El proceso de pago de la deuda pública externa no era el más idóneo.
El proceso de pago de la deuda pública externa necesitaba ser mejorado para
asegurar una mejor eficiencia de la DGETP.
Era necesario que todas las áreas involucradas tengan una participación activa en
la definición del proceso.
El sistema SIAD, no tenía todas las funcionalidades que este proceso requiere.
Se logró definir y tener procesos más transparentes que intervienen en el proceso
de pago de la deuda pública externa.
Todas las áreas involucradas han participado activamente en hallar la solución a la
problemática presentada.
61
Se ha logrado una mejora sustancial en la disminución del porcentaje de órdenes
de pago con errores, teniendo una disminución del orden de 65.32%, adicionalmente
también se ve que en los demás indicadores hay una mejora.
Se cumplió con los objetivos planteados siendo una solución en la mejora en la
eficiencia del proceso de pago y eso también se evidencia en la mejora del Índice de
satisfacción al aumentar en 1.85%.
.
Recomendaciones.
Revisar y actualizar los procesos que involucran el pago de la deuda pública externa, con
regularidad.
Garantizar la participación activa de todas las áreas involucradas para la revisión
de estos procesos.
Priorizar el poner en producción el sistema de la DOT para ir complementando la
automatización del proceso de pago de la deuda pública externa, lo cual permitirá eliminar
muchos procesos manuales que inducen al error y ser reemplazados por procesos
automatizados, por ejemplo:
Elaboración de Oficio de Instrucción en Word
Elaboración de Memorandos en Word.
Generación de Archivo en Excel con el detalle de las órdenes de pago a procesar
Actualización en forma manual en el SIAD de la información de la Nota de Cargo
enviada por el Banco de la Nación.
Dentro de la solución que se seleccionó se considera el retorno de la información
de la nota de cargo y del mensaje Swift para que la DOT y la DPPC disponga de su
información actualizada a tiempo. Se debe de terminar de implementar esta solución.
Debe de considerarse la eliminación progresiva de los documentos físicos teniendo
en cuenta la incorporación de la firma electrónica.
62
Por último se recomienda se priorice la Etapa 3 que tiene que ver con el
intercambio de información de los archivos de instrucciones de pago entre el MEF y el
Banco de la Nación.
63
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Centeno, M. A. U. V. LA COMPLEJIDAD DE LA DEUDA EXTERNA Y EL DESARROLLO
EN AMÉRICA LATINA. Gestión en el Tercer Milenio, 2(4), 89-98.
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del proceso de pagos a proveedores de la Dirección de Vialidad Región
Metropolitana de Santiago del Ministerio de Obras Públicas (2014). Obtenido de
http://bibliotecadigital.academia.cl/handle/123456789/2237ISO 9001 calidad. Sistemas
de Gestión de Calidad según ISO 9000. (2013). Obtenido de
http://iso9001calidad.com/elementos-de-un-proceso-30.html
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Ministerio de Economía y Finanzas. (26 de setiembre de 2017). Obtenido de
https://www.mef.gob.pe/es/quienes-somos/funciones.
Ministerio de Economía y Finanzas. (26 de setiembre de 2017). Obtenido de
https://www.mef.gob.pe/es/quienes-somos/marco-legal.
Ministerio de Economía y Finanzas. (26 de setiembre de 2017). Obtenido de
https://www.mef.gob.pe/es/quienes-somos/vision-mision-objetivo.
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64
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http://instituciones.msp.gob.ec/somossalud/images/documentos/guia/Simbolos%20BP
MN%20BIZAGI.pdf
65
ANEXOS
El Banco Santander español (ES) en Madrid (MM) tiene el código SWIFT BSCHESMM o
BSCHESMMXXX.
El Banco de la Nación Argentina (NACN AR) en Buenos Aires (BA) tiene el código SWIFT
NACNARBA o NACNARBAXXX.
El Banco de Chile (BCHI), banco chileno (CL) en la Región Metropolitana (RM) tiene el
código SWIFT BCHICLRMXXX.
El Banco de Bogotá (BBOG), banco colombiano (CO) en Bogotá (BB) tiene el código
SWIFT BBOGCOBBXXX.
El Banco Banesco, banco venezolano (VE) en Caracas (CS) tiene el código SWIFT
UNIOVECAXXX.
El JP Morgan Chase (JPM), banco estadounidense (US) en Nueva York tiene el código
SWIFT CHASUS33XXX.
El Banco de Crédito del Perú (BCP), banco peruano (PE) tiene el código SWIFT
BCPLPEPL.
Anexo 1. Estructura y Ejemplos de Código SWIFT
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Anexo 2. Resolución N° 270-2014-EF/10
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Anexo 3. Notación BPMN 2.0
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Anexo 4. Resultado de las Encuestas
Pregunta N° 1 ¿Considera que el proceso actual cumple con los objetivos
propuestos?
Pregunta N°2 ¿Considera que los procesos actuales son adecuados?
Figura 13. Resultado pregunta Nº 1
Fuente: Elaboración propia, 2016.
Figura 14. Resultado pregunta N° 2
Fuente: Elaboración propia, 2016
74
Pregunta N° 3 ¿El personal que interviene en el proceso es el adecuado?
Pregunta N° 4 ¿El proceso es eficiente?
Figura 15. Resultado pregunta N°3
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 16. Resultado pregunta N°4
Fuente: Elaboración propia, 2016
75
Pregunta N° 5 ¿El proceso está totalmente automatizado?
Pregunta N° 6 ¿El sistema es suficiente para el buen desarrollo de este
proceso?
Figura 17. Resultado pregunta N°5
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 18. Resultado pregunta N°6
Fuente: Elaboración propia, 2016
76
Pregunta N° 7 ¿Considera que todas las áreas involucradas están participando
adecuadamente?
Pregunta N° 8 ¿Considera que los tiempos de proceso son los adecuados?
Figura 19. Resultado pregunta N°7.
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 20. Resultado pregunta N° 8.
Fuente: Elaboración propia, 2016
77
Pregunta N° 9 ¿El proceso actual facilita la labor del Banco de la Nación a
ejecutar correctamente los pagos?
Pregunta N° 10 ¿Se tiene documentado los procedimientos y funciones para
este proceso?
Figura 21. Resultado pregunta N° 9.
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 22. Resultado pregunta Nº10
Fuente: Elaboración propia, 2016
78
Pregunta N° 11 ¿Existen muchos procesos manuales?
Pregunta N° 12 ¿Considera que el personal está debidamente capacitado?
Figura 23. Resultado pregunta N° 11
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 24. Resultado pregunta N° 12
Fuente: Elaboración propia, 2016
79
Pregunta N° 13 ¿Considera que se debe de hacer cambios al sistema que
maneja este proceso?
Pregunta N° 14 ¿Considera que este proceso no debe de fallar por ningún
motivo?
Figura 25. Resultado pregunta N° 13
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 26. Resultado pregunta N° 14
Fuente: Elaboración propia, 2016
80
Pregunta N° 15 ¿Si falla de este proceso afecta al Estado peruano?
Figura 27. Resultado pregunta N° 15
Fuente: Elaboración propia, 2016
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Anexo 5. Actas de Reuniones.
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Anexo 6. Solicitud de Requerimiento de Software.
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Anexo 7. Anexos al Memorando
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Anexo 8. Cronogramas de Trabajo
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Anexo 9. Memorando para la DOT
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Anexo 10. Carta Orden de Pago Consolidada
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Anexo 11. Reporte Consolidado en Moneda Original
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Anexo 12. Instrucción de Pago
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Anexo 13. Oficio para el BN
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Anexo 14. Nota de Cargo
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Anexo 15. Mensaje SWIFT
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103
Anexo 16. Estructura de Archivos Texto de envío para comunicación con el Banco de la Nación
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Anexo 17. Estructura de Archivos Texto de respuesta para comunicación con el Banco de la Nación
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Anexo 18. Documento de Conformidad - Módulo de Tesoro
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Anexo 19. Documento de Conformidad - Módulo de Caja
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111
Anexo 20. Documento de Conformidad - Módulo de la DOT
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