Medios de Control en las Empresas y sus Efectos

CPA. CORNELIO J. PORRAS C. Miembro 459 CCPN

OBJETIVO - La Charla sobre Medio de Control en las empresas y sus Efectos, tiene como objetivo fundamental destacar la importancia del establecimiento de los medios de control y el buen funcionamiento de estos. CONTENIDO - 1. Que es control? 2. Cuáles son los Medios de Control 3. Exposición de cada uno de los medios de control y énfasis en las caracteristicas particulares de cada uno de ellos. 4. Efectos 

Qué es control?Qué es control?Es el empleo de todos los medios

concebidos en una empresaPara qué?

Sus diversas actividades

Con qué propósito?

El de alcanzar sus objetivos

Promover

Dirigir

Restringir

Gobernar

Verificar

MEDIOS DE CONTROLMEDIOS DE CONTROL

Organización

Politicas

Procedimientos

Personal

Contabilidad

Presupuestos

Informes

Organización

OrganizaciónOrganización

ESTRCTURA INTENCIONAL APROBADA

de funciones asignadas a

la gente dentro de la

empresa

para que puedan

alcanzar sus objetivos

eficiente y económicament

e

Organización

OrganizaciónOrganización

La responsabilidad debe dividirseLa responsabilidad debe dividirse Los gerentes deben tener la Los gerentes deben tener la

autoridadautoridad La responsabilidad individual La responsabilidad individual

debe ser siempre definidadebe ser siempre definida El funcionario que asigne la El funcionario que asigne la

responsabilidad y delegue responsabilidad y delegue autoridad a sus subordinados autoridad a sus subordinados debe tener un efectivo sistema de debe tener un efectivo sistema de seguimientoseguimiento

Organización

OrganizaciónOrganización

A las personas a quienes se A las personas a quienes se delega la autoridad se les debe delega la autoridad se les debe requerir ejercer la autoridad sin requerir ejercer la autoridad sin supervision estrecha. Las supervision estrecha. Las excepciones deben consultarse.excepciones deben consultarse.

La organización debe ser flexible La organización debe ser flexible ante los cambios cuando cambian ante los cambios cuando cambian los planes operativos, políticas y los planes operativos, políticas y objetivosobjetivos

Organización

OrganizaciónOrganización

Las estructuras Las estructuras organizacionales deben ser organizacionales deben ser tan simples como sea posibletan simples como sea posible

Los organigramas y manuales Los organigramas y manuales deben prepararse para ayudar deben prepararse para ayudar a los cambios de planes y a los cambios de planes y controlescontroles

Organización

OrganizaciónOrganización

Cuando este medio de control no esta bien estructurado, entonces

Organización

Políticas

PolíticasPolíticas

Una política es cualquier Una política es cualquier principio establecido que principio establecido que requiere guía o restringe la requiere guía o restringe la acciónacción

Politicas

Políticas deben ……..Políticas deben ……..

Ser coherentes con leyes, reglamentos y con los objetivos

Diseñarse para promover conductas autorizadas

Establecerse en Manuales

y bien organizadas

Comunicarse a todos

Revisarse ymodificarse

Politicas

Preocedimientos

ProcedimientosProcedimientos

Son métodos empleados Son métodos empleados para realizar las para realizar las actividades de acuerdo actividades de acuerdo con las políticas prescritascon las políticas prescritas

Los mismos principios aplicables a las políticas lo

son para los procedimientos, Además:

Procedimientos

ProcedimientosProcedimientos

1. Para reducir posibilidad de fraude y error

los procedimientos deben ser coordinados para que el trabajo de

un empleado

Sea automáticamente verificado por otro que tenga

responsabilidades independientes

Procedimientos

ProcedimientosProcedimientos

2. Para las operaciones no mecánicas, los 2. Para las operaciones no mecánicas, los procedimientos prescritos no deben ser procedimientos prescritos no deben ser tan detallados que repriman el uso del tan detallados que repriman el uso del juicio.juicio.

3. Para promover el máximo de eficiencia y economía, los procedimientos prescritos deben ser tan simples y económicos como sea posible.

Procedimientos

ProcedimientosProcedimientos

4. Los procedimientos no deben 4. Los procedimientos no deben traslaparse, ser conflictivos o estar traslaparse, ser conflictivos o estar duplicadosduplicados

5. Los procedimientos deben ser revisados y mejorados según sea necesario

Procedimientos

Personal

PersonalPersonal

Es la gente contratada para realizar Es la gente contratada para realizar el trabajo que se le encomienda.el trabajo que se le encomienda.

La mejor forma de control sobre el desempeño de los individuos, es la supervisión.

Personal

PersonalPersonal

1. Los nuevos empleados deben ser 1. Los nuevos empleados deben ser investigados en cuanto a honestidad investigados en cuanto a honestidad y confiabilidady confiabilidad

2. A los empleados debe dárseles entrenamiento y capacitación que les proporcione la oportunidad de mejorar y mantenerse informados en nuevas políticas y procedimientos.

Personal

PersonalPersonal

3. 3. A los empleados se les debe dar información A los empleados se les debe dar información sobre los deberes y responsabilidades de sobre los deberes y responsabilidades de otros segmentos de la organización, para otros segmentos de la organización, para que puedan entender mejor como y donde que puedan entender mejor como y donde encajan sus trabajos dentro de la encajan sus trabajos dentro de la organización como un todo.organización como un todo.

4. El desempeño de todos los empleados debe ser revisado periódicamente para verificar si todos lo requerimientos esenciales de sus trabajos se estan logrando.

El mejor desempeño debe recibir reconocimiento apropiado. Los defectos deben ser discutidos con los empleados para que se les de la oportunidad de mejorar su ejecución o desarrollar sus habilidades.

Personal

Contabilidad

ContabilidadContabilidad

Es el medio indispensable de control Es el medio indispensable de control financiero sobre actividades y recursos.financiero sobre actividades y recursos.

Suministra un marco de referencia que puede ser ajustado a las asignaciones

de responsabilidad.

Más aún, es el indicador financiero de la empresa

Contabilidad

ContabilidadContabilidad Contabilidad

1.Debe ajustarse a las necesidades de los gerentes para la toma de decisiones.

2.Debe basarse en líneas de responsabilidad

3.Los informes financieros de los resultados operativos deben ser paralelos a las unidades organizacionales responsable de llevar a cabo operaciones

4.Debe diseñarse de tal forma que los costos controlables puedan ser identificados

Presupuesto

PresupuestoPresupuesto Presupuestos

Es una declaración de resultados esperados

expresados en términos numéricos

PresupuestoPresupuesto Presupuestos

1.Quienes son responsables de alcanzar un presupuesto deben participar en su elaboración.

2.Los responsables de ejecutar un presupuesto deben ser provistos con la información adecuada que les permita un seguimiento oportuno, determinar resultados reales vrs. presupuesto y explicar las variaciones

PresupuestoPresupuesto Presupuestos

3. Todos los presupuestos de las instancias deben estar integrados al presupuesto general de la empresa.

4. Los presupuestos deben establecer objetivos medibles.

5. Los presupuestos deben ayudar a afinar la estructura organizacional de la empresa

Informes

InformesInformes

Documentos con Documentos con información para la toma información para la toma de decisionesde decisiones

Informes

InformesInformes Informes

1.Deben elaborarse de acuerdo con las responsabilidades asignadas

2.Los individuos o unidades deben ser requeridos para informar solamente sobre aquellas materias de las cuales son responsables

3.El costo de acumulación de datos y preparación de informes debe sopesarse contra los beneficios a obtener de ellos

InformesInformes Informes

4. Deben ser tan simples como sea posible y consistentes con la naturaleza del asunto. Deben incluir solamente información que sirva a las necesidades de los lectores.

5. Los informes relativos a desempeño, deben mostrar comparaciones con estándares predetermiandos de costo, calidad y cantidad.

InformesInformes Informes

6. Para su máximo aprovechamiento, los informes deben ser oportunos. Los informes oportunos basados parcialmente en estimaciones pueden ser más útiles que los informes atrasados.

7. Los receptores de los informes deben ser encuestados periódicamente para verificar si todavía necesitan los informes que estan recibiendo, o si el informe puede ser mejorado.

TODA EMPRESA TIENE……

ProcesosProcesos

PROCESO #1 PROCESO #2 PROCESO #3 PROCESO #4

PROCESO #1 PROCESO #2 PROCESO #3 PROCESO #4

“La organización debe estar perfectamente

alineada para lograr los objetivos trazados”

Misión

Valores

Visión

No son alcanzables, reales y no están

puestos en práctica

Estrategia

No es ejecutada o llevada a cabo de acuerdo a lo

previsto, con la pérdida del logro de los objetivos

• Estructura no efectiva• Inadecuado o deficiente sistema de entrenamiento y desarrollo• Sistema de toma decisiones no coherente• Inconformidad con el sistema de compensación• No existe sistema de reconocimiento• Sistema de Información deficiente• Procesos de trabajo no equilibrados

RESULTADOSPobres

Poco aceptables

% algo siginificativo con respectoa la meta (75%, 80%..)

Una empresa no es eficaz si no logra sus objetivos

Una empresa no es eficiente, si no se facilita el logro de los objetivos de la organización con el mínimo de recursos y las menores consecuencias posibles