medidas de seguridad en las oficinas
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MEDIDAS DE SEGURIDAD EMPRESARIAL
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SEGURIDAD IMPERIO LTDA.Asesores en Seguridad
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INTRODUCCION
Las recomendaciones en las siguientes páginas servirán como guía y están solamente basadas en el sentido común y la experiencia. Si se adaptan a las necesidades individuales, reducirán considerablemente la probabilidad de un ataque exitoso en su contra.
Es indispensable valorar desde un principio, la amenaza contra su seguridad y tomar medidas necesarias para reducir la amenaza al máximo, consultando con el Gerente de Seguridad cuando sea necesario. El objetivo de este manual no es poner en estado de alarma al personal innecesariamente, pero si proveer una guía para minimizar el riesgo contra usted, su familia y su propiedad.
Hay dos principios que tienen una gran aceptación:
A. Usted como individuo es responsable de su seguridad personal y de la seguridad de sus bienes.
B. Las medidas de seguridad deben estar relacionadas con la amenaza.
Nadie puede tener mayor interés en proteger su vida que usted mismo. Entre más se esfuerza en esta tarea, mayor será el grado de seguridad logrado.
Las precauciones necesarias para cada caso personal dependen de la amenaza. Esta puede valorarse al tomar en consideración el medio ambiente y las amenazas obvias y patentes. Es imposible permanecer en alerta ‘roja’ durante las veinticuatro horas del día, por consiguiente la solución está en orientar las precauciones a las posibilidades de un ataque. Por ejemplo, la mayoría de las personas son relativamente vulnerables cuando contestan a la puerta en su casa, cuando se preparan a salir en su vehículo, o en otras ocasiones cuando sus movimientos pueden ser predecibles. Estas ocasiones exigen un alto grado de vigilancia.
Ser vulnerable significa estar abierto a un ataque exitoso. De ahí la importancia de saber reconocer una situación vulnerable cuando ésta se presenta y aunque en la práctica no podrá siempre evitarla, usted deberá estar siempre preparado para enfrentarla.
De esta manera usted y los que lo rodean nunca serán tomados completamente por sorpresa.
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SIEMPRE PIENSE ANTES DE ACTUAR
Pregúntese:
1. Estoy siguiendo una rutina establecida?2. En que punto estaría yo más vulnerable a un ataque?3. Estoy haciendo todo lo practicable para permanecer anónimo?
PRINCIPIOS DE SEGURIDAD PERSONAL
Dentro de esta guía, se repite frecuentemente las recomendaciones en diferentes secciones. Esto es porque los principios básicos de protección personal contra los varios tipos de amenaza no han cambiado.
DEBE:
A. Estar alerta por la conducta sospechosa o inexplicable de personas a su alrededor o en la vecindad de su residencia u oficina.
B. Esté pendiente de las áreas de amenaza o controversia surgiendo de sus circunstancias oficiales o personales. Informe a sus superiores, miembros de su familia y empleados para que estén al tanto de la situación. Si la situación lo hace necesario, comunicarse con el Gerente de Seguridad de inmediato.
C. Recuerde que un ataque solo tendrá éxito si lo toman por sorpresa. Un atacante potencial al ver que usted y su familia están alertas, tendrá que detenerse y reconsiderar, aumentando de esta forma sus oportunidades de tomar acción evasiva o de pedir ayuda.
D. Pida ayuda a la primera señal o sospecha de un peligro, utilizando cualquier medio disponible. Si no puede hacerlo por usted mismo o su familia, sus amigos deben estar preparados para pedir asistencia, por su propia iniciativa, a la primera señal que algo anda mal. Recomendamos organizar equipos de amigos para ayudarse los unos a los otros en caso de emergencia.
E. Recuerde que pedir ayuda o demostrar seguridad de si mismo, de hecho puede disuadir al atacante potencial de insistir en un ataque.
F. Recuerde que su esposa e hijos, aún cuando no participan en sus obligaciones, pueden en cualquier momento figurar en los planes de un atacante potencial. En términos generales, estas medidas deben ser consideradas como igualmente aplicables a ellos.
G. Sería conveniente y útil informar a su oficina cuando piensa ausentarse por un período de tiempo largo. Cualquier entrega normal que usted tenga debe ser cancelado, si es posible sin dar ninguna explicación.
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NO DEBE
A. Establecer un patrón de comportamiento observable que le permita a un posible atacante:
Deducir sus movimientos futuros. Montar un plan alrededor de éstos. Interceptarlo en condiciones que le son desfavorables. Aislarlo de una ayuda efectiva.
B. Conceder una entrevista o realizar una transacción, excepto:
Con una persona acreditada. En un lugar de negocio reconocido. Durante las horas prescritas para hacerlo. En la presencia o alcance de oído de un colega, miembro de su familia o
persona de confianza que pueda dar o pedir ayuda.
C. Revelar aspectos de su vida oficial o de su vida en familia a persona alguna, especialmente publicistas de directorios comerciales o sociales, a quien no es indispensable suministrar dicha información.
D. Trabajar o pernoctar bajo condiciones que lo aíslan de las personas que le puedan brindar o pedir ayuda.
CORREO Y ENTREGAS
Las bombas postales pueden ser enviadas en sobres desde 1/4 de pulgada de espesor hasta en paquetes de 10 kilos de peso máximo. En ambos casos serán bombas explosivas o incendiarias.
A. Recuerde que pueden estallar al abrirlas, así que debe revisar:
El sello de correo: Especialmente si es "extranjero" revisar el nombre y dirección del remitente. Recibe usted normalmente cartas y paquetes enviados desde este lugar?
La letra: Puede tener un estilo " extranjero". Lo reconoce? El Balance: Está bien balanceado? Si la carta o el paquete es más pesado
de un lado que del otro, debe tratarlo como sospechoso. El peso: Si el peso parece excesivo en comparación con el tamaño, debe
tratarlo como sospechoso. Los agujeros: Hay pequeñas perforaciones o agujeros que podrían haber
sido hechos por un alambre? Las manchas: Hay manchas, o marcas de grasa que podrían ser causadas
por explosivos "sudorosos"? El olor: Algunos explosivos tienen un aroma de mazapán o almendras. El tacto: En el caso de cartas, se detectará si hay únicamente papel
doblado dentro del sobre ( esto significa que todo está correcto) o si hay
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rigidez; por ejemplo; cartón o metal. En cualquier caso tratarlo como sospechoso y pedir ayuda.
El contorno: Al tener el sobre en contra luz puede usted detectar contornos anormales?
El sello del sobre: Está el sobre completamente pegado? (normalmente queda una pequeña abertura). Si es así, tratar como sospechoso.
El paquete se espera? Considere solicitar que todo su correo personal sea entregado en su lugar de trabajo o en una caja postal.
SI TIENE DUDA - PIDA AYUDA
DEBE
Coloque la carta o paquete en una superficie plana lo más lejos posible de su casa en un espacio abierto o, si no es posible, en un cuarto cercano a la puerta del edificio.
Despeje inmediatamente el área de todo el personal (Acceso restringido al área)
Informe su temor y sospechas a la Dirección.
NO DEBE
Doblar el sobre o paquete Abrir la carta o paquete Colocar éste en el agua
B. Otros aspectos a considerar al recibir el correo y entregas
Pasar todas las cartas y sobres de amenaza, insultos y estafas, sean anónimos o no, al Departamento de Seguridad
Tocarlos lo menos posible, no permita que alguna otra persona los toque, colóquelos en un sobre limpio y transparente si dispone de uno.
No acepte regalos o paquetes de personas desconocidas y particularmente paquetes que usted no haya pedido.
No permita que proveedores ingresen a su residencia. No permita dejar paquetes en la repisa de la ventana o en la puerta. Verifique con cuidado las entregas antes de aceptarlas. Maneje con sospecha el cambio de un cartero, lechero o algún otro personal
que efectúe entregas rutinarias. Solicitar a los corresponsales usuales que escriban el nombre del remitente
por fuera de los paquetes y cartas voluminosas. Dar instrucciones claras a todos los miembros de su familia sobre todos los
puntos anteriormente mencionados.
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TELEFONOS (GENERAL)
A. General
Ubique su teléfono en un lugar donde al utilizarlo no pueda ser observado desde el exterior a través de las puertas y ventanas.
En caso de daño en su teléfono, informe de inmediato y esté muy alerta, hasta que éste sea reparado
Mantenga una lista de los números de emergencia cerca a su(s) teléfono(s). Asegúrese de ser discreto cuando conteste el teléfono. Se debe tomar el
nombre de la persona que llama y número telefónico para que usted personalmente pueda devolver la llamada.
B. Llamadas anónimas y amenazas telefónicas
Las llamadas anónimas y amenazas por teléfono pretenden bajar su estado de ánimo. Un análisis preciso de las llamadas telefónicas puede proporcionar indicios de gran valor para investigaciones posteriores, recomendaciones y acciones.
La reacción natural de la mayoría de las personas cuando contestan el teléfono y escuchan voces hostiles, es de pánico y probablemente cortarán la comunicación
Sin embargo, deberán esforzarse en reaccionar de la siguiente manera:
Si es posible, mantenga la conversación con la persona que llama. Trate de identificar la voz por sexo, edad, acento etc. Evaluar el estado mental de la persona que llama, si es posible La persona que llama puede suministrar pistas sobre su intención o la
amenaza específica. Anotar todos los detalles inmediatamente en un formato especial. Tratar de detectar cualquier ruido de fondo que pueda proveer información
valiosa (estación del tren o sonidos de zonas portuarias, ruidos de industria, maquinaria, música, animales etc.).
Al finalizar la llamada telefónica informar al Departamento de Seguridad, descubriendo el incidente como amenazaste o perturbador.
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SEGURIDAD EN LA INFORMACION
INTRODUCCIÓN
La información de la Compañía debe ser protegida contra pérdida, daño, trastorno o revelación no autorizada. La protección de la información debe formar parte del Programa General de Seguridad ya que brinda seguridad tanto a la Compañía como a los empleados.
La información se puede clasificar en diferentes categorías y define completamente lo que la Compañía hace y es. La mayoría de esta información es confidencial y debe ser protegida.
PRINCIPIOS BÁSICOS
1. Lo fundamental para una buena protección de la información es la política de ‘Escritorio Limpio’, fuera de las horas laborales. Deben haber en los puestos los suficientes cajones y gabinetes. Una revisión debe ser realizada periódicamente y reportar los infractores al gerente general.
2. Los documentos no debe ser dejados sobre el escritorio a la vista, principalmente fuera de las horas laborales o los fines de semana.
3. Si se maneja información confidencial, esta debe ser guardada en gabinetes especiales en la oficina del gerente de riesgo.
4. Información relacionada en cualquier aspecto con el negocio de la Compañía debe ser destruida en una destructora de papel.
5. La importancia del control de llaves no puede pasar desapercibida, especialmente llaves de los escritorios. Si una llave se pierde, el departamento de seguridad debe ser informado inmediatamente.
6. La oficina del Gerente Financiero debe mantener con llave cuando no este siendo ocupada.
7. El Gerente de Sistemas se debe encargar de la seguridad de la información dentro de los computadores, como la asignación de claves para el ingreso y mantener copias de seguridad de los discos duros.
8. Las terminales de computador que no se estén utilizando deben ser apagados.
EJEMPLOS DE FORMAS DE INFORMACION
Documentos de todo tipo Medio magnéticos Discos de computador, hardware y software. Cintas de máquinas de escribir y papel carbón. Libretas de anotaciones, diarios y agendas.
METODOS DE TRASMISIÓN
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Por discurso, incluyendo teléfono y radio Correo Correo certificado Faxes Redes de computadores
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
SECRETA
Información que si es revelada de manera no autorizada puede afectar y dañar los intereses de la Compañía.
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Información que si es revelada de manera no autorizada puede ser perjudicial para los intereses de la Compañía.
PARA LOS OJOS DE SOLAMENTEInformación personal relacionada con los empleados de la compañía y sus dependientes.
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