MEDICION DE ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

mario quiñones abusaid

• Normas jurídicas

• Normas Técnicas

• Icontec

Normas publicadas

• NTC 3723: Procedimientos en microfilmación.

• NTC 4080: Simbología en microfilm.• NTC 4095: Descripción de archivos.• NTC 4436: Papel para documentos de

archivo.• NTC 5029: Medición de archivos.• NTC 5174: Procesado y almacenamiento

de microfilmes.

Etapas

1. Investigación

2. Análisis

3. Pruebas de campo

4. Parametrización

5. Estudio en comité de normalización

6. Consulta pública

7. Ajustes finales

8. Aprobación y publicación

Equipo de trabajo

• Conformado por personal del Archivo General de la Nación de todas las áreas técnicas.

• Resultados ante el comité de normalización

Metrología

Estudia los sistemas de pesas y medidas.

• Volumen * Masa

• Longitud * Area

• Temperatura * Fuerza

• Energía

Importancia de un archivo

ASPECTOS CUALITATIVOS* Valor histórico o cultural

* Contenido Científico

* Vigencia administrativa o legal

ASPECTOS CUANTITATIVOS* Longitud

* Peso

* Volumen

Conocer el tamaño de un archivo sirve para:• Planificar tareas archivísticas:

organización, selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, difusión, etc.

• Diseñar espacios físicos• Presentar informes• Transferencia de documentación

APLICACIÓN NORMA NTC 5029• Documentación en papel

• Formatos carta y oficio

• Tolerancia del 10%

Cantidad de Folios

Es la más precisa forma de conocer el tamaño de un archivo pero la más dispendiosa.

Metros lineales

Toma la medida de la documentación de canto o filo.

Es la más utilizada universalmente.

Fórmula de conversión

Q = #metros X PFM

Q: Cantidad de folios

#metros: Número de metros lineales

PFM: Promedio de folios por metro lineal

Metros cúbicos

Forma volumétrica

V= Area de la base multiplicada por la altura

Metros cuadrados

No es considerado un método de medición de archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es útil cuando se trata de proyectar áreas para depósitos de archivo.

1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales

Ejemplo

Forma volumétrica

V = 1/3 (Pi) r² h

Medidas

Altura (h) = 1 mt.

Radio (r) = 1.3 mts., r2 = 1.69

Pi = 3.1416

Entonces:

V = 1/3 ( 3.1416 ) 1.69 X 1

= 1.8 metros cúbicos

V/4 = 0.45 metros cúbicos

Cálculos finales

• Folios: 0.45 mts. cub X 126000=56700

• Mts linea: 0.45 mts cub X 14.4362=6.5

• Mts Cuad: 0.45 mts cub X 2.49= 1.12

• Peso: 0.45 mts cub X 0.48484=

0.4 Toneladas

De los anexos de la norma

Anexo B : Tabla de equivalencias

Anexo C : Tablas de Conversión

TIPO DE PAPEL UNIDAD DECONSERVACION

N

PFM PFM3

Antiguo para documentos Legajo 7000 98000

entre 1550 a 1900. Carpeta 6800 95200

Caja de Archivo 4800 67200

Otros noarchivísticos

6450 90300

Documentación Legajo 9450 132300

Gramaje: 75 grs/mto2 Carpeta 9000 126000

Caja de Archivo 6300 88200

Otros noarchivísticos

8700 96000

E: mail:

agnnal@attglobal.net

Cra 6 Nº 6-91 Tel: 3373111

Fax: 3372019

Para pasar de: Multiplicar por: Obtiene:

Metros lineales 0.172413 Metros cuadrados

Metros lineales 0.06927 Metros cúbicos

Metros lineales 0.0336 Toneladas

Metros cuadrados 5.8 Metros lineales

Metros cuadrados 0.4015384 Metros cúbicos

Metros cuadrados 0.1948799 Toneladas

Metros Cúbicos 14.4362 Metros lineales

Metros Cúbicos 2.49 Metros cuadrados

Metros Cúbicos 0.48484 Toneladas

Toneladas 29.7619 Metros lineales

Toneladas 5.1313655 Metros Cuadrados

Toneladas 2.062536 Metros cúbicos

Cálculos finales

• Folios: 0.45 mts cub X 126000=56700

• Mts linea: 0.45 mts cub X14.4362=6.5

• Mts Cuad: 0.45 mts cub X 2.49= 1.12

• Peso: 0.45 mts cub X 0.48484=

0.4 Toneladas

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