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SuperASISTENCIA GUÍA DE INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN Y PRINCIPALES PROCESOS

Este documento le ayudará a efectuar la instalación del sistema, configurar los diferentes elementos que lo componen. 1. Instalación de SuperASISTENCIA 1.1. Bienvenido a SuperASISTENCIA 1.2. Requerimientos del sistema 1.2.1. Hardware 1.2.2. Software 1.3. Instalación del sistema 1.3.1. Requisitos de instalación (usuarios con WIN98) 2. Creación de una empresa nueva 2.1. Agregar una empresa 2.2. Configurar variables generales e indicaciones del proceso 2.2.1. Datos de la empresa 2.2.2. Reloj checador 2.2.3. Impresión de credenciales 2.2.4. Prenómina 2.2.5. Conceptos 2.2.6. Vacaciones 2.2.7. Respaldos 2.3. Carga y modificación de empleados 2.3.1. Carga de información desde SuperNÓMINA 2.3.2. Modificación de empleados 2.3.3. Impresión de credenciales 2.4. Reloj checador y captura manual de movimientos 2.4.1. Captura manual de movimientos 2.5. Generación de prenómina 1. Instalación de SuperASISTENCIA.

1.1. Bienvenido a SuperASISTENCIA. Bienvenido a SuperASISTENCIA, el sistema que le ayudará a controlar la entrada y salida de los empleados a su centro de trabajo, registrando cada uno de los eventos antes mencionados permitiendo conocer de manera inmediata los días y horarios laborados. Algunas de sus características son:

Emitir credenciales con fotografía y código de barras. Rregistrar las entradas y salidas de los trabajadores mediante lector de código de barras. Determinar retardos, faltas, horas extras. Captura de autorizaciones: horas extras, permisos. Determinar descuentos de comedor. Determinar las fechas de BAJAS y REINGRESOS al IMSS para trabajadores eventuales con conexión al SUA para disminuir cuotas

IMSS. Totalmente ligado a SuperNÓMINA y adecuado a su empresa.

1.2. Requerimientos del sistema. 1.2.1. Hardware

Computadora con Procesador Intel® Pentium® II de 500 Mhz o superior. Disco Duro con 100 Mb de espacio libre. Memoria RAM de 128 Mb. Teclado. Mouse. Lector de código de barras tipo SLOT. Impresora LASER (Solo para impresión de credenciales)

1.2.2. Software

Sistema Operativo Microsoft® Windows® 98 Se o superior.

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El recurso más importante es el humano, por lo tanto, es primordial asignar a una persona como responsable de la operación y el control del sistema. Por lo que concierne a la parte del procesamiento en el equipo de cómputo, a dicha persona se le llamará operador.

1.3. Instalación del sistema.

1.3.1. Requisitos de instalación (Solo para usuarios con Windows 95, 98 y NT)

Antes de instalar SuperASISTENCIA es necesario tener actualizado el Sistema Operativo Windows con los siguientes componentes: Instalación del motor de Base de Datos JET versión 4 SP6

Jet40SP5_9xNT.exe (Para Windows 95, 98 y NT) Instalación de los Objetos de Acceso a Datos ADO 2.6 SP

MDAC_TYP.EXE Los cuales podrá bajar de la página Web http://www.eco-horu.com.mx. Es recomendable crear una carpeta en su disco duro para guardar los archivos necesarios para la instalación. Ejemplo: C:\Temp. Siga estas instrucciones una vez que ingrese a la página Web:

1. Haga clic en SuperASISTENCIA lo enviara a la página de beneficios del sistema.

2. Haga clic en Versión 2012 para entrara a la página de descargas.

3. Dentro de la página de descargas en la parte final viene un módulo de Descargas Adicionales para Windows, haga clic en MDAC TYP 2.6 y después en JET PARA WINDOWS dependiendo de su versión.

Una vez que haga clic en la opción elegida, dependiendo de la velocidad de su conexión a Internet, puede ejecutar cualquiera de las siguientes acciones: Ejecutar, instala el archivo seleccionado.

http://www.eco-horu.com.mx/

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Guardar, graba el archivo en la ubicación que elijamos (recomendado). Puede ser el disco duro ú otro dispositivo (CD, Disquete, etc.). Si elige esta opción, tendrá que instalarlo después de que el archivo haya sido guardado.

Al instalar estos dos componentes, acepte todas las condiciones de licencia que le solicitan y haga clic en el botón Siguiente para que el proceso se lleve a cabo.

NOTA: En caso de que al instalar JET PARA WINDOWS el equipo muestre algún mensaje indicando que no es compatible con la versión de Windows, cancele el proceso y continúe con la instalación de SuperASISTENCIA.

1.3.2 Instalación de SuperASISTENCIA

Una vez que se han instalado los componentes arriba señalados, del mismo sitio debemos bajar los siguientes archivos: SuperASISTENCIA y Actualización SuperASISTENCIA.exe y guardarlos en la misma carpeta o instalarlos directamente de la página de Internet:

Para instalar SuperASISTENCIA efectúe lo siguiente:

Paso 1. Localice el archivo SuperASISTENCIA_SETUP.exe y haga doble clic sobre él, cuando efectúe lo anterior, se mostrarán una serie de procesos y al termino de los mismos se presenta la siguiente pantalla, haga clic en el botón Siguiente.

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Paso 2. En la siguiente pantalla indicar los datos de información del usuario del equipo, como lo son Nombre y Organización, una vez ingresados dar clic en el botón Siguiente.

Paso 3. En la siguiente pantalla se muestra la carpeta predeterminada para la instalación del sistema. Siga las instrucciones para instalar SuperASISTENCIA en la carpeta predeterminada (recomendado). Si desea cambiar el destino de la instalación, haga clic en el botón Cambiar directorio y elija una nueva ubicación.

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Paso 4. Una vez indicada la ruta de destino, empieza la instalación del sistema, esperar que termine de registrar y actualizar todos los componentes.

Paso 5. Una vez terminada la instalación, aparecerá una pantalla que le avisará que la instalación de SuperASISTENCIA ha finalizado correctamente. Haga clic en el botón Finalizar para terminar la instalación. ¡Felicidades ha terminado de Instalar SuperASISTENCIA!

IMPORTANTE. En ocasiones al instalar SuperASISTENCIA, dependiendo de su versión de Windows, la computadora le envía mensajes indicándole que está actualizando con archivos anteriores a los que tiene en su equipo, en estos casos es recomendable dejar los que están é ignorar los que vienen con la instalación. Haga clic en el botón Si para ignorar el nuevo archivo.

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Para instalar la Actualización de SuperNÓMINA 2012:

Paso 1. Localice el archivo y haga doble clic sobre él para que se muestre la siguiente pantalla.

Paso 2. Verifique que la ubicación del sistema sea la misma que haya asignado al instalar SuperASISTENCIA. En caso de que la carpeta predeterminada no sea la misma, haga clic en el botón Cambiar directorio para elegir donde se encuentra ubicado el sistema. Haga clic en el botón Continuar y espere a que finalice el proceso. Una vez que la actualización termine, se mostrará un nuevo mensaje indicándolo, haga clic en el botón Finalizar para salir.

IMPORTANTE. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda de Actualización completa para asegurarse que el sistema contará con todas las modificaciones efectuadas al sistema.

Instalación del Manual.

Paso 1. Localice el archivo Ayuda_SuperASISTENCIA.exe y haga doble clic sobre él para que se muestre la siguiente pantalla.

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Paso 2. Verifique que la ubicación del sistema sea la misma que haya asignado al instalar SuperASISTENCIA. En caso de que la carpeta predeterminada no sea la misma, haga clic en el botón Cambiar directorio para elegir donde se encuentra ubicado el sistema. Haga clic en el botón Continuar y espere a que finalice el proceso. Una vez que la actualización termine, se mostrará un nuevo mensaje indicándolo, haga clic en el botón Finalizar para salir.

2. Creación de una empresa nueva. 2.1. Agregar una empresa.

Configuración del Idioma y País. Antes de ejecutar el sistema en forma habitual, revise la Configuración Regional en el Panel de Control de Windows y asegúrese que sea Español (México). La Configuración Regional de Windows controla la forma en que se muestran los números, monedas, fechas y horas en las aplicaciones instaladas en su equipo. Para añadir una empresa a su instalación, efectúe lo siguiente:

1. Ejecute el sistema instalado anteriormente (Inicio->Programas->SuperASISTENCIA ->SuperASISTENCIA ) y seleccione Añadir en el menú Archivo en la pantalla de entrada.

2. Seleccione el tipo de empresa que desea instalar.

Crear una empresa NUEVA. Genera una base de datos en blanco. Instalar una empresa de una base de datos EXISTENTE (Sólo versión Windows). Permite recuperar la información de una

base de datos previamente instalada. Crear una Base de datos DEMO con datos de ejemplo (Sólo Access). Tiene la característica de que la base de datos que se

instala, cuenta con datos de empleados y sólo le faltaría capturar la información de las variables del sistema.

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3. Seleccione el tipo de base de datos que desea generar. La opción Servidor SQL no funciona para instalaciones DEMO.

NOTA. Si elige Servidor SQL, debe tener instalado el manejador SQL de base de datos, aparecerá una pantalla a la cual le debemos capturar el nombre donde esta instalado el servidor SQL, el usuario el cual tiene que tener permisos para el uso de SQL y por ultimo la contraseña asignada al mismo. 4. Una vez definido el tipo de base de datos, indique la ubicación y el nombre de la base de datos a generar. Se recomienda dejar la carpeta que predefine el asistente de instalación, pero es recomendable cambiar el nombre de la base de datos. Haga clic en el botón Siguiente.

5. El siguiente paso es establecer los datos de la instalación, como son el nombre o razón social de la empresa, el límite de empleados y la clave del sistema. Si el sistema esta siendo utilizado como DEMO deje los datos como están y presione el botón Siguiente para terminar con el proceso de agregar empresa nueva.

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6. Definido el nombre y la clave de la empresa, seleccione el grupo en el que desee incluir la empresa que está añadiendo o indique uno nuevo y el nombre con el que identificará la empresa en el menú. Haga clic en el botón Siguiente.

7. Una vez que se hayan indicado los datos anteriores, SuperASISTENCIA procede con la instalación de la nueva empresa. Al terminar la instalación, se muestra la siguiente pantalla indicando que la empresa se añadió satisfactoriamente. Haga clic en el botón Aceptar para finalizar.

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2.2.- Configurar variables generales.

Una vez que la empresa ha sido creada necesitamos configurar las variables necesarias para que el sistema opere correctamente.

Para lograr lo anterior, deberá entrar a la opción Parámetros del sistema en el menú VARIABLES. Una vez que ingrese a esta opción aparece una pantalla con varias “pestañas” en las cuales debemos hacer clic para capturar la información que se nos solicita. A continuación se describe cada una de estas “pestañas”.

2.2.1 Datos de la empresa.

En esta “pestaña” es necesario capturar los datos de la empresa como son.

Población Colonia Municipio Delegación RFC Teléfono CP Entidad federativa

2.2.2 Reloj checador.

Capturar los siguientes campos. Que son necesarios para que el reloj se comporte como usted lo desea.

Tiempo de espera entre entradas y salida. Este campo se refiere al tiempo que el sistema deberá de dejar pasar antes de que una persona pueda volver a registrarse de nuevo.

Reiniciar la pantalla de registro después de. Esta opción se refiere al tiempo que se dejar pasar antes de que la pantalla del reloj checador se limpie.

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2.2.3 Impresión de credenciales.

El sistema cuenta con la utilidad para poder diseñar e imprimir las credenciales de los empleados, las cuales además de servir como identificación dentro de la empresa, le servirán para que cada empleado realice sus registros en el reloj mediante una impresión de código barras. Longitud del número del empleado y longitud de número de tarjeta. Estos dos datos sirven para determinar el número de posiciones de la clave del empleado y la del número de su credencial; La suma de estos dos números será el número de posiciones totales en el código de barras que se imprimirá en la credencial del empleado. Los valores que podemos especificar en el número de empleado de 3 a 9 posiciones, en esta parte necesitamos prestar especial atención para no especificar una longitud menor a la clave de un trabajador existente, ya que de ser así la clave del empleado podría imprimirse incompleta en la credencial. Carpeta de fotos. Esta información nos servirá para que el sistema identifique en donde se encuentran las fotos del los empleados las cuales se muestran en varias partes del sistema

Formato. Indique el formato de los archivos de imagen que desea utilizar.

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2.2.4 Prenómina.

En esta “pestaña” indique la manera en que SuperASISTENCIA va a considerar el servicio de comedor, las horas extras, los retardos y los días laborados.

2.2.5 Conceptos

Son los conceptos de percepciones o deducciones que el sistema manejará al momento de generar la prenómina. Estos conceptos son los mismos que usa SuperNÓMINA.

Cada uno de estos conceptos tiene consigo el proporcional al séptimo día, lo cual permite la posibilidad de separar los séptimos días en otros conceptos dependiendo de sus requerimientos. Ejemplo. Si queremos manejar por separado todos los séptimos días de vacaciones para un mejor control.

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2.2.6 Vacaciones

Son los conceptos de vacaciones que se utilizaran para ser enviados a prenómina, estos conceptos son los mismos conceptos que maneja SuperNÓMINA para el control de las vacaciones.

Vacac / incap / Aplicada. Es el concepto de vacación que se utiliza para el control de las vacaciones disfrutadas.

Vacaciones. Es el concepto con el que se paga los días de vacaciones disfrutadas.

Existen 3 opciones disponibles por si se desea capturar mas conceptos que apliquen con las vacaciones pero que se desean dividir en otros conceptos a los de vacaciones.

Pagar prima vacacional. Indica al sistema si se desea pagar la prima vacacional junto con las vacaciones al momento de generar la prenómina.

Prima vacacional. Es el concepto con el que se paga la prima vacacional en SuperNÓMINA.

Pagar vacaciones completas. Indica si el sistema va a pagar las vacaciones completas desde la primer fecha de pago.

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2.2.7 Respaldos

Son las rutas que utilizará el servidor de SQL para realizar los respaldos y recuperación de información

Ruta FISICA del servidor SQL. En este campo indicaremos la ruta física donde desea que se guarden las bases de datos que desee respaldar ó recuperar. Los cuales podrá ver desde su computadora entrando al dispositivo de respaldo (Disco C, D, etc.) y buscando la ruta indicada. Ejemplo: C:\SuperASISTENCIA\Respaldos.

Ruta LOGICA del servidor SQL. Indique la ruta lógica donde estarán los respaldos o recuperaciones que usted guardó, los cuales podrá ver desde otro equipo con la ayuda del servidor. Ejemplo: \\Servidor\Supernomina\Respaldos.

2.3 Carga y modificación de empleados

2.3.1 Carga de información desde SuperNÓMINA

Para hacer la carga de los empleados que están en SuperNÓMINA a SuperASISTENCIA debemos de especificar con cuantos sistemas de SuperNÓMINA va a trabajar SuperASISTENCIA. Esto lo podemos conocer entrando a la opción Catálogo de empresas en el menú VARIABLES.

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Una vez que tengamos las empresas dadas de alta en SuperASISTENCIA, es necesario sincronizar la información con SuperNÓMINA en la opcion Sincronizar desde SuperNÓMINA en el menú PROCESOS, es decir, importar de SuperNÓMINA la información necesaria para que SuperASISTENCIA opere.

La información que se importa es la siguiente:

Catálogo de empleados Períodos de nómina Catálogo de puestos Catálogo de clases laborales Catalogo de centros de costo Nóminas existentes Catálogo de contratistas

2.3.2 Modificación de empleados

SuperASISTENCIA a depende de los empleados que se capturan en nómina por lo que estos empleados deberán ser cargados desde la nomina mediante el proceso de sincronización o de forma manual, cualquiera de las formas dará el mismo resultado.

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NOTA: En SuperASISTENCIA no podemos dar de alta empleados, solo podemos modificarlos

2.3.3 Impresión de credenciales.

Aquí es donde se especificará el formato de la clave de la tarjeta checadora, es decir el formato con el que se imprimirán los códigos de barras de las credenciales. Otro dato que se debe de capturar es la ruta donde se encuentran las fotografías del los empleados.

NOTA: el sistema trae une formato predefinido el cual consta de 8 caracteres compuestos de 7 que indican la clave del empleado y 1 que es al número de tarjeta.

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2.4 Reloj checador y captura manual de movimientos En esta pantalla los registros pueden ser capturados por medio de diferentes dispositivos, ya sea un teclado, un lector de código de barras etc.

2.4.1 La Captura manual de movimientos

Es la forma de hacer correcciones a los registros de entrada y de salida de los empleados, en esta captura podemos ver toda los registros del periodo actual.

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2.5 Generación de prenómina

Esta opción nos servirá para generar la prenómina de los empleados que trabajaron y que pertenezcan al tipo de periodo seleccionado (semanal, quincenal, etc.). Esta opción además de presentar en pantalla los movimientos genera un archivo de salida que puede ser importado por SuperNÓMINA para su procesamiento correspondiente.

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