matricular opción de retiro inclusión solicitud de...

Sitio de Estudiantes

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INDICE

Objetivo del Sistema ............................................................................................. 2 1. Acceso al Sistema .......................................................................................... 2 2. Opciones del Menú del Sistema de Matrícula por Internet ......................... 6 3. Opciones de Acceso Directo ......................................................................... 6

Prematricula ............................................................................................................................. 6 Matricular ............................................................................................................................. 16 Opción de Retiro Inclusión ................................................................................................. 18 Solicitud de Notas ................................................................................................................ 22 Notas ...................................................................................................................................... 22 Índice ..................................................................................................................................... 23 Horarios ................................................................................................................................. 24 Lista de Grupos ..................................................................................................................... 24

4. Opciones del Menú Consulta ...................................................................... 24 Créditos no oficiales ......................................................................................................... 25 Matricula............................................................................................................................ 25 Historiales .......................................................................................................................... 25 Solicitudes ......................................................................................................................... 25 Estado de Cuentas ............................................................................................................. 26

5. Opciones del Menú Matrícula ...................................................................... 26 6. Opciones del Menú Retiro Inclusión .......................................................... 27 7. Opciones del Menú Información Personal ................................................. 27 8. Opciones del Menú Solicitudes .................................................................. 28 9. Opciones de Ayuda ...................................................................................... 28


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MANUAL DE USUARIO DEL SITIO DE ESTUDIANTES

Objetivo del Sistema

El Sistema de Matrícula por Internet tiene como objetivo principal, el permitir que

los estudiantes se puedan matricular desde cualquier parte del país, sin necesidad

de dirigirse personalmente a su facultad o sede, así como agilizar el proceso de

matrícula en las diferentes entidades académicas de la universidad y permitir que

los estudiantes tengan acceso a las nuevas tendencias tecnológicas de

información que se están ofreciendo a nivel nacional y mundial.

1. Acceso al Sistema

Para tener acceso al sistema de matrícula por Internet, se debe escribir la

siguiente dirección: http://Matricula.utp.ac.pa, en donde aparecerá en primera

instancia la página principal, en donde el usuario (estudiante) deberá introducir su

número de cédula y la clave de acceso (para los estudiantes de primer ingreso, es la misma utilizada para consultar sus resultados), sino tiene clave

entonces debe ser retirada en la Secretaria Académica de la facultad a la cual

pertenece el estudiante. En la figura 1 se muestra la pantalla de acceso:


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Figura 1: Acceso al Sistema

Luego de que el estudiante introduzca correctamente los datos de entrada

solicitados, deberá presionar el botón Enviar para accesar al sistema. Se le

presentará los perfiles a los cuales tiene acceso el mismo, como se presenta en la

figura 2.

Figura 2: Perfiles


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• Sitio de Estudiantes: es el perfil de estudiante de la Universidad

Tecnológica de Panamá, el cual ha sido asignado porque cumplió con todos

los requisitos para usar el mismo y el cual será utilizado para realizar su

MATRICULA.

• Sitio de Estudiante de Primer Ingreso: este perfil es el que se utiliza para

ver sus resultados que ha obtenido en el proceso de ingreso a la

universidad.

Una vez entrado al Sitio de Estudiantes se mostrará a una pantalla de bienvenida

que muestra los datos del estudiante y presenta a su vez el menú al cual tiene

acceso el estudiante, como se presenta en la siguiente figura 3

Figura 3: Información General

En donde,

• Nombre: es el nombre como el estudiante esta registrado en el recurso de

datos.

• Cédula: la cédula del mismo

• Carrera: es la carrera en que se encuentra


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• Plan: el plan del estudio en que se encuentra actualmente

• Año de Estudio: El sistema de Matricula Web calcula el año de estudio de

la siguiente manera después de un consenso con las unidades académicas.

• El estudiante esta en el año de estudio en donde tenga TRES

MATERIAS PENDIENTES O MAS.

• Si el estudiante tiene TRES MATERIAS PENDIENTES EN DOS

AÑOS SE ELIGIRA EL MENOR DE ESTOS AÑOS.

• Si el estudiante tiene MENOS DE TRES MATERIAS PENDIENTES EN VARIOS AÑOS O NIVELES DE ESTUDIO, SE ELIGIRA EL MAYOR.

Índice: es la división entre la cantidad total de puntos y créditos que ha

obtenido de las materias que pertenecen a su carrera actual.

Correo UTP: es la dirección de correo proporcionada por la Universidad

Contraseña inicial: es la contraseña con la que puede acceder su correo

electrónico

Estatus:

Activo: tuvo matricula el semestre anterior

Inactivo: no tuvo matricula y debe ir donde la Secretaria Académica de su

Facultad.

Cita de Matricula: indica la hora y el día a partir de la cual puede acceder

al Sitio de Matricula Web a matricularse.

Estado Financiero: le indica si tiene alguna deuda financiera

Mensajes: le indica si tiene mensajes


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Nota: Es importante que todos los estudiantes revisen su Prematricula en la fecha indicada, para ver si le aparecen las materias que ellos quieren dar y su cita de matricula.

2. Opciones del Menú del Sistema de Matrícula por Internet

El Sistema de Matrícula por Internet ofrece además de la opción de Matrícula por

Internet, una serie de consultas que permiten que los estudiantes puedan ver su

información académica así como también información personal del estudiante con

opciones de hacer actualizaciones a los datos que así lo requieran. A continuación

describiremos brevemente las opciones que se encuentran disponibles en el

sistema. (Figura 4)

Figura 4: Opciones de Acceso Directo

3. Opciones de Acceso Directo

Le dan la oportunidad al estudiante de verificar rápidamente las opciones más

consultadas.

Prematricula

Esta es una página que muestra la información correspondiente a las materias

que el estudiante puede matricular en el período de matrícula de un semestre


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en particular y también muestra las notas obtenidas por el estudiante en el

último semestre matriculado por él. Como también los saldos pendientes y

mensajes que pueda tener, además de la fecha y hora desde la cual puede

realizar su matricula (Figura 5)

Figura 5: Prematricula


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En donde la siguiente sección muestra la información general del estudiante

La siguiente presenta la opción de Preferencias de Matricula y certificación de la Carrera y Sede en donde está

En la siguiente se muestra el estado de cuenta consolidado, en donde

aparecen tantos los saldos pendientes financieros como también los administrados por la unidad académica.


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Importante: Si le aparecen mensajes de saldo pendiente debe ver si en el mismo

dice Contabilidad (entonces debe acercarse a la Caja), si el mensaje le dice que

es en Secretaria Académica, entonces es allí en donde debe ir.

Al presionar el botón Ver Detalle, se presenta el detalle del mismo

Figura 6: Estudiante con Saldo Financiero Pendiente


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Figura 7: Estudiante con deuda local

En la próxima sección aparecen los mensajes generados automáticamente por el

sistema y los captados por los Coordinadores y Secretarios Académicos.

Importante: Si el estudiante le aparecen mensajes en Rojo, esto significa que el

sistema le bloqueará su Matricula. Los mensajes generados por el Sistema

pueden ser liberados por los Coordinadores de Carrera.

Luego aparece la sección en donde se muestran las notas obtenidas en el

Semestre anterior

Y por último se presentan las materias pendientes que podrá matricular generadas

automáticamente o agregadas por su Coordinador de Carrera. Si ha usted no le


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aparece una materia en la cual obtuvo una nota “D” y la quiere mejorar puede dar

clic al botón de Incluir Materias con D, se le presentará si la misma se está

ofertando.

Desde esta sección usted podrá consultar porque no le aparece cierta materia

deseada para poder matricularla, dando solo un clic sobre el

vínculo

, se

le presenta la siguiente página

En donde usted podrá ya sea escoger de la lista o escribir el código de asignatura

deseado y luego presionar el botón Buscar,

Opción Preferencias de Matricula: En esta opción el estudiante podrá certificar

la sede, facultad, carrera y plan de estudio en que se encuentran y si no son los


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correctos el coordinador de su carrera podrá ver que no esta de acuerdo con la

información mostrada. Además podrá cargar con antelación sus Preferencias de matricula (juego de códigos de asignaturas y códigos de horario) que desea

utilizar para su matricula y así cuando llegue la misma no tendrá que colocarles los

códigos de horario porque ya estarán llenados y le aparecen inmediatamente al

escoger la Preferencia deseada, las materias mostradas serán solo las que el

estudiante tenga como Pendientes o Autorizadas por su Coordinador. El

estudiante puede captar hasta tres juegos de Preferencias.

Figura 8: Preferencias de Matricula

Al darle clic al botón de Preferencias de Matricula, le aparecerá una figura como la

siguiente


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Figura 9: Confirmar Datos

Botón Certificar: se envía esta información al Recurso de Datos, para que el

Coordinador de Carrera verifique si debe cambiarla por los nuevos datos

seleccionados. Además se desplegará una ventana en la que podrá insertar sus

Preferencias de Matricula (codasig, codhora y subgrupo) en que se desea

matricular, cada Preferencia puede tener hasta 8 juegos de codasig y codhorarios

y usted puede captar hasta tres Preferencias distintas.


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Figura 10: Captar Preferencias de Matricula

En donde, podrá captar por prioridad los grupos de horarios que desea matricular

en su el día asignado para que realice su matricula. Así el día de la matricula no

tendrá que teclear los códigos si ya los ha tecleado antes, solo tendrá que escoger

la prioridad deseada.

Si usted trata de captar una Prioridad que ya ha sido captada, el Sistema le

enviará un mensaje de Error, así que debe proceder a Modificar si desea

cambiarla. Antes de presionar el botón Insertar debe primero captar todos los

códigos de asignatura y códigos de horario y escoger sus Subgrupos (el subgrupo

T es para las materias que no tiene Laboratorio).

Luego en el momento de su Matricula al presionar el icono Matricular colocado

en la barra de herramientas superior, se le presentará una lista desplegable en

donde podrá escoger la Prioridad que desea matricular, el sistema toma en


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cuenta que solo le mostrarán aquellas materias que el estudiante tenga como

Pendientes o que hayan sido Autorizadas por su Coordinador de Carrera.

Figura 11: Matricula

Por ejemplo al escoger Prioridad 1, inmediatamente le aparece el Código de

horario captado para las Materias Pendientes de esa Prioridad. Si al seleccionar

una Prioridad y el Sistema no le muestra nada, se debe a que las materias que

declaró en sus Preferencias el sistema no las generó como Materias Pendientes o

no han sido Autorizadas por su Coordinador.

Una vez escogidos todos los horarios que desees matricular debes presionar el

botón Matricular, para que te aparezca el mensaje de Éxito y el número único de

transacción.


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Matricular

Si el estudiante ya tiene una cita asignada, no tiene ningún mensaje que

bloqueen su matricula, puede realizar su Matricula. Al darle clic al icono de

Matricular se le presentará una figura como la siguiente

Figura 12: Realizar Matricula

El procedimiento a seguir es:

• Si usted sabe en que grupo se está dictando la materia que desea

matricular, puede escoger uno de la lista desplegable de grupos o

bien

• Darle clic al botón Codhora de la casilla de al lado de la materia, se

muestra una pantalla como la siguiente (figura 13)


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Figura 13: Escoger Codhora

• Luego que selecciona el codhorario, debe darle clic al botón

Continuar, para seguir con el proceso

• Si su Coordinador de Carrera, le autorizó alguna materia en un

codhora específico, usted solo puede matricularse en ese

Codhora.

• Una vez haya terminado de escoger los codhora o el grupo o

grupos en que desea dar todas sus materias pendientes. Debe

presionar el botón Matricular.

• Si los Codhora que usted escogió no tienen choques o no dejo de

matricular las materias fracasadas o mejoradas, su matrícula se

realizará con Éxito, de lo contrario tendrá que intentarlo

nuevamente. Al terminar el proceso satisfactoriamente, se le mostrará un número único de transacción, el cual usted debe anotar por si tiene que realizar algún reclamo. (Figura 7).


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Figura 14: Matrícula con Éxito

Nota: Importante una vez usted haya escogido todos los códigos horarios que desea para cada materia a matricular, es que debe darle clic al botón Matricular.

Opción de Retiro Inclusión

Al darle clic a ésta opción se le permitirá a los estudiantes que hayan cancelado su matricula, realizar la solicitud de Retiro Inclusión, este proceso permite retirar

materias que haya matriculado en el periodo académico correspondiente e incluir

materias de acuerdo con su plan de estudio, Si la materia que desea incluir no

esta dentro de las materias debe dirigirse donde su Coordinador de Carrera.

Además de que solo podrá realizar una solicitud en el periodo académico


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correspondiente. Si se equivoco al momento de realizarla, debe dirigirse donde su

Secretaria Académica para que Libere su Solicitud.

El procedimiento que debe seguir es el siguiente:

1. Darle clic al icono de Retiro-Inclusión

2. En la sección superior le aparecerán las materias que usted matriculó, las

cuales serán las que se le permitirán retirar

3. En la sección de inferior, le aparecerán las materias pendientes o

autorizadas que no fueron matriculadas. Si usted desea incluir una materia

y no se le presenta en ésta sección entonces debe dirigirse donde su

Coordinador de Carrera, para que éste se la autorice.

4. Usted debe escribir la Observación por la cual esta llenando está solicitud

5. Luego de haber seleccionado (colocando un ganchito en la opción) todas

las materias que desea retirar e incluir debe presionar el botón Enviar Solicitud, para que su Coordinador de Carrera pueda Aprobarla o

Rechazarla.

Figura 15: Enviar Solicitud RI


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6. Una vez presionado el botón Enviar Solicitud y el proceso concluyó con

Éxito, le debe aparecer una pantalla como la siguiente

Figura 16: Éxito en el envió de la Solicitud

NOTA: Si tiene la posibilidad IMPRIMA ESTA PÀGINA o guarde una copia de

ella en su PC, o en un dispositivo de almacenamiento. (CD o DISKKETTE,

MEMORIA USB)

7. Si usted desea ver si su Solicitud ha sido Aprobada, puede consultarlo al

darle clic al icono de Retiro-Inclusión.

Figura 17: Consultar Solicitud RI


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En donde:

• No Solicitud: es el número de solicitud

• Nut: es el número único de transacción de la solicitud

• Motivo: es la observación que colocó al momento de hacer la solicitud

• Estatus:

ü En Proceso: el coordinador todavía no la ha tramitado

ü Aprobada: el coordinador realizó el Retiro Inclusión, esto quiere decir que el RI se efectuó con éxito.

ü Rechazada: el coordinador rechazó la Solicitud

ü Devuelta: el coordinador le reenvió la Solicitud para que sea

modificada.

ü Corregida por el estudiante: el estudiante modificó la solicitud.

• Fecha: es la fecha en que la solicitud fue enviada

• Atendido por: es el nombre de la persona que atendió la solicitud de Retiro

Inclusión

• Observación: es la observación que le colocó el Coordinador.

Figura 18: Consulta de Solicitud RI Devuelta para Corregir


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Solicitud de Notas En esta opción usted podrá captar las solicitudes de cambios de notas y de

créditos oficiales.

Figura 19: Captar Solicitud de Nota o Crédito

Notas

Muestra el historial de notas del estudiante, ya sea las notas que ha obtenido

en una materia específica o todas las notas en su vida universitaria.

Seleccione la manera como desea ver la Información y luego presione el botón

Buscar. (Figura 20)


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Figura 20: Historial de Notas

Índice

Esta opción muestra el historial del índice académico por período del

estudiante y lleva un conteo de cuantas condicionales ha tenido. (Figura 21)

Figura 21: Índice del Estudiante


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Horarios

Muestra el horario del estudiante. (Figura 22)

Figura 22: Horario del Estudiante

Lista de Grupos

Muestra el horario de clases de las carreras de una facultad para un periodo

específico.

4. Opciones del Menú Consulta

Esta opción del menú contiene una serie de consultas relacionadas con la

información académica del estudiante. (Figura 23)


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Figura 23: Opciones de Consulta

Al presionar la opción de consultas, se desplegara un Submenú igual al que se

presenta en la imagen, las cuales se describen a continuación:

Créditos no oficiales

Muestra las notas que los estudiantes han obtenido en su estancia en la

universidad desde el primer año hasta el año en el que se encuentra el estudiante

actualmente, o si ya terminó.

Matricula

Se presentan las materias matriculadas, el costo de la matrícula y el horario de

matricula.

Historiales

Aquí se presentan las opciones de Historial de Notas e Historial de índices.

Solicitudes

Se presenta el estatus de las solicitudes de notas, cambio de notas y las de retiro

inclusión.


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Estado de Cuentas

Se presentan las cuentas Pendientes y las cuentas a Favor que tenga el

estudiante.

5. Opciones del Menú Matrícula

Esta opción del menú permite realizar la matrícula. El menú de matrícula contiene

dos opciones, las cuales detallamos a continuación: (Figura 24).


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Figura 24: Opciones del Menú Matrícula

• Prematricula: Es el mismo procedimiento que se sigue si se escoge la

opción de la Barra de Iconos.

• Matrícula: Es la misma opción de Matricula que aparece en la Barra de

Iconos.

6. Opciones del Menú Retiro Inclusión

• Solicitar Retiro Inclusión: Se realiza la solicitud del retiro inclusión.

• Modificar Retiro Inclusión: Se puede modificar la solicitud de retiro

inclusión, más que todo cuando el coordinador de carrera se la devuelve.

7. Opciones del Menú Información Personal

Esta opción presenta datos personales acerca del estudiante, así como opciones

para modificar información del mismo y datos para el acceso del sistema. (Figura

25).


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Figura 25: Opciones de Información de Personal

• Información Personal: Permite modificar la información de datos

generales del estudiante

• Cambiar Clave: Permite que el estudiante cambie su clave de acceso al

sistema. Si el estudiante utiliza esta opción, deberá acordarse de la nueva

clave que va escribir, pues es la clave que le solicitará el sistema para

accesar.

8. Opciones del Menú Solicitudes

• Solicitud de nota/ cambio de nota: Permite realizar una solicitud de

cambio de nota, ya que las solicitudes de nota se realizan de forma

automática.

• Solicitud de Créditos: Permite realizar una solicitud de créditos oficiales,

para luego ser retirada en Secretaria General.

9. Opciones de Ayuda

Esta opción muestra el procedimiento que el estudiante debe seguir para realizar

la matrícula por Internet. Es una ayuda que explica como deben hacer los

estudiantes para matricularse por este medio.


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Figura 26: Que Hacer cuando…

Figura 27: La contraseña no es válida…


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Figura 28: No tengo cita…


31

Figura 29: Debo a Contabilidad…


32

Figura 30: Debo a Lab. Química o Biblioteca…


33

Figura 30: Otra deuda…

Figura 31: No estoy de acuerdo con lo que me sale en la Prematricula…


34

Figura 32: Aparece inactivo…

matricular opción de retiro inclusión solicitud de...

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