UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Material Didctico Curso de Excel Avanzado

Mdulo 1. Excel Avanzado. Validacin de Datos

1. VALIDAR CELDAS

La validacin de celas es una funcin de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin

de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos.

Si se prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y

advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para

indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para

ayudar a los usuarios a corregir los errores. La validacin de datos se usa para

controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.

EJEMPLO: es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo

determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que solo se

escriben nmeros enteros positivos.

2. VALIDAR NMEROS ENTEROS Y DECIMALES

Cuando ingresamos informacin en cualquier celda de un libro nuevo de Excel, no hay

impedimentos para colocar cualquier nmero (entero o decimal), fecha, hora o desde

una simple palabra hasta un prrafo completo (lo cual no es muy recomendable en

Excel). Sin embargo, en algunos casos donde se pretenda desarrollar un pequeo

sistema de informacin

EJEMPLO: tengamos diseado una columna para ingresar la edad de un listado de

clientes; no esperamos que quien vaya a ingresar esos datos, coloque en la columna

edad, el nombre o el apellido o cualquier otro dato distinto a la edad ya que

supongamos tenemos una frmula que nos calcula la edad promedio de los clientes.

Pero si alguien por error no ingresa la edad sino la estatura o la fecha de nacimiento o

el apellido lo podr hacer sin problema. El problema es que el clculo de la EDAD

PROMEDIO no ser correcto.

Bien, para evitar estos errores Excel nos permite utilizar una herramienta muy prctica,

Validacin de Datos. Ubicada en la Ficha DATOS, en el grupo de Herramientas de

Datos, esta herramienta nos permite configurar las celdas que necesitemos, para

permitir la entrada de los datos de acuerdo a nuestra necesidad. De esta manera, si

necesitamos que solo se ingresen nmeros enteros o fechas o un texto especfico, esta

es la herramienta para ello.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

1. Para utilizar esta herramienta, lo primero es ubicarnos en la celda o rango de

celdas que necesitamos configurar los datos que ingresemos en ellas.

2. Lo segundo es abrir la herramienta de Validacin de datos (Ficha DATOS,

Grupo Herramientas de datos. Con esto se nos abre la ventana de Validacin de

datos con unas opciones.

Tres pestaas: Configuracin, Mensaje de Entrada y Mensaje de error.

Esta es la pestaa principal para configurar una validacin de datos pues es aqu

donde le indicamos que tipo de datos vamos a permitir que se ingresen en el rango

previamente seleccionado. En la opcin Permitir, observemos que por defecto esta

seleccionada la opcin Cualquier valor, por esta razn es que podemos ingresar

fechas, nmeros enteros, decimales, texto. Si damos clic, se despliegan los tipos de

datos que se pueden aplicar como criterio de validacin

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

3. Seleccionar el tipo de datos que queremos que se puedan introducir en el rango,

para nuestro ejercicio, ya que la edad se da en nmeros enteros (generalmente),

seleccionamos la opcin Nmero entero.

Pero si los datos de la columna que estemos configurando corresponden a fecha

de nacimiento, deberamos aplicar como tipo de datos en el criterio de validacin

la opcin Fecha o si se trata de la estatura deberamos aplicar Decimal .Luego

de seleccionar la opcin Nmero entero. Podemos configurar si los nmeros

enteros que se pueden ingresar en las celdas, tienen alguna condicin:

Pestaa Mensaje de entrada:

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

En esta pestaa podemos configurar un mensaje que pueda servir para la persona que

vaya a ingresar la informacin donde pueda entender que en la celda debe ingresar

valores de un tipo en especfico.

En esta pestaa podemos configurar un mensaje que pueda servir para la persona que

vaya a ingresar la informacin donde pueda entender que en la celda debe ingresar

valores de un tipo en especfico. Para nuestro ejercicio indicamos lo siguiente:

Pestaa Mensaje de error:

En esta pestaa indicamos el mensaje de error personalizado que queramos que se

muestre cuando se ingrese un dato que no es vlido en la celda:

Damos Aceptar y veamos cmo queda nuestro rango en Excel.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Veamos que cuando estamos ubicados en alguna celda del rango al que aplicamos

Validacin de Datos, nos muestra el mensaje de entrada que configuramos

previamente Si ingresamos un dato diferente al configurado (Numero entero), nos sale el mensaje

de error. De esta manera ya podemos estar tranquilos de que la informacin que se va

a ingresar en la columna Edad, sern solo nmeros enteros y podremos realizar los

clculos sin inconvenientes.

3. VALIDACIN DE DATOS

Lista para validacin de datos en Excel

Validar la informacin que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir

cualquier interpretacin equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente

Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de

ingresarlos.

Lista desplegable en Excel

Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir

un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas

que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el

comando Validacin de datos:

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers seleccionar la opcin Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable separados por coma:

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Al hacer clic en el botn Aceptar se vern reflejados los cambios en la celda:

Lista desplegable con valores en un rango

Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y

especificar el rango en el cuadro de dilogo Validacin de datos y de esta manera tener

una lista desplegable con los valores extrados de dicho rango:

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL