4. Relaciones Objetivo especfico:

Al finalizar el cap tulo, el participante identificar los tipos de relaciones que existen y realizar los pasos necesarios para

relacionar tablas.

Una vez que se crean las tablas para los temas de su base de datos, es necesario establecer las relaciones que habr entre stas, para que se muestre la informacin en las consultas, formularios e informes . Es a travs de la relacin que Access consigue, a partir de los registros en una tabla, se puede obtener informacin registrada en la otra tabla. Para que las relaciones funcionen correctamente tome en consideracin que los campos a relacionarse tengan el mismo tipo de datos y de preferencia que tengan tambin el mismo nombre.

4.1. Tipos de relaciones Los tipos de relaciones que existen son:

Uno a Uno: Un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico

registro de la otra tabla y viceversa .

Uno a Varios: Este tipo de relacin se da cuando un registro de una tabla (tabla

secundaria), slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla

(tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms

de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secun daria).

Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con

ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo Un prstamo puede

incluir varios libros y un libro puede aparecer en muchos prstamos, por lo tanto

para cada registro de la tabla Prstamos puede haber varios registros en la tabla

Libros, y para cada registro de la tabla Libros puede haber varios registros en la

tabla Prstamos.

4.2. Establecer una relacin Para crear una relacin, realice lo siguiente:

1. D clic en la Ficha Herramientas de base de dato s.

2. Dentro del grupo Mostrar u ocultar , seleccione el comando:

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

2

Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla :

En ste cuadro de dilogo, se mostrarn todas las tablas y consultas de la base de datos.

3. D clic encima de la tabla(s) o consulta(s) que formarn parte de la relacin y a continuacin, d clic en el botn Agregar.

4. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, d clic en el botn Cerrar .

Cuando sus tablas o consultas aparezcan en la pantalla:

5. Arrastre el campo de la clave principal de la tabla , al campo comn de la clave externa en la otra tabla.

Aparecer el cuadro de dilogo: Modificar relaciones . En el cuadro de dilogo Modificar relaciones observar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de cada una el nombre de los campos de relacin. En la parte inferior indicar el tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caracterstic as de los campos de relacin.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse que

las relaciones entre registros de tablas sean vlidas y que no se borren o cambien datos

relacionados. Al exigir integridad referencial en una relacin no deja introducir datos en

la tabla secundaria si previamente no se ha introducido en la tabla principal. Para esta

opcin puede activar las siguientes casillas:

Actualizar en cascada los campos relacionados: Cuando se cambia el valor del

campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus

registros relacionados en la tabla secundaria.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de

la tabla principal se borrarn tambin lo s registros relacionados en la tabla

secundaria.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

3

Para exigir integridad referencial en la relacin, active la casilla de verificacin Exigir

integridad referencial .

6. Para terminar de establecer su relacin, d clic en el botn

Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial , la lnea aparecer ms gruesa en los extremos y aparecer el nmero 1 y el smbolo de infinito en el otro extremo.

7. Por ltimo d clic en el botn Guardar y cierre la pantalla Relaciones.

4.3. Cambiar relaciones

Para modificar relaciones ya creadas, realice lo siguiente:

1. D clic en la Ficha Herramientas de base de datos y a continuacin d clic en el comando Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones.

2. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, d clic en Mostrar t odas las relaciones .

Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y sus lneas de relacin.

3. D doble clic encima de la lnea de relacin o seleccione la lnea de relac in y en el grupo Herramientas de relaciones, de la ficha Diseo, d clic en el comando :

Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones .

4. Realice los cambios necesarios y a continuacin, d clic en el botn Aceptar .

Si desea agregar ms tablas a sus relaciones, d clic en el comando:

5. D clic en el botn Guardar y cierre la ventana Relaciones.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

4

4.4. Eliminar relaciones

Para eliminar relaciones existentes, realice lo siguiente:

1. D clic en la ficha Herramientas de base de datos , y d clic en el comando Relaciones .

Aparecer la ventana Relaciones.

2. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, d clic en Mostrar Todas las relaciones .

Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y sus lneas de relacin.

3. D clic en la lnea de rel acin que desea eliminar. (L a lnea aparecer ms gruesa).

4. Presione la tecla:

5. D clic en la opcin SI cuando aparezca el siguiente mensaje:

Para poder realizar cualquier tipo de modificacin en las relaciones es importante que

verifique que estn cerrados todos los objetos que forman parte de sta.