mapa de riesgos por procesos de la alcaldia municipal … · mapa de riesgos por procesos de la...
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CO
NTE
XTO
RIESGO
EXTE
RN
O
INTE
RN
O
CAUSAS POSIBLES CONSECUENCIAS
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
CA
LIFI
CA
CIO
N D
EL
RIE
SGO
CONTROLES
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
CA
LIFI
CA
CIO
N D
EL
RIE
SGO
OP
CIO
NES
DE
MA
NEJ
O
ACCIONES A
IMPLEMENTAR
FEC
HA
DE
VEN
CIM
IEN
TO
RES
PO
NSA
BLE
DE
LA
AC
CIO
N
Fórmula Meta
1. E
NER
O A
MA
RZO
2. A
BR
IL A
JU
NIO
3. J
ULI
O A
SEP
TIEM
BR
E
4. O
CT
UB
RE
A
DIC
IEM
BR
E OBSERVACIONES
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
2.
MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ
Porcentaje de
cumplimiento al
plan anticorrupción80%
1. Desarticulación de procesos
2. Falta de identidad de los
funcionarios con la misión
institucional 3.
Poco empoderamiento del
personal frente a sus
competencias 4.
Falta de personal para el
desarrollo de actividades de
apoyo logístico.
5. Personal con poca vocación
de servicio a la comunidad
6. Mala atención al usuario
7. Trámites largos y
complicados 8.
Respuestas fuera de los
términos de ley
9. Alto nivel de
discrecionalidad en los
trámites.
10. Dificultad en el acceso a
información al seguimiento a
la gestión y ejecución de
recursos de inversión.
1. Altos niveles de
inconformidad en la
ciudadanía.
2. Pérdida de la credibilidad en
el servicio público.
3. Alteraciones del orden
público.
4. Percepción de altos niveles
de corrupción. 5.
Pérdida de la gobernabilidad.
6. Incremento en el rechazo a la
autoridad
7. Detrimento patrimonial por
daños y posibles disturbios.
8. Deterioro de la imagen de la
ciudadanía frente a otras
ciudades.
9. Bajo nivel de aceptación a las
medidas y disposiciones del
Señor Alcalde.
3 4 E
Calificación de
transparencia 3 4 E
RED
UC
IR
Cumplimiento al plan
anticorrupción
(implementación de
nuevas estrategias
oficiales para divulgar a
la comunidad avances
de la gestión)
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
PER
SON
AL Despacho:
Deterioro de la
imagen institucionalX
PR
OC
ESO
Despacho:
Incumplimiento al
plan de desarrollo
municipal
X
1. Escasez de recursos
económicos
2. Demoras en procesos de
contratación de los recursos
para los proyectos.
3. Falta de gestión de los
procesos para el avance de las
metas asignadas.
4. Procesos que no formulan
proyectos de manera
oportuna para gestionar
recursos de inversión
5. Falta de gestión de parte de
los procesos para acceder a
recursos por otras fuentes de
financiación.
1. Inconformidad de la
comunidad.
2. Sanciones disciplinarias
administrativas.
3. Pérdida de gobernabilidad y
deterioro de la imagen
institucional 4.
Estancamiento del desarrollo
del municipio
2 4 A
Seguimiento al plan de
desarrollo y rendición
de cuentas
2 3 M
RED
UC
IR
Incrementar la
frecuencia de informes
de seguimiento al plan
de desarrollo y
rendición de cuentas
que permita establecer
estrategias de manera
más oportuna
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
(No. de
seguimientos al
plan de desarrollo
vigencia 2015 / 4
seguimientos al
plan de desarrollo
esperados para
vigencia 2015)
Estrategias
alternativas y
complementarias
de rendición de
cuentas y
seguimiento a la
gestión. Meta: 3
mecanismos
implementados
75%
100%
MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
IMA
GEN
Despacho:
Incumplimientos de
citaciones en actos de
carácter indelegable
X
1.Comunicación inadecuada
2. Cruce de eventos
3. Manejo inadecuado de la
agenda
1. Sanciones disciplinarias y/o
administrativas 2.
Pérdida de la continuidad del
proceso 3.
Deterioro de la imagen
institucional 4.
Pérdida de la percepción de
gobernabilidad.
2 2 B
Control de registro y
correspondencia 1 2 B
ASU
MIR
Control de agenda,
verificar el cronograma
de actividades y aviso
oportuno para asistir a
las citaciones según
prioridad
31/1
2/20
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Líd
er d
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roce
so
No. de citaciones
cumplidas/ No. de
citaciones
programadas X 100
90%
IDENTIFICACION DEL RIESGO
MEDICION ANTES
DE CONTROL
(R.INHERENTE)
MEDICION DESPUES DE CONTROL
(RIESGO RESIDUAL)PROGRAMACION DE ACCIONES HERRAMIENTA DE MEDICION MEDICION Y SEGUIMIENTO
INDICADORES AVANCE
3.
4.
2015 2015 2015 2015 1.
2.
2014 2014 2014 2014 3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
PR
OC
ESO sistemas:
Incumplimiento en la
atención de servicios
técnicos
X
1.Falta de personal
capacitado 2.
Falta de recursos para la
ejecución de las tareas
3. Fallas en la programación
de servicios técnicos
31/1
2/20
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Líd
er p
roce
so
Porcentaje de
cumplimiento al
plan anticorrupción80%
1. Desarticulación de procesos
2. Falta de identidad de los
funcionarios con la misión
institucional 3.
Poco empoderamiento del
personal frente a sus
competencias 4.
Falta de personal para el
desarrollo de actividades de
apoyo logístico.
5. Personal con poca vocación
de servicio a la comunidad
6. Mala atención al usuario
7. Trámites largos y
complicados 8.
Respuestas fuera de los
términos de ley
9. Alto nivel de
discrecionalidad en los
trámites.
10. Dificultad en el acceso a
información al seguimiento a
la gestión y ejecución de
recursos de inversión.
1. Altos niveles de
inconformidad en la
ciudadanía.
2. Pérdida de la credibilidad en
el servicio público.
3. Alteraciones del orden
público.
4. Percepción de altos niveles
de corrupción. 5.
Pérdida de la gobernabilidad.
6. Incremento en el rechazo a la
autoridad
7. Detrimento patrimonial por
daños y posibles disturbios.
8. Deterioro de la imagen de la
ciudadanía frente a otras
ciudades.
9. Bajo nivel de aceptación a las
medidas y disposiciones del
Señor Alcalde.
3 4 E
Calificación de
transparencia 3 4 E
RED
UC
IR
Cumplimiento al plan
anticorrupción
(implementación de
nuevas estrategias
oficiales para divulgar a
la comunidad avances
de la gestión)
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
Cumplimiento al
programa
preventivo de
mantenimiento
85%
PR
OC
ESO
sistemas: Falla en los
servidores de datos y
elementos activos de
la Alcaldía de Villa de
Leyva
X
1. Virus informáticos 2.
Falta de energía eléctrica
3. Falla en los componentes
de los servidores
1. Pérdida de la información
2.Fallas en la operación
3.Cancelamiento de las
actividades de atención a la
comunidad 4.
Suspensión de servicio
3 3 A
Realizar seguimiento a
los registros de
verificación de los
servidores y elementos
activos.
2 3 M
RED
UC
IR
Realizar jornadas de
limpieza o desinfección
de equipos, revisión y
limpieza cada 6 meses
de los elementos
activos.
31/1
2/20
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Líd
er p
roce
so
Número de días sin
servicio al año *100
/ número de días
del año
<3%
PER
SON
AL Despacho:
Deterioro de la
imagen institucionalX
<3%
PR
OC
ESO
Comunicaciones:
Interrupción de la
divulgación de la
información
X
1. Fallas en la plataforma del
sitio web de la Alcaldía 2.Falla
en el fluido eléctrico
3.Interrupción de servicio de
internet
1. Disminución en la
oportunidad de beneficios al
ciudadano 2.Deterioro de la
imagen institucional
3.Alteración del orden público
por desinformación
4. Incremento de información
no oficial 5.
Desorientación del ciudadano
3 4 E
Verificación y
seguimiento de redes 1 4 A
CO
MP
AR
TIR
Formular plan de
contingencia para
contrarrestar el efecto
de la interrupción de la
información con la
participación de
sistemas.
31/1
2/20
15
Líd
er p
roce
so
Plan de
contingencia
formulado e
implementado
1
Formato Designación
de Fuentes. 2 3 M
RED
UC
IR
Protocolo socializado
que contenga:
*Corrección puntual a la
información
*Mecanismos de
selección y control de
las fuentes de
información.
*Reconfirmar la
información previa a su
divulgación.
31/1
2/20
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Líd
er p
roce
so
No. Noticias
divulgadas con
margen de error /
No. Noticias
divulgadas 2015
Comparativo de
medición de
indicador vigencias
2014 - 2015
PR
OC
ESO
MACROPROCESO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
X
1.Desconocimiento de las
fuentes de información.
2.Verificación de la
información previa a la
divulgación. 3.Falta
de revisión ortográfica y
gramatical. 4.Error
de interpretación, orientación
y lineamientos para la
elaboración de las piezas
comunicativas.
1.Reclamaciones y desconfianza
del receptor de la información.
2.Afectación de la imagen
institucional. 3.Reprocesos por
correcciones y rectificaciones
3 3 A
Comunicaciones:
Divulgación de
información no veraz
(error en la redacción ,
en la elaboración de
piezas de
comunicación y
fuentes de
información)
1. Inconformidad en los clientes
internos. 2.
Suspensión de las tareas de
otros procesos 3.
Embotellamiento de tareas
4. Incremento de quejas por
fallas de servicio en los
procesos afectados
4 3 A
Programación de
actividades y
solicitudes de servicio
técnico
2 3 M
RED
UC
IRProgramar plan de
trabajo preventivo (3
jornadas al año de
mantenimiento
preventivo a los
equipos de la
administración.)
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
PR
OC
ESO sistemas: Caída de los
servicios de la página
webX
1. Fallas en el fluido de
energía, servidor o internet.
2. Falta de mantenimiento y
soporte técnico 3.
Caída del servicio ingreso de
virus 4. Ataques
de personas inescrupulosas
en la red
1. Inconformidad en los clientes
internos y externos.
2. Suspensión de las tareas de
otros procesos. 3.
Embotellamiento de tareas que
requieren aplicaciones en la
página. 4.
Incremento de quejas por fallas
de servicio en los procesos
afectados. 5. Problemas
en divulgación de información
oficial.
4 3 A
Verificación de servicio
de internet y
funcionamiento del
servidor
2 3 M
RED
UC
IR
Formulación,
documentación e
implementación de plan
de contingencia que
permita contrarrestar
las consecuencias del
riesgo
31/1
2/20
15
Líd
er p
roce
so
Plan de
contingencia
formulado e
implementado
1
PR
OC
ESO sistemas:
Incumplimiento en la
atención de servicios
técnicos
X
1.Falta de personal
capacitado 2.
Falta de recursos para la
ejecución de las tareas
3. Fallas en la programación
de servicios técnicos
31/1
2/20
15
Líd
er p
roce
so Cumplimiento al
programa
preventivo de
mantenimiento
85%
1. Inconformidad en los clientes
internos. 2.
Suspensión de las tareas de
otros procesos 3.
Embotellamiento de tareas
4. Incremento de quejas por
fallas de servicio en los
procesos afectados
4 3 A
Programación de
actividades y
solicitudes de servicio
técnico
2 3 M
RED
UC
IR
Programar plan de
trabajo preventivo (3
jornadas al año de
mantenimiento
preventivo a los
equipos de la
administración.)
EC
OM
PA
RTI
R Formular un plan de
trabajo y socializarlo
con todos los
integrantes del Consejo
de manera oportuna
30/1
2/20
15
4 4 E Indicadores de gestión 4 4
PR
OC
ESO
Gobierno:
Baja asistencia a los
consejos de seguridad
por parte de sus
integrantes
X
1. Falta de planeación en la
programación de las
reuniones.
2. Falta de recursos para
realizar las citaciones.
3.Falta de seguimiento a la
convocatoria.
4. Falta de compromiso por
parte de los integrantes del
Consejo.
Establecer alianza
estratégica con las
instituciones que
reportan concertando
tiempos de entrega
oportunos para la
información requerida.
30/1
2/20
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Líd
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el p
roce
soLí
der
del
pro
ceso Convocatorias
realizadas
/Consejos de
seguridad
realizados
1. Publicación de información y
alertas a la comunidad tardías.
2. Publicación de estadísticas e
información generadas fuera de
los términos. 3.Imposibilidad de
toma oportuna de decisiones.
4. Mala imagen para la
Administración.
5. Alta percepción de
inseguridad por parte del
ciudadano.
5 4 E Indicadores de gestión 5
90%
1. Falta de oportunidad en la
toma de decisiones para asignar
recursos.
2. Incumplimiento a metas del
Plan de Desarrollo. 3.
Retraso en el cumplimiento del
plan financiero de la Secretaría
de Gobierno, Seguridad y
Convivencia Ciudadana.
4. Incumplimiento a las tareas
asignadas por competencia.
(Solicitudes
resueltas
oportunamente /
No. solicitudes de
información
realizadas )
90%
PO
LITI
CO
S
Gobierno:
Información
incompleta para la
consolidación de las
estadísticas sobre
delitos de alto
impacto en el
municipio
X
1.Negación de la información
por parte de otras
instituciones (Policía, entre
otros)
2. Falta de seguimiento al
flujo de la información de las
fuentes. 3.Falta
de coordinación institucional.
4. Restricción de información
por políticas de
confidencialidad y protección
a testigos.
A
RED
UC
IR
Cronograma de
actividades concertado
con los representantes
de la comunidad y
presidentes de junta
para garantizar la
convocatoria de la
comunidad.
30/1
2/20
15
Líd
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el p
roce
so
No. De asistentes a
la actividad
programada /
población
potencialmente
beneficiaria de la
actividad
4 4 E Plan operativo 2 4
PR
OC
ESO
Gobierno:
Baja asistencia de la
población objetivo a
las actividades
comunitarias
programadas
X
1. Deficiente convocatoria.
2.Poco interés de la
comunidad en los programas
ofrecidos. 3.Actividades
programadas en fechas no
oportunas.
4.Desconocimiento por parte
de la comunidad de las
actividades programadas.
4
CO
MP
AR
TIR
60%
E
MACROPROCESOCONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
1. La comunidad no se
beneficia de los servicios
ofertados por la
Administración. 2.Detrimento
patrimonial. 3.Deterioro de la
imagen institucional.
4.Desaprovechamiento de
recursos.
5.Retraso en el avance de las
metas programadas.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
PR
OC
ESO
Gobierno:
Proyectar actividades
de cultura ciudadana
mal enfocadas al perfil
de la población
objetivo
X
80%E
EVIT
AR
Campaña de
concientización vial
para toda la ciudadanía
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so No. Personas
socializadas / total
de población a
socializar
5 5 E Señalización vial 3 5
no
rmat
ivo
Movilidad: Altos
índices de
accidentalidad en la
ciudadanía por
incumplimiento a las
normas e
imprudencia.
X
1.Desconocimiento de las
normas de tránsito por parte
de la ciudadanía.
2.Falta de campañas de
cultura ciudadana.
3. Malas actitudes de los
ciudadanos.
1. Índices de gestión deficiente
por parte del subproceso.
2.Mala imagen institucional
3. Bajo nivel de aceptación de
los ciudadanos hacia las
campañas y programas de la
Administración.
1. Escasa asignación de
recursos
2. Fallas en la planificación
presupuestal.
3.Ausencia de planeación en
actividades del subproceso
4. Insuficiente o inapropiada
gestión de recursos para el
desarrollo de las tareas
asignadas. 5.
Mala elaboración del plan de
compras para la vigencia
1.Traumatismo y dificultad en el
desarrollo de las actividades.
2. Falta de evidencia técnica en
las visitas.
3.Imprecisión en la toma de
datos y soportes para toma de
decisiones.
4. Desarticulación con otras
instituciones y dependencias 5 4 E Plan de compras
Programar actividades
y tareas asignadas por
competencia que
incluya los recursos
necesarios para su
desarrollo
Plan de trabajo
formulado e
implementado80%
Elaboración, gestión y
seguimiento al plan de
compras para la
vigencia
31/0
3/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
4 4 E
RED
UC
IR
Eco
nó
mic
o
Medio Ambiente:
Poca disponibilidad de
recursos y equipos de
oficina para visitas
técnicas y desarrollo
de otras actividades.
X
Plan de compras
vigencia 2015
formulado
100%
80%3 3 E
Formato verificación
de requisitos para
eventos de afluencia
masiva
2 3
PR
OC
ESO Gestión del Riesgo:
Ocurrencia de
accidentes en eventos
de afluencia masiva
X
1.Fallas en la formulación e
implementación de planes de
contingencia para eventos de
afluencia masiva.
2. Desconocimiento de planes
de contingencia por parte de
los organizadores. 3.
Autorización para realización
de eventos de afluencia
masiva pese a no contar con
los requisitos mínimos.
4. Solicitudes de autorización
fuera de los tiempos
pertinentes que impiden la
verificación de las condiciones
de seguridad para eventos de
afluencia masiva.
1. Afectación física a
ciudadanos asistentes a los
eventos de afluencia masiva.
2. Problemas de orden público.
3. Deterioro de la Imagen
institucional.
4. Incumplimiento a los
objetivos del proceso.
5. Apatías de la comunidad a las
convocatorias a actividades de
la Administración y otros
eventos.
6. Daño a la imagen del
municipio frente al país.
4 E
CO
MP
AR
TIR
Plan de trabajo que
identifique necesidades
y características de la
población para orientar
mejor las actividades y
que involucre el
proceso de
comunicaciones para la
difusión de las
convocatorias.
30/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
M
RED
UC
IR
Actualizar y socializar
trámite y requisitos de
autorización para
realización de eventos
de afluencia masiva con
campaña que incluya a
todas las partes
interesadas
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
Plan de trabajo
formulado e
implementado
Indicadores de gestión
1. Falta de conocimiento
sobre público objetivo y el
mensaje a transmitir.
2. Desconocimiento de
diagnóstico de población.
3.Falta de recursos para
desarrollar campañas que se
adapten al tipo de población
objetivo. 4.
Personal poco capacitado y
creativo
E
CO
MP
AR
TIR Formular un plan de
trabajo y socializarlo
con todos los
integrantes del Consejo
de manera oportuna
30/1
2/20
15
4 4 E Indicadores de gestión 4 4
PR
OC
ESO
Gobierno:
Baja asistencia a los
consejos de seguridad
por parte de sus
integrantes
X
1. Falta de planeación en la
programación de las
reuniones.
2. Falta de recursos para
realizar las citaciones.
3.Falta de seguimiento a la
convocatoria.
4. Falta de compromiso por
parte de los integrantes del
Consejo.
1. Actividades de cultura
ciudadana que no generan un
cambio en la conducta a fin de
mejorar la convivencia de la
población intervenida. 2.
Detrimento de la imagen
institucional.
3. Detrimento patrimonial.
4. Inconformidad de la
ciudadanía.
3 4
Líd
er d
el p
roce
so Convocatorias
realizadas
/Consejos de
seguridad
realizados
3
90%
1. Falta de oportunidad en la
toma de decisiones para asignar
recursos.
2. Incumplimiento a metas del
Plan de Desarrollo. 3.
Retraso en el cumplimiento del
plan financiero de la Secretaría
de Gobierno, Seguridad y
Convivencia Ciudadana.
4. Incumplimiento a las tareas
asignadas por competencia.
(Actividades
realizadas /
actividades
programadas en el
plan de trabajo) *
100
100%E
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
1.Sanciones o Demandas.
2.Incumplimiento por
desconocer las normas
aplicables
3.Asignacion errónea de títulos
de predios fiscales
4. Inconformidad de los
ciudadanos interesados
5. Deterioro de la imagen
institucional
3 4 E
Base de datos de
solicitudes de
titulación2 4 A
RED
UC
IR
Documentación y
socialización del trámite
de titulación de predios
fiscales definiendo
mapa de competencias
y responsables
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
100%
CU
MP
LIM
IEN
TO
Planeación:
Incumplimiento en el
procedimiento de
asignación de estrato
a nuevos desarrollos
habitacionales.
X
1. Inexistencia de
identificación catastral para
predios y/o mejoras.
2. Falta de personal de planta
y/o apoyo logístico
automotor.
3. Ausencia de la nueva
metodología para efectuar la
reestratificación en el
municipio.
4. Desactualización de la
información catastral emitida
por el IGAC
1. Inconsistencias e inexistencia
en la aplicación del estrato en la
facturación de los servicios
públicos domiciliarios.
2. Generación de cargas
financieras en la aplicación de
los subsidios a los servicios
públicos. 3.
Investigaciones y sanciones por
entes de control.
5 4 E
Metodología de
estratificación
municipal establecida
por el DANE
5 4 E
TRA
NSF
ERIR
CO
MP
AR
TIR Solicitud al DANE de la
aplicación de una
revisión general de la
estratificación en el
municipio, mientras es
autorizada la nueva
metodología para
Reestratificar.
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
Metodología de
reestratificación
aprobada
1
LEG
AL
Planeación:
Desarticulación del
trámite de titulación
de predios fiscales.
X
Procedimiento
documentado,
aprobado,
publicado y
socializado.
1. Inconsistencias en la base
de datos de solicitudes de
titulación.
2.Ausencia de asistencia
técnica por parte de entes
rectores en el tema.
3.El trámite no se encuentra
documentado y por lo tanto
es discrecional.
MACROPROCESO PLANEACION DEL DESARROLLO TERRITORIAL
OP
ERA
TIV
O
Planeación: No
realizar seguimiento al
plan de desarrollo
municipal
X
1. Desconocimiento del Plan
de Desarrollo. 2.
Desconocimiento de la
estructura del informe de
seguimiento al plan de
desarrollo municipal
3. Alta rotación de personal
que impide continuidad en el
seguimiento.
4. Instrumentos de
seguimiento poco claros y
falta de socialización.
1. Ausencia de alertas
oportunas a sectores para
redireccionar estrategias para
el cumplimiento del PDM.
2. Baja calificación en la
ejecución del PDM por parte de
los Entes de Control.
3. Baja puntuación de
Desempeño Integral
4. Deterioro de la imagen
institucional.
5. Pérdida de gobernabilidad.
4 1 M Plan Padrino 4 1 A
RED
UC
IR
Documentar, socializar
e implementar el Plan
de trabajo Plan Padrino
vigencia 2015 31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so Porcentaje de
cumplimiento del
plan de trabajo plan
padrino vigencia
2015.
100%
Líd
er d
el s
ub
pro
ceso
Recursos
ejecutados x 100 /
recursos
programados
Plan de trabajo
formulado e
implementado
100
80%
Verificar planes de
trabajo y realizar planes
de contingencia en caso
de incumplimiento del
cronograma
31/1
2/20
15
1. Retraso de actividades a
desarrollar
2.Deterioro de la imagen
institucional 3.Incumplimiento
del plan de desarrollo
4. Sanciones, entre otros.
5 3 E
Control del
cronograma de
actividades
3 3 A
RED
UC
IR
Gestionar más recursos
para el desarrollo de
actividades
M
ASU
MIR
Capacitación y
socialización de normas
y de funciones de
supervisor e interventor
31/1
2/20
15
Líd
er d
el s
ub
pro
ceso1. Deterioro en la imagen
institucional 2.Incumplimiento
en las metas propuestas al
proceso
3.Descontento de la comunidad
afectada
2 3 M
Supervisión e
interventoría de las
obras1
PR
OC
ESO
S Infraestructura:
Incumplimiento de las
actividades operativas
y obras programadas
X
1.Falta de recursos para la
asignación de actividades y
ejecución de obras
2. Factores climáticos
3. Falta de mantenimiento de
equipos
80%
PR
OC
ESO
S
Infraestructura:
Incumplimiento de la
normatividad para el
seguimiento de obras
públicas
X
1. Desconocimiento de las
normas. 2.Errores
en programación de obras.
3. Fallas en la supervisión de
contratos 4.
Fallas en la selección de
ejecutores de obras
E
EVIT
AR
Campaña de
concientización vial
para toda la ciudadanía
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so No. Personas
socializadas / total
de población a
socializar
5 5 E Señalización vial 3 5
3
Número de
capacitaciones
realizadas4
no
rmat
ivo
Movilidad: Altos
índices de
accidentalidad en la
ciudadanía por
incumplimiento a las
normas e
imprudencia.
X
1.Desconocimiento de las
normas de tránsito por parte
de la ciudadanía.
2.Falta de campañas de
cultura ciudadana.
3. Malas actitudes de los
ciudadanos.
1. Índices de gestión deficiente
por parte del subproceso.
2.Mala imagen institucional
3. Bajo nivel de aceptación de
los ciudadanos hacia las
campañas y programas de la
Administración.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
(No. de
herramientas de
control y
seguimiento al plan
operativo
implementadas)
META: 1
herramienta
implementada
100%
PER
SON
AL
Planeación:
Incumplimiento a
funciones y tareas de
competencia de la
Secretaría de
Planeación
(No.
procedimientos
beneficiados con
reconstrucción y
actualización de
información / Total
procedimientos de
la Dirección) * 100
(No. divulgaciones
realizadas / No.
divulgaciones
programadas) *100
50%
100%
OP
ERA
TIV
O Planeación: falta de
seguimiento y
evaluación al POTX
1. Falta personal técnico
capacitado e idóneo 2.
Falta de recursos para el
desarrollo de las tareas de
seguimiento y evaluación
3. Procedimientos no
reglamentados y/o
actualizados. 4.
Desarticulación de expediente
municipal como herramienta
de información para la
gestión 5.
Falta de documentación de
las tareas y acciones de
seguimiento y evaluación
sobre el POT.
X
1. Falta de personal de planta.
2. Excesiva carga laboral.
3. Duplicidad de funciones.
4. Desarticulación de las
funciones asignadas con el
objetivo del proceso.
5. Desconocimiento del
objetivo del proceso y su
impacto.
1. Deterioro de la imagen
institucional 2.
Embotellamiento de tareas
programadas. 3.
Incremento de niveles de
presión laboral 4.
Mayor grado de desarticulación
del proceso y su entorno
4 3 A 1. Plan Operativo 2 3 M
RED
UC
IR
Generar herramienta de
seguimiento y control al
plan operativo
31/1
2/20
15
Líd
er d
el P
roce
so
80%
1. Acciones jurídicas en contra
de la Administración.
2. Incremento de la carga
laboral en apoyos jurídicos y
reprocesos.
3. Pérdida de credibilidad para
la Secretaría de Planeación.
4. Desactualización del
expediente municipal.
5. Imposibilidad de generar
información para toma de
decisiones.
6. Incumplimiento a marco
normativo.
7. Deterioro de imagen
institucional.
8. Incremento de desconfianza
en la gestión de la
Administración.
9. Vacíos en el seguimiento y
control a las determinaciones
del POT. 10. Desarrollos
urbanísticos incorrectos.
3
NO
RM
ATI
VO Planeación:
Expedientes
incompletos y
desactualizados
X
1. Deficiencias en la gestión
documental 2. Errores
en la gestión de trámites
anteriores. 3.
Deterioro de documentos por
mal manejo del archivo.
4. Falta de recursos para
adecuada gestión
documental.
5. Falta implementación de
herramientas y programas
informáticos. 6.
Falta de gestión
interinstitucional para
mantener actualización de
información cartográfica y
otras.
1. Errores o vacíos en algunas
respuestas emitidas por falta de
información
2. Información fragmentada,
incompleta o inservible.
3. Inconformidad de los
solicitantes.
4. Deterioro de la imagen
institucional.
5. Incumplimiento a las
funciones asignadas a la
Secretaría de Planeación.
5 3 E
Formatos con lista de
chequeo para control
de requisitos mínimos
obligatorios e
información del
trámite
4 3 A
RED
UC
IR
E
VIT
AR
Reconstrucción de
expedientes o bases de
datos físicas y digitales
e implementar base de
consulta (biblioteca
digital) a partir de las
actualizaciones de
información logradas
por gestión con IGAC y
Corpoboyacá y por
reconstrucción y
digitalización de
expedientes divulgación
periódica de la
publicación de
portafolio de servicios y
requisitos para trámites
31/1
2/20
15
Líd
er d
el s
ub
-Pro
ceso
Plan de trabajo
formulado,
socializado e
implementado.
4 E POT 2 4 A
CO
MP
AR
TIR
Formular y socializar
plan de trabajo que
proponga acciones de
seguimiento, evaluación
y control por
competencias de las
disposiciones
adoptadas a través del
POT
31/1
2/20
15
Líd
er d
el P
roce
so
CU
MP
LIM
IEN
TO
Planeación:
Incumplimiento en el
procedimiento de
asignación de estrato
a nuevos desarrollos
habitacionales.
X
1. Inexistencia de
identificación catastral para
predios y/o mejoras.
2. Falta de personal de planta
y/o apoyo logístico
automotor.
3. Ausencia de la nueva
metodología para efectuar la
reestratificación en el
municipio.
4. Desactualización de la
información catastral emitida
por el IGAC
1. Inconsistencias e inexistencia
en la aplicación del estrato en la
facturación de los servicios
públicos domiciliarios.
2. Generación de cargas
financieras en la aplicación de
los subsidios a los servicios
públicos. 3.
Investigaciones y sanciones por
entes de control.
5 4 E
Metodología de
estratificación
municipal establecida
por el DANE
5 4 E
TRA
NSF
ERIR
CO
MP
AR
TIR Solicitud al DANE de la
aplicación de una
revisión general de la
estratificación en el
municipio, mientras es
autorizada la nueva
metodología para
Reestratificar.
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
Metodología de
reestratificación
aprobada
1
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
1.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
(No. de
herramientas de
control y
seguimiento al plan
operativo
implementadas)
META: 1
herramienta
implementada
100%
PER
SON
AL
Planeación:
Incremento de la
informalidad de
desarrollos
urbanísticos en el
municipio
X
1. Desconocimiento de
norma. 2.
Post-conflicto 3.
Desarticulación de los
procesos competentes en el
ordenamiento y control del
territorio. 4. Población
con alta tendencia a
desconocer y omitir la norma
urbanística.
5. Desconocimiento de
objetivos y herramientas de
los procesos involucrados.
1. Deterioro de la imagen
institucional 2.
Incremento del desorden
urbanístico. 3. Conflicto y
mutación de uso del territorio.
4. Cambios operativos en los
volúmenes vehiculares.
5. Impactos sociales,
urbanísticos y ambientales no
mitigados.
6. Alteraciones del orden
público. 7.
Pérdida de potencial
inversionista. 8.
Deterioro de los espacios de
convivencia y tolerancia
4 3 A
Procedimientos y
trámites
documentados
conforme a la norma
3 3 A
CO
MP
AR
TIR
Actualizar y socializar
trámites pertinentes
articulándolos con los
procesos competentes.
Publicación de
actualización al
portafolio de servicios a
la comunidad
31/1
2/20
15
Líd
er d
el P
roce
so
(Procedimientos
actualizados,
socializados y
articulados / total
de procedimientos
de la Secretaría de
Planeación) * 100
100%
PER
SON
AL
Planeación:
Incumplimiento a
funciones y tareas de
competencia de la
Secretaría de
Planeación
X
1. Falta de personal de planta.
2. Excesiva carga laboral.
3. Duplicidad de funciones.
4. Desarticulación de las
funciones asignadas con el
objetivo del proceso.
5. Desconocimiento del
objetivo del proceso y su
impacto.
1. Deterioro de la imagen
institucional 2.
Embotellamiento de tareas
programadas. 3.
Incremento de niveles de
presión laboral 4.
Mayor grado de desarticulación
del proceso y su entorno
4 3 A 1. Plan Operativo 2 3 M
RED
UC
IR
Generar herramienta de
seguimiento y control al
plan operativo
31/1
2/20
15
Líd
er d
el P
roce
so
MACROPROCESO DESARROLLO SOCIAL
S O
C I
A L
Gestión Social:
Desarticulación de
programas y
proyectos sociales con
otras entidades
X
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
1.No hay seguimientos a las
cadenas productivas. 2.No
cumple con la oferta de
Asistencia técnica.
4 4 E Proyectos formulados 3
A
RED
UC
IR
Formular cronograma
para programar
procesos contractuales
teniendo en cuenta
fechas propicias para el
inicio de proyectos.
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
1 cronograma
formulado e
implementado.4 3 A
Seguimiento a los
procesos de
contratación 4 3
Desarrollo Rural:
Establecimiento de
proyectos productivos
en épocas no
propicias
X
1.Procesos de contratación
lentos. 2.Escases de recursos
financieros
1.Mal uso de los recursos
2.Detrimento en la imagen del
programa, dependencia y
Administración.
80%
MACROPROCESODESARROLLO ECONOMICO
Desarrollo Rural:
Falta de continuidad
en la prestación del
servicio de asistencia
técnica.
X
1.Falta de asignación
presupuestal para la
contratación de personal.
2.Contratación de personal no
oportuna
No de convenios
aprobados / No de
convenios
gestionados
100%
No de visitas
técnicas realizadas
/por visitas técnicas
programadas
100%
4 E
EVIT
AR Gestionar nuevos
convenios Optimizar el
uso de los recursos
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
4 AR
EDU
CIR
Alianzas estratégicas
con entidades e
instituciones que
permitan avance de los
programas sociales
además de articular
esfuerzos para el logro
de objetivos
3 4 E
Base de datos de
entidades y
organizaciones
públicas y privadas
pertinentes.
2
#DE GESTIONES
EFECTIVAS / #DE
GESTIONES
PROPUESTAS
80%
1. Falta de gestión para
establecer alianzas
estratégicas 2. Falta
de personal idóneo y
capacitado para adelantar
gestión. 3.Falta
de capacitación y
conocimiento acerca de la
competencia y objetivo de los
proyectos sociales
1. Inconformidad en la
comunidad en general 2.
Deterioro de imagen frente a la
gestión de la oficina
3.incumplimiento a la misión de
la administración
4. Pérdida de recursos
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
1. Mala percepción de la
gestión de la administración.
2. Deterioro de la imagen
institucional 3.
incumplimiento a los objetivos
del proceso
SOC
IAL
Gestión Social:
Inasistencia o baja
afluencia de la
comunidad a las
convocatorias de los
programas de interés
social
X
1. Fallas en convocatoria
2.Población desinteresada o
desmotivada 3.
Dificultades en el acceso a las
convocatorias 4.
Programación de actividades
no necesarias entre la
comunidad
E4 4
P E
R S
O N
A L
Gestión Social:
Desconocimiento de
programas y objetivos
del proceso
X
1.Vinculación de personal no
idóneo 2.Desinteres por parte
del personal asignado. 3.
Fallas en el proceso de
inducción y vinculación de
personal.
1.Mala atención al ciudadano
2. Deterioro de la imagen
institucional 3.
Incumplimiento a los objetivos
del proceso4 4 E
Estudio previo en
procesos de C.P.S. 2 4 E
RED
UC
IR
Verificar el
cumplimiento de los
perfiles y detectar
puntos para corregir a
través de capacitación y
reinducción
31/1
2/20
15
Líd
er d
e p
roce
so
No. de jornadas de
capacitación
realizadas / No. de
jornadas de
capacitación
requeridas o
programadas.
80%
invitación a las
convocatorias de los
programas de interés
social.
2 4 A
RED
UC
IR
realizar programa de
convocatorias
orientadas a la
población objetivo
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
No. de asistentes /
No. De personas
esperadas según el
perfil de la
convocatoria.
70%
TEC
NO
LOG
ICO
, CU
MP
LIM
IEN
TO
Sisben: Perdida
de la información de
beneficiarios
recopilada en base de
datos por daño o falla
en el servidor.
X
1.Problema de refrigeración.
2. Vida útil limitada del
servidor (10 años) 3.presencia
de virus informáticos.
4.Fallas electrónica y bajas de
energía
1.Suspensión del servicio
2.Reproceso por reconstrucción
de información 3.Alteraciones
de la información recopilada,
4.Estrés laboral
5.Perdida de la información
recopilada, 6.Suspensión en
algunas actividades
3 3 A
Protocolo para
garantizar buen
funcionamiento del
servidor
2 3 M
RED
UC
IR
ESTABLECER PLAN DE
CONTINGENCIA QUE
INCLUYA LOS
SIGUIENTES ASPECTOS:
Subir la información
recopilada del servidor
a la red una vez por
semana. Realizar un
mantenimiento
preventivo por lo
menos dos veces al año
al servidor. Garantizar
que el servidor esté
conectado a una U.P.S.
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
(número de
semanas que se
realizo el backup el
día que fue
determinado /
número de
semanas en el
trimestre)*100
(numero de
mantenimientos /
2)*100
80%
2=100%
IMA
GEN
, CU
MP
LIM
IETO
Y L
EGA
L
Sisben:
Incumplimiento en
tramites específicos
del subproceso.
(visita, ficha de
clasificación paso a
histórico y otros
trámites).
X
1. fallas en la coordinación y
seguimiento de tareas.
2.carencia de software
adecuado para el seguimiento
a las solicitudes radicadas.
3.escacez de recursos
financieros para el desarrollo
de actividades y tareas
programadas.
4.fallas en el proceso de
selección de personal
5.inexistencia de inducción
y/o entrenamiento para el
personal nuevo.
1. incremento de PQR y
acciones de tutela. 2.
Afectación de la imagen
institucional 3.perdida de
oportunidad de acceso a
programas sociales por parte de
los ciudadanos.
4.nivel de incumplimiento en
las funciones del SISBEN
5. baja calificación en la
encuesta de satisfacción del
cliente
5 3 E
Cronograma por fechas
para la aplicación y
digitación de la
encuesta
socioeconómica.
4 3 A
RED
UC
IR
establecer plan de
trabajo con coordinador
responsable de verificar
el cumplimiento de
solicitudes radicadas
desde su radicación
hasta el paso a histórico
reportando
oportunamente cada
novedad
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
(número de
solicitudes que
cumplieron los
tiempos
establecidos en los
procedimientos/nú
mero de
solicitudes)*100
90%
IMA
GEN
, CU
MP
LIM
IETO
Y L
EGA
L
Sisben:
Inconsistencias en el
procedimiento de
sisbenización por
errores en el reporte
de la información de
la visita.
X
1.Encuestas socioeconómicas
mal aplicadas o diligenciadas.
2.Equivocación en la
digitación de las fichas de
clasificación socioeconómicas
3.No exigir documentación
legible al momento de la
radicación.
1.El usuario no pueda ser
atendido en los puestos de
salud. 2.Recarga
laboral 3.Focalización
socioeconómica errónea.
4.Usuarios inconformes
5 2 A
Capacitación a los
asesores de atención al
usuario, encuestadores
y digitadores
5 2 A
RED
UC
IR
Realizar seguimiento
detallado a los puntos
de atención al usuario
para determinar
exactamente los
factores que influyen y
determinan el
incremento de estos
errores, luego
establecer estrategias y
tomar medidas para
reducir la ocurrencia de
estas inconsistencias
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
diagnóstico y plan
de mejora para de
servicio al cliente
en Sisben
formulado e
implementado
100%
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
IMA
GEN
, CU
MP
LIM
IETO
Y L
EGA
L
Sisben:
Inconsistencias en el
procedimiento de
sisbenización por
errores en el reporte
de la información de
la visita.
X
1.Encuestas socioeconómicas
mal aplicadas o diligenciadas.
2.Equivocación en la
digitación de las fichas de
clasificación socioeconómicas
3.No exigir documentación
legible al momento de la
radicación.
1.El usuario no pueda ser
atendido en los puestos de
salud. 2.Recarga
laboral 3.Focalización
socioeconómica errónea.
4.Usuarios inconformes
5 2 A
Capacitación a los
asesores de atención al
usuario, encuestadores
y digitadores
5 2 A
RED
UC
IR
Realizar seguimiento
detallado a los puntos
de atención al usuario
para determinar
exactamente los
factores que influyen y
determinan el
incremento de estos
errores, luego
establecer estrategias y
tomar medidas para
reducir la ocurrencia de
estas inconsistencias
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
ECO
NO
MIC
O Educación:
Disponibilidad de los
recursos.X
No se cuenta con las
transferencias de recursos
por parte de las
entidades(Ministerio de
Educación - Entidad
Territorial).
No se podrán desarrollar las
diferentes actividades o
proyectos de la Secretaria de
Desarrollo Social y Comunitario
1 5 E
Verificar
oportunamente la
disponibilidad de los
recursos para el
desarrollo de las
actividades y proyectos
en la Secretaria de
Desarrollo Social y
Comunitario.
1 3 M
Evit
ar e
l rie
sgo Verificar la
disponibilidad de los
recursos antes de iniciar
el proceso de
contratación.
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
3 A
Verificar los recursos
tecnológicos recibos
por parte del
Ministerio de
Educación y/o otras
entidades territoriales.
3 1 B
Evit
ar e
l rie
sgo
Verificar, solicitar
capacitación y socializar
los recursos
tecnológicos al talento
humano de la Secretaría
de Desarrollo Social y
Comunitario
321-
12-2
015
Líd
er d
el p
roce
so d
e ge
stió
n
de
la t
ecn
olo
gía. No. de
capacitaciones / No.
total de sistemas de
información.
diagnóstico y plan
de mejora para de
servicio al cliente
en Sisben
formulado e
implementado
100%
100%
No. de
verificaciones de
recursos / No. total
de procesos.
100%
4 2 A
Evit
ar e
l rie
sgo
Reportar a los
proveedores la
necesidad de soporte
técnico a través de los
diferentes medios de
comunicación.
31/1
2/20
15
Ad
min
istr
ado
res
de
sist
emas
de
info
rmac
ión
.
No. total de
reportes / No. total
de inconvenientes.
Educación: Fallas de
los proveedores de
soporte de los
sistemas de
información.
X
Falta de compromiso por
parte de los proveedores para
brindar el soporte a los
diferentes sistemas de
información.
Desactualización de los
sistemas de información,
aumento del tiempo de
respuesta de los tramites.
4 4 E100%
4 2 A
Educación: Cambios
en las tecnologías de
la información y las
comunicaciones.
X
No controlar la calidad de los
recursos tecnológicos
recibidos.
Retrasos en el desarrollo de las
actividades propias del
procedimiento.
3
PR
OC
ESO
S
Educación:
Supervisiones
superficiales de
contratos.
X
No se cuenta el personal
suficiente para atender las
actividades de supervisión e
interventoría de los contratos.
Posibles irregularidades en los
contratos.
5 5 E
Verificar la delegación
de supervisiones de los
contratos.5 3 A
Evit
ar e
l rie
sgo
Redistribución
equitativa de la
asignación de
supervisiones de
contratos, teniendo en
cuenta la carga laboral
de los funcionarios con
sus respectivos perfiles.
31 d
e D
icie
mb
re d
e 20
15
Secr
etar
io d
e Ed
uca
ció
n.
No. de funcionarios
de la Secretaria /
No. de
supervisiones
asignadas.
SOC
IAL
Educación: Bajos
niveles educativos en
la población.
TEC
NO
LOG
ICO
S
Educación: Pérdida o
deterioro de la
información.X
Desconocimiento de las
políticas de manejo de
información.
Inconsistencias en la
recolección y verificación de la
información.
4 4
5 5 E
Estudio de insuficiencia
y proyección de cupos. 5 3 E
Evit
ar e
l rie
sgo
Iniciar la utilización de
las I.E.O nuevas, E.E en
arriendo y contratar el
servicio educativo con
E.E. con el fin de
garantizar el servicio
educativo.
31 d
e D
icie
mb
re d
e 20
15
Fun
cio
nar
ios
de
la S
ecre
tarí
a
de
Des
arro
llo S
oci
al y
Co
mu
nit
ario
.
No. de copias de
seguridad / No.
total de equipos.
Verificar e informar de
forma oportuna las
dificultades con los
sistemas de
información a los
proveedores.
100%E
Verificar las copias de
seguridad a los
diferentes sistemas de
información de la
Secretaría de
Desarrollo Social y
Comunitario.
Evit
ar e
l rie
sgo
Realizar las copias de
seguridad.
31 d
e D
icie
mb
re d
e 20
15
Fun
cio
nar
ios
de
la
Secr
etar
ía d
e D
esar
rollo
Soci
al y
Co
mu
nit
ario
.
No de niños, niñas,
jóvenes y
adolecentes
matriculados / No.
total de cupos.
100%
100%
X
Las solicitudes de cupos sobre
pasan su capacidad.
Niños, Niñas, Jóvenes y
Adolecentes sin pertenecer al
sistema educativo oficial.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
SUB
PR
OC
ESO
ASE
GU
RA
MIE
NTO
SOC
IAL
Educación: Bajos
niveles educativos en
la población.5 5 E
Estudio de insuficiencia
y proyección de cupos. 5 3 E
Evit
ar e
l rie
sgo
Iniciar la utilización de
las I.E.O nuevas, E.E en
arriendo y contratar el
servicio educativo con
E.E. con el fin de
garantizar el servicio
educativo.
31 d
e D
icie
mb
re d
e 20
15
Fun
cio
nar
ios
de
la S
ecre
tarí
a
de
Des
arro
llo S
oci
al y
Co
mu
nit
ario
.
No de niños, niñas,
jóvenes y
adolecentes
matriculados / No.
total de cupos.
100%
Asegurar a través del
Régimen Subsidiado a
los afiliados de
continuidad y nuevos,
registrados en BDUA 31/1
2/20
15
Secr
etar
io d
e D
esar
rollo
Soci
al y
Co
mu
nit
ario
.
Nº de afiliados al
régimen subsidiado
X 100/Nº de
afiliados al régimen
subsidiado en la
vigencia anterior
100%
X
Las solicitudes de cupos sobre
pasan su capacidad.
Niños, Niñas, Jóvenes y
Adolecentes sin pertenecer al
sistema educativo oficial.
Gestión de las PQRS de
la Secretaria de
Desarrollo Social y
Comunitario en el
sector salud
31/1
2/20
15
Secr
etar
io d
e
Des
arro
llo S
oci
al y
Co
mu
nit
ario
.
N° de PQRSF
Resueltas x 100
Acumulado/N° de
PQRSF recibidas en
el SAC Acumulado
90%
Asu
mir
o R
edu
cir
el r
iesg
o
A22
Procedimientos
formales y en
aplicaciónA34
Hacer seguimiento
mensual a la prestación
de servicios de salud de
primer nivel, a la
población no asegurada 31/1
2/20
15
Secr
etar
io d
e D
esar
rollo
Soci
al y
Co
mu
nit
ario
. No. de personas no
aseguradas
atendidas x
100/No. de
Registros de
Población Pobre No
Asegurada
12
Realizar auditoria
externa en salud y del
Régimen Subsidiado
(RS) a EPS, IPS y demás
sujetos vigilados
31/1
2/20
15
Secr
etar
io d
e D
esar
rollo
So
cial
y
Co
mu
nit
ario
.
No. de auditorías de
calidad y RS
realizadas a EPS, IPS
o sujetos vigilados X
100/No. auditorías
de calidad y RS
programadas
90%
Salud: La no inclusión
de las veedurías
ciudadanas en los
programas de salud
pública
X
Deficiente promoción de la
participación de las veedurías
ciudadanas en los programas
de salud publica
SUB
PR
OC
ESO
SA
LUD
PU
BLI
CA
Programas sin control
ciudadano
3 3 A
Verificación de la
inclusión de veedurías
ciudadanas por parte
del Secretario de
Desarrollo Social y
Comunitario
1 2 B
Red
uci
r el
Rie
sgo
A través de acciones
promover espacios para
la participación de las
veedurías ciudadanas
en los programas de
salud
31/1
2/20
15
Secr
etar
io d
e D
esar
rollo
So
cial
y
Co
mu
nit
ario
. Nº de acciones
ejecutadas/Nº de
acciones
implementadas
4 acciones
Afectación de la población e
implicaciones legales
Escaso recurso económico y
talento humano
X
Salud: Déficit en el
acceso a los servicios
de salud y el
mejoramiento de la
calidad en la atención
SUB
PR
OC
ESO
SA
LUD
AM
BIE
NTA
L
Salud: Ejecución
tardía de las
solicitudes (PQRS)
presentadas por la
comunidad e
Instituciones
X
Escaso recurso humano para
atender las solicitudes
Sanciones por parte de los
organismos de control e
incumplimiento de la meta en
el indicador de PQRS de la
Secretaria
3 4 M 88%
Seguimiento del
Secretario de
Desarrollo Social y
Comuntario a las PQRS
1 2 BEv
itar
el R
iesg
o
Supervisión por parte
del Secretario de
Desarrollo Social y
COmunitario en el
cumplimiento de las
PQRS por parte del
personal a cargo
31/1
2/20
15
Secr
etar
io d
e D
esar
rollo
So
cial
y
Co
mu
nit
ario
. Número de
solicitudes recibidas
/ Número de
solicitudes
atendidas x 100
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
PER
SON
AL
Talento Humano:
Conflictos personales
entre funcionarios.
X
1.Estrés general y laboral
2.Baja aplicación de los
principios éticos 3.
ambiente laboral inadecuado
4. desconocimiento del
reglamento interno de trabajo
y otras normas de la
Administración. 5.
fallas en la asignación de
tareas y funciones
1. Agresiones personales 2. bajo
rendimiento 3.
deterioro del ambiente laboral
4. fallas en la prestación del
servicio 5.
deterioro de la imagen
institucional 6.
procesos disciplinarios.3 3 A
Capacitación en el
manejo de situaciones
de conflicto
interpersonal -
Relaciones Humanas
2 3 M
RED
UC
IR
Jornadas de
sensibilización y
Capacitación en el tema
Relaciones Humanas y
crecimiento personal
para el manejo de
estrés y situaciones de
presión
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso (No. de personas
capacitadas / No.
de personas por
proceso ) *100
90%
Líd
er d
el p
roce
so
Diagnóstico
Porcentaje de
ejecución plan de
trabajo
1
80%
Talento Humano:
Afiliación de
funcionarios y
contratistas a ARL
reportando nivel
inferior a lo que
determinan sus
funciones
X
1. Desconocimiento de norma
y niveles de riesgo
2.Error al proporcionar los
datos por parte del trabajador
o contratista 3.
Error del funcionario que
realiza la novedad al no
verificar los datos y
actividades que desarrolla el
trabajador o contratista
1. Rechazo en la solicitud de
cobertura en caso de
accidentes
2.Generación de inconsistencias
en los repostes de accidentes.
3.Investigaciones ante la ARL y
entres de control.3 3 A
lista de requisitos para
afiliación a la ARL 2 3 M
RED
UC
IR
documentar y socializar
a través de guía o
instructivo el trámite y
requisitos necesarios
para realizara una
adecuada afiliación a la
ARL.
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so (Socializaciones
realizadas /
Socializaciones
programadas) * 100
100%
AM
BIE
NTE
LA
BO
RA
L
Talento Humano:
Enfermedad psico-
social de origen
laboral
X
1.Inadecuado ambiente
laboral. 2.Desmotivación,
3.Sobrecarga laboral. 4.Falta
de reconocimiento
5.Pocas opciones de ascenso
y promoción 6.Programa de
estímulos deficiente
7.Presión excesiva por parte
de superiores
1.incremento en la frecuencia
de Incapacidades 2.
incremento en los índices de
ausentismo laboral
3.retrasos en las actividades e
interrupción de los procesos.
4. incumplimiento en tareas,
tiempos de respuesta y de
entrega de productos en los
procesos 5.aumento en la
probabilidad de ocurrencia del
riesgo
3 3 A
Examen de diagnóstico
objetivo del estado de
salud psicosocial de los
funcionarios y
trabajadores de la
alcaldía por áreas
críticas.
3 2 M
RED
UC
IR
Elaboración diagnóstico
del estado de salud
psicosocial de los
funcionarios y
trabajadores oficiales
de la Alcaldía.
Plan trabajo Priorizado
para atender cada una
de las áreas o procesos.
31/1
2/20
15
X
1.Poca iniciativa de los líderes
de los procesos en el
seguimiento al cumplimiento
de las Metas del plan de
Desarrollo. 2.
Desarticulación de los
procesos
3.Deficiencias para el trabajo
en equipo.
4. Desconocimiento de las
funciones por competencia en
cada proceso.
1.Incremento de los costos
administrativos. 2.Incrementos
de los tiempos de respuesta a
las necesidades de la población.
3.Pérdida de imagen
institucional. 4.Incumplimiento
a la normas que reglamentan el
proceso 3 3 A
Publicación de
reglamentación acerca
de funciones y
competencias por
dependencias y/o
procesos
3 2 M
Red
uci
r Capacitación en el tema
liderazgo y trabajo en
equipo.
30/1
1/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
Capacitaciones
realizadas * 100/
Capacitaciones
programadas
2
MACROPROCESO GESTIÓN ORGANIZACIONAL
PR
OC
ESO Talento Humano:
Bajos niveles en la
gestión institucional
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
(actividades
ejecutadas /
actividades
programadas)
70%
1.Incongruencia entre lo
reflejado en el sistema contable
y la existencia real de
elementos en bodega.
2.Retrasos en el ingreso de
información en el PCT
3. Inexistencias presuntas
4.Investigaciones y sanciones
5. Incumplimiento al objetivo
del proceso.
5 4 E
Formatos y
procedimiento
documentado5 2 A
CO
MP
AR
TIR
Gestionar ante el
proceso de gestión
contable la
parametrización de las
cuentas para poder
realizar avances en el
proceso de asignación
de elementos y revisar
el procedimiento
documentado como
herramienta de apoyo.
15/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
PR
OC
ESO
Almacén:
Impedimentos y
dificultades para la
realización de salidas
o asignación de
elementos
X
1. Falta de Parametrización de
las cuentas
2. Demoras en la liquidación
de procesos contractuales
3. Retrasos en los trámites de
otros procesos
4. Permisividad de la
administración.
5.Falta de conocimiento de
procedimientos por parte de
supervisores, contratistas y
demás funcionarios.
(No. de procesos de
suministro con
entrada oportuna a
almacén / Total de
procesos de
suministro en el
periodo)
80%
PR
OC
ESO Almacén:
inconsistencia en la
información de
inventarios
X
1.Inexistencia de base de
datos en un solo programa
2. Incompatibilidad de los
programas existentes
3. Fallas en la información
contable 4. No se
ha realizado consolidación de
las bases de datos existentes
5. Falta de personal y recursos
para manejo de los
inventarios.
1. Traumatismo en
consolidación de los
inventarios. 2.
Retrasos en la generación de
paz y salvos
3. Retrasos e inconsistencias en
los procesos de entrega de
cargo. 4.
Errores procedimentales.
5 4 E
Revisión manual de las
tres bases de datos y
archivo físico5 3 E
EVIT
AR
Gestionar recursos para
la modernización y
actualización de la base
de datos y control de
inventario del almacén
Municipal.
15/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso (actividades
ejecutadas /
actividades
programadas)
70%
PR
OC
ESO
Almacén: no ingreso
oportuno a Almacén
de elementos
adquiridos por la
Administración
Municipal
X
1. Desarticulación con el
proceso de contratación
2.Fallas en el flujo de
información. 3.
Falta de conocimiento de
procedimientos por parte de
supervisores, contratistas y
demás funcionarios.
4.Permisividad por parte de la
administración
1. Entradas extemporáneas de
elementos 2.Imposibilidad de
verificación de elementos
oportunamente 3.
Apertura de investigaciones
4. Sanciones disciplinarias
5. Pérdida o deterioro de la
imagen institucional 6.Frenar
actividades programadas
7. Sobrecostos para la gestión
sobrecarga laboral, perdida de
tiempo y reprocesos.
5 4 EProcedimiento
aprobado5 4 E
CO
MP
AR
TIR
Plan de trabajo
articulado con
contratación y
socializado a los lideres
de proceso y partes
interesadas, con
material documentado.
15/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
PR
OC
ESO
Desarrollo
Institucional: (apoyo a
la gestión) Fallas en el
correcto
funcionamiento de
instalaciones
X
1. Falta de Planeación y
programación de las tareas de
mantenimiento. 2.Escacez de
recursos para el
mantenimiento de las
instalaciones. 3.Algunas
dependencias no reportan
novedades a tiempo.
4. Instalaciones con alta
complejidad y alto deterioro
por su antigüedad .
1. Dificultad en la prestación de
servicios a la comunidad
2.Espacios estrechos o
incómodos para el desarrollo
de las tareas cotidianas.
3.Mayor deterioro de las
instalaciones 4.Detrimento
patrimonial 5.Mala imagen
institucional5 3 E
Elaborar un Plan de
Mantenimiento
Preventivo para todas
las instalaciones
4 3 A
RED
UC
IR Plan de Mantenimiento
para las instalaciones
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso porcentaje de
cumplimiento al
plan de
mantenimiento
90%
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
3.
4.
1.(No. de reuniones
realizadas / No. de
reuniones
programadas para
la vigencia) *100 6
reuniones
esperadas
80%
1. Demoras sistemáticas
2.Pérdida de eficacia en
acciones disciplinarias
3.Reprocesos
4. Investigaciones y posibles
sanciones2 4 A
Control de
correspondencia y
solicitudes a recurso
humano
1 4 A
CO
MP
AR
TIR
Establecer un comité
con las partes
involucradas para
establecer estrategias
de trabajo
interdisciplinario 31
/12/
2015
líder
de
pro
ceso
CO
MP
AR
TIR
Socializaciones en
acompañamiento con
Proceso de Calidad para
divulgación de políticas
y código de ética 31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
(No. de procesos y
subprocesos
socializados / total
de procesos y
subprocesos) * 100
90%
Control Disciplinario:
Pérdida de la
confidencialidadX
1.falta de ética y compromiso
de los funcionarios a cargo
2.personal no idóneo 3.fallas
en las condiciones para
custodia de expedientes
1.fallas en el debido proceso
2. impunidad 3.mala
imagen institucional
4.investigaciones adicionales
5 pérdida de credibilidad en el
proceso3 4 E
Socializaciones acerca
de código de ética y
manejo de la
información
2 4 A
Control Disciplinario:
vencimiento de
términos y demora en
trámites procesales
X
1.Falta de personal para el
desarrollo de tareas 2.Alta
carga laboral
3.Desconocimiento de
términos de ley 4.Selección de
personal no idóneo
TEC
NO
LOG
ICO Archivo:
Pérdida de control,
sobre la información y
los trámites.
X
1.Falta de capacitación en el
manejo del programa Control
Doc. 2.Manejo inadecuado
del registro de control de
términos. 3.
Falta de Ajustes en la
implementación del Programa
Control Doc. 4.
Incoherencia entre los
servicios del software Control
Doc y las necesidades
documentales de la entidad
5. Falta documentación para
el manejo del programa.
1.Clientes insatisfechos por
demoras en respuesta a sus
solicitudes.
2.Sanciones por no cumplir en
los términos establecidos.
3.Apertura de planes de
mejoramiento por parte de los
entes de control. 4. Pérdida
de información. 5reprocesos y
perdida de tiempo y recursos 3 A
Manejo adecuado del
registro de control de
términos.2 3 M
RED
UC
IR
PLAN DE
CAPACITACIONES DE
CONTROL DOC /
DOCUMENTACION DE
INSTRUCTIVO PARA EL
USUARIO
31/
12/2
015
Líd
er d
el p
roce
so
(actividades
ejecutadas /
actividades
programadas)
70%
1.Incongruencia entre lo
reflejado en el sistema contable
y la existencia real de
elementos en bodega.
2.Retrasos en el ingreso de
información en el PCT
3. Inexistencias presuntas
4.Investigaciones y sanciones
5. Incumplimiento al objetivo
del proceso.
5 4 E
Formatos y
procedimiento
documentado5 2 A
CO
MP
AR
TIR
Gestionar ante el
proceso de gestión
contable la
parametrización de las
cuentas para poder
realizar avances en el
proceso de asignación
de elementos y revisar
el procedimiento
documentado como
herramienta de apoyo.
15/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
1 PLAN DE TRABAJO
FORMULADO E
IMPLEMENTADO
80%3
2 1
LEG
AL
Archivo:
Pérdida y deterioro de
la informaciónX
1.Infraestructura que no
cumple con los requisitos
técnicos del Archivo General
de la Nación.
2. Inadecuado manejo de
Archivos. 3.
Elementos de conservación
inapropiados. 4
Insuficientes recursos para
una adecuada gestión
documental
1.Incremento de gastos
operativos por desgaste
administrativo.
2.No cumplir con las solicitudes
de los clientes.
3.Apertura de planes de
mejoramiento.
4.Incumplimiento del Objetivo
del Proceso. 5.Sanciones de los
entes de control.
6.Detrimento Patrimonial. 7.
Deterioro de la imagen
institucional
8.Pérdida de memoria
institucional.
5 4 E
Plan para Organizar
Fondos Acumulados 3 4 A
RED
UC
IR
*Continuar con la
Organización de los
Fondos Acumulados.
*Reubicar la Dirección
del Archivo en un sitio
que cumpla con los
requisitos técnicos
exigidos por el AGN.
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so Fondos Acumulados
Depurados * 100/
total de Fondos
Aculados
40%
PR
OC
ESO
Almacén:
Impedimentos y
dificultades para la
realización de salidas
o asignación de
elementos
X
1. Falta de Parametrización de
las cuentas
2. Demoras en la liquidación
de procesos contractuales
3. Retrasos en los trámites de
otros procesos
4. Permisividad de la
administración.
5.Falta de conocimiento de
procedimientos por parte de
supervisores, contratistas y
demás funcionarios.
PR
OC
ESO
S
Infraestructura:
Pérdida de elementos
y/o equipos
X
1. Errores en el control para la
salida de elementos y/o
equipos.
2.Desorden y falta de
compromiso de los
funcionarios a cargo.
1. Pérdidas para la
administración
2.Retraso en la ejecución de
tareas y actividades
3.Trámites adicionales y
sanciones
B
ASU
MIR
Establecer protocolo
para salida de
elementos y equipos
donde se registre quien
se responsabiliza del
equipo o elemento y la
fecha y estado en que
deberá devolverlo
31/1
2/20
15
Líd
er d
el s
ub
pro
ceso
Protocolo definido,
socializado e
implementado2 2 B
Control a salida de
elementos o equipos 1
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
(No. de reuniones
realizadas / No. de
reuniones
programadas para
la vigencia) *100 6
reuniones
esperadas
80%
1. Demoras sistemáticas
2.Pérdida de eficacia en
acciones disciplinarias
3.Reprocesos
4. Investigaciones y posibles
sanciones2 4 A
Control de
correspondencia y
solicitudes a recurso
humano
1 4 A
CO
MP
AR
TIR
Establecer un comité
con las partes
involucradas para
establecer estrategias
de trabajo
interdisciplinario
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
Control Disciplinario:
fallas al debido
procesoX
1. Desconocimiento de
procesos 2.Desconocimiento
de normas de ley a aplicar
3.Personal no idóneo 4.Malas
prácticas administrativas
1.Nulidades 2.Vencimiento de
procesos 3
Impunidad 4.Toma
de decisiones erradas
2 4 A
Seguimiento por parte
de líder de proceso a
las tareas asignadas a
los profesionales
1 4 A
Control Disciplinario:
vencimiento de
términos y demora en
trámites procesales
X
1.Falta de personal para el
desarrollo de tareas 2.Alta
carga laboral
3.Desconocimiento de
términos de ley 4.Selección de
personal no idóneo
3 A
Control de solicitudes a
través de registro de
correspondencia3 3 M
RED
UC
IR
Formular, socializar y
publicar Circular a los
procesos informando
términos de respuesta
oportunos para
distintas solicitudes y
las implicaciones de su
incumplimiento
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso (No. De procesos y
subprocesos
socializados / No.
Total de Procesos y
subprocesos) * 100
90%
EVIT
AR
Capacitaciones y
actualizaciones
constantes
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
(No. de
capacitaciones
realizadas / No. de
capacitaciones
programadas para
la vigencia) *100 4
capacitaciones
esperadas
75%
(No. de formatos y
documentos
actualizados / No.
De formatos y
documentos por
actualizar) *100
(No. de
socializaciones
realizadas / No. de
socializaciones
programadas) * 100
100%
80%
PER
SON
AL
Contratación:
Errores en el proceso
de selección de la
modalidad de
contratación y del
contratista.
X
1.Desconocimiento de la
normatividad vigente
2. Errores en el proceso de
inducción a los colaboradores
del proceso de contratación.
3. Procedimientos no
documentados o poco claros.
4.Normograma
desactualizado
1.Violación al principio de
transparencia 2.Contrato sin el
lleno de requisitos
3. Nulidad del contrato 4.
Sanciones disciplinarias o
penales 5. Deterioro de la
imagen institucional
6.Inconformidad de las partes
interesadas
2 5 E
Capacitación a
funcionarios y/o
contratistas.
Contratación de
profesionales
especialistas en
contratación estatal y
con experiencia en el
tema
1 5 A
CO
MP
AR
TIR
Capacitaciones
relacionadas con la
normatividad
contractual para los
funcionarios y
colaboradores del
proceso.
31/1
2/2
015
líder
del
pro
ceso
Pro
ceso Asesoría Jurídica:
Vencimiento de
términos
X
1. Falta de insumo judicial
dentro de los términos
solicitados por la oficina
1.Decisiones inadecuadas de la
administración 2.Faltas
disciplinarias. 3.Detrimento
patrimonial 4.Incumplimiento al
objetivo del proceso 5.Otras
acciones en contra de la
administración 4
MACROPROCESO GESTIÓN JURÍDICA
PER
SON
AL
Contratación:
inconsistencias,
errores y demoras en
procesos de
contratación y trámite
de cuentas.
X
1.Estudios previos o de
factibilidad superficiales
2.Desconocimiento de
requisitos y contenido de
trámites 3.Documentos poco
claros 4.Fallas
en la socialización de los
documentos y trámites
1.Incumplimientos en la
ejecución de los contratos.
2.Detrimento patrimonial.
3.Hallazgos administrativos.
4.Sanciones disciplinarias ,
penales o fiscales (según el
caso) 5.Retraso y reproceso de
tareas.
6.Incremento de productos y
servicios no conformes
7. Mala imagen institucional
4 5 E
Capacitación a
funcionarios y/o
contratistas
encargados de
elaborar estudios
previos.
Implementación de
formatos guía para la
elaboración de
estudios previos.
3 4 E
CO
MP
AR
TIR
Actualización e
implementación de
formatos mas claros y
prácticos
Plan de Socializaciones
a todas las partes
interesadas (clientes
internos y externos)
31/1
2/20
15
líder
del
pro
ceso
(funcionarios del
proceso
capacitados / total
de funcionarios del
proceso) *100
100%
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
plan de trabajo
formulado,
socializado e
implementado
80%
Asesoría Jurídica:
Desconocimiento de
las normas y leyes por
parte de los demás
procesos
X
1.Seleccion de personal no
idóneo 2.Falta de
actualización o
documentación de los
trámites de cada proceso
3.Falta de compromiso del
personal y líder de proceso
4. Desarticulación de procesos
1. Incremento de PQRS,
Acciones de tutela y otras
reclamaciones. 2.Deterioro de
imagen institucional.
3.Sobrecarga laboral y desgaste
administrativo 4 Sanciones e
investigaciones 4 3 A
Control de solicitudes a
través de registro de
correspondencia3 2 M
CO
MP
AR
TIR
Plan de trabajo que
incluya revisión y
actualización del
normograma,
socialización y
capacitación sobre
PQRS en apoyo con
Gestión Documental y
términos de referencia
31/1
2/20
15
líder
de
pro
ceso
100%
Contabilidad: Pérdida
de las viabilidades de
pago de cuentas de
cobro
X
1. Falta de Control de la
documentación recepcionada.
2.Desorden del funcionario
encargado de recibir y
trasladar las cuentas
radicadas. 3.Sobrecarga
Laboral. 4.Acumulación de
documentación en otras
dependencias.
1.Pérdida de documentación.
2.Demoras en la ejecución de
actividades 3.Insatisfacción del
cliente interno y externo.
4.Reprocesos y errores en el
módulo contable. 5.Mala
imagen para la dependencia.
PR
OC
ESO
MACROPROCESO GESTION FINANCIERA
31/1
2/20
15
Líd
er d
el P
roce
so
M
Red
uci
r
Seguimiento continuo a
los recursos de SGP
asignados, frente a las
apropiaciones
definitivas reflejadas en
las ejecuciones
presupuestales
31/1
2/20
15
Líd
er d
el P
roce
so Asignaciones
Aprobadas /
Recursos
apropiados
(Aforados)
M
PR
OC
ESO
Hacienda: Aforos
Presupuestales Altos
de los Recursos
Asignados con
destinación Especifica
X
1.Deficiencias en el análisis de
proyecciones presupuestales.
2.Falta de actualizaciones
durante la misma vigencia
1.Adquisición de compromisos
con recursos no garantizados.
2.Impacto de planeación
indebida por parte de los
sectores. 3.Sanciones
por parte de los entes de
control
Asu
mir
Definir puntos de
control en la recepción
de documentos y
establecer un
tratamiento especial
para las cuentas que
permita hacer
seguimiento a la ruta
del tramite
Capacitación
ejecutado /
Capacitación
programado
4
4 3 A
Seguimiento continuo
a los documentos
Conpes de los recursos
asignados, reflejados
por el Departamento
Nacional de Planeación
DNP
2 3
100%3 A
Libro de radicación y
sistema Excel2 3
1.
2.
3.
4.
1.
2.
1.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
100%
Op
erat
ivo Control Interno:
retrasos y errores en
informes a los entes
de control
X
1. Retrasos en la información
requerida a otros procesos
2. Recepción de información
incompleta o insuficiente
3. Fallas en la remisión de
solicitudes de información a
otros procesos
4. Desarticulación del sistema
de Gestión de Calidad
1. Incumplimiento a las
funciones asignadas al proceso.
2.Posibles procesos o sanciones
por parte de los entes de
control. 3.
Imposibilidad de subsanar y/o
cerrar planes de mejoramiento
con entes de control.
4. Mala imagen institucional.3 3 A
Registro de planes de
mejoramiento
suscritos ante los entes
de control
2 3 M
RED
UC
IR
Establecer, publicar y
socializar un plan de
trabajo que contenga:
estado de los planes de
mejoramiento internos
y ante entes de control
de los procesos y plan
de trabajo para los
cierres posibles en esta
vigencia
31/1
2/20
15
líder
del
pro
ceso
Plan de trabajo
socializado e
implementado
80%
MACROPROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Op
erat
ivo
Control Interno:
incumplimiento al
MECI y otras normas
que reglamentan la
competencia del
proceso
X
1. Falta de conocimiento de
las competencias del proceso
2. Recursos insuficientes para
el desarrollo de actividades
pertinentes 3.Desarticulación
del sistema de gestión de
calidad 4.
Desconocimiento de las
normas y MECI
1.Incumplimiento al objetivo
del proceso 2.Imposibilidad de
implementar planes de
mejoramiento oportunos y
pertinentes. 3.Desarticulación
de los procesos por falta de
evaluación. 4.
Fractura del ciclo PHVA 3 3 A
Programa anual de
auditorías2 3 M
RED
UC
IR
Actualizar, socializar y
capacitar sobre la
estructura del informe
trimestral de
autoevaluación.
31/1
2/20
15
líder
del
pro
ceso (No. De
socializaciones
realizadas / No.
total de procesos y
subprocesos) *100
Coordinar con las
entidades que reportan
conciliaciones para
verificar transacciones y
recaudos en tiempos
más cortos y poder
realizar las correcciones
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
No. De alianzas
estratégicas para el
reporte de
novedades en
transacciones / No.
de entidades con
que se tiene
convenio
100%AActualización de saldos
de manera oportuna 1 3 M
ASU
MIR
PR
OC
ESO Tesorería: Errores y
demoras en los
reportes de recaudo
X
1. Fallas en la consolidación
de las entidades al reportar
2. Demoras en la conciliación
bancaria y en los reportes
transmitidos
1.Retrasos en la actualización
de saldos en impuestos y otros
recaudos. 2.Reclamaciones de
los contribuyentes 3.
Inconformidad y mala imagen
en la ciudadanía 3 3
TEC
NO
LOG
ICO
Impuestos:
Deficiente soporte a
nivel del software de
la entidad para el
módulo de rentas
X
1.Falta de parametrización del
software de la Dirección de
Impuestos. 2.
Falta de trabajo
interdisciplinario y articulado
con el encargado del proceso
de gestión de las TICS.
1.Pérdida de la imagen
institucional. 2.
Pérdida de información.
3. Detrimento patrimonial.
4.Errores en la liquidación de
los impuestos 5 4 E
31/1
2/20
15
Líd
er d
el p
roce
so
No. De
capacitaciones
realizadas / No de
capacitaciones
requeridas según
número de
aplicativos
existentes
100%
Certificación bancaria y
relación de nómina 1 3 M
ASU
MIR
Capacitación en el
manejo de los portales
bancarios y
herramientas
informáticas.PR
OC
ESO Tesorería:
Inconsistencias y fallas
en las transacciones
bancarias
X
1.Errores humanos por
digitación 2.Errores en
liquidación 3.Mal
uso de los portales bancarios
4.Sobrecarga laboral 5.
Interrupción en el suministro
de energía y de internet.
6. Errores en la elaboración
de nómina y cuentas por
pagar
1. Insatisfacción del cliente
interno y externo 2. Errores en
las conciliaciones bancarias 3.
Estrés laboral 4.Reprocesos y
retrasos en los pagos y demás
transacciones 5.
Detrimento de la imagen de la
dependencia 3 3 A
31/1
2/20
15 Diagnóstico y plan
de trabajo 100%
Controlar la asignación
de claves de acceso al
sistema y permisos a
usuarios.
4 4 E
Evit
ar
Diagnóstico para
determinar las falencias
del módulo de sistemas
y determinar plan de
trabajo apropiado para
la condición del módulo
de impuestos. Líd
er d
el P
roce
so
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
Programación de
asesorías a los
procesos 2 3 M
RED
UC
IR
Formular y gestionar la
implementación de un
programa de
seguimiento al Sistema
de Gestión de Calidad
que contenga: Solicitud
del personal idóneo
para el Desarrollo
Organizacional , charlas
de socialización y
reuniones de asesoría y
sensibilización a los
procesos
31/1
2/20
15
líder
del
pro
ceso
PR
OC
ESO
Meci:
incumplimiento en el
seguimiento a las
acciones preventivas,
correctivas o de
mejora
X
1.Falta de personal idóneo
2.Desconocimiento de los
procesos 3. Falta
de coordinación con los
líderes de los procesos
1.Poco avance en la mejora y el
mantenimiento del Sistema de
Gestión de calidad
2. Aumento de los hallazgos de
auditoría 3.
Imposibilidad de cierre de
acciones correctivas y de
mejora. 4
Pérdida de articulación de
procesos.3 3 A
100%
80%
porcentaje de
cumplimiento al
programa de
seguimiento al SGC
PR
OC
ESO
Meci:
Incumplimiento
programa de
auditorias
X
1.Falta de recursos para el
desarrollo del plan de
auditorías. 2. Falta
de planeación y
programación de auditorías.
3.Desconocimiento de norma
de calidad y MECI 4.Personal
poco comprometido con el
sistema de gestión de calidad.
1. Sistema de gestión de
Calidad No asegurado
2. Deterioro de la imagen de la
entidad 3. Falta
de la certificación en calidad
4. Impedimento para certificar
nuevos procesos 3 3 A
Incluir la actividad
(auditorías) dentro del
proyecto y hacer la
programación de las
mismas
2 3 M
RED
UC
IR
Solicitar el estado de
presupuesto del
proyecto en Planeación
socioeconómica y
Revisar fechas
programadas de
auditorías
31/1
2/20
15
líder
del
pro
ceso (Auditorías
Realizadas
/auditorías
programas) * 100
Op
era
tivo
Control Interno:
retrasos y errores en
informes a los entes
de control
X
1. Retrasos en la información
requerida a otros procesos
2. Recepción de información
incompleta o insuficiente
3. Fallas en la remisión de
solicitudes de información a
otros procesos
4. Desarticulación del sistema
de Gestión de Calidad
1. Incumplimiento a las
funciones asignadas al proceso.
2.Posibles procesos o sanciones
por parte de los entes de
control. 3.
Imposibilidad de subsanar y/o
cerrar planes de mejoramiento
con entes de control.
4. Mala imagen institucional.3 3 A
Registro de planes de
mejoramiento
suscritos ante los entes
de control
2 3 M
RED
UC
IR
Establecer, publicar y
socializar un plan de
trabajo que contenga:
estado de los planes de
mejoramiento internos
y ante entes de control
de los procesos y plan
de trabajo para los
cierres posibles en esta
vigencia
31/1
2/20
15
líder
del
pro
ceso
Plan de trabajo
socializado e
implementado
80%