mapa de riesgos contralorÍa 2016 · gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía...

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Nivel Zona de 1:11:,- .4,4, , Zona de Zona de Riesgo Moderada Zona de Riesgo Baja Total Cantidad 2 12 8 1 23 % 9% 52% 35% 4% 100% Casi Seguro 5 Probable 4 Posible 3 Imposible 2 Rara Vez 1 6 Pro ba bilida d de Ocurr en c ia 1 2 3 4 5 Catastrófico Insignificante Menor Moderado Mayor Impacto % MAPA DE RIESGOS CONSOLIDADO CGDC 2016 Zona de Riesgo Extrema Zona de Riesgo Alta Zona de Riesgo Moderada Zona de Riesgo Baja MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA 2016 General del Departamento de Córdoba NI 800193833-8 Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía f corredoracs_cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba contrelorie_cba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 1 contrehloriadecordobe E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

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Nivel Zona de 1:11:,- .4,4, ,

Zona de Zona de Riesgo Moderada

Zona de Riesgo Baja Total

Cantidad 2 12 8 1 23 % 9% 52% 35% 4% 100%

Casi Seguro 5

Probable 4

Posible 3

Imposible 2

Rara Vez 1

6

Prob

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1

2

3

4

5 Catastrófico

Insignificante Menor Moderado Mayor

Impacto

% MAPA DE RIESGOS CONSOLIDADO CGDC 2016

■ Zona de Riesgo Extrema

■ Zona de Riesgo Alta

Zona de Riesgo Moderada

■ Zona de Riesgo Baja

MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA 2016 General del Departamento de Córdoba

NI 800193833-8

Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía

f corredoracs_cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba

contrelorie_cba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 1

contrehloriadecordobe E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

4.) CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba

Na 800193833-8 1111 Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía

MAPA DE RIESGOS 2016 — I ti1/4140est, 4

Identificación Riesgo Inherente

Controles

Riesgo Residual

Acciones Registro

osaoaid

Riesgo Causa Consecuencia

Pro b

abili

dad

Impa

cto

Nive

l del

Ries

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Prob

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o

1

2

DIR

ECIO

NAM

IENTO

ESTR

AT

ÉGIC

O

Informes de gestión deficiente e incumplimiento de los objetivos estratégicos

Entrega de informes extemporáneos por parte de los responsables de proceso de la información requeridos.

Desconocimiento de término en el reporte de informes por parte de los responsables de proceso.

Pérdida de credibilidad Institucional

Incumplimiento del Plan estratégico.

Retraso en las metas y compromisos institucionales

2 4 Alta

Planes de acción

Indicadores 1 4 alta

Seguimiento a los controles existentes, mediante el seguimiento a los procesos del reporte oportuno de la medición a los planes de acción e indicadores de gestión

- Informe del plan de acción y semestral de indicadores de gestión

Planeación inoportuna e ineficaz.

No disponibilidad de Recursos

Factores Ambientales Alteración del Orden Público No disponibilidad de personal

Ineficiente vigilancia en el ejercicio de la gestión fiscal Incumplimiento institucional. 2 3 Moderado

Matriz de ejecución del pga Indicadores 1 4 alta

Seguimiento a los controles existentes mediante el seguimiento a la ejecución PGA

PGA ejecutado.

3

4

PART

ICIP

ACI

ÓN

CI U

DAD

ANA

Inoportunidad en el trámite de las denuncias, derechos de petición, quejas, reclamos y/o sugerencias

Retraso por parte de la empresa de mensajería del envío de la respuesta

Cambios en la normatividad vigente

Desconocimiento de la normatividad vigente aplicable Inadecuada interpretación para dar respuesta de fondo a denuncias, peticiones, quejas, reclamos.

Pérdida de credibilidad y confianza en la comunidad por el ejercicio del control fiscal participatiyo inoportuno y deficiente

5 4 Mayor

Seguimiento a radicado

Medición de Indicadores

3 4 Mayor

Realizar seguimiento a los requerimientos ciudadanos.

- Radicador

- Informe de Quejas y Peticiones - Informe medición de indicadores

Incumplimiento del proceso de rendición

- Inadecuada atención al ciudadano

- Presupuesto insuficiente para el proceso de rendición de cuenta _ Cambios en los procedimientos Información sin cumplimiento de requisitos de calidad

Pérdida de credibilidad y confianza en la comunidad por el ejercicio del control fiscal participafivo inoportuno y deficiente

2 3 Moderadc

Seguimiento a plan de anticorrupción y atención al ciudadano. Indicadores

1 3 Moderad o

Realizar las actividades establecidas en el plan de anticorrupción y atención al ciudadano

Indicadores

Informes de seguimiento.

de cuentas y Atención al ciudadano

5

Vencimiento de los términos en las decisiones tomadas en el proceso de responsabilidad fiscal

- Falencias en la CGDC en la aplicabilidad de lo establecido en la Ley 610 de 2000 y en la Ley 1474 de 2011.

- guimiento a los procesos de Poco se Responsabilidad Fiscal. - Rotación del Personal

Incumplimientos en la prestación del servicio a los usuarios o ciudadanos por parte de los procesos misionales.

- Dilación en los procesos

- Al darse la prescripción no se obtendría el resarcimiento del

4 4 Extrema

Metas de cumplimiento e informes periódicos solicitados.

2 4 Alta

Fortalecer la aplicación de los controles establecidos en las actividades definidas en los procedimientos a seguir en los procesos de responsabilidad fiscal y el acompañamiento de los funcionarios. Capacitar al personal en normatividad aplicable en el ejercicio del control y la responsabilidad fiscal

- Libro radicador

_ circulares internas

- requerimientos mensuales del avance de los procesos - Actas firmadas que verifican el cumplimiento de los compromisos pactados.

f co ñraior.e_cbe lir ~troto, lo _che a contralor' adecordoba

Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810

E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co 1

CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba

No 800193833-8 II; Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía

MAPA DE RIESGOS 2016

_

6

7

RE

SPO

NSA

BIL

IDAD

FIS

CAL Incumplimiento de los términos legales

y los reglados en el Manual de Procesos y Procedimientos y la Resolución N°714 de 2008

Falencias en el flujo de la información aportada por el proceso de Control Fiscal. Retraso en la entrega de la información solicitada al sujeto de control. - Falta de seguimiento a la solicitud de la información.

Dilación del Proceso Sancionatorio Desgaste administrativo

Pérdida de credibilidad

Solicitudes de nulidad por caducidad o prescripción

3 3 Alta

Informes periódicos solicitados según vigencia y etapa procesal del proceso administrativo sancionatorio

1

Capacitar al personal en

3 Moderad o

Fortalecer la aplicación de los controles establecidos en las actividades definidas en los procedimientos a seguir en los procesos sancionatonos y el acompañamiento de los funcionarios.

normatividad aplicable en el ejercicio de las sanciones de ~ir, admini.tmtivn

- Libro radicador

- circulares internas

_ requerimientos periódicos del avance de los procesos -

Insolvencia de los ejecutados que impide el recaudo.

Falta de información que permita decretar las . medidas cautelares.

No se logra identificar bienes de los ejecutados.

Retraso en el suministro de la información por parle de las oficinas de registro

Falta de recaudo en los procesos de cobro coactivo

4 4 Extrema el acompañamiento de los

Solicitudes periódicas para la búsqueda de bienes de los ejecutados dentro del proceso de cobro coactivo.

2 4 Alta

Celebrar convenios interadministrativos con las oficinas de registro de bienes,

Fortalecer la aplicación de los controles establecidos en las actividades definidas en los procedimientos a seguir en los procesos de jurisdicción coactiva y

funcionarios. Capacitar al personal en normatividad aplicable a los procesos de cobro coactivo.

- Libro radicador de oficios

- circulares internas

- requerimientos periódicos del avance de los procesos - Comunicaciones de solicitud de bienes - Convenios

Dilación del Proceso de cobro.

Desgaste administrativo

CO

NTR

OL

FISC

AL

co Informes de Auditorias no conformes, debido a la aplicación de normas que no se encuentren vigentes

Normograma desactualizado que incide en el desconocimiento por parte de los funcionarios de la normatividad relacionada con el desarrollo del proceso.

Falta de capacitación a los funcionarios que intervienen en el proceso de control fiscal

Incumplimiento de las lineas de auditorias establecidas en los Memorandos de asignación

Pérdida de credibilidad por parte de los sujetos y puntos de control y hallazgos desvirtuados por inadecuada aplicación de normas

No conformidades que pueden repercutir en la certificación de la entidad

, 4 Extrema Aplicación de lista de chequeos y Normograma actualizado

1 4 Alta

Diligenciamiento de listas de chequeo y aplicación del procedimiento de producto no conforme

Listas de chequeo

0 Incumplimiento de las metas e

indicadores establecidas en el plan de acción del proceso

Falta de sentido de pertenencia de los funcionarios que intervienen en el proceso para el cumplimiento de actividades

Falta de aplicación de los controles establecidos para los procedimientos asociados al proceso por parte de los funcionarios.

Incidencia en el cumplimiento del Plan estratégico de la entidad

2 4 Alta

Planillas en formato Excel donde se lleva el radicador y seguimiento de las auditorias

2 4 Alta

Diligenciamiento de la información que alimenta el radicador donde se realiza seguimiento a las auditorias en ejecución

Radicador en el sistema

OL

Incumplimiento del Plan General de ni olitnrine

Falta de comunicación con los procesos de dirarriannnaanfn aefratáni,a

Posibles requerimientos por parte de la Auditoria General de la Nación 1 4 Alta

Medición del plan de acción del proceso y e...admitan.... a In ...sabia ,la

1 4 Alta

IS,111,11 Id IIICUILIUI I UU. , p1.1 °e

acción del proceso trimestralmente para determinar el cumplimiento de Medición trimestral del plan de

f Moine _cts." Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba

COrlt io _cho Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 2 contresloriadecordoba E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

CONTRALORIA General del Departamento de Córdoba

Nit 800193833

Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía

MAPA DE RIESGOS 2016

intt iy1/4:10,4et

,......,—..— Alcance de metas e indicadores riesgo seguimiento al cumplimiento de la

m...., d. ricaenn

11.

Rendiciones de Cuentas deficientes en el reporte de la información por parte de los sujetos y puntos de control

Incumplimiento del artículo 272 de la Constitución Política, y la Ley 330 de 1996 art. 9, Ley 42

Falta de análisis y pronunciamiento por parte de la Contraloria, de las cuentas rendidas por los sujetos y puntos de control

Falta de capacitación a los sujetos y puntos de control

Disponibilidad de funcionarios suficiente e insumos insuficientes para la elaboración de los informes macros

Insumos insuficientes para la etapa de planeación de las auditorias

Requerimientos por parte de la Auditoria General de la Nación y sanciones disciplinarias

1

1

4

4

Alta

Alta

Capacitación permanente a los sujetos y puntos de control

Emitir pronunciamiento de las cuentas rendidas por los sujetos y puntos de control

Medición del plan de acción e indicadores

1

1

3

4

moderad o

Alta

Elaborar programa de capacitación para los sujetos y puntos de control

Programar las cuentas que serán estudiadas en la vigencia para emitir pronunciamiento

Realizar la medición del plan de acción del proceso trimestralmente para determinar el cumplimiento de metas

Programación y ejecución de capacitaciones a sujetos y puntos de control

Planillas de asistencia, registros fotográficos

Comunicaciones de asignación de estudios de cuentas

Plan de acción medido en cada trimestre

Z L

13

_

14

15

ADM

INIS

TRAC

I ÓN

DEL

RECU

RSO

FIS

ICO

Inoportunidad en el suministro de los recursos físicos necesarios a todos los procesos de la CGDC

Debilidades en los procesos contractuales realizados por la Entidad

Reducción del presupuesto de la CGDC

Deficiencias en la planeación Deficiencias en el seguimiento a las etapas contractuales.

La no realización de una gestión eficaz, eficiente en el logro de los objetivos institucionales acorde a la misión de la CGDC

Ejecución contractual deficiente

2

2

4

5

Baja

Baja

Seguimiento a la ejecución del Plan de adquisiciones de bienes y servicios ejecución presupuestal de gastos

Inventario Cumplimiento al Manual de Contratación, manual de Interventoria, Lista de chequeo de los procesos contractuales

2

2

3

3

Seguimiento al PABS, seguimiento a ejecución presupuestal de gastos, seguimiento al inventario

Seguimiento a las etapas contractuales e través de listas de chequeo

Ejecución del plan anual de adquisiciones y servicios

Ejecución del presupuesto de Listas de Chequeo anexas a las carpetas de contratos

Moderadc

Moderadc

Manejo y confidencialidad de la información institucional.

Uso inadecuado de los equipos

Ausencia en medidas de protección de la información por parte de los usuarios.

Pérdida y uso inadecuado de la información confidencial de la entidad. 5 Baja

Software de seguridad informática

Acuerdos de confidencialidad

1 3 moderadc

Verificación de las actividades definidas en el manual de

r seguridad informática Y seguimiento a la firmas de los acuerdos de confidencialidad.

Actualización del software

Acuerdos de confidencialidad firmado

16

ADM

ON

DEL

TALE

NTO

HU

MAN

No promover el mejoramiento continuo del Talento humano de la CGDC

Falencias en la Planeación y evaluación en el programa de capacitación de la Entidad

Gestión Institucional ineficiente e inefectiva

2 3 Baja

Seguimiento al Plan estratégico, al plan de capacitación, Auditorias internas, Indicadores de gestión, Ejecución y seguimiento del plan de Acción.

1 ,, 3 moderad

o

Brindar capacitaciones al talento humano de la CGDC conforme a las necesidades de la entidad y requerimientos de los funcionarios

Informes de auditorias intemas; Medición de indicadores y del plan de acción.

17 _ _ RE

C FI

NAN

C No efectuar los pagos de conformidad con la programación establecida

Bajo recaudo de las Rentas Departamentales, que inciden en la disminución del presupuesto-, y el pago no oportuno de la cuota de auditaje del nivel Descentralizado

Al tener pocos Recursos disponibles la entidad no puede cumplir a cabalidad con su objeto misional y con su funcionamiento

3 5 Catastrófi co

Seguimiento a la ejecución del PAC, al Plan de Acción, medición en los indicadores de Gestión y seguimiento Ejecución del Presupuesto

1 5 catastrófi co

Realizar los pagos en forma oportuna de acuerdo a la autorización por la alta dirección acción y en la Ejecución del

Informes de auditorías internas; Medición de indicadores y del plan de

PAC y del Presupuesto.

f confreitwoa_cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba

cc~feloria_cbe Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 3

acontroloriesdlecardiaba E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

Net 4 lo MAPA DE RIESGOS .) CONTRALORÍA

General del Departamento de Córdoba Nit 800193833 8

Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadania

18

ADM

ON

DEI

.

Inadecuada ejecución financiera y/o presupuestal

Desconocimiento de normas establecidas para el presupuesto Deficiencias en el manejo del software Inadecuada planeación de los recursos

Limitación en la ejecución de proyectos Incumplimiento de metas

3 2 menor Seguimiento a la ejecución del PAC, al Plan de Acción, medición en los indicadores de Gestión y seguimiento Ejecución del Presupuesto

1 2 menor Revisar los controles establecidos en el sistema

Ejecución presupuestal de Ingresos y gastos Informes contables y financieros

19 3EST

IÓN

DO

CU

ME

NTA

L No administrar y controlar los documentos y registros que se generen en la CGDC a través del software

No se realiza controles y mantenimiento al software

Perdida de la información

4 5 Extrema

PREVENTIVO Backup de la base de datos del software de gestión documental.

3 4 Moderadc

Realizar oportunamente el Backup de la información generada en la entidad

Archivos digitales de copias de seguridad.

20

GE

STIÓ

N D

E L

A

CAL

IDA

D

El no mantenimiento del Sistema de la Gestión de la Calidad de la CGDC

Inestabilidad laboral en el personal directivo Pérdida de credibilidad institucional

3 5 Catastrófi co 5

Catastrófi co

Programa anual de Auditorías

Revisión por la Dirección

Indicadores dirección

Informes de auditorías

Informe de revisión pro la

21

22

23 ---,

MEJ

OR

AM

IEN

TO

OR

GA

NIZ

AC Deficiente evaluación del Sistema de

Control Interno de la CGDC.

Deficiencia en la planeación y ejecución de la evaluación de control Interno a través del PGA

Incumplimiento de los objetivos institucionales

3 4 Mayor

Programa anual de Auditorías de Control Interno

Plan Anual de Auditor í as de Control Interno Plan de Mejoramiento

1 4 Mayor

Elaboración y seguimiento a la ejecución del PGA

Cumplimiento del Plan general de Auditorías

Informes de auditorías

Suscripción y seguimiento a Planes de Mejoramiento

Incremento en el impacto y la ocurrencia de los riesgos

Deficiencia en el seguimiento de controles existentes

Incumplimiento de objetivos institucionales, posibles hechos de corrupción 3 3

Moderado

Mapas de Riesgo por Proceso e Institucional

Acciones Preventivas 1 3

Moderad o

Elaboración de los riesgos acorde al Procedimiento establecido

Seguimiento a acciones preventivas

Mapa de Riesgos Institucional Registro y seguimiento de Acciones

Moderad o

Inoportunidad e Incumplimiento de disposiciones Generales y requerimientos externos

Deficiencias en el seguimiento a cronograma de presentación de informes y requerimientos externos

Posibles sanciones

3 4 Mayor

Planes de acción — Indicadores del Proceso.

1 4 Mayor

Realizar la medición a los indicadores establecidos en los planes de acción y procesos.

Informes establecidos en la norma.

f corvfr Mor cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba

corlt redor le_ebe Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 4

contraloriadecordobe E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

2016