mapa de riesgos contralorÍa 2016 · gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía...
TRANSCRIPT
Nivel Zona de 1:11:,- .4,4, ,
Zona de Zona de Riesgo Moderada
Zona de Riesgo Baja Total
Cantidad 2 12 8 1 23 % 9% 52% 35% 4% 100%
Casi Seguro 5
Probable 4
Posible 3
Imposible 2
Rara Vez 1
6
Prob
abilid
ad d
e O
curr
enci
a
1
2
3
4
5 Catastrófico
Insignificante Menor Moderado Mayor
Impacto
% MAPA DE RIESGOS CONSOLIDADO CGDC 2016
■ Zona de Riesgo Extrema
■ Zona de Riesgo Alta
Zona de Riesgo Moderada
■ Zona de Riesgo Baja
MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA 2016 General del Departamento de Córdoba
NI 800193833-8
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
f corredoracs_cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba
contrelorie_cba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 1
contrehloriadecordobe E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co
4.) CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba
Na 800193833-8 1111 Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
MAPA DE RIESGOS 2016 — I ti1/4140est, 4
Identificación Riesgo Inherente
Controles
Riesgo Residual
Acciones Registro
N°
osaoaid
Riesgo Causa Consecuencia
Pro b
abili
dad
Impa
cto
Nive
l del
Ries
g o
Prob
abili
dad
Impa
cto
Nivel d
e
riesg
o
1
2
DIR
ECIO
NAM
IENTO
ESTR
AT
ÉGIC
O
Informes de gestión deficiente e incumplimiento de los objetivos estratégicos
Entrega de informes extemporáneos por parte de los responsables de proceso de la información requeridos.
Desconocimiento de término en el reporte de informes por parte de los responsables de proceso.
Pérdida de credibilidad Institucional
Incumplimiento del Plan estratégico.
Retraso en las metas y compromisos institucionales
2 4 Alta
Planes de acción
Indicadores 1 4 alta
Seguimiento a los controles existentes, mediante el seguimiento a los procesos del reporte oportuno de la medición a los planes de acción e indicadores de gestión
- Informe del plan de acción y semestral de indicadores de gestión
Planeación inoportuna e ineficaz.
No disponibilidad de Recursos
Factores Ambientales Alteración del Orden Público No disponibilidad de personal
Ineficiente vigilancia en el ejercicio de la gestión fiscal Incumplimiento institucional. 2 3 Moderado
Matriz de ejecución del pga Indicadores 1 4 alta
Seguimiento a los controles existentes mediante el seguimiento a la ejecución PGA
PGA ejecutado.
3
4
PART
ICIP
ACI
ÓN
CI U
DAD
ANA
Inoportunidad en el trámite de las denuncias, derechos de petición, quejas, reclamos y/o sugerencias
Retraso por parte de la empresa de mensajería del envío de la respuesta
Cambios en la normatividad vigente
Desconocimiento de la normatividad vigente aplicable Inadecuada interpretación para dar respuesta de fondo a denuncias, peticiones, quejas, reclamos.
Pérdida de credibilidad y confianza en la comunidad por el ejercicio del control fiscal participatiyo inoportuno y deficiente
5 4 Mayor
Seguimiento a radicado
Medición de Indicadores
3 4 Mayor
Realizar seguimiento a los requerimientos ciudadanos.
- Radicador
- Informe de Quejas y Peticiones - Informe medición de indicadores
Incumplimiento del proceso de rendición
- Inadecuada atención al ciudadano
- Presupuesto insuficiente para el proceso de rendición de cuenta _ Cambios en los procedimientos Información sin cumplimiento de requisitos de calidad
Pérdida de credibilidad y confianza en la comunidad por el ejercicio del control fiscal participafivo inoportuno y deficiente
2 3 Moderadc
Seguimiento a plan de anticorrupción y atención al ciudadano. Indicadores
1 3 Moderad o
Realizar las actividades establecidas en el plan de anticorrupción y atención al ciudadano
Indicadores
Informes de seguimiento.
de cuentas y Atención al ciudadano
5
Vencimiento de los términos en las decisiones tomadas en el proceso de responsabilidad fiscal
- Falencias en la CGDC en la aplicabilidad de lo establecido en la Ley 610 de 2000 y en la Ley 1474 de 2011.
- guimiento a los procesos de Poco se Responsabilidad Fiscal. - Rotación del Personal
Incumplimientos en la prestación del servicio a los usuarios o ciudadanos por parte de los procesos misionales.
- Dilación en los procesos
- Al darse la prescripción no se obtendría el resarcimiento del
4 4 Extrema
Metas de cumplimiento e informes periódicos solicitados.
2 4 Alta
Fortalecer la aplicación de los controles establecidos en las actividades definidas en los procedimientos a seguir en los procesos de responsabilidad fiscal y el acompañamiento de los funcionarios. Capacitar al personal en normatividad aplicable en el ejercicio del control y la responsabilidad fiscal
- Libro radicador
_ circulares internas
- requerimientos mensuales del avance de los procesos - Actas firmadas que verifican el cumplimiento de los compromisos pactados.
f co ñraior.e_cbe lir ~troto, lo _che a contralor' adecordoba
Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810
E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co 1
CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba
No 800193833-8 II; Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
MAPA DE RIESGOS 2016
_
6
7
RE
SPO
NSA
BIL
IDAD
FIS
CAL Incumplimiento de los términos legales
y los reglados en el Manual de Procesos y Procedimientos y la Resolución N°714 de 2008
Falencias en el flujo de la información aportada por el proceso de Control Fiscal. Retraso en la entrega de la información solicitada al sujeto de control. - Falta de seguimiento a la solicitud de la información.
Dilación del Proceso Sancionatorio Desgaste administrativo
Pérdida de credibilidad
Solicitudes de nulidad por caducidad o prescripción
3 3 Alta
Informes periódicos solicitados según vigencia y etapa procesal del proceso administrativo sancionatorio
1
Capacitar al personal en
3 Moderad o
Fortalecer la aplicación de los controles establecidos en las actividades definidas en los procedimientos a seguir en los procesos sancionatonos y el acompañamiento de los funcionarios.
normatividad aplicable en el ejercicio de las sanciones de ~ir, admini.tmtivn
- Libro radicador
- circulares internas
_ requerimientos periódicos del avance de los procesos -
Insolvencia de los ejecutados que impide el recaudo.
Falta de información que permita decretar las . medidas cautelares.
No se logra identificar bienes de los ejecutados.
Retraso en el suministro de la información por parle de las oficinas de registro
Falta de recaudo en los procesos de cobro coactivo
4 4 Extrema el acompañamiento de los
Solicitudes periódicas para la búsqueda de bienes de los ejecutados dentro del proceso de cobro coactivo.
2 4 Alta
Celebrar convenios interadministrativos con las oficinas de registro de bienes,
Fortalecer la aplicación de los controles establecidos en las actividades definidas en los procedimientos a seguir en los procesos de jurisdicción coactiva y
funcionarios. Capacitar al personal en normatividad aplicable a los procesos de cobro coactivo.
- Libro radicador de oficios
- circulares internas
- requerimientos periódicos del avance de los procesos - Comunicaciones de solicitud de bienes - Convenios
Dilación del Proceso de cobro.
Desgaste administrativo
CO
NTR
OL
FISC
AL
co Informes de Auditorias no conformes, debido a la aplicación de normas que no se encuentren vigentes
Normograma desactualizado que incide en el desconocimiento por parte de los funcionarios de la normatividad relacionada con el desarrollo del proceso.
Falta de capacitación a los funcionarios que intervienen en el proceso de control fiscal
Incumplimiento de las lineas de auditorias establecidas en los Memorandos de asignación
Pérdida de credibilidad por parte de los sujetos y puntos de control y hallazgos desvirtuados por inadecuada aplicación de normas
No conformidades que pueden repercutir en la certificación de la entidad
, 4 Extrema Aplicación de lista de chequeos y Normograma actualizado
1 4 Alta
Diligenciamiento de listas de chequeo y aplicación del procedimiento de producto no conforme
Listas de chequeo
0 Incumplimiento de las metas e
indicadores establecidas en el plan de acción del proceso
Falta de sentido de pertenencia de los funcionarios que intervienen en el proceso para el cumplimiento de actividades
Falta de aplicación de los controles establecidos para los procedimientos asociados al proceso por parte de los funcionarios.
Incidencia en el cumplimiento del Plan estratégico de la entidad
2 4 Alta
Planillas en formato Excel donde se lleva el radicador y seguimiento de las auditorias
2 4 Alta
Diligenciamiento de la información que alimenta el radicador donde se realiza seguimiento a las auditorias en ejecución
Radicador en el sistema
OL
Incumplimiento del Plan General de ni olitnrine
Falta de comunicación con los procesos de dirarriannnaanfn aefratáni,a
Posibles requerimientos por parte de la Auditoria General de la Nación 1 4 Alta
Medición del plan de acción del proceso y e...admitan.... a In ...sabia ,la
1 4 Alta
IS,111,11 Id IIICUILIUI I UU. , p1.1 °e
acción del proceso trimestralmente para determinar el cumplimiento de Medición trimestral del plan de
f Moine _cts." Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba
COrlt io _cho Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 2 contresloriadecordoba E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co
CONTRALORIA General del Departamento de Córdoba
Nit 800193833
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía
MAPA DE RIESGOS 2016
intt iy1/4:10,4et
,......,—..— Alcance de metas e indicadores riesgo seguimiento al cumplimiento de la
m...., d. ricaenn
11.
Rendiciones de Cuentas deficientes en el reporte de la información por parte de los sujetos y puntos de control
Incumplimiento del artículo 272 de la Constitución Política, y la Ley 330 de 1996 art. 9, Ley 42
Falta de análisis y pronunciamiento por parte de la Contraloria, de las cuentas rendidas por los sujetos y puntos de control
Falta de capacitación a los sujetos y puntos de control
Disponibilidad de funcionarios suficiente e insumos insuficientes para la elaboración de los informes macros
Insumos insuficientes para la etapa de planeación de las auditorias
Requerimientos por parte de la Auditoria General de la Nación y sanciones disciplinarias
1
1
4
4
Alta
Alta
Capacitación permanente a los sujetos y puntos de control
Emitir pronunciamiento de las cuentas rendidas por los sujetos y puntos de control
Medición del plan de acción e indicadores
1
1
3
4
moderad o
Alta
Elaborar programa de capacitación para los sujetos y puntos de control
Programar las cuentas que serán estudiadas en la vigencia para emitir pronunciamiento
Realizar la medición del plan de acción del proceso trimestralmente para determinar el cumplimiento de metas
Programación y ejecución de capacitaciones a sujetos y puntos de control
Planillas de asistencia, registros fotográficos
Comunicaciones de asignación de estudios de cuentas
Plan de acción medido en cada trimestre
Z L
13
_
14
15
ADM
INIS
TRAC
I ÓN
DEL
RECU
RSO
FIS
ICO
Inoportunidad en el suministro de los recursos físicos necesarios a todos los procesos de la CGDC
Debilidades en los procesos contractuales realizados por la Entidad
Reducción del presupuesto de la CGDC
Deficiencias en la planeación Deficiencias en el seguimiento a las etapas contractuales.
La no realización de una gestión eficaz, eficiente en el logro de los objetivos institucionales acorde a la misión de la CGDC
Ejecución contractual deficiente
2
2
4
5
Baja
Baja
Seguimiento a la ejecución del Plan de adquisiciones de bienes y servicios ejecución presupuestal de gastos
Inventario Cumplimiento al Manual de Contratación, manual de Interventoria, Lista de chequeo de los procesos contractuales
2
2
3
3
Seguimiento al PABS, seguimiento a ejecución presupuestal de gastos, seguimiento al inventario
Seguimiento a las etapas contractuales e través de listas de chequeo
Ejecución del plan anual de adquisiciones y servicios
Ejecución del presupuesto de Listas de Chequeo anexas a las carpetas de contratos
Moderadc
Moderadc
Manejo y confidencialidad de la información institucional.
Uso inadecuado de los equipos
Ausencia en medidas de protección de la información por parte de los usuarios.
Pérdida y uso inadecuado de la información confidencial de la entidad. 5 Baja
Software de seguridad informática
Acuerdos de confidencialidad
1 3 moderadc
Verificación de las actividades definidas en el manual de
r seguridad informática Y seguimiento a la firmas de los acuerdos de confidencialidad.
Actualización del software
Acuerdos de confidencialidad firmado
16
ADM
ON
DEL
TALE
NTO
HU
MAN
No promover el mejoramiento continuo del Talento humano de la CGDC
Falencias en la Planeación y evaluación en el programa de capacitación de la Entidad
Gestión Institucional ineficiente e inefectiva
2 3 Baja
Seguimiento al Plan estratégico, al plan de capacitación, Auditorias internas, Indicadores de gestión, Ejecución y seguimiento del plan de Acción.
1 ,, 3 moderad
o
Brindar capacitaciones al talento humano de la CGDC conforme a las necesidades de la entidad y requerimientos de los funcionarios
Informes de auditorias intemas; Medición de indicadores y del plan de acción.
17 _ _ RE
C FI
NAN
C No efectuar los pagos de conformidad con la programación establecida
Bajo recaudo de las Rentas Departamentales, que inciden en la disminución del presupuesto-, y el pago no oportuno de la cuota de auditaje del nivel Descentralizado
Al tener pocos Recursos disponibles la entidad no puede cumplir a cabalidad con su objeto misional y con su funcionamiento
3 5 Catastrófi co
Seguimiento a la ejecución del PAC, al Plan de Acción, medición en los indicadores de Gestión y seguimiento Ejecución del Presupuesto
1 5 catastrófi co
Realizar los pagos en forma oportuna de acuerdo a la autorización por la alta dirección acción y en la Ejecución del
Informes de auditorías internas; Medición de indicadores y del plan de
PAC y del Presupuesto.
f confreitwoa_cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba
cc~feloria_cbe Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 3
acontroloriesdlecardiaba E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co
Net 4 lo MAPA DE RIESGOS .) CONTRALORÍA
General del Departamento de Córdoba Nit 800193833 8
Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadania
—
18
ADM
ON
DEI
.
Inadecuada ejecución financiera y/o presupuestal
Desconocimiento de normas establecidas para el presupuesto Deficiencias en el manejo del software Inadecuada planeación de los recursos
Limitación en la ejecución de proyectos Incumplimiento de metas
3 2 menor Seguimiento a la ejecución del PAC, al Plan de Acción, medición en los indicadores de Gestión y seguimiento Ejecución del Presupuesto
1 2 menor Revisar los controles establecidos en el sistema
Ejecución presupuestal de Ingresos y gastos Informes contables y financieros
19 3EST
IÓN
DO
CU
ME
NTA
L No administrar y controlar los documentos y registros que se generen en la CGDC a través del software
No se realiza controles y mantenimiento al software
Perdida de la información
4 5 Extrema
PREVENTIVO Backup de la base de datos del software de gestión documental.
3 4 Moderadc
Realizar oportunamente el Backup de la información generada en la entidad
Archivos digitales de copias de seguridad.
20
GE
STIÓ
N D
E L
A
CAL
IDA
D
El no mantenimiento del Sistema de la Gestión de la Calidad de la CGDC
Inestabilidad laboral en el personal directivo Pérdida de credibilidad institucional
3 5 Catastrófi co 5
Catastrófi co
Programa anual de Auditorías
Revisión por la Dirección
Indicadores dirección
Informes de auditorías
Informe de revisión pro la
21
22
23 ---,
MEJ
OR
AM
IEN
TO
OR
GA
NIZ
AC Deficiente evaluación del Sistema de
Control Interno de la CGDC.
Deficiencia en la planeación y ejecución de la evaluación de control Interno a través del PGA
Incumplimiento de los objetivos institucionales
3 4 Mayor
Programa anual de Auditorías de Control Interno
Plan Anual de Auditor í as de Control Interno Plan de Mejoramiento
1 4 Mayor
Elaboración y seguimiento a la ejecución del PGA
Cumplimiento del Plan general de Auditorías
Informes de auditorías
Suscripción y seguimiento a Planes de Mejoramiento
Incremento en el impacto y la ocurrencia de los riesgos
Deficiencia en el seguimiento de controles existentes
Incumplimiento de objetivos institucionales, posibles hechos de corrupción 3 3
Moderado
Mapas de Riesgo por Proceso e Institucional
Acciones Preventivas 1 3
Moderad o
Elaboración de los riesgos acorde al Procedimiento establecido
Seguimiento a acciones preventivas
Mapa de Riesgos Institucional Registro y seguimiento de Acciones
Moderad o
Inoportunidad e Incumplimiento de disposiciones Generales y requerimientos externos
Deficiencias en el seguimiento a cronograma de presentación de informes y requerimientos externos
Posibles sanciones
3 4 Mayor
Planes de acción — Indicadores del Proceso.
1 4 Mayor
Realizar la medición a los indicadores establecidos en los planes de acción y procesos.
Informes establecidos en la norma.
f corvfr Mor cbe Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba
corlt redor le_ebe Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 4
contraloriadecordobe E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co
2016