mapa de procesos y flujos documentales …...secundarios, con el fin de establecer su permanencia en...

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE MÁLAGA

NIT: 890-205-229-1

MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS

DOCUMENTALES DE LOS PROCESOS

DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Proceso:

GESTIÓN ESTRATÉGICA

Código:

GE- PGD

Fecha:

30.11.18

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Calle 12 # 8-51 Plaza Institucional Teléfono: 6615339 - Código Postal: 682011

Correo electrónico: [email protected] Página Web: www.malaga-santander.gov.co

Elaboro: Dayron Higuera Soto - Contratista Archivo

Proyecto: Auly Medardo Jerez Flórez - SGGobierno

Reviso: Auly Medardo Jerez Flórez - SGGobierno

MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES DE LOS PROCESOS DE

GESTION DOCUMENTAL

1. INTRODUCCION

Según lo establecido y estipulado por el Archivo General de la Nación, nos aclara

que como tal no son instrumentos archivísticos, textualmente cita: “Aunque no son

instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son

herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos

archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones

entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de

gestión.” Por tanto, este instrumento no es más que el establecimiento de un puente

entre las funciones y los procesos.

2. GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE GESTION

DOCUMENTAL

Los procesos de Gestión Documental se encuentran establecidos en el artículo

2.8.2.5.9 del Decreto 1080 de 2015.

(…) ARTÍCULO 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:

a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

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d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). (…)

3. MARCO LEGAL

Decreto 2609 de 2012 – “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.” Artículo 8, Literal h

Decreto 1080 de 2015 – “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” Libro II, parte VIII, Título II, Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES

ARCHIVO CENTRAL- AC: En el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan



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frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias

oficinas y particulares en general

ARCHIVO DE GESTIÓN - AG: Comprende toda la documentación que es sometida

a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras

que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a

los asuntos iniciados

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN: es una entidad del orden nacional

adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del

Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro país

y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información

generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que

permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o

entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y

procesos archivísticos.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID: Herramienta

archivística utilizada para llevar control de la documentación – Inventarios

Documentales- de un área o entidad.

FLUJOS DOCUMENTALES: Son herramientas esenciales para la construcción de

los demás instrumentos archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la

descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión

general del sistema de gestión.

MAPAS DE PROCESOS: Instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto

2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de

la entidad estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás

instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones

entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión

(Archivo General de la Nación, 2018).

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS – PQRSD:

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades

por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El



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legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para

garantizar los derechos fundamentales.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD: Es un documento estratégico

de la gestión documental, en el cual se establecen las estrategias que permitan a

corto mediano y largo plazo la implementación y el mejoramiento de la prestación

de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas

específicos del proceso de gestión documental. El PGD está armonizado con los

otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional,

dando alcance y cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la

materia.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: Instrumento que permite la

clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico-funcional, e

indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración

documental por cada una de las agrupaciones documentales.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: Las Tablas de Valoración

Documental son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna

el tiempo de permanencia, así ́como su disposición final. Se elaboran para intervenir

los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

5. OBJETIVOS

5.1. OBJETIVO GENERAL

Proveer al Municipio de Málaga y su Administración una herramienta que permita

guiar a quienes desarrollan funciones y actividades enmarcadas dentro de los

procesos de la gestión documental

5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Describir los procesos que se desarrollan dentro de la gestión documental

Facilitar el proceso de gestión documental en el Municipio de Málaga-

Santander.



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Cumplir con la normatividad vigente aplicable en cuanto a gestión

documental.

6. MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES

Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto

2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de

la entidad estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás

instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones

entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión

(Archivo General de la Nación, 2018).

Estos permiten observar la relación entre funciones y dependencias dentro del flujo

documental, así como las responsabilidades y participaciones de las áreas en el

mismo.

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo

informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar,

estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en

diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean

rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de

paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden

variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos

creados por computadora que describen múltiples pasos y rutas. Si tomamos en

cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno de los

diagramas más comunes del mundo, usados por personas con y sin conocimiento

técnico en una variedad de campos.

El municipio de Málaga en cumplimiento a la normativa y directrices establecidas

por el Archivo General de la Nación, se permite establecer los procesos y

flujogramas que responden al proceso de gestión documental.



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6.1 SIMBOLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

ICONO NOMBRE DESCRIPCION CARACTERISTICAS

Inicio/Fin

Representa el inicio y el final del proceso en el diagrama.

Es el símbolo que muestra el inicio y el final del diagrama, no presenta documentos anexos.

Proceso

Representa una actividad que forma parte de un procedimiento en secuencia lógica.

Se obtiene un resultado, y lleva una secuencia lógica.

Subproceso

Representa un proceso que forma parte de otro y lleva actividades relacionadas entre sí.

Forma parte de un proceso guarda dependencia con este.

Condicional

Representa la condición de alguna actividad.

Permite tener dos opciones en el proceso, un sí, o un no, según la actividad que se condiciona.

Documento

Representa un documento que forma parte de una actividad específica.

Forma parte complementaria de una actividad, o en si mismo puede ser una parte del proceso.

Conector

Representa la secuencia lógica en el desarrollo del procedimiento.

Tiene salida e ingreso, nace en una actividad y conecta con la siguiente según el flujo de actividades.



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6.2 PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PARA EL MUNICIPIO DE

MALAGA-SANTANDER

6.2.1 FLUJO DOCUMENTAL DE PLANEACION

1. Objetivo: Establecer el proceso de planeacion documental partiendo de la necesidad de creacion de unidad documental.

2. Alcance: Desde la necesidad de creacion de unidades documentales para su uso que forman parte de una subserie, hasta su ingreso y registro dentro del sistema.

3. Recursos:

Herramienta software que corresponda a la necesidad específica. Puede ser Word, Writer o cualquier elemento de una suite ofimática o de desarrollo, o pieza de software (incluye ficheros ofimáticos, formatos, formularios físicos o electrónicos)

4. Responsables:

Cualquier dependencia con el apoyo de gestion documental

5. Desarrollo N° Descripcion de Actividades Responsables 1 Inicio 2 Necesidad de nueva unidad documental Dependencias 3 Estudio de viabilidad de creacion de unidad documental Control interno 4 Analisis y aprobacion de unidad documental Control Interno 5 Registro en el sistema de gestion Control Interno 6 Fin



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6. Diagrama de Flujo

6.2.2 FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCION

1. Objetivo: Establecer el proceso de produccion de un documento partiendo de la solicitud de informacion por parte de un usuario ante ventanilla unica.

2. Alcance: Desde la recepcion de una solictud escrita o verbal de informacion, la revision de la informacion solicitada, la proyeccion de la respuesta y su entrega final al usuario.

3. Recursos:

Herramienta software que se ajuste al tipo de documento Procedimientos o normatividad vigente Unidades de conservación Acceso a internet

4. Responsables: Cualquier dependencia con el apoyo de gestion documental



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5. Desarrollo

N° Descripcion de Actividades Responsables

1 Inicio

2 Recepcion de solicitud en ventanilla unica Ventanilla unica

3 Entrega a dependencia responsable de tramitar respuesta.

Ventanilla unica

4 Proyectar y tramitar respuesta Dependencia

5 Entrega a ventanilla unica para su direccionamiento ante el usuario

Dependencia

6 Registro y entrega de correspondencia a usuario Ventanilla unica

7 Fin




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6.2.3 FLUJO DOCUMENTAL DE GESTION Y TRÁMITE

1. Objetivo: Establecer el proceso de gestion y tramite de solicitudes por parte de los usuarios.

2. Alcance: Desde la recepcion de una solictud escrita o verbal de informacion,seguimiento y control de radicado de respuesta al ususario.

3. Recursos:

Herramienta software hace seguimiento de correspondencia Planilla de entrega de correspondencia Talento Humano

4. Responsables: Gestion documental

5. Desarrollo


1 Inicio

2 Recepcion de solicitud por parte del usuario Ventanilla Unica

3 Direccionamiento a dependencia encargada Ventanilla Unica

4 Revision constante de respuesta a requerimiento Ventanilla Unica

5 Entrega de respuesta a usuario Ventanilla Unica

6 Registro de entrega de respuesta a usuario Ventanilla Unica

7 Fin



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6. Diagrama de flujo

6.2.4 FLUJO DOCUMENTAL DE ORGANIZACION

1. Objetivo: Establecer los procesos de organización que se llevan a cabo en tres etapas difrentes; en el archivo de gestion, en el archivo central, y en los prestamos de documentacion.

2. Alcance: Desde el prestamo de un documento, hasta la organización en el archivo de gestion y la organización en el archivo central.

3. Recursos: Acceso a internet Manuales y guias para la gestion documental

4. Responsables: Dependencias Gestion documental

5. Desarrollo

Prestamo y consulta de archivos


1 Inicio

2 Recibir solicitud de consulta o prestamo de archivo Dependencia

3 Verificar que exista el archivo solicitado Dependencia

4 Verificar nivel de acceso Dependencia



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5 Si el archivo es accesible dejar separador de extraido y registrar prestamo.

Dependencia

6 Si no, negar consulta Dependencia

7 Verificar que sea devuelto el archivo Dependencia

8 Recibir y organizar carpeta Dependencia

9 Registrar devolucion Dependencia

10 Fin

Organización Archivo de Gestion

1 Inicio

2 Revisar documento generado, esta creado el expediente, o se debe crear.

Dependencia

3 Si el expediente esta creado se debe organizar documento y foliar.

Dependencia

4 Si no se crea expediente. Dependencia

5 Ubicar en lugar asignado Dependencia

6 Fin

Organización Archivo Central

1 Inicio

2 Revisar unidades transferidas Archivo Central

3 Asignar ubicación topografica Archivo Central

4 Ubicar unidades Archivo Central

5 Registrar FUID (Formato Unico de Inventario) Archivo Central

6 Fin



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6. Diagramas de Flujo

Préstamo y consulta de archivos

Organización archivo de gestión



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Organización archivo central

6.2.5 FLUJO DOCUMENTAL DE TRANSFERENCIA

1. Objetivo: Establecer el proceso de transferncias documentales, primarias y secundarias.

2. Alcance: Desde la elaboracion del cronograma de transferencias documentales hasta el diligenciamiento del formato unico de inventarios.

3. Recursos: Formato Único de inventarios Herramienta software que corresponda

4. Responsables: Gestion documental

5. Desarrollo

Transferencias primarias


1 Inicio

2 Revision cronograma de trasferencias Dependencia

3 Revisar expedientes proximos a ser transferidos Dependencia

4 Diligenciamiento de Formato Unico de Inventario Dependencia

5 Transferir Dependencia

6 Fin



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Transferencias Secundarias

1 Inicio

2 Identificar las tabas de valoracion Archivo Central

3 Preparar documentos de acuerdo a los parametros stablecidos

Archivo Central

4 Revisar que la documentacion se encuentre debidamente organizada

Archivo Central

5 Entregar a cosideracion del Comité Interno de Archivo el inventrio de documentos seleccionados para la transferencia secundaria

Archivo Central

6 Elaborar el acta de transferencia Archivo Central

7 Trasladar los documentos al archivo historico Archivo Central

8 Archivar acta de transferencia y actualizar base de datos del inventario documental

Archivo Central

9 Fin


Transferencias primarias



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Transferencias Secundarias

6.2.6 FLUJO DOCUMENTAL DE DISPOSICION

1. Objetivo: Establecer el proceso de disposicion final de los documentos.

2. Alcance: Desde la revision del ciclo vital de los documentos hasta su aplicación en la disposicion final de los documentos.

3. Recursos: Valoracion documental Normatividad vigente

4. Responsables: Gestion Documental Comité Interno de Archivo



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5. Desarrollo


1 Inicio

2 Verificacion tiempo de retencion Gestion Documental

3 Verificacion Valoracion de expediente Gestion Documental

4 Enlistar criterios a aplicar en el expediente Gestion Documental

5 Dejar a disposicion de comité interno de archivo Gestion Documental

6 Aplicar valoracion de disposicion final Gestion Documental

7 Fin


6.2.7 FLUJO DOCUMENTAL DE PRESERVACION A LARGO PLAZO

1. Objetivo: Establecer las actividades que determinan el proceso de presrvacion a argo plazo de los expedientes.

2. Alcance: Desde la revision del estado fisico de los expedientes hasta la aplicación de medidas correctivas para la preservacion de los mismos.



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3. Recursos: Fisicos Economicos

4. Responsables: Dependencias Gestion Documental

5. Desarrollo


1 Inicio

2 Revision estado fisico expedientes Dependencias / Gestion Documental

3 Aplcar medidas correctivas para su conservacion. Dependencias / Gestion Documental

4 Hacer seguimiento al cuidado fisico de los expedientes

Dependencias / Gestion Documental

5 Fin



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