manualsigef2007

SUBSECRETARIA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SIGEF INTEGRADOR WEB – 2007

MANUAL DEL USUARIO

Este documento es propiedad del Ministerio de Economía y Finanzas.

Manual de Usuario SIGEF Integrador WEB

CONTENIDO ........................................................................................................Página

1. INTRODUCCION ............................................................................................................ 2

1.1 Objetivo .................................................................................................................. 3

1.2 Fundamentos legales para la entrega al MEF de la información financiera ........... 4

1.3 Aplicación de la normativa y consolidación de la información ............................. 5

2. FUNCIONALIDAD DEL “SIGEF INTEGRADOR 2007” (SI – WEB 2007) ............................ 6

2.1 Ingreso al Directorio Institucional.......................................................................... 6

2.2 Bienvenidos al Directorio....................................................................................... 7

2.3 Acceso a la Aplicación ........................................................................................... 7

2.4 Descripción del Directorio Institucional ................................................................ 8

2.5 Ingreso de información......................................................................................... 11

3. ELABORACION DE ARCHIVOS PLANOS ..................................................................... 12

3.1 Existencia de información en libros de Excel....................................................... 12

3.2 Configuración del separador decimal en su PC.................................................... 13

3.3 Presupuesto inicial................................................................................................ 16

3.4 Asiento de apertura ............................................................................................... 20

3.5 Ejecución presupuestaria ...................................................................................... 23

3.6 Balance de comprobación (Sumas y Saldos)........................................................ 27

4. CARGAR ARCHIVOS PLANOS ..................................................................................... 30

4.1 Presupuesto inicial................................................................................................ 31

4.2 Asiento de apertura ............................................................................................... 35

4.3 Ejecución presupuestaria ...................................................................................... 38

4.4 Balance de comprobación..................................................................................... 41

5. DETALLE DE TRANSFERENCIAS ................................................................................ 44

6. CODIFICACION PRESUPUESTARIA ............................................................................ 51

6.1 Presupuesto General del Estado ........................................................................... 51

6.2 Presupuesto de gobiernos seccionales y empresas ............................................... 52

7. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS.................................................................. 54

8. SUPRESION DE PUNTOS EN CODIGOS ....................................................................... 54

1. INTRODUCCION

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Uno de los principales objetivos del Sistema de Administración Financiera (SAFI),

regido por el Ministerio de Economía y Finanzas, es obtener la agregación y

consolidación de la información contable y presupuestaria de las entidades del

Sector Público no Financiero, con la finalidad de conocer su situación financiera,

realizar la planificación, el seguimiento y evaluación de la administración de los

recursos públicos que efectúan y contar con los insumos necesarios para la

elaboración de estadísticas fiscales y las cuentas nacionales.

Para facilitar la agregación y consolidación de la información financiera, se

encuentra en vigencia el Acuerdo Ministerial No. 331, publicado en la Edición

Especial No. 2 del Registro Oficial del 30 de Enero de 2004 en donde consta la

Normativa del Sistema de Administración Financiera y con Acuerdo Ministerial No.

064, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 217 del 24 de febrero del

2006 se encuentra el Catálogo General de Cuentas y el Clasificador Presupuestario

de Ingresos y Gastos. Para coadyuvar al logro de los objetivos propuestos, el Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF) dispone del software denominado SIGEF Global, en el cual recibe

la información financiera institucional, contable y presupuestaria, para procesarla y

generar los reportes agregados y consolidados requeridos por los diferentes

usuarios.

Dentro del Sector Público no Financiero existen instituciones que disponen del

sistema SIGEF Institucional, utilizado para el procesamiento de su gestión

financiera; pero también hay otras que no lo tienen y por tanto utilizan cualquier

otro sistema informático o hasta procesos manuales, para el registro de sus

operaciones. Para rescatar la información financiera que producen las unas y las

otras, el Organismo Rector de las Finanzas Públicas a puesto a su disposición la

herramienta informática "SIGEF Integrador Web 2007" (SI-WEB 2007).

1.1 Objetivo El presente Manual tiene como finalidad instruir a los Contadores y Analistas de

Presupuesto de las Entidades del Sector Público no Financiero, respecto al

procedimiento a seguir para ingresar mensualmente al “SI-WEB 2007”, la siguiente

información:

• Balance de Comprobación de Sumas y Saldos a nivel de cuentas 1 y 2.

• Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos a nivel de Rubro o Item.

• Detalle de Transferencias recibidas y entregadas.

A más de la información mensual antes precisada, en el mes de Enero de cada año,

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se entregará al MEF la siguiente información con corte al 31 de Diciembre del año en

curso, con sus correspondientes notas aclaratorias, según NTCG 2.4.1.3:

• Balance de Comprobación “Acumulado” (8 columnas)

• Estado de Situación Financiera

• Estado de Resultados

• Estado de Flujo del Efectivo; y,

• Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos, las cédulas

presupuestarias de ingresos y gastos.

1.2 Fundamentos legales para la entrega al MEF de la información financiera

El Art. 97 de la Constitución Política de la República del Ecuador, dice: “Todos los

ciudadanos tendrán los siguientes deberes y responsabilidades, sin perjuicio de

otros previstos en esta Constitución y la ley:”; entre otros en su numeral 9,

señala: “Asumir las funciones públicas como un servicio a la colectividad, y rendir

cuentas a la sociedad y a la autoridad, conforme a la ley.”.

El Art. 120 de la “Suprema Ley” del Estado ecuatoriano prescribe: “No habrá

dignatario, autoridad, funcionario ni servidor público exento de responsabilidades

por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones.”.

El Art. 121 dispone: “Las normas para establecer la responsabilidad administrativa,

civil y penal por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos,

se aplicarán a los dignatarios, funcionarios y servidores de los organismos e

instituciones del Estado. Los dignatarios elegidos por votación popular, los delegados o representantes a

los cuerpos colegiados de las instituciones del Estado y los funcionarios y

servidores públicos en general, estarán sujetos a las sanciones establecidas por

comisión de delitos de peculado, cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito. La

acción para perseguirlos y las penas correspondientes serán imprescriptibles y, en

estos casos, los juicios se iniciarán y continuarán aun en ausencia de los

acusados. Estas normas también se aplicarán a quienes participen en estos

delitos, aunque no tengan las calidades antes señaladas; ellos serán sancionados

de acuerdo con su grado de responsabilidad.”.

Una de las formas de “rendir cuentas” a la sociedad y a la autoridad, es a

través de la entrega de la información financiera, que transparenta el cómo se

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han administrado y utilizado los “recursos públicos” puestos a la disposición de

los ciudadanos, al asumir funciones públicas.

El Art. 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado dispone:

“Contabilidad gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte del

sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer y mantener en cada

institución del Estado un sistema específico y único de contabilidad y de

información gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias,

patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad

generalmente aceptados aplicables al sector público, y que satisfaga los

requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de

conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de

Economía y Finanzas, o el que haga sus veces.”. El Art. 22 de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia

Fiscal prescribe: “De la provisión de información.- Las máximas autoridades de

cada entidad u organismo del sector público enviarán, mensualmente, dentro de

los 30 días del mes siguiente, al Ministerio de Economía y Finanzas, la

información presupuestaria, financiera y contable, de acuerdo con las normas

técnicas, expedidas por ese Portafolio. Además, remitirán trimestralmente la

información de la ejecución de sus planes operativos y de los planes de reducción

de la deuda, si fuere del caso, para fines de consolidación y divulgación.”.

Con dichos antecedentes constitucionales y legales resulta claro y preciso señalar

que la máxima autoridad de cada institución pública, es la principal responsable de

la entrega de la información financiera al MEF, la que debe producirse

mensualmente y de acuerdo con los principios y normas técnicas expedidas por

este Portafolio.

1.3 Aplicación de la normativa y consolidación de la información La información financiera producida en las entidades como resultado de la

aplicación de la normativa del SAFI, con cualquier sistema informático que

dispongan (incluido el SIGEF Institucional) o con procesos manuales, deberá

ingresarse al SI-WEB 2007 en el transcurso de los treinta días del mes siguiente

al cierre de cada período mensual; ésta corresponderá a la información

acumulada hasta el mes anterior. Por ninguna razón se diferirá dicho cierre bajo

el pretexto de realizar pagos o remitir aportes fiscales o transferencias en el mes

siguiente, correspondientes al periodo anterior, ya que dichas operaciones afectan

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invariablemente al mes en que se ejecutan.

2. FUNCIONALIDAD DEL “SIGEF INTEGRADOR WEB 2007” (SI – WEB 2007) La finalidad del SI–WEB 2007 es ingresar, mensualmente, la información financiera

producida en las instituciones, mediante la “carga” de los archivos planos

(.txt) del asiento de apertura, la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos,

los balances de comprobación de sumas y saldos, y “digitando” el detalle de las

transferencias recibidas y entregadas; reportes que sirven para alimentar al sistema

SIGEF Global.

2.1 Ingreso al Directorio Institucional

El acceso a la herramienta se logra ingresando al portal www.mef.gov.ec, en el cual

se observará la siguiente pantalla del Ministerio de Economía y Finanzas (Gráfico 1).

En esta página consta bajo el título “SIGEF, al hacer un clic en él se ingresa a la

pantalla de “Acceso a la Aplicación”.

Gráfico 1: Pantalla general del MEF

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http://www.mef.gov.ec/


2.2 Bienvenidos al Directorio

Pantalla que le proporciona datos generales del Ministerio de Economía y Finanzas y

del Proyecto Sigef, que le servirán para solicitar asistencia técnica, pantalla previa

antes de digitar el usuario y la clave.

Gráfico 2: Directorio Institucional

2.3 Acceso a la Aplicación

En la pantalla del Gráfico 3, el usuario digitará los códigos de usuario y la clave que

le ha proporcionado el “MEF” o solicítelo llamando al teléfono 1800-744333 de la

Coordinación de Gestión Financiera Pública, los que sólo deberá conocer el

personal autorizado y capacitado para utilizar la aplicación; luego se hará un clic

en “Entrar”.

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Gráfico 3: Acceso a la Aplicación

Cumplido el proceso descrito, se habilita la página “Directorio Institucional” (Gráfico

4), donde bajo del título “Aplicaciones” se halla el módulo informático “Integrador

2007”, Mensajería y Registro Institucional.

2.4 Descripción del Directorio Institucional

En la pantalla del gráfico 4, visualizamos 5 viñetas: Aplicaciones; Manuales y

Documentos; Consultas; Cambio de Clave; y Salir.

Gráfico 4: Directorio Institucional

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Con un clic en la viñeta Mensajería despliega la pantalla del Gráfico 5, la cual

contiene la Mensajería, que permite la comunicación directa del Usuario con el

Analista de Contabilidad Gubernamental encargado de la institución.

Gráfico 5: Mensajería

Al presionar el botón “Agregar” permite el ingreso de mensajes (Gráfico 6), en esta

pantalla se tiene la facilidad de escribir el título, la categoría y el mensaje, para

luego presionar el botón “Enviar y Regresar”, para remitir y recibir mensajes.

Gráfico 6: Mensajes

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La siguiente viñeta “Registro Institucional“ despliega las pantallas de los Gráficos

7 y 8, cuyas páginas sirven a efectos de ingresar información general de la

institución y de sus personeros, luego de lo cual se procederá a hacer un clic en el

botón “Guardar”.

Gráfico 7: Información general

De igual forma se ingresarán los datos requeridos en la viñeta “Contactos”, para

lo cual deberá presionarse previamente el botón “Añadir”.

Gráfico 8: Información de dignatarios, funcionarios y servidores

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Mientras no sean ingresados estos datos, no se habilitará la carpeta “Integrador

2007”, para la carga de archivos de información.

La siguiente viñeta despliega la pantalla del Gráfico 9 , que corresponde al

“Cambio de Clave”, que será utilizada para modificar, por parte del usuario, la clave

que se le hubiere asignado, lo cual ejercitará con el debido cuidado a efecto de no

olvidarla.

Gráfico 9: Cambio de clave

La última viñeta “Guardar”, nos permite gravar los cambios realizados y regresar a

la página principal del Ministerio.

2.5 Ingreso de información

El ingreso “mensual” de la información financiera al SI-WEB 2007, ocurre como se

mencionó antes, cargando archivos planos y digitando el detalle de

transferencias; para cargar o subir los archivos ( .txt) y digitar el detalle de

transferencias, se observarán los procedimientos descritos en los numerales 4 y 5

de este Manual.

El proceso para elaborar archivos (.txt) se detalla en el numeral 3 que sigue, para

guardar dichos archivos se recomienda crear dentro de la raíz (C:\) el directorio

o carpeta “Información 2007”; allí podrán ser fácilmente ubicados para subirlos al

SI-WEB, o se los copiará a un medio magnético en el caso de que no se disponga

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de internet en la institución y se deba acudir a algún lugar con el fin de alquilar el

servicio.

En el año 2007, la primera información a cargarse será la del Presupuesto Inicial: a) En el caso de las Instituciones del Gobierno Central, las Descentralizadas y

Autónomas y las de Seguridad Social, que constituyen el Presupuesto General

del Estado, sus presupuestos iniciales vienen ya “precargados” en el sistema

y debidamente cuadrados por fuentes de financiamiento; y,

b) Las instituciones del Régimen Seccional Autónomo y las Empresas Públicas lo

subirán mediante sus archivos txt. El siguiente paso será cargar el asiento de apertura o inicial y la información

contable y presupuestaria acumulada, correspondiente a cada mes que se informa

a partir de enero.

3. ELABORACION DE ARCHIVOS PLANOS

3.1 Existencia de información en libros de Excel Los funcionarios y/o los servidores de los entes públicos que disponen de sistemas

informáticos, requerirán a sus proveedores la emisión automática de los archivos

(.txt) para contar con ella y poder subirla al SI-WEB 2007, o en su defecto exigirán

que al menos se les permita bajarla a Excel, para proceder luego a convertirlos;

sea que los dispongan o los conviertan, ingresarán la información en la forma

indicada en el numeral 4.

En las instituciones que no disponen de sistemas informáticos, para iniciar el

proceso de elaboración de los archivos planos (.txt), la información contable y

presupuestaria deberá estar disponible en libros en Excel; la estructura y contenido

de la información se precisa a continuación, en los respectivos numerales de

instrucción.

Las columnas del libro de Excel que contienen conceptos y códigos (cuentas y

partidas), es indispensable se los formatee tipo texto, en cambio, los campos que

contiene valores monetarios, el formato será numérico; para hacerlo se elegirá en

el menú principal de Excel la opción “Formato”, en las opciones que se desprenden

“Celdas” y en la ventana de diálogo que aparece luego, elegir la categoría “Texto”

para el un caso y para el otro, la categoría “Número”, sin separador de miles y con

dos posiciones decimales.

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3.2 Configuración del separador decimal en su PC

La aplicación SI-WEB 2007 tiene una serie de controles y validaciones que deben

cumplirse para que los datos ingresados puedan ser guardados, entre los

principales comprueba que: los totales del Debe y Haber sean iguales; los códigos

de las cuentas de Nivel 1 ó 2 utilizadas existan en el Catálogo General de Cuentas;

las part idas en el clasificador presupuestario existan; las longitudes de las

partidas correspondan a lo indicado en el numeral 6; el Compromiso y el

Devengado no superen la Asignación Codificada, el número de columnas sea el

correcto en cada reporte; que la asignación inicial de Ingresos y Gastos sean

iguales; que cuadren el presupuesto por fuentes de financiamiento, etc.

Para optimizar el rendimiento del SI-WEB 2007, se debe configurar en su PC el

punto (.) como separador decimal y la coma (,) como separador de miles, para

hacerlo se seguirá el siguiente procedimiento. a) Hacer un clic en “Inicio”, para desprender el contenido del menú;

Gráfico 10: Inicio del proceso de Configuración de su PC

b) En el menú de Inicio elegir “Panel de Control” y hacer un clic;

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Gráfico 11: Menú Inicio

c) Como resultado de la acción anterior aparecen las categorías que constituyen

dicho panel, entre ellas elegir con un clic “Configuración regional”;

Gráfico 12: Categoría configuración regional

d) Como resultado de la elección anterior, se tendrá el gráfico 13, en el que hay

que elegir números y moneda;

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Gráfico 13: Selección de las viñetas “Números y Moneda”

e) En la opción de diálogo que se desprende luego de las selecciones

anteriores, modificar el cuadro de texto correspondiente a “Símbolo

decimal” con el punto (.) y en el de “Símbolo de separación de miles” con

la coma (,) y finalmente hacer clic en “Aceptar”, tanto en la opción de

números y moneda.

Gráfico 14: Modificar símbolos decimal y de separación de miles

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3.3 Presupuesto inicial Los presupuestos de las entidades que constituyen el Presupuesto General del

Estado se cargan automáticamente a la aplicación; las demás instituciones del

Sector Público no Financiero elaborarán el archivo plano (.txt) de sus presupuestos

iniciales y observarán el procedimiento de carga descrito en el numeral 4 de este

Manual.

A continuación y como ejemplo, con datos del ejercicio fiscal 2007, se elabora el

archivo plano del presupuesto inicial de una entidad del régimen seccional

autónomo, las que deberán cargar el archivo plano del presupuesto inicial.

En los municipios la estructura de la partida varía según se trate de ingresos o

gastos, como se explica en el numeral 6.2 de este Manual.

En la hoja de Excel, los campos necesarios para elaborar el archivo (.txt) del

presupuesto inicial de ingresos y gastos son 3: código de la partida presupuestaria,

denominación de la partida y los valores de la asignación inicial; para hacerlo se

seguirán los siguientes pasos:

a) Ubicar el presupuesto inicial de ingresos y gastos en el libro de Excel donde se

halle, el cual tendrá la estructura que se presenta en el Gráfico 15.

Gráfico 15: Presupuesto inicial institucional

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b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así (ver Gráfico 16): hacer

un clic en el vértice izquierdo de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la

izquierda de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionar el

icono “Copiar”; luego el icono “Nuevo”, en el cual, ubicándose en la primera fila

y columna se usará el icono “Pegar”.

Gráfico 16: Copia a un nuevo documento

-*

c) En la copia obtenida en el nuevo documento, eliminar las filas de

encabezamiento, totales, separaciones y las líneas, hasta que el archivo quede

como el Gráfico 17. verificar que no hayan filas ni columnas en blanco, que los

códigos de partidas no tengan puntos de separación (ver numeral 8); la columna

de valores (C), como se precisó en el numeral 3, debe configurarse usando la

opción Formato, Celdas, categoría Número, con dos decimales y sin separador de

miles (Observar diferencia entre los gráficos 16 y 17 en el contenido de la

columna (C). Se recomienda además, eliminar al menos 5 filas y columnas en

blanco, contiguas a la información;

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Gráfico 17: Eliminar elementos en el nuevo documento

d) En el menú principal elegir la opción “Archivo”, en ella “Guardar como”; al

hacerlo aparece la ventana de diálogo (Gráfico 18), en la que se seleccionará el

directorio “Información 2007”, que es donde se desea guardar el archivo plano,

se le dará el nombre que el usuario estime apropiado para su fácil identificación

(Presupuesto Inicial), luego en “Guardar como tipo”, elegir “Texto delimitado

por tabulaciones” y finalmente “Guardar”.

Gráfico 18: Definiciones para guardar el archivo plano

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e) Tras elegir el botón “Guardar” en la pantalla anterior, aparecen los siguientes

mensajes (Gráficos 19 y 20), en los que se utilizará los botones “Aceptar” y

“Si”, respectivamente.

Gráfico 19: Mensaje 1

Gráfico 20: Mensaje 2

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Finalmente para cerrar el nuevo documento que contiene el presupuesto inicial de

ingresos y gastos, que sirvió para elaborar el archivo plano en la forma descrita

hasta el Gráfico 20, se elegirá “Archivo” en el menú principal y luego la opción

“Cerrar”; al hacerlo aparecerá el mensaje que consta en el Gráfico 21, en el cual

deberá presionarse el botón “No” para salir.

Gráfico 21: Salir del nuevo libro de Excel

3.4 Asiento de apertura

Para elaborar el “archivo .txt” del asiento de apertura, los campos necesarios

son 5 : los 8 primeros dígitos fijos de las partidas presupuestarias, códigos de

cuentas, denominación de las mismas y los valores del Debe y Haber; para hacerlo

se observará el procedimiento que se detalla a continuación:

a) Ubicar este archivo en el libro de Excel donde se halle, el cual tendrá la

estructura que consta en el Gráfico 22.

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Gráfico 22: Asiento de apertura

b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así (ver Gráfico 23): hacer



icono “Copiar”; luego el icono “Nuevo”, en el cual ubicándose en la primera fila

y columna se usará el icono “Pegar”.


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c) En la copia obtenida en el nuevo documento, eliminar las filas de

encabezamiento, totales, separaciones y las líneas, hasta que el archivo

quede como en el Gráfico 24, agregando una columna al inicio que contenga

los 8 primeros dígitos fijos de la institución. Verificar que no hayan filas ni

columnas en blanco, que los códigos de cuentas no tengan puntos de

separación (ver numeral 8) y que las cuentas se hallen a los niveles 1 y 2, tal

como constan en el Catálogo General de Cuentas; las columnas de valores (D y

E), deben configurarse como se precisó en el numeral 3.

Gráfico 24: Agregar columna en el nuevo documento

d) En el menú principal elegir la opción “Archivo”, en ella “Guardar como”; al


directorio “Información 2007”, donde se desea guardar el archivo plano, le dará el

nombre que el usuario estime apropiado para su fácil identificación; luego en

“Guardar como tipo” al pie, elegir la opción “Texto delimitado por tabulaciones” y

finalmente “Guardar”; y,

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e) Tras elegir el botón “Guardar” en el paso anterior, aparecerán mensajes

similares a los referidos en los gráficos 19 y 20, a los que se responderá

“Aceptar” y “Sí”, respectivamente.

Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene el asiento de apertura, que

sirvió para elaborar el archivo plano en la forma descrita hasta el Gráfico 25, se

elegirá “Archivo” en el menú principal, luego la opción “Cerrar”; al hacerlo

aparecerá el mensaje similar al del Gráfico 21, en el cual deberá presionarse el

botón “No” para salir.

3.5 Ejecución presupuestaria

Como se puede observar en el Gráfico 26, los campos de la ejecución

presupuestaria de ingresos son 7: código de la partida, denominación, asignación

inicial, reformas, asignación codificada, devengado y saldo por devengar; en

cambio, los campos de la ejecución presupuestaria de gastos son 9: código de la

partida, denominación, asignación inicial, reformas, asignación codificada,

comprometido, saldo a comprometer, devengado y saldo por devengar.

Los dos reportes serán unificados en un sólo archivo de Excel, como paso previo

a la elaboración del archivo plano; para hacerlo se seguirán los siguientes pasos:

a) Ubicar el reporte que contenga las cédulas presupuestarias de ingresos y de

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gastos en el libro de Excel donde se hallen.

Gráfico 26: Cédula presupuestaria de ingresos y gastos

b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así, (ver Gráfico 27):

hacer un clic en el vértice izquierdo de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a

la izquierda de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionar

el icono “Copiar”, luego el icono “Nuevo”, en el cual ubicándose en la

primera fila y columna se usará el icono “Pegar”.


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c) En la copia obtenida eliminar en la cédula de ingresos la columna saldo por

devengar; al hacerlo se elimina también en la cédula de gastos la columna

saldo a comprometer; en ésta última eliminar también la columna saldo por

devengar.

d) En la cédula de ingresos copiar la columna “Devengado” a la columna ( G )

y en la columna ( F ) borrar el título y llenarla con ceros, como indica la flecha

del Gráfico 28.

Gráfico 28: Eliminar y aumentar campos en el nuevo documento

e) Eliminar filas de encabezamiento, totales, separaciones y suprimir las líneas de

división hasta que quede como en el Gráfico 29. Verificar que no hayan

filas ni columnas en blanco, que los códigos de las partidas no tengan puntos

de separación; las columnas de valores (D, E, F, G y H) deben configurarse

como se precisó en el numeral 3.

f) A la información de Ejecución Presupuestaria mensual, luego del campo

destinado a las partidas presupuestarias de Ingresos y Gastos, añadir una

columna destinada a precisar el período contable al que corresponde la

información a cargarse.

LA PARTE FIJA DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA ESTÁ CONSTITUIDA POR LOS PRIMEROS 8

DIGITOS DE LAS MISMAS.

PARA PRECISAR EL PERÍODO AL QUE CORRESPONDE LA INFORMACIÓN FINANCIERA SE UTILIZARÁ UN

DÍGITO DE ENERO HASTA SEPTIEMPRE (1/9) Y DOS DÍGITOS PARA LOS SIGUIENTES MESES (10, 11 Y

12).

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Gráfico 29: Eliminar y agregar elementos en el nuevo documento

g) En el menú principal elegir la opción “Archivo”, en ella “Guardar como”;

aparecerá la ventana de diálogo del Gráfico 30, donde se seleccionará el

directorio “Información 2007”, donde se desea guardar el archivo plano, se

le dará el nombre apropiado, luego en “Guardar como tipo” al pie, elegir la

opción “Texto delimitado por tabulaciones” y finalmente “Guardar”; y,


h) Tras elegir el botón “Guardar” en el paso anterior, aparecerán mensajes

similares a los referidos en los gráficos 19 y 2 0 , a los que se responderá

“Aceptar” y “Si”, respectivamente.

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Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene la ejecución

presupuestaria, que sirvió para elaborar el archivo plano en la forma descrita

hasta el Gráfico 30, se elegirá “Archivo” en el menú principal y luego la opción

“Cerrar”; al hacerlo aparecerá el mensaje similar al del Gráfico 21, en el cual

deberá presionarse el botón “No” para salir.

3.6 Balance de comprobación (Sumas y Saldos) Para elaborar el archivo ( .txt) del balance de comprobación, los campos

necesarios son: código y denominación de las cuentas, columnas Debe y Haber de

sumas y columnas Deudor y Acreedor de saldos; para hacerlo se observará el

siguiente procedimiento:

a) Ubicar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos en el libro de Excel

donde se halle, el cual deberá tener la estructura que aparece en el Gráfico 31;

Gráfico 31: Balance de comprobación

b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así, (ver Gráfico 32): hacer



icono “Copiar” y “Nuevo”, en el cual ubicándose en la primera celda se usará el

icono “Pegar”;

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c) En la copia obtenida en el nuevo documento eliminar filas y líneas, hasta que

quede el archivo como en el Gráfico 33. Verificar que no hayan filas ni columnas

en blanco, que los códigos de cuentas no tengan puntos de separación y que las

cuentas se hallen a los niveles 1 y 2, tal como constan en el Catálogo General

de Cuentas; las columnas de valores (E, F, G, y H), deben configurarse como

se precisó en el numeral 3.

d) Al Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, al inicio añadir dos columnas:

• Una destinada a precisar la “Parte Fija” de la Partida Presupuestaria que

corresponde a la institución.

• La otra para indicar el período al que corresponde la información contable.

LA PARTE FIJA DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA ESTÁ CONSTITUIDA POR LOS PRIMEROS 8

DIGITOS DE LAS MISMAS.

PARA PRECISAR EL PERÍODO AL QUE CORRESPONDE LA INFORMACIÓN FIANCIERA SE UTILIZARÁ UN

DÍGITO DE ENERO HASTA SEPTIEMPRE (1/9) Y DOS DÍGITOS PARA LOS SIGUIENTES MESES (10, 11 Y

12).

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Gráfico 33: Agregar columnas y eliminar datos en el nuevo documento

e) En el menú principal elegir la opción “Archivo”, en ella “Guardar como”; al


directorio “Información 2007”, donde se desea guardar el archivo plano, se le

dará el nombre apropiado, luego en “Guardar como tipo” al pie, la opción

“Texto delimitado por tabulaciones” y finalmente “Guardar”; y,


f) Tras elegir el botón “Guardar” en el paso anterior, aparecerán mensajes

similares a los referidos en los gráficos 1 9 y 2 0 , a los que se responderá

“Aceptar” y “Si”, respectivamente.

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Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene el balance de

comprobación de sumas y saldos, que sirvió para elaborar el archivo plano en la

forma descrita hasta el gráfico anterior, se elegirá “Archivo” en el menú principal

y luego la opción “Cerrar”; al hacerlo aparecerá el mensaje similar al del Gráfico

21, en el cual deberá presionarse el botón “No” para salir.

4. CARGAR ARCHIVOS PLANOS

Al entrar al sistema y luego de digitar los datos de identificación indicados en el

numeral 2.2 de éste Manual, el SI–WEB muestra la pantalla del Gráfico 35, el cual

reportará en los recuadros de los diferentes meses, qué información ha sido

ingresada y las novedades que presenta, para lo que se utilizan las siglas

constantes al pie de la pantalla (B, S, X), donde también constan sus significados;

al ingresar por primera vez, se hallarán los recuadros “vacíos” y los mensajes en

rojo, salvo en el caso de las instituciones que conforman el Presupuesto General

del Estado, en las cuales aparecerá una “B” en la casilla del presupuesto inicial,

por la carga automática referida en el numeral 3.3.

En el recuadro de Estado, la letra A significa abierto y la C cerrado el período;

en el recuadro Sobregiro se hallará la letra S en rojo o la N, según exista o no

sobregiros en partidas de gastos.

Gráfico 35: Pantalla inicial del SI-WEB

30


4.1 Presupuesto inicial

En las entidades que integran el Presupuesto General del Estado, el presupuesto

inicial ha sido cargado automáticamente, lo cual se puede verificar entrando a

la aplicación y presionando el botón “Control”, en la pantalla del Gráfico 36 que

indica tal hecho.

Gráfico 36: Presupuesto inicial precargado

En las instituciones fuera del Presupuesto General del Estado, se observará el

siguiente procedimiento para “cargar” el presupuesto inicial:

a) Se dará un clic sobre el botón que contiene el título “Presupuesto”, como

resultado aparecerá la siguiente pantalla:

31


Gráfico 37: Carga del presupuesto inicial

b) Obtenido el archivo plano del presupuesto inicial, según 3.3, se hará un clic en el

botón “Examinar” que está al pie de la página, para seleccionar el archivo a

cargar;

c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerá la ventana de diálogo que

consta en el Gráfico 38, en la que en “Buscar en” se presionará el botón (▼)

para desplegar su contenido y ubicar el directorio “Información 2007”, donde

el usuario guardó el archivo plano del presupuesto inicial; al ubicarlo hará un

clic en el y luego en el botón “Abrir”;

Gráfico 38: Ubicación del archivo

32


d) Al hacerlo el cuadro de texto que ésta al lado izquierdo del botón “Examinar” se

llenará con el nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indica en

el Gráfico 39; y,

Gráfico 39: Ubicación en “Examinar” del archivo a cargar

e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botón “Cargar”; como resultado de ésta

acción, en la parte inferior de la pantalla (Gráfico 40) aparecerá un listado con

los datos cargados, los cuales estarán totalizados y se podrá observar 10 filas

por página, pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clic en el

número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá mirar un número mayor de

datos, usando la opción “Registros por Página” y usar los ascensores vertical y

horizontal.

Gráfico 40: Datos cargados por página

33


Ubicando el cursor en los títulos: Partida, Nombre de la Partida e Inicial de la

información cargada y si se presiona en alguno de ellos, se obtendrá un

ordenamiento de los datos en forma ascendente o descendente.

De producirse algún error en la carga de algún archivo plano, cualquiera sea este

(4.1, 4.2, 4.3 y 4.4), el sistema desplegará mensajes en color rojo en la parte

inferior de la pantalla, los cuales deberán corregirse en el archivo de Excel para

repetir el proceso de carga, pues el SI-WEB no permite realizar modificaciones

directamente en la pantalla.

Gráfico 41: Bajar a Excel los datos cargados

Los datos subidos al SI-WEB pueden ser bajados a una hoja de Excel por los

usuarios, observar en el Gráfico 42; para ello presionará el botón “Abrir en Excel”

que está en la parte inferior derecha de la pantalla y podrán guardarla en una hoja

de Excel, para fines de comprobación.

Gráfico 42: Presupuesto cargado y abierto en Excel

34


4.2 Asiento de apertura Para cargar el archivo plano del asiento de apertura se procederá así: a) Se dará un clic sobre el recuadro que contiene el título “Contabilidad”, como

resultado aparecerá la siguiente pantalla:

Gráfico 43: Carga del asiento de apertura

b) Obtenido el archivo plano del asiento de apertura, según 3.4, se hará un

clic en el botón “Examinar” que está al pie de la página, para seleccionar el

archivo a cargar;


consta en el Gráfico 44, en la que en “Buscar en” se presionará el botón

(▼) para desplegar su contenido y ubicar el directorio “Información 2007”

donde el usuario guardó el archivo plano del asiento de apertura; al ubicarlo

hará un clic en el y luego en el botón “Abrir”;


35



llenará con el nombre del directorio y archivo seleccionado, como se indica en el

Gráfico 45; y,






número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá mirar un número mayor de

datos, eligiendo la opción “Registros por Página” y usar los ascensores vertical y

horizontal. Gráfico 46: Datos cargados por página

36


Ubicando el cursor en los títulos: Cuenta, Nombre de la Cuenta, Debe y Haber

de la información cargada y si se presiona en alguno de ellos, se obtendrá un

ordenamiento de los datos en forma ascendente o descendente.

Nótese en el asiento de apertura que los valores monetarios sólo pueden constar

en la columna del Debe o el Haber, según corresponda al saldo de las cuentas;

no podrán cargarse valores con signo negativo. Si en el Debe consta un valor, en

el Haber constará 0.00 y viceversa; consecuentemente, ninguna fila estará en

blanco.

Una vez realizada la carga de la información del presupuesto inicial y del

asiento de apertura, es decir terminado el proceso de carga de datos iniciales, se

hará un clic en el recuadro del título “Control”, lo que permitirá conocer algunos

datos y efectuar la impresión de la página del Gráfico 47, en la que para enviar la

información y habilitar el siguiente periodo, se presionará el botón “Cerrar

Período”, lo cual permitirá remitir la información que ha sido subida y habilitará el

sistema para proceder a subir la información del siguiente período.

Gráfico 47: Pantalla de cierre y cambio de período

37


A más de la información del presupuesto inicial y el asiento de apertura,

cargada en la forma indicada en los numerales 4.1 y 4.2, mensualmente deberá

subirse la ejecución presupuestaria, los balances de comprobación de “sumas” y

“saldos” y las transferencias recibidas y entregadas debidamente detalladas, de

Enero a Diciembre, para lo cual se observarán similares procedimientos a los

descritos anteriormente. 4.3 Ejecución presupuestaria

Para cargar la ejecución presupuestaria se debe seguir: a) Se dará un clic sobre el recuadro que contiene el título “Presupuesto”, como

resultado aparecerá la pantalla del Gráfico 48;

b) Obtenido el archivo plano de la ejecución presupuestaria, según 3.5, se hará un

clic en el botón “Examinar”, para seleccionar el archivo a cargar;

Gráfico 48: Carga de la ejecución presupuestaria


consta en el Gráfico 4 9 en la que la opción “Buscar en” se presionará el

botón (▼) para desplegar su contenido y ubicar el directorio “Información

2007” donde el usuario guardó el archivo plano de la ejecución presupuestaria

del mes de Enero; al ubicarlo hará un clic en el y luego en el botón “Abrir”;

38




llenará con el nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indica en

el Gráfico 50; Gráfico 50: Ubicación en “Examinar” del archivo a cargar




por página, pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clic en

el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrá mirar un número mayor

de datos, eligiendo la opción “Registros por página” y usar las barras de

desplazamiento vertical y horizontal.

39



En caso de que eventualmente se susciten sobregiros se los podrá identificar

fácilmente, pues constarán dentro del detalle y en la nota al pie, con color rojo,

lo que advertirá respecto a que ese problema amerita una inmediata solución,

a través del trámite y aprobación de las reformas presupuestarias necesarias. Con

los ascensores vertical y horizontal se podrá desplazar de un lado a otro, para

observar el contenido del detalle de la carga realizada.

Al hacer un clic en el botón “Control”, en la pantalla se observará que la

ejecución presupuestaria del mes de Enero ha sido subida; si esta ha tenido

sobregiros, es decir, se ha “devengado” valores mayores que la asignación codificada

en ingresos y/o en gastos.

Luego, sin cerrar el período, se presionará el botón “Contabilidad” para

continuar con el proceso.

40


Gráfico 52: Ejecución presupuestaria subida

4.4 Balance de comprobación Para cargar el archivo plano del balance de comprobación se procederá así:

a) Se dará un clic en el botón “Contabilidad”, como resultado aparecerá

la siguiente pantalla:

Gráfico 53: Carga del Balance de Comprobación

41


b) Obtenido el archivo plano del balance de comprobación de sumas y saldos,

según 3.6, se hará un clic en el botón “Examinar” que está al pie de la

página, para seleccionar el archivo a cargar;


consta en el Gráfico 54, en la que la opción “Buscar en” se presionará el

botón (▼) para desplegar su contenido y ubicar el directorio “Información

2007” donde el usuario guardó el archivo plano del balance de comprobación

de sumas y saldos; al ubicarlo hará un clic en el y luego en el botón “Abrir”;


d) Al hacerlo, el cuadro de texto que ésta al lado izquierdo del botón “Examinar”

se llenará con el nombre del directorio y archivos seleccionados, como se indica

en Gráfico 55, y,


42






número secuencial de ellas (1 2 3 etc.) o podrá mirar un número mayor de

datos, eligiendo la opción “Registros por página” y usar los ascensores vertical y

horizontal.


Ubicando el cursor en los títulos: Cuenta, Nombre de la Cuenta, Sumas Debe,

Sumas Haber, Saldo Deudor y Saldo Acreedor de la información cargada y se

presiona en alguno de ellos, se obtendrá un ordenamiento de los datos en forma

ascendente o descendente.

Al terminar la carga del balance de comprobación de sumas y saldos,

automáticamente se activa el recuadro con el título “Detalle de Transferencias”,

en el cual se ingresarán “digitando” los datos precisados en el numeral 5 de este

Manual.

43


5. DETALLE DE TRANSFERENCIAS

Corresponde al detalle de aportes y transferencias corrientes y de capital

“recibidos” o “entregados” por la Institución, en los cuales aparece como

“Auxiliar” una entidad del Sector Público no Financiero, entre las que estará la

Subsecretaría del Tesoro Nacional. Las cuentas en las cuales se registra el

“devengado” de este tipo de movimientos son las Cuentas por Cobrar y por Pagar

que constan a continuación:

11315 Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal Corriente 11325 Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal de Capital 11318 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones Corrientes 11328 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones de Capital 21358 Cuentas por Pagar Transferencias Corrientes 21378 Cuentas por Pagar Transferencias de Inversión 21388 Cuentas por Pagar Transferencias de Capital

La lista de "auxiliares" está disponible sólo para las transacciones ocurridas

con las cuentas desde la 11318 hasta la 21388 del listado anterior y permite

identificar a las entidades de las que se ha recibido o a las que se ha

entregado transferencias; de no encontrarse la institución requerida en la lista, se

seleccionará “Otros”.

La lista antes mencionada no está habilitada para las dos primeras cuentas

(11315 y 11325), porque el único “Auxiliar” que ellas tienen es el Tesoro Nacional

y su relación ya está preestablecida.

Gráfico 57: Detalle de transferencias

44


Haciendo un clic en el botón “Detalle de Transferencias”, automáticamente

aparecerán señaladas con un punto a la izquierda (•) las cuentas que han tenido

movimiento en el transcurso del periodo al que corresponde el Balance de

Comprobación subido en el numeral anterior; las cuentas “activadas” podrán ser

una o varias.

En e l SI–WEB 2007 se ingresarán, de uno en uno, los flujos deudores y

acreedores de cada cuenta marcada con el punto; para ingresar la información

se dará un clic en el botón “Añadir”, al hacerlo aparecerán una fila de cuadros de

texto en los que “se digitará” el día, número de asiento, valor del Debe y/o del

Haber, con los que se registraron contablemente “todas y cada una” de las

transferencias recibidas y entregadas por la institución, correspondientes al

período que se informa, hasta que cuadren con los valores que constan en las

casillas “Total Flujos” y se identificarán a los remitentes o destinatarios de aquellas

en la casilla “Auxiliar”.

Gráfico 58: Ingreso de transferencias del periodo

45


No deberán ingresarse valores por la suma de dos o más transferencias, aún

cuando contablemente se las hubiere agregado y registrado en un sólo asiento; el

requerimiento es detallarlas una por una. De haberse descontado algún fideicomiso,

de alguna transferencia, el valor a ingresarse será el total, no la diferencia

resultante.

Luego de digitar los datos de una fila: día (≥ 1 ≤ 31), número de asiento,

valores del Debe y Haber y de ubicar el “Auxiliar” del remitente o destinatario de

la transferencia, pulsar nuevamente el botón “Añadir” para ingresar más registros.

Si se requiriera borrar algún registro, ingresado con error, se marcará la casilla

de la derecha de la línea respectiva y se presionará el botón “Grabar”.

Se procederá en la forma indicada en el inciso anterior, sucesivamente, hasta que

la suma de las transferencias individualmente ingresadas, sea igual al “Total

Flujos” Debe y Haber de cada cuenta activada; luego se presionará el botón

“Grabar”. Al hacerlo aparecerá la sumatoria de los valores ingresados (Gráfico 58),

momento en que deberá continuarse con el detalle correspondiente a otra cuenta

activada, en caso de haberlo.

Realizada la carga de la ejecución presupuestaria, el balance de comprobación de

sumas y saldos y el ingreso del detalle de transferencias del período, se hará un

clic en el botón con el título “Control”, consecuencia de lo cual aparecerá la

pantalla del Gráfico 59, en la cual el usuario podrá:

a) Imprimir la página, previa configuración en sentido horizontal; b) Conocer a qué período corresponde la última información ingresada al SI WEB

2007;

c) El estado en que se halla ( A ) = Abierto o ( C ) = Cerrado;

d) Las novedades que reporta la información subida (B, S, X) y los mensajes de

error si se ha incurrido en alguno (al pie de la página y con rojo);

e) Cerrar el período para enviar la información subida y posibilitar la carga

de la correspondiente al siguiente período; y,

f) Probar a las autoridades la fecha en que subió la información, para evitar las

imposición de sanciones que le pudieran devenir por incumplimiento en la

entrega “oportuna” de la información; no así respecto de la “confiabilidad” de

su contenido, que será materia de validación por parte del analista del

Ministerio de Economía y Finanzas, responsable de la respectiva institución,

quien le comunicará las novedades e inconsistencias determinadas, caso de

46


haberlas, para que sean corregidas en el mes correspondiente al día en que

se produzca la notificación.

De no producirse las rectificaciones, la Subsecretaría de Contabilidad

Gubernamental tramitará las sanciones que correspondan, según la gravedad de las

faltas cometidas, ante la Subsecretaría de Tesorería de la Nación para la

suspensión de transferencias o aportes fiscales o ante la Contraloría General del

Estado, a través del Titular del Ministerio, para la imposición de sanciones

administrativas, pecuniarias, civiles y/o penales, según lo determine tras sus

actuaciones el Organismo Superior de Control.

Gráfico 59: Información ingresada y estado

Una vez concluido el proceso de carga de los archivos planos y la digitación

de las transferencias correspondientes al mes de Enero, el usuario hará un clic

en el botón “Control”; en la pantalla que aparece (Gráfico 59), el período señala

Enero y el estado está abierto ( A ), para enviar la información cargada y

habilitar el siguiente período se hará un clic en “Cerrar Período”.

La pantalla anterior variará habilitando el siguiente período, en este caso

Febrero, cuyo estado estará abierto ( A ); si se escoge en período el mes de

Enero y se ubica en cualquiera de las viñetas (Presupuesto, Contabilidad y

Control), se verá que el período estará en estado cerrado ( C ), como indica la

pantalla del Gráfico 60.

47


Gráfico 60: Información del mes anterior en estado cerrado

Cada vez que el usuario concluya el proceso de carga de la información mensual,

hará un clic en el botón “Control” e imprimirá la pantalla (Gráfico 61),

configurándola en sentido horizontal, lo que le servirá para evidenciar que

cumplió, en fecha y hora, con la carga, ingreso y envío de la información y la

adjuntará a los reportes financieros obligatorios que producirá mensualmente al

último nivel de desagregación, para fines de gestión interna y de auditoria; dichos

reportes son: Balance de Comprobación Acumulado (8 columnas); Estado de

Resultados; Estado de Situación Financiera; Estado de Flujo del Efectivo; Estado de

Ejecución Presupuestaria y Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos.

Gráfico 61: Impresión de la pantalla “Control”

48


Como se pudo observar en el Gráfico 61, constan las fechas en que el

usuario ha cumplido con su obligación de enviar la información financiera vía SI-

WEB 2007.

Dependiendo del contenido de la información cargada, pueden también existir

mensajes como el que consta en el siguiente gráfico.

Gráfico 62: Cambio de período y mensajes

Su información se ha receptado sobregirada, es indispensable solucionar este problema pues su institución se expone a las sanciones legales vigentes GENERANDO ARCHIVOS PLANOS El periodo ENERO ha sido cerrado con éxito con fecha 15 Mar. 2007 12:47:42 PM

Para abandonar la página presionará el botón “Salir”; posteriormente cada mes,

volverá a repetir los procedimientos señalados en los numerales anteriores.

El sistema permitirá cargar la información presupuestaria con sobregiros en

partidas de ingresos y/o gastos; pero es imprescindible que, para cargar la

información de los siguientes períodos, se tramite y obtenga, las reformas

presupuestarias necesarias ante la autoridad correspondiente, caso contrario

quedarán latentes los ilícitos cometidos, que constituyen transgresiones a lo

prescrito, entre otras disposiciones legales, a lo constante en los artículos 40, 50

y 52 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, los artículos 4, 10

49


y 33 de la Ley de Presupuestos del Sector Público y el artículo 41 de la Ley

Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal, quedando

expuestos a las sanciones de Ley.

Los sobregiros en ingresos serán siempre deseables en tanto y en cuanto

obedezcan al mejoramiento de la gestión institucional, que redunde en la

consecución de fondos de autogestión por encima de las previsiones realizadas;

no obstante, deberán ser solucionados a fin de que puedan ser utilizados, ya que

está prohibido por la Ley usarlos en forma extra presupuestaria.

Si se desea mirar la información correspondiente a meses pasados, basta hacer un

clic en el botón (▼) del recuadro “Período” y elegir el que se desea; al hacerlo se

observará en el cuadro de texto de “Estado”, que cada período anterior se halla

cerrado ( C ), como se evidencia en el Gráfico 63 y la información contenida se la

podrá observar a través del uso de los ascensores.

Gráfico 63: Observación de información de períodos anteriores

50


De no subir la información por alguna causa no definida por el usuario, para

obtener la asistencia técnica necesaria, se comunicará del particular a la

Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, utilizando la mensajería de que

trata el numeral 2.3 de este Manual o marcando al teléfono 022523232, o a l a

Coordinación de Gestión Financiera Pública, llamando al teléfono 1800-744333 .

6. CODIFICACION PRESUPUESTARIA

La partida presupuestaria está constituida por un conjunto de campos que se

utilizan para ordenar la información presupuestaria de ingresos y gastos, su

extensión depende del tipo de entidad de que se trate, si conforman el Presupuesto

General del Estado o disponen de presupuestos independientes de dicho ámbito

(entidades del régimen seccional autónomo y empresas del Estado); en cualquier

caso, la extensión debe constar completa en los reportes de ejecución (Cédulas

Presupuestarias).

6.1 Presupuesto General del Estado

Dentro del Presupuesto General del Estado, las partidas están subdivididas en una

parte fija y otra variable; la parte fija comprende los 3 primeros campos constituidos

por 8 dígitos tanto en los ingresos como en los gastos; la parte variable es diferente

en extensión para los dos elementos presupuestarios (ingresos y gastos).

Las partidas de ingresos tienen 18 dígitos y comprenden los siguientes campos:

Tipo de presupuesto : 1 dígito

Parte fija (8) Institución : 3 dígitos

Unidad ejecutora : 4 dígitos Clasificador : 6 dígitos Distribuidor : 3 dígitos Parte variable (10) Fuente de financiamiento : 1 dígito Ejemplo: X XXX XXXX XXXXXX XXX X = 18 dígitos 8 Parte fija 10 Parte variable Concepto___________ 11700000 1101010005 A la renta global

51


Las partidas de gastos tienen 28 dígitos y una posición alfabética, los campos son:


Institución : 3 dígitos Parte fija (8)

Unidad Ejecutora : 4 dígitos

Actividad o función : 4 posiciones 1 alfabética y 3 dígitos

Proyecto : 3 dígitos

Provincia : 2 dígitos

Cantón : 2 dígitos

Clasificador : 6 dígitos

Distribuidor : 3 dígitos

Parte variable (21)

Fuente de financiamiento : 1 dígito

Ejemplo:

X XXX XXXX XXXX XXX XX XX XXXXXX XXX X = 28 dígitos y 1 alfabético 8 Parte fija 21 Parte variable Concepto______ 11700000 A10000017015101050000 Remuneraciones Unificadas 21660000 G40000009019600000005 Amortización Deuda Pública 10000000 A30090615008801040013 Al Banco del Estado, Crédito

En el caso de instituciones que conforman el Presupuesto General del Estado, los

datos del presupuesto inicial (partidas, conceptos y asignaciones), serán cargados

automáticamente por el sistema; excepto en los años en que dicho

presupuesto sea aprobado el 28 de Febrero del año para el cual va a regir, como

ocurrirá en los años que coincidan con la posesión del Presidente de la República.

6.2 Presupuesto de gobiernos seccionales y empresas Para las entidades del régimen seccional autónomo y para las empresas

públicas, los campos destinados a la parte fija de la partida es similar a la

utilizada en el Presupuesto General del Estado, pero difiere en cuanto a la parte

variable, como se indica a continuación:

Las partidas de ingresos tienen 15 dígitos y comprenden los siguientes campos:


Institución : 3 dígitos

Unidad ejecutora : 4 dígitos

Parte fija (8)

52


Clasificador : 6 dígitos

Parte variable (7) Fuente de financiamiento : 1 dígito Ejemplos:

X XXX XXXX XXXXXX X = 15 dígitos

8 Parte fija 7 Parte variable Concepto_______________

67100000 1102011 A los predios urbanos

67100000 2801010 Del Gobierno Central

46040000 1402021 Industriales

Las partidas de gastos tienen 17 dígitos, los campos son:


Institución : 3 dígitos

Unidad ejecutora : 4 dígitos

Parte fija (8)

Función : 1 dígito

Programa : 1 dígito

Clasificador : 6 dígitos Parte variable (9)

Fuente de financiamiento : 1 dígito

Ejemplos:

X XXX XXXX X X XXXXXX X = 17 dígitos

8 Parte fija 9 Parte variable Concepto____________

67100000 145101050 Remuneración Unificada

67100000 145106020 Fondo de reserva

Si la entidad del gobierno seccional autónomo o la empresa del Estado no hubiere

definido el uso de los campos de función, programa y fuente de financiamiento, en

sus partidas de gastos, usará el dígito ( 9 ) en esas posiciones, como se indica a

continuación:

67250000 995101069 Salarios Unificados

El primer dígito de la partida presupuestaria identifica al tipo de presupuesto,

existen las siguientes posibilidades:

1 Entidades del Gobierno Central 2 Entidades descentralizadas y autónomas 3 Entidades de seguridad social 4 Empresas públicas 5 Entidades financieras públicas 6 Entidades del régimen seccional autónomo

53


La última posición identifica la fuente de financiamiento, con las siguientes

especificaciones:

0 Recursos fiscales 1 Recursos de autogestión 2 Recursos provenientes de créditos externos 3 Recursos provenientes de créditos internos 4 Contrapartes locales de créditos 5 Ingresos predestinados a un fin específico (Recursos preasignados) 7 Recursos no reembolsables (Donaciones y asistencia técnica)

Para los demás campos, existen catálogos específicos estructurados por la

Subsecretaría de Presupuestos que pueden ser consultados llamando al teléfono

1800-744333 o en el portal www.mef.gov.ec .

7. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS El sistema ha sido construido en lenguaje de programación Java, con páginas JSP

(Java Server Pages) dado que es un sistema orientado al Web; por tanto, para

su normal funcionamiento se requiere el siguiente perfil de hardware como mínimo:

a) Procesador Intel Pentium o equivalente, que ejecute Windows 95, 98, 2000,

Windows XP o Windows NT; b) 32 MB de RAM de memoria de acceso aleatorio; c) Conexión a Internet; y, d) Monitor de color con capacidad de mostrar una resolución de 1024x768 píxeles. Por ser orientado al Web, se necesita un Browser; el recomendado es Microsoft

Internet Explorer al menos en su versión 5.5.

8. SUPRESION DE PUNTOS EN CODIGOS Para la elaboración de archivos planos, los reportes financieros en excel deben

cumplir varios requisitos, entre ellos, que los códigos de cuentas y partidas no

tengan puntos de separación; en caso de tenerlos, se los eliminará como se describe

a continuación:

54

http://www.mef.gov.ec/


a) Seleccionar la columna C, que contiene los códigos con puntos de separación;

Gráfico 64: Selección de columna de códigos

b) Elegir “Edición” en el menú principal y luego escoger la opción “Reemplazar”;

Gráfico 65: Opción reemplazar

c) Al hacer un clic en “Reemplazar”, aparecerá la ventana de diálogo

correspondiente, en la que en el cuadro de texto “Buscar” se digitará el

signo de puntuación que se desea eliminar y en el cuadro de texto

“Reemplazar con” se dejará en blanco; finalmente se presionará el botón

“Reemplazar todos”;y,

55


Gráfico 66: Opción “Reemplazar”

d) El resultado obtenido será que se eliminaron los puntos dentro de la columna

seleccionada, como se observa en el Gráfico 67.

Gráfico 67: Resultado de la eliminación de puntos

56

manualsigef2007

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