manuales_procedimientos

8/8/2019 Manuales_Procedimientos

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Dr. GUSTAVO GARCA DE PAREDESRector Magnfico

Dr. JUSTO MEDRANOVicerrector Acadmico

Dra. BETTY ANN ROWE DE CATSAMBANISVicerrectora De Investigacin y Postgrado

Dr. CARLOS BRANDARIZVicerrector Administrativo

Ing. ELDIS BARNESVicerrector de Asuntos Estudiantiles

Mgter. MARA DEL CARMEN T. DE BENAVIDESVicerrectora de Extensin

Dr. MIGUEL NGEL CANDANEDO

Secretario General

Mgter. LUIS POSSODirector de Centros Regionales y Extensiones Universitarias


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Dr. Enrique Lau CortsDirector General

Mgter. J. Gina RomnSubdirectora de Planificacin

Mgter. Abril Ch. de MndezSubdirectora de Evaluacin

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Prof. Csar A. Contreras F., C.P.A.Jefe de Planificacin Administrativa

Licda. Erika P. Jimnez B.Planificadora

Mgter. Patricia Arjona S.Planificadora

Licda. Johana Sols RodrguezDiseo Grfico

Profesora Kiria LamCorreccin y Estilo


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INDICE

PRESENTACINi

INTRODUCCINii

I. Objetivo................ 7

II. Base Normativa...... 8

1. Constitucin Poltica de la Repblica de Panam............ 8

2. Normas de Control Interno para la Repblica de Panam.................. 8

3. Ley N 24 Orgnica de la Universidad de Panam............... 8

4. Manual de Organizacin y Funciones de la Universidad de Panam............ 8

III. Gua para la elaboracin del Manual de Procedimientos................ 9

A. Concepto................................................................................................................... 9

A.1. Anlisis y diseo de procedimientos............ 10

1. Delimitacin del Procedimiento. 10

2. Recoleccin de la Informacin.. 10

a. Investigacin documental........................ 11b. Entrevista directa.... 11

c. Observacin de campo... 11

3. Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento.... 11

4. Anlisis del Procedimiento. 12

B. Elementos que integran el manual.... 13

Identificacin.. 13

ndice...... 15

a. Introduccin...... 16

b. Objetivo (s) del Manual 17

c. Desarrollo de los Procedimientos................... 18

d. Diagrama de Flujo 25

d.1. Simbologa de ANSI...... 26

e. Formatos e instructivos... 27

f. Anexos.... 27

IV. Proceso general para dictaminar un Manual de Procedimiento.. 28

V. ANEXOS.... 29

A. Ejemplo de un Manual de Procedimientos......... 30

Fe de Erratas....................................................................................................................... 41


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P

resentac

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En la bsqueda de la Calidad de los Servicios de la Educacin

Superior y como parte del fortalecimiento y mejoramiento de las

labores que desarrolla la Universidad de Panam, ha elaborado una

herramienta que permitir la transformacin de la Gestin Pblica,

en bsqueda de unificar de manera sistemtica los procesos,

facilitando a su vez, el cumplimiento de los objetivos

organizacionales a travs de una Gua Tcnica para la

Elaboracin de los Manuales de Procedimientos.

Con la utilizacin de esta gua tcnica, las unidades acadmicas y

administrativas podrn estandarizar las actividades que desarrollan

lo que facilitar en gran medida a evitar o disminuir la dilacin en la

prestacin de los servicios que ofrece la organizacin, evitar la

discrecionalidad que se produce cuando no se tiene claro la hoja de

ruta.

El manual cumplir la funcin de disipar dudas tanto en las

autoridades como en los funcionarios en general, en el momento de

enfrentarse a diferentes problemas laborales o cuando se necesite

conocer claramente la funcin que cada uno de los colaboradores

realiza y para la induccin del personal que se incorpora en una

nueva labor en esta institucin.

La Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

pone a disposicin de la comunidad universitaria este manual para

el desarrollo de sus procedimientos internos.

Enrique Lau Corts

Director General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

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La Universidad de Panam ha desarrollado la presente Gua para laelaboracin de Manuales de Procedimientos como una accin que

permita fincar bases slidas para la reinvencin de la funcinUniversitaria, busca contribuir a la transformacin Universitaria, en unaorganizacin ms eficiente, transparente, responsable y menosburocratizada, mediante el fortalecimiento de su gestin interna y por lotanto, con mayor capacidad de dar resultados satisfactorios tanto anuestra comunidad universitaria, como a la sociedad.

La Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria, a travsdel Departamento de Planificacin Administrativa, ha consideradoconveniente la elaboracin de la presente gua tcnica con el objetivo debrindar la orientacin necesaria al personal para elaborar los manuales deprocedimientos, y con ello, dar cumplimiento a las disposiciones contenidasen el Artculo 306 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Panam.

La Gua propone alinear, estratgicamente, la misin de cada unidadadministrativa y acadmica (partes) con la misin global de laUniversidad de Panam (todo), y definir procesos sustantivos que le dancumplimiento a dicha misin, identificando la interaccin entre procesosde distintos organismos. Y eliminando aquellos procesos o actividadesque no agregan valor e incluir aquellos que permitan tener un controlefectivo del proceso.

El objetivo fundamental de esta gua consiste en definir las bases para la

elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales deprocedimientos. Y de esta manera unificar criterios de contenidos quepermita la realizacin de las funciones de direccin, coordinacin yevaluacin administrativa a travs de la sistematizacin de las actividades,la identificacin de los procesos y la definicin del mtodo para efectuarlas.

Cabe destacar que la estrategia sealada por el Rector de la Universidad dePanam para el mejoramiento de la funcin universitaria, es la revisin yconstante actualizacin de los sistemas, estructuras y procedimientos detrabajo en las unidades administrativas y acadmicas. Los manuales deprocedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacerinstitucional y estn considerados como documentos fundamentales para la

coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as comopara consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

El contenido de la gua define el objetivo, la base legal y las polticas paraelaboracin del manual, as como, la metodologa para desarrollar cada unode sus apartados y los lineamientos para su actualizacin, presentacin yaprobacin.

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I. OBJETIVOS

Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme laelaboracin de los manuales de procedimientos con uniformidad decontenido.

Optimizar el cumplimiento de las atribuciones y el funcionamiento delas unidades administrativas y acadmicas de la Universidad dePanam.


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II. BASE NORMATIVA

El fundamento legal que confiere a laUniversidad de Panam, las atribucionespara expedir la presente gua es elsiguiente:

1. Constitucin Poltica de laRepblica de Panam.

Artculo 306.Las dependencias oficiales funcionarn a basede un Manual de Procedimientos y otro de

Clasificacin de Puestos.

2. Normas de Control Interno parala Repblica de Panam.

3.1.3. Objetivos de la Estructura deControl Interno

De acuerdo con el principio de legalidadque debe caracterizar los actosadministrativos de las instituciones del

sector pblico, el diseo de la estructurade control interno se dirigir al logro de lossiguientes objetivos:

Acpites

a) Garantizar que el ente pblico disponga demecanismos de planificacin y presu-

puesto, diseados para dirigir su gestinhacia el cumplimiento de los objetivos y metasinstitucionales en trminos de economa,eficiencia y eficacia.

b) Asegurar que la institucin disponga de unaestructura orgnico funcional que proporcioneel marco adecuado para planificar, dirigir y

controlar su gestin, as como para asignarresponsabilidades y delegar autoridad en los

diferentes estratos de la organizacin.

h) Establecer un adecuado sistema de controlque garantice que las operaciones se realicende acuerdo a un conjunto de reglas por escrito

que sealan los procedimientos aprobados.

1. Ley N 24 Orgnica de laUniversidad de Panam

Artculo 8:

La Universidad de Panam mantendr ypromover, en la ejecucin de sus funciones,la adecuada utilizacin de la ciencia y latecnologa, a fin de asegurar su desarrollo;adoptar innovaciones tcnicas,metodologas modernas y modalidadeseducativas apropiadas para brindar la ms

alta calidad en sus servicios, extenderlos atoda la geografa nacional e internacional yhacer ms pertinentes, eficaces y eficientes

sus labores.

2. Manual de Organizacin yFunciones de la Universidad dePanam

Direccin General de Planificacin yEvaluacin Universitaria

Funciones Generales

Acpite 5

Estudiar la organizacin acadmico administrativa de la Universidad y proponeruna clara delimitacin de funciones,

sistemas y procedimientos administrativos, para las distintas unidades que integran laestructura de la Institucin.

Departamento de PlanificacinAdministrativa

Funciones

Acpite 2

Coordinar con las distintas unidadesadministrativas-acadmicas, la elaboracinde Manuales de Procedimientos.


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I III. ELABORACIN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

La presentacin de un procedimientoaislado no permite conocer la operacin deuna dependencia o unidad administrativa,por lo que, surge la necesidad de quetodos los procedimientos se agrupen, enforma ordenada, en un solo documento,denominado Manual de Procedimientos.

Los Manuales de procedimientos, comoinstrumentos administrativos que apoyanel que hacer institucional, estn

considerados como elementosfundamentales para la coordinacin,direccin, evaluacin y el controladministrativo, as como, para facilitar laadecuada relacin entre las distintasunidades administrativas y acadmicas dela Universidad de Panam.

A. Concepto

Los Manuales Administrativos son

medios valiosos para la comunicacin, ysirven para registrar y transmitir lainformacin, respecto a la organizacin yal funcionamiento de la Universidad dePanam; es decir, entenderemos pormanual, el documento que contiene, enforma ordenada y sistemtica, lainformacin y/o las instrucciones sobrehistoria, organizacin, poltica y/oprocedimientos de una unidadadministrativa o acadmica, que seconsideren necesarios para la mejorejecucin del trabajo.

Por otra parte, entenderemos porprocedimiento, la sucesin cronolgica osecuencial de actividades concatenadas,que precisan de manera sistemtica laforma de realizar una funcin o un aspectode ella.

El Manual de Procedimientos es, portanto, un instrumento de apoyo a la labor

administrativa y acadmica, que agrupa

procedimientos precisos con un objetivocomn, que describe en secuencia lgicalas distintas actividades de cada uno delos procedimientos que lo integran,sealando, quin, cmo, dnde, cundo ypara qu han de realizarse.

Recomendaciones Generales

Es conveniente que los manuales de

procedimientos sean elaborados con laparticipacin de las unidadesadministrativas y acadmicas que tienen laresponsabilidad de realizar las actividadesy que adems, cuenten previamente consu manual de organizacin actualizado yaprobado por Consejo Administrativo.

Una vez terminado el manual deprocedimiento se deber, numerar cadapgina que lo integra, incluyendodescripciones, formas, guas de llenado y

la informacin documental necesaria.

Debern elaborarse de acuerdo a losformatos incluidos en esta gua y laDireccin de Planificacin y EvaluacinUniversitaria (Departamento dePlanificacin Administrativa) se encargarde verificar la informacin procesada por launidad administrativa.

Una vez que se cuente con el proyecto demanual, se requiere someterlo a una

revisin final, a fin de verificar que lainformacin contenida en el mismo sea lanecesaria, est completa y corresponda ala realidad, adems de proceder acomprobar que no contengacontradicciones o limitaciones, para luegosometer el proyecto de manual a laaprobacin de las autoridades (ConsejoAdministrativo).

La cantidad de ejemplares que sereproduzcan, as como, la difusin que se


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haga del manual de procedimientos,depender de la determinacin del nmero

de funcionarios y empleados que requieranel uso de este.

El proceso de implementacin deprocedimientos requiere, en la mayora delos casos, considerar perodos decapacitacin o adiestramiento del personalresponsable de realizar las actividades.

Tambin, resulta de gran importancia que laspersonas directamente involucradas en eluso de los manuales, conozcan al detalle su

contenido. Con el objeto de que tengan elconocimiento general de la accininstitucional y puedan consultar dichosdocumentos siempre que sea necesario.

La utilidad de los manuales deprocedimientos radica en la veracidad de lainformacin que contengan, por lo que, esnecesario mantenerlos permanentementeactualizados, mediante de revisionesperidicas.

A.1. Anlisis y diseo de procedimientos

A travs del conocimiento de losprocedimientos puede tenerse unaconcepcin clara y sistemtica de lasoperaciones que se realizan en cualquierunidad administrativa o acadmica; esimportante que al iniciar un estudio de estanaturaleza, se aplique una metodologa quegarantice la descripcin de los

procedimientos, de acuerdo con la realidadoperativa y con las normas jurdico-administrativas establecidas. Para ello, sepresentan las etapas necesarias paradesarrollar la identificacin, el anlisis y eldiseo de los procedimientos.

El primer punto que debe concretarsecuando se investiga uno o variosprocedimientos, ya sea para describirlos,implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es eldefinir con la mayor precisin posible los

siguientes aspectos:

1. Delimitacin del procedimiento

Cul es el procedimiento que se va aanalizar?

Dnde se inicia?

Dnde termina?

Una vez, delimitado el mbito, se podrfijar el objetivo; ste servir de gua para lainvestigacin, el anlisis y la propuesta delprocedimiento en estudio.

2. Recoleccin de la Informacin

Consiste en recabar los documentos y losdatos, que una vez organizados,analizados y sistematizados, permitanconocer los procesos tal y como operan enel momento, y posteriormente proponer losajustes que se consideren convenientes.

Para ello, es necesario acudir a diversasfuentes, entre las que destacan losarchivos documentales, en los que selocalizan las bases jurdico-administrativasque rigen el funcionamiento y actividades;los servidores pblicos quienes puedenaportar informacin adicional para elanlisis e implantacin de procedimientos;y observacin directa que sirve para tenerla visin real de las condiciones, medios ypersonal que realizan los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan

para recabar la informacin necesaria son:

a) Investigacin documental

b) Entrevista directa

c) Observacin de campo


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a) Investigacin Documental

Consiste en la seleccin y el anlisis de

aquellos documentos escritos que contienendatos de inters relacionados con losprocedimientos; para ello, se

estudian las bases jurdico-administrativas,diarios oficiales, registros estadsticos, actasde reuniones, circulares, oficios, acuerdos deconsejos, y todos aquellos que contenganinformacin relevante para el estudio.

Es importante, adems, recabar todas lasformas y documentos que intervienen en el

procedimiento en estudio, debidamenterequisitadas con los datos usuales, as comoseguir el flujo de las mismas, determinandosiempre dnde se originan, cul es el trmiteque siguen y dnde se archivan o destruyen.

b) Entrevista Directa

Consiste bsicamente en entrevistar a uno ovarios servidores pblicos, con el fin deobtener informacin. Esto permite adquiririnformacin ms completa, puesto que elentrevistador, al tener una relacin directacon el entrevistado puede, adems de recibirrespuestas, percibir actitudes.

Para que la entrevista se desarrolle con xitoes conveniente observar los lineamientossiguientes:

Tener claro el objetivo de la misma.

Concertar previamente la cita.

Verificar la informacin a travs de otrasfuentes. (Cuestionario).

Aclarar todas las dudas que existan.

Saber escuchar.

No criticar, sugerir cambios o aconsejarsobre procedimientos.

c) Observacin de Campo

Consiste en acudir al rea de trabajo uoficina en donde se desarrollan las

actividades observar atentamente todo loque sucede alrededor; para ello, esnecesario anotar todo lo que se considererelevante; con esto es posible verificar omodificar la informacin recabada en lasentrevistas.

La observacin de campo es muyimportante, ya que permite definir ydetectar con mayor precisin losproblemas, y descubrir datos valiososomitidos durante las entrevistas.

Independientemente de la tcnica utilizadapara la recoleccin de la informacin, esnecesario seguir todo el procedimiento;desde el principio, hasta el final, a travsde todos los rganos o personas que en lintervienen.

3. Anlisis de la Informacin y Diseodel Procedimiento

Constituye una de las partes msimportantes del estudio, consistefundamentalmente en estudiar cada unode los elementos o grupos de datos que seintegraron durante la recoleccin deinformacin, con el propsito de obtenerun diagnstico que refleje la realidadoperativa actual.

Para analizar la informacin recabada, esconveniente responder los siguientes

cuestionamientos:

Qu trabajo se hace?

Se cuestiona el tipo de actividades que serealizan en la unidad administrativa y losresultados que se obtienen de stas.

Quin lo hace?

Son las unidades que intervienen en elprocedimiento y el factor humano, ya sea,


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individual o grupal, para la realizacin deltrabajo.

Cmo se hace?

Se refiere a la secuencia de actividadesque se realizan para cumplir con un trabajoo servicio determinado.

Cundo se hace?

Es la periodicidad con la que se realiza eltrabajo, as como, los horarios y tiemposrequeridos para obtener resultados oterminar una actividad.

Dnde se hace?

Se refiere a la ubicacin espacial de lasoficinas

Por qu se hace?

Busca la justificacin de la existencia deese trabajo o de su procedimiento;tambin se pretende conocer los objetivosde las actividades que integran el

procedimiento.

La descripcin de cualquier procedimientodeber hacerse a detalle, sin obviarelementos que posteriormente pudieranrepercutir en el anlisis de la informacine implique la realizacin de nuevasconsultas y/o mayores distracciones alpersonal en funcin.

La respuesta a estos cuestionamientos, sibien implica disponibilidad de tiempo, es

necesaria para el anlisis de lainformacin, por ello, es indispensabledirigir principalmente la investigacin a:

La distribucin que se hace de losdocumentos.

El tipo de registro empleado.

Los tipos de archivos (permanente oprovisional)

Las probables causas de demora.

Los formatos o cdulas que seutilizan, su contenido, as como, qu

parte o partes de las mismas se llenany en que rea lo hacen.

La clave de los formatos, cdulas uotros.

La determinacin que se requiere.Las firmas o autorizacionesnecesarias.

Estas recomendaciones permiten una

visin ms clara del conjunto de lasactividades.

4. Anlisis del Procedimiento

Una vez que todas las actividades se hansometido al anlisis correspondiente, y seconsidera que es necesario mejorar oredisear un procedimiento, se deberutilizar la tcnica de los cinco puntos quese presenta a continuacin:

a) Eliminar

La primera y ms importante preocupacinde este mtodo es eliminar todo lo que nosea absolutamente necesario. Cualquieroperacin, cualquier paso, cualquierdetalle que no sea indispensable, debe sereliminados.

b) Combinar

Si no puede eliminar, entonces el siguientepaso es combinar procedimientos, a efectode simplificar el trmite. Cuando secombina, generalmente, se eliminanalgunos detalles, como un registro, unaoperacin, etctera.

c) Cambiar

Se debe revisar, si algn cambio quepueda hacerse en el orden, el lugar o la

persona que realiza una Para aplicar esta


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tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades quecomponen el procedimiento.

B. Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de modelos de presentar un manualde procedimientos, en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya queste vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as comocon su mbito de aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que en laUniversidad de Panam se adopten normas generales que uniformen, tanto elcontenido de los manuales, como su forma de presentacin.

A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar

un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivosque se persiguen con su elaboracin:

Identificacin

ndice

IntroduccinObjetivo(s) del Manual

Desarrollo de los procedimientos

IDENTIFICACIN

Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern aparecery/o anotarse los datos siguientes:

1. Logotipo de la Institucin

2. Nombre de la Institucin.

3. Nombre o siglas de la unidad acadmica o administrativa

responsable de su elaboracin o actualizacin.

4. Ttulo del Manual de Procedimientos.

5. Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin.


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DIRECCIN GENERAL DEPLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEPLANIFICACIN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE...

JULIO DE 2008

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Universidad dePanam


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NDICE

Es la presentacin de manera sinttica y ordenada, los apartados principalesque constituyen el manual, a efecto de unificar la presentacin de estos

documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin:a) INTRODUCCIN

b) OBJETIVO DEL MANUAL

c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS

Cuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas deoperacin comunes, stas debern incluirse inmediatamente despus delobjetivo del manual.

Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de llenadopara la compaginacin.

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIAMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NDICE

Pg.

I. INTRODUCCIN.III

II. OBJETIVO DEL MANUAL..IV

III. PROCEDIMIENTOSV

1. PROCEDIMIENTO1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO1.2 ALCANCE1.3 REFERENCIA

1.4 RESPONSABILIDADES1.5 DEFINICIONES1.6 MTODO DE TRABAJO

a) Polticas y Lineamientosb) Descripcin de Actividadesc) Diagrama de Flujod) Formato e Instructivose) Anexos

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a) INTRODUCCIN

Panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines ypropsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin decmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones yactualizaciones, as como, la autorizacin del seor Rector de laUniversidad de Panam.

Es recomendable que en la introduccin se emplee un vocabulario sencillo, aefecto de facilitar su comprensin.

En conclusin, en la introduccin deber:

Sealarse el objetivo del documento.

Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento.

Ser breve y de fcil entendimiento.

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIAMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE................

I. INTRODUCCIN

En cumplimiento del artculo ? de la Ley Orgnica de la Universidad dePanam y de los artculos xxx y xxx la Direccin General de Planificacin yEvaluacin Universitaria, en coordinacin con el Departamento dePlanificacin Administrativa, ha elaborado el presente manual con el fin demantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta estaunidad administrativa, que permita alcanzar los objetivos encomendados ycontribuye a orientar al personal adscrito a esa rea sobre la ejecucin de lasactividades encomendadas, constituyndose as, en una gua de la forma enque opera.

Cabe sealar que el presente manual deber revisarse anualmente conrespecto a la fecha de autorizacin o bien, cada vez que exista unamodificacin a la estructura orgnica autorizada por la Universidad dePanam con el objeto de mantenerlo actualizado.


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b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL

El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se, pretendecumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a loslineamientos que se describen a continuacin.

Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

La redaccin ser clara, concreta y directa.

La descripcin se iniciar con un verbo en infinitivo.

Se describir en una extensin mxima de doce renglones.

Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente,etc.

El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en

prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar

QU SE HACE; y la segunda PARA QU SE HACE.

Por ejemplo:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE.............

II. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiencia y eficacia en laprestacin de los...........................................................

Contar con un Instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al

personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la UnidadAcadmica o Administrativa.


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C) DESARROLLO DE LOSPROCEDIMIENTOS

Constituye la parte central o sustancial del

Manual de Procedimientos, se integra porlos siguientes apartados:

El nombre del procedimiento define sucontenido.

La descripcin del procedimiento deberedactarse en forma clara y sencilla.

No se deben mezclar dosprocedimientos diferentes en uno.

a) Propsito del Procedimiento

Describe la finalidad o razn de ser de unprocedimiento o bien el fin que se persiguecon su implementacin.

b) Alcance

Se describe el mbito de aplicacin de unprocedimiento, es decir, a que reasinvolucra, puestos y actividades, as como,

a qu no aplica.c) Referencias

Se elabora una lista con la documentacinde apoyo que utilizamos para elaborar elprocedimiento: Manuales internos,Normas, Acuerdos de Consejos, etc.

d) Responsabilidades

Aqu se debe indicar quien es el

responsable de la elaboracin, emisin,control, vigilancia del procedimiento; ascomo tambin, quien es el responsable dela revisin y aprobacin del mismo.

e) Definiciones

Son los trminos de uso frecuente que seemplean con sentido especfico orestringido en comparacin al conjunto dedefiniciones del diccionario.

f) Mtodo de Trabajo

Dentro del mtodo de trabajo se deberntomar en cuenta los siguientes apartados:

I) Polticas y lineamientos.II) Descripcin de actividades.

III) Diagrama de flujo.IV) Formatos e instructivos

I) Polticas y lineamientos

Son una gua bsica para la accin;prescribe los lmites generales dentro delos cuales han de realizarse lasactividades.

Es conveniente que las polticas ylineamientos se definan claramente yprevengan todas o la mayor parte de lassituaciones alternativas que puedenpresentarse al operar el procedimiento; esdecir, definir expresamente qu hacer o aqu criterios hay que ajustarse para actuarante casos que no se presentanhabitualmente, o que no son previstos en

el procedimiento. Una poltica para elprocedimiento de comprobacin de gastosde viaje sera: para el desempeo decomisiones en el extranjero, es necesariola autorizacin por escrito del Rector de laUniversidad de Panam.

Para la elaboracin de las polticas sedebern considerar los siguientes puntos:

Las polticas sern lineamientos decarcter general que orientaran la

toma de decisiones en cuanto al cursode las actividades que habrn derealizar los funcionarios acadmicos yadministrativos de la Universidad dePanam.

Debern establecer las situacionesalternas que pudieran presentarsedurante la operacin delprocedimiento.

Las polticas se definirn por los

responsables de la operacin de los


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procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad acadmica oadministrativa correspondiente.

Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones

normales y sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no seden las condiciones supuestas, o por que se violen o alterendeliberadamente.

Entre las polticas debern determinarse jerarquas y secuencias lgicasde operacin, ejemplo: en incidencias de personal, hay que hablarprimero de amonestacin, luego de suspensin y despus de destitucin.

Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca derequisitos imprescindibles, as como, de los responsables, recursos yusuarios que intervengan de manera determinante en la operacin delprocedimiento.


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Instructivo de llenado

1. Nombre: Anotar el nombre delprocedimiento

2. Clave del Procedimiento: Secompone de las siglas PR quesignifica procedimiento, DPA significaDepartamento de Planificacin Administrativa (las siglas puedenvariar dependiendo de la unidadadministrativa solicitante) y 00 que esel nmero consecutivo delprocedimiento.

3. Fecha: Anotar el da, mes y ao enque se implanta el procedimiento.

4. Versin: Anotar el nmero dedocumento que existe con el mismottulo, inicia con el 1.0

5. Pgina: Anotar el nmero de pginasconsecutivas con el total de pginasdel procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2de 10, 3 de 10, etc.

6. Unidad Administrativa: Anotar elnombre de la direccin generalresponsable, ejemplo: DireccinGeneral de Planificacin y EvaluacinUniversitaria, Departamento dePlanificacin Administrativa.

7. rea Responsable:Anotar el nombredel rea responsable delprocedimiento, ejemplo:Departamento de PlanificacinAdministrativa

8. Propsito del procedimiento:Describe la finalidad o razn de ser deun procedimiento o bien que es lo quese persigue con su implantacin.

9. Alcance: Se describe el mbito deaplicacin de un procedimiento, esdecir, a que reas involucra, puestos yactividades, as como a qu no aplica.

10. Referencias: Se enlista ladocumentacin de apoyo que utilizamospara elaborar el procedimiento:Manuales internos, Normatividad, etc.

11. Responsabilidades: Aqu se debeindicar quien es el responsable de laelaboracin, emisin, control, vigilanciadel procedimiento; as como tambin,quien es el responsable de la revisin yaprobacin del mismo.

12. Definiciones: Son los trminos de usofrecuente que se emplean con sentidoespecifico o restringido en comparacinal conjunto de definiciones deldiccionario.

II) Descripcin de Actividades

La descripcin del Procedimiento es lanarracin cronolgica y secuencial decada una de las actividadesconcatenadas, que precisan de manerasistemtica, el cmo realizan unafuncin o un aspecto de ella.

Cuando la descripcin del procedimientosea general, y que por lo mismocomprenda varias reas, debe indicarsepara cada actividad la unidadadministrativa responsable de suejecucin; si se trata de una descripcindetallada, es decir, que incluye lospuestos que participan en cada una delas actividades, es conveniente anotar elnombre especfico del puesto.

El procedimiento deber definir en formaclara y concisa, quien, como, cuando, ydonde se ejecutan dichas actividades,iniciando con un verbo conjugado entercera persona del singular y enpresente de indicativo, ejemplo: verifica,corrige, enva, etc.

En el procedimiento se describirndetalladamente las actividades


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normales y generales que sedesarrollan.

En el apartado de Observaciones seanotarn las actividadescomplementarias pertinentes o cualquierotra informacin que permita lacomprensin de cada fase en particulary del procedimiento en general.

En los procedimientos se deberespecificar las unidades que intervienenen la ejecucin de los mismos.

Cuando una misma unidad sea la

responsable de realizar una serie deactividades de manera continua, slodeber ir el nombre en la primera deestas actividades, hasta en tanto no seefecte un cambio de responsable.

Se deber numerar las actividades enforma progresiva, an en caso de queexistan varias alternativas de decisin.

Si el inicio de un procedimiento indica larecepcin de documentos, mencione dequien los recibe.

Pueden incluirse dos o tres actividadesen una sola, siempre y cuando seacomprensible su redaccin.

Cuando sea necesario hacer algunaaclaracin o indicar algo que no esposible mencionar como actividad,puede citarse de la manera siguiente:

Conferencias en el Reglamento Interno conbases en las atribuciones de la Universidad

Para no repetir actividades que hayansido mencionadas, haga referencia aellas con la leyenda: Conecta conactividad N...

Indique el nmero de pasos en quese elabore, se enve o se recibacada documento.

Indique los acuses de recibo y elarchivo de los documentos.

Cuando en el desarrollo delprocedimiento se origine porprimera vez algn formato, sedeber anotar su nombre completoy en las actividades subsecuentesse podr mencionar su nombregenrico y/o su clave deidentificacin.

En la distribucin de documentosdebe indicarse a qu puestos, areas se envan.

Indique si el archivo es temporal odefinitivo.

Para lograr mayor fluidez en elprocedimiento, deber representarprimero la alternativa ms corta,ejemplo: si la decisin negativaimplica 10 actividades y laafirmativa slo 2, representeprimero la afirmativa yposteriormente la negativa.

Indique el trmino del procedimientocon la leyenda TERMINAPROCEDIMIENTO


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Los responsables de ejecutar los trmites debern describir susprocedimientos en el siguiente formato:

* La descripcin de actividades deber realizarse en letra Arial 9

Procedimiento 2 PR-DPA-00

3Fecha:

Versin:

Pgina:

4

5

7

rea Responsable: Direccin General de Planificaciny Evaluacin Universitaria

Nombre del Procedimiento

Unidad Administrativa: Direccin General dePlanificacin y Evaluacin Universitaria

Paso Responsable Actividad Tiempo

111098

1

22


24/42

23

Instructivo de llenado

1. Nombre:

Anotar el nombre del procedimiento2. Clave del Procedimiento:

Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, DPAsignifica Departamento de Planificacin Administrativa (las siglaspueden variar dependiendo de la unidad administrativa solicitante) y00 que es el nmero consecutivo del procedimiento.

3. Fecha:Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.

4. Versin:

Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, iniciacon el 1.0

5. Pgina:Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas delprocedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.

6. Unidad Administrativa:Anotar el nombre de la direccin general responsable, ejemplo:Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria,Departamento de Planificacin Administrativa.

7. rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:Departamento de Planificacin Administrativa

8. Paso:Anotar el nmero de la actividad.

9. Responsable: Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo:Departamento de Procedimientos.

10. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar entercera persona del singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza.

11. Tiempo: Anotar el perodo estimado en que se realiza la actividad en suunidad.


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24

Ejemplo:


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a) Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin deun procedimiento, ya que, a travs de ellos podemos ver grficamente y enforma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.

Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que serealiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cualdeber iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar,procesar, etc.


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S m b o lo N o m b re D e sc rip c i n

----------------

Inicio otrmino

Actividad

Decisin

Conector

Conector depgina

Documento

Nota

Seala donde in icia o termina unprocedimiento.

Representa la e jecucin de una oms tareas de un procedim iento.

Indica las opciones que se pueda nseguir en caso de que seanecesar io tomar caminosalternativos.

Mediante el smbolo se puedenunir , dentro de la misma hoja, doso ms tareas separadasfsicamente en el d iagrama deflujo, uti l izando para su conexinel nmero arbigo; indicando latarea con la que se debecontinuar.

Mediante el smbolo se puedenunir , cuando la tareas quedan

separadas en di ferentes pginas;dentro del smbolo se ut i l iza unnmero arbigo que indicar latarea a la cual continua eld iagrama.

Representa un documento ,formato o cualquier escr ito que s erecibe, e labora o enva.

Se ut i liza para indicar com entar ioso aclaraciones adicionales a una

tarea y se puede conectar acualquier smbolo del d iagrama enel lugar donde la anotacin seasignificativa.Dentro de este smbolo se puedeinformar:

Simbologa ANSI (Amereican National Standards Institute) para Diagrmas

de Flujo

26


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27

Smbolo Nombre Descripcin

Flujo

Archivo

Conecta smbolos, sealando lasecuencia en que deben

realizarse las tareas.

d) Formatos e instructivos

Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos yespacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que se usa enlos procedimientos de oficina; puede constar de uno o varios ejemplares quepueden tener destinos y usos diversos.

Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del

procedimiento, se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan,as como sus respectivas guas de llenado.

A continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin delos procedimientos y su correspondiente gua de llenado, asimismo, sepresentan algunas sugerencias.

e) Anexos

Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que sedebern tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro delprocedimiento:

NotasCircularesReglamentosAcuerdosManualesLeyes


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IV. PROCESO GENERAL PARA DICTAMINAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Proceso general que se deber considerar para dictaminar los Manuales deProcedimientos.

PresentaProyecto

Recibe proyecto demanual de

procedimiento

Verifica que se apeguea la metodologa de la

Gua Tcnica

Recibe nota de laDIGEPLEU para laaprobacin del Manual

de Procedimiento

Seapega? Aprueba

Indica integracindel manual

Enva nota a laDIGEPLEU con copiadel acuerdo para su

trmite

Enva nota con laautorizacin delDirector DIGEPLEU parasu aprobacin

Recibe nota del CApara que se realicenalgunos ajustes alManual

Se realizan losajustes solicitadospor el CA y se envapara su aprobacinRecibe nota del CA

con la aprobacin delManual deProcedimientos

Recibe nota de laDIGEPLEU con laaprobacin delManual para supuesta en ejecucin

UNIDADADMINISTRATIVA O

ACADEMICA

DIRECCIN GENERALDE PLANIFICACIN Y

EVALUACINUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTODE PLANIFICACINADMINISTRATIVA

CONSEJOADMINISTRATIVO

No

Si

No

Si

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V. ANEXOS


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30

A. EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN GENERAL DEPLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DE

PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE

PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA

Fecha de ElaboracinJULIO 2008


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31


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32

* Utilizar slo cuando se originen formatos en los procedimientos.

ECIDN Pg.

I. INTRODUCCIN........................................................................................... III

II. OBJETIVO DEL MANUAL............................................................................. IV

III. PROCEDIMIENTOS...................................................................................... V

1. PROCEDIMIENTO ...1.1 PRPOSITO DEL PROCEDIMIENTO1.2 ALCANCE1.3 REFERENCIA

1.4 RESPONSABILIDADES1.5 DEFINICIONES1.6 MTODO DE TRABAJO

a) Polticas y Lineamientosb) Descripcin de Actividadesc) Diagrama de Flujod) Formatos e instructivos*e) Anexos


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INTRODUCCIN

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir deinstrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al presentar uncompendio ordenado, secuencial y detallado de las operaciones realizadaspor el Departamento de Planificacin Administrativa.

Contempla la descripcin del procedimiento relativo a la revisin y validacinde manuales administrativos, el objetivo, las normas y polticas de operacinque rigen su elaboracin, as como el diagrama de flujo correspondiente,donde se aprecia grficamente dicho procedimiento.

Este documento deber actualizarse en la medida que se presenten cambiosen su contenido, o en la estructura orgnica, base legal, funciones, o algnotro apartado de la unidad administrativa, que incida en la operacin.


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OBJETIVO DEL MANUAL

Elaborar un compendio en forma ordenada, secuencial y detallada de lasoperaciones que se realizan al interior del Departamento de PlanificacinAdministrativa, estableciendo de manera formal, los mtodos y tcnicas detrabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades de los distintos rganosque intervienen en la ejecucin, control y evaluacin de las mismas yfacilitando su interrelacin.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FormatoCP-1

1. Revisin y validacin de manuales de procedimientos

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOVerificar que los proyectos de manuales de procedimientos que sometan arevisin las unidades administrativas y acadmicas, se apeguen a lametodologa establecida por la Direccin General de Planificacin yEvaluacin Universitaria, a efecto de lograr la uniformidad en la integracin deeste tipo de documentos y la formalidad en su aplicacin.

NORMAS DE OPERACINConstitucin Poltica de la Repblica de Panam

Artculo N 306:Las dependencias oficiales funcionarn a base de unManual de Procedimientos y otro de Clasificacin de Puestos.

Normas de Control Interno para la Repblica de Panam.

3.1.3. Objetivos de la Estructura de Control Interno

De acuerdo con el principio de legalidad que debe caracterizar losactos administrativos de las instituciones del sector pblico, el diseode la estructura de control interno se dirigir al logro de lossiguientes objetivos:

Acpites

a) Garantizar que el ente pblico disponga de mecanismos deplanificacin y presupuesto, diseados para dirigir su gestin hacia elcumplimiento de los objetivos y metas institucionales en trminos deeconoma, eficiencia y eficacia.

b) Asegurar que la institucin disponga de una estructura orgnicafuncional que proporcione el marco adecuado para planificar, dirigir y

controlar su gestin, as como para asignar responsabilidades ydelegar autoridad en los diferentes estratos de la organizacin.

h) Establecer un adecuado sistema de control que garantice que las

operaciones se realicen de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito

que sealan los procedimientos aprobados.

Ley N 24 Orgnica de la Universidad de Panam

Artculo 8: La Universidad de Panam mantendr y promover, en laejecucin de sus funciones, la adecuada utilizacin de laciencia y la tecnologa, a fin de asegurar su desarrollo;adoptar innovaciones tcnicas, metodologas modernas ymodalidades educativas apropiadas para brindar la msalta calidad en sus servicios, extenderlos a toda la

geografa nacional e internacional y hacer mspertinentes, eficaces y eficientes sus labores.


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Consejo Administrativo

Mediante Acuerdo de Consejo Administrativo N 00-08 se aprueba lapuesta en prctica en la Universidad de Panam de la Gua Tcnica para laelaboracin de manuales de Procedimientos

Manual de Organizacin y Funciones de la Universidad de Panam

Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria

Funciones Generales

Acpite 5 Estudiar la organizacin acadmico administrativa de la

Universidad y proponer una clara delimitacin defunciones, sistemas y procedimientos administrativos, paralas distintas unidades que integran la estructura de la

Institucin.

Departamento de Planificacin Administrativa

Funciones

Acpite 2 Coordinar con las distintas unidadesadministrativas-acadmicas, laelaboracin de Manuales de

Procedimientos

POLITICAS DE OPERACIN

Slo se validarn aquellos manuales que cumplan con lametodologa establecida en la Gua Tcnica para elaborar Manualesde Procedimientos expedida por la Universidad de Panammediante Acuerdo de Consejo Administrativo N XXX

Los proyectos de Manual de Procedimientos, debern venirsustentados mediante nota dirigida al Rector con copia al Director

General de Planificacin y Evaluacin Universitaria, por la mximaautoridad de la unidad administrativa o acadmica (Decano,Directores de Centros, Directores)

Una vez que estn debidamente elaborados los proyectos deManual de Procedimientos, la unidad administrativa o acadmicadeber comisionar a un funcionario de la unidad como enlace paracualquier cuestionamiento con relacin al Manual de Procedimiento.


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Procedimiento PR-DPA-01

Fecha: 25-julio-08

Versin: 1.0Evaluacin y Validacin deManuales de Procedimientos por la


Pgina: 1 de 2

Unidad Administrativa: Direccin General dePlanificacin y Evaluacin Universitaria

rea Responsable: Departamento de PlanificacinAdministrativa

Descripcin de Actividades

Paso Responsable ActividadDocumentode Trabajo(Clave)

1

2

3

4

5

6

Direccin General dePlanificacin yEvaluacin Universitaria

Departamento dePlanificacin

Administrativa


Recibe nota de la unidad administrativa, para evaluarproyecto de manuales de procedimiento.

Acompaado de la documentacin correspondiente.

Enva el anteproyecto de manual de procedimiento alDepartamento de Planificacin Administrativa parasu revisin y evaluacin.

Revisa y Evala el proyecto de manual deprocedimiento de acuerdo a la Gua Tcnica.

Procede el anteproyecto?

NO

Regresa el proyecto de manual a la unidadadministrativa para sus correcciones.

SI

Enva nota con la autorizacin del Director de la

DIGEPLEU al Consejo Administrativo para suaprobacin.

Recibe nota de la DIGEPLEU para la aprobacin delManual de Procedimiento.


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Fecha: 25-julio-08



Pgina: 1 de 2

Unidad Administrativa: DireccinGeneral de Planificacin y EvaluacinUniversitaria

rea Responsable: Departamento dePlanificacin Administrativa

Descripcin de Actividades

Paso Responsable ActividadDocumentode Trabajo(Clave)

7

8

9


Direccin General dePlanificacin yEvaluacinUniversitaria

Aprueba?

No

Enva nota a la DIGEPLEU para que se realicenajustes al Manual

SI

Enva nota a la DIGEPLEU con el acuerdo deaprobacin del Manual de Procedimientos

Enva nota a la unidad administrativa comunicndolela aprobacin del Manual y su puesta en ejecucin.


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Fecha: 25-julio-08



Pgina: 1 de 2



Diagrama de Flujo

INICIO

Recibir nota de proyecto demanual de procedimiento

Verifica que se apegue a lametodologa de la Gua

Tcnica

Seapega?

Indica integracin delManual

Enva nota al CA con laautorizacin del Director de

DIGEPLEU para suaprobacin

1

Se remite a la unidadadministrativa para que

realice las adecuaciones

NO


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Fecha: 25-julio-08



Pgina: 1 de 2



Seaprueba?

1

CA enva nota a laDIGEPLEU para que serealicen algunos ajustes

Se enva nota al laDIGEPLEU con copia delacuerdo para su trmite

DIGEPLEU enva nota a launidad administrativa paraque ponga en ejecucin elManual

FIN


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BIBLIOGRAFA

CATACORA, Fernando, Instalacin de Sistemas, Caracas, Venezuela.

GMEZ, Giovanny E., Manuales de Procedimientos y su aplicacin dentrodel control interno.

HAMM, Karina, Diseo de un Manual de Procedimientos Administrativos.

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales Administrativos del

Ayuntamiento Municipal Constitucional de Ecatepec de Morelos, Mxico,2006.

http://innovaciontecno.files.wordpress.com/2008/03/ presntacionguia-tecnica-para-el-diseno-de-manuales-de-pracedimientos.ppt

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de laSecretara de Salud del Estado de Mxico, 2004.

www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/OOCSAL 7462.pdf

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de laSecretaria de Relaciones Exteriores de Mxico, 2004.

http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guiaelabmanuprac.pdf

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos delCentro de Investigacin de Estudios Avanzados de la Republica Mexicana,1999.

http://www.cinvestav.mx/LinkClick.aspx?fileticket=vOEsgIkUdu8%3D&tabid=197&Ianguage=es-MX

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de laSecretaria de Economa de Mxico, 2005.

http://www.economia.gob.mx

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