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Manuales y documentos que nos auxilian para las actividades de CS Esquema de Contraloría Social
Guía Operativa de Contraloría Social
Síntesis de las Reglas de Operación del PFCE
Manual de Usuario del SICS para Instancias Ejecutoras
Reglas de Operación del PFCE
Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social
Ley General de Desarrollo Social
Reglamento de la Ley General de Desarrollo Social
Convenio de colaboración y apoyo
Programa de Trabajo de CS
Metodología de la Capacitación de la CS
Estrategia Marco de la CS
Instancia Normativa: Es la CGUTyP.
Instancia Ejecutora: Es la UT y UP.
Enlace o Responsable de Contraloría Social.
OIC: Órgano Interno de Control.
OEC: Órgano Estatal de Control.
ASF: Auditoria Superior de la Federación.
SFP: Secretaria de la Función Publica.
PFCE: Programa de Fortalecimiento para la
Calidad Educativa.
Oficios requeridos:
Todos los oficios Informativos que se envíenpor parte de la Instancia Normativa (CGUTyP),deberán reenviarse “a la brevedad” a lamisma con el sello de “recibido” de Rectoríade la Universidad.
Oficio de nombramiento de Responsable deCS.
Oficio dirigido al Órgano de Control delEstado, donde se hace mención de quien llevaa cabo las actividades de CS (copia de Acusesellado o firmado por la Instancia que lorecibe).
Carta Responsiva para el correcto uso delsistema, con firma original del Responsable.
Oficio de Solicitud de Nombre de Responsable (ACUSE): RESPONSABLE – UTA
Oficio de Nombramiento del Enlace de CS: ENLACE - UTA
Oficio de Capacitación (ACUSE): CAPACITACION -UTA
Oficio OEC: OEC – UTA
Carta Responsiva: CR – UTA
Fecha límite: lunes 4 de mayo de 2018.
Contraloría Social 2018 del Programa de
Fortalecimiento de la Calidad Educativa 2017
Formatos
1. Minuta de Reunión
2. Acta de Registro del CCS
3. Acta de Sustitución de un Integrante del
CCS
4. Formato para Solicitud de Información
5. Informe Anual
6. Cédula de Quejas y Denuncias
PETCS
• Programa estatal de Contraloría Socia (Documento)
Minuta de Reunión
(Anexo 3)
Acta del registro del Comité
(Anexo 4)
Acta de Sustitución de un
integrante (Anexo 5)
Solicitud de Información (Anexo 6)
Informe del Comité
(Anexo 7)
Quejas y Denuncias (Anexo 8)
Sistema Informático de Contraloría Social
(SICS)
Usuarios y Contraseñas Usuario: UT/ UP
Es la Abreviatura del nombre de la Universidad
Nota: El Usuario es fijo de acuerdo al nombre de
la Universidad con la finalidad de tener el
historial de la UT/UP en el SICS
Contraseña:
UT/ UP
Primeras dos letras del Nombre
Primeras dos letras de Apellido Paterno
Primeras dos letras Apellido Materno
Primer 2 cifras del numero del RFC.
Nota: La contraseña si varía de acuerdo al nombre de la persona responsable de CS
Ciudad de México a 7 de abril de
2018
OCTUBRE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16 17 19 20 21 23 24 25 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 1 2 3 4
1
Designar o ratificar el Responsable de la
Contraloría Social (RCS) de la Intancia Ejecutora
(IE), mediante oficio dirigido a la CGUTyP
(Instancia Normativa (IN)) .
RectorOficio de
nombramiento1
2Tomar la capacitación por parte de la Secretaría
de la Función Pública y/o de la CGUTyP.
Responsable
de la CS
Responsable
Capacitado1
3Elaborar el Programa Estatal de Trabajo de
Contraloría Social (PETCS).
Responsable
de la CS
Programa
Estatal de
Trabajo de
Contraloria
Social
1
4
Establecer la coordinación como IE con el Órgano
Estatal de Control (OEC) para que acuda a ésta
para la instalación del Comité de la Contraloría
Social (CCS) o simplemente para estar en
contacto con esta Instancia para el caso de
presentarse alguna queja o denuncia para su
seguimiento y atención.
Rector y
Responsable
de la CS
Comunicado
Oficial al OEC 1
5Elaborar los materiales de capacitación para los
integrantes del CCS.
Responsable
de la CS
Material de
capacitación1
6
Incorporar las fechas de captura y metas de las
actividades de CS en el apartado del Seguimiento
de las Actividades de CS en el SICS.
Responsable
de la CScaptura 1
7
Difundir a través de su página de Internet la
información proporcionada por la IN: Esquema,
Guía Operativa, PETCS, Síntesis de las Reglas de
Operación del PFCE, asi como el informe del CCS
entre otros (de acuerdo al guión de la IN).
Responsable
de la CS
Documento e
Informe7
8
Coadyubar para constituir oficialmente el o los
Comité(s) de Contraloría Social (CCS) y
registrarlos en el SICS.
Responsable
de la CS
Comité de
Contraloría
Social
1
9Designar o ratificar a los Integrantes del CCS en el
marco del PFCE, mediante documento oficial.
Responsable
de la CS
Reporte de
Constitución
del CCS
1
10
Proporcionar la capacitación a los integrantes del
CCS y a otros beneficiarios y contar con
evidencias, tal como lista de asistencia y minuta
de reunión.
Responsable
de la CSCapacitación 1
11
Proporcionar asesoría en materia de CS a los
integrantes del CCS o beneficiarios y requisitar
minutas de reunión.
Responsable
de la CS
Minuta /
Asesoría
03/Esta
blecer
12Elaborar los materiales de difusión por parte del
Responsable de la CS y los miembros del CCS.
Responsable
de la CS y
CCS
Material de
difusión1
13
Capturar en el SICS los montos autorizados a las
IES cuyos proyectos fueron aprobados por los
Comités de Evaluación, así como el recurso
ejecutado y vigilado.
Responsable
de la CS
Montos
capturados1
14Elaborar el Informe de CS elaborado por los
integrantes del CCS.
Responsable
de la CSInforme 1
15Reportar las actividades de seguimiento de la
Contraloría Social correspondientes al PETCS.
Responsable
de la CS
Captura
Trimestral3
16
Enviar a la CGUTyP el PETCS, Minutas, Acta de
Constitución del Comité, Materiales de
Capacitación, Materiales de Difusión, e Informe,
para su revisión en caso necesario y luego
capturarlos en el SICS.
Responsable
de la CS
Minuta y/o
Materiales6
17Reportar las actividades de CS del/los Comité(s)
de Contraloría Social en el SICS.
Responsable
de la CS
Captura
Trimestral3
18
Repotar a la IN las actividades de promoción
relaizadas como: difusión, capacitación y/o
asesoría en la IE en caso necesario y capturarlas
en el SICS.
Responsable
de la CS
Reporte
Trimestral3
19
Repotar a la IN Informe del Comité de Contraloría
Social elaborado por el CCS en caso necesario y
capturarlo en el SICS. 1)
Responsable
de la CS
Captura
Trimestral1
20
Reportar en el SICS el seguimiento de la
vigilancia de los montos autorizados a las IES
cuyos proyectos fueron aprobados por los Comités
de Evaluación.
Responsable
de la CS
Captura
Trimestral1
21Reportar a la IN y al OEC las las quejas y
denuncias para su seguimiento.
Responsable
de la CS
Informe
Trimestral1
22
Analizar los resultados de CS y realizar reportes
de avance de la CS en el SICS y tomar medidas
pertinentes.
Responsable
de la CSInforme 1
23
Al finalizar el ejercicio de CS analizar los
resultados de CS y realizar acciones de mejora
para el siguiente ejercicio y reportarlo a la IN.
Responsable
de la CSReporte 1
1) La Instancia Ejecutora podrá concluir la captura del registro del Informe del Comité en el Sistema Informático de Contraloria Social en el 28 de enero de 2019.
22
MAYOABRILMARZO
NOMBRE DE LA INSTANCIA EJECUTORA
ENERO AGOSTO NOVIEMBRE DICIEMBRE
PROGRAMA ESTATAL DE TRABAJO DE CONTRALORÍA SOCIAL (PETCS) Y SU SEGUIMIENTO, 2018
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD EDUCATIVA (PFCE) 2017
Seguimiento2018
ENEROJUNIO JULIO SEPTIEMBREMeta
1. PLANEACIÓN
FEBRERO
3. SEGUIMIENTO
Unidad de
MedidaAVANCE
TRIMESTRAL
VS META
Actividades de promoción y seguimiento de
Contraloría Social
Responsa
ble de
cada
actividad
Calendarización para la Ejecución de las Actividades
2. PROMOCIÓN Y OPERACIÓN
2019
2614 18
Nombre y firma del Responsable de la Contraloría Social
LOGO DE LA IES
Llenado y captura de PETCS
A más tardar dentro de los 20 días hábiles posteriores a su ejecución.
Nombre Archivo PDF del PECTS: PECTS - UTA
2017
Capturar en el SICS a más tardar dentro de los 20 díashábiles posteriores a su ejecución.
Actividades de seguimiento en SICS
A más tardar los 20
días hábiles
posteriores a su
ejecución.
Revisión trimestral.
ActividadFecha de
Inicio
Fecha de
FinDuración Responsable Medida Meta Observaciones
Capturar en el SICS el programa
estatal de trabajo
Instancia
Ejecutora
PROGRAMA ESTATAL
DE TRABAJO1
La SFP lo dá por
default.
Capturar en el SICS la
distribución de los materiales de
difusión realizada
01/06/2018 15/12/2018Instancia
Ejecutora
MATERIALES DE
DIFUSIÓN
DISTRIBUIDOS
1
Capturar en el SICS la
distribución de los materiales de
capacitación realizada
01/06/2018 31/10/2018Instancia
Ejecutora
MATERIALES DE
CAPACITACIÓN
DISTRIBUIDOS
1
Registrar la información de las
obras, apoyos y servicios
programadas y ejecutadas con
presupuesto federal autorizado
05/06/2018 15/12/2018Instancia
Ejecutora
REGISTRO DE
BENEFICIOS1
Capturar en el SICS los Comités
de Contraloria Social constituidos01/06/2018 15/12/2018
Instancia
EjecutoraCOMITÉS CAPTURADOS 1
Capturar reuniones con los
beneficiarios realizadas05/06/2018 15/12/2018
Instancia
Ejecutora
REUNIONES CON
BENEFICIARIOS
CAPTURADAS
4
Capturar en el SICS el o los
Apartados de los Informes con las
respuestas de los integrantes de
comité (en su caso)
Instancia
Ejecutora
APARTADOS DE
INFORMES
CAPTURADOS
-No aplica en este
ejercicio.
Capturar en el SICS el o los
Informes Completos con las
respuestas de los integrantes de
comité (en su caso)
01/10/2018 15/12/2018Instancia
Ejecutora
INFORMES
CAPTURADOS 1
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA INSTANCIA EJECUTORA EN EL SICS
En Meta poner el
“Numero de veces que
planean entrar al
sistema”
Apoyos
Nombre Completo de la
Universidad sin abreviaturas
Matricula
Septiembre
2017 SIIP-G
2017
01/11/2017
15/12/2018
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
En Sección Apoyos del SICS, en Nombre del Proyecto:
Universidad Tecnológica de Aguascalientes - PFCE 2017
Tipo de Beneficio: Apoyo
Fecha de inicio programada: 01/11/2017
Fecha final programada: 15/12/2018
Fecha de inicio de ejecución: 01/11/2017
Fecha final de ejecución: 15/12/2018
En Información de Constitución del Comité: de Universidad Tecnológica Aguascalientes-CCS
Nombre del Comité: Universidad Tecnológica Aguascalientes-CCS
Objetivo de la reunión:
1. Constituir el Comité de Contraloria Social
2. Capacitar a los integrantes del Comité de CS
3. Elaborar el Material de Difusión
4. Distribuir el Material de Difusión y Capacitación
5. Supervisar los gastos del Financiamiento del PFCE 2017
Anexo 3: A3 – 1 – UTA
A3 – 2 – UTA
A3 – 3 – UTA
A3 – 4 – UTA
A3 – 5 – UTA
A3 –3- 4 – UTA
Anexo 4: ACTA – UTA
Anexo 5: SUSTITUCION – UTA
Anexo 6: A6 – UTA
Anexo 7: INFORME – UTA
Anexo 8: A8 – UTA
Archivos de Materiales de Capacitación: MCAPACITACION-UTA
Archivos de Materiales de Difusión: MDIFUSION-UTA
NOTA: SI NO CUMPLEN CON ESTOS REQUISITOS, SE LES REGRESARÁN LOS ARCHIVOS Y NO SERÁN VALIDADOS.
PROGRAMA DE LA REUNIÓN:
BIENVENIDA
REGISTRO DE ASISTENCIA (PASE DE LISTA DE ASISTENCIA)
INFORMACIÓN SOBRE CONTRALORÍA SOCIAL
ACLARACIÓN DE DUDAS
SE PRESENTA LA PROPUESTA DE CANDIDATOS PARA
INTEGRAR EL COMITÉ DE CS
VOTACIÓN
INTEGRACIÓN DEL COMITÉ
CIERRE
Comités Deberá ser un solo comité de Vigilancia de CS para el Programa (PFCE 2017)
Se deberá elaborar una minuta de reunión(Anexo 3) y
Elaborar el Acta del Registro del Comité de CS (Anexo 4)
Conformar al
comité …
Nombre completo
de la Universidad
sin abreviaturas
Lo da el
SICS.
Con C.P.
A más tardar
dentro de los
15 días
hábiles
posteriores a
la fecha de su
constitución.
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 4
A más tardar los 20 días hábiles posteriores a la fecha
de su elaboración. Revisión trimestral
Los materiales de Capacitación son
elaborados por el Enlace de CS para el
Comité.
Se sugiere una presentación en
PowerPoint.
Pueden tomar como base las
presentaciones de la Instancia
Normativa, sin embargo deberán
elaborar los propios.
Los materiales de Difusión son elaborados por el
Enlace de CS y el Comité para los Beneficiados.
Se sugiere un díptico, un tríptico y/o Cartel,
difundido de manera electrónica (página
Institucional).
Pueden tomar como referencia el tríptico de la
Instancia Normativa, sin embargo deberán
elaborar los propios.
Se levantara una minuta de reunión (Anexo 3),
cuyo objetivo será (“Reunir al comité con el
Enlace de CS para elaborar materiales de
difusión”).
Subir la minuta al SICS
Es muy Importante distribuir los Materiales de Capacitación y de Difusión de la IN así como de la IE
A más tardar los 20
días hábiles
posteriores a la
fecha de su
elaboración.
A más tardar los 20 días hábiles
posteriores a la fecha de su
elaboración.
Reunión para elaboración de Materiales de Difusión
A más tardar los 20 días hábiles posteriores a la fecha de su elaboración.
Minutas de capacitación
Capacitar al comité …
Es muy Importante
distribuir los
Materiales de
Capacitación y de
Difusión de la IN así
como de la IE
Se anexa Acta
Original de
Constitución del
comité (Anexo 4)
Acta de Sustitución
de Integrante del
Comité de CS
(Anexo 5)
Deberán elaborar el format del
anexo 5.
Se capturarán los datos del Nuevo
integrante en el SICS
Se juntarán los archivos Anexo 5 y
Anexo 4 en un solo PDF, se sube al
SICS sustituyendo al anterior.
Se expedirá de nuevo la Constancia
de Registro para entregarla al CCS.
Cuando exista la sustitución de algún
miembro del Comité, el Representante
del mismo informará a la IE y el Comité
seleccionará dentro de los beneficiarios
a un nuevo integrante
Solicitud de Información En caso de que los integrantes del comité tengan preguntas
relacionadas con la operación del Programa, dichos cuestionamientos
podrán formularse utilizando el Formato Solicitud de Información
(Anexo 6) y el Responsable de la CS resolverá sus dudas.
Informe del Comité de Contraloría Social Formato de Informe del Comité de CS el cual consta de 15 preguntas (Anexo 7)
(se hace sondeo de las respuestas)
Será firmado por los integrantes del comité, el representante del comité y el Enlace de CS
En SICS , únicamente se capturan respuestas del formato, pero debe ser enviado a la IN el formato con respectivas firmas y en PDF
Se deberá capturar de acuerdo a la codificación en el sistema y a más tardar el 15 de diciembre de 2018 (No esperar hasta terminar el monto al 100%).
NOTA:
Todos los Formatos y Anexos requeridos para las actividades de
Contraloría Social se encuentran Publicados en la pagina de la CGUTyP,
en el vinculo
http://cgut.sep.gob.mx/ContraloriaSocial/contraloria.php
Anexo 8: Quejas y Sugerencias
