Manual de Políticas y objetivos Grupo 1

DEFINICIÓN DE POLÍTICA:

Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar

el pensamiento administrativo en direcciones específicas.

Una buena política no debe incluir detalles, simplemente se deben enumerar las líneas generales que

definen la filosofía de la empresa, por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de

crear un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de

objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los

procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión etc.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS:

Es un documento que tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada las normas y

actividades que se deben realizar para que se opere de acuerdo a las necesidades de la empresa,

además de proporcionar elementos de apoyo en la toma de decisiones y servir de guía en la inducción

de nuevos empleados. Incluye las intenciones o acciones generales de la administración,

Establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear

las actividades y objetivos de la dirección.

OBJETIVO DEL MANUAL DE POLÍTICAS:

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad

administrativa.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser

seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y

también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos

entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por

personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS:

Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto

nuevos empleados.

Este tipo de manuales ayuda a la ejecución correcta de todas y cada una de las actividades,

procurando uniformar el trabajo, además de que facilita la operación de las actividades a fin de hacer

eficiente un proceso.

Permite a las personas que lo leen obtener elementos para desarrollar de mejor manera sus

actividades dentro de la empresa, de acuerdo a sus políticas, y presenta una alternativa para la

empresa que desea optimar sus actividades.

TIPOS DE MANUALES DE POLÍTICAS:

Manuales Generales de Políticas: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus

líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general

deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del

resto de políticas departamentales y específicas

Manuales específicos de Políticas: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Un

ejemplo es la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar,

además es la más común en la mayoría de las empresas.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLÍTICAS.

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los

objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables

Introducción: Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se

pretende cumplir a través de él, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y

actualizaciones.

Índice: Es una lista de aportaciones en el manual, relación de los capítulos y páginas

correspondientes que forman parte del documento

Objetivos: Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria;

la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el

trabajo se está realizando adecuadamente

Alcance: Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.

Revisiones y recomendaciones: Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o

correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.

Organigrama: En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica que se

pretende en las políticas.

Declaraciones de Políticas: En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera

narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.

DESARROLLO DE POLÍTICAS.

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.),

aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento

correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS

1. Propósito: Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el

establecimiento de una política.

2. Definición: Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. Contenido: Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos

necesarios para la aplicación de la política.

4. Responsables de su observación: Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las

prácticas de la política.

PREPARACION DEL MANUAL

El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea lograr.

Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus

razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener

mejores resultados".

Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la

información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

PREPARACION DE UN BORRADOR DEL MANUAL.

La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta administración, de los jefes

de departamento y eventualmente de algunos empleados clave.

Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones.

Se deben tener en cuenta las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el manual,

las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación

de su significado.

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en

la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y

de unidad.

Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse

políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o

desinterés por determinar con éxito dichos manuales.

Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas

comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

Formato: Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el

trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada

manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de

permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.

Numeración De Páginas. Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las

páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son:

a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo, pero también el menos flexible. En

éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del número 1.

b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones

se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por el de la sección y un guión.

Encabezamiento De Páginas.: Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la

parte superior de cada página y que contiene cierta información básica, como el título de la política,

número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y vigencia, etc.

AUTORIZACION DEL MANUAL

Una vez elaborado el manual de políticas y para poder facilitar su implantación, se recomienda que

sea autorizado por quienes intervienen:

* Por la alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.

* Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para

asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.

* De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de

técnicos en su caso.

DISTRIBUCION CONTROL DEL MANUAL.

La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos

grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido íntegramente a todos los miembros

del organismo.

En particular basta con que el personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las

políticas que debe observar. Sólo los administradores, ejecutivos y los jefes de departamento, pueden

recibir las ediciones completas.

HOJA DE APROBACION

La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los órganos

competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.

REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.

Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad, deben ser revisadas periódicamente

en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y

condiciones existentes. .

Actualizaciones Irregulares: Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades

(cambio de alguna política, eliminación, reestructuración, etc.).

Actualizaciones Regulares: Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas.

Cuando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas

revisiones dos veces al año.

OBJETIVOS

Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende

alcanzar o llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o

planea disponer.

Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa pues éstos establecen un curso a seguir

y sirven como fuente de motivación para los miembros de la misma.

Pero además de ello, otras ventajas de establecer objetivos para una empresa son:

Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.

Sirven de guía para la formulación de estrategias.

Sirven de guía para la asignación de recursos.

Sirven de base para la realización de tareas o actividades.

Permiten evaluar resultados al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y,

de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de

cada trabajador.

Generan coordinación, organización y control.

Generan participación, compromiso y motivación, al alcanzarlos, generan satisfacción.

Revelan prioridades.

Disminuyen la incertidumbre.

Características de los objetivos

Para que los objetivos de una empresa permitan obtener los beneficios descritos anteriormente, deben

contar con las siguientes características:

Medibles

Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, a

diferencia del objetivo “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería “aumentar las ventas en un

20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos generales como el de “aumentar

las ventas”, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos medibles que en conjunto

permitan alcanzar los generales.

Claros

Deben tener una definición clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni dejar

demasiados márgenes de interpretación.

Alcanzables

Deben ser factibles. Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la

capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) con los que cuenta, así como la

disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos.

Desafiantes

Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo

que signifique un desafío o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad ni

proporcionan mayor motivación.

Realistas

Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno

en donde se pretenden cumplir, así como la capacidad y los recursos de la empresa. Por ejemplo, a

diferencia del objetivo “aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes”, un objetivo realista sería

“aumentar de 10 a 20 empleados en un mes”.

Coherentes

Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos y con la visión, la misión, las políticas, la

cultura y los valores de la empresa.

Tipos de objetivos

Existen diferentes tipos de objetivos en una empresa, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo a

su naturaleza, jerarquía y alcance de tiempo.

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos generales

También conocidos como objetivos genéricos, son objetivos basados en expresiones generales,

describe el para que de la actividad a realizar, algunos ejemplos son:

Ser la empresa líder del mercado.

Incrementar las ventas.

Aumentar los ingresos.

Generar mayores utilidades.

Obtener una mayor rentabilidad.

Lograr una mayor participación en el mercado.

Ser una marca líder en el mercado.

Aumentar el número de vendedores.

Aumentar el número de activos.

Crecer.

Sobrevivir.

Dentro de los objetivos generales se encuentra la visión de la empresa la cual es el principal objetivo

general que persigue una empresa.

b. Objetivos específicos

Son objetivos concretos expresados en términos de cantidad y tiempo. Los objetivos específicos son

necesarios para alcanzar los objetivos generales. Algunos ejemplos de objetivos específicos son:

Incrementar las ventas mensuales en un 20%.

Obtener una rentabilidad anual del 25%.

Lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre del año.

Triplicar la producción antes de acabar el periodo.

Aumentar el número de trabajadores de 10 a 12 en un mes.

Reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 5% antes de finalizar el año.

Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

Abrir 3 nuevos locales comerciales para el primer trimestre del próximo año.

En ocasiones, a los objetivos específicos se les conoce como metas.

De acuerdo a su jerarquía, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos estratégicos

También conocidos como objetivos organizacionales, son objetivos que consideran a la empresa como

un todo y que sirven para definir el rumbo de ésta. Son formulados por los dueños o los altos directivos

de la empresa, normalmente son generales y de largo plazo. Cada objetivo estratégico requiere una

serie de objetivos tácticos.

b. Objetivos tácticos

También conocidos como objetivos departamentales, son aquellos que se dan a nivel de áreas o

departamentos, son formulados por los directivos o los gerentes de la empresa, normalmente son de

mediano plazo, se establecen en función de los objetivos estratégicos; cada objetivo táctico requiere

una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos operacionales

Son objetivos que se dan a nivel de operaciones o que se aplican en el puesto de trabajo, comprenden

las tareas o actividades de cada área, son formulados por los gerentes de áreas o los administradores.

Normalmente son específicos y de corto plazo.

De acuerdo a su alcance de tiempo, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos de largo plazo

Se formulan generalmente para un periodo de cinco años y tres como mínimo.

b. Objetivos de mediano plazo

Se formulan generalmente para un periodo de uno a tres años.

c. Objetivos de corto plazo

Se formulan generalmente para un plazo no mayor de un año.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para

establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales puede generar

confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere ir.

Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada área o departamento, y

para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los

objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la

empresa.

Los objetivos de un área o departamento deben ser coherentes con los objetivos de otras áreas o

departamentos. Por ejemplo, no sería coherente que producción establezca como objetivo

aumentar el número de productos fabricados si marketing no cuenta con los recursos necesarios

para vender los productos adicionales.

Los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles de la empresa. Se les debe comunicar

y hacérseles recordar permanentemente a quienes corresponda.

Siempre se deben establecer prioridades al momento de cumplir los objetivos. Se deben cumplir

primero los objetivos más importantes, relevantes o urgentes, y dar prioridad a los objetivos

estratégicos antes que los tácticos, y a los tácticos antes que a los operacionales.

Los objetivos no deben ser estáticos. Se debe tener la suficiente flexibilidad como para adaptarlos

a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno como, por ejemplo, los cambios

repentinos en los gustos o preferencias de los consumidores como producto de nuevas modas.

Una vez establecidos, los objetivos deben ser revisados periódicamente para asegurarse de que

aún sigan siendo los resultados que pretende alcanzar la empresa o sigan siendo acordes a las

condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso de ser necesario.

Recordemos que al redactar un objetivo siempre éste debe empezar por un verbo en infinitivo y deben

ser evaluables, es decir, deben permitir la comprobación del resultado por ejemplo:

Analizar

Comparar

Definir

Clasificar

Sistematizar

Criticar

Explicar

Describir

Los errores más comunes en la definición de los objetivos son:

Ser demasiado amplios y generalizados.

Objetivos específicos no contenidos en los generales.

Planteo de pasos como si fueran objetivos (confundir métodos, caminos, con objetivos)

Confusión entre objetivos y políticas o planes para llegar a lo que es la finalidad práctica