Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Estos manuales tienen como objetivos:

· Presentar una visión de conjunto de la organización.· Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.· Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.· Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.· Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.· Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Manual de Organización y Funciones

El Manual de Organización y Funciones, es un instrumento de gestión técnico normativo de forma institucional que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal, como también formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo. Su importancia radica en que:

Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

Elementos que integran el MOF Introducción Objetivo del manual Antecedentes históricos Marco jurídico Atribuciones

Misión y visión Estructura orgánica Organigrama Objetivo y funciones Glosario de términos

Errores Comunes en el Diseñó del MOF.· Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.· Que sea un documento desconocido por el personal en general.· Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación.· Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

Manual de Procedimientos y OperacionesUn manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Contenido

Introducción.

Objetivos.

Áreas de aplicación.

Responsables.

Políticas.

Descripción de las operaciones.

Formatos.

Diagramas de flujo.

Terminología.

Recopilación de información.

Estudio preliminar de las áreas.

Elaboración de inventario de procedimientos.

Integración de la información.

Análisis de la información.

Graficar los procedimientos.

Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.

Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.