manuales administrativos...2013/08/28 · los manuales administrativos son instrumentos que apoyan...

MANUALES ADMINISTRATIVOS

SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteN

MUNICIPIO AGUASCALIENTES

SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteN MANUALES ADMINISTRATIVOS

Secretariacutea de Administracioacuten Coacutedigo

MA-SAD-01 Fecha de Edicioacuten

11-Mayo-2012 Rev 00

Fecha de Revisioacuten 30-Junio-2012

Elaboroacute Jefea del Departamento de Desarrollo Organizacional y Procesos

Revisoacute Directora de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal

Aproboacute Secretarioa de Administracioacuten

Secretariacutea de Administracioacuten | Manual de Organizacioacuten Secretariacutea de Administracioacuten

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INDICE

Presentacioacuten4 1 Generalidades de los Manuales Administrativos 4 11 Clasificacioacuten de Manuales 4 12 Objetivos5 13 Etapas para la Elaboracioacuten de Manuales 5 2 Manual de Organizacioacuten 8 21 Contenido del Manual de Organizacioacuten 9 22 Descripcioacuten del Contenido 9 3 Manual de Procedimientos 13 31 Contenido del Manual de Procedimientos 14 32 Descripcioacuten de Procedimientos 14 33 Diagrama de Flujo 17 4 Manual de Servicios al Puacuteblico 18 41 Objetivos del Manual 18 42 Contenido del Manual de Servicios al Puacuteblico 19 5 Anexos 21 Anexo I Cuestionario 21 Anexo II Manual de Organizacioacuten 23 Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Especiacuteficas 48 Anexo IV Manual de Procedimientos 49 Anexo V Simbologiacutea para la Elaboracioacuten de Diagramas 55 Anexo VI Ceacutedula de Servicios al Puacuteblico 59





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PRESENTACION La Ley Orgaacutenica del Poder Ejecutivo el Coacutedigo de Procedimientos Administrativos para el Estado de Aguascalientes y el Coacutedigo Municipal de Aguascalientes respectivamente sentildealan la obligatoriedad a las Dependencias y Entidades de expedir y mantener actualizados los Manuales Administrativos que normen su actuacioacuten En este sentido y en el marco del apartado correspondiente a la Reingenieriacutea de Gobierno Municipal contemplado en el Plan Municipal de Desarrollo en el Eje de Gobernanza la Secretariacutea de Administracioacuten a traveacutes de la Direccioacuten de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal se ha dado a la tarea de disentildear el documento Metodologiacutea para la Elaboracioacuten de Manuales Administrativos Los Manuales de Organizacioacuten Procedimientos y Servicios ademaacutes de su naturaleza reguladora de la estructura y del ejercicio de la funcioacuten puacuteblica son elementos valiosos para el reclutamiento seleccioacuten y promocioacuten del personal permiten detectar aacutereas de oportunidad para el perfeccionamiento del quehacer gubernamental y son instrumentos uacutetiles en la realizacioacuten de tareas de evaluacioacuten y seguimiento La presente guiacutea es resultado de una investigacioacuten bibliograacutefica exhaustiva asiacute como de la experiencia acumulada en la imparticioacuten de cursos sobre la materia y pretende constituirse en una herramienta de apoyo a la labor de quienes tienen encomendada la realizacioacuten de estos importantes documentos normativos en las diferentes aacutereas gubernamentales y por lo tanto al cabal y oportuno cumplimiento de esta obligacioacuten legal 1 GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucioacuten concentran informacioacuten amplia y detallada acerca de su quehacer bases juriacutedicas atribuciones estructura orgaacutenica objetivos poliacuteticas grado de autoridad y responsabilidad funciones actividades operaciones o puestos en general sin duplicar los ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo tales como leyes decretos acuerdos reglamentos etc

11 CLASIFICACION DE MANUALES

Los Manuales Administrativos reflejan en general la organizacioacuten de la Dependencia o Entidad y de acuerdo a su alcance pueden ser Manual de Organizacioacuten Manual de Procedimientos Manual de Servicios al Puacuteblico





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12 OBJETIVOS

Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser Presentar una visioacuten en conjunto de la institucioacuten Precisar las funciones que se han encomendado a cada aacuterea a fin de deslindar

responsabilidades evitar duplicidades y detectar omisiones Coadyuvar a la correcta ejecucioacuten de las labores encomendadas al personal y

propiciar uniformidad en el trabajo Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos materiales

financieros y tecnoloacutegicos disponibles Orientar al personal de nuevo ingreso Informar a la ciudadaniacutea sobre los traacutemites que proporciona la Administracioacuten

Puacuteblica Municipal

13 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboracioacuten o actualizacioacuten de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas

bull Planeacioacuten del Trabajo bull Aplicacioacuten de Teacutecnicas de Investigacioacuten bull Anaacutelisis de la Informacioacuten bull Estructuracioacuten del Manual bull Validacioacuten de la Informacioacuten bull Autorizacioacuten del Manual bull Distribucioacuten y Difusioacuten bull Revisioacuten y Actualizacioacuten

a) Planeacioacuten del Trabajo

Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaboraraacuten los manuales de las cuales se nombraraacute un coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacioacuten de la informacioacuten Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las aacutereas a trabajar para definir la estrategia general de levantamiento de informacioacuten a traveacutes de fuentes maacutes representativas como son

bull Los documentos juriacutedicos y administrativos de la institucioacuten que son base para la realizacioacuten de las funciones de la Dependencia o Entidad

bull Archivos documentales de la Dependencia o Entidad





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bull Los Manuales Administrativos existentes bull Los directivos y empleados por el conocimiento de las actividades y las

limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacioacuten existente

Una vez recabados los elementos preliminares se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilacioacuten de informacioacuten el orden de las actividades revisioacuten e impresioacuten y todos los demaacutes aspectos para la elaboracioacuten de los Manuales Administrativos comprendiendo desde la integracioacuten del equipo de trabajo hasta la aprobacioacuten y distribucioacuten

b) Aplicacioacuten de Teacutecnicas de Investigacioacuten

Simultaacuteneamente a la elaboracioacuten del programa de trabajo se estableceraacuten y disentildearaacuten las teacutecnicas de investigacioacuten a utilizarse entre las principales se encuentran las documentales la entrevista el cuestionario y la observacioacuten directa Investigacioacuten documental- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgaacutenica procedimientos o traacutemites y servicios estos pueden ser leyes reglamentos decretos gacetas oficiales disposiciones normativas manuales anteriores y todos aquellos que contengan informacioacuten relevante Entrevista

bull Utilizar la entrevista libre dirigida o ambas

- Se refiere a obtener informacioacuten verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar Este medio proporciona informacioacuten completa y precisa debido a la interaccioacuten que se da con el personal entrevistado permitiendo la percepcioacuten de actitudes Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado con el fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensioacuten Para que esta teacutecnica se desarrolle con eacutexito es conveniente observar lo siguiente

bull Tener claro el objetivo de la entrevista bull Concertar previamente cita con el servidor puacuteblico bull Escuchar con atencioacuten y objetividad para evitar el desviacuteo del enfoque de la

entrevista bull Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las

actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda





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Cuestionario- Disentildear una serie de preguntas escritas predefinidas procurando que sean claras y concisas con un orden loacutegico redaccioacuten comprensible y facilidad de respuesta (Anexo I) Observacioacuten Directa

c) Anaacutelisis de la Informacioacuten

- Examinar visualmente las actividades especiacuteficas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de completar confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacioacuten documental

Despueacutes de reunir todos los datos el siguiente paso es organizarlos en forma loacutegica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo es decir el proyecto del manual Lo primero que se debe hacer es un anaacutelisis de la informacioacuten con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual para lo cual es necesario establecer la secuencia

bull Conocer el hecho o situacioacuten que se analiza bull Describir ese hecho o situacioacuten bull Descomponerlo en todos sus detalles y elementos bull Examinarlos criacuteticamente para comprender mejor cada elemento bull Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos bull Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo

originaron y el camino para su atencioacuten bull Precisar las relaciones entre cada elemento

Para facilitar el anaacutelisis de la informacioacuten podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes

iquestQueacute trabajo se hace iquestPara queacute se hace iquestQuieacuten lo hace iquestCoacutemo se hace iquestCon que se hace iquestCuaacutendo se hace

Para obtener la informacioacuten que daraacute la pauta para formular el manual es necesario que despueacutes de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta iquestporqueacute se hace Una vez obtenidos los resultados del anaacutelisis de la informacioacuten se puede continuar con las etapas de

d) Estructuracioacuten del Manual

En esta etapa se establece el disentildeo y la presentacioacuten que se utilizaraacute para la elaboracioacuten de los Manuales Administrativos es importante considerar lo siguiente





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1) Redaccioacuten Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual de manera que el vocabulario utilizado sea claro sencillo preciso y comprensible procurando no utilizar siglas ni abreviaturas

2) Elaboracioacuten de diagramas Se utilizan los siguientes a) Estructura orgaacutenica y diagrama de flujo Su elaboracioacuten deberaacute hacerse empleando

las maacutes sencillas y conocidas en el medio uniformando su presentacioacuten a fin de facilitar la comprensioacuten de los mismos

3) Formato Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea faacutecil de leer consultar estudiar y conservar

e) Validacioacuten de la Informacioacuten

Es necesario que la validacioacuten la lleven a cabo los responsables de las aacutereas a las que corresponden los manuales con la finalidad de que la informacioacuten que se presenta en ellos sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan

f) Autorizacioacuten del Manual

Una vez llevada a cabo la validacioacuten debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacioacuten del titular de la Dependencia o Entidad o bien del aacuterea a la que corresponda el documento con el propoacutesito de poder iniciar la reproduccioacuten del mismo y posteriormente su distribucioacuten

g) Distribucioacuten y Difusioacuten

Obtenida la autorizacioacuten se procede a la distribucioacuten en las aacutereas correspondientes con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa

h) Revisioacuten y Actualizacioacuten

La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la informacioacuten que contiene por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones perioacutedicas con el propoacutesito de que sean apegados a la realidad 2 MANUAL DE ORGANIZACIOacuteN

El Manual de Organizacioacuten es un documento normativo que permite conocer la estructura orgaacutenica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella y estaacute integrado por la portada iacutendice presentacioacuten antecedentes marco juriacutedico atribuciones estructura orgaacutenica descripciones de puestos funciones y responsabilidades relaciones de





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coordinacioacuten directorio y firmas Ademaacutes define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las aacutereas que integran la institucioacuten Los Manuales de Organizacioacuten por el alcance de su informacioacuten se clasifican en

bull Manual General de Organizacioacuten- Refleja la estructura orgaacutenica de la Dependencia o Entidad a partir de la descripcioacuten del primer nivel

bull Manual Especiacutefico de Organizacioacuten- Comprende las funciones y responsabilidades de un aacuterea en especial de acuerdo a la divisioacuten administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad por ejemplo Subsecretariacutea Direccioacuten General Direccioacuten Subdireccioacuten Departamento etc

21 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIOacuteN

La informacioacuten que deberaacute contener el Manual de Organizacioacuten dependeraacute de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este documento sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos (Anexo II)

bull Portada bull Iacutendice bull Presentacioacuten bull Antecedentes bull Filosofiacutea Institucional bull a) Misioacuten bull b) Visioacuten bull c) Coacutedigo de eacutetica bull Marco Juriacutedico bull Atribuciones bull Estructura Orgaacutenica bull Descripcioacuten de Puestos bull Directorio bull Firmas de Autorizacioacuten

22 DESCRIPCION DEL CONTENIDO

Portada Es la cara exterior del Manual que tiene como objetivo su identificacioacuten a traveacutes de los siguientes datos

bull Nombre de la Dependencia o Entidad





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bull Logotipo oficial bull Tiacutetulo y alcance del documento (manual general o especiacutefico) bull Area responsable de su elaboracioacuten bull Lugar y fecha de elaboracioacuten

Iacutendice Incluye la relacioacuten de las partes que conforman el documento aplicaacutendose las siguientes indicaciones

bull Dar una referencia numeacuterica o alfanumeacuterica a cada concepto bull Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos bull Enunciar cada capiacutetulo con sus secciones temas y nuacutemeros de paacutegina

Presentacioacuten Es el texto que encabeza el manual y puede contener lo siguiente

bull Importancia de contar con un manual bull Metodologiacutea utilizada en el desarrollo del trabajo bull Contenido del documento y una breve descripcioacuten o propoacutesitos baacutesicos que se

pretenden alcanzar

Antecedentes Comprende una breve descripcioacuten de coacutemo se originoacute la Dependencia o Entidad la Ley o Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolucioacuten histoacuterica hasta la actualidad Marco Juriacutedico Este apartado contiene una relacioacuten de los ordenamientos o disposiciones legales que norman las actividades de la Dependencia o Entidad de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades Es recomendable mencionar la fecha de publicacioacuten en los Documentos Oficiales sea el caso su vigencia y que sigan un orden jeraacuterquico como se indica

bull Constitucioacuten bull Tratados bull Ley Orgaacutenica del Poder Ejecutivo del Estado de Aguascalientes bull Leyes bull Coacutedigos bull Decretos bull Reglamentos bull Convenios bull Acuerdos





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bull Otros (lineamientos poliacuteticas normas programas etc)

Asimismo es importante mencionar que se debe hacer una clasificacioacuten de las disposiciones legales en federales estatales y municipales Atribuciones Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgaacutenica del Poder Ejecutivo o en el Reglamento Interior Para tal efecto sentildealar el tiacutetulo completo del ordenamiento capiacutetulo artiacuteculo inciso y texto de la misma Estructura Orgaacutenica Es la representacioacuten graacutefica de la estructura orgaacutenica de la Dependencia o Entidad autorizada por las instancias correspondientes misma que muestra de manera general los puestos o aacutereas que la integran y establece los niveles jeraacuterquicos canales formales de comunicacioacuten liacuteneas de autoridad y asesoriacutea Descripcioacuten de Puestos Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgaacutenica autorizada que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales La descripcioacuten del puesto se integra con los siguientes elementos

I Identificacioacuten- Indica el nombre del puesto su unidad de mando y su tramo de control (nombre del puesto jefe inmediato subordinados inmediatos suplencia en caso de ausencia temporal)

II Descripcioacuten General- Muestra brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos

III Ubicacioacuten en la Estructura Orgaacutenica- Presenta un organigrama que incluye el puesto inmediato superior similares jeraacuterquicos y los puestos subordinados remarcando aquel que se describe

IV Descripcioacuten de Funciones- Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto Las funciones incluidas en el manual de organizacioacuten deberaacuten denotar actividades de direccioacuten programacioacuten operacioacuten supervisioacuten asesoriacutea etc Todas seraacuten presentadas inicialmente en verbo infinitivo y deberaacuten corresponder al aacutembito de competencia de cada puesto y a la responsabilidad de eacuteste de acuerdo a su nivel jeraacuterquico (Anexo III) Las funciones especiacuteficas de los puestos deberaacuten describirse de acuerdo a la importancia de las mismas es decir en primer teacutermino las sustantivas y posteriormente las adjetivas ademaacutes omitir aquellas que son impliacutecitas a todo puesto como consultar o acordar con el jefe inmediato Con el propoacutesito de dar claridad a la descripcioacuten de las funciones es recomendable adoptar el siguiente esquema Verbo-Objeto-Condicioacuten En donde





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El verbo expresa la actividad el objeto es aquello por lo que se lleva a cabo la funcioacuten y la condicioacuten el motivo por el cual se lleva a cabo esa accioacuten Ejemplo v Asesorar en la elaboracioacuten de estudios y establecimiento de acciones de modernizacioacuten y desarrollo administrativo para eficientar el desempentildeo de los servidores puacuteblicos Verbo- Asesorar Objeto- en la elaboracioacuten de estudios y establecimiento de acciones de modernizacioacuten y desarrollo administrativo Condicioacuten- para eficientar el desempentildeo de los servidores puacuteblicos

Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un puesto se deben tomar en cuenta los siguientes conceptos

bull Atribucioacuten- Es la competencia de las Dependencias y Entidades bull Funcioacuten- Conjunto de actividades afines y coordinadas que corresponde realizar a

un aacuterea determinada se pueden clasificar en o Funciones sustantivas- Aquellas relacionadas directamente con el objeto de

la Dependencia o Entidad o Funciones adjetivas- Estaacuten relacionadas con campos de conocimientos

especiacuteficos y experiencia teacutecnica especializada (de asesoriacutea) o aquellas que son auxiliares o de servicio (complementarias) son actividades que apoyan el cumplimiento de las funciones sustantivas

o Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito es conveniente agregar de manera geneacuterica las funciones adjetivas que no se hayan enunciado con anterioridad Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores992256

bull Actividad- Conjunto de actos u operaciones con los que se lleva a cabo una funcioacuten

bull Puesto- Unidad de trabajo especiacutefica e impersonal constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar un servidor puacuteblico y aptitudes que debe asumir en determinadas condiciones de trabajo para la Dependencia o Entidad

V Niveles de Coordinacioacuten- Sentildeala la relacioacuten que existe entre un puesto con las aacutereas internas de la Dependencia o Entidad o en su caso con organismos externos a la misma considerando lo siguiente

COORDINACION INTERNA CON Este apartado deberaacute Iniciar con un artiacuteculo Considerar la coordinacioacuten con





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PARA Este apartado deberaacute Ajustar la redaccioacuten a fin de indicar en forma general para queacute se coordina y no transcribir textualmente las funciones esto es repetitivo

bull El jefe inmediato (nombre del puesto) Recibir instrucciones proporcionar informacioacuten y coordinar actividades

bull Los titulares de las Direcciones Generales bull Direccioacuten Coordinaciones Subdireccioacuten y demaacutes aacutereas administrativas

Solicitar y proporcionar informacioacuten asiacute como coordinar actividades relativas a sus funciones

bull El personal subordinado Transmitir instrucciones solicitar y proporcionar informacioacuten asiacute como coordinar actividades

Ejemplo de coordinacioacuten interna CON El Titular de Contraloriacutea Municipal PARA Recibir instrucciones proporcionar informacioacuten y coordinar actividades COORDINACION EXTERNA CON Este apartado deberaacute Iniciar con un artiacuteculo PARA Este apartado deberaacute Iniciar con verbo en infinitivo Escribir el nombre completo de Secretariacuteas Entidades Organismos o Instituciones sin abreviar Ajustar la redaccioacuten a fin de indicar en forma general para queacute se coordina y no transcribir textualmente las funciones esto es repetitivo La Contraloriacutea Interna se considera como coordinacioacuten externa Ejemplo de coordinacioacuten externa CON Las Dependencias y Entidades de la Administracioacuten Puacuteblica Municipal PARA Solicitar y recibir informacioacuten asiacute como coordinar actividades

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Directorio Relacioacuten de los principales funcionarios del aacuterea descrita en el manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad Es conveniente que la secuencia de presentacioacuten sea acorde a la estructura orgaacutenica Firmas de Autorizacioacuten Indica el nombre cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad que autorizan el manual asiacute como de las aacutereas que los elaboran y revisan En el caso de las Entidades los manuales deberaacuten ser autorizados por su Organo de Gobierno con fundamento en el artiacuteculo 110 del Coacutedigo Municipal de Aguascalientes





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El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma loacutegica sistemaacutetica y detallada las actividades del aacuterea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucioacuten eficiente de las mismas sentildealando generalmente quieacuten coacutemo cuaacutendo doacutende y para queacute han de realizarse Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacioacuten se clasifican en

a) Manual General de Procedimientos- Contiene la descripcioacuten de los procedimientos de toda Dependencia o Entidad

b) Manual Especiacutefico de Procedimientos- Comprende las actividades a realizarse en un aacuterea en especial de la Dependencia o Entidad por ejemplo Subsecretariacutea Direccioacuten General Direccioacuten Subdireccioacuten Departamento etc

31 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La informacioacuten que integraraacute el Manual de Procedimientos dependeraacute de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos

bull Portada bull Indice bull Presentacioacuten bull Estructura Orgaacutenica bull Simbologiacutea bull Descripcioacuten de Procedimientos bull Diagramas de Flujo bull Directorio bull Firmas de Autorizacioacuten

El contenido del Manual de Procedimientos variacutea de acuerdo al objetivo de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de Organizacioacuten por lo que soacutelo se definiraacute la descripcioacuten de procedimientos y los diagramas de flujo (Anexo IV)

32 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Es la presentacioacuten por escrito en forma narrativa y secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento explicando en queacute consiste cuaacutendo coacutemo doacutende con queacute y en cuanto tiempo se hacen sentildealando a los responsables de llevarlo a cabo





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Cuando la descripcioacuten del procedimiento es general y comprende varias aacutereas deberaacute sentildealarse el nombre de la que tiene a su cargo cada operacioacuten La identificacioacuten del procedimiento se presenta mediante

1 Nombre- Es el que se le asigna para distinguirlo de acuerdo con la funcioacuten o actividad que se describa debe iniciar en sustantivo ejemplo ldquoAdquisicioacuten de materiales de combustible y lubricantes para mantenimiento de vehiacuteculos oficialesrdquo

Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto no se deben desarrollar como procedimientos

2 Objetivo- Expresa claramente el resultado que se busca obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento e inicia con verbo en infinitivo

3 Normas- Describen los lineamientos especiacuteficos a los que se sujeta la realizacioacuten de una actividad o procedimiento y deben redactarse en afirmativo e iniciar con sujeto y verbo en futuro En la redaccioacuten de los objetivos y normas es necesario considerar lo siguiente

bull Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o maacutes sentidos bull Excluir adverbios de tiempo lugar o modo que denoten imprecisiones por

ejemplo mucho poco o de gran responsabilidad Ejemplo La documentacioacuten comprobatoria se recibiraacute siempre y cuando cumpla con los requisitos fiscales y de control interno establecidos

4 Frecuencia- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual mensual semanal diaria perioacutedica eventual etc) Es importante sentildealar que la frecuencia indicada como 992256perioacutedica992256 se utiliza para denotar que el procedimiento no tiene periodicidad definida pero se realiza con cierta regularidad

Asimismo la frecuencia identificada como 992256eventual992256 se utiliza para indicar que el procedimiento no tiene una frecuencia definida y que se realiza cuando se presente el evento 5 Descripcioacuten narrativa- Es la explicacioacuten escrita en forma loacutegica y secuencial de

cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento expresa el orden en que se desempentildea el trabajo y sentildeala quienes son los responsables de su ejecucioacuten

Para su redaccioacuten y presentacioacuten bull Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en

tiempo presente (entrega recibe revisa) bull La redaccioacuten de cada actividad seraacute clara precisa y responderaacute a las preguntas





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iquestquieacuten lo hace iquestqueacute hace

bull Todas las actividades descritas deberaacuten ser numeradas de manera secuencial en el caso de la pregunta se escribe sin nuacutemero posteriormente la numeracioacuten continuacutea en las opciones derivadas de esa pregunta

iquestcoacutemo Y con queacute se realiza la actividad

bull Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada de las operaciones de revisioacuten verificacioacuten y anaacutelisis se deben sentildealar las diferentes alternativas o cursos que puede tomar un procedimiento

bull La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisioacuten y se considera sinoacutenimo de coteja revisa analiza etc

bull Siempre que existan alternativas de decisioacuten debe formularse la pregunta que daraacute respuesta a las decisiones

bull Asimismo cuando se redacten se utilizaraacuten teacuterminos como ldquosirdquo ldquocuandordquo ldquoen casordquo etc

Ejemplo iquestEstaacuten completos los datos del trabajador En caso de no estar completos Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos baacutesicos del trabajador para su afiliacioacuten al Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento Pasa el tiempo Continuacutea con la actividad nuacutemero 1 En caso de estar completos Integra un paquete de los Formatos de datos baacutesicos del trabajador para su afiliacioacuten al Instituto Mexicano del Seguro Social en original recibidos durante los primeros cuatro diacuteas del mes con el Acta de nacimiento y ambos documentos los fotocopia

bull Indicar el origen de los documentos (recibe obtiene o elabora) y su destino o trayectoria (enviacutea turna archiva o desecha) El uso del teacutermino TURNA se utiliza cuando enviacutean documentos internamente y el de ENVIA es para los casos en que se manda la documentacioacuten fuera de la organizacioacuten

bull Cuando en la descripcioacuten narrativa se mencione el nombre de un documento la primera letra del nombre deberaacute ir en mayuacutescula y en caso de que tenga clave eacutesta se colocaraacute entre pareacutentesis asimismo deberaacute remarcarse en letras negritas el nombre del documento

bull Cuando una actividad implique utilizar un formato se anotaraacute su nombre se haraacute referencia a la trayectoria de su traacutemite y al nuacutemero de copias





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bull La descripcioacuten del procedimiento se presenta en tres columnas la primera sentildeala al responsable de su ejecucioacuten la segunda el nuacutemero de actividad y la tercera la actividad a desarrollar

bull Al finalizar la descripcioacuten narrativa de los procedimientos es conveniente agregar la frase Fin del procedimiento

33 DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representacioacuten graacutefica de un procedimiento el cual refleja el desarrollo de las actividades indicando a los responsables de su ejecucioacuten En los procedimientos que integran el Manual deberaacute existir congruencia entre la parte narrativa y los diagramas de flujo es decir que una actividad se vea reflejada en ambos apartados Para su disentildeo y redaccioacuten

bull Se utiliza una simbologiacutea especial (Anexo V) bull Es necesario establecer claramente las actividades que integran el curso normal

del procedimiento sin incluir situaciones esporaacutedicas bull Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha desde

la parte superior de la hoja Se indican los responsables de ejecutar las actividades asiacute como su secuencia a traveacutes de flechas

bull Las actividades se expresaraacuten en forma breve y precisa e iniciaraacuten con un verbo en tiempo presente conjugado en tercera persona del singular (recibe archiva turna etc)

Notas para el disentildeo de los diagramas de flujo bull Cada diagrama tendraacute un encabezado con el nombre de la Dependencia o Entidad

del Area Responsable y del Procedimiento bull El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa con el siguiente

siacutembolo

bull Es conveniente no mezclar en un mismo lado del siacutembolo varias liacuteneas de entrada

y salida bull Por claridad no debe haber maacutes de una liacutenea de unioacuten entre dos siacutembolos bull Las liacuteneas de unioacuten se deben representar mediante liacuteneas rectas en caso

necesario se utilizan aacutengulos rectos

Inicio Fin





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bull Para efectos de presentacioacuten es recomendable que los siacutembolos tengan tamantildeo uniforme salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situacioacuten especial

En cuanto a su contenido yo uso bull La redaccioacuten del contenido del siacutembolo de operacioacuten debe ser como sigue Recibe

de la Unidad Administrativa el Oficio de notificacioacuten en original analiza y determina su procedencia

bull Si existen varios tantos de un documento el original se tiene que identificar con la letra ldquoArdquo y las copias mediante diacutegitos A11 A12 A13 etceacutetera Es recomendable hacer esta anotacioacuten en el extremo inferior derecho del siacutembolo

bull En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el mismo origen y destino se le podraacute denominar ldquoPaquete de Documentosrdquo y en el apartado de normas se especificaraacute su contenido

bull El contenido del siacutembolo conector puede ser alfabeacutetico o numeacuterico y debe ser igual en los conectores de entrada y salida

bull Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo la liacutenea de flujo saldraacute del documento no de la actividad

bull Si la diagramacioacuten de un procedimiento requiere de 2 o maacutes paacuteginas es recomendable utilizar el conector de paacutegina poniendo un conector de salida para la paacutegina que termina y uno de entrada para la que inicia

4 MANUAL DE TRAMITES Y SERVICIOS AL PUBLICO

El Manual de Traacutemites y Servicios al Puacuteblico integra informacioacuten real y concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al puacuteblico y de los traacutemites y la forma en que se desahogan Este Manual debe ser un documento de faacutecil consulta con informacioacuten clara redaccioacuten sencilla y evitar usar teacuterminos teacutecnicos que dificulten la comprensioacuten de los usuarios Los servicios al puacuteblico pueden considerarse como aquellos que las Dependencias o Entidades prestan o producen en el desarrollo de sus funciones para atender las demandas de los usuarios que acuden a las oficinas puacuteblicas a ejercer sus derechos o a cumplir con sus obligaciones

41 OBJETIVOS DEL MANUAL

bull Examinar en un documento informacioacuten real referente a los diversos servicios que la Dependencia o Entidad proporciona asiacute como de los requisitos y traacutemites que el puacuteblico solicitante debe realizar para obtenerlos





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bull Proporcionar a las aacutereas encargadas de atender al puacuteblico un documento que sirva de guiacutea para orientar e informar correctamente a los usuarios de los servicios

bull Contribuir en la relacioacuten que existe entre las Dependencias Entidades y el usuario ya sea en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes

bull Difundir entre la poblacioacuten en general los servicios que se proporcionan a las diferentes Dependencias o Entidades

42 CONTENIDO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO

El Manual de Servicios al Puacuteblico variacutea de acuerdo con la naturaleza y los objetivos de cada Dependencia o Entidad por lo que se aconseja observar las siguientes recomendaciones respecto a su contenido

bull Portada bull Indice bull Presentacioacuten bull Marco Juriacutedico bull Estructura Orgaacutenica bull Ceacutedulas de Traacutemites o Servicios al Puacuteblico bull Directorio bull Firmas de Autorizacioacuten

En este apartado se desarrollaraacute la descripcioacuten de los servicios que proporcionan las diferentes aacutereas de atencioacuten como parte central o sustancial de este manual Para su descripcioacuten se recomienda utilizar el formato de Ceacutedula de Traacutemites y Servicios (Anexo VI) considerando lo siguiente

bull Nombre del traacutemite o servicio- Corresponde a la identificacioacuten del servicio proporcionado deberaacute iniciar con sustantivo y sentildealarse de acuerdo con la accioacuten que desarrolla el usuario por ejemplo Solicitud de Apoyo para Despensa Traacutemite de traslado dominio sobre adquisicioacuten de inmuebles etc

bull Tiempo de Respuesta- Es el lapso de tiempo que requiere la oficina responsable para atender la solicitud del interesado y realizar el traacutemite o prestar el servicio es decir el proceso total del traacutemite Este deberaacute ser expresado en meses semanas diacuteas horas minutos etc

bull Objetivo del Traacutemite- Indica la finalidad de la ejecucioacuten del traacutemite o servicio Debe ser una explicacioacuten clara y no teacutecnica que contiene una breve descripcioacuten de la situacioacuten de las conductas o acciones que el gobierno a traveacutes de este traacutemite trata de controlar o normar Ejemplo En el traacutemite de Solicitud de constancia de no





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adeudo de impuesto predial Que el ciudadano logre contar con documentos que le den certeza en operaciones de compra ndash venta de bienes raiacuteces

bull Area Responsable- Es el aacuterea a la cual estaacute adscrita la oficina que proporciona el servicio o realiza el traacutemite de acuerdo a la estructura orgaacutenica vigente de la Dependencia o Entidad

bull Oficina que realiza el Traacutemite o Servicio- El nombre del aacuterea en donde se lleva a cabo el traacutemite o servicio de acuerdo a la estructura orgaacutenica vigente de la Dependencia o Entidad

bull Costo- Indica el importe que debe cubrir el usuario para que se le otorgue el servicio y realizar el traacutemite Este puede ser expresado en salarios miacutenimos cuando asiacute lo sentildeale el Coacutedigo Municipal o las leyes aplicables relacionadas con el traacutemite en cuestioacuten

bull Comprobante a Obtener- Es el (los) documento(s) final(es) que recibiraacute el usuario al realizar el traacutemite o servicio solicitado por ejemplo ldquoCertificado de no adeudo al municipio por concepto del impuesto a la propiedad raiacutezrdquo ldquoRecibo de pago del certificado de no adeudo cuando asiacute correspondardquo

bull Vigencia- Es el periodo o duracioacuten en que tendraacute validez oficial el traacutemite con respecto a su comprobante

bull Usuarios- Se refiere a las dependencias entidades personas fiacutesicas o morales etc que pueden solicitar el traacutemite o servicio

bull Horario de Atencioacuten al Puacuteblico- Es el lapso de tiempo en que puede presentarse el usuario a realizar el traacutemite o servicio Este deberaacute indicar los diacuteas y en su caso los turnos de atencioacuten si hubiera mas de uno

bull Ubicacioacuten del aacuterea de atencioacuten- Sentildeala el domicilio completo del aacuterea (calle nuacutemero colonia coacutedigo postal teleacutefono de la oficina) a donde acudiraacute el usuario para realizar el traacutemite o servicio

bull Requisitos- Sentildeala la documentacioacuten o condiciones que debe cumplir el interesado para realizar el traacutemite Es importante especificar el tipo de documento que se solicita y la cantidad es decir originales fotocopias sencillas copias certificadas etc En el caso de las fotografiacuteas deberaacute especificarse el tamantildeo cantidad y las caracteriacutesticas necesarias Por ejemplo Tamantildeo infantil blanco y negro etc

bull Fundamento Juriacutedico- Es la base legal especiacutefica que le atribuye al aacuterea responsable la prestacioacuten del traacutemite o servicio Este deberaacute considerar toda la normatividad juriacutedica que faculta para tal fin desde la Constitucioacuten en su caso hasta los lineamientos y poliacuteticas administrativas aplicables





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bull Formatos a utilizar- Se refiere a enunciar el nombre y clave de los formatos necesarios para realizar el traacutemite Es importante que las Dependencias y Entidades enviacuteen todos los traacutemites que realicen a fin de integrarlos a la GUIA DE TRAacuteMITES en el portal del Municipio a fin de que se pongan a disposicioacuten de los usuarios dichos formatos y de esta manera facilitar y agilizar su atencioacuten

bull Fecha de Elaboracioacuten y Autorizacioacuten- Sentildeala el diacutea mes y antildeo en que se elaboroacute y autorizoacute el manual

bull Validacioacuten- Consiste en asignar el nombre completo y firma del titular del aacuterea responsable dando visto bueno a la informacioacuten contenida en la ceacutedula de traacutemites y servicios

En caso de tratarse de traacutemites para la instalacioacuten y operacioacuten de actividad empresarial se agregaraacute la siguiente informacioacuten

bull Actividad empresarial sujeta a este traacutemite (industrial comercial o de servicios) tipo de empresa (micro pequentildea mediana o grande) propoacutesito (instalacioacuten u operacioacuten)

A N E X O S ANEXO I CUESTIONARIO 1- Nombre del servidor puacuteblico_______________________________________________ 2- Nombre del puesto______________________________________________________ 3- Ubicacioacuten fiacutesica en la estructura orgaacutenica ____________________________________ 4- Aacuterea de adscripcioacuten _____________________________________________________ 5- Nombre y puesto del jefe inmediato ________________________________________ 6- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos______________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 7- Descripcioacuten general del puesto (en queacute consiste su trabajo queacute funciones realiza en general queacute fin tiene etc) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 8- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de eacutestas ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________





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________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 9- Describa las actividades de periodicidad definida ya sea semanal quincenal mensual etc y para queacute se realizan ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 10- Describa las relaciones de coordinacioacuten que requiere el puesto con otras aacutereas de su Direccioacuten y otras aacutereas de la Dependencia y iquestpara queacute se realizan ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 11- Describa las relaciones de coordinacioacuten con otras Dependencias o Entidades y iquestpara queacute se realizan ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 12- Especifique la informacioacuten documental (reportes listados resuacutemenes etc) que elabora en su trabajo LO ENVIA A (DEPTO DOCUMENTO OFNA ETC) Nordm DE COPIAS OBJETIVO DE SU ELABORACIOacuteN OBJETIVO DEL ENVIO 13- Especifique la informacioacuten documental (reportes listados resuacutemenes etc) que recibe en su trabajo 14- Sugerencias y comentarios ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________





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________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ANEXO II EN ESTE ANEXO SE PONE COMO EJEMPLO EL MANUAL DE ORGANIZACIOacuteN DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACIOacuteN- SE SUPRIMEN LA TOTALIDAD DE DOCUMENTOS Y SOLAMENTE SE INTEGRAN AQUELLOS QUE SIRVEN COMO EJEMPLO

10 Iacutendice 24

MANUAL DE ORGANIZACIOacuteN DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION CONTENIDO

20 Presentacioacuten 24 30 Antececentes 24

Filosofiacutea Institucional 28 a) Misioacuten b) Visioacuten d) Coacutedigo de Eacutetica

40 Marco Legal 32 50 Atribuciones 32 60 Estructura Orgaacutenica 35 70 Descripciones Generales (DGPs) 39 80 Directorio 47 90 Firmas de Autorizacioacuten 47





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20 PRESENTACIOacuteN Este Manual de Organizacioacuten contiene en forma ordenada y sistemaacutetica la informacioacuten yo las instrucciones sobre su marco juriacutedico-administrativo atribuciones organizacioacuten estructura y funciones de la Secretariacutea de Administracioacuten constituyeacutendose ademaacutes en un instrumento de apoyo administrativo que describe las relaciones orgaacutenicas que se dan entre las unidades administrativas siendo ello un elemento de apoyo a su funcionamiento

30 ANTECEDENTES En esta resentildea histoacuterica se da una descripcioacuten de coacutemo fue la evolucioacuten de la Secretariacutea de Administracioacuten de sus Direcciones y Departamentos dejando una huella de progreso en cada periodo de gobierno municipal y manifestando de que es un Municipio responsable y transparente en el manejo de los recursos tecnoloacutegicos humanos y materiales velando por el bienestar de la sociedad hidrocaacutelida haciendo de eacuteste un Municipio de calidad y con reconocimientos a nivel nacional Sin embargo los documentos y registros de la Secretariacutea resguardados en el Archivo Histoacuterico Municipal de la primera mitad del siglo XIX no existen pues la mala organizacioacuten y principalmente la quema de los archivos que hizo el bandolero Juan Chaacutevez fueron las causas que propinaron este faltante Por eso no hay registro de documentos de periodos anteriores a los que se mencionan a continuacioacuten En el periodo 1981 a 1983 cuando el Alcalde fue Don Pedro Rivas Cuellar la Direccioacuten de Servicios Administrativos se conformaba por seis Dependencias o Actividades

a Direccioacuten Personal se encargaba de los nombramientos las bajas el seguro social etc b Direccioacuten de Recursos Materiales c Direccioacuten de Compras y proveeduriacutea d Direccioacuten de Servicios generales e Direccioacuten de Intendencia f Direccioacuten de Gestoriacutea informacioacuten y quejas

Para la administracioacuten de 1984 a 1986 fungioacute como alcalde el Lic Miguel Romo Medina y la Direccioacuten de Servicios Administrativos se conformaba por cinco dependencias

a Direccioacuten b Departamento de Recursos Humanos c Departamento de Adquisiciones proveeduriacutea y almaceacuten d Departamento de Control patrimonial y Archivo e Departamento de Servicios Generales Taller de Mantenimiento

En el periodo de 1987 a 1989 siendo Presidente Municipal el Lic Hector Manuel del Villar se renombroacute como Direccioacuten General de Servicios Administrativos conformada de las siguientes Direcciones

a Direccioacuten b Direccioacuten de Recursos Humanos que estaba formada del Departamento de Remuneraciones al

Personal Departamento de Organizacioacuten y Meacutetodos y Departamento de Desarrollo de Personal c Direccioacuten de Adquisiciones Proveeduriacutea y almaceacuten conformado por el Departamento de

Adquisiciones





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d Direccioacuten de Control Patrimonial y Archivo formado por el Departamento de Control Patrimonial Departamento de Archivo Municipal operando con el fondo administrativo fondo histoacuterico hemeroteca fototeca planoteca y mapoteca

e Direccioacuten de Servicios Generales

De 1990 a 1992 el Presidente Municipal el Lic Armando Romero Rosales y de 1991 a 1992 la alcaldesa Ma Alicia de la Rosa Loacutepez concluye la gestioacuten se reestructura el organigrama de la entonces Direccioacuten General Administrativa cuyas Direcciones se definieron como sigue

a Direccioacuten de Recursos Humanos b Direccioacuten de Organizacioacuten y Meacutetodos c Direccioacuten de Recursos Materiales d Direccioacuten de Servicios Generales

En el gobierno del Lic Fernando Goacutemez Esparza comprendido de 1993 a 1995 la Direccioacuten General de Administracioacuten se conformoacute por un Comiteacute Municipal de Adquisiciones y de tres Direcciones como se menciona a continuacioacuten

a Direccioacuten de Recursos Humanos Departamento de Remuneraciones al personal y Departamento de Capacitacioacuten y Desarrollo

b Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Compras de Archivo y de Control Patrimonial c Direccioacuten de Servicios Generales Departamento de Servicios y mantenimiento de oficinas y

Departamento de Mantenimiento y reparacioacuten de vehiacuteculos

Fue hasta la Administracioacuten del Ing Alfredo Reyes Velaacutezquez del periodo 1996-1998 que recibe el nombre de Secretariacutea de Administracioacuten el cuaacutel se conserva a la fecha Y queda estructurado de la manera siguiente

a Son subordinados de forma directa al Secretarioa de Administracioacuten el Secretario Particular el Comiteacute de Adquisiciones el Coordinador de Servicios Meacutedicos y el Asesor Juriacutedico

b Coordinacioacuten de Informaacutetica y Sistema Administrativa Departamento de Organizacioacuten y Meacutetodos Departamento de Mantenimiento y Evaluacioacuten Departamento de Servicios Computacionales y el Departamento de Desarrollo y Sistemas

c Direccioacuten de Mercados con el Departamento de Mercados y Estacionamientos y el Departamento de Control del Comercio en Viacutea Puacuteblica

d Direccioacuten de Recursos Humanos Departamento de Remuneraciones al personal de Capacitacioacuten y Desarrollo personal y el Departamento de Relaciones Laborales

e Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Compras Control y Evaluacioacuten Control Patrimonial Taller Graacutefico Archivo y de Oficialiacutea de partes

f Direccioacuten de Servicios Generales Departamento de Mantenimiento de oficinas Mantenimiento y Reparacioacuten de Vehiacuteculos y Pensioacuten Municipal

En la Administracioacuten 1999 ndash 2001 del Ing Luis Armando Reynoso el organigrama presenta los siguientes cambios respecto al de la administracioacuten anterior en las siguientes direcciones





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a Son subordinados de forma directa al Secretarioa de Administracioacuten el Comiteacute Municipal de Adquisiciones Asistentes del Secretario Coordinador de Servicios Meacutedicos y la Jefatura Juriacutedica Departamento de Organizacioacuten y Meacutetodos

b Direccioacuten de Recursos Humanos Departamento de Remuneraciones al personal Departamento de Capacitacioacuten y Desarrollo personal Departamento de Relaciones Laborales Departamento de Seguridad e Higiene

c Direccioacuten de Recursos Materiales Subdireccioacuten de Adquisiciones Departamento de Archivo y Oficialiacutea de Partes Departamento de Control y Evaluaciones Departamento de Control Patrimonial Departamento de Licitaciones y Concursos Departamento de Taller Graacutefico Departamento de Radiocomunicacioacuten y Telefoniacutea

d Direccioacuten de Servicios Generales Departamento de Mantenimiento y Reparacioacuten de Vehiacuteculos Departamento de Intendencia Departamento de Aacutereas Teacutecnicas Departamento de Mantenimiento a Edificios Puacuteblicos Municipales

Ademaacutes el Departamento de Organizacioacuten y Meacutetodos pasa a depender directamente del Secretario de Administracioacuten ya que se elimina temporalmente el Aacuterea de Informaacutetica En lo que respecta a la Administracioacuten 2003 ndash 2005 el Presidente Municipal fue el Ing Ricardo Magdaleno Rodriacuteguez sin embargo no se tiene documentacioacuten respecto a la Secretariacutea de Administracioacuten Para la Administracioacuten 2005 ndash 2007 siendo el Presidente Municipal el CP Martiacuten Orozco Sandoval se crea oficialmente la Direccioacuten de Aseguramiento de la Calidad y la de Direccioacuten de Modernizacioacuten Tecnoloacutegica las otras tres quedan con el mismo nombre y los siguientes cambios en algunos de sus Departamentos

a Son subordinados de forma directa al Secretarioa de Administracioacuten la Coordinacioacuten Juriacutedica y la

Coordinacioacuten Meacutedica b Direccioacuten General de Modernizacioacuten Tecnoloacutegica Departamento de Desarrollo de Sistemas

Departamento de Soporte Teacutecnico Departamento de Telecomunicaciones Departamento de Tecnologiacuteas Web

c Direccioacuten General de Recursos Humanos Departamento de Remuneraciones al personal Departamento de Seguridad e Integracioacuten de Personal Departamento de Desarrollo de Personal

e Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Control y Evaluacioacuten Departamento de Archivo General Municipal Departamento de Control Patrimonial Departamento de Taller Graacutefico Departamento de Licitaciones y Concursos

f Direccioacuten de Servicios Generales Departamento de Mantenimiento Departamento de Intendencia Departamento de Mantenimiento y Reparacioacuten de Vehiacuteculos

d Direccioacuten de Aseguramiento de la Calidad Departamento de Auditoriacuteas Internas Mejora Continua y de Reingenieriacutea y Desregulacioacuten

Ademaacutes estaba la Coordinacioacuten Juriacutedica y Coordinacioacuten Meacutedica En la Administracioacuten 2008 a 2010 que presidioacute el Lic Gabriel Arellano la Secretariacutea pasoacute de ser una Coordinacioacuten Juriacutedica para nombrarla como Direccioacuten quedando las Direcciones respecto a la anterior administracioacuten de la siguiente manera





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a Son subordinados de forma directa al Secretarioa de Administracioacuten la Coordinacioacuten Administrativa

y la Secretariacutea Particular b Direccioacuten Juriacutedica Departamento Juriacutedico de Recursos Humanos Departamento Juriacutedico de

Recursos Materiales Departamento Juriacutedico de Licitaciones y Concursos Departamento Juriacutedico de Defensa Administrativa

c Direccioacuten General de Modernizacioacuten Tecnoloacutegica Departamento de Desarrollo de Sistemas Departamento de Soporte Teacutecnico Departamento de Telecomunicaciones Departamento de Tecnologiacuteas Web

e Direccioacuten General de Recursos Humanos Departamento de Remuneraciones al personal Departamento de Seguridad e Integracioacuten de Personal Departamento de Desarrollo de Personal Coordinacioacuten Meacutedica

f Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Archivo General Municipal Departamento de Control Patrimonial Departamento de Taller Graacutefico Departamento de Compras Coordinacioacuten de Adquisiciones

d Direccioacuten de Servicios Generales Departamento de Mantenimiento Departamento de Intendencia Departamento de Mantenimiento y Reparacioacuten de Vehiacuteculos

e Direccioacuten de Aseguramiento de la Calidad y Evaluacioacuten Coordinacioacuten de Evaluacioacuten Departamento de Reingenieriacutea Departamento de Auditoriacutea Administrativa y Operativa Departamento de Auditoriacuteas Internas Departamento de Mejora Continua

Ademaacutes de los pocos cambios en cada una de las Direcciones se crea la Coordinacioacuten Administrativa En el periodo actual 2011 ndash 2013 que preside la Lic Lorena Martiacutenez Rodriacuteguez la Secretariacutea de Administracioacuten lleva a efecto una reingenieriacutea en su organigrama creaacutendose la Coordinacioacuten de Unidades Administrativas asiacute como se nombra en la Secretariacutea un Responsable de Control y Seguimiento de Proyectos asiacute como un Asesor Juriacutedico quienes reportan directamente a la Titular de la Dependencia Las Direcciones actualmente operan de esta manera

a Son subordinados de forma directa al Secretarioa de Administracioacuten Secretarioa Particular Secretaria la Coordinacioacuten de Unidades Administrativas Asesor Juriacutedico Coordinacioacuten Administrativa Responsable de Control y Seguimiento de Proyectos

b Direccioacuten Juriacutedica Departamento Juriacutedico de Recursos Humanos Departamento Juriacutedico de Recursos Materiales

c Direccioacuten de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y Comunicacioacuten Departamento de Desarrollo Departamento de Soporte Teacutecnico Departamento de Servicios e Infraestructura

d Direccioacuten General de Recursos Humanos Departamento de Remuneraciones al personal Departamento de Desarrollo de Personal

e Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Archivo General Municipal Departamento de Control Patrimonial Departamento de Taller Graacutefico Departamento de Compras






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g Direccioacuten de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal Departamento de Desarrollo Organizacional y Procesos Departamento de Auditoriacutea y Mejora Contiacutenua Departamento de Seguimiento y Eficiencia Presupuestal

FILOSOFIacuteA INSTITUCIONAL

a) Misioacuten La Misioacuten de la Secretaria de Administracioacuten es la normar y orientar la administracioacuten de los recursos humanos materiales servicios y tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Municipal a traveacutes de un Sistema Integral de Gestioacuten de Calidad bajo los principios de eficiencia disciplina y austeridad

b) Visioacuten Con la Visioacuten de ser el soporte para la gestioacuten puacuteblica municipal de un gobierno eficiente regido bajo los principios de transparencia disciplina y austeridad en la administracioacuten de los recursos puacuteblicos en el que la sociedad consolida su confianza por la satisfaccioacuten de sus demandas y la mejora continua de su Sistema Integral de Gestioacuten de Calidad

c) Coacutedigo de Eacutetica

CAPIacuteTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

El presente Coacutedigo de Eacutetica rige en el Municipio de Aguascalientes y seraacute aplicable a cada una de las mujeres y hombres que ejercen el servicio puacuteblico en el gobierno municipal sin distingo de su nivel jeraacuterquico funcioacuten o viacutenculo contractual correspondieacutendoles sus conocimiento observancia enriquecimiento y permanente difusioacuten Tiene como finalidad

I Establecer principios y valores que den sentido al diario desempentildeo de las actividades y funciones de cada servidora y servidor puacuteblico del Municipio de Aguascalientes coadyuvando a la excelencia de la funcioacuten administrativa independientemente a las disposiciones legales que regulan su desempentildeo

II Establecer los criterios y valores que impulsen la equidad de geacutenero la no discriminacioacuten la transparencia honestidad responsabilidad un entorno laboral libre de violencia solidaridad e imparcialidad entre otros considerados imprescindibles para el adecuado ejercicio del poder puacuteblico

III Fomentar la conducta eacutetica en el ejercicio de la funcioacuten puacuteblica orientada siempre al servicio de la ciudadaniacutea





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La incorporacioacuten a cualquiera de las entidades que componen la administracioacuten puacuteblica municipal de Aguascalientes implica la promocioacuten de este coacutedigo de principios y valores por parte de cada trabajadora y trabajador favoreciendo una imagen del servicio puacuteblico profesional caacutelida respetuosa de la diversidad asiacute como un comportamiento congruente en cada uno de los aacutembitos de la vida social

CAPIacuteTULO II

PRINCIPIOS Y VALORES PRINCIPIOS

Gobernanza

Se entiende como la construccioacuten colectiva inclusiva y consensuada de un ambiente generalizado de confianza que afecta positivamente la eficiencia legitimidad y solidez financiera de la administracioacuten puacuteblica estimulando la participacioacuten ciudadana Es consecuencia de un equilibrio sano y corresponsable entre la vida privada y la puacuteblica teniendo puentes entre los hogares con las secretariacuteas y organismos municipales potenciaacutendose las condiciones para que todos los sectores de la poblacioacuten ejerzan sus derechos

Convivencia y seguridad ciudadana Principio comuacuten a toda la estructura operativa del gobierno municipal aplicado para la prevencioacuten de las violencias los delitos las adicciones y los accidentes viales mediante una suma de acciones con la sociedad civil para coproducir la seguridad ciudadana enfatizando la resolucioacuten no violenta de conflictos

Igualdad Es el principio que implica la erradicacioacuten de todas las formas de discriminacioacuten Reconoce en cada persona la libertad para el desarrollo de habilidades capacidades y competencias que le permitan hacer elecciones trascendiendo cualquier limitacioacuten motivada por estereotipos o prejuicios de forma tal que sus derechos obligaciones y oportunidades no dependen de su origen eacutetnico racial nacional sexo geacutenero edad estado civil lengua religioacuten discapacidad condicioacuten social econoacutemica de salud embarazo opiniones preferencia u orientacioacuten sexual o cualquier otra anaacuteloga

Igualdad de geacutenero entre mujeres y hombres





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Este principio eacutetico establece que las necesidades y caracteriacutesticas de mujeres y hombres son valoradas y tomadas en cuenta de la misma manera de forma tal que sus derechos responsabilidades y oportunidades no dependen de su sexo eliminando asiacute cualquier forma de discriminacioacuten por tal motivo

Equidad de geacutenero entre mujeres y hombres

Principio eacutetico de justicia que consiste en eliminar los desequilibrios existentes en el acceso y control de los recursos entre mujeres y hombres para lograr el reconocimiento a las diferencias de geacutenero sin que eacutestas impliquen una razoacuten para discriminar

Conciliacioacuten entre la vida laboral familiar y personal Implica la buacutesqueda de todas las acciones favorables que permitan a mujeres y hombres de manera armoacutenica corresponsable participativa y desde una perspectiva de geacutenero la mejor concordancia posible entre el mundo del trabajo y la vida familiar

Combate a la violencia laboral Principio que compromete a mujeres y hombres con la preservacioacuten de un ambiente laboral sano libre de toda forma de violencia laboral principalmente el hostigamiento sexual entendido como un comportamiento inaceptable que contradice las poliacuteticas de equidad igualdad de trato oportunidades y derechos de las y los trabajadores a recibir un trato justo y respetuoso

Sustentabilidad

Preservacioacuten del equilibrio ecoloacutegico proteccioacuten del ambiente y aprovechamiento de los recursos naturales para mejorar la calidad de vida y la productividad de las personas sin comprometer la satisfaccioacuten de las necesidades de las generaciones futuras

VALORES Honestidad

Obrar con rectitud e integridad en el ejercicio del empleo cargo o comisioacuten Actuando en todo momento de manera recta satisfaciendo el intereacutes general omitiendo todo provecho o ventaja personal sin buscar o aceptar compensaciones o prestaciones que comprometan el ejercicio del servicio puacuteblico

Imparcialidad





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No hacer distincioacuten por razones de origen eacutetnico racial sexo geacutenero edad discapacidad condicioacuten social econoacutemica de salud embarazo lengua religioacuten opiniones preferencia u orientacioacuten sexual estado civil o cualquier otra analogiacutea Actuando sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organizacioacuten o persona alguna sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas Valor que invita a una conducta responsable respetando el derecho de todas las personas rechazando cualquier gestioacuten que privilegie a un grupo o partido poliacutetico determinado

Justicia

Disposicioacuten permanente para el debido cumplimiento de las funciones y responsabilidades que demanda otorgar a cada quien lo que es debido tanto en sus relaciones con el ayuntamiento la ciudadaniacutea y quienes integran el servicio puacuteblico

Solidaridad Generacioacuten de cohesioacuten social a traveacutes del apoyo mutuo creadora de generosidad la cooperacioacuten el desprendimiento y la participacioacuten

Legalidad Conocer respetar y hacer cumplir la constitucioacuten las leyes y reglamentos que se relacionen con el ejercicio del servicio puacuteblico fomentando el respeto y vigilancia de la autonomiacutea municipal las relaciones y coordinaciones con las instituciones de los demaacutes niveles de gobierno en el marco de la constitucioacuten federal estatal y las demaacutes leyes de la materia

Respeto

Dar a todas las personas un trato digno Sin realizar actos de exclusioacuten o discriminatorios hacia la ciudadaniacutea o con las trabajadoras y trabajadores que integran la administracioacuten municipal Tener para toda la gente un trato digno corteacutes cordial y tolerante sin importar su origen eacutetnico racial sexo geacutenero edad discapacidad condicioacuten social econoacutemica de salud embarazo lengua religioacuten opiniones preferencia u orientacioacuten sexual estado civil o cualquier otra analogiacutea

Responsabilidad





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Responder por las consecuencias derivadas del ejercicio del servicio puacuteblico obrando con la premisa de saber responder a las acciones realizadas afrontando las consecuencias de cada acto encaminando el proceder hacia la satisfaccioacuten de las demandas sociales

Transparencia Garantizar el acceso de toda persona a la informacioacuten puacuteblica que genere recopile mantenga procese administre o se encuentre en posesioacuten de las dependencias y entidades municipales favoreciendo una rendicioacuten de cuentas constante permitiendo el libre acceso de la poblacioacuten sin maacutes liacutemites que las que la propia ley imponga

40 MARCO LEGAL

bull Coacutedigo Municipal vigente artiacuteculo 110 fracciones VIII XLIII XLIV artiacuteculo 130 136 138 fracciones de IIIIII IV artiacuteculo 143 164 252 259 266 289

bull Reglamento Interior artiacuteculo 8285 98 bull Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos artiacuteculo 115 fraccioacuten II inciso a b c d e bull Constitucioacuten Poliacutetica del Estado de Aguascalientes artiacuteculo 68 bull Ley Municipal para el Estado de Aguascalientes artiacuteculos 16 36 fracciones I y XXXIX

50 ATRIBUCIONES Las contempla el Coacutedigo Municipal en el ARTIacuteCULO 110 Corresponde a la Secretariacutea de Administracioacuten Municipal lo siguiente I Planear programar coordinar y dirigir las actividades que tienen por objeto el reclutamiento la contratacioacuten las remociones las renuncias las licencias las jubilaciones la capacitacioacuten el desarrollo y el control del personal de la Presidencia Municipal II Adquirir administrar y abastecer los recursos materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones a las dependencias o unidades administrativas de la Presidencia III Dirigir las acciones que tiendan a proporcionar a las dependencias de la Presidencia Municipal los elementos de trabajo necesarios para el desarrollo de sus funciones IV Presidir el Comiteacute de Adquisiciones V Administrar y controlar los bienes patrimoniales de la Presidencia Municipal





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VI Encargarse del resguardo de los documentos de la administracioacuten municipal a traveacutes de la organizacioacuten y direccioacuten del Archivo General Municipal VII Implementar poliacuteticas lineamientos y desarrollar programas para el mejor aprovechamiento de edificios e instalaciones vehiacuteculos combustibles y todo lo relacionado con su uso control y mantenimiento VIII Mantener el correcto desarrollo de las relaciones con los trabajadores del Municipio y la vigilancia del cumplimiento del Estatuto Juriacutedico de los Trabajadores al Servicio de los Gobiernos del Estado sus Municipios y Oacuterganos Descentralizados IX Intervenir en la elaboracioacuten de presupuestos de las dependencias municipales y en la adquisicioacuten de bienes y servicios dando seguimiento para el control de los mismos X Informar en el mes de enero de cada antildeo a la Contraloriacutea General del Estado sobre los servidores puacuteblicos obligados a presentar la Declaracioacuten de situacioacuten Patrimonial XI Desarrollar y establecer los planes programas y proyectos necesarios para la adecuada seguridad e higiene de todas las aacutereas de trabajo XII Prestar servicios de consulta meacutedica a los trabajadores del Municipio que lo soliciten XIII Establecer las normas criterios y procedimientos que deberaacuten observar las dependencias de la administracioacuten municipal en materia de simplificacioacuten y modernizacioacuten administrativa y asesorarles para optimizar el funcionamiento interno y mejorar el servicio al puacuteblico XIV Analizar disentildear y adecuar la estructura orgaacutenica municipal garantizando el correcto funcionamiento y administracioacuten de las diferentes dependencias de la Presidencia XV Definir y establecer los mecanismos de planeacioacuten coordinacioacuten programacioacuten informacioacuten control evaluacioacuten y mejoramiento de la eficacia y eficiencia administrativa y operativa de las dependencias y entidades de la administracioacuten puacuteblica municipal XVI Elaborar y mantener actualizados los manuales de organizacioacuten de procedimientos y el directorio de traacutemites y servicios puacuteblicos de la administracioacuten municipal XVII Apoyar y participar en los proyectos de reorganizacioacuten que formulen las dependencias y entidades de la administracioacuten puacuteblica municipal XVIII Definir y establecer mecanismos yo metodologiacutea que fomenten en el servidor puacuteblico una cultura de mejoramiento continuo XIX Elaborar con la intervencioacuten de los Siacutendicos el inventario general de bienes muebles propiedad del Municipio expresando en el mismo todas las caracteriacutesticas de identificacioacuten XX Controlar y dar seguimiento al sistema global de gestioacuten de calidad para mantener los certificados obtenidos por la administracioacuten municipal XXI Garantizar a traveacutes de la Direccioacuten de Servicios Generales el mantenimiento y reparacioacuten de los vehiacuteculos de la Administracioacuten Municipal





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XXII Realizar a traveacutes del Departamento de Taller Graacutefico las publicaciones propias del Municipio XXIII Definir y establecer las poliacuteticas y lineamientos en materia de informaacutetica que deberaacuten respetar las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal XXIV Definir y establecer las poliacuteticas y procedimientos que deberaacuten observar las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal en relacioacuten a una mejora regulatoria y simplificacioacuten administrativa XXV Dar seguimiento al Plan Municipal de Desarrollo en materia de informaacutetica y simplificacioacuten administrativa XXVI Apoyar los programas de modernizacioacuten administrativa sustentados en tecnologiacutea de informacioacuten XXVII Proporcionar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de coacutemputo y perifeacutericos en todas las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal XXVIII Proporcionar el servicio de anaacutelisis disentildeo programacioacuten e instalacioacuten de todo tipo de sistemas computacionales que requieran las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal XXIX Establecer los criterios para el uso de todo sistema computacional incluyendo los de operacioacuten en web y georeferencia XXX Brindar asesoriacutea y soporte teacutecnico que en materia de informaacutetica y simplificacioacuten administrativa soliciten las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal XXXI Definir la infraestructura de telecomunicaciones adoptada para resolver el servicio de comunicacioacuten de datos que requieren todas las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal XXXII Desarrollar los moacutedulos computacionales de captura integracioacuten procesamiento y consulta de informacioacuten referenciable en mapas geograacuteficos digitales XXXIII Proveer herramientas cursos manuales y bancos de datos para facilitar y agilizar la consulta y transmisioacuten de la informacioacuten XXXIV Establecer los criterios para el uso de la infraestructura de servicios en Internet e Intranet incluyendo los de operacioacuten con acceso a sitios ciberneacuteticos y correo electroacutenico de las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal XXXV Administrar la estructura teacutecnica de los moacutedulos computarizados de atencioacuten XXXVI Vigilar el uso en los centros municipales de servicios de Internet y videoconferencias que ofrece el Municipio al puacuteblico observando los lineamientos que para tal efecto establece el presente Coacutedigo y demaacutes disposiciones relativas y aplicables XXXVII Conformar disentildear programar publicar actualizar y administrar la paacutegina electroacutenica del Municipio en Internet Intranet y moacutedulos de acceso puacuteblico XXXVIII Analizar disentildear adecuar y proponer la estructura orgaacutenica municipal de las dependencias de la administracioacuten puacuteblica municipal





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XXXIX Definir y establecer a las dependencias los mecanismos de elaboracioacuten implementacioacuten y actualizacioacuten de los Manuales de Organizacioacuten definidos por la Secretariacutea de Administracioacuten que deberaacuten realizar las dependencias XL Definir los mecanismos de elaboracioacuten actualizacioacuten simplificacioacuten e implementacioacuten de traacutemites y procesos de servicios puacuteblicos de la administracioacuten puacuteblica municipal sometiendo a consideracioacuten las reformas o adiciones y en su caso la abrogacioacuten de las disposiciones juriacutedico-administrativas en las que se sustentan los mismos XLI Disentildear elaborar y mantener actualizada con base en la informacioacuten que emitan las dependencias la Guiacutea de Traacutemites de Servicios Puacuteblicos de la administracioacuten puacuteblica municipal XLII Evaluar el impacto de las poliacuteticas en materia de informaacutetica y mejora regulatoria presentando los respectivos informes XLIII Dar seguimiento para que las dependencias cumplan en lo conducente lo establecido en el presente artiacuteculo XLIV Las demaacutes que le sentildeale la Ley o el H Ayuntamiento por conducto del Presidente Municipal 60 ESTRUCTURA ORGANICA

ART 98 COacuteDIGO MUNICIPAL VIGENTE XII- SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteN

Secretario Particular Coordinacioacuten de Unidades Administrativas Coordinacioacuten Administrativa Direccioacuten Juriacutedica Departamento Juriacutedico de Recursos Humanos Departamento Juriacutedico de Recursos Materiales Direccioacuten de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y Comunicacioacuten Departamento de Servicios e Infraestructura Departamento de Soporte Teacutecnico Departamento de Desarrollo Direccioacuten de Recursos Humanos Departamento de Remuneracioacuten al Personal





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Departamento de Desarrollo de Personal Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Archivo General Municipal Departamento de Control Patrimonial Departamento de Taller Graacutefico Departamento de Compras Direccioacuten de Servicios Generales Departamento de Mantenimiento Departamento de Intendencia Departamento de Mantenimiento y Reparacioacuten de Vehiacuteculos Direccioacuten de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal Departamento de Desarrollo Organizacional y Procesos Departamento de Auditoriacutea y Mejora Continua Departamento de Seguimiento y Eficiencia Presupuestal





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Organigrama de coacutedigo

Nota se propone que en el digital se abra mediante Link





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Organigrama General

PRESIDENCIA MUNICIPAL DE AGUASCALIENTES

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL Y PROCESOS

DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y EFICIENCIA

PRESUSPUESTAL

SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteNDIRECCIOacuteN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y EFICIENCIA PRESUPUESTAL

COORDINADOR DE PROYECTOS

COORDINADOR OPERATIVO DE

ESTRUCTURAS Y PROCESOS

ASISTENTE

DEPARTAMENTO DE AUDITORIacuteA Y MEJORA

CONTINUA

ASESOR DE DESARROLLO


CONSULTOR INTERNO DEL SISTEMA DE

GESTION DE LA CALIDAD

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO Y

EFICIENCIA PRESUPUESTAL

ANALISTA DE OPERACIOacuteN Y

PRESUPUESTOS

SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteNDIRECCIOacuteN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y

EFICIENCIA PRESUSPUESTAL

FECHA DE ACTUALIZACIOacuteN 30 DE ABRIL DE 2012

AUXILIAR DE OPERACIOacuteN Y

PRESUPUESTOS

ANALISTA DE PROYECTOS






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70 DESCRIPCIONES GENERALES DE PUESTO (DGPrsquos)

SECRETARIOA DE ADMINISTRACIOacuteN DGP SAD SAD 01 SECRETARIOA PARTICULAR DGP SAD SPA 01 COORDINADORA ADMINISTRATIVOA DGP SAD CAD 01 COORDINADORA DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS DGP SAD CUA 01 DIRECTORA JURIacuteDICOA DGP SAD DJU 01 JEFEA DEL DEPARTAMENTO JURIacuteDICO DE RECURSOS HUMANOS DGP SAD JRH 01 JEFEA DEL DEPARTAMENTO JURIacuteDICO DE RECURSOS MATERIALES

DGP SAD JRM 01

DIRECTORA DE TECNOLOGIacuteAS DE LA INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN

DGP SAD DTI 01

JEFEA DEL DEPTO DE SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA DGP SAD JSI 01 JEFE A EL DEPTO DE SOPORTE TEacuteCNICO DGP SAD JST 01 JEFE A DEL DEPTO DE DESARROLLO DGP SAD JDE 01 DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DGP SAD DRH 01 JEFEA DEL DEPTO DE REMUNERACIOacuteN AL PERSONAL DGP SAD JRP 01 JEFEA DEL DEPTO DE DESARROLLO DE PERSONAL DGP SAD JDP 01 DIRECTORA DE RECURSOS MATERIALES DGP SAD DRM 01 JEFE A DEL DEPTO DE ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL DGP SAD JAM 01 JEFE A DEL DEPTO DE CONTROL PATRIMONIAL DGP SAD JCP 01 JEFE A DEL DEPTO DE TALLER GRAacuteFICO DGP SAD JTG 01 JEFEA DEL DEPTO DE COMPRAS DGP SAD JCO 01 DIRECTOR A DE SERVICIOS GENERALES DGP SAD DSG 01 JEFEA DEL DEPTO DE MANTENIMIENTO DGP SAD JMA 01 JEFEA DEL DEPTO DE INTENDENCIA DGP SAD JIN 01 JEFEA DEL DEPTO DE MANTENIMIENTO Y REPARACIOacuteN DE VEHIacuteCULOS

DGP SAD JRV 01

DIRECTORA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y EFICIENCIA PRESUPUESTAL

DGP SAD DDO 01

JEFEA DEL DEPTO DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS

DGP SAD JDO 01

JEFEA DEL DEPTO DE AUDITORIacuteA Y MEJORA CONTIacuteNUA DGP SAD JAC 01 JEFEA DEL DEPTO DE SEGUIMIENTO Y EFICIENCIA PRESUPUESTAL

DGP SAD JSE 01






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DESCRIPCIOacuteN GENERAL DE PUESTO

Dependencia SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteN

Coacutedigo DGP-SAD-JAC-01 Fecha de Edicioacuten 25-Nov-2005

Elaboroacute Jefe de Departamento de Auditoria y Mejora Continua

Revisoacute Director (a) de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal

Aproboacute Secretario (a) de Administracioacuten

REV 06

Fecha de Revisioacuten 8 de Junio de 2011

I- DATOS GENERALES Nombre del puesto Jefe de Departamento de Auditoria y Mejora Continua Secretariacutea Administracioacuten Coordinacioacuten Departamento Direccioacuten

Ninguna Auditoria y Mejora Continua Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal

Reporta a Director (a) de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal Subordinados

Consultor Interno del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

Objetivo del puesto Supervisar y coordinar las actividades de programacioacuten planeacioacuten desarrollo y seguimiento de las auditorias administrativas internas al Sistema Global de Gestioacuten de la Calidad (SGGC) del H Ayuntamiento de Aguascalientes con la finalidad de obtener una medicioacuten objetiva de acuerdo a las disposiciones y requisitos de la norma ISO 90012008 asiacute como implementar esquemas de Mejora Continua que permitan eficientizar las diversas aacutereas de las dependencias del HAA Relaciones laborales permanentes internas

PUESTO PARA





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1 Secretario (a) de Administracioacuten

-Informar constantemente acerca de la programacioacuten y los resultados de la(s) auditoriacuteas administrativas internas mediante la revisioacuten por la Direccioacuten

2 Director(a) de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal

-Coadyuvar en la construccioacuten de la correcta metodologiacutea para llevar a cabo el Plan anual de auditoriacutea -Informar constantemente acerca de la programacioacuten y los resultados de las auditoriacuteas administrativas internas -Informar sobre los avances de la aplicacioacuten de auditoriacuteas en las Diferentes dependencias del municipio de Aguascalientes - Informar sobre el comportamiento de los procesos criacuteticos bajo los lineamientos que marca la norma ISO 90012008 - Llevar a cabo las presentaciones de la Revisioacuten por la Direccioacuten en las diversas Dependencias del H Ayuntamiento que cuenten con procesos certificados -Informar de los avances que presenten los proyectos de mejora a las diversas aacutereas de HAyuntamiento de Aguascalientes -Informar sobre el desempentildeo del personal del Departamento de Auditoria y Mejora Continua

4 Jefe de Departamento de Desarrollo Organizacional y Procesos

-Solicitar apoyo de consultoriacutea en caso de requerirse para alguno de los Procesos criacuteticos -Implementar esquemas de Mejora Continua que permitan eficientizar los procesos criacuteticos y documentarlos para la certificacioacuten para una posible certificacioacuten

5 Consultor interno del Sistema de Gestioacuten de la Calidad

-Realizar la estructuracioacuten del Plan de Trabajo anual - Realizar la estructuracioacuten del Plan de auditoriacuteas internas -Coordinar el seguimiento al correcto desarrollo de auditoriacuteas internas -Coordinar la evaluacioacuten certificacioacuten y recertificacioacuten a los auditores internos -Asegurar y verificar la imparcialidad del proceso de auditoriacutea interna -Coordinar el seguimiento a las no conformidades encontradas durante las auditoriacuteas internas sin demora injustificada -Coordinar la verificacioacuten de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacioacuten





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-Controlar y mantener los registros generados por las auditoriacuteas internas

-Supervisar y apoyar en el seguimiento a la no conformidades detectadas durante la auditoriacutea -Darle seguimiento al buen control de los documentos y registros

-Coordinar y dar seguimiento a las actividades de consultoriacutea y del plan de trabajo en los procesos criacuteticos -Asesorar en la identificacioacuten yo proponer mejoras que permitan tener Procesos maacutes eficientes -Dar el seguimiento a las no conformidades proyectos de mejora y acciones correctivas y preventivas tomadas en los procesos criacuteticos Asignados

Relaciones laborales permanentes inter-dependencias

PUESTO PARA 1 Duentildeos de Procesos -Coordinar las actividades de implementacioacuten del SGGC en sus

Respectivos procesos certificados -Informar la planeacioacuten y desarrollo de auditoriacuteas internas -Asegurarse del seguimiento al correcto desarrollo de auditoriacuteas internas -Supervisar el seguimiento a las no conformidades encontradas durante las auditoriacuteas internas sin demora injustificada -Verificar la clasificacioacuten de los hallazgos detectados de las auditoriacuteas internas -Supervisar la verificacioacuten de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacioacuten

2 Encargados de control de documentos

-Informar la planeacioacuten y desarrollo de auditoriacuteas internas -Asegurarse del seguimiento al correcto desarrollo de auditoriacuteas internas -Supervisar el seguimiento a las no conformidades encontradas durante las auditoriacuteas internas sin demora injustificada -Verificar la clasificacioacuten de los hallazgos detectados de las auditoriacuteas





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internas -Supervisar la verificacioacuten de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacioacuten -Supervisar que dentro de cada una de las dependencias se lleve un efectivo control de documentos

3 Auditores internos -Desarrollo de auditoriacuteas internas -Supervisar y apoyar el seguimiento a las no conformidades encontradas durante las auditoriacuteas internas -Supervisar y apoyar la verificacioacuten de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacioacuten -Supervisar y apoyar en la supervisioacuten de la imparcialidad del proceso de auditoriacutea interna

4 Departamento de Desarrollo de Personal

-Checar el plan anual de capacitacioacuten

5 Responsables de proyectos de mejora continua

-Dar seguimiento a la realizacioacuten de los proyectos y facilitar su documentacioacuten

Relaciones laborales permanentes externas

PUESTO PARA 1 Auditores (as) externos -Coordinar y dar seguimiento a la programacioacuten y planeacioacuten de las

auditoriacuteas externas al SGGC del HAA II- ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL PUESTO

ACTIVIDAD PERIODICIDAD Definir documentar y asegurarse de la vigencia del procedimiento de auditoriacutea(s) interna(s) a su vez que se describa apropiadamente las responsabilidades requisitos y planificacioacuten

Trimestral

Definir documentar y asegurarse de la vigencia del procedimiento que describa los criterios para controlar los documentos del SGGC del HAA

Trimestral

Definir documentar y asegurarse de la vigencia del procedimiento que describa los criterios para controlar los registros del SGGC del HAA

Trimestral





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incluyendo la metodologiacutea para la identificacioacuten almacenamiento proteccioacuten recuperacioacuten tiempo de retencioacuten y disposicioacuten Definir documentar y asegurarse de la vigencia del procedimiento que describa los criterios para el producto no conforme en cuanto a las revisiones a la documentacioacuten del SGGC del HAA

Trimestral

Definir documentar y asegurarse de la vigencia del procedimiento que describa los criterios para establecer acciones preventivas y acciones correctivas a fin de controlar la documentacioacuten del SGGC del HAA

Trimestral

Informar a la direccioacuten el avance de los resultados de los cinco procedimientos generales y mantener los registros correspondientes

Trimestral

Llevar a cabo la planificacioacuten de la(s) auditoria(s) interna(s) asiacute como definir los criterios alcance y metodologiacutea

Semestral

Supervisar que los documentos del SGGC del HAA sean debidamente aprobados revisados y actualizados cuando sea necesario

Eventual

Supervisar que los cambios a los documentos sean debidamente identificados y revisados en su codificacioacuten fechas firmas No de Revisioacuten

Diaria

Supervisar que todos los documentos se encuentren legibles e identificables Trimestral Supervisar el manejo de los documentos de origen interno y externo mediante el sellado de ldquoDocumento controlado y Documento obsoletordquo

Diaria

Supervisar que los registros sean identificados almacenados protegidos recuperados retenidos conforme a lo definido en el procedimiento documentado de control de registros

Diaria

Supervisar que los registros sean establecidos con la finalidad de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y con la efectiva operacioacuten del SGGC del HAA

Diaria

Evaluar perioacutedicamente a los auditores internos del HAA Semestral Definir y seleccionar el equipo auditor para la(s) auditoria(s) interna(s) Semestral Reprogramar las auditoriacuteas internas cuando asiacute se requiera derivado del estado y la importancia de los procesos y las aacutereas a auditar ademaacutes de resultados de auditoriacuteas previas

Eventual

Verificar que el SGGC es conforme con la norma ISO 90012000 y con las disposiciones planificadas para el mismo

Semestral

Supervisar que durante el desarrollo de las auditoriacuteas internas se mantenga la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorias

Semestral

Supervisar a los consultores internos en la implementacioacuten de las asesoriacuteas perioacutedicas a las Dependencias del HAA

Diaria

Supervisar que se tomen acciones para las no conformidades encontradas en auditoriacuteas internas sin demora injustificada incluyendo su verificacioacuten y el informe de los resultados de la verificacioacuten

Trimestral

Revisar el cumplimiento de los objetivos de calidad y sus metas programadas de las Dependencias del HAA involucradas en el SGGC

Trimestral





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Capacitar a los consultores internos para que implementen el SGGC de manera eficiente y efectiva

Trimestral

Coparticipar con las Dependencias del HAA en la estructuracioacuten de proyectos de mejora

Diaria

Dar apoyo directo y eficaz a las Dependencias a traveacutes de los enlaces encargados de control de documentos o coordinadores de calidad yo cuando lo soliciten los Titulares

Diaria

Coordinar con los consultores del Sistema de Gestioacuten de Calidad los avances de proyectos de mejora y el anaacutelisis de los procesos criacuteticos

Diaria

Coordinar en conjunto con el Director de Desarrollo Organizacional y Eficiencia Presupuestal todas las actividades de seguimiento de proyectos de mejora

Eventual

Coordinar la imparticioacuten del curso baacutesico de introduccioacuten a la norma ISO 90012008

Mensual

Asegurar que se lleve a cabo la correcta calibracioacuten a los equipos de seguimiento y medicioacuten en las Dependencias correspondientes del HAA

Semestral

Realizar las actividades inherentes al puesto Diaria

III- REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 1- Educacioacuten

-El ocupante del puesto requiere de estudios terminados a nivel licenciatura en el aacuterea de Ingenieriacutea Industrial Aacuterea Administrativa yo Afiacuten

2-Formacioacuten

- Curso de Induccioacuten al Municipio - Curso Baacutesico de Seguridad e Higiene - Curso Baacutesico en la norma ISO 9001-2008 - Orientacioacuten al Ciudadano y usuario interno - Comunicacioacuten efectiva - Trabajo en equipo - Liderazgo -Visioacuten Estrateacutegica -Negociacioacuten -Tener capacidad de negociacioacuten decisioacuten y de trabajar bajo presioacuten -Asiacute como tener conocimientos en Administracioacuten Puacuteblica en el Coacutedigo Municipal de Aguascalientes y la Ley Orgaacutenica Municipal del Estado de Aguascalientes -Conocimientos en computacioacuten (office) manejo e interpretacioacuten de normas leyes Coacutedigo Municipal





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3-Experiencia

El ocupante del puesto requiere tener experiencia de miacutenimo un antildeo en puesto similar 4-Habilidades

Las habilidades han sido identificadas y ponderadas para cada puesto y son evaluadas a traveacutes del CONCIPER evaluacioacuten que es aplicada al inicio de la relacioacuten laboral a todo el personal del H Ayuntamiento de Aguascalientes a excepcioacuten del que no cuenta con estudios miacutenimos de secundaria Este personal seraacute evaluado con base en las habilidades sentildealadas en el registro Competencia del personal (R1-Secc 62) del Procedimiento General de Competencia Formacioacuten y Toma de Conciencia (HAA-PG-Secc 62) -Cuando el (la) aspirante o quien ocupara el puesto no cuenta con la puntuacioacuten definida y si de cualquier manera se considera apto (a) para el desempentildeo del puesto las habilidades seraacuten desarrolladas a traveacutes de informacioacuten capacitacioacuten o entrenamiento

IV-PARTICIPACIOacuteN O RESPONSABILIDAD EN EL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO FUNCIOacuteN RESULTADO

Control de Documentos HAA-PG-Secc423

Responsable

Administrativo

-Controlar efectivamente los documentos del SGGC del HAA

Control de Registros HAA-PG-Secc424

Responsable

Administrativo

-Controlar efectivamente los registros del SGGC del HAA

Auditoriacuteas Internas HAA-PG-Secc822

Responsable

Administrativo

-Coordinar operativamente el proceso de auditorias en aacutereas especiacuteficas del HAA





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Producto No Conforme Responsable

Administrativo

-Controlar efectivamente los registros de producto no conforme del SGGC del HAA

Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

Responsable

Administrativo

-Controlar y dar seguimiento a los datos y registros de RAPacutes y RACacutes

Mejora Continua Responsable

Administrativo

-Coordinar la identificacioacuten de proyectos de Mejora Continua en las aacutereas certificadas del HAA para mejorar el SGGC o del funcionamiento mismo del aacuterea

80 DIRECTORIO CP ESTELA RUIacuteZ ESPARZA Secretarioa de Administracioacuten

ALMA ROCIO MUNtildeOZ JIMENEZ Secretario Particular CP GABRIELA E MEDINA DURAacuteN Coordinacioacuten de Unidades Administrativas ING GILDARDO DE LUNA MUNtildeOZ Coordinacioacuten Administrativa SILVIA MORAacuteN DE LOERA Secretaria JUAN LIRA SERRANO Asesor Juriacutedico ISMAEL MUNtildeOZ MUNtildeOZ Responsable de Control y Seguimiento de Proyectos LUIS FERNANDO MEacuteNDEZ BELTRAacuteN Direccioacuten Juriacutedica MANUEL MARTIacuteNEZ GALLARDO Departamento Juriacutedico de Recursos Humanos RODRIGO GONZAacuteLEZ LARA Departamento Juriacutedico de Recursos Materiales

90 FIRMAS DE AUTORIZACIOacuteN

CP ESTELA RUIZ ESPARZA PADILLA Secretaria de Administracioacuten

CP MARIO A BANtildeUELOS RODRIGUEZ Jefe de Desarrollo Organizacional y Procesos

INGERNESTO HERRERA MIRELES Jefe de Desarrollo Organizacional y Procesos





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ANEXO III VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES ESPECIFICAS Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir Atender Desahogar Fincar Operar Rendir Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar Canalizar Designar Formular Orientar Requerir Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver Captar Determinar Generar Participar Reunir Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar Codificar Disentildear Identificar Prever Solicitar Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES DE DIRECCIONES SUBDIRECCIONES Y DEPARTAMENTOS Planear Organizar Organizar Organizar Integrar Integrar Dirigir Dirigir Operar Controlar Controlar Programar Autorizar Supervisar Informar Evaluar Desarrollar Proponer Definir Formular Sistematizar Establecer Instrumentar Participar





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ANEXO IV EL PRESENTE ANEXO SE INTEGRA COMO EJEMPLO EL CONTENIDO GENERAL DEL MANUAL Y UN SOLO PROCEDIMIENTO EN TODAS SU FORMAS DOCUMENTAL MAPA Y CONTROL SEGUIMIENTO Y EVALUACIOacuteN DEL MISMO

MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIOacuteN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACIOacuteN

CONTENIDO 10 Iacutendice 20 Presentacioacuten 30 Estructura Orgaacutenica 40 Simbologiacutea 50 Descripcioacuten de Procedimientos 60 Diagramas de Flujo 70 Directorio 80 Firmas de Autorizacioacuten





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10 INDICE Presentacioacuten 51 Estructura Orgaacutenica 51 Simbologiacutea 51 Descripcioacuten de Procedimientos 52 Diagrama de Flujo 53 Directorio 54 Firmas de Autorizacioacuten 54





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20 PRESENTACION

Este Manual de Procedimientos de la Direccioacuten de Recursos Humanos de la Secretariacutea de Administracioacuten estaacute orientado hacia la exposicioacuten y comprensioacuten de todos los procedimientos con los que cuenta ademaacutes que sirve de apoyo para la identificacioacuten y anaacutelisis de los procesos asiacute como delimitar actividades identificar duplicidad de funciones etc Todo esto debe de realizarse con rumbo a la contribucioacuten de la mejora de los mismos Es una herramienta que permite conocer las distintas actividades que se realizan en cada una de las aacutereas pertenecientes a la Direccioacuten de Recursos Humanos de la Secretariacutea de Administracioacuten de una manera muy clara y metoacutedica la cual clarifica la delimitacioacuten de responsabilidades asiacute como fortalece los canales de comunicacioacuten entre las distintas aacutereas y facilita la toma de decisiones Este Manual de Procedimientos tiene el objetivo de brindar el apoyo para la explicacioacuten de las actividades que se realizan dentro de la Direccioacuten de Recursos Humanos basaacutendose tanto en la estructura como en responsabilidades del personal que la integra basado en un enfoque basado en procesos 30 ESTRUCTURA ORGAacuteNICA De acuerdo al Coacutedigo Municipal vigente Artiacuteculo 98 fraccioacuten XII- SECRETARIacuteA DE ADMINISTRACIOacuteN

Direccioacuten de Recursos Humanos Departamento de Remuneracioacuten al Personal

Departamento de Desarrollo de Personal 40 SIMBOLOGIacuteA

Consultar Anexo V del Manual Administrativo





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50 DESCRIPCIOacuteN DE PROCEDIMIENTOS

51- PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIOacuteN DE PERSONAL

52- OBJETIVO- Ubicar a los candidatos idoacuteneos de acuerdo a los requerimientos de los puestos

53- NORMAS- Manual de Procedimientos de Recursos Humanos 54- FRECUENCIA- Programado de acuerdo a las necesidades de la(s) dependencia(s) 55- DESCRIPCION NARRATIVA- Para llevar acabo el proceso de Reclutamiento y Seleccioacuten la dependencia solicitante identificara la vacante con base a su estructura orgaacutenica (organigrama) y requerimientos del puesto (dgpacutes) Una vez que se ha identificado la vacante la dependencia solicitante deberaacute llenar y enviar el formato de requisicioacuten de personal al Depto De Desarrollo de Personal para que se examine en la base de capital humano candidatos que cubran con los requerimientos solicitados por dicha dependencia Se convocara a los candidatos que arroje la base de datos a traveacutes de su teleacutefono para posteriormente evaluarlos (en caso de ser de perfil administrativo se aplica test psicomeacutetrico) Despueacutes de evaluar a los candidatos se enviacutea del Depto de Desarrollo de Personal el reporte de evaluacioacuten de los candidatos al encargado del aacuterea solicitante el Reporte de Evaluacioacuten del Candidato para que se pueda tomar en cuenta dicha informacioacuten en la toma de decisioacuten para su contratacioacuten de alguacuten candidato en caso de que cubra con los requisitos solicitados La dependencia solicitante deberaacute realizar el llenado correcto de Formato de Incidencia de Recursos Humanos para que se entregue al Depto De Remuneracioacuten de Personal y esta aacuterea pueda dar el tramite correspondiente al alta en nomina de dicha persona





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Reclutamiento y Seleccioacuten de Personal

Depto De Remuneracioacuten al

Personal

Depto De Desarrollo de PersonalDependencia Solictante

Inicio

1- Identificar vacantes con base a su estructura orgaacutenica

(organigrama) y requerimientos del puesto (dgprsquos)



2- Enviar requisicioacuten de personal R1-SA-DDP-POP-01

especificando los requerimientos del puesto vacante

3- Examinar en la base de capital humano candidatos que cubran con los requerimientos

solicitados

4- Convocar Entrevistar y evaluar a candidatos para el

puesto vacante

5- Canalizar terna de candidatos R2-SA-DDP-POP-01 que cubren con los requerimientos solicitados

a la dependencia6- Entrevistar a los candidatos y

toma la decisioacuten para su contratacioacuten

7- Elaborar y enviar la incidencia de recursos humanos del personal a contratar R1-SA-

DRP-POP-01

8- Procesar el alta del candidato seleccionado para

ocupar el puesto vacante

9- Proporcionar formato para que se evaluacutee el desempentildeo del

personal durante su periodo laboral R3-SA-DDP-POP-01

10- Evaluar el desempentildeo del personal

11- Realizar reporte de la evaluacioacuten del desempentildeo del

personal y entrega resultados a la dependencia y personal

evaluado

Fin





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70 DIRECTORIO

bull Departamento de Desarrollo de Personal bull Departamento de Remuneraciones al Personal

80 FIRMAS DE AUTORIZACIOacuteN CP ESTELA RUIZ ESPARZA PADILLA Secretaria de Administracioacuten







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ANEXO V SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo

Operacioacuten Representa la ejecucioacuten de una actividad operativa o acciones a realizar con excepcioacuten de decisiones o alternativas

Decisioacuten yo alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacioacuten de condiciones)

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice reciba se genere o salga del procedimiento los cuales pueden identificarse anotando en el interior del siacutembolo la clave o nombre correspondiente asiacute como el nuacutemero de copias

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente Se usa generalmente combinado con el siacutembolo ldquoDocumentordquo y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones

A Alfabeacutetico N Numeacuterico C Cronoloacutegico

Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente

Inicio Fin





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Conector Representa una conexioacuten o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo

Conector de paacutegina Representa una conexioacuten o enlace con otra hoja diferente en la que continuacutea el diagrama de flujo

Direccioacuten de flujo o Liacuteneas de unioacuten Conecta los siacutembolos sentildealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones

Preparacioacuten o Conector de procedimiento Indica conexioacuten del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito

Pasa el tiempo Representa una interrupcioacuten del proceso





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Sistema Informaacutetico Indica el uso de un sistema informaacutetico en el procedimiento

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba genere o salga del procedimiento

El alto del cuadro de texto y la liacutenea asociada aumenta o disminuye seguacuten la cantidad de texto que se agrega Para

cambiar el ancho del comentario arrastre el

controlador lateral

Aclaracioacuten Se utiliza para hacer una aclaracioacuten correspondiente a una actividad del procedimiento

Memoria electroacutenica Representa la accioacuten de respaldar la informacioacuten generada en el procedimiento en una unidad magneacutetica

Direccioacuten de flujo de actividades simultaacuteneas Conecta los siacutembolos sentildealando el orden simultaacuteneo de dos o maacutes actividades que se desarrollan en diferente direccioacuten de flujo

Disco compacto (USB) Representa la accioacuten de respaldar la informacioacuten generada en el procedimiento en una unidad de lectura oacuteptica

Objeto Es la representacioacuten graacutefica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento





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ANEXO VI CEacuteDULA DE SERVICIOS AL PUacuteBLICO CONTENIDO

1- Iacutendice 2- Presentacioacuten 60

3- Marco Juriacutedico 60 4- Estructura Orgaacutenica 60 5- Ceacutedulas de Traacutemites o Servicios al Puacuteblico 62 6- Directorio 64 7- Firmas de Autorizacioacuten 64





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2- PRESENTACIOacuteN Este Manual de Organizacioacuten contiene en forma ordenada y sistemaacutetica la informacioacuten yo las instrucciones sobre su marco juriacutedico-administrativo atribuciones organizacioacuten estructura y funciones de la Secretariacutea de Administracioacuten constituyeacutendose ademaacutes en un instrumento de apoyo administrativo que describe las relaciones orgaacutenicas que se dan entre las unidades administrativas siendo ello un elemento de apoyo a su funcionamiento 3- MARCO JURIDICO



4- ESTRUCTURA ORGANICA


Direccioacuten de Recursos Materiales Departamento de Archivo General Municipal Departamento de Control Patrimonial Departamento de Taller Graacutefico Departamento de Compras






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60






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5- CEacuteDULAS DE TRAacuteMITES O SERVICIOS AL PUacuteBLICO (ALTA DE EMPRESA)

Datos Generales Clave Empresa

Fecha642012 121823 PM

Nombre Publicitario Selecione una opcioacuten

Razon Social RFC

Sector

ACTIVIDADES DEL GOBIERNO Y DE ORGANISMOS INTERNACIONALES Y EXTRATERRITORIALES

Giro

ACABADO Y RECUBRIMIENTO DE TEXTILES

Especificar Giro

DomicilioCalle Num

Estado MunicipioDelegacioacuten

Selecione una opcioacuten


Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax

Correo Electroacutenico Pagina Web





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Horario de Atencioacuten

Sucursal (es) Sucursal CalleNumero Colonia Telefono

Hor Aten

+

Contacto (s) o Representante RH

Nombre Puesto Fecha Nacimiento Correo Teleacutefono-Ext

+

Confidencialidad

Si NO desea que sus datos GENERALES aparezcan en las vacantes seleccione la siguiente casilla

Datos Confidenciales de la Empresa

Caacutemara o Agrupacioacuten

ABM ASOCIACION DE BANCOS DE MEXICO

Inversioacuten No de Empleados


Instalacioacuten Antildeos de Experiencia en el Giro

Propia

Usuario y Contrasentildea

Usuario (RFC)

Contrasentildea

Con la finalidad de conservar la

confidencialidad de su informacioacuten les pedimos usar RFC como usuario y





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Confirmar Contrasentildea

crear una contrasentildea

Nota se propone que en el digital se abra mediante Link (httpwwwagsgobmxbolsaempresaasp)

6- DIRECTORIO

CP ESTELA RUIacuteZ ESPARZA Secretarioa de Administracioacuten

LIC EFREacuteN DE JESUacuteS PEacuteREZ ROMO Direccioacuten de Recursos Materiales CBERTHA MA DEL ROSARIO TOPETE CDepartamento de Archivo General Municipal CLUPINA GONZAacuteLEZ GARCIacuteA Departamento de Control Patrimonial CEDUARDO BERUacuteMEN ALONSO Departamento de Taller Graacutefico C EVA LOacutePEZ YANtildeEZ OrsquoKRUKT Departamento de Compras

7- FIRMAS DE AUTORIZACIOacuteN





PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD

III- REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO






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2





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3

INDICE






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12 OBJETIVOS

















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7
















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8


















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9














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pretenden alcanzar







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15

















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siacutembolo




Inicio Fin





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21











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22






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23


10 Iacutendice 24









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24









Adquisiciones





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25





















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CAPIacuteTULO 1










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CAPIacuteTULO II


Gobernanza









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Sustentabilidad


VALORES Honestidad


Imparcialidad





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Justicia




Respeto


Responsabilidad





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40 MARCO LEGAL








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Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


CONTINUA








PRESUPUESTOS





PRESUPUESTOS







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DGP SAD JRM 01


DGP SAD DTI 01


DGP SAD JRV 01


DGP SAD DDO 01


DGP SAD JDO 01


DGP SAD JSE 01






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REV 06







PUESTO PARA





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Trimestral


Trimestral


Trimestral





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44


Trimestral


Trimestral


Trimestral


Semestral


Eventual


Diaria


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Semestral


Semestral


Diaria


Trimestral


Trimestral





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45


Trimestral


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Mensual


Semestral




2-Formacioacuten






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3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo






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Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












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20 PRESENTACION









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Personal


Inicio








solicitados


puesto vacante





DRP-POP-01








evaluado

Fin





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70 DIRECTORIO









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Inicio Fin





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controlador lateral










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Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






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Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







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6- DIRECTORIO








PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







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INDICE






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4









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5

12 OBJETIVOS

















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6















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8


















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9














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pretenden alcanzar







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11











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12
















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siacutembolo




Inicio Fin





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18

















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19















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20
















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21











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22






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10 Iacutendice 24









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24









Adquisiciones





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26


















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CAPIacuteTULO 1










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CAPIacuteTULO II


Gobernanza









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Sustentabilidad


VALORES Honestidad


Imparcialidad





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Justicia




Respeto


Responsabilidad





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40 MARCO LEGAL








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Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


CONTINUA








PRESUPUESTOS





PRESUPUESTOS







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39



DGP SAD JRM 01


DGP SAD DTI 01


DGP SAD JRV 01


DGP SAD DDO 01


DGP SAD JDO 01


DGP SAD JSE 01






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REV 06







PUESTO PARA





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Trimestral


Trimestral


Trimestral





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Trimestral


Trimestral


Trimestral


Semestral


Eventual


Diaria


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Semestral


Semestral


Diaria


Trimestral


Trimestral





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Trimestral


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Mensual


Semestral




2-Formacioacuten






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46

3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo






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Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












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20 PRESENTACION









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Personal


Inicio








solicitados


puesto vacante





DRP-POP-01








evaluado

Fin





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70 DIRECTORIO









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Inicio Fin





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controlador lateral










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Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






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62



Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







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6- DIRECTORIO








PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







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4









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5

12 OBJETIVOS

















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6















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9














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pretenden alcanzar







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siacutembolo




Inicio Fin





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10 Iacutendice 24









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Adquisiciones





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CAPIacuteTULO 1










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CAPIacuteTULO II


Gobernanza









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Sustentabilidad


VALORES Honestidad


Imparcialidad





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Justicia




Respeto


Responsabilidad





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40 MARCO LEGAL








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Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


CONTINUA








PRESUPUESTOS





PRESUPUESTOS







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DGP SAD JRM 01


DGP SAD DTI 01


DGP SAD JRV 01


DGP SAD DDO 01


DGP SAD JDO 01


DGP SAD JSE 01






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REV 06







PUESTO PARA





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Trimestral


Trimestral


Trimestral





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Trimestral


Trimestral


Trimestral


Semestral


Eventual


Diaria


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Semestral


Semestral


Diaria


Trimestral


Trimestral





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Trimestral


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Mensual


Semestral




2-Formacioacuten






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3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

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Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












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20 PRESENTACION









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Personal


Inicio








solicitados


puesto vacante





DRP-POP-01








evaluado

Fin





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70 DIRECTORIO









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Inicio Fin





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controlador lateral










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Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






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Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







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6- DIRECTORIO








PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







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12 OBJETIVOS

















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pretenden alcanzar







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siacutembolo




Inicio Fin





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Adquisiciones





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CAPIacuteTULO II


Gobernanza









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Sustentabilidad


VALORES Honestidad


Imparcialidad





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Justicia




Respeto


Responsabilidad





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40 MARCO LEGAL








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Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


CONTINUA








PRESUPUESTOS





PRESUPUESTOS







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DGP SAD JRM 01


DGP SAD DTI 01


DGP SAD JRV 01


DGP SAD DDO 01


DGP SAD JDO 01


DGP SAD JSE 01






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PUESTO PARA





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Trimestral


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Trimestral


Trimestral


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Diaria


Diaria


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Trimestral


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3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

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Administrativo



Responsable

Administrativo



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20 PRESENTACION









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Personal


Inicio








solicitados


puesto vacante





DRP-POP-01








evaluado

Fin





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Inicio Fin





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controlador lateral










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+



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Confidencialidad








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PRESUPUESTOS





PRESUPUESTOS







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DGP SAD JRM 01


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PUESTO PARA





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Trimestral


Trimestral


Trimestral





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Trimestral


Trimestral


Trimestral


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Eventual


Diaria


Diaria


Diaria


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Diaria


Trimestral


Trimestral





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Trimestral


Diaria


Diaria


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Mensual


Semestral




2-Formacioacuten






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46

3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

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11-Mayo-2012 Rev 00






47


Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












11-Mayo-2012 Rev 00






48






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20 PRESENTACION









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Personal


Inicio








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70 DIRECTORIO









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Inicio Fin





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controlador lateral










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Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






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Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







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PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







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10 Iacutendice 24









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Adquisiciones





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25





















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Gobernanza









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Sustentabilidad


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Trimestral


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Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

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Administrativo



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Personal


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Trimestral


Trimestral


Trimestral





11-Mayo-2012 Rev 00






44


Trimestral


Trimestral


Trimestral


Semestral


Eventual


Diaria


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Semestral


Semestral


Diaria


Trimestral


Trimestral





11-Mayo-2012 Rev 00






45


Trimestral


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Mensual


Semestral




2-Formacioacuten






11-Mayo-2012 Rev 00






46

3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo






11-Mayo-2012 Rev 00






47


Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












11-Mayo-2012 Rev 00






48






11-Mayo-2012 Rev 00






49








11-Mayo-2012 Rev 00






50






11-Mayo-2012 Rev 00






51

20 PRESENTACION









11-Mayo-2012 Rev 00






52









11-Mayo-2012 Rev 00






53




Personal


Inicio








solicitados


puesto vacante





DRP-POP-01








evaluado

Fin





11-Mayo-2012 Rev 00






54

70 DIRECTORIO









11-Mayo-2012 Rev 00






55








Inicio Fin





11-Mayo-2012 Rev 00






56










11-Mayo-2012 Rev 00






57





controlador lateral










11-Mayo-2012 Rev 00






58








11-Mayo-2012 Rev 00






59












11-Mayo-2012 Rev 00






60






11-Mayo-2012 Rev 00






61



Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






11-Mayo-2012 Rev 00






62



Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







11-Mayo-2012 Rev 00






63




6- DIRECTORIO








PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







11-Mayo-2012 Rev 00






28






CAPIacuteTULO 1










11-Mayo-2012 Rev 00






29


CAPIacuteTULO II


Gobernanza









11-Mayo-2012 Rev 00






30






Sustentabilidad


VALORES Honestidad


Imparcialidad





11-Mayo-2012 Rev 00






31


Justicia




Respeto


Responsabilidad





11-Mayo-2012 Rev 00






32



40 MARCO LEGAL








11-Mayo-2012 Rev 00






33






11-Mayo-2012 Rev 00






34






11-Mayo-2012 Rev 00






35








11-Mayo-2012 Rev 00






36






11-Mayo-2012 Rev 00






37







11-Mayo-2012 Rev 00






38

Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


CONTINUA








PRESUPUESTOS





PRESUPUESTOS







11-Mayo-2012 Rev 00






39



DGP SAD JRM 01


DGP SAD DTI 01


DGP SAD JRV 01


DGP SAD DDO 01


DGP SAD JDO 01


DGP SAD JSE 01






11-Mayo-2012 Rev 00






40







REV 06







PUESTO PARA





11-Mayo-2012 Rev 00






41













11-Mayo-2012 Rev 00






42













11-Mayo-2012 Rev 00






43











Trimestral


Trimestral


Trimestral





11-Mayo-2012 Rev 00






44


Trimestral


Trimestral


Trimestral


Semestral


Eventual


Diaria


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Semestral


Semestral


Diaria


Trimestral


Trimestral





11-Mayo-2012 Rev 00






45


Trimestral


Diaria


Diaria


Diaria


Eventual


Mensual


Semestral




2-Formacioacuten






11-Mayo-2012 Rev 00






46

3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo






11-Mayo-2012 Rev 00






47


Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












11-Mayo-2012 Rev 00






48






11-Mayo-2012 Rev 00






49








11-Mayo-2012 Rev 00






50






11-Mayo-2012 Rev 00






51

20 PRESENTACION









11-Mayo-2012 Rev 00






52









11-Mayo-2012 Rev 00






53




Personal


Inicio








solicitados


puesto vacante





DRP-POP-01








evaluado

Fin





11-Mayo-2012 Rev 00






54

70 DIRECTORIO









11-Mayo-2012 Rev 00






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Inicio Fin





11-Mayo-2012 Rev 00






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controlador lateral










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11-Mayo-2012 Rev 00






60






11-Mayo-2012 Rev 00






61



Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






11-Mayo-2012 Rev 00






62



Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







11-Mayo-2012 Rev 00






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6- DIRECTORIO








PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







11-Mayo-2012 Rev 00






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CAPIacuteTULO II


Gobernanza









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Sustentabilidad


VALORES Honestidad


Imparcialidad





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Justicia




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Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


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PRESUPUESTOS





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DGP SAD JRM 01


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Trimestral


Trimestral


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Trimestral


Trimestral


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Eventual


Diaria


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3-Experiencia






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Administrativo



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Personal


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Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




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Atencioacuten

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PARA

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Sustentabilidad


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Justicia




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Organigrama General





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Responsable

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Giro


Especificar Giro

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Atencioacuten

Teleacutefono Fax






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45


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Mensual


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2-Formacioacuten






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46

3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

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47


Administrativo



Responsable

Administrativo



Administrativo












11-Mayo-2012 Rev 00






48






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20 PRESENTACION









11-Mayo-2012 Rev 00






52









11-Mayo-2012 Rev 00






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Personal


Inicio








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DRP-POP-01








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11-Mayo-2012 Rev 00






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60






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61



Fecha642012 121823 PM


Razon Social RFC

Sector


Giro


Especificar Giro

DomicilioCalle Num




Colonia CP


Atencioacuten

Teleacutefono Fax






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62



Hor Aten

+



+

Confidencialidad








Propia


Usuario (RFC)

Contrasentildea







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6- DIRECTORIO








PUESTO

PARA

ACTIVIDAD

PERIODICIDAD







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Organigrama General





PRESUSPUESTAL





ASISTENTE


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PRESUPUESTOS





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DGP SAD JRM 01


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Trimestral


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2-Formacioacuten






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3-Experiencia






Responsable

Administrativo



Responsable

Administrativo



Responsable

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Administrativo



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Administrativo



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Personal


Inicio








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Razon Social RFC

Sector


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Atencioacuten

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+



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Confidencialidad








Propia


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Responsable

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Responsable

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Sector


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+



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