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CRM MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE USUARIO CRM WDS

5 denoviembre del 2014Versin 1.0


ndice

IntroduccinCRMDescripcindelflujodetrabajoeinformacinGestionarclientes1.ReglasdelNegocio.2.Nomencladores.3.Funcionalidades.

3.1GestionarclienteGestionarInteraccionesGestionarllamadas1.ReglasdelNegocio.2.Nomencladores.3.Funcionalidades

3.1.LlamadasregistradasValidaciones

3.2.LlamadasplanificadasGestionarreuniones1.ReglasdelNegocio.2.Nomencladores.3.Funcionalidades


3.1.Gestionarreunin

ValidacionesGestionarIniciativasyOportunidades1.ReglasdelNegocio.2.Nomencladores.3.Funcionalidades

3.1.GestionarIniciativaValidaciones

3.2.GestionaroportunidadValidaciones

5.ReportesGlosariodeTrminos.


Introduccin

El presente Manual tiene como objetivo guiar al usuario en la explotacin del producto CRM, de la lnea de Gestin (GES), la cual ha sido desarrollada por WDS y permite gestionar las relaciones con clientes en la empresa, buscando optimizar el desempeo y la competitividad de la entidad, as como apoyar al personaldeventasenorganizar,planificarycontrolarlaactividad.

Este Manual corresponde a la versin 1.0-DFT y describe cmo iniciar el trabajo con la aplicacin y los aspectos generales presentes en la misma, recomienda la mejor forma de trabajar con la aplicacin, relaciona las reglas que verifica y, finalmente, describe cada una de las funcionalidades a las que setieneacceso.


CRM

Descripcindelflujodetrabajoeinformacin

UnCRMdeberealizarcomoactividadesfundamentales:

Caracterizacin del cliente con respecto a sus caractersticas sociolgicas, montos o capacidades monetarias del cliente, rasgos de consumo,jurdicas,relacionesconterceros.

Hacer eficiente y efectivo el proceso de comunicacin de la empresa con clientesperfeccionandoelcanaldecomunicacin.

Esquemasdesegmentacindelmercado.Losconceptosfundamentalesquenodebenfaltarson:

Fichadecliente Localizacindecontactos(correo,telfono,datospersonales) Demandasointereses Capacidadfinanciera(capacidaddeinversin,flujodefacturacin) Caractersticassociales,polticasyculturales Hoja de vida del cliente (historial de interacciones de la empresa

conelcliente). Interaccin (pueden provenir de una red social, una llamada telefnica,

unareuninouncorreo) Iniciativa. Las iniciativas dan proaccin sobre el cliente. Representan el

proceso de inicializacin y presentacin. Debe existir la caracterizacin del inters del cliente, se define con el mismo, el esquema comercial. Se debe realizar una presentacin formal de lo que hace la empresa desarrolladora y un diagnstico inicial. El hito de la iniciativa para dar paso a la oportunidad es cuando se comienza a hablar de estrategia de negocio.

Oportunidades: Luego de concluida la iniciativa se empieza la negociacin. La oportunidad establece la estrategia de negocio, se define lo que necesita el cliente y lo que se ofrece y se fija un valor a ganar. El hito de la oportunidad es cuando se define un rango de valores a cotizacin para una lnea de demanda definida por el cliente (Se cierra la negociacinyhastaaquCRM).

Proceso


rea de la empresa que se encarga de gestionar las relaciones con clientes. Para el cumplimiento de este propsito se ejecuta la actividad Gestionar interaccin, encargado de procesar los flujos de comunicaciones tanto externos como internos de la empresa, las salidas de este proceso pueden demandar la gestin de iniciativas, oportunidades o solicitudes de venta. Otro objetivo importante de esta rea es la que modela el proceso de Gestin de iniciativa, que se encarga de analizar y evolucionar las iniciativas de negocio de clientes y prospectos. Por ltimo est el proceso de Gestin de oportunidades, que se encargadeevaluaryevolucionarlasoportunidadesdenegocio.

Imagen1:DiagramadelmacroprocesodelreaCRM

El proceso inicia con la interaccin realizada por un cliente la cual es recibida porelreadeCRM.

1. Gestionar Interaccin: Esta actividad recibe las comunicaciones entrantes de los clientes y se encarga de validarlas y procesarlas. Tambin se encarga de la gestin de las interacciones salientes, es decir las que se realizan desde la empresa hacia los clientes o prospectos. Estas interacciones se gestionan en dependencia del medio de comunicacinodelaprocedenciadelamisma:

Registrarllamadatelefnica Registraremail Registrareunin

Otros canales de procedencia pueden ser sitios promocionales o de venta que alimenten a la administracin, especficamente el CRM de la empresa, entre estos pueden figurar las redes sociales. Despus que se gestionaunainteraccinentrantepuedensucederlosposiblescaminos:


2. Caso 1: Si el objetivo de la interaccin es Gestionar una solicitud de

venta el flujo se dirige al proceso Gestionar solicitud de venta del rea de VentaoCotizacin.

Caso 2: Si el objetivo de la interaccin es gestionar una iniciativa el flujo sedirigealprocesoGestionariniciativasdelapropiareadeCRM.

Caso 5: Si el objetivo de la interaccin es gestionar una oportunidad el flujo se dirige al proceso Gestionar oportunidad de la propia rea de CRM.

3. Gestionar iniciativas: Las iniciativas consisten en las primeras aproximaciones de negocio entre prospectos o clientes y la empresa. Estas iniciativas estn definidas por ser una nueva intencin de negocio y pueden surgir a partir de interacciones de los clientes o por parte de los propios especialistas que manejan el rea de CRM. Si la entidad (persona o institucin) que realiza la iniciativa no est registrado como cliente se puede analizar su incorporacin como cliente, en caso que as se disponga se procede a formalizar su contrato con la empresa, ejecutndose el proceso Gestionar contrato con cliente que pertenece al rea de procesos de Negocio. El proceso realiza una cualificacin de la iniciativa que determina su evolucin, permitiendo realizar proposiciones a los clientes por parte de la empresa, negociar dichas proposiciones, cancelar las iniciativas en caso de que no sean factibles, posponerlasypasarlasaoportunidadescuandoasloamerite.

4. Gestionar oportunidad: Las oportunidades como su nombre lo indica consisten en posibles negocios entre clientes o prospectos y la empresa. Se diferencian de las iniciativas por tener un nivel de certidumbre ms elevado, de manera que maneja datos ms concretos del negocio como ingreso estimado, tipo de negocio, fecha aproximada, cierre previsto, etc. Al igual que las iniciativas puede determinarse la incorporacin contractual a la empresa del cliente durante el proceso de construccin de la oportunidad, pero a diferencia de la anterior cuando una oportunidad se concreta es obligatorio registrar contrato con el cliente, evento que sucede en el rea de Negocio. El proceso tambin realiza cualificacin de la oportunidades permitiendo realizar proposiciones a los clientes por parte de la empresa, negociar dichas proposiciones, cancelar las iniciativas en caso de que no sean factibles, posponerlas y pasarlasasolicitudesdeventacuandoasloamerite.


Gestionarclientes1.ReglasdelNegocio.

Debe usarse un identificador nico para cada tipo de cliente.

2.Nomencladores.

Los nomencladores recogen informacin de uso comn en las diferentes funcionalidades, facilitando la introduccin de la informacin en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripcin de dicha informacin. Para acceder a ellos debe seleccionar el men Ventas/Configuracin y luego seleccionar el nombre en especfico del nomencladorquedeseagestionar.

Entrelosnomencladoresasociadosalclienteestn:

Equipodeventas Libretadedirecciones

Localizacin Pases Estadosfederales Ciudades Parroquia

Ttulos Ttulosdecontacto Categoradeempresa

Los siguientes elementos que son parte de la configuracin del cliente representan datos propios de la contabilidad pero se pueden especificar desdelapestaaAdministracinfinancieradelformulariodelcliente.

Cuentasbancarias Bancos Tiposdecuentasdebanco

La operacin con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuacinsemuestraunodelosnomencladoresmsrepresentativo.

Categoradeempresa

VistaLista


En la opcin de men Ventas/Configuracin/libreta de direcciones/Etiquetas de empresa aparecer un listado de todas las categoras de empresa que han sido definidas mediante el botn Crear o a partir de alguna de las funcionalidadesasociadasadichoNomenclador.

Imagen2:VistaListaCategorasdeempresas.

VistaFormulario

En esta vista se mostrar el elemento que en este caso sera la Categora de empresa con todos los campos asociados a ella, que se desee crear o editar. Los campos que aparecen de color azul son campos de carcter obligatorio y esnecesariollenarlosantesdeguardarlosdatos.

Imagen3:VistaFormularioCategoradeEmpresas.


3.Funcionalidades.

3.1Gestionarcliente

Para gestionar los Clientes seleccionar el men Ventas/Clientes que mostrar un listado de clientes existentes en vista lista o Kanban, dando posibilidades de bsquedas,agrupamiento,crear,editar,eliminaryverdetalles.

Imagen4:VistaKanbandeClientes.

EntreloscamposmsimportantesdelClienteestn:Es una empresa?: Especifica si el cliente es una empresa o una persona.

Nombre: Especifica el nombre del cliente.

Tipo id: Esta seccin abarca datos sobre el tipo de identificacin, que puede ser Cdula, Pasaporte, identificacin internacional o RUC (Registro nico de Contribuyente).

Identificacin: Se refiere al identificador como tal. Si se selecciona el tipo de identificador cdula, el campo para la identificacin no debe aceptar que se introduzcan caracteres distintos de nmeros. La identificacin tiene un numero definido de caracteres cuando es cdula o RUC.

Raznsocial:serefiereaqusededicalaempresa.

Tambin se puede introducir datos como los Tags que categorizan a la empresa segn el nomenclador Categora de empresa, permitiendo enmarcar la misma en una o varias categoras que lo clasifican con respecto a sectores de mercado. Adicionalmente se encuentran otros datos como fotos, direccin, libreta de direcciones, e-mail, telfono, titulo, idioma, etc, as como datos que se encuentran organizados en tags que los categorizan.


Imagen5:Vistaformulariodecliente.

La pestaa contactos permite incorporar al cliente uno o varios contactos. Los contactos tienen un nombre para contactar, un puesto de trabajo asociado y los datos de contacto asociados como: email, telfono y direccin. Debe de tenerse en cuenta que los datos de contacto pueden coincidir con los especificados para el clienteenelformularioprincipaldeclientes.

Imagen6:Vistaformulariodecontactos.

Lapestaanotasinternas permite introducir notas como se muestra a continuacin.


Imagen7:Pestaanotasinternas.

La pestaa Ventas y Compras permite recoge informacin referente a las

ventas y compras para el cliente que se esta definiendo. Entre los campos mas

relevantes estn:Comercial: Es el usuario interno encargado de comunicarse

con el cliente si lo hubiese. El sistema permite seleccionar un usuario ya

registradoocrearunonuevo.

Equipo de ventas: es un nomenclador que especifica el equipo de ventas encargadodedarleseguimientoalcliente.Tipo de contribuyente: permite seleccionar entre 3 opciones: Contribuyente

especial,ObligadooNoobligado.

Industria:Industriaenlaquesedesenvuelveelcliente.

Estado tributario: Permite describir el estado tributario en el que se encuentra

elcliente.


Persona: En este campo se especifica si el cliente es una persona jurdica,

natural o pblica. Es un campo requerido para crear el nuevo cliente. El sistema muestrainicialmenteseleccionadalaopcinPersonajurdica.

Tambin aparecen otros campos asociados a las posibilidades de comunicacin con el mismo (recibir feeds por correo electrnico) y relacionados

con las tarifas que se pueden asociar tanto de venta, compra, como de renta si

fueraelcaso.

Imagen8:PestaaVentasyCompras.

La pestaa seguimiento de pagos se encarga de gestionar los datos con

respecto al seguimiento de los pagos por parte de un cliente. En esta rea del

sistema,seespecificanlossiguientescampos:

Responsable del seguimiento: se puede asignar un usuario a este campo de

maneraopcional,locualloharresponsabledelaaccindeseguimiento.

Prxima accin: Se establece la fecha en la que se necesita un seguimiento

manual, as como una descripcin de la prxima accin, por ejemplo realizar

unallamada,comprobarsiestpagado,entreotros.


Promesa de pago del cliente: Texto donde se explica la promesa de pago que

hahechoelcliente.

Se muestra tambin un historial de las transacciones realizadas por este

cliente,seguidodelimporteadeudadodelmismo.

Imagen9:Pestaaseguimientodepagos.

La pestaa Administracin financiera se encarga de gestionar los elementos

relacionados con la contabilidad como son las cuentas, plazos de pagos,

crditos,etc.Algunosdatosrelevantesson:

Tipo de contribuyente: Constituye es un dato obligatorio y va en

correspondenciaconlalocalizacindelpas.

Cuenta a cobrar: Constituye es un dato obligatorio y representa la cuenta por

cobraralcliente.

Plazo de pago de cliente: Se definen varios plazos o formas en la que el

clientepuedepagar.

Total a cobrar: Representa la cantidad de dinero a cobrar al cliente por todas

lasventasquenosehanpagado.

Crdito concedido: representa una cantidad monetaria que se deja como

crditoalcliente


ltima fecha de conciliacin completa: Fecha en que los apuntes de la

empresa fueron completamente conciliados por ltima vez. Difiere de la ltima

fecha en la que una conciliacin fue realizada para esta empresa, ya que aqu

se muestra el hecho de que no haba nada ms a conciliar en esta fecha. Esto

sepuedealcanzarde2formas:

elltimoapuntesinconciliarfueconciliado el usuario puls el botn Nada ms a conciliar durante el proceso de

conciliacinmanual.

Cuenta por pagar: Constituye es un dato obligatorio y representa la cuenta por

pagaralproveedorencasodequeelclienteseaproveedor.

Plazo de pago del proveedor: se usar este plazo de pago en lugar del

predeterminadoparalospedidosdecompraylasfacturasdeproveedor.

Totalapagar:Importetotalquesedebepagaraesteproveedor.

Cuenta de descuento en ventas: Constituye es un dato obligatorio y

representalacuentaparalosdescuentos.

Adicionalmente a estos datos el sistema captura otros relacionados con

Crditos y cobranzas, horarios y das de pagos, as como informacin de otras

cuentasasociadas.


Imagen10:Pestaaadministracinfinanciera.

Para crear cuentas se acciona el vnculo Aadir elemento. Esta pantalla recoge informacin sobre la cuenta bancaria, sobre el titular de la misma y sobre el banco en cuestin. Son requeridos el tipo de cuenta, el nmero y el propietario delamisma.Imagen11:Formulariocrearcuenta.

La pestaa Historial permite incorporar Tareas y Reclamaciones a la ficha del

cliente.En el caso de las tareas se pueden crear las mismas sealando para la


misma un resumen, una fecha lmite para su realizacin y un personal

asignado. Estas tareas reciben un seguimiento permitiendo ponerlas como

realizadaseiniciadas.

Con respecto a las reclamaciones el sistema permite describir el objeto de la

reclamacin.

Imagen12:Pestaahistorial.

La pestaa Autorizaciones permite definir las autorizaciones para las facturas y

retenciones que se le pueden realizar al cliente. Para crear autorizaciones tanto

de facturas como de retenciones se acciona en la opcin aadir elemento,

mostrndose el mismo formulario pero con el campo Uso con valor diferente.

Los campos relevantes para las autorizaciones son: Nmero de autorizacin,

serie entidad, serie de entidad comienzo, fin, fecha de vencimiento, tipo de

comprobanteysecuencia.


Imagen13:Formulariocrearautorizaciones

Validaciones

El sistema validar los datos introducidos y mostrar un mensaje informando losdatosincorrectosuomitidos.Ejemplo:

Si se incorpora una cdula o RUC sin la cantidad de caracteres requeridos o conletraselsistemamuestraunmensajedevalidacin.

Imagen14:Mensajedevalidacin.

Si se crea un cliente sin los campos requeridos, el sistema mostrar un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearlo.



Gestionar Interacciones

Gestionar llamadas

1.ReglasdelNegocio.

2.Nomencladores.

Los nomencladores recogen informacin de uso comn en las diferentes funcionalidades, facilitando la introduccin de la informacin en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripcin de dicha informacin. Para acceder a los nomencladores relacionados con las llamadas se debe seleccionar el men Ventas/Configuracin/Llamadas telefnicas.

Entrelosnomencladoresasociadosalasllamadasestn:

CategorasdellamadasLa operacin con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuacinsemuestraunodelosnomencladoresmsrepresentativo.


Categoradellamadastelefnicas

VistaLista

En la opcin de men Ventas/Configuracin/Llamadas telefnicas/Categoras aparecer un listado de todas las categoras de llamadas que han sido definidas mediante el botn Crear o a partir de alguna delasfuncionalidadesasociadasadichoNomenclador.

Imagen16:Vistalistacategoradellamadastelefnicas.

VistaFormulario

En esta vista se mostrar el elemento que en este caso sera la Categora de llamadas con todos los campos asociados a ella, que se desee crear o editar. Los campos que aparecen de color azul son campos de carcter obligatorio y esnecesariollenarlosantesdeguardarlosdatos.

Imagen17:Vistaformulariocategoradellamadastelefnicas.

3. Funcionalidades 3.1.Llamadasregistradas

Para gestionar las llamadas telefnicas seleccionar el men Ventas/Llamadas telefnicas/Llamadas registradas que mostrar un listado de las llamadas telefnicas registradas hasta la fecha, dando posibilidades de bsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles. Las llamadas telefnicas tambin pueden ser generadas desde los formularios de Clientes, Iniciativas y oportunidades.


Desde el listado de llamadas se pueden planificar otras llamadas, planificar reunionesoconvertiraoportunidad.

Imagen18:Vistalistallamadasregistradas.

El sistema cuenta con una vista de calendario que permite ver diario, a la semanayalmeslasllamadastelefnicasrealizadas.

Imagen19:Vistacalendariollamadasregistradas.

Al crear una llamada telefnica esta tendr estado confirmado y al realizarse la misma mediante el botn Llamada realizada pasa a estado Ocupado. Mientras est el flujo en estado confirmado la llamada puede pasar a cancelada. Entre loscamposmsrelevantesestn:

Resumendellamada:constituyeunresumendelobjetivodelallamada.

Telfono:serefierealtelfonoalcualsellama.

Fecha: se toma automticamente y constituye la fecha en la que se realiza la llamada.

Duracin:tiempoquedurlallamada.


Contacto:representaelcontactodelclientealcualselerealizalallamada.

Categora: estas categoras fueron anunciadas en el nomenclador categora de llamadas.

Responsable:representaelentequerealizlallamada.

Adems aparecen otros datos como prioridad, descripcin, equipo de ventas, mvil e iniciativas/oportunidades para enlazar la llamada con una iniciativa u oportunidadpreviamenteconcebida.

Imagen20:Vistaformulariollamadasregistradas.

Tanto del listado de llamadas registradas como del formulario si se decide convertir la llamada a una oportunidad se acciona el botn Convertir a Oportunidad queabreelformulariodelaoportunidadenestadocalificacinapartirdelallamada.


Imagen21:Iniciativageneradaapartirdeunallamadatelefnica.

Tanto del listado de llamadas registradas como del formulario si se decide planificar una reunin el sistema agregara la funcionalidad crear reuniones en el men de llamadas registradas que permite incorporar los datos de la reunin segn muestralafuncionalidadgestionarreuniones.

Imagen22:Funcionalidadcrearreunionesdentrodelmenllamadasregistradas.

Tanto del listado de llamadas registradas como del formulario si se decide planificar otra llamada el sistema muestra un wizard que permite planificar la llamada para una fecha prevista, asignndole un responsable para la ejecucin de la misma, as como el resumen, ele equipo de ventas y la empresa implicada. Esta accingenerauneventomasenlaplanificacindellamadas.


Imagen23:Wizardplanificarllamadas.

Validaciones

Si se genera una llamada telefnica sin los campos requeridos, el sistema mostrar un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar parapodercrearla.


3.2.Llamadasplanificadas

Para gestionar las llamadas telefnicas planificadas seleccionar el men Ventas/Llamadas telefnicas/Llamadas planificadas que mostrar un listado de las llamadas telefnicas planificadas, dando posibilidades de bsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles. Las llamadas telefnicas tambin pueden ser generadas desde los formularios de Clientes, Iniciativas y oportunidades. Desde el listado de llamadas se pueden planificar otras llamadas, planificar reuniones o convertir a oportunidad. Adems del listado de llamadas planificadas la funcionalidad presenta una vista de calendario y


formulario donde el flujo y los datos coinciden con lo especificado en la funcionalidadanteriorLlamadasregistradas.

Gestionar reuniones

1.ReglasdelNegocio.

No aparecen.

2.Nomencladores.

Los nomencladores recogen informacin de uso comn en las diferentes funcionalidades, facilitando la introduccin de la informacin en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripcin de dicha informacin. Para acceder a los nomencladores relacionados con las reuniones se debe seleccionar el men Ventas/Configuracin/Calendar. Los nomencladores que se asocian a este acpite estn relacionados con la vista calendario en si y pueden usarse desde cualquier objeto que instancie esta vista, pero en este caso las reuniones usan esta ubicacin para definir sus nomencladores.

Entrelosnomencladoresasociadosalasreunionesestn:

Tipodereunin Alertas Eventos


Tipodereunin

VistaLista

En la opcin de men Ventas/Configuracin/Calendar/Tipo de reunin aparecer un listado de todas los tipos de reunin que han sido definidas mediante el botn Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dichoNomenclador.


Imagen25:Vistalistatipodereunin.

Sisedeseaagregartiposdereunionesseaccionaelbotncrearyelsistemapermiteagregarotrasreunionessobreelmismolistadodeaququelavistaformularionoseatanimportanteenestafuncionalidad.

3. Funcionalidades 3.1.Gestionarreunin

A la funcionalidad asociada a las reuniones se puede acceder desde los formulariosdeLlamadas,Clientes,Iniciativasyoportunidades.

La vista listado de las reuniones muestra un listado de las mismas dando posibilidadesdebsquedas,agrupamiento,crear,editar,eliminaryverdetalles.

Imagen26:Vistalistareuniones.

El sistema cuenta con una vista de calendario que permite ver diario, a la semanayalmeslasreunionesrealizadasyplanificadas.


Imagen27:Vistacalendarioreuniones.

El sistema cuenta con una vista de diagrama de Gantt que permite ver las reuniones planificadas y ejecutadas por meses y das, teniendo en cuenta su proyeccineneltiempo.

Imagen28:Vistaganttreuniones.

Al crear una reunin esta tendr estado nueva, cuando se confirme la misma pasa a estado Aprobada. En el momento que se est ejecutando pasa a estado En ejecucin y al concluirse pasa a estado Ejecutada. Luego de ejecutada se puede cerrar la misma pasando a estado Cerrada.Mientras est el flujo en los estados nueva y aprobada la reunin puede pasar a cancelada. En cualquier momento de la reunin se pueden imprimir sus asistentes. Entre los campos masrelevantesestn:

Referencia:constituyeunareferenciaalobjetoqueledioorigen.

Asunto de la reunin: es una breve frase que explique el asunto de la reunin, estapuedesercargadapordefectocuandolareuninsederivadeotroobjeto.

Descripcin:Descripcingeneraldelareunin.


Imagen29:Vistaformulariodelasreuniones.

La pestaa Detalles de la reunin permite tomar la fecha de inicio de la reunin tomando por defecto el da actual. Adems se puede especificar la duracin de la reunin, quien la organizar, donde se realizar (accin que carga los locales definidos como carga inicial) y las categoras en las que se enmarca dicha reunin segn los nomencladores definidos en Categora de reunin. La duracin real es un atributo que se actualiza a partir de la fecha en que se culminlamisma.

Imagen30:Pestaadetallesdelareunin.


La pestaa opciones permite definir la frecuencia con la que se debe repetir la reunin si fuera el caso. Estas repeticiones de reuniones pueden realizarse al da, semana, mes, ao un cantidad de veces definida hasta un nmero de repeticiones fijo o una fecha prevista. El da del mes pues ser definido como un da del mes o un da de la semana del mes. Otro elemento importante es el recordatoria que va aparejado con el nomenclador Alertas que permite definir cunto tiempo antes se necesita ser avisado sobre la reunin. Porltimoo el atributo Grabar conferencia conectalareuninconlafuncionalidadGabinetedigital.

Imagen31:Pestaaopcionesdelasreuniones.

La pestaa Agenda permite esbozar los puntos para discutir en la agenda de la reunin. Muestra un listado de los puntos agendados y la suma total del tiempo decadaunoamaneraderesumen.


Imagen32:Pestaaagendadelasreuniones.

Para crear un elemento de agenda se da click en la opcin Aadir elemento que muestra un wizard que permite definir el asunto, el nmero del tema, el objetivo, el responsableyladuracin,ascomocargardocumentosadjuntosalpunto.

Imagen33:Wizardparacrearagendadereuniones.

La pestaa estructura de direccin permite agregar a la reunin los elementos de la estructura de direccin que deben estar presentes en la reunin. Estos elementos estn definidos en la carga inicial del sistema en el componente Estructuradedireccin.


Imagen34:Pestaaestructuradedireccindelasreuniones.

La pestaa Asistentes permite incorporar a las reuniones los implicados en la misma y llevar el control de asistencia. Por lo que se registra el contacto, dato que muestra la direccin de correo asociada al contacto, se controla si asisti o no y en caso de que no haya asistido se puede presentar una justificacin. Cada participante puede aceptar, rechazar o marcar como incierta su participacinenlareunin.

Imagen35:Pestaaasistentesdelasreuniones.


Cuando la reunin est en estado En ejecucin se agrega al formulario de la reunin la pestaa Acuerdos que permite llevar un seguimiento de los acuerdos delareunin.

Imagen36:Pestaaacuerdosdelasreuniones.

Para agregar acuerdos se acciona en el botn Agregar que muestra el listado de los acuerdos creados, pudiendo reutilizar los mismos. Si fuese el caso escoger un acuerdo existente este se selecciona y queda agregado al listado de los acuerdos de la reunin. Por otra parte si se demanda crear un nuevo acuerdo se acciona el botn crear que muestra el formulario para crear acuerdos. Los acuerdos cuentan con un resumen del acuerdo y un responsable como datos obligatorios. As como una descripcin, fecha de cumplimiento y la reunin y referencia que se toman por defecto de la reunin a la cual pertenece el mismo. Adicionalmente a los acuerdos se les puede agregar notas accionado el botn Agregar notas del extremo superior izquierdo. Este elemento de notas tambin es usado para gestionar el seguimiento delosacuerdos.


Imagen37:Wizarddenotasyseguimientosdelosacuerdosdelasreuniones.

Los acuerdos se crean en estado Nuevo, si el mismo se aprueba pasa a esto Aprobado y de este estado puede ir a los estados Parcialmente cumplido si no se a cumplido completamente, Cumplido si se cumpli completamente e Incumplido si no se cumpli. Estos 3 ltimos estados son cambiados usando el wizard de la imagen37.

Imagen38:Formulariodeacuerdosdelasreuniones.

La pestaa participantes permite definir participantes al acuerdo, por lo que se puedenagregarparticipantesapartirdesuscontactos.


Imagen39:Pestaaparticipantesdelosacuerdosdelasreuniones.

La pestaa Seguimiento de los acuerdos permite visualizar el seguimiento realizado al acuerdo en cada reunin en donde se instancie el acuerdo, mostrando como datos relevanteslafechadecontrol,elusuarioyelestado.

Imagen40:Pestaaseguimientodelosacuerdosdelasreuniones.


Validaciones

Si se genera una reunin sin los campos requeridos, el sistema mostrar un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearla.


Gestionar Iniciativas y Oportunidades

Las iniciativas y las oportunidades usan el mismo objeto en Open ERP, ambas presentan un comportamiento similar. Las diferencias principales radican en el nivel de certidumbre sobre el futuro negocio y en el resultado del flujo (la iniciativa pasa a oportunidad y la oportunidad para a cotizacin o solicitud de venta). De aqu que en esteacpitecompartanomencladorescomunes.

1.ReglasdelNegocio.

Unainiciativanotienequetenersiempreunclienteasociado.

2.Nomencladores.

Los nomencladores recogen informacin de uso comn en las diferentes funcionalidades, facilitando la introduccin de la informacin en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripcin de dicha informacin. Para acceder a los nomencladores relacionados con las


reuniones se debe seleccionar el men Ventas/Configuracin/Iniciativas y oportunidades.

EntrelosnomencladoresasociadosalasIniciativasyoportunidadesestn:

Etapas Etiquetasdeventas Canales Campaas Formasdepago


Etiquetasdeventas

Las etiquetas de ventas permiten categorizar una venta (en este caso iniciativas y oportunidades) con respecto a los criterios de ingresos, productos o servicios que la empresacomercializa.

VistaLista

En la opcin de men Ventas/Configuracin/ Iniciativas y oportunidades/Etiquetas de ventas aparecer un listado de todas los tipos de etiquetas de ventas que han sido definidas mediante el botn Crear o a partir dealgunadelasfuncionalidadesasociadasadichoNomenclador.

Sisedeseaagregarotrasetiquetasdeventasseaccionaelbotncrearyelsistemapermiteagregaretiquetasdeventasseleccionadoparaestaelequipodeventasqueintervieneenlamisma.

Imagen43:Vistaformularioetiquetasdeventas.


3. Funcionalidades

3.1.GestionarIniciativa

A la funcionalidad asociada a las iniciativas se puede acceder desde la opcin demenVentas/ventas/Iniciativas

La vista listado de las iniciativas muestra un listado de las mismas dando posibilidadesdebsquedas,agrupamiento,crear,editar,eliminaryverdetalles.

Imagen44:Vistalistadelasiniciativas.

Al crear una iniciativa a partir de su vista de formulario toma el estado Nuevo. Si la iniciativa fructifica se genera una oportunidad mediante el botn convertir a oportunidad, accin que la la pone en estado oportunidad. En el caso contrario de la iniciativa se pierde toma el estado Muerta, pudiendo siempre ir al estado Nuevo.

Si se determina convertir la iniciativa en oportunidad el sistema muestra un wizard que permite establecer los criterios de conversin. Las acciones de conversin pueden ser: convertirla simplemente o fusionar con oportunidad existente. Con respecto al cliente el sistema brinda la posibilidad de enlazarla conunclienteexistente,crearunonuevoonoenlazaraningncliente.

Imagen45:Wizardparaconvertirdeiniciativaaoportunidad.


Entreloscamposmsrelevantesestn:

Asunto: texto breve de carcter obligatorio, que describe en qu consiste la iniciativa.

Cliente: se refiere al cliente sobre el cual se lleva a cabo la iniciativa. Estos clientes pueden crearse o cargarse si ya son parte de la carga inicial del sistema. Al cargar el cliente se llenan automticamente los datos de la iniciativa que dicho cliente tiene definido en su ficha de cliente, tales como direccin, nombredelacompaa,telfono,etc.

Comercial:serefierealcomercialqueatiendelainiciativa.

Equipodeventas:serefierealequipodeventasqueatiendelainiciativa.

Prioridad:ledaunniveldesignificacinalainiciativa.

Categoras: permite poner etiquetas a la iniciativa que la caracteriza con respecto al objeto de venta de la empresa, segn se explic en el nomenclador etiquetasdeventas.

Adicionalmente las iniciativas recogen otro grupo de datos asociados con el contactorelacionadoconlamisma.

LapestaaNotasinternasplanteaunadescripcingeneraldelainiciativa.

Imagen46:Vistaformulariodelasiniciativas.

La pestaa informacin tiene los campos estado, referenciado si es que la iniciativa viene referenciada de alguien o algn objeto y si acepta o no recibir email.


Imagen47:Pestaainformacinextradelasiniciativas.

De las iniciativas se pueden registrar o planificar llamadas a partir de accionar el botn Planificar/registrar llamadas que desencadena el flujo perteneciente a l epgrafeGestionarllamadas.

Imagen48:Formulariocrearautorizaciones

Validaciones

Si se crea una iniciativa sin los campos requeridos, el sistema mostrar un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearlo.



3.2.Gestionaroportunidad

A la funcionalidad asociada a las oportunidades se puede acceder desde la opcindemenVentas/Ventas/Oportunidades.

Tambin a las oportunidades se puede acceder desde las iniciativas, desde la fichadelclienteydesdelasllamadastelefnicas.

La vista listado de las oportunidades muestra un listado de las mismas dando posibilidadesdebsquedas,agrupamiento,crear,editar,eliminaryverdetalles.

Imagen50:Vistalistadeoportunidades.

Las oportunidades tienen una vista Kanban que permite ver las iniciativas segnelestadoendondeseencuentren.


Imagen51:Vistakanbandelasoportunidades.

Imagen52:Vistacalendariodelasoportunidades.

La oportunidades adems cuentan con una vista calendario que permite ver por das,semanasomeseslasoportunidadesplanificadasparaaccionarconellas.Lavistagrficomuestraelingresoestimadoporetapaoestadodelaoportunidad.


Imagen53:Vistagrficodelasoportunidades.

Al crear una oportunidad a partir de su vista de formulario toma el estado Nuevo. En este estado el sistema permite Marcar como ganado si la oportunidad fructifica, Marcar como perdido si se perdiera la misma y convertir apresupuestoluegodequesehayademandadounacotizacin.

Si se determina convertir la oportunidad a presupuesto el sistema muestra un wizard que permite enlazarla con un cliente existente o crear uno nuevo, as como marcarla como ganada y definir la tienda que est implicada en el proceso.

Imagen54:Wizardparaconvertirdeoportunidadapresupuesto.

Entreloscamposmsrelevantesestn:

Asunto: texto breve de carcter obligatorio, que describe en qu consiste la oportunidad.

Ingreso estimado: representa la cantidad de dinero o en por ciento que se espera obtenerdelaintencindenegocio.


Cliente: se refiere al cliente sobre el cual se lleva a cabo la oportunidad. Estos clientes pueden crearse o cargarse si ya son parte de la carga inicial del sistema. Al cargar el cliente se llenan automticamente los datos de la oportunidad que dicho cliente tiene definido en su ficha de cliente, tales como telfono,email,etc.

Comercial: se refiere al comercial que atiende la oportunidad, si existe una iniciativa que le anteceda este queda definido en ella y se refleja en este formulario.

Equipo de ventas: se refiere al equipo de ventas que atiende la oportunidad, si existe una iniciativa que le anteceda este queda definido en ella y se refleja en esteformulario.

Prioridad:ledaunniveldesignificacinalaoportunidad.

Categoras: permite poner etiquetas a la oportunidad que la caracteriza con respecto al objeto de venta de la empresa, segn se explic en el nomenclador etiquetasdeventas.

Accin siguiente: permite plantear un fecha y describir brevemente cual va a serlaprximaaccinaseguir.

Cierre previsto: plantea un fecha posible en la cual se puede cerrar la oportunidad.

LapestaaNotasinternasplanteaunadescripcingeneraldelaoportunidad.

Imagen55:Vistaformulariodelasoportunidades.


La pestaa iniciativa guarda los datos de la iniciativa que le dio origen si fuera el caso. Estos datos fundamentales son: el nombre del cliente, direccin, datos de contacto, entre otros relacionados con el cliente. Adems ofrece otros datos como referencia, que permite referenciar la oportunidad, si acepta recibir email, etc.

Imagen56:Pestaainiciativasdelasoportunidades.

De las iniciativas se pueden registrar o planificar llamadas a partir de accionar el botn Planificar/registrar llamadas que desencadena el flujo perteneciente al epgrafe Gestionarllamadas.

Adems se pueden gestionar reuniones a partir de accionar el botn Reuniones quedesencadenaelflujopertenecientealepgrafeGestionarreuniones.

Validaciones

Si se crea una oportunidad sin los campos requeridos, el sistema mostrar un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearla.



5.Reportes

Noreportespordefecto.


GlosariodeTrminos.

Iniciativa: representa una intencin de negocio con una posibilidad menor de ocurrencia.

Oportunidad: representa una intencin de negocio con una posibilidad mayor de ocurrencia.

Frecuencia: determina la cantidad de veces, das, tiempo y frecuencia con que puede ocurrirunareunin

Estructura de direccin: representa la estructura que debe estar presente en una reunin.

Organizador:enteencargadodeorganizarlareunin.


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