MANUAL INTERMEDIO AVANZADO

WORD V. 2003.

INDICE

RECONOCER LA FUNCIONALIDAD DEL PROCESADOR DE TEXTO WORD.....4DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE WORD..............................................................6ABRIR UN DOCUMENTO DE WORD..............................................................................8GRABAR UN DOCUMENTO EN UNA UNIDAD DE DISCO.........................................9BARRAS DE MENÚ Y BARRAS DE HERRAMIENTAS..............................................10OPCIONES DEL BOTÓN DERECHO DEL MOUSE.....................................................15GESTIÓN DE BARRAS DE HERRAMIENTAS.............................................................15GESTIÓN DE BARRAS DE HERRAMIENTAS.............................................................16CONFIGURACIÓN DE LOS MÁRGENES Y DEL TAMAÑO DEL PAPEL..............18USO DE TABULACIONES Y SANGRÍAS.......................................................................19CREAR UNA TABLA EN UN DOCUMENTO WORD..................................................22COLOCAR LA LETRA CAPITAL A UN PÁRRAFO....................................................23INSERCIÓN DE IMÁGENES EN WORD (INSERCIÓN DE IMÁGENES PREDISEÑADAS Y FOTOS).............................................................................................23INSERCIÓN DE IMÁGENES EN WORD (INSERCIÓN DE IMÁGENES PREDISEÑADAS Y FOTOS).............................................................................................24INSERTAR UNA PLANILLA DE EXCEL EN UN DOCUMENTO DE WORD.........25INSERTAR UN GRÁFICO EN UN DOCUMENTO DE WORD...................................26ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.................................................................................27COMBINAR CORRESPONDENCIAS.............................................................................28ÍNDICES Y SUBÍNDICES..................................................................................................36CREAR PLANTILLAS.......................................................................................................38

RECONOCER LA FUNCIONALIDAD DEL PROCESADOR DE TEXTO WORD.

Microsoft Word

Word es un programa muy poderoso, que permite digitar todo tipo de documentación, es por ello que se le denomina Procesador de texto, esta herramienta cuenta con una base de sinónimos, Ortografía, Dibujos y Plantillas de trabajo.

Reconocimiento del teclado, funcionalidad de algunas teclas específicas.

Teclado

Descripción:

ESC : Permite abandonar, Escapar, Cancelar.TAB : Tabulador, Tabula, Al presionarla, el cursor va saltando a posiciones Fijas.BLOQ MAYÚS : Fíjese en lado derecho del teclado se enciende la luz de Caps Lock, es decir, si esta apaga estamos en minúsculas y si esta encendida estamos en mayúsculas.TECLA ENTER : Es para dejar Líneas en Blanco o para aceptar.BACKSPACE : Ubicada arriba de la Tecla Enter, Borra hacia la izquierda como muestra la flecha.SUPR : Ubicada al lado derecho de la Tecla Enter. Al presionar esta tecla, se borran todos los caracteres ubicados al lado derecho del cursor.ALT-GR : Al presionar ésta tecla, sin soltarla y se presiona el Nº 2 o la letra Q, se obtiene el @ y si se presiona el Nº 3 se obtiene el #.TECLA SHIFT : Se utiliza para obtener los símbolos que están en la parte superior de las teclas, se presionar ésta tecla, sin soltar y se presiona la tecla con el carácter a obtener. También sirve para sacar una mayúscula.TECLA WINDOWS : Esta tecla al presionarla, activa el botón INICIO de Windows.FIN : Al presionar esta tecla, el cursor se posiciona al final de la línea.INICIO : Al presionar esta tecla, el cursor se posiciona al comienzo de la línea.PAGE DOWN O AV PÁG : (Avance de Página) Al ser accionada esta tecla, la pantalla se desplaza una página hacia abajo.PAGE UP, RE PÁG : (Retroceso de Página) Al ser accionada esta tecla, la pantalla se desplaza una página hacia arriba.

MANUAL WORD AVANZADO

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE WORD

En la pantalla de Word se pueden visualizar dos ventanas típicas de Windows, la más exterior es la del programa Word y la interior, en el caso de estar visible, es la ventana del documento actual. Notar que al abrir la aplicación la ventana interior puede estar dividida a su vez en otras dos ventanas, la izquierda es la ventana en la cual vamos a trabajar, ventana del documento, y la de la derecha que es el denominado Panel de tareas.Menús de control, título y botones de maximizar, minimizar y cerrar

Tienen la función de controlar la ventana de Word. En el título de la ventana de Word aparece el nombre del documento actual, en el caso de la imagen anterior "Documento3".Identificar Barra de menús y menús contextuales:Permite el acceso a los menús de Word. La mayoría de las operaciones llevadas a cabo en Word se realizan a través de las opciones de la barra de menús. Para acceder a cualquiera de las opciones de la Barra de menús, basta con hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada.

En Word XP, los menús desplegables suelen presentar inicialmente, solo las opciones mas utilizadas (con lo cual a lo mejor no encontramos a primera vista la operación que estamos buscando), pero manteniendo el ratón sobre la doble flecha que se encuentra en la parte inferior del menú elegido, éste se despliega por completo mostrando todas las opciones de que dispone dicho menú. Es posible personalizar el programa, si se trata del Word XP, para que “de primeras” se desplieguen los menús completamente. Esto se hace desde el Menú Ver -> Barras de herramientas -> Personalizar (abajo). En el panel que aparece, en la solapa superior de Opciones, se marca la casilla de verificación: Mostar siempre los menús completos.La sintaxis de los menús de Word es la siguiente:Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Word. (Existen submenús)

Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Word. (Existen submenús) Opción de menú con puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un cuadro de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones. (Los puntos suspensivos significan que hay algo más...)

Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un cuadro de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones. (Los puntos suspensivos significan que hay algo mas...) Opciones sin puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la operación concreta.

Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la operación concreta. Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la

izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción

activada tiene un símbolo de verificado.

El método más rápido para acceder a los menús de Word es hacer un clic con el ratón sobre las distintas opciones. Si en algún caso se desea activar una opción del menú empleando el teclado se deben pulsar simultáneamente las teclas ALT y la letra subrayada del menú al cual se quiere acceder. Si queremos por ejemplo acceder al menú de Ver bastará con pulsar simultáneamente la tecla ALT y la tecla V. Esto lo representaremos desde ahora con ALT+V.

Otro método para acceder a los menús desde el teclado es activar la barra de menús pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

A la derecha de la barra de menús, aparece un pequeño panel (que muestra el mensaje: “Escriba una pregunta” en gris) que nos permite escribir alguna pregunta sobre el programa en caso de dudas. Esto enlazará con la ayuda del programa para tratar de responder a dicha pregunta. A la derecha del todo de la barra de menús, otro botón de cerrar sirve para cerrar el documento con el que estamos trabajando ahora (documento actual). Pero nos quedaríamos dentro del programa Word. Es el botón de cerrar de arriba del todo a la derecha el que cierra el programa Word. Por lo tanto uno cierra el programa (el de arriba del todo) y el otro cierra el documento vigente o actual dentro del programa.

Consejo: Desde el menú Ver deberemos elegir, para trabajar inicialmente con Word de forma mas cómoda, Diseño de Impresión. Así, veremos en pantalla, el documento de la forma que mas se parece a como quedará el documento en la realidad al ser impreso (por la impresora).

ABRIR UN DOCUMENTO DE WORD

Forma 1:Hacer clic en el menú archivo. Y luego Abrir, Aparecerá una ventana en donde debemos elegir la unidad de disco en donde se encuentra nuestro archivo.Elegir la carpeta (si corresponde).Elegir el archivo con un pinchazo.Hacemos clic en el botón Abrir.

Forma 2:

Hacemos un clic con el botón izquierdo del Mouse sobre este icono ubicado en la barra de tareas y realizamos desde el tercer paso en adelante (forma 1).

GRABAR UN DOCUMENTO EN UNA UNIDAD DE DISCO

Se debe hacer un clic con el botón izquierdo del Mouse en el menú Archivo. Luego elegimos la opción Guardar Como. Después se elige la unidad de disco que puede ser “Disco de 3 ½ A:”, “Disco local C:”, “Disco local D (CD):” donde se almacenará el documento y finalmente presionamos el botón Guardar. Notas:Si el documento fue previamente guardado, solo usamos la opción Guardar. (La diferencia entre usar Guardar y Guardar Como consultar con el Profesor).Tenga cuidado de abrir más de una vez el mismo archivo o ejecutar más de una vez el Word. Para ello, vea la barra de herramientas y para corregir, cierre las aplicaciones.Para cambiarse de un documento a otro estando estos dos abiertos, debemos ir al menú Ventana y elegimos el otro nombre del archivo.

En el Menú Edición encontramos opciones como deshacer, que significa dejar sin efecto lo último que se hizo y repetir que significa que repita la última acción que se hizo.El texto se puede cortar, copiar pegar, claro que estas 3 instrucciones se encuentran en los iconos y resulta mas rápido ocuparlos que el de tener que entrar al menú de edición.El pegado especial es para ciertos momentos en que deseamos Copiar una parte de lo que se tiene seleccionado.Buscar nos permite buscar al interior del documento.Reemplazar busca y reemplaza palabra o letra de acuerdo a un Criterio escrito con anterioridad por el usuario.

Menú VER, Es para cambiar la visualización de la pantalla de WORD. Es decir, si deseamos que tenga o no barras de desplazamiento, regla, etc.

Pantalla completa su nombre lo dice es para ver en toda la pantalla el documento, para volver presione ESC (tecla escape).

Se pueden ver los encabezados y pie de página, esto sirve cuando se quiere escribir algún mensaje en los encabezados y en los pies de página, que aparezca en todas las páginas del documento. Por Ejemplo: Nº de página.

El Zoom es igual al botón que aparece en la parte superior de la barra de herramientas donde uno ajusta el porcentaje de visión en la pantalla, es aconsejable (75% a 100%), ya que con eso se visualiza completamente el documento.

BARRAS DE MENÚ Y BARRAS DE HERRAMIENTAS.

Barras de herramientas:También llamadas barras de botones, permiten realizar de una forma rápida y por medio del ratón algunas de las opciones de uso mas frecuente de Word. Estos botones sirven para agilizar la realización de estas tareas mediante un simple clic con el ratón (tenerlas mas "a mano"). El número de barras de herramientas visibles es variable, las barras de herramientas también se pueden personalizar. (Agregar botones, cambiarlos de posición, eliminar botones que nosotros no utilizamos...)

Las barras de Herramientas que se recomienda inicialmente tener debajo de la de menús desplegables son la Estándar y la de Edición. La primera, la estándar, comienza con un botón que tiene dibujado un folio en blanco y la segunda, la de formato, tiene en su zona central los botones que permiten dar forma a los textos es decir, formato a los textos: negrita: N, cursiva: K y subrayado: S.

Consejo: Desde la barra de botones estándar y desde el “ventanito” del zoom que aparece a la derecha de

esta barra mostrando un porcentaje , desplegando el triangulito negro que tiene a su derecha, elegimos Ancho de página. De ésta forma dominaremos toda la anchura del documento como si lo tuviéramos insertado en el carro de una vieja máquina de escribir.

Para trabajar de manera adecuada en Word, debemos tener activadas las opciones Estándar y Formato como mínimo. Ya que estas dos barras de herramientas permiten tener acceso de manera directa a los botones que se utilizan con más frecuencia en Word. Tales como: Nuevo, Abrir, Guardar, Vista

Preliminar (en la barra de herramientas Estándar), Tipo y tamaño de letra, negrito, cursiva, subrayados, alineación izquierda, centrada, a la derecha y justificada (en la barra de herramientas Formato).Para instalar o quitar iconos en la parte superior de la pantalla. Se debe hacer clic en la opción Personalizar (la última opción). Luego aparecerá una ventana en donde debemos elegir la opción superior Comandos. Luego, debemos elegir una categoría por ejemplo: Formato y en la lista de comandos podemos escoger algún botón que podamos colocar en la barra de herramientas Formato en la parte superior de la pantalla.

Para quitar un icono de la barra de Menú, se toma el icono de la barra con el Mouse y lo arrastra a la ventana, no importa cual sea está dentro de personalizar la máquina automáticamente lo clasifica.

Menú Insertar, que permite insertar saltos, números de página, anotaciones, fecha y hora, símbolos, nota al pie, epígrafe, imágenes, objetos, base de datos, campos, símbolos y campo de formulario, estos cuatro últimos son avanzados.

Menú Formato. En la opción Fuentes permite cambiar el tamaño de la letra, los colores y otros atributos. En la opción Párrafo, es para modificar la estructura de los párrafos, sangrías, y espaciados. La opción Tabulaciones, permite especificar el tamaño de las tabulaciones. Bordes y sombreado, es para trazar líneas a los bordes de las figuras, tablas o para enmarcar párrafos. Columnas, es para definir el número de columnas en que se puede dividir un párrafo. Cambiar mayúsculas y minúsculas, es para cambiar de mayúsculas a minúsculas y viceversa. Letra capital, es para especificar un estilo de letra distinto al principio de un párrafo a la usanza de los libros antiguos. Numeración y viñetas, es para cambiar o utilizar los distintos números o símbolos especiales para introducirlos al comienzo de cada línea de texto. Esta opción igual se aplica cuando se quiere numerar los títulos y/o subtítulos.

Menú Herramientas. Tiene opciones para la Ortografía, sinónimos, idiomas, contar palabras, autocorrección, combinación de correspondencia, sobres y etiquetas, es aquí donde se escriben las Bases de Datos para ser utilizadas en la emisión de correspondencia en forma automática y la impresión de sobres, cartas y etiquetas.Proteger Documentos, revisiones y opciones, que sirve para cambiar la configuración de la ubicación de archivos y los formatos iniciales de entrada.Sobres y etiquetas, útil para la creación o emisión de estos. Para una base de datos, utilice la opción de combinar Correspondencia.

Menú Tabla. Tiene opciones para insertar tablas en el documento, donde después de creadas se habilitan las opciones de insertar filas y columnas, eliminar filas o columnas, seleccionar y la cuadricula, que es la opción para que aparezcan los bordes visibles o no. Para colocar líneas continuas se utilizan los bordes, mencionados con anterioridad o utilizando el icono bordes.

Menú Ventana. Tiene las siguientes opciones por ejemplo: Crear una nueva ventana, organizar ventanas, dividir ventanas. El tic a la izquierda indica que está trabajando en ese documento. La opción dividir, se utiliza cuando queremos dividir la ventana del documento en dos, de tal modo de ver dos documentos simultáneamente.

Menú Ayuda. Este menú permite buscar por contenido o por palabra, un tema en especial o ver todo el índice de la ayuda de Word. Permite mostrar ejemplos y demostraciones sobre un determinado tema.

OPCIONES DEL BOTÓN DERECHO DEL MOUSE.

- Al presionar el botón derecho del Mouse sobre un área en blanco del documento, aparece la siguiente ventana que nos ayuda a realizar algunas operaciones de manera rápida, es decir, nos dirigimos rápidamente a párrafos, fuentes, o cambio de estilo de numeración y viñetas.

- Al presionar el botón derecho del Mouse sobre un área que contenga texto, imagen, tablas, etc. En el documento, aparece la misma ventana que nos ayuda a realizar algunas operaciones como por ejemplo: fuentes, o cambio de estilo, cortar, copiar, pegar, Mostrar Barra de herramientas de Imagen, etc.

GESTIÓN DE BARRAS DE HERRAMIENTAS

Visualizar una barra de herramientas. Activar la casilla izquierda (mediante clic) de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

Ocultar una barra de herramientas. Desactivar la casilla a la izquierda de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

También se puede ocultar una barra pulsando el botón cerrar de la misma cuando no está fusionada con los bordes de la ventana de documento.

En resumen, para comprobar que la o las barras de herramientas estén “sacadas”, lo podemos hacer de dos formas:- Desde el menú de Ver-Barras de Herramientas (las que estén marcadas son las que están visualizadas). Deberemos tener Estándar y Formato.- Haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier botón de cualquier barra (llegamos al mismo panel). Mover una barra de herramientas.

Cualquier barra de herramientas o botones, tiene a su izquierda del todo, un pequeño “nervio” gris o “palito” en relieve, desde donde podemos arrastrar dicha barra de botones a otro “flanco” de la pantalla. Al sobrevolar dicho relieve, aparece una flecha cuádruple, que llamaremos cuatriflecha, lo cual manifiesta la posibilidad de arrastrar en cualquier dirección dicha barra de botones.

A partir de ahí, se puede decir que podemos arrastrarlas (las barras de herramientas) a cualquier posición de la pantalla o bien dejarlas “flotantes” a modo de pequeña ventana por el medio de la pantalla. Si las dejamos flotantes, presentarán una pequeña barra de título, de color azul marino o gris (según versión de Word) con el nombre de la barra de herramientas, y desde donde como con todas las ventanas de Windows, podremos desplazarla arrastrando hacia donde queramos incluso “arrimando” a un lateral o zona de la pantalla, “aparcarlas” o fusionarlas debidamente. Comprobamos que se acoplan automáticamente. También podemos variar el tamaño vertical u horizontalmente arrastrando desde sus bordes como cualquier ventana Windows.

Cambiar el tamaño de una barra.

Solo se puede hacer con barras flotantes (se ve el título de la barra), bastará con hacer una arrastre sobre el borde de la barra, el puntero del ratón cambia de forma y adquiere la de una doble flecha.

Añadir o quitar botones de una barra de herramientas.

En el caso de las barras de herramientas flotantes (como la de la figura anterior), para añadir o eliminar botones, picamos sobre el pequeño triángulo de la esquina derecha de su barra de título. Elegir ahora agregar o quitar botones y en este caso la opción tablas y bordes.

Accederemos a un menú de botones como el siguiente, en el que se puede hacer clic sobre cualquier elemento para añadirlo o eliminarlo de la  barra de herramientas.

La barras de herramientas según su posición pueden ser flotantes o estar fusionadas con los contornos de la ventana de documento. En función de las barras de herramientas visibles y su posición el aspecto de la ventana de Word puede variar mucho.

La ortografía se corrige en forma automática si uno lo desea quiere, las palabras se subrayan cuando esta incorrecta o cuando no se reconoce, además permite enlazar planillas y gráficos de Excel imágenes del ClipArt o PowerPoint o de otros lados.

CONFIGURACIÓN DE LOS MÁRGENES Y DEL TAMAÑO DEL PAPEL

Las pantallas que se muestran a continuación, sirve para configurar el documento completo. Para acceder a estas opciones. El usuario debe elegir el menú Archivo y después elegir la opción Configurar Página. Luego aparecerá una ventana en donde el usuario en la mayor parte de las ocasiones, sólo debe configurar los Márgenes que tendrá el documento y el Tamaño del papel (Carta, oficio u otras medidas). Y después presionar el botón Aceptar.

USO DE TABULACIONES Y SANGRÍAS

La sangría en primera línea, deja un espacio determinado en la primera línea de un párrafo.

La sangría francesa, deja un espacio determinado que se aprecia a partir de la segunda línea en adelante en un párrafo.

La sangría izquierda, permite mover las posiciones de las sangrías en primera línea y francesa.

La tabulación, deja establecida una “marca” o señal en una posición determinada de la regla para que el cursor quede posicionado en dicha ubicación presionando la tecla TAB (| |)

Por ejemplo, si deseamos crear un Currículum Vitae podemos proceder comenzando a establecer la alineación justificada y en seguida, escribir CURRICULUM VITAE y después de presionar dos veces la tecla ENTER escribimos el subtítulo ANTECEDENTES PERSONALES.

Con el cursor ubicado al lado derecho de la letra S, tomamos el ratón y nos dirigimos a la zona de la regla ubicada en la parte superior y Presionamos una vez debajo de la posición 8, nótese que al Presionar, aparecerá una línea punteada que abarca toda esa posición.

Las tabulaciones nos sirven cada vez que queramos alinear ciertos caracteres que se escriben con frecuencia y necesitamos que se ubiquen en determinada posición. Por ejemplo. Los dos puntos:

Ahora, procedemos a tomar la sangría francesa. Para lo cual nos vamos a la posición cero de la regla y tomamos dicha sangría con el ratón y manteniendo presionado el botón izquierdo lo llevamos hasta la posición 8,5 aproximadamente.

Al colocar la tabulación y la sangría francesa. Debemos presionar la tecla ENTER. Hay que hacer notar que la configuración de la tabulación y la sangría francesa, se mantienen. (Las posiciones 8 y 8,5 respectivamente).

Luego de escribir NOMBRE, presionamos una sola vez la tecla TAB. Con esta acción, el cursor quedará situado inmediatamente en la posición 8, en dicha posición presionamos nuevamente la tecla TAB para que el cursor se ubique directamente y sin transiciones en la posición 8,5. Posición en la cual, procedemos a escribir los datos.Finalmente, vamos llenando los distintos campos que conforman un Currículum Vitae, Nótese que se va manteniendo la misma configuración de la tabulación y de la sangría francesa en las posiciones 8 y 8,5 respectivamente.

Además, en el campo DIRECCION, podemos apreciar el efecto beneficioso que trae el hecho de usar la sangría francesa, la cual ajusta correctamente en la posición 8,5 el texto correspondiente a la segunda línea de un párrafo

CREAR UNA TABLA EN UN DOCUMENTO WORD

Para insertar una tabla a un documento en Word, debemos dejar el cursor en aquel lugar del documento donde se insertará la tabla.

Nos vamos al menú Tabla opción Insertar y luego hacia la derecha se pincha en la opción Tabla. Aparecerá una ventana como la que se ilustra a la izquierda en donde usted deberá especificar la

cantidad de columnas y de filas que tendrá la tabla a crear. La sección Autoajuste no se configura y pinchamos luego en el botón Aceptar.

COLOCAR LA LETRA CAPITAL A UN PÁRRAFO.

La letra capital consiste en aquella primera letra de un párrafo que posee un diseño o forma distinta al resto del texto, muchos libros o cuentos antiguos lo exhibían en sus páginas. Para establecerla se debe seguir los siguientes pasos.

Debemos escribir el párrafo completo, sin esto no funcionará. Luego, se selecciona el párrafo con el Mouse/ratón. Nos vamos al menú Formato opción Letra Capital. Aparecerá una ventana en donde debemos elegir que tipo de letra capital deseamos, si es En texto

ó En margen, al pinchar en cualquiera de estos recuadros, se activará el recuadro opciones en donde podemos elegir (si lo deseamos) el tipo de letra (fuente) de la letra capital, las líneas que abarcará (del párrafo) y la distancia desde el texto (que tal lejos quedará la letra capital con respecto al resto del párrafo)

Finalmente pinchamos en el botón Aceptar. Y pinchamos en cualquier lugar del documento.

INSERCIÓN DE IMÁGENES EN WORD (INSERCIÓN DE IMÁGENES PREDISEÑADAS Y FOTOS)

En un documento de Word, podemos insertar imágenes Pre-diseñadas las cuales vienen dentro del programa como también podemos insertar imágenes obtenidas de un escáner, de una cámara digital o bajadas de la Internet. Previamente grabadas en un archivo de imagen.

Inserción de imágenes pre-diseñadas

Dejamos el cursor en cualquier lugar de la página donde se colocará la imagen.Nos dirigimos al menú Insertar opción imagen y después Presionamos en la opción Imágenes prediseñadas.Aparecerá una ventana en el lado derecho de la pantalla en donde podemos escribir el nombre de una imagen y pinchamos en el botón Buscar (hay que asegurarse que en el recuadro Buscar en tenga la opción activada “Todas las colecciones”Aparecerán un número variable de imágenes y para elegir una simplemente pinchamos dos veces sobre ella y esperamos unos instantes para que la imagen elegida aparezca en el documento.Ahora la imagen ya está insertada. Pero falta lo mas importante, manipular la imagen. Para ello, debemos seleccionar la imagen ya insertada pinchando una vez sobre ella, debería aparecer una barra de herramientas de imagen y en ella, debemos Presionar en el cuarto icono denominado Ajuste de texto y escoger alguna opción como: Delante del texto, Detrás del texto, ó cuadrado según sea nuestra decisión.La imagen aparecerá enmarcada y podemos tomar cualquier círculito con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, podemos achicar o agrandar la imagen. Si Presionamos una vez y sin soltar el botón izquierdo del ratón y lo movemos, la imagen se ira donde vaya el ratón

Inserción de archivos de imágenes almacenadas en disco

Se realizan de manera igual, los pasos 1), en el paso 2) se especifica en vez de imágenes prediseñadas, se escoge la opción Desde archivo, los pasos siguientes son que aparece una ventana en donde debemos escoger la unidad de disco y el archivo de imagen que queramos insertar y una vez encontrado dicho archivo, Presionamos dos veces sobre el, después de realizar esto, se pasa directamente a los pasos 5) y 6)

Importante

A través de este último procedimiento, podemos insertar una foto previamente escaneada y almacenada en el disco duro u otro medio a un documento de Word (Planilla Excel o PowerPoint eventualmente). Por ejemplo, si estamos digitando un Currículum Vitae

INSERTAR UNA PLANILLA DE EXCEL EN UN DOCUMENTO DE WORD

Los pasos a seguir son:

Hacer un clic con el botón izquierdo del Mouse sobre el icono Insertar Hoja de Microsoft Excel.Posteriormente aparece una ventana desplegable, en donde se debe selección la cantidad de filas y columnas que se desean insertar.Una vez seleccionada las filas y columnas deseadas, se insertan automáticamente en el documento, quedando como se muestra a continuación.

INSERTAR UN GRÁFICO EN UN DOCUMENTO DE WORD

Los pasos a seguir son:

Hacer un clic con el botón izquierdo del Mouse en el Menú Insertar y un clic en la opción Imagen posteriormente escoger la sub opción Gráfico.Aparecen las siguientes ventanas, la primera muestra un gráfico de ejemplo y la segunda muestra una hoja de datos, donde en esta se deberán digitar los datos que se deseen graficar.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Para insertar un Encabezado y Pie de Página debe hacer un clic sobre el menú Ver de la Barra de Menús y posteriormente escoger la opción Encabezado y Pie de página, donde aparecerá un cuadro de texto como el que se muestra a continuación:

COMBINAR CORRESPONDENCIAS

Los pasos son:

Elegir un tipo de documento y un documento principal

El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Nota   Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado, también verá Faxes en la lista de tipos de documento.

Elegir el documento principal que desea utilizar

Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar.

Sugerencia:Cuando hace clic en Empezar a partir de una plantilla y después en Seleccionar plantilla en el panel de tareas, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar plantilla. Desde aquí podrá abrir una de las muchas plantillas que están instaladas en Word. También puede obtener acceso a los cientos de plantillas disponibles en el sitio Web de Microsoft Office Online.

Conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros:

Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.

Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede reutilizar.

Nota  Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso.

Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna. Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. SugerenciasDespués de filtrar la lista, puede mostrar todos los registros otra vez haciendo clic en la flecha y, a continuación, en (Todos).Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para excluirlo. SugerenciasSi ha creado el archivo de datos como parte del proceso de combinar correspondencia, el botón Modificar estará disponible en este cuadro de diálogo. Puede efectuar cambios a los registros si desea actualizar el archivo.

Agregar campos al documento principal:

Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.

Agregar campos

Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas.

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Asignar camposSi en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección 1.

Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Dirección coincide con Dirección 1. No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y

Nombre del cónyuge no presentan coincidencias puesto que no son relevantes en los documentos que está creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estará listo para dar el siguiente paso.

Obtener una vista previa de la combinación y completarla:

Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para obtener una vista de los resultados de la combinación.

Obtener una vista previa de la combinaciónPuede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de completar del todo la combinación.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.

Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.

Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que está mirando.

Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.

Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Completar la combinación

Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.

Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los mismos.

SugerenciasSi está creando mensajes de correo electrónico combinados, Word envía los mensajes inmediatamente después de que complete la combinación. Por tanto, después de elegir qué mensajes desea enviar, se le pedirá que indique la columna del archivo de datos en la que Word puede encontrar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. También se le solicitará que escriba una línea de asunto para el mensaje.

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es una buena idea guardar el documento principal si planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, además de su contenido y de sus campos, también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra el documento principal, se le pedirá que elija si desea volver combinar en el mismo documento la información del archivo de datos.

Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.

Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del primer registro.

ÍNDICES Y SUBÍNDICES

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, marque las entradas de índice (entrada de índice: código de campo que marca el texto especificado para su inclusión en un índice en el documento y, a continuación, genere el índice.

Los pasos a seguir son los siguientes:Seleccione la fuente: Debe Seleccionar el texto que aparecerá como Nº 1 en el índice, luego hacer un clic con el botón izquierdo del Mouse en la Barra de Formatos, icono Estilo y posteriormente un clic en el formato que desea aplicar al título.

Sugerencia:Debe aplicar el mismo estilo a todos los títulos que aparecerán en el índice.

Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el índice terminado. A continuación, Word reúne las entradas de índice, las ordena alfabéticamente, crea referencias a sus números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documento.Para insertar un índice debe seguir los siguientes pasos:

Se debe hacer un clic en la hoja donde desea insertar el índice, luego clic con el botón izquierdo del Mouse en el Menú Insertar, luego clic en la opción Referencias y posteriormente un clic en la subopción índice y tablas.

Posteriormente aparecerá esta ventana:

Debe hacer un clic en la pestaña Tabla de Contenido y marcar las opciones que se muestran en la ventana, si es que las necesitara y luego para que se inserte el índice debe hacer clic en el botón Aceptar y listo.

Para actualizar un índice debe hacer un clic con el Mouse en el lado izquierdo del primer título y posteriormente presionar la tecla F9 del teclado.

CREAR PLANTILLAS

Las plantillas son elementos que permiten definir y guardar características concretas para la presentación de textos, estas se pueden aplicar en cualquier parte del documento. También se utilizan mucho en los procesadores de texto.

Para crear una plantilla se deben seguir los siguientes pasos:

Debe generar el documento que desea utilizar como plantilla.Almacenar el documento: clic en el menú Archivo – Guardar Como y aparecerá una ventana como ésta, donde deberá asignarle un nombre como por ejemplo Carta Gerencia y donde dice Guardar como tipo debe desplegar el menú emergente y seleccionar la opción Plantilla de documento. Al seleccionar esta opción Word automáticamente abre la carpeta donde se encuentran almacenadas todas las plantillas sin necesidad de asignarle una carpeta manual, ahora también usted puede asignar la dirección de almacenamiento que desee.

Para trabajar en la plantilla lo único que falta por hacer es abrirla desde el menú Archivo y escoger la subopción Abrir y elegir la carpeta de destino.