manual usuarios 2015 - claves y altas
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Manual de Administración de Usuarios
Claves y Altas
Identificación de Usuarios Como han observado y posiblemente ya trabajado, dar de alta a un nuevo
usuario o varios a la vez no es complejo, solo debemos seguir unos pasos
para lograrlo.
Tenemos la posibilidad de dar de alta sumando solo los datos, creando el
usuario y generando automáticamente la clave, podemos hacerlo con una
clave temporal que luego puede ser modificada al ingresar por primera vez
el nuevo usuario, podemos nosotros determinar la clave.
Independiente del método utilizado, hay otro inconveniente que se presenta
a medida que el campus es utilizado, se trata de la identificación del usuario.
Pensemos en el siguiente ejemplo:
El nodo del Instituto cuenta con 6 aulas en el primer año de vida del mismo,
cada una de ellas posee 15 usuarios activos, o sea que tenemos 90 usuarios
activos en el campus.
Como la carga de datos y asignación de claves la realizo un solo facilitador
este asigno un criterio para la clave y el usuario.
Con los años, el uso del campus se intensifica, no solo contamos con cursos
de apoyo a la tarea presencial, sino que presentamos propuestas
semipresenciales así como cursos extracurriculares, ello también significa
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aumentar la cantidad de Facilitadores en el nodo, así como docentes con
perfil de administrador del aula y cerca de 450 usuarios activos.
Ahora bien…
¿Fueron todos dados de alta con el criterio fijado por el primer Facilitador o
a medida que el uso del campus creció fuimos asignando diferentes
criterios? ¿Se trata de 450 usuarios diferentes o bien al ser varios los
encargados de asignar claves y usuarios se trata de 450 usuarios pero
muchas menos personas con más de un usuario?
Parece un inconveniente menor, pero pensemos en el usuario ya registrado.
Debe recordar una clave y un usuario para cada aula o curso que realice, así
como los inconvenientes que puede traernos al momento de identificar a un
usuario en particular.
Lo conveniente es consensuar entre todos cual será el criterio a utilizar. Por
ejemplo, pueden proponer solo generar el usuario y la clave que sea
temporal así luego esta puede ajustarse por el usuario en particular, o bien
asignar clave y contraseña desde el inicio (esta también puede ser luego
modificada por el usuario).
En cuanto a los criterios, no es conveniente utilizar el apellido y letras del
nombre o viceversa ya que puede darse cierta repetición en el mismo, así
como dar de alta a la misma persona más de una vez.
Por ejemplo si contamos en el registro con Marta Díaz y asignamos como
usuario mdiaz, podemos tener situaciones como por ejemplo los siguientes:
Contar con otro nuevo usuario que se llame por ejemplo Mario Díaz, Mariela
Díaz, Mirta Díaz… Podemos salvar el inconveniente ajustándolo de manera
individual, pero ello lleva tiempo y de contar con varios casos
similares hay que prestar mucha atención.
Que el participante que se encuentra ya de alta con un usuario que
ya hemos creado se presente para un nuevo curso y nos brinde su
nombre completo, por ejemplo Marta Nilda Díaz. Si le creamos un
nuevo usuario sumando una letra más del nombre, la inicial del
segundo o cualquier otra combinación, ya nos encontramos en una
Es muy importante al momento de comenzar a asignar usuarios y claves que definamos el
criterio que seguiremos a lo largo del tiempo. Independiente de quien realice la tarea de
asignación de los mismos.
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Creemos que una buena opción para Usuario y Clave es utilizar combinaciones en las cuales el
número de documento sea la base de la clave y el usuario, tal como lo pueden ver en nuestro
ejemplo de carga grupal. Ello evita dentro el Instituto que contemos con datos repetidos y
resulta fácil de recordar para el participante.
situación de una sola persona con más de usuario.
Si bien podemos remediar cada caso en el cual se presentan repeticiones
realizando la carga de datos de manera individual, tengan presente que dar
de alta uno por uno para un curso lleva mucho tiempo y puede llevar a
errores en la carga.
La operación de carga de nuevos usuarios no se realiza diariamente y en
general coincide con inicio de cuatrimestres semestres y realizar cargas de
datos de manera individual es complejo y lleva mucho tiempo (piensen en
solo tener que dar de alta a 60 personas una por una!!!).
Por ello es que realizar la misma grupalmente y con un criterio único para
hacerlo permite distribuir la tarea entre los facilitadores que acompañan la
tarea como webmaster en el nodo y evita dobles usuarios por participante o
repeticiones. La opción que proponemos permite una fácil identificación del
usuario, así como resulta para el participante fácil de recordar, pero como
siempre, es una opción y lo importante es el criterio que consensuen entre
los facilitadores del Instituto.
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Nuevos usuarios
Los usuarios son todas aquellas personas que participan en la plataforma.
Dar de alta
Dar de alta a un usuario significa que le damos acceso a uno o más espacios
del campus virtual (una o más aulas, o a las aulas “especiales” como el bar o
la biblioteca).
Existen dos modos de dar de alta a los nuevos usuarios:
1 Individualmente (de a un usuario por vez)
2 Importando una lista completa (varios usuarios a la vez)
Es importante recordar que el nombre de usuario es el único dato no modificable
Generación de clave – Alta de usuarios
Dar altas individuales o grupales no es complejo, pero debemos
realizar algunos pasos.
El procedimiento para las altas grupales puede costar al principio
pero verán que es sencillo y permite ahorrarnos mucho tiempo
cuando se trata de varios participantes los que debemos activar
dentro del campus.
Antes de ver los procedimientos para generar nuevos usuarios, es
importante hablar de las claves de acceso:
En la última versión de la plataforma se ha incrementado la longitud
mínima de las contraseñas. Para generar una contraseña, deberemos
tener en cuenta lo siguiente:
1. La longitud mínima de las claves:
Usuarios comunes (no Webmaster): 6 caracteres mínimo.
Si se usa el botón “Generar Clave”, el
sistema automáticamente asignará
una clave aleatoria al usuario. Nuestra
recomendación es escribir una clave
recordable, que el usuario luego podrá
cambiar.
Es conveniente que los demás datos
del usuario sean ingresados por el
propio interesado desde el ítem “Perfil
y Preferencias, que se abre donde se
encuentra el nombre y foto del
usuario.
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Usuarios webmaster: 8 caracteres mínimo.
2. La clave no puede ser igual al id_usuario, pero si puede contenerlo.
3. Sólo se pueden incluir letras, números y/o puntos (.), guiones bajos (_).
No se pueden usar acentos ni caracteres especiales, como por ejemplo: #, !,
* , ?, etc.
La longitud de contraseñas expresada afectará a los nuevos usuarios y a
quienes realicen cambios en sus claves. Los usuarios preexistentes que no
modifiquen su contraseña no se verán afectados hasta que realicen cambios
en sus claves.
Tipos de clave (contraseña)
Clave Temporal: clave que se envía por generación de la plataforma o al
importar los usuarios, que le propondrá al mismo cambiarla o conservarla.
La nueva clave definida será considerada permanente.
Clave Permanente: es una clave guardada en la plataforma y que NO es
recuperable ni conocida en ningún momento, salvo por el usuario y por el
creador del mismo (al agregarlo individualmente o importarlo). Recordemos
que el usuario al momento de su primer ingreso puede conservarla o
modificarla.
En la actual versión de la plataforma, la recuperación de contraseñas no es posible, dado que una vez que se ha guardado la clave al crear un usuario o ser confirmada por el mismo, la plataforma no podrá leerla.
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Como se observa en la figura superior, el espacio para la clave dice
“Conservar la clave”, por lo que la clave (contraseña) del usuario no se ve.
No obstante, el usuario podrá recuperar su acceso al sistema por un medio
más seguro que es recibir un link para cambiar su contraseña, por email.
Se han desarrollado las siguientes alternativas:
Siempre se permitirá enviar una nueva contraseña al usuario.
El usuario podrá restituir el Acceso con el link ¿Olvidaste tus datos?
Alta individual
Este manual está orientado a quienes trabajan como administradores de
aulas y webmasters. Una de las tareas que se realizan habitualmente es la
creación de nuevos usuarios en un aula determinada.
La generación de claves para nuevos usuarios funciona de la siguiente
manera:
Paso 1: Creación del usuario y generación de la clave de acceso
En este paso debemos indicar:
el nombre del usuario
generar la clave o escribirla teniendo en cuenta que debe tener 6
caracteres como mínimo y no puede ser idéntica al nombre de usuario
indicar el nombre, apellido y mail del nuevo usuario
activar las aulas
y enviar el aviso por el botón "guardar y enviar aviso"
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Paso 2: Ingreso del usuario y cambio de clave
El usuario recibirá un aviso por mail con la dirección para el acceso al
campus, el usuario y clave que generamos, tal como se observa en la
siguiente imagen:
Muy Importante: el usuario solamente recibirá la clave si, al crear el usuario, se Guarda y envía aviso en forma inmediata. Si se realiza otra operación y luego se quiere proceder a realizar esto ya no se envía la clave porque la plataforma no la guarda.
Solamente volverá a enviarla si se genera otra clave y se Guarda y envía aviso inmediatamente.
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Al ingresar el usuario al campus, el sistema le pedirá realice el cambio de
clave o que conserve la otorgada por el webmaster, tal como se observa en
esta imagen:
De esta forma se completa el proceso de acceso de un nuevo usuario en la
plataforma.
Ahora, si el usuario pierde o no recuerda su clave...
En versiones viejas de la plataforma, se permitía al webmaster, reenviar el
usuario y su clave de acceso, esto ya no funciona de esa manera.
Lo nuevo: al reenviar los datos de acceso llegará al usuario un mensaje como
el siguiente:
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Observen que la clave no se reenvía... de esta forma el usuario debe
ingresar a la dirección del campus, a la ventana Iniciar sesión y hacer clic en
el link ¿Olvidaste tus datos?, tal como se observa en la imagen:
En la ventana “Recordatorio de datos”, el usuario deberá
completar su usuario o su dirección de correo,
el código que se ve en la imagen y presionar el botón
ACEPTAR:
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Y observará:
Al ingresar a su correo, recibirá un mensaje del webmaster del campus, el
cual le dará un enlace para restablecer su contraseña:
Y de esta forma podrá acceder al cambio de clave...... y así volver a ingresar
a sus aulas:
Al ingresar a su correo, recibirá un mensaje del webmaster del campus, el
cual le dará un enlace (link) para restablecer su contraseña:
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Haciendo clic en el link, podrá acceder al cambio de clave
... y así volver a ingresar a sus aulas:
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Alta Grupal – Importación de usuarios
Al iniciar cada nuevo periodo ya sea de cursado habitual, cursos, seminarios,
etc. Se nos presenta la tarea de dar altas en varias aulas a varios
participantes a la vez. Para ello contamos en nuestro campus con la
posibilidad de realizar cargas masivas de participantes para lo cual sólo
debemos seguir unos simples pasos iniciando por el listado de quienes serán
los nuevos participantes del aula, el cual debe contener los datos necesarios
para el ingreso al campus.
¿Y cómo armamos el listado para importar usuarios y asignar la clave?
Veamos los pasos a seguir:
Primero Armar el listado
Para organizar el trabajo debemos armar un listado en, por ejemplo una
planilla de cálculo. Para facilitar la tarea, los datos que debemos presentar
en dicha planilla deben seguir un orden, el cual es el siguiente:
Usuario
Clave
Apellido
Nombres
Dirección de correo Electrónico
No es necesario contar con los
encabezados en las columnas, aunque
suele ser útil al inicio para ordenarnos
Otros datos (por ejemplo DNI, Dirección, curso, etc.)
Usuario Clave Apellido Nombres Correo electrónico DNI
12345678 s12345678 Sarmiento Domingo Faustino [email protected] 12345678
23456789 v23456789 Vera Rosarito [email protected] 23456789
345678910 p345678910 Palacios Pedro Bonifacio [email protected] 345678910
456789101 r456789101 Rojas Ricardo [email protected] 456789101
321456789 p321456789 Pizzurno Pablo [email protected] 321456789
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Luego seleccionamos los datos
Una vez que contamos con el listado debemos seleccionar solo los datos que
nos van a permitir realizar la exportación, en principio debemos contar con
los datos arriba presentados, tal como lo vemos a continuación:
Usuario
Clave
Apellido
Nombres
Correo electrónico
DNI 12345678
s12345678
Sarmiento
Domingo Faustino
12345678
23456789
v23456789
Vera
Rosarito
23456789
345678910
p345678910
Palacios
Pedro Bonifacio
345678910
456789101
r456789101
Rojas
Ricardo
456789101
321456789
p321456789
Pizzurno
Pablo
321456789
Si deseamos exportar un dato más (por ejemplo el DNI) también debemos
seleccionarlo.
Usuario
Clave
Apellido
Nombres
Correo electrónico
DNI 12345678
s12345678
Sarmiento
Domingo Faustino
12345678
23456789
v23456789
Vera
Rosarito
23456789
345678910
p345678910
Palacios
Pedro Bonifacio
345678910
456789101
r456789101
Rojas
Ricardo
456789101
321456789
p321456789
Pizzurno
Pablo
321456789
Es posible definir más de una cuenta de email por usuario, lo cual a veces
resulta beneficioso para asegurar el envío de cierta información. Las
direcciones de email podrán especificarse separadas por: punto y coma
(;) coma (,) o espacios en blanco.
Tengan presente no seleccionar los nombres que indican el contenido de las
diferentes columnas, solo debemos seleccionar los datos en el orden que
presentamos, tal como lo vemos en el grafico siguiente:
Podemos utilizar el DNI (numero sin puntos) como Clave y sumar
inicial del Apellido como
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12345678
s12345678
Sarmiento
Domingo Faustino
12345678
23456789
v23456789
Vera
Rosarito
23456789
345678910
p345678910
Palacios
Pedro Bonifacio
345678910
456789101
r456789101
Rojas
Ricardo
456789101
321456789
p321456789
Pizzurno
Pablo
321456789
Como Tercer paso los guardamos como txt
Una vez que seleccionamos los datos, debemos pegarlos en un documento
de texto sin formato, como por ejemplo el bloc de notas. Los datos se verán
tal como se muestra en la siguiente figura:
Guardamos el archivo creado en el bloc de notas con un nombre que los
identifique.
Como a l ter na t iva a l Tercer paso, guardamos la hoja como txt
En Excel vamos al Menú Archivo, opción Guardar Como…, seleccionar “Texto
(delimitado por tabulaciones)”. Aparecerá una ventana de advertencia, ya
que al guardar como texto, se pierden características propias de la hoja de
cálculo (como fórmulas, formatos, etc.). Hacemos clic en “Si” y la hoja de
Cálculo se guardará con el mismo nombre y extensión “txt”.
Si abrimos el archivo “txt”, los datos se verán tal como se muestra en la
siguiente figura:
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Ahora si, en el cuarto paso realizamos la importación
Para realizar la importación (llevar los datos del listado que tenemos en el
bloc de notas a la plataforma) debemos estar en la vista de Administrador.
Igualmente repasamos los pasos dentro del campus:
Ingresamos a la vista de Administración
Dentro de la solapa usuarios hacemos un clic en la opción que dice
“Importación”
Recuerden estar en el aula en la que desean importar los datos, sino no se
importaran dentro del aula en la que se encuentren
Una vez que nos encontramos en el lugar adecuado continuamos con
la importación seleccionando el archivo de texto en el cual presentamos
los datos a importar
Ahora escogemos las opciones que deseamos para las nuevas altas.
Recuerden seleccionar la opción que corresponde al perfil que deseamos dar
de alta, es decir si se trata de alumno, docente, invitado, ayudante….
Luego observen que se encuentren tildadas todas las opciones de campos de
datos a importar, si resta alguno, hay que tildarlo para que quede
seleccionado, tal como se observa en la imagen que se presenta a
continuación
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El Delimitador debe estar en la opción Tabulador, sino la importación no
será correcta.
Para continuar hacemos un clic en siguiente y si hicimos todo correctamente
la importación casi ha finalizado.
En el caso que tengamos que dar altas grupales en más de un grupo a la vez,
por ejemplo en el aula de cursado y en la biblioteca o el bar, podemos
hacerlo teniendo presente cambiar la Opción de importación.
En lugar de tener seleccionada la opción Importar en “Grupo Actual”
debemos seleccionar la opción “Seleccionar un conjunto de grupos”. Luego
elegimos los grupos en los cuales deseamos dar las altas, en el caso de la
imagen resultan ser los grupos Facilitadores_02 que ya está seleccionado, y
Facilitadores_03, que solo resta hacer clic en el botón de selección, pero
cada facilitador debe dar el alta en los grupos que correspondan en cada
caso.
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Finalizamos la importación
Para finalizar la importación, tenemos dos opciones. Debajo de la ventana,
aparecen dos botones por separado: "importar" e "importar y enviar aviso".
Si hacemos clic en “Importar” el proceso de importación finaliza, cargando
los usuarios en las aulas requeridas, pero estos usuarios no se han notificado
del alta, por lo que no recibirán su contraseña (antes de finalizar el proceso
se muestra una advertencia al webmaster o administrador del aula). En este
caso, podemos posteriormente enviar un aviso a los usuarios, pero con la
opción de “restablecer claves”, ya que la que generamos se perderá.
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Si, en cambio, hacemos clic en la opción “Importar y enviar aviso”, al finalizar
la importación el sistema enviará automáticamente un aviso a cada usuario.
Éste le llegará a cada usuario como mensaje en su cuenta de correo
personal, indicando las aulas en las cuales está de alta y cuál es su nombre
de usuario y contraseña.
La opción “Enlace al manual de la plataforma” hace que cada usuario, junto
con el aviso, reciba un link a un manual de la plataforma, creado por la
empresa e-ducativa. Este manual es genérico y, en muchos casos, no
coincide plenamente con la estructura y diseño de “nuestra” plataforma, por
lo que puede producir confusiones en el nuevo usuario. Por este motivo es
recomendable no tildar la casilla correspondiente.
Algunos detalles para tener en cuenta
Si dentro del grupo de usuarios importados hay usuarios nuevos o se opta
por cambiar los datos de los existentes se mostrará un cartel de alerta.
Si en el grupo de usuarios hay "existentes repetidos en la base" y se opta por
reemplazar los datos se mostrará un alerta en el caso de que el usuario ya
haya utilizado su clave.