manual uso correo institucional - corpo la serena...conociendo componentes del correo antes de...

2008

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Creado en Unidad de Informática

Manual de Uso Correo Electrónico, Agenda y

Pizarrón de Notas

Corporación Municipal – Unidad de Informática Página 2

INDICE

Página

Introducción 3

Como acceder al correo 4

Conociendo componentes del correo 8

Lectura de un email 11

Creación de un email 13

Eliminación de correos 17

Uso de la agenda o calendario 18

Manejo de la lista de contactos 21

Manejo de pizarrón de notas 23


Introducción

Junto con saludarle nos es grato poner a disposición de los funcionarios y establecimientos una serie de herramientas tecnológicas que han sido diseñadas, adaptadas y configuradas completamente en nuestra unidad de informática, acorde a las políticas Institucionales. Sin lugar a dudas las herramientas que hoy ponemos a su disposición tienen por objetivo brindar un servicio, que bien usado ayude en sus labores diarias.

El presente manual permite capacitar de la forma más fácil y menos

técnica el uso de cada servicio, siendo estos últimos los de correo electrónico, agenda y pizarrón de notas.

Todos los servicios son de tipo institucional, permitiendo de esta forma

crear, asociar una identidad y marcar presencia en la red internet para cada uno de los funcionarios y establecimientos de la Corporación Municipal.

Nos permitimos además entregar las siguientes recomendaciones y

características de los servicios.

La cuenta de correo es completamente personal, por lo tanto nunca entregue su clave a otras personas.

Evite la mala utilización del correo con el envio de cadenas, chistes u otros emails que solo generan spam generando un problema para todos, recuerde que es institucional.

Todos los servicios están protegidos, asegurando que nadie, solo el que posea la clave podrá acceder a ellos.

La cuenta de correo no es ilimitada, por lo que recomendamos borrar cada cierto tiempo los correos antiguos o los que simplemente ya no sirven.

No entregue su cuenta de correo a servicios como foros, páginas de entretenimiento u otras que no tengan directa relación con su trabajo.

Se ha adaptado una interfaz lo mas amistosa y de fácil uso (semejante al Outlook).

Finalmente esperamos que el presente manual sea de su utilidad y compresión.


Acceder al correo

Para ingresar a su cuenta de correo, debe seguir los siguientes pasos:

a) Ingrese a internet mediante su browser (en la mayoría de los casos el Explorer), una vez que haya ingresado a internet digite la dirección de la página web de la Corporación Municipal (http://www.corporacionlaserena.cl). (figura 1)

b) Una vez que se haya cargado la página, acceda a la opción de correo oprimiendo el botón que aparece a la izquierda, que dice “Correo institucional”. (figura 2).

(figura 1: accediendo a página web de la Corporación Municipal)

(figura 2: accediendo a correo institucional.)


c) Inmediatamente será cargada en una ventana la pantalla de ingreso al correo (figura 3), si todo va bien pase a la letra “g”, si por algún motivo no aparece la ventana mostrada en la figura 3, pase a la siguiente letra “d”).

d) Si la ventana no aparece, lo más probable es que se deba a que el explorador no deja ver los elementos emergentes (no deja abrir ventanas). Para validar lo anterior observe su pantalla y fíjese si aparece un mensaje destacado como se muestra en la figura 4.

(figura 3: ventana de ingreso al correo.)

(figura 4: bloqueo de ventanas o páginas emergentes.)


e) Para permitir la ventana emergente, haga un “click” con el mouse sobre cualquier parte de la línea mostrada en la figura 4, inmediatamente aparecerá un menú en el cual elija la opción que dice “permitir siempre elementos emergentes de este sitio”, con esto le estamos diciendo al explorador que para el sitio de la corporación nunca más vuelva a bloquear la ventana de acceso. Este menú puede variar un poco dependiendo del explorador o la versión del mismo, pero la lógica de operación es siempre la misma. (figura 5).

f) Finalmente luego de permitir el uso de ventanas emergentes, el sistema solicitará la confirmación, haga “click” en botón “si”. Después de esto vuelva a seguir los pasos desde la letra “b”.

(figura 5:autorización visualización de elementos emergentes)

(figura 7:confirmación visualización de elementos emergentes)


g) Para acceder finalmente al correo Ud. debe ingresar el nombre de usuario, solo el nombre, obviando el “@corporacionggv.cl”; por ejemplo colegiojapon. También ingrese la clave y cuando este seguro(a) presione la tecla “Entrar”. (figura 8).

h) Si el usuario y contraseña son los correctos, habrá ingresado al correo apareciendo una pantalla similar a la de la figura 9.

(figura 8:ingresando al correo institucional.)

(figura 9: dentro del correo.)


Conociendo componentes del correo

Antes de explicar el uso del correo, es interesante conocer los componentes más importantes y usados del mismo:

Componentes:

1) Carpetas: Aquí se especifican una serie de carpetas que forman parte de la cuenta de correo:

a. INBOX: Son todos los correos que se encuentran en su bandeja de entrada (los emails que han llegado a su cuenta).

b. Drafts: La carpeta donde quedan los correos de tipo borrador, es decir los que esperan para ser terminados y enviados.

c. Sents: Esta carpeta contiene todos los correos que han sido enviados, es decir la bandeja de elementos enviados.

d. Trash: La carpeta “trash” o “basura”, contiene todos los emails que se han borrado, es el equivalente a la papelera de reciclaje de Windows.

(figura 10: conociendo componentes del correo.)


2) Actualizado: Es la hora en la que se acceso al correo, o que Ud., estando dentro del correo hizo su última acción (refresco de pantalla). Por seguridad el correo permanece cierto tiempo “abierto”, si el sistema detecta que no se ha hecho ninguna acción, cierra automáticamente la sesión, para protegerlo que otra persona pueda ver o usar su correo (ante una ausencia en su computador).

3) Calendario: Al igual que el Outlook, aparece un calendario que es útil en su propia programación, es decir es una agenda, pudiendo ingresar acontecimientos importantes a ser recordados, etc.

4) Contactos: Al igual que todo correo en esta carpeta se pueden ir creando todos los contactos que se deseen dejar almacenados, es un directorio.

5) Notas: Es de suma utilidad cuando desee dejar notas importantes para ser recordadas en todo momento, en palabras simples su lógica de funcionamiento es copiada al uso de “papelito” pegados en el refrigerador, los que me permiten recordar cosas.

6) Crear nuevo correo: Opción que me permite la creación de un nuevo correo electrónico.

7) Marcar/desmarcar todo: A veces uno desea eliminar uno o varios correos, para ello se debe marcar el cuadro que aparece frente a los emails; esta opción me permite marcar/desmarcar todo lo que se ve en pantalla para evitarme el uno a uno si fuese el caso.

8) Mover seleccionados a: Esta opción permite mover los correos seleccionados (haciendo “click” en el cuadro frente al mismo), a una carpeta seleccionada, por ejemplo si yo deseo eliminar un correo primero lo marco y luego lo muevo a la carpeta “trash”.

9) Cerrar sesión: Me permite abandonar el correo, y es la forma correcta de abandonar y cerrar toda la sesión actual.

10) Transformar mensajes seleccionados a: Esto me permite cambiar el estado de un correo, en otras palabras me permite cambiar a:

a. Leído: Si deseo cambiar el estado a como si ya hubiese sido leído.

b. No leído: Lo contrario a lo anterior me sirve para dejar el correo como no leído (el correo aparece en “negrita”, es decir destacado).

c. Borrado: sumamente útil cuando deseo hacer la eliminación definitiva de un correo que se encuentra en la papelera o basurero “trash”.


11) Cuerpo de los mensajes, es la visualización de todos los correos que están dentro de una carpeta determinada. Esta compuesta por:

a. Un cuadro: es el recuadro de selección que aparece frente a cada correo, me permite conmutar si el correo esta seleccionado para hacer alguna acción sobre él (por ejemplo borrar o mover).

b. Desde: identifica a quien me envio el correo.

c. Fecha: la fecha de envio del correo.

d. Asunto: una breve descripción de lo que se trata el correo.

12) Viendo mensajes: Es un indicador que señala por un lado la cantidad de correos actualmente en pantalla y el total de ellos que existen. Esto le ayuda a ver en que parte de los correos se encuentra.


Lectura de un email Todos los correos nuevos o que no han sido leídos se caracterizan por

aparecer en letra “negrita” o destacada. Para leer un correo: a) Seleccione haciendo un “click” sobre el asunto del correo que desea

visualizar y que se encuentra en la respectiva carpeta. (figura 14). b) Inmediatamente se desplegará el correo en la pantalla, con los respectivos

componentes (figura 15).

(figura 14: lectura de email.)

(figura 15: lectura de email - componentes.)


c) Breve explicación de los componentes:

1) Cabecera del correo, donde se especifican datos de quien ,cuando, a que hora, el tipo de prioridad del correo que ha sido recepcionado.

2) Imprimir email: opción que sirve si usted desea imprimir el correo. 3) Download this as a file: si desea copiar el email a un archivo. 4) Cuerpo del mensaje o mensaje mismo (contenido). 5) Archivos adjuntos: se muestran los archivos adjuntos que

acompañan al email, si los hubiese. 6) Download: cuando llega un archivo adjunto esta opción nos permite

“bajar” ese archivo o “copiar” el adjunto a nuestro computador para ser utilizado, para ello solo presione la opción download del archivo adjunto, aparece una ventana que nos pregunta si deseamos ver o guardar en nuestro computador, si desea guardar, se nos pedirá el destino del archivo (lugar donde quedara grabado para posterior recuperación), una vez que este seguro oprimo botón “guardar” y habrá finalizado (para posterior uso solo debe abrir el archivo del lugar donde lo dejo grabado).

7) Move to: si quisiéramos nos puede servir para mover el email, por ejemplo a la bandeja de basura “trash”, por si no los sirviera o si fuese correo no deseado. El uso de esta opción es opcional.

8) Take Address: nos permite grabar la dirección de correo directamente a nuestra lista de contactos.

d) Para volver o salir del correo en pantalla, simplemente haga un “click”

sobre la carpeta “INBOX”, para volver a las opciones principales.


Creación de un email

Una breve explicación de los componentes del nuevo correo (figura 11):

a. A: es a quien va dirigido el correo, en este recuadro se debe escribir la(s) direccio(nes) de correo a quien va a enviar el correo.

b. Cc: se escriben las direcciones de copia, es decir a quienes desea que lleguen copias del correo.

c. Bcc: Igual al anterior pero son copias ocultas, es decir a quienes se envían copias pero el resto de destinatarios no puede ver.

d. Asunto: una breve descripción motivo del correo.

e. Prioridad: una señal de la importancia que tiene el correo, para que sea vista por el receptor.

f. Firma: no aplicable.

g. Direcciones: totalmente opcional, útil cuando usted cuenta con un directorio ya creado de direcciones, sirve para no tener que “memorizar” las direcciones de correo de quienes deseo almacenar en mi directorio, si usa esta opción aparecerá una ventana donde se deben seleccionar los contactos que usted desee, haciendo un “click” en el recuadro de estado, finalmente una vez que hayan sido seleccionados oprima botón “use addresses” (usar direcciones).

h. Borrador: si por alguna razón no alcanzo a redactar y enviar el correo lo puede dejar en la carpeta “Drafts” o borrador mediante este botón, al usarlo el mensaje se cambiará automáticamente a la carpeta antes señalada. Para continuar con el email, se deberá accesar a la carpeta (Drafts) y seleccionar el correo, aparece una ventana donde se debe seleccionar la opción “resume Drafts” que aparece en el costado superior, con esto se permitirá continuar con la edición y redacción del mensaje para su envio si se desea.

i. Enviar: Es el botón que finalmente hace el envio del email, es decir, una vez que la redacción del correo este finalizada y se este seguro(a) de su envio, presione este botón y automáticamente por un lado el correo será despachado y por otro pasará a la carpeta de elementos enviados (Sents).


j. Adjuntar: Comandos que permiten agregar o adjuntar archivo(s) al correo, en mayor detalle en el punto siguiente.

Cuando usted desee enviar un nuevo email ya sea con o sin documentos adjuntos deberá hacer lo siguiente.

a) Elija la opción crear nuevo correo, por lo cual aparecerá la pantalla para la redacción del correo, complete los datos importantes y la redacción si la hubiese (figura 11).

(figura 11: creando un correo.)


b) Si usted desea acompañar el email con un(os) archivo(s) adjunto(s), deberá oprimir el botón “examinar” que aparece al final del correo, inmediatamente se abrirá una ventana donde se pide indicar cual es el archivo a adjuntar (búsquelo y haga “click” en abrir). (figura 12). Por el contrario si no desea agregar adjuntos pase a la letra “d”.

(figura 12: adjuntando un archivo.)


c) Después de haber seleccionado el archivo, oprimiendo el botón “abrir”, aparecerá la ruta del archivo en el recuadro de Adjuntar, finalmente presione el botón “Add” (agregar o sumar) y el archivo será adjuntado al correo, lo podrá comprobar ya que ahora aparece el archivo debajo de la línea de adjuntar. (figura 13) Para agregar más archivos vuelva a repetir los pasos desde la letra “b”. Si por alguna razón quisiera quitar el archivo que ya esta adjunto, seleccione el archivo en el recuadro, y presione el botón “deleted selected attachments”.

d) Finalmente si ya se encuentra en condiciones de enviar el archivo, solo debe presionar el botón “Enviar” (arriba del cuadro de redacción del email), y el correo será enviado. Para comprobar que así haya sido puede seleccionar la carpeta “Sents”, donde quedan los emails enviados.

(figura 13: adjuntar archivo al email.)


Eliminación de correos

Al igual que todos los servidores de correo cada cuenta no es ilimitada y tiene una cierta capacidad, también por comodidad y facilitación del correo (abultamiento de la carpeta de recibidos) a veces es sano borrar todos aquellos emails que simplemente no nos sirven.

Para eliminar un(os) email(s), siga los siguientes pasos:

a) Dentro de la carpeta INBOX (recibidos), en el cuadro de selección haga “click” en el o los emails que desea eliminar, quedando marcados de esta manera. (figura 16).

b) Después de seleccionar, oprima el botón “borrado” (extremo superior derecho), con esto todos los emails seleccionados se moverán a la carpeta “trash” o basurero.

c) Para hacer la limpieza final o al igual que en Windows el vaciado de la papelera, y para liberar espacio borrando definitivamente los correos, entre en la carpeta “trash”, haciendo en “click” sobre ella. Con esto aparecerá todo el contenido de la papelera, si desea eliminar todo y para no marcar uno a uno use la opción “marcar/desmarcar todo”, quedando todo seleccionado (proceso similar al de la letra “a”)

d) Finalmente para el borrado final, presione el botón “borrado” y con esto habrá finalizado la limpieza.

(figura 16: eliminación de correos.)


Uso del calendario

Esta opción puede resultar importante y de ayuda para nuestra planificación y manejo de agenda, su uso es similar al del Outlook, es decir nos aparece el calendario destacando con letra “negrita” los días donde hayan anotaciones. Algunas opciones principales de uso:

e) Para acceder al calendario basta con hacer un “click” sobre la palabra calendario que aparece a la izquierda de la pantalla. Inmediatamente se abrirá el calendario mostrando el mes vigente (figura 17).

Usted puede cambiar la forma de visualizar la agenda, ya sea por mes o por día para ello use los comandos day view (por día) o month view (por mes), si desea cambiar el año puede hacerlo con los comando que aparecen al extremo inferior derecho y presionando el botón “Go” cuando este seguro(a). Si desea ver un día determinado, basta con hacer un “click” sobre el respectivo número.

f) Si desea hacer una anotación (evento) en su agenda: Haga un “click” sobre el día en que desee hacer la anotación, aparecerá el detalle diario e inmediatamente haga click sobre “New” apareciendo una ventana como en la figura 18.

(figura 17: Despliegue de agenda por mes.)


Componentes a completar:

Start time: la hora en que comienza el evento a ser recordado. Length: duración aproximada del evento. Priority: la prioridad del mismo. Un cuadro para redactar la anotación. Set event: botón que debe presionar cuando desee grabar la anotación.

g) Finalmente después de haber oprimido el botón “Set event”, aparece una pantalla indicando que fue grabado con éxito. (figura 19).

(figura 18: haciendo una anotación en calendario o agenda.)

(figura 19: haciendo una anotación en calendario o agenda.)


h) Si desea modificar o eliminar la anotación: seleccione el día en que se encuentra haciendo un “click” sobre el número del día respectivo. Se desplegará el detalle del día seleccionado con dos opciones al final de la anotación EDIT (nos permite modificar la anotación, su uso es similar a la creación) y DEL (nos permite borrar la anotación) (figura 20); en ambos casos nos consulta por si estamos seguros de la acción con “yes” o “no”.

Finalmente si desea salir del calendario, cambiar mes, año, etc. haga un “click” sobre la opción donde desee ir.

(figura 20: editando o borrando una anotación.)


Manejo de Lista de Contactos

Como todo servidor de correo también podemos administrar una lista o nómina de contactos, donde grabaremos todas las personas con sus respectivas cuentas de correo. Existen dos formas de llenar esta lista por un lado el ingreso manual de cada cuenta o usando la opción “Take Address”, en la medida que van llegando correos a mi cuenta (proceso descrito en lectura de email).

Para acceder a la lista de contactos, solo debe elegir la opción que aparece a la izquierda, abajo del calendario, la administración es bastante simple, se explica brevemente. (figura 21).

Principales Componentes:

Al ingresar a la lista de contactos se desplegarán todos los contactos que existan creados en la parte superior y abajo los campos y botón para ir ingresando nuevos. Si desea editar o borrar, debe seleccionar el contacto haciendo “click” en el recuadro del frente al contacto y oprimir el botón correspondiente. Si desea agregar complete los campos que aparecen en blanco y oprima botón “grabar contacto” cuando este seguro(a).

Editar contacto: Botón que indica que el contacto seleccionado debe ser editado para hacer los respectivos cambios, una vez que se ha finalizado, usted debe hacer click en botón “Update Address”.

(figura 21: administración de contactos.)


Borrar contacto: Permite borrar el contacto seleccionado.

Datos a ingresar: Son todos los campos que se piden ya sea para crear un contacto o para editarlos, le recuerdo que el nombre breve que sirve como referencia al contacto debe ser único.

Grabar contacto: Botón que me permite grabar cuando se ingresa un nuevo contacto a la lista.


Notas

Este módulo al igual que la agenda o calendario nos permite ayudarnos a organizarnos, para ello usa un método bastante simple pero no menos efectivo en el cual se emula el clásico sistema de notas o “papelitos”, que uno pega en el refrigerador o anotaciones en la pizarra para que recuerden constantemente a quienes los consultan de algo importante. A diferencia de la agenda las notas están siempre visibles, hasta que las borremos. (figura 22)

Principales Componentes:

Título de la nota: un título breve que haga referencia al contenido de la nota.

Detalle de la nota: el cuerpo o detalle de la misma (se recomienda no extenderse mucho en el texto, cosa que quede visible su contenido).

Fecha de la nota: fecha con cual fue creada.

Botón para borrar una nota: Sirve cuando deseamos eliminar una nota, al oprimirlo inmediatamente nos pedirá que confirmemos si estamos seguros(as) mediante los botones “yes” y “no”.

Edit: Opción para modificar una nota, nos permite modificar el contenido de una nota ya creada.

(figura 22: administración de notas.)


Agregar una nota (add a note): nos permite agregar una nueva nota al pizarrón. Al usarla se crea una nota en blanco la cual se debe llenar, poniendo un título y el detalle, finalmente para grabar se debe presionar la opción “save”.

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