Manual SOL para postulantes

Aclaración

Este manual tiene el fin de informar sobre el uso del sistema Scholarships Online (SOL) para los programas de becas del Reino de los Países Bajos. La información contenida a continuación ha sido compilada con mucho cuidado. Sin embargo, no podemos garantizar su precisión o totalidad al tiempo de la lectura de la misma. Debido a que la información está sujeta a cambios constantemente, NUFFIC no acepta ninguna responsabilidad por el uso de esta información. Por favor note que es su responsabilidad el revisar la precisión de cualquier información antes de utilizarla. Copyright © 2011 Nuffic. All rights reserved. Este documento no debe ser reproducido o publicado son el permiso escrito del autor. Sin embargo, las secciones de hasta cinco páginas de este documento pueden ser reproducidas o publicadas siempre y cuando NUFFIC sea apropiadamente reconocido como fuente del mismo. El presente manual ha sido traducido al idioma castellano por J. Stephan Dalence Martinic (Representante del ITC para Bolivia), con consentimiento de la Embajada Real de los Países Bajos en Bolivia, de tal forma sea más sencillo su entendimiento para la aplicación a estas becas para el curso específico de Maestría en Ciencias de la Geoinformación y Observación de la Tierra, gestión 2012, curso conjunto entre la Faculty of Geoinformation Science and Earth Observation (ITC) – University of Twente, Enschede – The Netherlands y el Centro de Levantamientos Aeroespaciales y Aplicaciones SIG para el Desarrollo Sostenible de los Recursos Naturales (CLAS) – Universidad Mayor de San Simón, Cochabamba – Bolivia. Requisitos para aplicar a las becas NUFFIC.

a) Profesional con experiencia de al menos 3 años de trabajo. b) Ser ciudadano de los siguientes países: Bolivia, Brasil, Colombia, Costa Rica,

Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Perú. c) Ser nominado por su empleador quien asegurará que al candidato se le

seguirá pagando su sueldo durante el curso de maestría y que al concluir el mismo (al finalizarse la beca), retornará a su puesto, uno equivalente o superior.

d) Ser admitido incondicionalmente a la entidad a la que postula (en este caso el ITC de Holanda), esto es decir, que cumpla todos los requisitos académicos y administrativos indicados por esta entidad.

e) No ser empleado por una corporación multinacional, organización de Naciones Unidas, Banco Mundial, organización de apoyo internacional ó una organización nacional y/o comercial.

f) Cumplir los requisitos y fechas límite indicados por el sistema SOL. g) Estar empleado en un campo donde el conocimiento del curso de maestría

sea relevante. h) Tener una buena relación con la entidad en la que trabaja y que pueda

aplicar el nuevo conocimiento en la misma. i) Tener disponibilidad total para realizar el curso de maestría sin interrupciones,

así como estar física y mentalmente en condiciones adecuadas para completar el programa completo.

j) No haber recibido una beca NFP para maestría en el pasado.

1. Empezando Vaya al sitio de internet de NUFFIC: www.nuffic.nl/nfp y lea la información concerniente al programa NFP. Si usted piensa que es elegible y usted desea iniciar su aplicación para una beca NFP, entonces puede seguir las instrucciones de este manual:

• Sobre la página de internet www.nuffic.nl/nfp vaya al menú de la mano izquierda: fellowships for master's degrees programmes

• Luego haga clic sobre Application procedure

• Usted verá el siguiente cuadro:

• Haga clic en Prepare a masters application

• Usted entrará a la siguiente página (este es un ejemplo de aplicación a una beca de un programa de maestría):

Responda a las preguntas haciendo clic sobre “yes” o “no”: La primera fila: ¿Es usted ciudadano de uno de los países de la lista NFP? (sugerencia, YES, si lo es, los países habilitados para ésta maestría están al inicio de este manual). La segunda fila: ¿Está usted trabajando y viviendo en uno de los países de la lista NFP? (sugerencia, YES). Tercera fila: ¿Está usted empleado por una corporación multinacional, organización de Naciones Unidas, Banco Mundial, organización de apoyo internacional ó una organización nacional y/o comercial? (sugerencia, NO, si usted no está empleado por ninguna de las mismas). Cuarta fila: ¿Usted ya ha recibido una beca NFP para una maestría en el pasado? (sugerencia, NO, si usted no la ha recibido).

• Haga clic sobre el botón Submit. Si usted no entiende la pregunta haga clic sobre “explanation” para mayor información en inglés. Luego de hacer clic sobre Submit usted será direccionado a la ubicación SOL log en la página. En esta página usted puede registrarse en SOL. 2. Cuenta de registro (Register an account) Para poder utilizar el SOL y entregar (submit) su aplicación, usted necesitará registrarse primero. Registrarse significa activar su cuenta para poder acceder (log) e ingresar su información personal (nombre, dirección, etc.) al SOL.

2.1 Activación de la cuenta Para obtener la activación de la cuenta, usted necesita un correo electrónico válido (que exista y este funcional) y un nombre de la cuenta de su elección (usted puede elegir lo que usted desee pero trate de elegir algo que luego pueda recordar fácilmente). Primero cambie el idioma al inglés en Choose language. En el cuadro de registro:

• Ingrese su correo electronico. • Ingrese su nombre de cuenta. • Copiar los números del captcha que observe en gris. • Clic en el botón de registro (register)

NO CIERRE LA PAGINA CON LA PANTALLA DE REGISTRO (REGISTRARION SCREEN)

• Abra su correo electrónico: Usted recibirá un correo electrónico de confirmación con el nombre de su cuenta y una contraseña temporal en segundos. Con este nombre de la cuenta y la contraseña temporal, usted puede ingresar al SOL. Cuando ingrese al SOL por primera vez, SOL le indicará que cambie esta contraseña temporal a una contraseña que pueda ser fácilmente recordada por su persona. Por favor note que su proveedor de correo electrónico (ó servicio del mismo, como Hotmail, gmail, yahoo, etc.), pueden asignar a este correo como spam, por tanto, revise si en su folder de junk/spam existe un correo de: noreply@nuffic.nl 3. Ingresar para entregar una aplicación de beca NFP Usted ingresa a la aplicación SOL vía la pantalla log-in screen para aplicaciones.

• Account name: Escriba su cuenta de ingreso. • Password: Escriba su contraseña. • Clic sobre el botón Login.

Si usted escribe una combinación de la cuenta de ingreso y contraseña errónea cinco veces, su cuenta será bloqueada. Contáctese con NUFFIC para desbloquear su cuenta. Si usted ingresa en SOL por primera vez, usted necesitará ingresar la contraseña temporal generada por SOL, la cual ha recibido por correo electrónico. Después de ingresar SOL le pedirá cambiar esta contraseña temporal. Después de que ha cambiado su contraseña, no use más la contraseña temporal que ha recibido de NUFFIC. La pantalla muestra lo siguiente:

• Seleccione “I accept” en el cuadrado de chequeo para aceptar las

condiciones generales y políticas de privacidad de SOL. Si usted no acepta entonces no puede continuar.

• Ingrese su contraseña dos veces (esta debe estar entre 8 a 20 caracteres, tener al menos 1 dígito, 1 letra minúscula y 1 letra mayúscula).

• Clic en el botón OK (este botón solamente será visible después de que usted haya seleccionado “I accept” en el cuadrado de chequeo).

Después de haber cambiando su contraseña, usted entrará a SOL y se le requerirá escribir su información personal en “my profile”.

3.1 Política de privacidad Nosotros colectamos información personal solamente a través del proceso de aplicación. No vendemos, intercambiamos ó rentamos su información personal a terceras partes. Solamente revelamos información personal a nuestras contrapartes y otros usuarios registrados; a los proveedores los comprometemos a procesar datos para el sistema SOL (Scholarship on Line). Debido a que la Internet es un ambiente global, el uso de la misma para colectar y procesar datos personales necesariamente involucra la transmisión de datos sobre una base internacional. Por lo tanto, al hacer una aplicación en línea del sitio SOL y al comunicarse electrónicamente con nosotros, usted reconoce y acuerda la forma del tipo de proceso de datos personales.

4. My profile (mi perfil) En “my profile” se le solicita a su persona que escriba su información personal. Por favor haga esto con mucho cuidado. Después de grabar ésta información, la misma NO puede ser cambiada. Este es un ejemplo parcial de la pantalla de “My profile”:

• Llene toda la información marcada con un asterisco rojo *. • Clic en el botón Save.

No presione enter cuando elija un ítem de la lista para elegir. Esto puede generar un error. Ahora usted ha registrado su perfil en SOL. Sin embargo, usted todavía no ha aplicado a una beca NFP. Usted puede continuar iniciando una aplicación ahora o reingresar para una beca más tarde. Si usted aplica para una beca más tarde, necesitara ingresar a SOL application vía la pantalla log in para aplicaciones. 5. Aplicación: Master degree programme (programa de grado de maestría) Después de grabar su información personal, usted será redireccionado al formulario de aplicación “application form”. (Si ha llenado su “profile” antes, usted tendrá una vista general de sus datos personales. Después de hacer clic en OK usted será redireccionado al formulario de aplicación “application form”). El formulario de aplicación se muestra a continuación:

• Elija desde la lista drop down: o Dutch institution: el instituto o universidad educacional donde usted

quiere hacer la maestría (en este caso es International Institute for Geo Information Science and Earth Observation).

o El nombre del curso al que usted está aplicando (es Master degree course in geoinformation science & Earth observation in two topics, with UMSS, Cochabamba, Bolivia).

• Llene: o Su historial de trabajo.

• Suba (Upload) documentos en todos los campos indicados con un asterisco rojo * (los cuales son campos obligatorios).

5.1 Documentos requeridos - Los formatos para muchos de estos documentos pueden ser encontrados en la

página de NUFFIC sobre “downloads”. - El documento subido debe ser más pequeño que 5 MB. Además que tiene que

estar en uno de los siguientes formatos: pdf, doc, docx, xls, xlsx, jpg or jpeg. - El nombre de archivo de un documento subido tiene que ser reconocido por

nuestro sistema. Esto significa que el nombre del archivo no debe contener espacios, puntos extras, excepto el que corresponde al de la extensión del archivo (.doc or .pdf, etc.), puntuación u otros caracteres no estándares. Están permitidos letras, números, guiones (-), guiones bajos (_).

- Solamente un número limitado de gobiernos en algunos países de la lista NFP requieren el statement of the government (declaración del gobierno) antes de que los candidatos puedan aplicar a la beca NFP. Consulte con la Embajada Real de los Países Bajos (Holanda) en su país, si esto se aplica. EN EL CASO DE BOLIVIA YA NO APLICA.

Solamente podrá grabar su aplicación después de que todos los campos requeridos estén llenados.

6. Editar la información del historial de empleo En este campo usted necesitará llenar toda la información relacionada a su historial de trabajo. Es en realidad el registro de su Curriculum Vitae en SOL. A continuación para ingresar su historial de empleo necesita seleccionar su empleador actual (current employer). Ingresando el historial de empleo

• Clic sobre el botón rojo (edit employment history and job info)

• Clic sobre el botón (add new record) en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Se abrirá la siguiente pantalla:

• Llene todos los campos con un asterisco rojo * (los cuales son campos obligatorios). Comience al tope y luego vaya llenado todos los campos uno a uno.

Name of employing organization: Si su organización empleadora está en la lista drop down, por favor selecciónelo. Pero: Si su organización empleadora no está en esta lista usted puede escribir el nombre de su empleador en la casilla “name of employing organization (free text)”:

- El campo de current position: use máximo 50 caracteres incluyendo espacios y signos.

- El campo tasks and responsibilities: use máximo 180 caracteres incluyendo espacios y signos.

- Name superior: si el nombre de su superior está en la lista drop down, por favor selecciónelo.

Pero: Si su superior no está en la lista drop-down, usted puede escribir su nombre en la casilla “name superior (free text)”.

• Luego de llenar toda la información haga clic en el botón (save). • Después clic sobre el botón (OK).

La pantalla edit employer se cerrará. Vuelva hacer lo mismo para adicionar empleadores si usted los ha tenido en el pasado. Cuando usted termine, estará en el formulario de aplicación nuevamente.

• En la casilla del lado izquierdo haga clic sobre el campo de su empleador actual.

7. Completando su aplicación Después de llenar todos los campos marcados con el asterisco rojo * y luego de haber subido todos los documentos que tienen el asterisco rojo *:

• Clic sobre el botón (save) o; • Clic sobre el botón (save and go back to my personal account) o; • Clic sobre (submit and print page)

Usted será direccionado a la página de entrega (submit). En esta página usted puede entregar su aplicación grabada. Si usted selecciona la página submit and print usted también puede imprimir una copia de su aplicación para su propia administración. Antes de entregar su postulación se le indicará que acepte las normas y regulaciones de NFP para candidatos y becarios (haga clic en I accept y luego en Yes). En su correo electrónico le llegará un correo con una carta adjunta similar a la siguiente:

7.1 Normas y regulaciones para candidatos y becarios Las normas y regulaciones marcan la normativa que controlan las becas NFP para candidatos y becarios de todos los subprogramas NFP: programas de maestrías, cursos cortos, estudios de doctorado (PhD) y cursos de especialización, incluyendo los programas e-learning. Mandando una aplicación de beca NFP, los candidatos y becarios aceptan cumplir con las normas y regulaciones de NFP. Además se espera que los candidatos y becarios se preparen apropiadamente y hayan tomado nota de toda la información disponible sobre NFP. El folleto con las normas y regulaciones están disponibles en el sitio de NUFFIC. 8. Página de cuenta personal En su cuenta personal en SOL usted puede revisar el estatus de su aplicación durante el proceso de selección y aplicación. Para ingresar a la página de su cuenta personal siga las instrucciones de la primera parte de este manual. Cuando usted vea el siguiente cuadro:

• Clic sobre Go to your personal account. El estatus de su aplicación se muestra al lado izquierdo cerca a su aplicación. Usted también verá un botón (select). Haga clic sobre este botón para ver los detalles de su aplicación.

SOL le informará por correo electrónico el estatus de los cambios de su aplicación. Debajo se encuentra una lista del estatus más importante que puede encontrar:

• saved: su información se graba en SOL; • submitted: su aplicación ha sido entregada a SOL y será procesada para ser

considerada; • admitted: la institución holandesa indicó que usted fué admitido al curso; • not admitted: la institución holandesa indicó que usted no fué admitido al

curso; • eligible: su aplicación se considera elegible; • not eligible: su aplicación no se considera elegible; • selected: usted está seleccionado para una beca; • not selected: usted no está seleccionado para una beca; • confirmed: usted confirmó su disponibilidad para la beca; • not confirmed: usted no confirmó su disponibilidad para la beca.

Usted también verá un botón (withdraw) a mano derecha cerca de su aplicación. Si usted hace clic sobre este botón, usted retirará su aplicación. Después de retirar su aplicación, esta no será tomada en consideración durante el proceso de selección.

8.1 Chequear la disponibilidad Si usted ha sido seleccionado para una beca, se le pedirá que confirme su disponibilidad para la misma. Usted puede confirmar su disponibilidad haciendo clic sobre el botón (confirm) en la página de su cuenta personal en SOL. Usted tiene 7 días para confirmar su disponibilidad. Si usted no realiza esta confirmación a tiempo, usted perderá la beca. 9. Preguntas y respuestas Mi cuenta está bloqueada Usted puede mandar una solicitud a través de www.nuffic.nl/contact para desbloquear su cuenta. En su solicitud por favor mencione el nombre de su cuenta y su correo electrónico (el que puso al principio del proceso). Mi empleador no está en la lista Si su empleador no está en la lista drop down del SOL, puede escribir el nombre de la organización empleadora en el campo de texto libre “edit employment history and job info”. Cuando usted escriba su empleador en el campo de texto libre, usted no necesita elegir un empleador de la lista aunque esta esté marcada por un asterisco rojo *. No puedo hacer clic sobre OK después de haber editado mi historial de trabajo Si el botón (OK) no se muestra, es probable que esté fuera de su pantalla por lo tanto no lo puede ver ni cliquear. Trate de adaptar la resolución de su pantalla de tal forma que se vea de un tamaño más pequeño. Usted entonces, podrá ver el botón (OK). El estado actual de mi aplicación es “saved”. ¿Esto significa que he aplicado exitosamente para una beca NFP? No. Solamente significa que usted ha llenado toda la información requerida y ha subido todos los documentos solicitados. Sin embargo, usted todavía no ha aplicado. Para aplicar usted debe entregar (“submit”) su aplicación. Usted debe hacerlo antes de la fecha límite. Si su aplicación aún tiene el estatus de “saved” al momento de la fecha límite, entonces su aplicación no será considerada. ¿Cómo puedo adicionar información a mi aplicación de beca? Usted no puede hacer ningún cambio ó adiciones a su aplicación luego de que la ha enviado “submit”, ni incluso si la fecha límite de la beca aún no ha pasado. Olvidé mi contraseña Usted puede solicitar una nueva contraseña en la pantalla log-in, vaya a esta y posiciónese en el recuadro “remind password”.

• Email address: escriba el correo electrónico que ha utilizado para SOL. • Captcha numbers: escriba los números que usted lee en el campo gris

“Captcha numbers”. • Clic sobre el botón (remind log in)

Una nueva contraseña le será enviada a su correo electrónico. Es posible que su proveedor de correo electrónico considere este como spam, por lo tanto, revise si su folder junk/spam contiene un correo enviado por noreply@nuffic.nl No puedo aplicar. Las únicas opciones que veo son “edit profile” y “log out”. Si usted observa solamente dos opciones “edit profile” y “log out” y no usted no tiene la posibilidad de iniciar una aplicación y subir documentos, entonces usted está en la parte de la cuenta de SOL (account). Debe ir a la parte de aplicación (application). Por favor visite nuestra página: www.nuffic.nl/nfp y no use la dirección antigua de su browser history o cualquier otro correo ni hipervínculo que le haya sido mandado a su correo electrónico. Siga las instrucciones mencionadas bajo la sección 1. “Empezando” de éste manual.

• Clic sobre: prepare an application. (y no sobre "go to your personal account")

Usted será entonces redireccionado al sistema SOL y podrá aplicar a una beca. Por favor revise nuestra página: www.nuffic.nl/nfp para conocer la información más reciente y actual. Para información sobre preguntas y respuestas revise: www.nuffic.nl/nfp-faqs (todo está en inglés).