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Comunidad Caritas - Manual de usuarios

Archivos


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Manual sobre Archivos

1 Archivos.................................................................................................................... 2 1.1 Descripción general de Archivos............................................................................... 2

2 Carpetas.................................................................................................................... 3 2.1 Agregar carpeta ........................................................................................................ 3 2.2 Editar carpeta............................................................................................................. 3 2.3 Borrar carpeta............................................................................................................. 4

3 Documentos................................................................................................................ 5 3.1 Agregar un documento................................................................................ ............... 5 3.2 Vista previa un documento.......................................................................................... 7 3.3 Descargar un documento............................................................................................ 8 3.4 Introducir/retirar (versiones de documentos).............................................................. 9 3.5 Borrar/restaurar un documento................................................................................... 10


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1 Archivos

Descripción general de Archivos

Al hacer clic en ‘Archivos’ en la barra de navegación principal en la parte superior de la página, pasará a la página principal de archivos, que muestra la lista de carpetas y archivos (después de hacer clic en ‘Carpeta principal’).

Filtro instantáneo carpetas/archivos

Botón Archivos Buscar Archivos

Carpetas/archivos

Archivos página principal

Puede utilizar el campo de filtro instantáneo para filtrar por palabras clave la lista de documentos en la carpeta. Para borrar el filtro haga clic en la equis (x) en el campo del filtro instantáneo.

Navegue por las carpetas para encontrar la subcarpeta o documento que desea haciendo clic en el nombre de la carpeta. Haga clic en ‘^ Carpeta principal’ en la parte superior de la lista de carpetas/archivos para volver a la carpeta anterior en la que se encontraba. Siga haciendo clic en ella para volver a la Carpeta principal.

TambiénpuedebuscarentodaslascarpetasyarchivosutilizandoelbotónBuscararchivos.


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2 Carpetas

2.1 Agregar carpeta

En el lugar en donde desea crear la carpeta, haga clic en el icono ‘Agregar carpeta’.

Agregar Carpeta

Especifique el nombre de la carpeta y agregue una descripción si la requiere (marque la casilla ‘inherit’ para activar el campo de descripción) y haga clic en ‘New Folder’.

New folder

2.2 Editar carpeta

Para editar los detalles de una carpeta desplace el cursor sobre la carpeta y haga clic en la flecha del menú desplegable a la derecha del nombre de la carpeta. Haga clic en ‘View Properties’.

View properties


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Para editar los detalles de la carpeta haga clic en ‘Edit Properties’ en el lado derecho. Aquí puede cambiar el nombre de la carpeta y modificar los metadatos. Haga clic en ‘Update Folder Properties’ para guardar los cambios.

Edit properties

Update folder properties

2.3 Borrar carpeta

Desplace el cursor sobre la carpeta y haga clic en la flecha del menú desplegable a la derecha del nombre de la carpeta. Haga clic en ‘Delete’ en el menú desplegable. Luego haga clic en ‘Confirm delete’ en la ventana de diálogo emergente.

Delete


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3 Documentos

3.1 Agregar un documento

En la carpeta en donde desea agregar un documento, haga clic en el icono ‘Agregar Documento’.

Botón Agregar documento

En la ventana ‘Agregar documento’ que aparece haga clic en ‘Choose File’ para seleccionar el archivo que desea subir. Especifique una descripción (opcional) y, de ser necesario, marque la casilla de notificación para enviarles a usuarios especificados una notificación de que usted ha subido un archivo.

Botón Choose file

Agregar un Document

o

Hagaclicen‘Agregardocumento’parasubirsuarchivo.


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También puede hacer clic en ‘Detailed Upload’ para proporcionar información adicional.

Carga detallada de archivos

• Etiquetas: Simplemente introduzca los nombres de las etiquetas que correspondan, separadas por una coma. Las etiquetas populares se muestran en el campo de etiquetas.

• Topic, Region, Country: Seleccione las entradas deseadas en las listas desplegables.

• Uploaded on behalf of: Si está subiendo un archivo en nombre de otro usuario, seleccione aquí el nombre del usuario.

• Date: Seleccionelafechaquedeseasqueaparezcaalladodeldocumentoalvisualizarlo.


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• Description, Version comment: De ser necesario, agregue la descripción del archivo y la versión.

• Permissions: Es posible modificar las autorizaciones para un documento específico.

• Notifications: Seleccione la opción deseada.

• None: No se enviará ninguna notificación.

• Select recipients: Después de hacer clic en Agregar un documento, el usuario puede seleccionar qué usuarios deben ser notificados entre una lista de todos los usuarios con derechos de visualización.

Haga clic en ‘Agregar Documento’.

CONSEJO PRÁCTICO: Es posible subir varios archivos de forma similar. Haga clic en ‘Choose file’ para seleccionar archivos adicionales que desea agregar. Todos los archivos agregados se almacenarán como documentos separados.

3.2 Vista previa un documento

Para obtener una vista previa de un documento haga clic en el nombre del documento. Se mostrará una vista previa del documento.

Título del documento

Versión del archivo

Vista previa del documento

Descargar/retirar documento Pestaña de comentarios

Vista previa del documento


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Alterne entre las pestañas del lado derecho para ver los detalles del documento.

• La pestaña de ‘Overview’ lista etiquetas, las fechas de creación y última modificación, y quién ha visto el documento. Si se aplica, esta pestaña también listará el número de versiones del documento y cualquier recordatorio personal que se haya configurado.

• La pestaña de ‘Comentarios’ les permite a los usuarios ver y añadir comentarios al documento.

3.3 Descargar un documento

Hagaclicenelbotón‘Descargardocumento’paradescargareldocumentoyguardarloensuformatooriginal.

Descargar document

o

CONSEJO PRÁCTICO: El documento también se puede descargar directamente desde la lista de documentos haciendo clic en ‘Descargar’ en el menú desplegable.

Descargar documento


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3.4 Introducir/retirar (versiones de documentos)

Para modificar un documento y subir una versión actualizada, primero se debe retirar. Si un documento se retira, otros usuarios pueden ver y descargar la última versión, pero no pueden retirarlo al mismo tiempo. Esto es para evitar conflictos con el documento.

En la página de vista previa del documento haga clic en el botón ‘Check Out’.

Check Out

Aparecerá una pantalla emergente en donde usted podrá decidir si descargar o no el documento, o simplemente marcarlo como retirado. Haga clic en ‘Check-out’.

Una vez que ha hecho clic, el icono cambiará al botón ‘Check-in’ amarillo. Mientras tiene retirado el documento otros usuarios no lo podrán sacar.

Cancelar salida de documento

Check-in

Para volver a introducir el documento y subir la versión editada, haga clic en el botón ‘Check-in’ amarillo. Suba la nueva versión del documento y haga clic en ‘Check-in’.

También puede hacer clic en el icono ‘Cancel Document Checkout’ para cancelar la edición.


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3.5 Borrar/restaurar un documento

Puede borrar un documento desde la página de vista previa del documento. Haga clic en el botón de opciones del documento (3 puntitos a la derecha de la vista previa del documento) y haga clic en ‘Borrar’.

Opciones de documento

Borrar documento

Vista previa del

documento

También puede seleccionar borrar únicamente esa versión del documento haciendo clic en ‘Confirm delete’ o puede borrar todas las versiones que se han subido previamente del documento marcando la casilla.

FAVOR TOMAR NOTA: Todos los objetos borrados se envían automáticamente a la papelera. Haga clic en el icono de la ‘Papelera’ en la barra de herramientas para ver los archivos borrados. El número de objetos que se encuentran actualmente en la papelera se mostrará en el icono.

Icono de Papelera

Archivo borrado


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Los objetos que se envían a la papelera se borran automáticamente tras haber estado en la papelera durante 30 días. Para borrar permanentemente un archivo desplace el cursor sobre el documento y haga clic en la flecha del menú desplegable a la derecha del nombre del archivo. En el menú desplegable, seleccione ‘Delete completely’.

Borrar Recuperar

También puede recuperar el documento seleccionando ‘Restore’ en el mismo menú desplegable.

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