manual so

INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

www.iess.gov.ec

MANUAL PLATAFORMA DE PRODUCCIÓN PARA EL CARGUE DE ATENCIONES AL SOAM WEB

1

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

CONTENIDO

1. INGRESO A LA PLATAFORMA DE PRODUCCIÓN ..................................................... 2

1.1. Ingreso a Plataforma de producción. .................................................................. 2

1.2. Inicio de sesión ................................................................................................ 3

1.3. Datos del prestador y usuario: ........................................................................... 4

1.4. Cómo cargar atenciones al sistema .................................................................... 4

2. CARGUE DE ATENCIONES AL SISTEMA (DATOS DE LAS PRESTACIONES) ................ 5

2.1. Cargue individual ............................................................................................. 5

2.1.1. Crear reclamación ...................................................................................... 5

2.1.2. Crear expediente ........................................................................................ 7

2.1.3. Validación de derechos del afiliado............................................................... 7

2.1.4. Actualizar los datos del expediente .............................................................. 8

2.1.5. Crear prestaciones (procedimientos-insumos-medicamentos): ........................ 9

2.2. Cargue masivo (archivo plano) ......................................................................... 11

2.2.1. Características del archivo plano ................................................................. 11

2.2.2. Cargue y validación de archivo plano: ......................................................... 11

3. CARGUE DE SOPORTES ....................................................................................... 15

3.1. Individual ....................................................................................................... 15

3.2. Detallado ........................................................................................................ 17

3.3. Masivo ........................................................................................................... 18

3.3.1. Identificación de soportes .......................................................................... 18

3.3.2. Empaquetado general solo .pdf .................................................................. 19

3.3.3. Empaquetado general archivos .zip ............................................................. 19

3.3.4. Empaquetado general mixto ....................................................................... 20

3.3.5. Cargue de Archivo Masivo .ZIP: .................................................................. 20

4. HERRAMIENTAS DE LA PLATAFORMA ................................................................... 24

4.1. Buscador Universal: ......................................................................................... 24

4.2. Histórico Cargue Planos ................................................................................... 25

4.2.1. Consulta plano con inconsistencias en el cargue........................................... 25

4.2.2. Imprimir el recibido de planos Validados correctamente ................................ 26

4.3. Consulta Validación de derechos: ...................................................................... 28

4.4. Cambio de clave de usuario: ............................................................................ 28

2

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

1. INGRESO A LA PLATAFORMA DE PRODUCCIÓN

1.1. Ingreso a Plataforma de producción.

www.iess.gob.ec Seleccione “SEGUROS” y haga clic en “Salud”:

Imagen 1

En la siguiente pantalla haga clic en “prestadores de salud”

Imagen 2

http://www.iess.gob.ec/

3

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Posteriormente haga clic en “Sistema Prestadores”:

Imagen 3

1.2. Inicio de sesión

Para iniciar sesión digite el número de cédula del usuario Digite la clave asignada utilizando el teclado virtual Haga clic en ingresar.

Imagen 4

4

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

1.3. Datos del prestador y usuario:

Luego de ingresar al sistema, en la parte izquierda de la pantalla se encuentran los datos del prestador junto a los datos del usuario.

Imagen 5

1.4. Cómo cargar atenciones al sistema

El cargue de atenciones al sistema se realiza mediante la siguiente estructura:

RECLAMACIÓN

EXPEDIENTE 1

PROCEDIMIENTOS

INSUMOS

MEDICAMENTOS

EXPEDIENTE 2

PROCEDIMIENTOS

INSUMOS

MEDICAMENTOS

5

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

La reclamación, anteriormente llamado “Tramite”, es un concepto que permite agrupar expedientes, por ejemplo, por tipo de atención, HOSPITALARIO CLÍNICO, HOSPITALARIO QUIRÚRGICO, entre otros, por un rango de fecha o tipo de seguro.

2. CARGUE DE ATENCIONES AL SISTEMA (DATOS DE LAS PRESTACIONES)

El cargue de atenciones (expedientes) se compone de dos aspectos importantes. Primero, los datos correspondientes a las atenciones que pueden ser cargados de forma masiva mediante un archivo plano (.csv) o de forma individual por medio del módulo “cargue individual”, y segundo, los soportes o documentos de respaldo para las atenciones prestadas que pueden ser cargados de forma individual, detallada o masiva. El cargue de atenciones se puede realizar de las siguientes formas:

2.1. Cargue individual

2.1.1. Crear reclamación:

En la pantalla de inicio, ubique el menú, haga clic en “Reclamaciones” y luego en “Cargue Individual” (Imagen 6)

Imagen 6

6

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Una vez aparece la siguiente pantalla haga un clic en “Nueva Reclamación” (Imagen 7).

Imagen 7

Posteriormente haga un clic en “Crear nueva Reclamación” (Imagen 8).

Imagen 8

El sistema automáticamente captura la fecha actual y le asigna un número

consecutivo por defecto que corresponde a la identificación de la Reclamación.

Después de crear la “Nueva Reclamación”, seleccione la reclamación creada

y haga clic en “Actualizar Reclamación”:

7

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 9

2.1.2. Crear expediente:

Luego de crear la reclamación, se crean los expedientes para lo cual se hace clic en “Crear”:

Imagen 10

2.1.3. Validación de derechos del afiliado: Una vez digitado el número de cédula del afiliado y se presiona la tecla

“TAB” el sistema valida, con historia laboral del IESS, si el afiliado tiene o no derechos.

En caso de tener derechos el sistema permite el cargue de los datos y

automáticamente trae los datos que se muestran en la imagen:

Imagen 11

8

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

En caso que el afiliado no tenga derechos el sistema le muestra el siguiente mensaje:

Imagen 12

2.1.4. Actualizar los datos del expediente:

Una vez validados los derechos del afiliado el sistema permite agregar todos los datos del expediente (afiliado, paciente, atención).

Imagen 13

9

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Luego de agregar todos los datos del expediente, haga clic en “Guardar datos expediente” en la parte inferior derecha de la pantalla.

Al guardar los datos del expediente el sistema habilita la opción “Ir a datos Prestación” en la Parte superior derecha de la pantalla.

Imagen 14

2.1.5. Crear prestaciones (procedimientos-insumos-medicamentos):

A continuación se registran los datos correspondientes a la atención, éstos serán ingresados de acuerdo al tipo de prestación en:

- Procedimientos médicos (anexo 9). - Insumos (Anexo 10). - Medicamentos (Anexos 11: Cuadro básico nacional de medicamentos y

Anexo 14: Codificación de medicamentos comerciales).

10

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 15

Una vez registradas todas las prestaciones haga clic en “Volver a Expedientes Registrados”:

Imagen 16

Si dentro de una reclamación se van a incluir más expedientes se repite el

proceso anterior:

11

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 17

2.2. Cargue masivo (archivo plano)

2.2.1. Características del archivo plano

Debe ser un archivo CSV delimitado por punto y coma (*.csv) No puede haber el carácter; (punto y coma), caracteres especiales dentro

de los campos del archivo. La información debe estar en letras mayúsculas. No deben incluirse títulos El formato para fechas debe ser estándar (dd/mm/yyyy) con hh:mm

dependiendo del campo. Si el campo no es obligatorio no se debe enviar espacios en blanco. El separador de decimales es el punto (.) Todos los campos cuyo formato sea alfanumérico, el formato de la celda

debe estar en texto. Archivo con 54 campos.

2.2.2. Cargue y validación de archivo plano:

Para cargar un archivo plano (.csv) ubique el menú, haga un clic sobre

Reclamaciones, seleccione Cargue con Archivos y luego haga un clic en Cargar Plano:

12

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 18

El sistema abre una ventana para seleccionar el archivo. Luego de ubicar el archivo haga un clic en abrir:

Imagen 19

Al hacer clic en abrir el sistema muestra la siguiente pantalla en la cual

deben hacer clic en “enviar” para subirlo a la plataforma:

13

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 20

Luego de esto el sistema cargará el archivo para la valiación; el tiempo de

carga depende de la velocidad de conexión con la que cuente cada prestador.

Imagen 21

NOTA: El sistema automáticamente valida la estructura del archivo, es decir, que contenga los 54 campos separados por punto y coma (;), que tenga el formato correspondiente para cada campo, las condiciones de cada campo y, al igual que en el cargue individual, la validación de derechos del afiliado.

Cargue sin inconsistencias: luego de la validación del archivo plano el

sistema muestra el resultado de la validación. En caso de estar correcta mostrará el siguiente mensaje:

14

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 22

Cargue con inconsistencias: si en la validación del archivo plano se

presentaron inconsistencias el sistema mostrará el informe respectivo indicando en qué línea (s) y en qué campo (s) el archivo presenta inconsistencias junto a un detalle de condición para ese campo.

Imagen 23

15

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

3. CARGUE DE SOPORTES Como se detalló en el numeral 2, posterior al cargue de datos correspondiente a las atenciones se deben cargar los soportes digitales que respaldan dichas atenciones.

El sistema solo permite cargar archivos en formato .PDF Cuando los soportes se cargan de forma masiva se comprimen en archivos

.ZIP Resolución de 200 dpi. Escaneados a blanco y negro. Los soportes deben ser legibles.

Los soportes pueden ser cargados a la plataforma de tres formas como se detalla a continuación:

3.1. Individual Se realiza el cargue documento a documento mediante el siguiente proceso: En el menú de Reclamaciones hace clic en cargue individual. Luego

selecciona la reclamación y hace clic en “Actualizar Reclamación”

Imagen 24

Selecciona el expediente y hace clic en “Agregar Soportes”

16

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 25

El sistema muestra una pantalla en cual especifica los soportes requeridos

por tipo de atención, es decir, muestra cuales son los soportes obligatorios (s) y cuales son opcionales (N). En la columna “ACCIÓN” se tienen las opciones de “Agregar”, “Eliminar” y “Editar” soportes.

Imagen 26

17

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

NOTA: En los documentos que son opcionales el prestador debe evaluar la pertinencia o no de adjuntar ese documento ya que éste puede ser muy importante para que el auditor analice el expediente y evitar una posible glosa.

3.2. Detallado El cargue detallado es similar al cargue individual. En el menú de Reclamaciones selecciona Cargue con Archivos y soportes

detallados. Luego seleccione la reclamación que contiene el expediente al cual va a agregar los soportes:

Imagen 27

Después de seleccionar la reclamación seleccione el número de atención o expediente al cual va a agregar los soportes:

Imagen 28

Una vez realizados los 2 pasos anteriores agregue los soportes uno a uno

como se observa en la siguiente imagen:

18

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 29

NOTA: Los archivos en formato .pdf no pueden exceder los 10 MB, en caso de exceder el tamaño se debe realizar el cargue fraccionadamente repitiendo el proceso.

3.3. Masivo

En el cargue de soportes masivos es muy importante la codificación de éstos para que el sistema los identifique y los asigne correctamente a cada uno de los expedientes.

Para el cargue se deben tener los documentos en formato .PDF nombrados con la estructura correcta y dentro de un archivo .ZIP

El tamaño máximo del archivo .ZIP que no debe superar los 10 MB. Si el archivo supera los 10 MB se deben fraccionar en varios archivos .zip

dentro de los cuales deberán ir identificados con un consecutivo.

3.3.1. Identificación de soportes: Los soportes deben tener la siguiente estructura de codificación:

19

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Archivos .pdf Ejemplo (HCU_006_1250_ 1.PDF) Nombre formato: HCU_006 Número de atención: 1250 Consecutivo: 1

Archivos .zip que contengan los documentos .pdf Ejemplo (NumeroAtención.ZIP) 3587.ZIP F_VALID_3587_1.PDF HCU_006_3587_ 1.PDF HCU_003_3587_ 1.PDF

3.3.2. Empaquetado general solo .pdf: Tiene la siguiente estructura

3.3.3. Empaquetado general archivos .zip: Tiene la siguiente estructura y contiene archivos .zip dentro del archivo .zip que se carga al sistema.

SOPORTES .ZIP

F_VALID_3587_1.PDF

HCU_006_3587_ 1.PDF

HCU_003_3587_ 1.PDF

F_IDENT_6713_1.PDF

F_OTROS_6713_ 1.PDF

20

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

3.3.4. Empaquetado general mixto: Archivos .pdf y archivos .zip dentro de un archivo .zip: tiene la siguiente estructura de documentos

3.3.5. Cargue de Archivo Masivo .ZIP: Para realizar el cargue masivo de archivos:

SOPORTES.ZIP

1356.ZIP

HCU_006_1356_ 1.PDF

HCU_003_1356_1.PDf

F_IDENT_1356_1.PDF

7612.ZIP

HCU_006_7612_1.PDF

HCU_003_7612_1.PDF

F_OTROS_7612_1.PDF

SOPORTES.ZIP

1356.ZIP

HCU_006_1356_ 1.PDF

HCU_003_1356_1.PDF

F_IDENT_1356_1.PDF

7612.ZIP

HCU_006_7612_1.PDF

HCU_003_7612_1.PDF

F_OTROS_7612_1.PDF

F_VALID_3587_1.PDF

HCU_006_3587_ 1.PDF

HCU_003_3587_ 1.PDF

21

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Seleccione en el menú de Reclamaciones, Cargue con Archivos, Soporte Masivo y Cargar Zip.

Imagen 30

Previamente, se deben renombrar los archivos con la estructura requerida como se

mencionan en el punto 3.3.1 y empaquetarlos como se detalla en los puntos 3.3.2 a 3.3.4:

Imagen 31

Seleccione el archivo .ZIP con los soportes y haga clic en abrir:

22

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 32

Posteriormente haga clic sobre “Procesar Masivo” para adjuntar el archivo a la

plataforma. El tiempo de carga del archivo .zip depende del ancho de banda con el que cuente el prestador:

Imagen 33

Una vez el archivo .zip es adjuntado a la plataforma se inicia la validación:

23

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 34

Imagen 35

Resultado de la validación: luego de la validación el sistema muestra cuales

archivos fueron cargados exitosamente y cuales fueron rechazados. Como se observa en la imagen 36 los archivos “F_VALID-1015_1.pdf” y F_VALID-1016_1.pdf están mal renombrados, por tanto el sistema los rechazará:

Imagen 36

24

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

4. HERRAMIENTAS DE LA PLATAFORMA

4.1. Buscador Universal:

En el menú de herramientas seleccione “Buscador Universal”:

Imagen 37

Mediante esta herramienta puede realizar la búsqueda de expedientes o

reclamaciones de acuerdo a los diferentes criterios de búsqueda, por ejemplo: identificación paciente, del afiliado, No. de atención, Identificación reclamación, estado o por un rango de fechas especifico.

Imagen 38

25

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

4.2. Histórico Cargue Planos

En esta opción puede consultar todos los archivos planos que ha cargado en la plataforma, en el menú de Herramientas seleccione “Histórico Cargue Planos”:

Imagen 39

Por medio de esta herramienta puede realizar la búsqueda de acuerdo a los

criterios de: sucursal, número reclamación, nombre del archivo o por un rango de fechas específico:

Imagen 40

4.2.1. Consulta plano con inconsistencias en el cargue: en esta opción puede visualizar las inconsistencias presentadas en los archivos planos validados en la plataforma:

26

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Selecciona el archivo plano realizando el filtro de acuerdo a los criterios y selecciona la reclamación con estado “completado con inconsistencias” y hace clic en ver inconsistencias:

Imagen 41

4.2.2. Imprimir el recibido de planos Validados correctamente: Mediante esta opción el prestador puede imprimir una constancia o certificación de que el archivo plano fue cargado a la plataforma:

Selecciona el archivo plano de acuerdo a los criterios y elige aquellos cuyo

estado es “completado sin inconsistencias” y luego hace clic en Imprimir recibido. Automáticamente el sistema genera la descarga un archivo .pdf.

27

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

Imagen 42

Imagen 43

28

INSTITUTO


www.iess.gov.ec

4.3. Consulta Validación de derechos:

En el menú de Herramientas seleccionamos validación derechos:

Imagen 44

Escribimos el número de cedula del afiliado y damos clic en consultar:

Imagen 45

4.4. Cambio de clave de usuario:

En el Menú de la plataforma seleccionamos cuenta y clic sobre cambiar clave:

Imagen 46

manual so

Documents