manual requisitos hseq para proveedores 28-04-2015 tcm84-854532

7/25/2019 Manual Requisitos HSEQ Para Proveedores 28-04-2015 Tcm84-854532

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GPS (S)-M-1Manual de Requisitos

HSEQ para Proveedoresy Contratistas

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Fecha deemisin

25 de Marzo de 2015

Elaborado Jefe de HSEQ

RevisadoJefe de HSEQ(Documentacin)

Aprobado Gerente de HSEQI

Este procedimiento es propiedad intelectual de Sodexo S.A. Su contenido no podr ser reproducido sin previa

autorizacin de Sodexo S.A. El uso adecuado de la informacin aqu contenida, es de carcter exclusivo y serresponsabilidad de los funcionarios designados por Sodexo S.A. Una vez impreso, ste documento se considera unacopia no controlada.

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1. Objetivo

Establecer normas en seguridad, Salud, Medio ambiente y calidad que deben ser

tenidas en cuenta al realizar las labores contratadas por Sodexo.

Este manual tiene como fin prevenir incidentes, ya sea en las personas que lleven a

cabo actividades por la ejecucin de contratos de obra o prestacin de servicios, de

trabajadores de la empresa, instalaciones o equipos. Estas normas y procedimientos son los mnimos requisitos que deben seguir cualquier

Proveedor o Contratista.

2. Alcance

Est dirigido a todas aquellas empresas, personas naturales o jurdicas contratadas paraprestar un servicio o realizar una labor en las instalaciones de SODEXO S.A Y/O ELCLIENTE.En adelante entindase HSEQ como el proceso de Salud, Seguridad, Medio Ambiente yCalidad.

3. Responsabilidades

Direccin de HSEQI

Revisar y aprobar el presente documento.

Brindar asesora para la Bsqueda, Evaluacin, Seleccin, Registro y Reevaluacin deContratistas.

Equipo HSEQ

Intervenir inmediatamente al Contratista que este incumpliendo con algn requisito. Verificar el cumplimiento a los requisitos definidos en el presente documento.

Solicitar al Contratista informes de accidentalidad presentada en Sodexo y/oinstalaciones del Cliente en caso de requerirse.

Acompaar los procesos de Seleccin de Contratistas solicitados por Negociacin yCompras.

Comunicar al Administrador y JOP del contrato los incumplimientos identificados duranteinspecciones de seguridad.

Administrador

El Administrador debe intervenir la actividad realizada por el Contratista y comunicarinmediatamente al proceso interno a quien corresponda, los incumplimientos a losrequisitos definidos en este procedimiento.


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Verificar el cumplimiento de requisitos a Contratistas en el sitio donde presten susservicios utilizando el formato anexo.

- Lista de verificacin de requisitos de seguridad industrial y salud ocupacional encampo

Comunicar cuando se requiera al proceso interno que corresponda, las polticas deHSEQ de sus Clientes, para hacerlas extensivas al Contratista.

Notificar a Gestin HSEQI de Sodexo, sobre cualquier incidente que se presente porparte de Proveedores y/o Contratistas en el desarrollo de su trabajo.

Asegurar que cuando un contratista ingresa a un servicio de alimentacin a realizaralgn trabajo cumpla todas las prcticas de higiene, lleve la vestimenta adecuada, sinaccesorios y con la debida proteccin del cabello.

Supply Chain

Informar a los Contratistas los requisitos en materia de HSEQ descritos en el manual.

Solicitar los documentos requeridos por HSEQ, durante los procesos de Bsqueda,Evaluacin, Seleccin y Registro de Proveedoressegn los requerimientos de la Matrizde Requisitos- Proveedores y contratistas de servicios, equipos y suministros.

Verificar el cumplimiento de los requisitos para la aprobacin segn Formato Lista dechequeo para registro de contratistas (Resultado superior al 70%)

Contratistas

Garantizar el cumplimiento de requisitos legales y otros definidos por SODEXO SA.

Los Contratistas sern responsables ante Sodexo y ante terceros por los perjuicios queocasionen a Personas, Instalaciones y/o Equipos y Medio Ambiente durante laprestacin del servicio contratado.

Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud en el trabajo y Medioambiente.

Cumplir con todas las dems exigencias legales aplicables a su actividad econmica.

Entregar a Sodexo cuando se requiera, toda la documentacin y/ soportes en HSEQ.

Participar cuando se requiera, de las reuniones de HSEQ solicitadas por Sodexo S.A. Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio, ordenado, seguro y

saludable desde el inicio hasta finalizar su trabajo. (Aplica cuando se desarrollan obrasdentro de las instalaciones de Sodexo o de los clientes).

4. Definiciones o Glosario

Contratista: Persona natural o jurdica, legalmente constituida que suministra productos,materias primas, insumos, bienes y/o servicios con quien Sodexo contrata una labor o unservicio.

Sub-Contratista: Es toda persona que presta sus servicios a una empresa Contratista/sub-Contratista de Sodexo.


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Contratante:Funcionario de la empresa, el cual ha sido autorizado por la gerencia paracontratar.

Visitante:Es toda persona que ingresa a las instalaciones de la Empresa Cliente a cumplircitas o compromisos sin que medie para ello ningn tipo de contrato o relacin contractual.

HSEQ:Proceso de Seguridad Industrial, Salud en el trabajo, Medio Ambiente y Calidad,

encargado de definir los parmetros para garantizar, evaluar y controlar las condiciones decon el fin de prevenir la ocurrencia de incidentes y/o enfermedades laborales, lapreservacin del medio ambiente, bajo los lineamientos del Sistema Integrado de Gestinde Sodexo.

SST: Seguridad y Salud en el trabajo

Seguridad y Salud en el trabajo: Disciplina que trata de la prevencin de las lesiones yenfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la proteccin y promocin dela salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambientede trabajo, as como la salud en el trabajo, que conlleva la promocin y el mantenimientodel bienestar fsico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

(Definicin Decreto 1443 de2014)

Medio ambiente:Entorno en el cual una organizacin opera, incluidos el aire, el agua, elsuelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los recursos humanos y sus interrelaciones

5. Requisitos generales en HSEQ

Los Contratistas, deben ser mayores de edad.

El Contratista est obligado a cumplir con los compromisos legales referentes aafiliacin y pago de aportes, sin mora, a las entidades de seguridad social (ARL, EPS,AFP) y parafiscales.

Se establece que no existe ninguna relacin laboral entre el personal Contratista ySodexo S.A, de ninguna manera la empresa se considera como empleador.

El Contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de supersonal, y de sus equipos, al igual que el control estricto del cumplimiento de lasnormas establecidas en este documento; previamente se comunicar a loscontratistas los requisitos que estos debern cumplir para el ingreso y ejecucin desus labores segn lo establecido por Sodexo y el cliente.

Todo Contratista debe conocer, cumplir y divulgar entre sus colaboradores lasdisposiciones de HSEQ de Sodexo S.A.

El desempeo en seguridad del Contratista ser tenido en cuenta para la asignacinde nuevos contratos.

Sodexo S.A no se hace responsable por la prdida de herramientas, equipos o

cualquier objeto perteneciente al Contratista.


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Si el personal Contratista o sub Proveedor debe realizar trabajos de alto riesgo como:trabajos en alturas, trabajos en espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos conenergas peligrosas e izaje de cargas; el Contratista debe garantizar el cumplimientode sus procedimientos para tareas de alto riesgo los cuales debern ser presentadosal rea de HSEQ en Sitio para su validacin y debern estar alineados con lanormatividad vigente.

Todo Contratista debe garantizar recurso humano para el desarrollo del programa deSST de acuerdo la legislacin vigente, teniendo en cuenta el nmero de trabajadores,

centros de trabajo y riesgos, quien ser el contacto directo con Gestin HSEQI deSodexo S.A y/o el Administrador del Contrato en caso de ser necesario.

Los Contratistas deben conocer y cumplir con las normas de seguridad de Sodexo y/ola empresa cliente establecidas en el sitio donde se encuentre.

Los Contratistas deben conocer, entender, comunicar y cumplir la poltica de HSEQIde la compaa la cual encontrar disponible en el sitio web de Sodexo, ingresando alsiguiente link: http://co.sodexo.com/cosp/proveedores/proveedores.asp

5.1 Requisitos legales

Los Contratistas, debern cumplir con la legislacin vigente en el momento de la firmade contrato, as como toda nueva norma aplicable que pudiera ser aprobada o revisadadurante la vigencia del mismo y garantizar que los colaboradores a cargo la conozcan yla cumplan.

Los Contratistas son responsables de los actos de los colaboradores, as comotambin por cualquier consecuencia penal que se derive del incumplimiento decualquier Ley, Normas y Reglamentos de: Seguridad, Salud en el Trabajo, MedioAmbiente y Calidad vigentes.

Nota:Los requisitos mencionados en esta gua por ningn motivo representan el total delas reglas de trabajo seguro; por lo cual la empresa Contratista est obligada a cumplir con

las disposiciones legales que el gobierno nacional haya emitido.

6. Seguridad en el trabajo

6.1 Requisitos Generales:

Nota: De acuerdo al tipo de actividad, Sodexo podr requerir la documentacinrelacionada a continuacin como soporte necesario antes de iniciar las actividades odurante el desarrollo de la misma.

La empresa Contratista deber tener su programa de Gestin de Seguridad y Salud enel trabajo de acuerdo a la normatividad vigente, el cual podr ser solicitado y auditadoen cualquier momento.

La Empresa Contratista debe mantener un cronograma de trabajo en Seguridad, Saluden el trabajo y Medio Ambiente acorde a los riesgos y a la legislacin vigente.
http://co.sodexo.com/cosp/proveedores/proveedores.asphttp://co.sodexo.com/cosp/proveedores/proveedores.asphttp://co.sodexo.com/cosp/proveedores/proveedores.asp


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La empresa Contratista deber evidenciar la induccin en Salud, Seguridad en eltrabajo y Medio ambiente de sus colaboradores y adicionalmente el proceso deformacin continua en HSE.

NOTA: Contratos en donde se desarrollen tareas de alto riesgo (Trabajos en alturas,espacios confinados, trabajos en caliente etc), requieren del acompaamiento de unapersona de HSE por parte del contratista)

6.2 Elementos de proteccin personal y ropa de trabajo

Los Contratistas deben garantizar el suministro de ropa de trabajo conforme loestablecido en los artculos 170 y siguientes del Captulo I del Ttulo IV de laResolucin 2400 de 1979, la cual debe ser adecuada para las actividades y debengarantizar que sus trabajadores usarn los EPP y la ropa de trabajo que se les hasuministrado.

Los EPP deben ser entregados de acuerdo a los riesgos asociados a las tareas arealizar, adems de los requeridos por Sodexo y/o el cliente.

Los elementos de proteccin personal que deben utilizar los Contratistas para cualquiercaso son:

Protectores auditivos: Si hay exposicin a ruido. Botas de Seguridad: Para personal operativo que deba ingresar a plantas de

produccin y que laboren con herramientas, mquinas, equipos, entre otros. donde se reglamente su uso (Ej: Descargue de productos).

Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyeccin de partculas,salpicadura de qumicos en los ojos, entre otros.

Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la cabeza por cadade objetos, herramientas o cuando se exige el uso del mismo por el clientedonde se desarrolla el trabajo.

Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deben manipular herramientas,

mquinas y material metlico. Careta para soldadura: Deben ser utilizadas al realizar tareas de soldadura. Equipo para proteccin contra cada Los definidos por el cliente.

El Contratista deber verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de maneraadecuada y permanente los elementos de proteccin personal.Estos debern contar conlas respectivas certificaciones.

6.3 Equipos y maquinaria

Todo Contratista que ingrese al contrato con equipos, debe entregar una relacin de los

mismos a la portera de la empresa cliente con el fin de poderlos retirar al finalizar eltrabajo y entregar una copia al Administrador de contrato.


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El Contratista debe suministrar las herramientas y equipos adecuados para la ejecucindel trabajo, de calidad y cantidad suficiente y debe garantizar que estn en buenascondiciones. El Administrador de contrato validara y autorizara las condiciones de losequipos para determinar si estn en ptimas condiciones de seguridad

Cuando las actividades a realizar sean trabajos elctricos, debern contar consuperficies dielctricas y polo a tierra en caso de que aplique.

6.4 Reporte e investigacin de incidentes

Los Contratistas deben contar con un procedimiento de investigacin y reporte deincidentes de acuerdo a lo establecido en la legislacin y contar con personalcapacitado en investigacin de Incidentes.

Todo incidente debe ser reportado inmediatamente por el Contratista a su respectivaARL con copia al responsable del contrato de Sodexo.

El Contratista deber realizar la investigacin del incidente dentro de los primeros 5das despus de ocurrido el mismo, en caso de no poder hacerlo con la personaaccidentada, se realizar una investigacin preliminar y posteriormente se revisar lainformacin.

El Contratista una vez realice la investigacin del incidente de trabajo, deber presentaral responsable de contratoel plan de accin derivado de la investigacin

El Contratista debe tener formatos en el lugar de trabajo, para el reporte de Incidenteslaborales y la lista de las clnicas adscritas a la ARL correspondiente, con lasdirecciones donde se puede enviar al lesionado.

Todo Contratista debe contar con la lista actualizada de los colaboradores y lostelfonos de un familiar en caso de emergencia.

En caso de un incidente laboral o enfermedad repentina; el proveedor o contratistadeber activar la cadena de llamadas de emergencia para que se haga presente unapersona de la empresa en el lugar del evento o en la institucin de salud.

6.5 Plan de Emergencias

Mantener y adecuar el MEDEVAC de la empresa de acuerdo al proyecto.

La empresa Contratista debe tener en el lugar de trabajo el procedimiento a seguir encaso de enfermedad y/o accidente laboral.

En caso de ser necesario, en el lugar donde se desarrolla el trabajo, la empresaContratista deber tener una persona capacitada en primeros auxilios y un botiqun.

En caso de una emergencia interna en la empresa Cliente, el Contratista debe dirigirseal punto de encuentro ms cercano designado por la empresa acatando la sealizaciny siguiendo las orientaciones dadas por el coordinador de evacuacin.

Queda totalmente prohibido que el personal Contratista no calificado intente darprimeros auxilios a cualquier lesionado, tampoco traslade o mueva al lesionado, salvoque exista amenaza para su vida si permanece en el lugar del accidente.


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Est estrictamente prohibido al personal Contratista hacer uso de la red contraincendios o extintores de la empresa Cliente, para cualquier fin distinto al que estndestinados; sin olvidar que solo podr utilizarlos si est entrenado para atenderincendios o conatos.

6.6 Competencia, Formacin, Toma de Conciencia, Induccin y Capacitacin

Los Contratistas asegurarn que el personal asignado para ejecutar los trabajos sea

competente, en cuanto a su educacin, formacin, habilidades y experiencia para lasfunciones que va a desempear, para ellos debern tener disponible una matriz deformacin.

Los Contratistas debern asegurar la formacin y desarrollo del plan de formacin quehayan establecido.,

6.7 Productos qumicos y peligrosos

Si la labor a contratar exige el uso de productos qumicos suministrada por el contratista,deber asegurar los siguientes aspectos:

El Contratista debe contar con un procedimiento de manejo de productos qumicos, elcual deber mantener actualizado.

Los trabajadores del Contratista que manipulan estos materiales debern ser incluidosen los programas de capacitacin especficos que se deben llevar a cabo por elContratista.

Los Contratistas son responsables del cumplimiento de las normas relacionadas con laidentificacin y etiquetado de productos qumicos y peligrosos.

Los productos qumicos a utilizar deben incluir etiquetas, hojas de seguridad (MDS),fichas tcnicas.

Los Contratistas deben solicitar la autorizacin de uso de productos qumicos, a GestinHSEQI de Sodexo S.A enviando el comunicado de solicitud adjuntando las Hojas de

Seguridad del producto qumico.

6.8 Identificacin de Peligros y Valoracin de Riesgos para Contratistas.

Los Contratistas deben establecer y mantener procedimientos para la identificacin

continua de peligros, la evaluacin de los riesgos y la implementacin de medidas de

control necesarias.

Las actividades rutinarias y no rutinarias.

Actividades de todo el personal que tenga acceso al lugar de trabajo (incluyendo

Contratistas sub-Contratistas).

Peligros creados en los alrededores del lugar de trabajo por trabajos relacionados a

actividades que estn bajo el control del Contratista;


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La infraestructura, equipos y materiales en el lugar de trabajo, si son proporcionados

por el Contratista o por terceros.

Recomendaciones para definir planes de accin.

6.9 Auditorias

Se podrn efectuar auditoras al Contratista de acuerdo con el procedimiento del

sistema de Gestin HSEQI de la compaa. Los Contratistas autorizan a la compaa aauditar e inspeccionar en cualquier momento los equipos, sitios de trabajo, personal,sistema de permiso de trabajo, anlisis de riesgos, herramientas, elementos deproteccin personal, requisitos legales y documentos que sean necesarios paraevaluar el cumplimiento de la normatividad y las normas de Seguridad Social, Salud enel trabajo y de Proteccin del Ambiente.

En el evento que en las auditoras se identifiquen No Conformidades u Oportunidadesde mejora, se deber generar un plan de accin que el contratista deber entregarcomo mximo diez (10) das hbiles a quien le realizo la Auditoria; de dicho planSodexo realizar seguimiento al mes siguiente.

En todos los casos HSEQ deber notificar a Compras (Auditor Procesos-Compras)sobre estas Auditoras y sus resultados.

De acuerdo al desempeo en seguridad se definir la viabilidad para invitacin afuturas ofertas.

7. Salud en el trabajo

Deben realizarse a todo el personal Evaluaciones Mdicas Ocupacionales (Ingreso,Peridicas, Retiro, Pos Incapacidad), dando cumplimiento a la legislacin.

El Contratista deber mantener disponibles los certificados mdicos en caso de serrequeridos.

El Contratista tambin deber mantener disponibles los certificados mdicos de trabajoen altura donde especifique la valoracin de acuerdo al reglamento tcnico.

Toda Empresa Contratista debe realizar peridicamente los exmenes mdicosacorde a los riesgos a los cuales estn expuestos.

La empresa Contratista deber programar y desarrollar dentro de su programa deSalud en el trabajo, actividades de medicina preventiva y del trabajo, tendientes aprevenir la presencia de enfermedades de origen comn y /o laboral.

8. Medio ambiente

El Contratista debe garantizar en el desarrollo de las actividades objeto del servicio, eluso adecuado de los recursos naturales y la conservacin del medio ambiente,


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evidenciando su formacin o experiencia en el control de los aspectos e impactosambientales significativos identificados por la organizacin durante el desarrollo de susactividades.

Para el desarrollo de actividades en las instalaciones del cliente, para el cual Sodexopresta los servicios, el Contratista debe alinearse con las polticas ambientales definidaspor el cliente y por Sodexo.

El Contratista debern mantener disponibles licencias y permisos ambientales en casode aplicar para el desarrollo de sus actividades cuando se ameriten su revisin por la

organizacin. El Contratista deber generar una certificacin, indicando que ha concluido la actividad

de manejo de residuos o desechos peligrosos para la cual ha sido contratado, deconformidad con lo acordado entre las partes, cuando aplique en el desarrollo de susactividades.

El Contratista deber contar con documentos o registros que evidencien el manejo ycontrol de sus actividades y de aquellas que intervengan en el uso de los recursosnaturales.

9. Poltica No drogas, alcohol, tabaquismo y porte de armas La empresa Contratista adoptar su propia poltica para asegurar un lugar de trabajo

libre de alcohol, drogas, tabaquismo y porte de armas, mientras presten servicios aSodexo, quedando estrictamente prohibido su uso en recintos de Sodexo y/o delcliente.

10. Desempeo en Seguridad

El Contratista deber presentar a Sodexo, cuando se le solicite, su gestin en HSEQ, paralo cual debe reportar la siguiente informacin

Trabajadores Expuestos

Horas hombre trabajadas

Nmero de incidentes

N de das perdidos

Registros de induccin y entrenamiento

Actividades realizadas en prevencin

Capacitaciones realizadas

Temas de formacin

NOTA: Sodexo S.A. podr solicitar informacin adicional relacionada con los requisitosdescritos en este documento.

11. Sanciones

Cualquier incumplimiento a las normas de seguridad establecidas por Sodexo S.A o delCliente, sern sancionadas de la siguiente manera:


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1ra. Violacin:Intervencin inmediata a la tarea (Administrador del contrato y/o HSEQ)2da.Violacin:Llamado de atencin por escrito al Contratista ( Administrador con soportede HSEQ)3ra.Violacin: Revisin del evento y definicin de continuidad del contrato con laempresa Contratista ( HSEQ Supply Chain)

Sanciones especficas en caso de:

Presentarse a laborar bajo influencia del alcohol o Ingresar licor e ingerirlo en el rea detrabajo.

Ingresar sustancias psicoactivas y/o consumirlas en el rea de trabajo

Realizar amenazas a colaboradores de Sodexo S.A. o del cliente.

Ocasionar incidentes o daos a la propiedad del cliente o Sodexo S.A, por negligencia odescuido del personal.

Portar armas en el lugar de trabajo.

Por tratarse de faltas graves estas sern evaluadas particularmente y sancionadas segnsu gravedad sin perjuicio de las acciones legales (civiles o penales) a que haya lugar.

12. Documentos de Referencia Legislacin Colombiana vigente

13. Documentos Asociados Poltica HSEQI

Poltica No Drogas, Alcohol, Tabaquismo y Porte de Armas. Gestin de Riesgo de Proveedores SMS_CP_CP_016_V2

15. Anexos GPS-(S)-F-28 Lista de verificacin de requisitos de seguridad industrial y salud

ocupacional en campo. GPS-(S)-F-29 Lista de chequeo para registro de contratistas.

16. RevisionesVERSIN AUTOR FECHA DESCRPCION DEL

CAMBIO1 Jefe de HSEQ 25/03/2015 Creacin nuevo

cdigo.

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