manual programa contable - cg1

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MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versin 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1. INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el cdigo de seguridad y enter, esto varia segn el asignado por la persona encargada, para nuestro caso as: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperacin de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versin de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauracin de archivos tambin se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catlogos se realiza la creacin, modificacin y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creacin de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catlogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificacin R= Retiro Opcin: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opcin I, en los casos de modificacin y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opcin a ejecutar.

* Se selecciona el cdigo que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los cdigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos cdigos. * Ya digitado el cdigo que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la informacin solicitada. Si la informacin es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observacin: Para la digitacin de la direccin se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningn smbolo o inicial sino que se digita despus de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilizacin de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catlogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificacin R= Retiro Opcin: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opcin I, en los casos de modificacin y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opcin a ejecutar.

* Se selecciona el cdigo que vamos a ingresar segn el PUC, para verificar las cuentas con sus cdigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos cdigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el cdigo de la cuenta de da enter y se procede a llevar la informacin solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la nica cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la informacin es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilizacin de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algn movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificacin R= Retiro Opcin: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opcin I, en los casos de modificacin y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opcin a ejecutar. * Se selecciona el cdigo del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadana. * Ya digitado el cdigo de la cuenta de da enter y se procede a llevar la informacin solicitada. Al finalizar si la informacin es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilizacin de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificacin R= Retiro Opcin: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opcin I, en los casos de modificacin y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opcin a ejecutar. * Se digita el cdigo de la empresa * Se da una abreviacin al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) tambin puede ser alfanumrico. * Y la descripcin es el nombre del comprobante. Al finalizar si la informacin es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilizacin de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificacin R= Retiro Opcin: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opcin I, en los casos de modificacin y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opcin a ejecutar. * Se digita el cdigo de la empresa * Se da una abreviacin para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripcin es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviacin del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automtico) , si es externo (0 manual y automtico) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la informacin es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobacin de la DIAN que requerimos para la utilizacin de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

* Se digita el cdigo de la empresa * Se digita la abreviacin del documento autorizado por la DIAN * El la resolucin dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema. * El mensaje de precaucin es para que nos avise cuando se nos estn acabando los documentos autorizados. Al finalizar si la informacin es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.6 ZONAS, VENDEDORES Y SECTORES Para crear, modificar o retirar Zonas, Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas, Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creacin, modificacin y retiro de Aos contables, Lapsos Contables (meses), Comprobantes y Lotes, Realizan Documentos y Revisan, Auditoria de Documentos y visualizacin de los Libros auxiliares. CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS, VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19

Introduccin al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la informacin con UNO, el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL, fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante ms de una dcada, nuestro software en varios miles de pequeas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades econmicas, tanto a nivel nacional como internacional. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposicin tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la informacin con fines contables - tributarios (balances, estados de retencin en la fuente, relaciones de I.V.A, anexos tributarios); el segundo, y tal vez, de ms importancia al interior de la empresa, es el disponer la misma informacin contable, de tal forma que permita una serie de controles administrativos, que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la informacin, para la toma de decisiones gerenciales. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable, que comprende el mdulo de contabilidad general y los mdulos de informacin fiscal y tributaria, cuentas por cobrar y/o pagar, control presupuestal, registros automticos, conciliacin bancaria y generacin de documentos. Subsistema Comercial, que comprende los mdulos de control de inventarios, gestin de compras, facturacin en todas sus modalidades, explosin de materiales y control de produccin. Subsistema de Nmina y Personal, que comprende los mdulos de liquidacin, consolidacin de prestaciones sociales, hojas de vida y transacciones al destajo. Subsistema de Activos Fijos, que comprende control de depreciaciones, teniendo en cuenta ajustes por inflacin, valorizaciones, desvalorizaciones y estadsticas en diferentes formas. Internamente el mdulo Contable-Administrativo, acta como concentrador de toda la informacin, comunicndose con los subsistemas CM-UNO, NM-UNO y AF-UNO a travs de archivos de interfase, en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen, entre los que se tienen: Ventas, Costo de Ventas, Compras, Liquidacin de Nmina, Depreciacin, etc. y que de acuerdo al criterio del usuario, se pueden transmitir diaria, semanal mensualmente. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema, de tal forma que todos sus componentes acten sincronizadamente, de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo, se ha tenido en cuenta en el diseo del sistema, los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema, de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan, como por ejemplo: comprobantes de egreso, recibos de caja, notas contables, etc. Aprovechamiento del sistema, para la realizacin de diferentes labores previas para la presentacin de estados financieros, como: conciliacin bancaria, presupuestos, control de

diferidos, control de cuentas por pagar, control de cuentas por cobrar. Labores estas, que si se realizan manualmente, implican necesariamente duplicacin del trabajo. Actualizacin en lnea de los archivos maestros, a medida que se realizan las diferentes transacciones, tenindose la ventaja adicional de poder reflejar automticamente en los saldos actuales, las modificaciones que se hagan en perodos pasados. Mediante la utilizacin de parmetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE, se informan los diferentes mbitos que tanto a nivel contable como administrativo, se desean controlar. Por ejemplo: a nivel de centros de costos, definir el control detallado de vehculos, importaciones, centros productivos, etc. Complementariamente al punto anterior, el usuario autorizado, podr declarar parmetros que definirn la informacin a pedir en el momento de capturar la informacin, una vez se solicite el cdigo que se est creando; con estos parmetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario, saldos a nivel de documento, manejo de moneda extranjera, conciliacin bancaria, manejo de tasa de Iva Retefuente. Una entidad, persona natural o beneficiario en general, se crea una sola vez, independientemente de las mltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. Ni los terceros, ni los centros de costo, forman parte del cdigo de una cuenta, esto implica que a nivel de estructuracin de la base de datos que maneja internamente el sistema, claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre s, y que son: EMPRESA, CENTRO DE UTILIDAD, LA CUENTA, CENTRO DE COSTO. Este manejo permite llevar simultneamente la informacin contable relacionada con varias empresas, y dentro de cada una de ellas, la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. As mismo, y en forma tambin independiente se definen los diferentes mbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS, en los que por ejemplo, se podra llevar el control detallado de vehculos, importaciones, centros operativos, etc. Libre estructuracin del plan de cuentas, hasta 8 niveles. El manejo independiente de los catlogos nos pueden dar hasta 18 niveles. Posibilidad de generar en hojas electrnicas, varios de los informes del sistema, una vez ya se tiene un reporte en este formato, se puede transmitir la informacin a un programa graficador, como es el caso de Harvard Graphics, obtenindose finalmente grficos que facilitan las labores de anlisis. Cuando un reporte se ha generado a disco, se puede visualizar por pantalla, antes de enviarlo por impresora. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes, el usuario tiene la posibilidad, a travs de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS, de definir sus propios modelos de informes. Cabe anotar, que bajo esta opcin se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrnica o excel.. Control de acceso al sistema, por medio de niveles de autorizacin.

Libre definicin de los documentos y comprobantes contables. Control automtico de los consecutivos de los documentos. Manejo de anexos tributarios. Manejo de varias monedas. Control de acceso a los comprobantes, lapsos y aos. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa, programa y/o cuenta contable. Consulta y/o listado de la informacin en cualquier momento. Estados financieros a cualquier nivel de totalizacin (1-8). Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmacin, actualizacin, o mayorizacin. Balances de comprobacin de saldos. Balance general por perodo y comparativos con otros perodos. Estado de Resultados del ao y comparativo con otros perodos. Flujo de efectivo real acumulado y por perodo. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. Libros auxiliares de un perodo o por rango de fechas. Libro mayor, Libro diario, comprobantes de resumen, Libro de inventario y balance. Clculo automtico de los ajustes por inflacin. Clculo automtico de los ajustes por diferencia en cambio. Descripcin general de los mdulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Tal como se mencion en la introduccin general al sistema, la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas, que se desarrollan a nivel contable y administrativo, es simple y contundente, y consiste, en tener un solo proceso de captura de informacin, que pide la informacin necesaria, de acuerdo a los parmetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable, actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Dentro de las caractersticas funcionales de cada uno de los mdulos complementarios al mdulo de contabilidad general, se tienen: Informacin Fiscal y/o tributaria

Relaciones de retencin en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Certificados de retencin en la fuente, certificado de Iva e Ica. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Generacin de los anexos para la declaracin de renta. Generacin de informes en medios magnticos para la administracin de impuestos. Informes para las superintendencias. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definicin de cupo asignado por cada proveedor. Manejo de sucursales para los clientes. Manejo de explosin de cuotas. Definicin de cupo y forma de pago por cliente. Consultas de los estados de cuenta. Informes de maduracin en pesos o moneda extranjera. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades, por zona, subzona, vendedor, sector. Proyeccin de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de das. Generacin de extractos de cuenta por cliente. Clculo automtico de intereses por mora informativo. Liquidacin de comisiones por venta y/o recaudo. Presupuesto y ejecucin presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Informes comparativos a cualquier perodo. Ejecucin presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Anlisis de variaciones en porcentaje y en valor e informacin de lo que queda por consumir, o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Registros automticos: Comprobante automtico de amortizacin de gastos anticipados y cargos diferidos.

Comprobante de distribucin de cuentas a centros de costos. Comprobantes de distribucin de centros de costos. Registros fijos. Conciliacin bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliacin. Alimentacin manual y/o automtica va teleextracto para su conciliacin. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. Genera informe diario de bancos. Con el fin de garantizar "la contabilidad al da", se tiene el mdulo de generacin de documentos, que reduce notoriamente el nmero de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso, recibos de caja, notas contables. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en mquina el documento. Posteriormente, codificarlo. Generalmente, das despus, se graba en el computador. Se verifica que lo grabado est bien. Una vez se est seguro, se actualizan los archivos maestros. Todos estos pasos se reducen a uno solo, simplemente, en vez de usar mquina de escribir, el proceso se hace de una vez en el sistema, contabilizando y actualizando simultneamente todos los archivos maestros. Esto permite que de una vez se tenga informacin actualizada en todo momento, con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia, en as decisiones l administrativas. Y por otro, de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. Dentro de las caractersticas funcionales del Mdulo de generacin de Documentos, se tienen: Generacin de documentos: Generacin automtica de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. Permite incluir nuevos documentos, modificar y/o retirar los programados. Generacin automtica de las ordenes de pago, los comprobantes de egreso o c heques cheque. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas bsicas de operacin del Sistema.

Como objetivos especficos al finalizar este captulo el usuario estar en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cmo iniciar una sesin con el sistema? El men principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES - Respecto a la estructuracin de las pantallas - Respecto a las teclas de manejo - Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operacin a tener en cuenta todos los das Como iniciar una sesin con el sistema Para iniciar una sesin con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado, y despus de asegurarse que est usted ubicado en el directorio UNO, se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegar entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su cdigo de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. Si dicho cdigo lo encuentra vlido, es decir, si el usuario ha sido previamente catalogado, aparecer el men que se encargar de monitorear toda la sesin; de lo contrario, despliega un mensaje en la lnea 24 "usuario no catalogado", por tanto, se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el cdigo de usuario. Si en vez de teclear un cdigo se teclea la funcin "F10" el usuario se sale del sistema. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesin con el sistema contable, aparecer en la esquina superior derecha de la pantalla la contrasea del usuario que activ el sistema. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el men anterior en donde se encontraba, simplemente debe teclear la funcin "ESC" en la primera posicin del campo u opcin en que se encuentra; el sistema interpretar entonces ESC como una orden o funcin de retorno. Despus de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su cdigo de seguridad; aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO, se desea trabajar. Para el caso del presente manual escoger, la opcin con las teclas del cursor , que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. Men principal del sistema UNO Cuando aparece el men monitor, se puede observar que las opciones disponibles, hacen referencia a ttulos muy genricos. La realidad es que cada opcin a su vez, agrupa una serie de procesos o programas que tambin se monitorearn por sus propios menes y que en su

conjunto, se identifican con el nombre genrico utilizado en el gran men monitor. De ah que el sistema, est configurado por una serie de menes siempre relacionados. Las opciones del men monitor, agrupan de una manera genrica todos los procesos relacionados con la contabilidad general, cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los mdulos con los que se integra de manera directa el mdulo contable bsico. Se presenta tambin la opcin utilidades del sistema operacional y la opcin "M mantenimiento del sistema, a la que se le da un tratamiento de mdulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo tcnico - administrativo del sistema, de uso espordico. En los prximos captulos se ampla en el contenido y operacin de cada mdulo. Convenciones respecto a la estructuracin de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO, se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del men de Contabilidad General CG -UNO, se tienen las siguientes componentes: Versin del Sistema Integrado del Informacin Empresarial, bajo el que est funcionando el sistema comercial. Nombre del subsistema bajo el cual se est trabajando. Para los efectos de estudio del presente manual ser CG Contabilidad General. Nmero de revisin del subsistema. Nombre de la empresa que compr la licencia de Contabilidad General, que est en funcionamiento. Contrasea del usuario. Identificacin del men activo. Ttulo genrico, bajo el que se encuentran varias opciones de men. Opcin. Fecha del sistema. Para el acceso de las opciones de un men, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. La primera es, tecleando el men de la opcin; la segunda forma es a travs de las teclas de flecha arriba flecha abajo y una vez se est sobre la opcin deseada, se teclea Por razones de seguridad en el sistema, se pueden bloquear el acceso a opciones de men para un usuario determinado. Se puede personalizar el ambiente de trabajo, en una estacin de trabajo, al poder definir mediante el men, "configuracin de terminales" las siguientes variables:

Tipo de lnea (grfica sencilla, grfica doble, carcter sencilla). Color de fondo (negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta, caf, blanco). Color de texto (negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta, caf, blanco). Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO", se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos menes. Para labores de consulta de catlogos. Para labores de consulta en una captura de informacin. Blanqueo del contenido de un campo. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relacin a los nombres de los subsistemas, se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones, que identifican el subsistema que se est trabajando en un momento determinado. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO - CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS

Dependiendo de la ramificacin del men que se est utilizando, el programa y listado, asumen el nombre del camino recorrido, ejemplo del nombre C3. Subsistema Contable Mdulo de Gestin de Catlogos Opcin 3, Catlogo de Cuentas CG CG01 CG0103

Ahora si dentro de este programa se saca un listado, y siguiendo con el mismo ejemplo anterior, el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033.P01: La terminacin .P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresin a generar, en caso de que se enve a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes, el editor TY es el ms indicado, con la ventaja adicional que ya est habilitado en el men UNO0905).

Vale la pena anotar, que el usuario en el momento de generar un listado, tiene la posibilidad de cambiar la terminacin, con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminacin. Aspectos de operacin para tener en cuenta todos los das Mantener actualizados, por lo menos tres copias de seguridad (padre, abuelo, hijo). En caso de tener que parar momentneamente las labores de captura, para continuarlas en pocos minutos, es recomendable devolver el cursor hasta el men inicial de la aplicacin. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energa o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado, al tener disponibles el men del CG-UNO para su utilizacin. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se est trabajando cuando el cursor, vuelve al sistema operativo despus de salir del CG-UNO. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell, Unix, Xenix), es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. Introduccin Objetivos del Mdulo El objetivo general de este mdulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catlogos de la aplicacin, los cuales son bsicos para la operacin del sistema. Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin de las tablas y catlogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores, etc., como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformacin y ordenamiento de la informacin de la gestin. Esta informacin es presentada en consultas y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones. Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones: - Actualizacin de monedas extranjeras - Actualizacin de empresas y centros de utilidad - Actualizacin de cuentas - Actualizacin de destinos asociados y destinos - Actualizacin de beneficiarios y sucursales - Actualizacin de tipos de comprobantes - Actualizacin de tipos de documentos y resoluciones - Actualizacin de anexos tributarios - Actualizacin de zonas, vendedores y sectores - Definicin de cuentas para libros oficiales - Definicin de prioridades de pagos a proveedores

Men Monitor A este mdulo se llega tecleando, catlogos o la letra C, cuando se est en el men monitor. El sistema despliega, entonces, el siguiente formato de pantalla. Para cada catlogo el sistema da la posibilidad de ingresar, modificar, retirar, consultar y listar registros. Aspectos de inters general Vale la pena, definir los trminos que se manejan en la creacin de cada catlogo. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Prez - Auditor - 123 Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe Lpez - Secretario - ABC Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto - Gerente - XYZ Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catlogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de informacin. Registro: Es la informacin correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo nombre funcionario, cargo, nombre de la empresa. Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre, funcionario, cargo y nombre de empresa. Ahora, entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catlogo, se tienen: Actualizacin: Consiste en ingresar nuevos registros; Modificar los registros ya existentes, o simplemente retirar registros. Consulta: Consiste en ver por pantalla, el contenido de los registros y campos de un catlogo. Listado: Consiste en sacar por impresora, el contenido de los registros y campos de un catlogo. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3

|Campo n | |Campo n | |Campo n

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Interaccin del usuario con los catlogos, posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar, no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catlogos no han sido previamente creados; de ah su nombre: Catlogos Bsicos del Sistema. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones, la utilizacin de estos procesos es espordica, ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catlogos previamente definidos y aprobados. Situaciones como inclusin de nuevas cuentas, nuevos centros de costos, nuevos tipos de documentos; obligan a utilizar nuevamente estos procesos. Actualizacin de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes cdigos de empresas. Una empresa es el ente econmico al que se le va a llevar el control de la informacin contable y financiera. Este se define en el sistema con un cdigo de dos caracteres y que complementado con la razn social, el nit, ciudad, direccin, etc., define cada uno de los registros del catlogo de empresas. Ejemplo: De acuerdo a la definicin anterior, el CG-UNO no tiene restriccin en cuanto al nmero de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. Tal como se ve a continuacin, cuando se presenta esta situacin, lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas all definidas. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas; se evita as, el tener que crear catlogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" tpicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opcin 1 de Actualiza empresas se onitora las actividades de ingreso, modificacin, retiro, consulta y listado de registros del catlogo de empresas. El usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de empresas Cdigo de la Empresa: Cdigo alfanumrico de dos dgitos, que identificar la empresa en el momento de capturar, consultar o listar la informacin.

Nombre y/o Razn Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cmara de comercio. Esta ser la identificacin de la empresa en los diferentes informes del sistema. Nit: Nmero de identificacin tributaria. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Direccin: Direccin de la empresa. Pas: Pas de origen Datos Generales: Telfono, apartado areo, fax Actividad: Cdigo o clasificacin de la actividad econmica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se est definiendo tiene sucursales, agencias, puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de stos, (marque 1); en caso contrario marque (0). Autorizacin: Nmero entre 1 y 99, que es comparado con el nivel de autorizacin del usuario, para permitir el acceso o no a la informacin de la empresa, con la condicin de que el nivel de usuario debe ser mayor igual al nivel de la empresa. El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de informacin:

Si se trata de ingresar un cdigo de empresa ya existente, sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar retirar, un cdigo de empresa no existente, sale el mensaje "Empresa no Existe". Actualizacin de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad econmica, que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un cdigo de dos caracteres, hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos all producidos. En otras palabras, es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa, con documentos independientes, y que a la hora de generar informes, es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la informacin de la empresa. Esta opcin es de mucho uso para entidades jurdicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitndose, si se quiere, el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. El sistema, permite generar estados financieros, libros auxiliares y libros oficiales, por centro de utilidad y/o consolidados por empresa.

EMPRESA N EMPRESA 2

02 SUCURSAL

01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL

EMPRESAS

CENTROS DE UTILIDAD

PLAN CONTABLE

El men Catlogos monitorea las actividades de ingreso, modificacin, retiro, consulta y listado de registros del catlogo de centros de utilidad. A l se llega seleccionando la opcin Catlogos Opcin 4 actualizacin de centros de utilidad, como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opcin 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catlogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Cdigo alfanumrico de dos posiciones, que identificar la sucursal, en el momento de capturar, consultar o listar la informacin.

Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que contiene el nombre de centro de utilidad, que aparecer posteriormente en los diferentes informes del sistema. El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de informacin: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro de Utilidad ya est catalogado". Si se trata de modificar retirar, un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definicin de catlogo del centro de utilidad, es la de no tener en cuenta que hay una implicacin de tipo prctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Actualizacin de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razn de sus actividades de comercio internacional, en algunas de las cuentas del plan contable, necesitan reportar en el momento de capturar transacciones, cuantas simultneamente en pesos y moneda extranjera, el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a travs del catlogo de monedas extranjeras. Bsicamente lo que se hace es crear la moneda en el catlogo de monedas extranjeras y posteriormente, en el plan contable, se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicacin de los campos del catlogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Cdigo alfanumrico de 1 posicin, que se asocia a la moneda a crear. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que contiene la descripcin que aparecer en las diferentes consultas y listados del sistema. Ultima Tasa de Cambio:

Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. Actualizacin de Cuentas Los cdigos definidos en este catlogo, tienen inicialmente incidencia, en los diferentes niveles de totalizacin y de detalle, que tendrn los diferentes informes contables y financieros. Adicionalmente, y con el fin de garantizar un solo proceso de grabacin que actualicen de una vez, todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Informacin fiscal y/o tributaria, Cuentas por Cobrar y/o Pagar, Conciliacin Bancaria, Presupuestos, etc.), en el momento de crear las diferentes cuentas, se realiza una asociacin a diferentes indicadores, que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la informacin relacionada con la cuenta contable que est creando. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opcin de ingreso de una nueva cuenta, inicialmente se muestra la siguiente pantalla. Cuando la cuenta que se est creando, modificando retirando; es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicacin de los campos del catalogo de cuentas: Cdigo de la cuenta: Campo alfanumrico de 8 dgitos, que identificar la cuenta en el momento de capturar la informacin. Descripcin de la cuenta: Campo alfanumrico de 40 dgitos, que aparecer en los diferentes informes contables y financieros. Cdigo cuenta padre: Cuenta donde totaliza, a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulacin. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre, se toma como cuenta de nivel 1. Nivel de la cuenta: Nmero entre 1 y 8, que define la forma de totalizacin en los diferentes informes y consultas del sistema. El sistema calcula el nivel de la cuenta, con base en el nivel de la cuenta padre. Cdigo de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala, la nueva cuenta que se est creando. Formatos para edicin:

Es el mismo cdigo de la cuenta, con puntos de separacin intercalados, que permitan al usuario mejor visualizacin de la estructura del cdigo. Este cdigo, no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. Con la nueva reglamentacin del P.U.C., se recomienda dejarlo igual al cdigo de cuenta. Nivel de autorizacin: Nmero entre 1 y 99, que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema, para definir el esquema de seguridad, al no permitir que usuarios con nivel de autorizacin menor tengan acceso a la informacin de la cuenta. Tipo de cuenta: Letra T= ttulo D= detalle, que define si la cuenta que se est creando va a recibir directamente imputaciones contables, o si por el contrario, va a servir de totalizacin. En caso de que la cuenta sea de ttulo, los restantes campos no los pide el sistema. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle, no puede ser padre de ninguna otra cuenta. Cdigo de Destino Asociado: Campo alfanumrico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de informacin administrativa, complementaria a la contable, y que sirve para llevar saldos discriminados por vehculos, importaciones, centros de costo, divisiones reas de la empresa, etc. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se est creando requiere informacin detallada por nit Cdula, se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta despus del cierre de fin de ao. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario, la informacin de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1, indica que adems de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario, se lleva tambin discriminado por cada documento transado. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento, se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. Conciliacin Automtica: Indica al sistema, que en el momento de grabar informacin se lleve toda informacin adicional, para realizar el proceso de conciliacin al final del perodo. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera, para las cuentas que tenga este indicador prendido. Estadsticas en Cantidades: -

Indicador de uso en las cuentas de ventas, que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso, la cantidad de unidades que corresponden, se abre as la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. Este indicador d tiene sentido, siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. Ej.: toneladas, metros, kilos, etc. Amortizacin Automtica: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos, para que el sistema solicite en cada transaccin, donde se cite la cuenta, la fecha inicial y la fecha final, entre los que se va a diferir amortizar la partida y la cuenta que se debitar cuando se lleve a cabo el clculo. Tasa de IVA o Retencin: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional, un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transaccin. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad, el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecer en los listados relacionados con la ejecucin presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. Normalmente, todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. Naturaleza D C: Es simplemente informativo. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Dbito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crdito". Por lo general, las cuentas de activo son de naturaleza dbito (D), los pasivos de naturaleza crdito (C), los ingresos son crditos (C) y los egresos dbitos (D). Cdigo Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. Para lograr esto, en el momento de crear la cuenta, se debe teclear en este campo el cdigo del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificacin o en la digitacin de la informacin. Si no se usa la opcin de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros, se debe dejar este campo en espacios. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. El siguiente es el aspecto del plan contable, en el sistema UNO.

Es importante en este momento, hacer una aproximacin al papel que juega cada uno de estos indicadores, en el comportamiento de todo el sistema. Indicadores para establecer estructuracin de los diferentes informes. Tipo: Indicacin que define si la cuenta es de ttulo o detalle. Nivel: Nmero entre 1 y 8 que define el punto de acumulacin dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar, llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurdica natural, mediante la activacin simultnea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. BENF: Cuando ste campo tiene un valor mayor a cero, indica la intencin de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurdica natural. DOC: Indica al sistema, llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en sta cuenta. Indicadores para detallar la informacin, ms all del alcance que permiten la contabilidad como tal, en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. El indicador de DESTINO, es la facilidad que da el sistema UNO, para llegar a un verdadero control Administrativo, al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos; que permiten, entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa, acumulados por cada vehculo o cada mquina, etc. DES: Cdigo del entorno, generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente ms all del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . o Parmetros para indicar al sistema, solicitar la informacin adicional del caso, dependiendo del mdulo a que se quiera asociar, evitndose as, procesos repetitivos de grabacin de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. CHE: Parmetro de conciliacin bancaria, que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH, ND, NC, CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se est creando. AMO:

Parmetro de amortizacin, que indica al sistema pedir cuando se est grabando movimiento, la cuenta, el beneficiario, la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros perodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. CAN: Parmetro de cantidad, que indica al sistema, que cada que se est grabando movimiento relacionado con la cuenta que se est creando, que adems del valor en pesos, se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. PTO: Parmetro de presupuesto, mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se est creando, de afectar el valor de ejecucin de partidas que previamente se han presupuestado. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad, en el plan contable, se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. CU.: Indica una asociacin directa de todas las transacciones efectuadas por sta cuenta, con el centro de utilidad citado. Cuando ste campo est en blanco, indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta, a cualquier centro de utilidad. Como parmetro de referencia, para diferentes procesos contables, se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza dbito (D) crdito (C). Como se puede observar, es de fundamental importancia, el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementacin, para lograr una correcta estructuracin del catlogo de CUENTAS, que conjuntamente con los catlogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD, entran a ser el engranaje principal del sistema. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de informacin empresarial UNO, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable, no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad, todos comparten el mismo plan contable. Los beneficiarios (cdulas o nits de personas jurdicas), no es necesario incluirlos en el plan contable. Estos se declaran en un catlogo independiente y es funcin del sistema, el llevar el control de los saldos de las cuentas, en los que en el momento de capturar informacin se hayan citado. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema, en el sentido de llevar detalles a nivel de vehculo, mquina o centro productivo departamento, es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catlogo de DESTINOS, no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE.

Qu repercusin tiene el plan nico de cuentas en la estructuracin del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992, 2650 de 1993, 2894 de 1.994 y 2852 de 1.994, el Gobierno Colombiano, reglament la estandarizacin de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del pas, esto vuelve rgida la parte correspondiente al cdigo de identificacin de cada cuenta, como tal; ms no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO, utiliza para lograr un solo proceso de grabacin que afecte todos los subsistemas comprometidos. As mismo, tampoco afecta las interacciones con los catlogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. Lo anterior permite un manejo de 18 dgitos de codificacin. 18 = Dgitos de codificacin (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos

Cmo encaja la estructura del plan nico de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO, tiene un campo de 8 dgitos para el cdigo de cuenta, mientras que el PUC, obliga a utilizar los 6 primeros dgitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio)

Compuesto por un dgito; representa el captulo de clases. Ejemplo: 1. ACTIVOS 2. PASIVOS 3. PATRIMONIO 4. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. EGRESOS 6. COSTO DE VENTAS 7. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. CUENTAS DE ORDEN

Compuesto por dos dgitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificacin grupo o activos 1. ACTIVOS 11. Disponible 12. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dgitos; representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. Ejemplos: 1. ACTIVOS 11. Disponible 1105. Caja 12. Inversiones Nivel 4:

Compuesto por seis (6) dgitos; representa una subcuenta o auxiliares, (obligatorio) denominada sub- mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Anlisis Financieros y control interno. Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. ACTIVOS 11. Disponible 1105. Caja 110505 . Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dgitos; toma los seis del PUC, y da opcionalmente utilizacin a los dos dgitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores, hace las veces de resumen del libro Diario; este nivel de detalle requiere bsicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el mximo detalle requerido en una transaccin contable. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crdito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de informacin: - Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe, sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". - Si se trata de modificar retirar una cuenta que no existe, sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". - Cuando la cuenta se da y se deja en blanco, se asume que es una cuenta de nivel 1. - La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. - La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema. - En el formato de edicin se recomienda no incluirle puntos de separacin, para estar de acuerdo con la reglamentacin del PUC. Chequeo de Estructura - proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable, tiene el usuario del sistema, cuando crea, modifica o retira una cuenta, sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre; se ha creado la opcin de chequeo de estructura, que se debe ejecutar cada que se haga una operacin de esta natura leza, con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. Las opciones 4 a 6, del men CG0103, mostrado a continuacin permite hacer esta operacin. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opcin 4 - Proceso -, que simplemente lo que hace es dar un nmero consecutivo a todos los cdigos de cuentas, de acuerdo a la informacin declarada. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso:

Paso 2: Ejecutar la opcin 5 -CONSULTA- que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas, tal como se muestra a continuacin: El usuario debe analizar el diagnstico, que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atencin que hace en la columna OBS (observaciones), en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. (**) Secuencia incorrecta.

Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazos pulsando , para no dejar pasar por alto ninguna observacin, que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. El usuario puede iniciar la bsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable, para solucionar el problema detectado, se debe entrar por la opcin (1) actualizacin y mediante la opcin de modificacin, hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2, las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atencin en la columna OBS. Procesos peridicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestin normal de las transacciones, influyen en el plan contable. Estos procesos se encuentran en la opcin M men monitor, que corresponde al mantenimiento del sistema. Estas son: Cambio de una cuenta por otra, transfiriendo todo el movimiento registrado. Para aplicar este proceso, se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados, Verificacin del archivo de cuentas. Actualizacin de Destinos Asociados En el proceso de informacin que cotidianamente se genera en una empresa, es comn que se presenten una serie de consultas que implican detalles de informacin ms all de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalizacin, es discriminando o no el beneficiario (persona jurdica natural). Tal es el caso de situaciones como: Situacin 1: En una obra, llevar el control de los montos acumulados, en los diferentes captulos que implica la ejecucin de una obra, entre los que se tienen: Preliminares, cimentacin, columnas, acabados, etc.

Situacin 2: En labores de tipo agroindustrial, llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo, suerte y labor. Situacin 3: En una empresa que importa materia prima, llevar los acumulados por cada una de las importaciones, en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB, fletes trayecto externo, seguros del exterior, gastos de nacionalizacin, Fedecafe, fletes trayecto interno, seguros del interior, Iva, etc. Situacin 4: Discriminacin de los diferentes costos y gastos generados en cada divisin, subdivisin y departamento de la empresa, detallando: salarios, aportes, prestaciones, servicios de terceros, depreciaciones, mantenimientos, consumos, etc. Situacin 5: Control de los gastos incurridos por cada vehculo, discriminando los montos acumulados por : fletes, combustible, lubricantes, reparaciones, desvares, peajes, impuestos, etc. Por lo general, la solucin a las anteriores situaciones, cuando el proceso es manual semi automatizado, puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad, que implican dobles procesos de grabacin de informacin, entorpecien as el do proceso normal y la oportunidad de la informacin. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO, en donde se realiza un solo proceso de grabacin de informacin que abarque tanto la informacin contable y administrativa como tal. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST, que hace relacin al cdigo que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO, o entorno generador de informacin, que se est interesado controlar ms all del alcance contable. Analizando las situaciones presentadas anteriormente, se podrn definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ENTORNOS: obras, cultivos, importaciones, vehculos, maquinaria, etc. Despus de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar, el paso que sigue es la codificacin de stos mediante un cdigo de 2 caracteres, y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable, por medio del indicador de DEST (destino asociado). La codificacin de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones, se puede hacer en la siguiente forma: Situacin 1: OB, que es el cdigo genrico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecucin en cada una de las obras. Situacin 2: CL, que es el cdigo genrico de identificacin a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial.

Situacin 3: IM, que es el cdigo genrico de identificacin a todos los nmeros de importacin cartas de crdito que se abran. Situacin 4: CC, que es el cdigo genrico de identificacin a las diferentes divisiones y departamentos VH, que es cdigo genrico de identificacin de todas las placas de los diferentes vehculos de la empresa que interesa controlar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opcin 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Cdigo nemnico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que aparecer en los diferentes informes contables y financieros. Exige estructura: Nmero 0 1, que indica con 0 (cero) que la discriminacin de los diferentes destinos que se hace en el catlogo de destinos es secuencial; en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de informacin: - Si se trata de ingresar un cdigo de destino asociado ya declarado, es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". - Si se trata de modificar retirar un cdigo de destino asociado, no declarado previamente, sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualizacin de Destinos Una vez, se han definido los diferentes entornos a controlar, mediante el catlogo de DESTINOS ASOCIADOS, lo que se hace es definir mediante el catlogo de DESTINOS, cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. Esto implica que cada definicin que se haga del catlogo de DESTINOS, necesariamente debe ir relacionada con un nombre genrico de DESTINO ASOCIADO. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos, en forma secuencial de cada componente, en caso de ser necesario, se tiene la posibilidad de trabajar con un cdigo estructurable en 4 niveles de dos dgitos cada uno.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza, se debe diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Cdigo del destino asociado previamente creado, al cual pertenece el cdigo destino que a continuacin se informar. Cdigo Destino: Campo alfanumrico de 8 posiciones, que identifica el destino a crear. Si cuando se cre el destino asociado se inform que era estructurado, el cdigo aqu informado podr estructurarse como mximo a 4 niveles de 2 dgitos cada uno. En caso contrario, simplemente ser un cdigo que identificar una componente de una secuencia de destinos.( De uno a ocho dgitos). Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que describe el destino. Centro de Utilidad: Indica una asociacin directa de todas las transacciones efectuadas por ste destino con el centro de utilidad atado. Cuando este campo se deja en blanco, indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino, con cualquier centro de utilidad. Estado: Indicador de actividad del destino, sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. La situacin normal es que est en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. La opcin de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. Ejemplo de utilizacin del catalogo de destinos Ejemplo No 1. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehculos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administracin Cierre automtico de destinos.

Este proceso cierra automticamente los destinos, tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas, Empresas y C. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por ao. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opcin 4 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado, el usuario no tenga que volver a digitar los cdigos sino que por el contrario se base en los existentes. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 5 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Actualizacin de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO, como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la informacin necesaria inherente a los terc eros. El sistema utiliza el catlogo de beneficiarios, para almacenar en forma totalmente independiente la informacin de las diferentes personas jurdicas o naturales; este manejo da mayor flexibilidad, debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios terceros. Por otro lado, el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creacin del beneficiario, una serie de relaciones con otros catlogos como es el caso de las sucursales, zonas/subzonas y sectores, utilizados para generar informes de diversa ndole. Dentro de los beneficios generales de este catlogo en su interaccin con los diferentes mdulos y tablas del sistema se tienen: a. Facilidad en la iniciacin del manejo de saldo a nivel de persona jurdica con el slo hecho de utilizar una cdula o nit, en la captura de una transaccin que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. b. Como la asociacin del beneficiario a una zona/subzona, a un vendedor y a un sector econmico, se hace desde el momento de la creacin del beneficiario. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos, en cualquier momento de la captura de la informacin y entre cualquier perodo contable. Una aplicacin de esta facilidad, que se ha vuelto comn es que despus de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit cdula, con el solo hecho de ir al catlogo de beneficiarios y establecer la relacin de cada beneficiario con una zona/subzona, vendedor y sector econmico, el sistema automticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos, sin necesidad de modificar, movimiento contable.

c. Por medio de la asociacin de sucursales a un beneficiario, que se le hace en el catlogo de sucursales, el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario discriminado por las sucursales, como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena, cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacn del cliente. d. A travs del indicador de beneficiario interno, se puede excluir una persona jurdica o natural de los informes tributarios, as est en los saldos de la contabilidad. Caso del nit de la administracin de impuestos nacionales, que sera ilgico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. e. Dado que un mismo beneficiario, puede moverse por cuentas contables diferentes, el sistema permite conocer, valindose de la estructura interna de los archivos transaccionales, todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. Ejemplo: Un proveedor de insumos podr ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos; con slo darle el cdigo de ese beneficiario o tercero, el sistema se encargar de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con l. f. En el momento de capturar una transaccin contable, que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cdula correspondiente, el sistema permite consulta alfabtica de la informacin. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de beneficiarios Cdigo del beneficiario: Cdigo alfanumrico de 9 posiciones, que normalmente coincide con la cdula o el nit del beneficiario. Fecha de ingreso: Fecha de creacin del beneficiario, la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato ao, mes, da, puede modificarse. Nombre o razn social: Campo alfanumrico de 40 posiciones que identificar la persona jurdica o natural en los diferentes informes del sistema. Nit Cdula: Campo de 11 posiciones para unificar la cdula el nit. Tipo de Identificacin: Indicador de 1 carcter, C= cdula, N= nit , T.I tarjeta de Identidad, O otros Direccin:

Campo alfanumrico de 25 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . Ciudad: Campo alfanumrico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Departamento: Campo alfanumrico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Apartado Areo: Campo alfanumrico de 10 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Telfono (s) Campo alfanumrico de 15 posiciones. En el caso de que sean varios telfonos, su uso podra ser: 671225-26-33 441269/452489. Clasificacin del Benef.: Indicador de 1 carcter, que con 0 indica no y con 1 indica si, la clasificacin del usuario como: socio, empleado, cliente, proveedor, acreedor, exterior, interno, otros y tipo. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. . Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones, que en caso de utilizarse el cdigo aqu citado, debe haber sido creado previamente por la opcin 5 del men monitor, en el catlogo de vendedores. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones, que en caso de utilizarse el cdigo aqu citado, debe haber sido creado previamente por la opcin 5 del men monitor, en el catlogo de sectores. Cupo: Campo numrico de 9 posiciones. Descuento (%): Campo numrico de 4 posiciones, que incluyen 2 decimales. Plazo : Campo numrico de 3 posiciones. Autoretenedor:

Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El cdigo utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanumricos. Esta caracterstica hace que sea factible utilizar el nmero de nit o cdula para su identificacin sin necesidad de recurrir a una codificacin interna. Los listados de saldos pueden salir organizados por cdigo o por nombre del beneficiario. Actualizacin de sucursales El objetivo de este catlogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opcin 7 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Cdigo de beneficiario previamente creado en el catlogo de Beneficiarios, al cual se le va a crear una sucursal. Sucursal: Cdigo alfanumrico de dos posiciones, con el que se identificar en las diferentes transacciones, la sucursal que se est creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarn las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que aparecer en las diferentes consultas y reportes, en los cuales sea necesario describir el cdigo de la sucursal. Direccin: Campo alfanumrico de 30 posiciones. Ciudad: Campo alfanumrico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Apartado areo: Campo alfanumrico de 10 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Contacto:

Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicacin con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociacin. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo cdigo segn la actividad econmica. Actualizacin de Tipos de Comprobantes Este catlogo tienen relacin directa con las directrices dadas por el Contador de la organizacin, para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables, que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. Un rpido estudio de la forma como estn definidos los comprobantes y documentos en una empresa, da una idea muy cercana de la forma como est organizada la informacin para su manejo; este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de comprobantes Cdigo de la Empresa: Cdigo previamente creado en el catlogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. Cdigo de Comprobante: Cdigo alfanumrico de 2 posiciones que identificar el comprobante que se est cre ando. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que identifica el nombre del comprobante creado. Actualizacin de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definicin de los documentos fuentes de las transacciones, como por ejemplo los recibos de caja, los comprobantes de egresos, las notas dbito y crdito, las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la informacin de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catalogo de documentos

Cdigo de la Empresa: Cdigo previamente creado en el catlogo de empresas, y al cual est asociado el documento a crear. Centro de Utilidad: Cdigo previamente creado en el catlogo de centros de utilidad, y al cual est as ociado el documento a crear. Documento: Cdigo nemnico de 2 posiciones, que identificar el documento en las diferentes labores de consulta y captura de informacin. Ej.: ND nota dbito. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, cuyo contenido aparecer en las consultas y listados del sistema, donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. Comprobante Asociado: Cdigo previamente creado en el catlogo de comprobantes y al cual est asociado el documento a crear. Consecutivo: Nmero de 5 posiciones, que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automticamente, cuando por el mdulo de generacin de documentos se hace la gestin correspondiente. Control del consecutivo: 0 Manual y automtico cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar nmeros para ser utilizados en el lapso anterior. 1 Solo automtico el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeracin. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes, por eso en la creacin de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicacin. Que documento desea que le cancele primero: las notas dbito, luego las notas crdito y por ultimo las facturas?. Actualizacin de Resoluciones de la DIAN El objetivo de ste catlogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario, por cada empresa, centro de utilidad y tipo de documento, la informacin correspondiente a la resolucin de facturacin exigida por la Dian.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualizacin de Resolucin de Facturacin se deben diligenciar los siguientes campos: Explicacin de los campos del catlogo de Resolucin de Facturacin: Cdigo de Empresa: Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo de la empresa al cual se le va a reportar la resolucin de facturacin. C.U.: Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolucin de facturacin. Tipo de Documento: Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolucin de facturacin. Aprobacin Dian: Nmero de documento inicial: Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero inicial a partir del cual fue aprobada la resolucin de facturacin. Nmero de documento final: Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero final hasta el cual fue aprobada la resolucin de facturacin. Nmero de Resolucin: Campo numrico de 15 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero del documento de resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando. Fecha de Resolucin: Campo numrico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aqu la fecha del documento de resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando. Mensaje de precaucin en Documento: Cuando nmero docto mayor a: Campo numrico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipacin el momento en que se debe solicitar una nueva resolucin de facturacin, debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por ejemplo el nmero de

documento inicial es 00001 y el nmero de documento final es 05000, la resolucin fue aprobada entre este rango de nmeros. El nmero que se registre en el campo de cuando nmero docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500, de tal forma que se prevea con 500 nmeros de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolucin y se proceda a solicitar una nueva. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura, normalment solicita una e resolucin con varios prefijos. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura, normalmente solicita una resolucin con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Actualizacin de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional, en los primeros meses de cada ao, dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se debern presentar los informes tributarios del ao que acaba de pasar. Esto implica tomar la informacin del ao pasado y generar una serie de anexos fiscales, en donde cada uno, para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS, de acuerdo a montos preestablecidos. En el CG-UNO, se debe seguir el siguiente procedimiento, cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL, en el catlogo que para este propsito se tiene en el sistema. Es as como por cada anexo se informa adems del cdigo dado por el gobierno, la descripcin, la naturaleza dbito o crdito y el monto mnimo. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. Por el mdulo fiscal y tributario, opcin 4 del men monitor, aplicar la opcin de generacin de los anexos para la declaracin de renta y la opcin 5 para imprimir relaciones por cuenta. Actualizacin de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno.

Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de campos de Grupos de Anexos Cdigo del Grupo : Cdigo de dos dgitos alfanumricos que sirve para crear los distintos grupos de informacin, como grandes contribuyentes, de renta y otros. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. Descripcin Campo alfanumrico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes, a renta, u otros grupos. Valor base Este campo se captura slo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mnima a reportar. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000.000. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualizacin de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren, tanto para la generacin de declaracin de renta, como para los diferentes tipos de informes de medios magnticos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 2 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de campos de Anexos Cdigo de anexo Campo de 5 caracteres alfanumrico que sirve para identificar los diferentes cdigos de la informacin tributaria solicitada por la DIAN. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes.

Ejemplo: Servicios anexo de declaracin de renta. Descripcin: Campo de 40 caracteres alfanumrico, que identifica el nombre del anexo. Naturaleza del anexo. Se tiene en cuenta en anexos de renta. Grupo de anexo. Consiste en asociar el anexo que se est creando al grupo que le corresponda. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Monto mnimo. Slo aplica a los anexos asociados a renta. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500.000, se discrimina por tercero, los que estn por debajo de ste rango se consolidan en un mismo registro. Actualizacin de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido, las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generacin de los informes representados en anexos fiscales y medios magnticos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 3 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de campos en Detalle de Anexos Anexo. Cdigo de anexo previamente creado en el programa CG01092. Cuenta. Cuentas que se incluyen al anexo. Con la tecla de funcin [F3] se consultan las cuentas que ya estn incluidas dentro del anexo. Con la tecla de funcin [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinmica. Valor informado. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). Ejemplo: Retencin por Iva - S (segundo valor). Valor a tomar.

Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. Dbito: Corresponde al movimiento dbito de las cuentas reportadas. Crdito : Corresponde al movimiento crdito de las cuentas reportadas. Neto: Diferencia entre valores dbitos y crditos de las cuentas reportadas. (presentacin de PYG). Saldo: Saldo anterior ms dbito menos crditos de las cuentas reportadas. (presentacin de balance de comprobacin). Acumula para base. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. Actualizacin de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catlogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestin de ventas o cobros de sus actividades comerciales. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema, puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creacin o posteriormente, con el fin de poder realizar anlisis de CxC CxP discriminados por zona/subzona. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opcin 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de campos de Zonas / Subzonas Cdigo de zona: Cdigo de 4 posiciones, estructurable en dos niveles de 2 dgitos con el cual codificamos la zona, Costa Atlntica, y la Subzona, Las diferentes ciudades. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona Subzona que se esta creando. Clase: Campo de una posicin, con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular, D= Detalle para recibir las diferentes transacciones.

Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualizacin de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener anlisis, seguimiento, comisiones y registros por vendedor. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 4 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de campos de actualizacin de vendedores: Cdigo del vendedor: Cdigo alfanumrico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razn social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. Tipo de Vendedor: Campo para las estadsticas de ventas Actualizacin de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a travs de una tabla, los diferentes sectores o actividades econmicas de los clientes, preferencialmente, con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento, diferentes anlisis y reportes, por ejemplo de cartera, clasificados por sector. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 7 el usuario deber diligenciar los siguientes campos: Explicacin de campos de Sectores Cdigo del sector: Cdigo alfanumrico de 4 posiciones. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector econmico. Cuentas para libros oficiales Actualizacin de PUC

El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan nico de cuentas para posteriormente, a travs de equivalencias, asociar el plan contable de la empresa con ste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan nico, y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 1, el usuario deber diligenciar los mismos campos explicados en la creacin de cuentas de este modulo. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura - proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualizacin continua del mismo cada vez que se crea, modifica o retira una cuenta. Se debe hacer una validacin del encadenamiento y secuencia lgica de cuentas padres y de detalle del plan. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisin en la estructuracin lgica del plan de cuentas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 4 se presenta un formato de pantalla con la informacin del proceso: Verificacin del proceso: Ejecutar la opcin 5 -CONSULTA- que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas, tal como se muestra a continuacin: El usuario debe analizar el diagnstico, que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atencin que hace en la columna OBS (observaciones), en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. (**) Secuencia incorrecta.

Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazos pulsando , para no dejar pasar por alto ninguna observacin, que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. El usuario puede iniciar la bsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable, para solucionar el problema detectado, se debe entrar por la opcin (1) actualizacin y mediante la opcin de modificacin, hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. Actualiza Equivalencias

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas, y la Actualizacin PUC definida en la opcin 1 de este submodulo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opcin 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualizacin de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a travs de una tabla estructurada a dos niveles, para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable, se dispone de otro ordenamiento o seleccin segn la prioridad o importancia de las mismas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opcin 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicacin de Campos de Prioridades. Cdigo de Prioridad: Cdigo alfanumrico de cuatro dgitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Clase de Prioridad: - Totalizador de transacciones - Recibe las transacciones. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Ejemplo prioridad Proveedores 01, auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. Ejemplo de Prioridades: Recopilacin de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la informacin contable

1. Definir el destino asociado, es decir bautizar el entorno a controlar mediante un cdigo alfanumrico de dos caracteres y crearlo en el catlogo de destinos asociados. 2. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO, mediante el catlogo de DESTINOS. 3. En el plan contable, asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO, al indicador de DEST, a cada una de las cuentas que se quiera controlar. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles, lubricantes, reparaciones, asociarla en el plan contable con el destino asociado VH, que corresponde a los diferentes vehculos de la empresa. 4. A partir de ste momento, y cuando se est grabando la informacin contable, el CG UNO, analiza el indicador de destino, y si en ste campo se ha declarado un destino asociado, el sistema exigir que el monto declarado, se cargue a una de las componentes declaradas en el catlogo de destinos. Por ejemplo: si se est grabando informacin relacionada con combustibles, el CG-UNO, pedir inmediatamente la placa del vehculo a la que se quiere cargar sta cuanta de combustible. 5. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabacin de informacin, el CG-UNO, permite consultar la misma informacin desde diferentes puntos de vista, tal como se ilustra a continuacin. a. Dada una cuenta contable, ver en un lapso determinado, los movimientos realizados en cada uno de los destinos, que se declararon en el indicador de DEST. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehculos de la empresa, en la cuenta..... b. Dado un destino, ver en un lapso determinado, los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. Ejemplo: Dada una placa de vehculo, examinar los consumos por todas las cuentas donde se cit esta placa, en el momento de capturar informacin. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo, mxime si se hacen comparativos de consumos entre varios perodos. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el mdulo de Gestin de Transaccione