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MANUAL PORTAL DE SERVICIOS STUDY IN MEXICO | INSTITUCIONES SOCIAS
MANUAL PORTAL SERVICIOS | INSTITUCIÓN SOCIA TECNOLÓGICO DE MONTERREY | STUDY IN MEXICO
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INTRODUCCIÓN
En el siguiente documento se encuentra la guía para conocer
el portal de servicio a instituciones socias.
Revisaremos la función de las diferentes secciones que componen
el portal (catálogo de materias, constancias académicas,
nominación de alumnos).
Conoceremos a detalle el proceso de nominación de los alumnos,
las diferentes formas en que la Institución puede nominar, aceptar
o rechazar las nominaciones de sus alumnos. Revisaremos la
función de los botones de cada sección, así como la explicación
de cómo llenar cada campo.
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ÍNDICE
Introducción 2
Pasos para ingresar a la solicitud 4
Crear y activar su cuenta 5
Portal de Servicios Instituciones Socias 6
Catálogo de Materias 7
Constancias Académicas 9
Nominación de Alumnos 11
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1. Ingresar a la página de Study
in Mexico
www.studyinmexico.com.mx
2. En la esquina inferior de la
página hacer clic en la
sección de “Alianzas
Internacionales”.
También se puede ingresar
desde el menú principal al
seleccionar “Nosotros” y
haciendo clic en la sección
“Alianzas Internacionales” o
desde la esquina inferior
izquierda de la foto de portada
en el botón “Alianzas
Internacionales”.
Ya que se ingresó a la sección,
en la esquina superior derecha
se encuentra el botón “Alianzas
Internacionales”.
Pasos para ingresar a la solicitud
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1. Se abrirá la pantalla de acceso al
portal de Servicios a Instituciones
Socias. Si es la primera vez que se
ingresa, se tiene que crear una
cuenta haciendo clic en “Solicitar
una Cuenta”. En la esquina
superior derecha se puede elegir
el idioma deseado (español o
inglés).
Para esto, necesitamos sean
proporcionados algunos datos:
nombre y apellidos, correo
electrónico institucional,
seleccionar el país y la institución,
si no se encuentra en el listado,
elegir la opción “otra” y escribir el
nombre en la casilla de la
derecha, escribir el texto para la
verificación de seguridad. Nota:
Los campos marcados con
asterisco (*) son obligatorios. Una
vez completada esta sección,
hacer clic en “Enviar”.
2. Ya enviados los datos, se recibirá
un correo confirmando la
creación de la cuenta, al dar clic
en la liga, se podrá crear la
contraseña para ingresar al
portal.
Crear y activar su cuenta
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En la página principal, se
encuentran tres bloques de
servicios disponibles:
- Catálogo de Materias: permite
hacer la consulta de todas las
materias ofrecidas en el
Tecnológico de Monterrey,
permite seleccionar filtros de
búsqueda y guardar favoritos.
- Constancias Académicas: en
este bloque se puede consultar
el listado de sus alumnos que
han estudiado en el
Tecnológico de Monterrey los
últimos dos períodos.
- Alumnos Nominados: este
bloque permite administrar las
nominaciones de sus alumnos y
revisar el estatus de las
solicitudes de admisión de los
alumnos nominados por usted.
Portal de Servicios Instituciones Socias
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CATÁLOGO
DE MATERIAS
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En este bloque se puede hacer la
consulta de todas las materias
ofrecidas en el Tecnológico de
Monterrey, permite filtrar
búsquedas por nivel académico,
período, idioma, clave de
materia, área de estudio y
campus que la imparte, también
permite guardar búsquedas en
favoritos. Para realizar una
búsqueda, es necesario
responder las 3 primeras
preguntas.
Se tiene disponible un
videotutorial que muestra cómo
utilizar el catálogo de materias, se
encuentra disponible en la
siguiente liga:
http://vimeopro.com/centroaten
cionusuarios/programas-
internacionales-alumnos
Catálogo de Materias
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CONSTANCIAS
ACADÉMICAS
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Esta sección permite consultar la
constancia académica digital de
todos sus alumnos que han
estudiado en los últimos dos
períodos en el Tecnológico de
Monterrey.
La información que se puede
consultar es: campus en el que
estudiaron, nombre del alumno,
apellidos, correo electrónico, tipo
de nominación (depende del
programa que se haya elegido),
período académico y la opción
para ver la constancia académica
en línea y si lo desea poder
descargarla.
Constancias Académicas
Alumnos de XXXXXXXX que han estudiado en el Tec de Monterrey
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NOMINACIÓN
DE ALUMNOS
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En esta sección se pueden visualizar los
alumnos ya nominados, es posible
nominar nuevos alumnos y aceptar o
rechazar las solicitudes enviadas por los
alumnos. A continuación se revisarán las
4 diferentes opciones,
Son aquellos alumnos nominados por
usted. Los datos disponibles de estos
alumnos incluyen: fecha en que se hizo
la nominación, nombre y apellidos del
alumno, correo electrónico, nivel y
período académico, tipo de solicitud,
comentarios, estatus de la admisión
(nueva nominación o si la solicitud ha
sido: enviada, cancelada, en proceso,
en revisión, admitida o rechazada),
estatus arribo y la opción de eliminar.
Tiene la opción de ordenar los datos de
las columnas de forma ascendente o
descendente.
Nota: mientras la solicitud del alumno no
sea admitida, puede eliminar la
nominación.
Nominación de Alumnos
Alumnos nominados por XXXXXXXX para el Tec de Monterrey
Alumnos Nominados
Alumnos nominados por XXXXXXXX para el Tec de Monterrey
Los estatus de las diferentes etapas del proceso son:
- En proceso: mientras se está trabajando en la solicitud y no se ha enviado.
- Enviada: cuando se termina de llenar los datos personales, los documentos
fueron aceptados y se hace clic en“Enviar Solicitud”.
- En revisión: cuando el Tecnológico de Monterrey está revisando la solicitud
del alumno.
- Cancelada: cuando se cancela la solicitud.
- Admitida: cuando el alumno ha sido aceptado al Tecnológico de
Monterrey y tiene una matrícula asignada.
- Rechazada: cuando no reúne algún requisito del programa que eligió y no
se le puede dar admisión al alumno.
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Si se tiene que nominar de 1-2 alumnos,
se puede hacer en esta sección
ingresando los siguientes datos:
nombre y apellidos del alumno, correo,
nivel y período académico, tipo de
solicitud (en este caso sólo aplica
intercambio o intercambio para
rotaciones médicas) y hay una sección
para agregar algún comentario, es
importante que si la institución tiene
más de un convenio, se especifique
con un comentario a través de qué
programa viene el alumno. Ejemplo:
escribir convenio bilateral, convenio a
través de un consorcio, convenio
doble titulación, entre otros.
Ya que se llenaron todos los campos
obligatorios, hacer clic en “Nominar”.
Nota: en caso que se quiera nominar al
alumno por más de un período,
selecciona los períodos académicos
que estará cursando en el Tecnológico
de Monterrey.
Nominar por Alumno
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Si se tienen que nominar más de 2
alumnos, es posible hacerlo a través de
un archivo de Excel, en la sección
“Nominar por Archivo” puede
descargar un archivo como ejemplo
para sustituir los alumnos que se deseé
nominar. Los datos que se requieren
son: nombre y apellidos del alumno,
correo, nivel y período académico,
tipo de solicitud (en este caso sólo
aplica intercambio o intercambio para
rotaciones médicas).
Ya capturados los datos, se guarda el
archivo y regresa al portal, se hace clic
en “Buscar”, localiza el archivo en la
computadora y hace clic en “Abrir”,
una vez que aparezca el nombre del
archivo, hacer clic en “Subir”.
Aparecerá el listado de los alumnos
que se capturaron en el archivo, una
vez que se corrobora que los datos son
correctos, hacer clic en “Nominar”. Los
alumnos deben aparecer en la
sección de “Alumnos Nominados”.
Nominación Múltiple (Cargar Archivo)
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En caso que se requiera nominar al alumno por más de un período, en el campo de período académico, se deben capturar
los períodos vigentes separados por coma y un espacio. Ejemplo: si el alumno estará estudiando en el Tecnológico de
Monterrey por dos semestres, se deberá escribir: Semestral Ago-Dic de 2014, Semestral Ene – May de 2015.
Nominación Múltiple
(Cargar Archivo)
Importante: los semestres que se agreguen tienen que
ser vigentes y el texto debe estar escrito tal y como
aparece en el renglón de la sección de Nominación por
alumno, de lo contrario, el sistema no registrará el
período.
Al seleccionar el período, en el renglón aparecerá el
nombre que se debe escribir en el archivo de Excel.
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Cuando los alumnos llenan su
solicitud, en el momento que lo
eligen como institución de origen,
aparece el registro en esta sección
para que usted pueda aprobarla, en
caso que se confirme la información
o rechazarlo si no es un alumno de su
institución o no participará en un
programa de intercambio.
La información que aparece es:
fecha de la nominación, el nombre y
apellidos, correo, nivel académico,
período académico y la opción de
aceptar o rechazar la nominación.
Si se rechaza la nominación, se
elimina el registro del listado. Si se
acepta, el sistema preguntará si se
desea continuar con la nominación,
si es así, se hace clic en “Nominar” y
el alumno debe aparecer en la
sección de “Alumnos Nominados”.
Aceptar Nominaciones de Alumnos
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Si ya se había nominado al alumno
anteriormente, pero aparece en esta
sección, el sistema encuentra la
coincidencia y aparecerá una
ventana donde pregunta qué se
quiere hacer con el registro hay dos
opciones:
- Nominar: se selecciona esta
opción, cuando son dos personas
diferentes y a pesar de que se
detecte como un registro
duplicado, no lo es. Si es el caso, se
selecciona al alumno y se hace clic
en “Nominar”.
- Sustituir: si se detecta que el registro
está duplicado, usted puede
asociar la nominación y sustituir el
registro. Importante: si selecciona la
opción, se elimina la nominación
que usted capturó previamente,
por la que hizo el alumno, se debe
tener cuidado que los datos que
haya capturado el alumno sean los
correctos, de lo contrario es mejor
rechazar su nominación y conservar
la que usted había capturado
previamente.
Nominaciones Duplicadas
Al confirmar una nominación por cualquiera de las opciones, se le envía un
correo al alumno avisándole que ya quedó nominado para estudiar en el
Tecnológico de Monterrey y puede iniciar con su proceso de admisión, en el
correo electrónico se incluye una liga donde el alumno crea su cuenta.
Nota: Cuando el alumno crea su cuenta a través del enlace que le llega a su
correo, ya no es necesario que elija ningún tipo de programa y en la sección de
la su solicitud de “Datos Personales”, los campos que usted capturó en la
nominación, aparecerán bloqueados para que el alumno no pueda
modificarlos.
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