manual plantillas registro individual

MINISTERIO DE RELACIOENS LABORALES

Sistema de Revisión de Contratos Individuales

Plantillas Genéricas

Manual de Usuario

01/11/2012

A partir del 01 de Noviembre de 2012, sale a producción el Modulo de Plantillas de Contratos para el Sistema de Revisión de Contratos, aplicación que permitirá a los empleadores optimizar el tiempo de legalización en la Inspectoría de Trabajo ya que evitara la emisión de observaciones por parte del inspector y la generación automática de turnos.


Manual de Usuario Página 2 de 30

CONTENIDO

1. OBTENCIÓN DE LA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA………………………………..…………….….…..3

2. INGRESO DE DOCUMENTOS HABILITANTES Y APODERADOS………………………………..………5

2.1 Documentos Habilitantes……………………………………………………………………………..……..….……5

2.2 Documentos Apoderado………………………………………………………………………………………..…….7

3 GENERAR CONTRATO INDIVIDUAL UTILIZANDO PLANTILLAS GENÉRICAS…………..…..….10

3.1 Registro de datos del contrato………………………………………………………………………………….…10

3.2 Registro de datos del trabajador………………………………………………………………………………...13

3.2.1 Botones Adicionales Registro Trabajador………………………………………………...….....14

3.3 Registro de información del contrato…………………………………………………………………….…….15

3.4 Registro de la información de Plantilla……………………………………………………………….………..19

3.5 Registro de contrato en sistema………………………………………………………………………..…..…….21

4 REVISION DE ESTADO DE TRÁMITES…………………………………………………………………..…...….25

4.1 Estado de Trámites……………………………………………………………………………………………..…..…..25

4.2 Estado de Trámites – Contratos Ingresados……………………………………………………….….….….26

4.2.1 Generar Turno…………………………………………………………………………………………..….….….27

4.3 Estado de Trámites – Contratos Listos para Registro………………………………………….……..….28

4.4 Estado de Trámites – Contratos Vencidos y Contratos Legalizados………………….….…..29



MANUAL DE USUARIO

1 OBTENCIÓN DE LA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA

El empleador registrado en el “Sistema de Actas de Finiquito en línea” y Sistema de Revisión de Contratos, deberá utilizar la misma clave, caso contrario deberá obtener una clave siguiendo los siguientes pasos:

1. Tener creada y activa dirección de correo electrónico (yahoo, hotmail, gmail, entre otras).

2. Ingresar al portal Web del Ministerio de Relaciones Laborales www.relacioneslaborales.gob.ec , opción “Servicios en Línea”.



3. Escoger opción “Sistema de Contratos” para registrar los datos del empleador. Para registrar un contrato utilizando plantillas clic en la opción “Sistema de Contratos con Plantillas”

4. Pantalla de ingreso al sistema, para autentificarse digitar usuario y contraseña, a continuación clic en el botón ingresar al sistema



5. Se visualiza pantalla con información general del sistema, para descargar manual

de usuario dar clic en el botón

2. INGRESO DE DOCUMENTOS HABILITANTES Y APODERADOS

2.1 Documentos Habilitantes

Ruta: Menú Documentos Habilitantes Pestaña Habilitantes

Los documentos habilitantes de la empresa que deben adjuntarse en el sistema deben estar en formato pdf, para adjuntar los habilitantes clic en “Examinar”, para buscar y adjuntar cada archivo.

Los documentos que debe adjuntar como mandatorios son:



• Nombramiento o poder del representante legal

• RUC, CI y Papeleta de Votación Únicamente si el empleador tiene jornada laboral especial validada por el Ministerio de Relaciones Laborales deberá adjuntar la documentación por una sola vez en esta ventana.

Al adjuntar cada archivo se visualizara barra de progreso para carga de datos

Una vez adjuntado el archivo, el usuario visualizara mensaje de validación de carga de documento habilitante.

Para finalizar la carga, clic en “Guardar”, a continuación podrá visualizar resumen de las cargas realizadas.



2.2 Documentos Apoderado

Ruta: Menú Documentos Habilitantes Documentos Apoderado



El empleador debe registrar la nómina de los apoderados para la legalización de contratos. Los campos que debe llenar de forma mandatoria son los siguientes:

• Numero de documento de identidad

• Nombres y apellidos

Se visualizara la barra de progreso para carga de archivos



Clic en el botón deshabilitar para que el apoderado que está registrado sea inactivado.

Una vez ingresados el numero de cedula, nombres y apellidos del apoderado, es obligatoria la carga de archivos; el sistema validara que se hayan subido los adjuntos mostrando mensaje.

Una vez anexado el archivo, clic en guardar para finalizar la carga del archivo, para validar la carga el usuario visualizara el siguiente mensaje.

El sistema permite registrar datos de todos los apoderados que se requiera a fin de que puedan gestionar la legalización de contratos en cada una de sus sucursales.



3 GENERAR CONTRATO INDIVIDUAL UTILIZANDO PLANTILLAS GENÉRICAS

3.1 Registro de datos

Para generar un contrato de trabajo, seguir la siguiente ruta:

Menú Registro Individual

Pantalla de registro individual de contratos.



• Tipo de Contrato.‐ Clic en el combo box del campo tipo de contrato, escoger el contrato que se requiere recuperar la plantilla. Se despliega pantalla con plantillas disponibles, para seleccionar clic en “IR”.

Se visualizara el código del contrato que se va a elaborar



• Apoderado para la firma de contratos.‐ Para escoger el apoderado para la firma de contratos, clic en el botón “Seleccionar”

Se desplegará una ventana para seleccionar el nombre del apoderado. Seleccionar “Ir” para fijar el nombre del apoderado.

• Jornada laboral especial.‐ En la pantalla de documentos habilitantes se cargo el archivo de la jornada laboral especial, clic para habilitar el campo y especificar que los contratos a registrar están dentro de esta condición.



En la pantalla de documentos habilitantes se cargo el archivo de la jornada laboral especial, clic para habilitar el campo y especificar que los contratos a registrar están dentro de esta condición.

• Número de Contratos a Registrar.‐ En el campo “numero de contratos a registrar” digitar los contratos que se van a ingresar con la plantilla genérica. Clic en “Aceptar” para generar las líneas necesarias para el registro.

3.2 Registro de datos del trabajador

Para registrar el contrato del trabajador clic en ingresar en la columna “Información del trabajador”



Se despliega pantalla para registro de información del trabajador.

3.2.1 Botones Adicionales Registro Trabajador

• Es extranjero: Al vistear este campo se despliega catalogo para seleccionar la nacionalidad del empleado

• Tiene discapacidad: Al vistear este campo se despliega campos



o Número de carnet CONADIS o Tipo de discapacidad o Grado de discapacidad

Una vez que se ingresa los campos requeridos, clic en “Guardar” para grabar el registro

3.3 Registro de información del contrato

Para registrar la información del contrato clic en el botón “Ingresar”, se despliega pantalla para ingreso de datos.



Como campos mandatorios registrar los siguientes campos:

• Ciudad

• Inicio de labores

• Terminación de contrato

• Cargo / actividad del trabajador

• Remuneración

• Horas efectivamente trabajadas al mes

Para el registro de “rama de actividad del trabajador” clic en el botón

Se despliega la siguiente pantalla:



Clic en para desplegar listado de las ramas de actividad. Clic en para escoger opción, se llenan campos de rama de actividad y cargo/actividad.



En caso que no existan todos los cargos en las “ramas de actividad” y “cargo/actividad”, clic en el botón “Ingresar otro cargo” para que se despliegue campo abierto para especificar el cargo que no consta en comisiones sectoriales.

Clic en “Guardar” para pasar a la ventana registro de datos.



Clic en “Guardar” para grabar todos los datos ingresados.

3.4 Registro de la información de Plantilla

Para ingresar la información de “Plantilla” clic en el botón ingresar.

Se despliega la pantalla “Información Adicional”.



Para concluir con el registro se requiere registrar TODA la información que se requiere en los campos. Para grabar clic en “Guardar”.



3.5 Registro de contrato en sistema

Para visualizar el contrato como plantilla genérica clic en botón “Vista previa”



Se llenan los campos que son editables que se ingresaron en la pantalla “información adicional”. A continuación se visualizara un ejemplo con los campos editables ingresados.



Clic en “Guardar” para grabar la información.

Se desplegará ventana de confirmación para grabar datos.



Todos los campos deben ingresarse, se validará el registro con mensaje “éxito al guardar”.

Clic en “imprimir guía” para visualizar constancia de registro en la que se especificará el número de guía, detalle de los contratos que han sido ingresados y fecha de ingreso al sistema.



Imprimir la guía para constancia de registro y seguimiento

4 REVISION DE ESTADO DE TRAMITES

4.1 Estado de Trámites

Para revisión de los contratos ingresar, siguiendo la siguiente ruta:

Menú Estado de Trámites

Importante



4.2 Estado de Trámites – Contratos Ingresados

Menú Estado de Trámites Contratos Ingresados

La pestaña “Contratos Ingresados” permitirá visualizar los contratos ingresados en el sistema. Se tiene tres criterios de búsqueda:

• Ciudad en la que presta servicios el trabajador

• Ingrese le código del contrato a buscar

• Ingrese la identificación del documento a buscar

Clic en “buscar” para que se despliegue la información



En esta pantalla se va a visualizar el código del contrato, información del empleado o trabajador, permite imprimir el contrato, anular contratos y generar turnos.

4.2.1 Generar Turno

Vistear los contratos que requieren generar turno.



Se visualizara ventana de confirmación para generar turno y finalmente se generara turno.

Una vez que se haya generado turno se visualizara confirmación con el mensaje: “Los turnos se generaron correctamente”

4.3 Estado de Trámites – Contratos Listos para Registro

Menú Estado de Trámites Contratos Listos para Registro

En esta pantalla se podrá imprimir el turno generado en la pestaña “contratos ingresados”,

para lo cual se escogerá la línea del contrato, vistear el recuadro y finalmente clic en el botón “Imprimir Turno Seleccionado”

1

2

3



Se visualizara pantalla con turno y explicación de documentos para legalización y registro de contratos.

Imprimir turno para acercarse a Inspectoría de Trabajo para firma ante en Inspector de Trabajo

4.4 Estado de Trámites – Contratos Vencidos y Contratos Legalizados

Menú Estado de Trámites Contratos Vencidos

Menú Estado de Trámites Contratos Legalizados

Importante



• Contratos Vencidos.‐ En esta ventana se visualizaran los registros de contratos que el empleador no asistió a legalizar considerando aquellos en los que hay inconsistencias de información o no asistió una de las partes.

• Contratos Legalizados.‐ En esta ventana se visualizaran los registros de contratos que han sido legalizados en la Inspectoría de Trabajo.

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