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Manual para la Gestión y Seguimiento de

Contratos Plurianuales

Nombre del Documento:

Manual para Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales

Código: MP-08/CGAF/DPP

Fecha de vigencia: 05/12/2012

No. de revisión: 00

Página: 2 de 17

ÍNDICE

Pág.

1. Objetivo........................................................................................................................ 3

2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3

3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3

4. Definiciones…………………………..…….…………………………………….…………. 3

5. Disposiciones Generales............................................................................................ 4

6. Proceso…………......................................................................................................... 5

6.1 Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales.............................................. 5

6.2 Diagrama de Flujo.............................................................................................. 9

6.3 Anexos…….......................................................................................................... 14

7. Transitorios.................................................................................................................. 16

8 Emisores...................................................................................................................... 17






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1. Objetivo Definir las actividades para la recepción, obtención de la autorización y seguimiento de solicitudes de contratos

plurianuales de las Unidades Administrativas; así como, su incorporación al Proyecto de Presupuesto de Egresos

de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, a fin de que cuenten con la suficiencia

presupuestal y permitir el cumplimiento de contrataciones que impliquen asignaciones de recursos para dos o más

ejercicios fiscales, a efecto de lograr mejores condiciones de contratación.

2. Marco Normativo

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

Disposiciones Generales para celebrar contratos plurianuales.

3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la CDI.

4. Definiciones Archivo

electrónico

Información almacenada en un formato que solamente una computadora u otro equipo

electrónico puede procesar.

El archivo no consiste en el medio en el cual está almacenada la información, sino en la

información contenida en él.

Archivo Excel Es un archivo que se obtiene a partir de la aplicación denominada Excel para manejar

hojas de cálculo utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Base de datos Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un

mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y

debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la

mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un

amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

CGAF Coordinación General de Administración y Finanzas.

Envío

electrónico

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir archivos electrónicos

rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. Por este medio se

puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales.

PASH Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda para la transmisión, operación y consulta

de los conceptos presupuestales de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal.






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Portal Es un sitio en la internet cuya característica fundamental es la de servir de puerta de

entrada (única) para ofrecer de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de

recursos y de servicios relacionados a un mismo tema.

Presupuesto de

Egresos

Es el documento jurídico, contable y de política económica, aprobado por la Cámara de

Diputados. El Presupuesto de Egresos de la Federación especifica el monto y destino

de los recursos económicos que el Gobierno requiere durante un año, para obtener los

resultados comprometidos y demandados por los diversos sectores de la sociedad.

Proyecto de

Presupuesto

Estimación de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos y de

apoyo de las dependencias y entidades del Sector Público, para su elaboración se

deben observar las normas, lineamientos y políticas de gasto que fije la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público; la información permite a esta dependencia integrar el

proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación.

Respaldar

Una copia de seguridad o backup (su nombre en inglés) en tecnología de la información

o informática, es una copia de seguridad o el proceso de copia de seguridad, con el fin

de que estas copias adicionales puedan utilizarse prescindiendo del original.

SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Unidad

Administrativa

Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura

organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los

demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

5. Disposiciones Generales

5.1 La CGAF realizará la gestión ante la Dirección General (DG), de las solicitudes de Contratos

Plurianuales.

5.2 La DG, autorizará la celebración de los Contratos Plurianuales.

5.3 Todo trámite de gestión de Contrato Plurianual, deberá apegarse a las disposiciones generales para

celebrar contratos plurianuales de obras públicas, adquisiciones y arrendamientos o servicios, emitidas

por la CGAF y validadas por la Junta de Gobierno.

5.4 La Dirección de Programación y Presupuesto, enviará a la Unidad Administrativa solicitante, el

Contrato Plurianual autorizado.

5.5 La fecha límite para la gestión de las solicitudes de Contratos Plurianuales, será el último día hábil del

mes de agosto (Establecido en el Artículo 147 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y

Responsabilidad Hacendaria).

5.6 Las Unidades Administrativas responsables de los Contratos Plurianuales deberán informar a la CGAF

sobre el avance financiero al terminar cada trimestre.

http://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s

http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica






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6. Proceso

6.1 Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales

Objetivo: Definir las actividades para la recepción, obtención de la autorización y seguimiento de

solicitudes de contratos plurianuales de las Unidades Administrativas; así como, su

incorporación al Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Comisión Nacional para el

Desarrollo de los Pueblos Indígenas, a fin de que cuenten con la suficiencia presupuestal y

permitir el cumplimiento de contrataciones que impliquen asignaciones de recursos para dos o

más ejercicios fiscales, a efecto de lograr mejores condiciones de contratación.

No. Descripción de la Actividad Responsable

Autorización

1. Elabora con base en los requerimientos propios o de las Unidades Administrativas,

“Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos

Plurianuales” y Anexos con base en las “Disposiciones Generales para la

Celebración de Contratos Plurianuales de Obras Públicas, Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios” emitidas por la CGAF.

Unidad

Administrativa

2. Entrega el “Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos

Plurianuales” y Anexos a la CGAF.

Unidad

Administrativa

3. Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto el “Oficio de

SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales” y

Anexos recibido de la CGAF.

Departamento de

Control y

Seguimiento

4. Revisa que la solicitud y los documentos anexos cumplan con lo establecido en las

“Disposiciones Generales para la Celebración de Contratos Plurianuales de Obras

Públicas, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios” emitidas por la CGAF.

¿Cumplen con la Normatividad?

No: Devuelve documentación a la Unidad Administrativa mediante oficio suscrito

por la CGAF y/o vía correo electrónico. Reinicia en el paso 1.

Sí: Ir al paso 5.

Departamento de

Control y

Seguimiento

5. Elabora “Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos Plurianuales” con

base en el oficio recibido de las Unidades Administrativas y lo entrega a la

Subdirección de Programación y Presupuesto.

Departamento de

Control y

Seguimiento

6. Revisa y rubrica el “Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos

Plurianuales”, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y

Presupuesto y se lo entrega junto con los documentos fuente, para que por su

conducto se obtenga el visto bueno de la CGAF y la autorización de la Dirección

General de la CDI.

Subdirección de

Programación y

Presupuesto






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7. Recibe el “Oficio de Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales” autorizado,

junto con los documentos fuente.

Departamento de

Control y

Seguimiento

8. Elabora “Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales”

y lo envía a la CGAF para su firma.

Departamento de

Control y

Seguimiento

9. Firma el “Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales”

y lo turna al Departamento de Control y Seguimiento para su distribución.

Coordinación

General de

Administración y

Finanzas

10. Entrega a las Unidades Administrativas:

“Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales”,

suscrito por la CGAF.

“Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos Plurianuales” suscrito por la

Dirección General de la CDI.

Departamento de

Control y

Seguimiento

11. Recaba acuse de recibo en una copia del oficio de ENVÍO y la archiva en el

expediente denominado Contratos Plurianuales junto con copia del “Oficio de

SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales” y

Anexos

Departamento de

Control y

Seguimiento

Seguimiento Trimestral

12. Recibe trimestralmente de la SHCP, oficio y archivo electrónico en los que solicitan

el avance del ejercicio de los recursos por contratos plurianuales.

Departamento de

Control y

Seguimiento

13. Elabora base de datos electrónica con los contratos plurianuales autorizados. Departamento de

Control y

Seguimiento

14. Elabora, en formato Excel, archivo por área con los contratos plurianuales

autorizados.

Departamento de

Control y

Seguimiento

15. Elabora “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales

Autorizados” y lo envía a la CGAF para su firma.

Departamento de

Control y

Seguimiento

16. Autoriza el “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales

Autorizados” y lo turna al Departamento de Control y Seguimiento.

Coordinación

General de

Administración y

Finanzas






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17. Envía archivo electrónico por área, en formato Excel, a las Unidades

Administrativas responsables de los Contratos Plurianuales para el registro de

avance financiero y el “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos

Plurianuales Autorizados”, y obtiene acuse de recibo.

Departamento de

Control y

Seguimiento

18. Recibe el archivo electrónico por área y el “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a

los Contratos Plurianuales Autorizados”.

Unidad

Administrativa

19. Elabora oficio de respuesta a la CGAF para informar el ejercicio de los recursos por

contratos plurianuales, y de manera simultánea envía los archivos electrónicos con

la información solicitada.

Unidad

Administrativa

20. Recibe de las Unidades Administrativas el archivo electrónico por área, en formato

Excel, y el oficio de respuesta con la información de los recursos ejercidos por

contratos plurianuales. Revisa la información y, en su caso, solicita datos o

información aclaratoria.

Departamento de

Control y

Seguimiento

21. Consolida la información recibida por tipo de gasto en los formatos electrónicos

recibidos de la SHCP.

Departamento de

Control y

Seguimiento

22. Elabora “Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos

Plurianuales” y lo envía a la Subdirección de Programación y Presupuesto.

Departamento de

Control y

Seguimiento

23. Revisa y rubrica el “Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos

Plurianuales”, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y

Presupuesto y por su conducto obtiene la firma de autorización de la CGAF.

Subdirección de

Programación y

Presupuesto

24. Entrega a la SHCP el “Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por

Contratos Plurianuales”, obtiene acuse de recibo en una copia del oficio y la archiva

en el expediente denominado Contratos Plurianuales.

Envía de manera simultánea los archivos electrónicos con la información solicitada.

Departamento de

Control y

Seguimiento

25. Recibe, en su caso, observaciones de la SHCP en forma electrónica. Analiza las

observaciones, elabora la respuesta (en caso necesario solicita información

justificativa a la Unidad Administrativa correspondiente) y la envía

electrónicamente.

Departamento de

Control y

Seguimiento






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Registro Anual de Contratos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto

26. Obtiene del Portal de la SHCP los “Insumos para la Elaboración del Anteproyecto y

la Integración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación” y los

archivos electrónicos (plantillas) correspondientes.

Departamento de

Control y

Seguimiento

27. Elabora las plantillas electrónicas con la información de los contratos plurianuales

del año anterior, del año en curso y la proyección de dos años subsecuentes.

Departamento de

Control y

Seguimiento

28. Verifica en el proyecto de presupuesto elaborado por el Departamento de

Programación y Presupuesto, que las partidas y programas presupuestarios

correspondientes a contratos plurianuales cuenten con suficiencia presupuestal.

Departamento de

Control y

Seguimiento

29. Envía electrónicamente las plantillas al Departamento de Programación para que

las incorpore al PASH.

Departamento de

Control y

Seguimiento






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6.2 Diagrama de Flujo

Procedimiento para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales

Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Subdirección de Programación y Presupuestación

“Oficio de

Autorización para

Celebrar Contratos

Plurianuales”

“Oficio

de Solicitud de

Autorización para la

Celebración de

Contratos Plurianuales”

1

Elabora “Oficio de SOLICITUD de

Autorización para la Celebración de

Contratos Plurianuales” y Anexos con

base en las “Disposiciones Generales

para la Celebración de Contratos

Plurianuales de Obras Públicas,

Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios” emitidas por la CGAF

Inicio

3

Recibe de la Subdirección de

Programación y Presupuesto el “Oficio

de SOLICITUD de Autorización para

la Celebración de Contratos

Plurianuales” y Anexos recibido de la

CGAF

2

Entrega el “Oficio de SOLICITUD de

Autorización para la Celebración de

Contratos Plurianuales” y Anexos a la

CGAF

4

Revisa que la solicitud y los

documentos anexos cumplan con lo

establecido en las “Disposiciones

Generales para la Celebración de

Contratos Plurianuales de Obras

Públicas, Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios” emitidas

por la CGAF

5

Elabora “Oficio de AUTORIZACIÓN

para Celebrar Contratos Plurianuales”

con base en el oficio recibido de las

Unidades Administrativas

7

¿Cumplen con la

Normatividad?

Devuelve documentación

a la Unidad Administrativa

mediante oficio suscrito

por la CGAF y/o vía correo

electrónico

Si

No

6

Revisa y rubrica el “Oficio de

AUTORIZACIÓN para Celebrar

Contratos Plurianuales”, obtiene la

rúbrica de visto bueno del Subdirector

de Programación y Presupuesto y se

lo entrega junto con los documentos

fuente, para que por su conducto se

obtenga el visto bueno y autorización

de autoridades superiores de la CDI

Autorización






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Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Coordinación General de Administración y Finanzas

“Oficio

de Envío”

8

Elabora “Oficio de ENVÍO de la

Autorización para Celebrar Contratos

Plurianuales” y lo envía a la CGAF

para su firma

13

6

9

Firma el “Oficio de ENVÍO de la

Autorización para Celebrar Contratos

Plurianuales” y lo turna al

Departamento de Control y

Seguimiento para su distribución

12

Recibe trimestralmente de la SHCP,

oficio y archivo electrónico en los que

solicitan el avance del ejercicio de los

recursos por contratos plurianuales

11

Recaba acuse de recibo en una copia

del oficio de ENVÍO y la archiva en el

expediente denominado Contratos

Plurianuales junto con copia del

“Oficio de SOLICITUD de Autorización

para la Celebración de Contratos

Plurianuales” y Anexos

10

Entrega a las Unidades

Administrativas: “Oficio de ENVÍO de

la Autorización para Celebrar

Contratos Plurianuales” y “Oficio de

AUTORIZACIÓN para Celebrar


Seguimiento Trimestral

7

Recibe el “Oficio de AUTORIZACIÓN

para Celebrar Contratos Plurianuales”

autorizado, junto con los documentos

fuente






Página: 11 de 17


Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Coordinación General de Administración y Finanzas

21

12

14

Elabora, en formato Excel, archivo por

área con los contratos plurianuales

autorizados

“Oficio

de Respuesta

a la CGAF”

“Oficio

de Solicitud de

Seguimiento a los

Contratos Plurianuales

Autorizados”

17

Envía archivo electrónico por área a

las Unidades Administrativas para el

registro de avance financiero y el

“Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO

a los Contratos Plurianuales

Autorizados”

16

Autoriza el “Oficio de Solicitud de

SEGUIMIENTO a los Contratos

Plurianuales Autorizados” y lo turna al

Departamento de Control y

Seguimiento

15

Elabora “Oficio de Solicitud de


Plurianuales Autorizados” y lo envía a

la CGAF para su firma

18

Recibe el archivo electrónico por área

y el “Oficio de Solicitud de


Plurianuales Autorizados”

19

Elabora oficio de respuesta a la CGAF

para informar el ejercicio de los

recursos por contratos plurianuales, y

de manera simultánea envía los

archivos electrónicos con la

información solicitada

20

Recibe de las Unidades

Administrativas el archivo electrónico

por área y el oficio de respuesta con la

información de los recursos ejercidos

por contratos plurianuales.

B.D.

Contratos

13

Elabora base de datos electrónica con

los contratos plurianuales autorizados






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“Oficio

de Avance del Ejercicio

de los Recursos por


Revisa y rubrica el “Oficio de AVANCE

del Ejercicio de los Recursos por

Contratos Plurianuales”, obtiene la

rúbrica de visto bueno de la Dirección

de Programación y Presupuesto y por

su conducto obtiene la firma de

autorización de la CGAF

Elabora “Oficio de AVANCE del

Ejercicio de los Recursos por

Contratos Plurianuales” y lo envía a la

Subdirección de Programación y

Presupuesto

26

20

Entrega a la SHCP el “Oficio de

AVANCE del Ejercicio de los

Recursos por Contratos

Plurianuales”, obtiene acuse de recibo

en una copia del oficio, la guarda en el

expediente denominado Contratos

Plurianuales y envía de manera

simultánea los archivos electrónicos

con la información solicitada

22

2324

25

Recibe, en su caso, observaciones de

la SHCP en forma electrónica. Analiza

las observaciones, elabora la

respuesta y la envía electrónicamente

Consolida la información recibida por

tipo de gasto en los formatos

electrónicos recibidos de la SHCP

21






Página: 13 de 17



27

Elabora las plantillas electrónicas con

la información de los contratos

plurianuales del año anterior, del año

en curso y la proyección de dos años

subsecuentes

25

28

Verifica en el proyecto de presupuesto

elaborado por el Departamento de

Programación y Presupuesto, que las

partidas y programas presupuestarios

correspondientes a contratos

plurianuales cuenten con suficiencia

presupuestal

29

Envía electrónicamente las plantillas

al Departamento de Programación

para que las incorpore al PASH.

Fin

Registro Anual de Contratos para la Elaboración del

Proyecto de Presupuesto

26

Obtiene del Portal de la SHCP los

“Insumos para la Elaboración de los

Anteproyectos y la Integración del

Proyecto de Presupuesto de Egresos

de la Federación” y los archivos

electrónicos correspondientes






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6.3 Anexos Anexo 6.3.1 “Monto Erogado Sobre Contratos Plurianuales de Obras Públicas, Adquisiciones y Arrendamientos

o Servicios”






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Anexo 6.3.1 Instructivo de llenado

Núm. Dice: Debe anotarse:

1. Enero-marzo de 2012 Periodo que se reporta.

2. Ramo / Entidad: Nombre de la Dependencia o Entidad que reporta la información.

3. Concepto Especificar tipo de gasto (corriente o de inversión).

4. Total aprobado Suma de los subtotales de gasto corriente e inversión.

5. Gasto corriente Total del presupuesto anual para gasto corriente (Capítulos 1000,

2000, 3000 y 4000).

6. Gasto de inversión Total del presupuesto anual para gasto de inversión (Capítulos 5000 y

6000).

7. Monto anual aprobado o

modificado Monto anual aprobado para compromisos plurianuales.

8. Programado Presupuesto programado en los meses correspondientes.

9. (Enero-febrero) Presupuesto programado acumulado en el mes correspondiente para

contratos plurianuales.

10. (Enero-marzo) Presupuesto programado acumulado en el periodo correspondiente

para contratos plurianuales.

11. Ejercido Presupuesto ejercido en los meses correspondientes.

12. (Enero) Presupuesto ejercido acumulado en el mes correspondiente para


13. (Enero-febrero)

(Enero-marzo)

Presupuesto ejercido acumulado en el periodo correspondiente para


14. Nota Explicación a las variaciones entre el presupuesto programado

acumulado y el ejercido acumulado.






Página: 16 de 17

7. Transitorios

Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.






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8. Emisores

Autorizó:

Visto Bueno:

Xavier Abreu Sierra Director General

Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración

y Finanzas

Elaboró: Supervisó:

_____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y

Presupuesto

_____________________________ José Antonio Melgoza Camarena

Director General Adjunto de Innovación y Mejora

R e g i s t r o Oficio Número:

CGAF/ /2012

Sello:

Fecha de dictaminación por el COMERI:

30 de noviembre de 2012

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