CÁMARA DE COMERCIO DE MONTERÍA

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN, RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONSULTA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

MONTERIA CÓRDOBA MAYO DE 2017

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 3

1. ELABORACIÓN, RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONSULTA DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES .................................................................................................................. 5

1.1 Alcance: .................................................................................................................................... 5

1.2 Objetivos: ................................................................................................................................. 5

1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................... 5

2. POLÍTICAS: .................................................................................................................................. 13

2.1 ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES .................................................................. 13

2.2 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL ................................ 15

2.3 CARTAS ................................................................................................................................... 18

2.4 CIRCULARES ............................................................................................................................ 26

3 VENTANILLA ÚNICA O UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ............................................................... 30

3.1 FUNCIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA O UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ......................... 30

3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, RECEPCIÓN, RADICACIÓN, REGISTRO Y

DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ....................................................................... 31

4 CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES .................................................................................. 37

5 CIRCULACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS ....................................................... 37

6 ARCHIVO ELECTRÓNICO Y FÍSICO DE LAS COMUNICACIONES ....................................................... 38

7 DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 38

8 REGLAMENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS. ................................................................ 38

9 MARCO NORMATIVO ..................................................................................................................... 40

INTRODUCCIÓN

Considerando que la Gestión de Documental ha sido definida por el Presidente Ejecutivo como un proceso transversal en la Cámara de Comercio de Montería y en sintonía con la Política de Información, a continuación se fijan las Políticas que para la Gestión de Documentos deberán regir en todas las dependencias de la Cámara de Comercio Este reglamento se caracteriza por su flexibilidad, ya que permite modificaciones o adecuaciones con el fin de garantizar su vigencia. ¿Por qué ha de existir un Archivo en las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería?

Porque el importante incremento del volumen documental de la Institución hace necesaria la normalización de la gestión de la documentación administrativa, así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación que generan las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería.

Porque la legislación Colombiana establece que los organismos públicos u lo organismos privados que cumplen funciones públicas como es el caso de las Cámaras de Comercio están en deber de organizar y conservar los documentos que genere en el ejercicio de sus funciones.

Porque toda la documentación producida por las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería forma parte de su patrimonio documental y de su memoria institucional e histórica

¿Qué documentación forma parte del Archivo de las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería? El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o recibidos por los órganos de control, vigilancia y de gobierno, así como las personas al servicio de las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería en el desarrollo de su actividad registral, administrativa, económica, e investigadora Quedan incluidos, por lo tanto los documentos de la de la siguiente naturaleza:

Los registros públicos

Documentos de los diferentes comités.

Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico de los diferentes ámbitos de las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería.

Correspondencia y escritos de las diferentes dependencias y cargos

Documentos del presupuesto de la Cámara

Expedientes del personal

Publicaciones institucionales y memorias

Expedientes de Investigación.

Todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las actividades de la institución y sus miembros.

¿Qué elementos constituyen el Sistema de Archivos de las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería?

Los Archivos de Gestión u oficina, que conservan la documentación que elabora hasta su destino final y durante el periodo de vigencia administrativa, estipulado en las Tablas de Retención Documental o Matriz Documental.

El Archivo Central, área especializada en las funciones de gestión conservación, (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos

Archivo histórico, “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de2000. Estos tipos de archivo forman parte del sistema archivístico de las dependencias de la Cámara de Comercio de Montería y responden a las diferentes fases del ciclo vital del documento en sus Valores Primarios, Valores Secundarios. Los documentos de archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico; sin embargo su valor y su función van modificándose en las sucesivas etapas, correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto.

1. ELABORACIÓN, RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y

CONSULTA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

1.1 Alcance:

Aplica para todas las comunicaciones oficiales recibidas, enviadas e internas de la Cámara de Comercio de Montería. Quedan excluidas de este alcance las comunicaciones personales, las que se reciban se les colocara un sticker que diga “Si no es personal y/o confidencial favor regresar al CAD para radicar”. 1.2 Objetivos:

- Garantizar el óptimo funcionamiento de la gestión documental en cuanto a la

tramitación y control de las comunicaciones escritas.

- Unificar los criterios y estandarizar los procedimientos que regulan la recepción, radicación, distribución y administración de las comunicaciones recibidas y generadas en la Cámara de Comercio de Montería.

1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los propósitos de este manual se aplican los siguientes términos y definiciones. Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.

Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar. Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica. Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.

Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación. Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.

Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.

Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la

legalidad de un hecho o acto solemne.

Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un

grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe,

para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que

produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de

clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación

numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización,

seguida de la serie documental, en caso de que exista.

NOTA: Antes llamado también número, referencia o consecutivo.

Comunicación recibida: es aquella comunicación escrita emitida por una entidad o persona externa y que tiene como destinataria cualquiera de las empresas o afiliados de la Cámara de Comercio Comunicación enviada: es aquella comunicación escrita generada desde una dependencia de la Cámara de Comercio y que tiene como destinaria a una entidad o persona externa. Comunicación interna: es aquella comunicación escrita enviada de una dependencia a otra dentro de la Cámara de Comercio. Conclusiones. Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de

manera directa, clara, concisa y lógica.

Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

Contenido.

En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la

relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que

aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.

Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.

Copia. Fiel reproducción del documento.

Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.

Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.

Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación. Encabezado.

Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la

continuidad del documento.

Encabezamiento.

Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de

comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un

documento.

Espacio.

Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Esquema.

Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de

los documentos.

Estilo.

Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Experiencia.

Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.

Figura.

Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Foliar.

Acción de numerar las hojas.

Folio.

Hoja.

Fuente o tipo de letra.

Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.

Fuente bibliográfica.

Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.

Glosario.

Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la

comprensión del documento.

Ilustración.

Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el

cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.

Índice.

Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos

(geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento,

para facilitar su ubicación en el texto.

Informe.

Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier

actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de

procesos administrativos.

Interlínea.

Distancia vertical entre dos renglones.

Interlínea libre.

Renglón sin escritura.

Introducción.

Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y

objetivos del informe extenso.

Líneas especiales.

Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.

NOTA No están presentes en todos los documentos organizacionales.

Logotipo.

Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil

la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes.

Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página

impresa.

Material complementario.

Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente;

separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y

que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos,

disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas,

planos entre otros.

Membrete.

Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o

jurídica.

Memorando.

Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos

internos.

Mensaje electrónico.

Comunicación escrita, a través de la Internet.

Modelo.

Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación

de su papelería.

Nota de pie de página.

Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el

texto.

Nivel.

Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un

documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del

documento.

Objetivo.

Describe la finalidad del informe corto.

Orden del día

Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Página.

Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.

Paginar.

Acción de numerar páginas.

Portada.

Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del

documento.

Radicación.

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de

recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos

de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir

del día siguiente de radicado el documento.

Razón social.

Nombre que identifica a una organización.

Recomendación.

Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo delas

conclusiones que se consideran alcanzadas.

Redactor.

Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Referencia bibliográfica.

Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la

identificación de una fuente documental o parte de ella.

Registro.

Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de

correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos

tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código

de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del

funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita),

entre otros.

Remitente.

Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón.

Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Resumen ejecutivo.

Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se

limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.

Rúbrica.

Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte dela

firma, después de su nombre o título.

Saludo.

Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla.

Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Sobre.

Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Soporte.

Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética; este

material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco

óptico, entre otros.

Subdivisión.

Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas.

Tablas.

Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados en

columnas para facilitar su interpretación. Representa información cuantitativa en

columnas.

Tabulado.

Espacio determinado para escribir datos en columnas.

Tercio.

Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.

Texto.

En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.

Título.

Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno

de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a

menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.

Transcriptor.

Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Viñeta.

Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un

trabajo escrito.

Zona.

Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2. POLÍTICAS:

2.1 ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones a ser enviadas se elaborarán por cada responsable y deberán ser correctas en su ortografía y redacción. Siguiendo las normas vigentes del ICONTEC para comunicaciones oficiales, en particular la Guía Técnica Colombiana GTC 185, Esta guía tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. Para los propósitos de este manual se aplican los siguientes conceptos: ZONAS Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado. Zona 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.

MÁRGENES Se recomiendan los siguientes márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm, Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm, Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm. Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm. NOTA En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo. Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página. ESTILOS Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se empleará el estilo bloque extremo. Bloque extremo Todas las líneas parten del margen izquierdo. NOTA Este estilo se utiliza de acuerdo con lo establecido en el procesador de palabra.

FUENTE Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, se recomienda utilizar Verdana, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.

2.2 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

Identificación de páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se deja una o dos interlíneas libres. Código Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo. Lugar de origen y fecha de elaboración Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo. Datos del destinatario A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento. Denominación o título académico Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos. Nombre del destinatario Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.

Cargo Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos. Asunto Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. Cuerpo o texto Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Datos del remitente El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla. Líneas especiales Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también alineado. Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didáctico). EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).

Copia La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar. EJEMPLO 1 En línea separada: Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vélez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestión Humana Dirección Financiera EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias: Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 4 En línea seguida: Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César Arenas, Jefe de Producción Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones. Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración delas comunicaciones A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todos debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación. EJEMPLO

Redactor: Juan Carlos López Mendieta Transcriptor: Angélica María Duque Duque Número de copias El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidas en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidas se elaborarán un (1) original y máximo (2) dos copias. Soportes En lo que se refiere al papel, se recomienda utilizarlo con gramaje entre 75 gramos y 90 gramos (g/m), libre de acidez para evitar que con el tiempo tome color amarillento. Se recomienda, especialmente, que las actas, informes y documentos históricos se impriman sobre este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas cuyo material no presente acidez que afecte la conservación de los textos. - NTC 2676 aplicable a soportes digitales según “características dimensionales, físicas y magnéticas.” Se recomienda seguir las instrucciones dadas por los fabricantes de todo tipo de soportes electrónicos y digitales; cuidando que la recuperación, copiado y reproducción estén libres de virus informáticos y que la producción de backups se adapten correctamente. Recomendaciones Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

2.3 CARTAS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: - Tratar un solo tema por comunicación; - Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - Usar tratamiento respetuoso y cortés; - Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; - Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y - Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. UTILIZACIÓN DE LA CARTA De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: - Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; - Regular o aclarar una situación; - Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - Dar respuesta a una comunicación recibida; - Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - Solicitar detalles sobre un asunto determinado; - Impugnar o corregir una situación; - Confirmar eventos ocurridos o pendientes; - Solicitar o remitir información, documentos u objetos; - Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; - Felicitar, invitar o convocar, y - Hacer llamados de atención, entre otros. CLASES DE CARTAS U OFICIOS Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: -organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; - oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

PARTES DE LA CARTA Código Véase términos y definiciones Lugar de origen y fecha de elaboración Véase términos y definiciones Destinatario A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está conformado por los siguientes componentes: Denominación o título académico Se escribe en la primera interlínea libre. Nombre del destinatario Se ubica en la segunda interlínea libre. Cargo Se ubica en la tercera interlínea libre. Organización Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente. Dirección De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.

Nombre del lugar de origen Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente. País Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida. EJEMPLO 1 Doctor GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnológico Calle 57 43-19 Armenia, Quindío EJEMPLO 2 Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO VÉLEZ Gerenta de Producción Química Nacional Ltda. Carrera 26 63-32 Santiago de Cali, Valle del Cauca EJEMPLO 3 Señor MICHEL MAURIAC Président-Directeur Général AMSDE26 Avenue de Verdun33089 Bordeaux-Cedex Francia

EJEMPLO 4 Señor ANDRÉS URRESTA RÚA Director Administrativo La Nacional de Seguros Casilla 1289 Quito, Ecuador EJEMPLO 5 Ingeniero JORGE SÁNCHEZ Coordinador de Informática Dow Chemical Colombia Fax (5) 315 48 90 Barranquilla, Atlántico Asunto Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección. Saludo Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto. Texto Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafos y para efectos de redacción y presentación véase el documento Frases de cierre y apertura para correspondencia comercial. Despedida Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el documento Frases de cierre y apertura para correspondencia comercial. Remitente y firmas responsables Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

Líneas especiales Véase el numeral 2.2 Anexos Véase el numeral 2.2 Copias Véase el numeral 2.2 Identificación del transcriptor Véase el numeral 2.2

2.4 CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Tratar un solo tema; - Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; - Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - Usar un tratamiento respetuoso y cortés; - Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y - Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. CLASES DE CIRCULARES La circular general se dirige a un grupo específico de personas. La carta circular está dirigida en forma personalizada. PARTES Encabezado De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere. Código Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado. Lugar de origen y fecha de elaboración Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

Encabezamiento y destinatarios De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar. EJEMPLO, Estilo bloque extremo PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS, LOGÍSTICA Y JURÍDICA Asunto Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. Saludo Se incluye en el inicio del texto. Texto Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. Despedida Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto. Remitente y firmas responsables Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido. Líneas especiales Véase el numeral 2.2

3 VENTANILLA ÚNICA O UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

la unidad de correspondencia es la encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyen al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevan en los archivos de gestión , centrales e históricos. Debe contar con: -Ubicación dentro de la estructura orgánica -Personal suficiente y capacitado -Medios físicos y tecnológicos -Servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico, entre otros - Horarios de atención al público

3.1 FUNCIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA O UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

• Conocer la Entidad.

• Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir e informar sobre las

comunicaciones que ingresen o salgan de la Entidad, con celeridad e imparcialidad.

• Guardar estricta reserva sobre los documentos e información a la que se tiene

acceso

• Asesorar a las dependencias en administración de comunicaciones oficiales

• Informar oportunamente a las dependencias sobre vencimiento de términos para respuestas

3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, RECEPCIÓN, RADICACIÓN,

REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Imagen corporativa Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la elaboración de comunicaciones oficiales se realizará siguiendo los modelos de las normas Icontec, en particular la Guía Técnica Colombiana GTC 185, que será adoptada por la Cámara de Comercio de Montería. Selección tipo documental

Carta. Se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la Entidad comunique a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación, invitaciones, llamados de atención, y situaciones análogas). Los funcionarios que hayan sido comisionados para adelantar actividades fuera de la Entidad elaborarán cartas en la papelería institucional. De igual forma aquellos que sean designados mediante oficio escrito, como supervisores de contratos o convenios;

Circulares. Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios internos o externos. Estas se clasifican así: 1. Circulares Normativas. Se emplean para dar a conocer información de carácter

normativo, dirigida a varios destinatarios de la entidad, serán emitidas por la Presidencia Ejecutiva y la Subdirección Administrativa y Financiera

2. Circulares Informativas. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido dirigido a varios destinatarios, serán emitidas por: el nivel Ejecutivo, el nivel Secretarial, el nivel Subdirectivo y el nivel Coordinador. Requisitos de Presentación Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación.

empleando el tipo Verdana, tamaño 10 o 12.

, teniendo en cuenta el sistema Integrado de Conservación, el cual garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.

impresión que se utilice.

ntizar la permanencia de la información transmitida vía fax contenida en papel químico, se debe fotocopiar.

la preservación y conservación del documento. Se debe optar por emplear el formato de nota interna.

erioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo es el de emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho. Firmas responsables Según el Acuerdo 060 de 2001, Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. Podrán firmar comunicaciones oficiales quienes se encuentren estructurados en el organigrama en los siguientes niveles: nivel ejecutivo, nivel secretarial, nivel subdirectivo y nivel coordinador, previa autorización del Presidente Ejecutivo, a excepción de los Asistentes de Registro quienes están autorizados para suscribir los siguientes documentos: Devoluciones condicionales y de plano de las solicitudes de registros, Notificaciones de actos registrales, consultas o peticiones de los registros públicos y requerir aclaraciones de las solicitudes radicadas. Las auxiliares de certificación podrán firmar las respuestas a las solicitudes de certificados especiales. Las comunicaciones oficiales a nivel nacional e internacional solamente podrán ser firmadas por el Representante Legal o su Suplente. Los funcionarios del Centro de Administración Documental y los designados en las Unidades de Correspondencia, llevarán un registro de firmas de los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendrá el tipo de solicitud, los tiempos de respuesta los nombres de los funcionarios autorizados para elaborar y firmar comunicaciones oficiales, su cargo, su firma completa y su firma abreviada. (Ver Anexo N° 1)

Se autoriza también a los funcionarios con póliza de manejo, a los tesoreros y a los funcionarios comisionados para adelantar investigaciones, o designados para labores de supervisión en la contratación, para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con su función. Empleo código de la dependencia productora De acuerdo con la estructura orgánica de la Cámara de Comercio de Montería, se establece la codificación, para cada una de las dependencias, la cual se requiere para la producción y distribución de comunicaciones oficiales y para la codificación de las Tablas de Retención Documental. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Asistente del centro de Administración Documental. Numeración de actos administrativos La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. Los actos administrativos que se deben enumerar son: Acuerdos, Contratos, Convenios, Resoluciones.

Comunicaciones oficiales recibidas Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán: -Ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. -Si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación y registro del mismo. -Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Tiempos de Respuesta

INVITACIONES Y COMUNICACIONES: 10 DÍAS CALENDARIO

SOLICITUD DE DOCUMENTOS 10 DÍAS CALENDARIO

SOLICITUD DE CERTIFICADOS

ESPECIALES

5 DÍAS HÁBILES

DERECHOS DE PETICIÓN: 15 DÍAS HÁBILES

CUMPLIMIENTO A ACCIONES DE TUTELA: INMEDIATO

CONSULTAS: 30 DIAS CALENDARIO

ÓRDENES JUDICIALES Y/O

ADMINISTRATIVAS

INMEDIATO

SOLICITUDES ESPECIALES DE

JUZGADOS, FISCALÍA Y ORGANISMOS DE

CONTROL:

PLAZO ESTIPULADO EN LA

SOLICITUD, EN CASO DE NO

ESTABLER SE RESPONDERÁ EN

5 DÍAS HÁBILES.

Comunicaciones oficiales enviadas Con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa, antes de radicar y registrar los documentos oficiales, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - Los documentos deben estar redactados en forma clara, precisa, concreta y concisa; - verificar el uso de tratamiento respetuoso y cortés; -Verificar la utilización de los formatos autorizados por la organización. Una vez realizado lo anterior, se debe: -Verificar el contenido de la comunicación, el número de copias, la presencia de anexos, la información del destinatario, las firmas autorizadas, la estabilidad de las tintas, - Radicar y registrar, asignándole el número consecutivo y la fecha, - Relacionar la información con la solicitud, en caso de existir -Establecer controles para tiempos de respuesta y mensajería. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos y antecedentes correspondientes (esta copia será la que tenga la evidencia del recibo del documento, bien sea por medio de firma o guías de correspondencia), para el archivo de gestión, en la serie documental a la cual pertenezca de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, custodiado por la oficina productora, y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. Comunicaciones internas Para las comunicaciones internas de carácter oficial, la entidad debe establecer controles y procedimientos que permiten realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y el uso del sistema de gestión documental que permite la consulta oportuna.

En este caso, el registro que genera el Software de Gestión de Documentos, por cada usuario que envía una comunicación, equivaldrá a la firma manuscrita del empleado. De tal manera que, toda comunicación interna se radicará en cada dependencia, se enviará por el Software de Gestión de Documentos, y solo se imprimirá aquella que por sus características así lo requiera. Comunicaciones oficiales vía fax Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Si se utiliza para la impresión de los fax, papel químico, se deberá reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Se debe: -Fotocopiar el documento -Radicar y registrar el documento -Utilizar sello de transmitido o recibido por fax

-Tener en cuenta que el documento transmitido por fax es provisional, hay que tener o enviar el original. Comunicaciones oficiales por correo electrónico La entidad dispone de Internet y servicios de correo electrónico oficial, su utilización está reglamentada y tiene asignada al área de Sistemas como responsable de administrar y habilitar las cuentas oficiales. Sin embargo, la unidad de correspondencia debe tener el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. -Todos los reclamos que ingresen a la Cámara de Comercio de Montería deberán llegar al correo pqrs@ccmonteria.org.co y el CAD será el encargado de redirigir y administrar el buzón de correo, teniendo en cuenta que lo que llegue deba ser publicado en WorkManager E.D. ®, deberá ser registrado y distribuido por el software.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

4 CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

-La unidad de correspondencia, llevará planillas, formatos y controles manuales o

automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de

los funcionarios competentes y dispondrá de servicios de alerta para el seguimiento a

los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

-La Cámara cuenta con una Ventanilla Única de Radicación de Comunicaciones, la cual se ceñirá a las directrices del Centro de Administración de Documentos – CAD – Ubicado en las instalaciones es de la Cámara de Comercio de Montería. -Sólo la auxiliar administrativa y el personal del Centro de Administración de Documentos, están autorizados para destapar los sobres que se reciban y estén dirigidos a cualquiera de las áreas de la Cámara de Comercio de Montería. -Está prohibido destapar y radicar sobres o comunicaciones personales ni la Auxiliar CAD, ni el personal del Centro de Administración de Documentos, se hacen responsables de comunicaciones personales. -Toda comunicación recibida o a ser enviada, se entregará para su radicación a la auxiliar administrativa o en el Centro de Administración de Documentos o en los puntos de radicación designados para tal fin. -Solamente existirá un Número Único de Radicado de comunicaciones en la Cámara de Comercio de Montería, para garantizar el control y respuesta oficial de las mismas.

5 CIRCULACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS

-La circulación y notificación a los destinatarios de las comunicaciones recibidas será por el Sistema de Gestión Electrónica de Documentos. -La distribución en físico, de las comunicaciones a las oficinas responsables de su trámite, se realizará en dos jornadas, en horas de la mañana de 11: 00 a.m. a 12: 00 p.m. y en horas de la tarde de 5:00 a 6:00 p.m. Esta responsabilidad será asignada a un corredor, quien distribuirá las comunicaciones recibidas, relacionándolas en la

Planillas de control de entrega de documentos y recibirá las comunicaciones que serán enviadas, para su posterior radicación, registro y distribución. En casos especiales como las tutelas y las órdenes judiciales y/o administrativas que son de cumplimiento inmediato, habrá excepciones, y la entrega física se realizará con la mayor celeridad.

6 ARCHIVO ELECTRÓNICO Y FÍSICO DE LAS COMUNICACIONES

-Toda comunicación externa recibida, enviada o interna, será archivada electrónicamente en el servidor de la Cámara de Comercio de Montería. -El documento en soporte físico, será distribuido a cada una de las oficinas responsables de su trámite para ser conservado en su respectivo Archivo de Gestión según las Tablas de Retención Documental, definidas y aprobadas por el Comité de Archivo. -Cualquier comunicación y/o documento que se reciba o envíe por fuera del sistema de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Montería, no se considera oficial y es responsabilidad del empleado que omitió la política. -Los informes que se generan en los PSCC se deberán generar y publicar en PDF.

7 DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

-Todos los documentos que se vayan a eliminar se deben llevar al CAD, ninguna área debe destruir información, salvo documentos de apoyo.

8 REGLAMENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS.

Las consultas deberán efectuarse respetando las siguientes normas y procedimientos: -El usuario podrá presentarse directamente a fin de consultar la documentación la que estará a su disposición siempre que las circunstancias así lo permitan o bien solicitar una cita por correo electrónico o telefónicamente indicando el material que consultará para proceder a la búsqueda anticipada del mismo. -El acceso a la sala de consulta se realiza luego de haber colocado las pertenencias personales, incluyendo los teléfonos celulares, en los lugares habilitados al efecto ubicados en la entrada del Archivo.

-Queda estrictamente prohibido ingresar con alimentos, bebidas y fumar durante la consulta del material. -El Archivo puede restringir el acceso a la documentación cuya utilización directa pueda poner en peligro su integridad debido a su estado de conservación. -El usuario se hace responsable de la integridad del material que se le haya suministrado durante el período de tiempo que dure la consulta. Para ello el personal informará las formas adecuadas de manipulación del material. -El material a consultar se solicitará al personal y el mismo será entregado a usuarios en la sala de consulta. El usuario no puede modificar el orden interno de los documentos, ni extraerlos de sus interfolios ni carpetas. -Como medida de preservación del material se facilitará al usuario un par de guantes para la consulta y se prescribe el uso de lápiz negro. -No podrán hacerse anotaciones de ningún tipo sobre el material que se está consultando, ni dejar papeles u otros objetos para señalar ubicación de documentos de interés. -Para tomar notas se permite el uso de hojas sueltas. Asimismo, los usuarios podrán utilizar computadoras portátiles o grabadores de audio para registrar la información que se encuentran consultando. -De acuerdo con el estado de conservación de los materiales y el tipo de documentación, el personal del Archivo determinará la factibilidad y las condiciones en las que se podrá escanear y/o fotografiar. En ningún caso se permitirá el retiro de materiales del Archivo para su fotocopiado. El Archivo se reserva el derecho de retirar la documentación en el caso que el usuario no cumpla con las normas anteriormente mencionadas. -Se establece que todo uso que se realice de la información contenida en la documentación del Archivo es de entera y exclusiva responsabilidad del usuario. El Archivo no se responsabiliza por ningún tipo de uso de la información que brinda la documentación. -Todo uso que se realice de la información obtenida de documentación consultada en el Archivo para publicaciones y/o trabajos de cualquier naturaleza deberá consignar su procedencia: Archivo Histórico Central Cámara de Comercio de Montería.

9 MARCO NORMATIVO

Guía Técnica Colombiana GTC 185

Acuerdo 060 de 2001

Ley 1755 de 2015

Este Manual fue definido y aprobado por el Comité Interno de Archivo de la Cámara de Comercio de Montería, en el Acta No. 018 del 17 de agosto de 2016. Atentamente,

FÉLIX MANZUR JATTIN Presidente Ejecutivo

CÁMARA DE COMERCIO DE MONTERÍA