FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS - CORVEICA

MANUAL PARA LA ELABORACIN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

Bogot, diciembre de 2014

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Gerencia Direccin General CORVEICA 1

41Gerencia Direccin General CORVEICA MANUAL PARA LA ELABORACIN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION

1NORMAS GENERALES1.1 CDIGO DE DEPENDENCIA1.2 MRGENES BSICOS DE LA HOJA1.3 TIPO Y TAMAO DE LETRA1.4 ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES1.5 ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS1.6 ENCABEZADO DE PRIMERA PGINA1.7 USO DE MAYSCULAS Y MINSCULAS1.8 DENOMINACINES FEMENINAS Y PROFESIONALES1.9 ABREVIATURAS1.10 FECHAS DENTRO DEL TEXTO1.11 TRANSCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS1.12 CIFRAS

2OFICIOS2.1 COMPONENTES DEL OFICIO2.2 CDIGO Y CONSECUTIVO2.3 CIUDAD Y FECHA2.4 DATOS DEL DESTINATARIO2.5 ASUNTO2.6 SALUDO O VOCATIVO2.7 TEXTO2.8 PGINAS SUBSIGUIENTES2.9 DESPEDIDA2.10 REMITENTE2.11 REGISTROS ADICIONALES2.12 IDENTIFICACIN DE QUIENES PROYECTAN, RESPALDAN Y REVISAN:2.13 COMUNICACIONES CORTAS

3MEMORANDOS3.1 COMPONENTES DEL MEMORANDO3.2 DENOMINACIN DEL DOCUMENTO3.3 CDIGO Y CONSECUTIVO3.4 ENCABEZADO3.5 TEXTO3.6 DESPEDIDA3.7 REMITENTE:3.8 ANEXO3.9 COPIA3.10 IDENTIFICACI DEL TRANSCRIPTOR:3.11 PGINAS SIGUIENTES

4CIRCULARES4.1 CLASIFICACION DE CIRCULARES4.2 NUMERACIN4.3 COMPONENTES DE LA CIRCULAR4.4 DENOMINACIN DEL DOCUMENTO4.5 CDIGO Y CONSECUTIVO4.6 ENCABEZADO4.7 TEXTO4.8 DESPEDIDA4.9 REMITENTE:4.10 ANEXO4.11 IDENTIFICACIN DE TRANSCRIPTORES:4.12 PGINAS SIGUIENTES

5ACTAS5.1 COMPONENTES DE UN ACTA5.2 TTULO5.3 DENOMINACIN DEL DOCUMENTO Y NMERO5.4 CIUDAD Y FECHA5.5 HORA5.6 LUGAR5.7 ASISTENTES5.8 INVITADOS5.9 AUSENTES5.10 ORDEN DEL DA5.11 DESARROLLO5.12 CONVOCATORIA5.13 FIRMAS RESPONSABLES5.14 ANEXOS5.15 TRANSCRIPTOR5.16 PGINAS SIGUIENTES6 RESOLUCIONES6.1 TIPOS DE RESOLUCIONES6.2 ESTILO O FORMATO6.3 COMPONENTES DE LA RESOLUCIN6.4 DENOMINACIN DEL DOCUMENTO, NMERO Y FECHA6.5 ENCABEZADO6.6 CONTENIDO6.7 PGINAS SUBSIGUIENTES6.8 VIGENCIA Y DEROGATORIAS6.9 FIRMA6.10 DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR

7.CORREO ELECTRNICO7.1 COMPONENTES DEL CORREO7.2 TIPO Y TAMAO DE LETRA7.3 ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES7.4 ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS7.5 FIRMA

8NORMAS RELACIONADAS

FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS CORVEICA

Diego Andres Congote MontoyaAgente Especial

Martha Liliana Garavito LpezDirectora General Estratgica

Cesar Lpez BanderaConsultor Empresarial

PRESENTACIN

En el FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS CORVEICA - nos hemos comprometido a la implementacin de un Manual para la elaboracin de comunicaciones Institucionales, cuyo objeto es formalizar los lineamientos generales para la elaboracin y presentacin de las comunicaciones internas y externas del CORVEICA, con el fin de estandarizar los criterios de escritura, formatos, tipos de letra, y tratamiento de sus componentes.

Las disposiciones contenidas en este manual son de aplicacin permanente en todas las reas de CORVEICA y su cumplimiento tendr la supervisin de los directivos, jefes de reas y coordinadores de grupo.

Agradezco el seguimiento que cada uno de los funcionarios haga de esta gua en el desarrollo de sus actividades laborales.

DIEGO ANDRS CONGOTE MONTOYAAgente Especial Representante Legal

1. NORMAS GENERALES

Las siguientes son las consideraciones bsicas para la elaboracin de las comunicaciones dirigidas al pblico interno y externo del FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS CORVEICA.Deben tenerse en cuenta al redactar y presentar las comunicaciones contempladas en esta norma.

1.1CDIGO DE DEPENDENCIA

Cdigo que identifica el rea que emite la comunicacin y su consecutivo. Se aplicar la codificacin orgnica vigente de la entidad.

1.2MRGENES BSICOS DE LA HOJA

Los siguientes mrgenes se aplicarn para todas las comunicaciones y actos administrativos que no indiquen una medida diferente en el presente manual.

3 Centmetros cuando va un ttulo del borde superior 3 Centmetros pgina comn o texto en continuacin del borde superior. 5 Centmetros del borde inferior cuando llevan notas de pie de pgina. 3 Centmetros del borde inferior termina texto 2 Centmetros del borde inferior a la paginacin.

1.3TIPO Y TAMAO DE LETRA

Para la elaboracin de los documentos se utiliza letra Arial sencilla de 12 puntos. Se utilizar de 9 puntos para la identificacin de los anexos, copias y transcriptores.

1.4ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES

Se utiliza el estilo denominado bloque extremo, es decir que todas las lneas de escritura parten del margen izquierdo de la hoja. El texto del documento se justifica tanto a la derecha como a la izquierda.

1.5ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS

El espaciado o interlineado entre renglones es de espacio sencillo. Entre prrafos es de dos renglones sencillos.

1.6ENCABEZADO DE PRIMERA PGINA

Corresponde al logo y razn social de la entidad.

1.7USO DE MAYSCULAS Y MINSCULAS

Las palabras escritas con maysculas sostenida no se dividen.Se deben tildar las vocales escritas en mayscula sostenida, cuando as lo requieran.Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. No se debe exagerar su uso.En espaol, se escriben con minscula los das, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo de prrafo.Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.Se debe distinguir el nombre propio del trmino genrico.

Ejemplos:

Nombre propioTrmino genricoCooperativa de RecicladoresEstamos requiriendo a la cooperativaGerente GeneralHabr reunin de gerentesDepartamento de ComprasSe le enviar a dicho departamento.

1.8DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua.

Ejemplos:

CARGOS TITULOS

Alcaldesa Presidente AbogadaAsistente Revisora Fiscal AdministradoraDecana Secretaria General ArquitectaGerenta Sub - gerenta BacterilogaGobernadora Tesorera Comunicadora SocialJefa Vicepresidenta Contadora PblicaMinistra Vicerrectora Diseadora Textil

1.9ABREVIATURAS

El uso de abreviaturas en los textos es incorrecto. Slo se utilizan en los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia. Cuando hacen parte del nombre o razn social de una empresa. Cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado.

Ejemplos:

Industrias Pelcano Ltda.Copia: Dr. Humberto Prez PradoOscar de J. Vargas Porto

1.10FECHAS DENTRO DEL TEXTO

En letras se colocan en este orden: Da, mes y ao.

Ejemplo:

Conforme a su comunicacin del 12 de enero de 2014, le informamos...

En forma numrica abreviada se colocan en este orden: Ao, mes y da. El ao puede ir en cuatro o dos dgitos.

Ejemplos:

2014-01-2514-02-26

1.11TRANSCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS

Al transcribir un texto se deja un espacio de tabulacin del computador desde el margen izquierdo del documento. Las comillas indican inicio y fin de la transcripcin.Los puntos suspensivos indican existencia de un texto que no se necesita incluir en la transcripcin.

Ejemplos:

Transcripcin de un texto completo.

As se inicia la informacin periodstica publicada en el El Tiempo el pasado 15 de marzo.

El Ministerio de Proteccin Social inform que la Unidad Especial de Inspeccin Vigilancia y Control del Trabajo, realiz durante el ao 2013, 1.067 visitas a Empresas de Servicios Temporales para inspeccionar el cumplimiento de su funcin. Se investigaron a 961 y se sancionaron 118.

De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.011 CTA entregaron informacin, 961 fueron investigadas y 118 sancionadas. Por tal motivo la cartera de trabajo expidi multas por ms de 419 millones de pesos. Estos recursos se destinan al Sena.

En este contexto es vlido recordar que el Ministerio de la Proteccin Social a travs del Decreto 1433 de 1983, busca que las Empresas de servicios temporales contrate la prestacin de servicios con terceros beneficiarios, para el desarrollo de sus actividades ordinarias, inherentes o conexas, mediante la labor desarrollada por personas naturales, contratadas directamente por la empresa de servicios temporales, la cual asume con respecto de stas el carcter de empleador o patrono. Transcripcin parcial de un primer prrafo.

El Ministerio de Proteccin Social inform que la Unidad Especial de Inspeccin Vigilancia y Control del Trabajo, realiz durante el ao 2006, 1.067 visitas a Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) para inspeccionar...

Transcripcin parcial de un prrafo intermedio.

...De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.011 CTA entregaron informacin, 961 fueron investigadas y 118 sancionadas. Por tal motivo la cartera de trabajo expidi multas por ms de 419 millones de pesos. Estos recursos se destinan al Sena.

Transcripcin parcial de un ltimo prrafo.

... En este contexto es vlido recordar que el Ministerio de la Proteccin Social a travs del Decreto 4588 de 2006, est buscando precisar las conductas que hasta el momento han desvirtuado los principios de solidaridad, autonoma, autogestin, equidad y proteccin social que corresponden a la esencia de las Cooperativas de Trabajo Asociado.

1.12CIFRAS

1.12.1Cifras en moneda:Se utiliza el signo pesos pegado al nmeroSe utiliza el apstrofo () para indicar milln(es)Se utiliza coma (,) para separar decimalesLos decimales para cifras enteras se escriben con ceros y no con la letra o minscula ni el signo igual (=).

Ejemplo: $4534.000,00$3.456534.000,87

1.12.2Cifras en letras

Se escribe la cantidad en letrasEjemplo: Cuatro millones de pesos

1.12.3Cifras en documentos legales

Los nmeros se escriben en cifras y letras o viceversa pero conservando uniformidad en el documento.

Ejemplos:

$4500.000,50 (cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos)Cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos ($4500.000,50)

1.12.4AosNo se separan con espacio ni con punto.

Ejemplo: 1966, 2000, 2007

1.12.5Documentos de identidad Los nmeros se separan con puntoSi el origen de la cdula no es muy conocido se coloca el nombre del departamento entre parntesis.Pueden usarse dos opciones

Ejemplos: C.C. 32.707.475 de Barranquilla

Cdula 8.825.456 de Galapa (Atlntico) 1.12.6Nmeros dentro del textoDel uno al nueve se escriben en letrasEjemplo: Hemos enviado dos requerimientos...

Del 10 en adelante, en cifras

Ejemplo: Hemos enviado 12 carpetas de la entidad XXX.

1.12.7Rango de nmeros Se escriben en cifras aun cuando el nmero sea de un solo dgito. Ejemplo: La poblacin cubierta est entre los 5 y los 10 aos

1.12.8Grados, porcentajes y proporcionesSe utilizan nmeros

Ejemplos: 8, 5%, escala 1:1000

1.12.9Nmeros telefnicosSe separan por grupos y con espacios El indicativo va entre parntesis

Ejemplo: (1) 489 50 09

1.12.10NITSe escriben en cifras de miles separadas por punto. Se deja un espacio antes del ltimo dgito que es el de verificacin.

Ejemplo: NIT 800.157.306 5

2. OFICIOS

Los oficios son comunicaciones internas o externas que se generan para solicitar o transmitir informacin entre las diferentes dependencias de CORVEICA o entre sta y los usuarios externos en ejercicio de sus funciones institucionales.

Para su elaboracin se utiliza papel tamao carta con logotipo y pie de pgina, de acuerdo con los formatos establecidos para el efecto. Para la primera hoja de los oficios se utiliza logotipo y pie de pgina, y para la segunda y siguientes, pie de pgina.

Cada oficio consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada electrnicamente o en el archivo pertinente.

2.1COMPONENTES DEL OFICIO

Cdigo y consecutivo de radicado de salidaCiudad y fecha de expedicin de la comunicacin Datos del destinatario AsuntoSaludo o vocativoTexto o cuerpo del mensajeRemitenteRegistros adicionalesTranscriptor

2.2CDIGO Y CONSECUTIVO

El cdigo corresponde al nmero que identifica el rea que emite la comunicacin conforme a las tablas de retencin adoptadas en la entidad. Se escribe a uno o dos renglones del logotipo de la hoja. El consecutivo corresponde al nmero de radicacin definido.

2.3CIUDAD Y FECHA

Incluye: Ciudad, da, mes y ao. La ciudad es la nica parte de la fecha que se digita al momento de elaborar el oficio. El nombre de la ciudad se escribe a uno o dos renglones del cdigo. La ciudad inicia en maysculas.El da, mes y ao corresponde al adjudicado por el sistema al momento de radicar el documento.

Ejemplo:

Bogot, D.C.

2.4DATOS DEL DESTINATARIO

Incluyen: Ttulo, nombre de la persona, cargo, empresa, direccin o apartado areo, ciudad y pas.Se escribe cuatro renglones despus de la fecha.

2.4.1Ttulo

Tratamiento que se da al destinatario de acuerdo con sus calidades o profesin. El ttulo no se abrevia, se escribe completo. Seor, Doctor, Seora, etc. No se finaliza con el signo dos puntos (:)En caso de ser mujer, se utiliza el gnero femenino: Contadora Pblica, Ingeniera, etc.

2.4.2Nombre

Corresponde a la persona a quien va dirigida la cartaSe escribe todo en maysculas sin negrilla. Se escribe el nombre completo (dos apellidos), preferentemente.Si la persona usa su nombre compuesto, se deben incluir ambos.

2.4.3Cargo

Identifica el cargo que desarrolla el destinatarioSe escribe con letra mayscula inicial. Si es muy extenso se puede escribir en 2 renglones.

2.4.4Empresa

Identifica la razn social de la compaa. Se utiliza la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.En caso de utilizar el nombre completo, se escribe con mayscula inicial respetando las DENOMINACION Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social.En caso de utilizar la sigla, se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn lo haya registrado la institucin.En caso de utilizar acrnimos (abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razn social), se escriben con mayscula inicial. Si se quiere destacar se puede digitar en mayscula sostenida.

2.4.5Direccin o apartado

Sede u oficina y cuidad de destino de la correspondencia.No se abrevian las palabras carrera, calle, diagonal, avenida, etc. Se utiliza la abreviatura No. No se utiliza el signo #. Entre las dos series finales de nmeros se utiliza el guion seguido sin dejar espacio (-).Si va dirigido a un apartado, no se coloca la direccin. El nmero del apartado va seguidoLa ciudad se coloca, incluso cuando se trate de correspondencia local. Cuando se trata de Bogot D.C., las letras D.C. slo se colocan en los datos del destinatario, no en la fecha superior de la comunicacin. Si la carta va dirigida a otra ciudad del pas, se especifica el departamento separado por coma.Si la carta va dirigida al extranjero, se especifica ciudad, estado o provincia y pas.De acuerdo a la extensin de la ciudad, departamento y pas, stos se colocan en dos o tres renglones.

Ejemplos bsicos:

a) Con direccinb) Con apartado

DoctorIngenieraJUAN PEREZ CRUZALICIA SOTO DIAZGerente Gerenta Fondo de Empleados Cruz Fondo de Empleados CruzCarrera 40 No. 40-40Apartado 50456Bogot D.C.Bucaramanga, Santander

2.5ASUNTO

Sntesis del contenido de la carta. Esta lnea es opcional. Mximo debe tener cuatro palabras con mayscula inicial. Se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay saludo personal.Se escribe a dos renglones de los datos del destinatario cuando hay saludo personal.

Ejemplo: Asunto: Requerimiento de informacin

2.6SALUDO O VOCATIVO

Lnea opcional de cortesa dirigida al destinatario.

Para las damas se acostumbre usar el nombre y para los caballeros, el apellido. Se puede escoger entre dos opciones.Como saludo independiente, se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis renglones de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

Ejemplos:

a) Saludo independienteRespetado seor Martnez: Apreciada ingeniera Gloria:Seora Ministra:Cordial saludo seor Gmez:

b) Saludo dentro del textoTenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y de acuerdo conRespetuosamente lo saludamos y confirmamos

2.7TEXTO

Es el cuerpo del mensaje o comunicacin. Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre prrafosSe trata de usted. Se expresa, preferiblemente, en primera persona del plural (nosotros) aunque est firmada por una sola persona.Se inicia a cuatro renglones de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.Se inicia a tres renglones del asunto o del saludo, cuando los hay.

2.8PGINAS SUBSIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar la comunicacin, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Usar pginas en blanco con pie de pgina institucional. Iniciar la pgina desde los mrgenes ya preestablecidos en el punto 1 de este manual (Normas Generales). En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo completo, se dejan mnimo dos renglones en sta y dos en las siguientes.La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de informacin.No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas. Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente renglones entre: El cdigo y la ciudad. La ciudad y los datos del destinatario. Los datos del destinatario y el saludo.Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal pertenece. Para ello se repetir el cdigo del rea y el nmero de radicado y se colocar el nmero de la pgina correspondiente. Toda la letra Arial itlica de 9 puntos.

Ejemplo:

GG 2014XXXXXX Pgina 2 de 3

2.9DESPEDIDA

Expresin de cortesa que cierra el texto.Se escribe a dos o tres renglones del texto.Hay dos opciones: Slo se utiliza una de ellas en la carta. Palabra corta seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente, Sinceramente,Frase de cortesa terminada en punto (.): Agradecemos su gentil colaboracin.Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Para nosotros es un gusto servirle.

2.10REMITENTE

Nombre de la persona que firma la comunicacin.Se escribe de tres a cuatro renglones de la despedida.El nombre se escribe en maysculas sostenida sin resaltar con negrita.El cargo slo en mayscula inicial.Si firman dos personas, se escriben uno debajo del otro, o al lado. Si firman nmero impar, el ltimo se escribe centrado en la pgina.

Ejemplo:ENRIQUE VALLEJO DERRODirector General

2.11REGISTROS ADICIONALES

Aqu se incluye la relacin de anexos o copias enviadas a otras personas, en caso de necesitarse.

2.11.1Anexos Documentos u otros soportes incluidos con la comunicacin enviada. Si se requiere, se detallan en el texto. Se detallan a dos renglones del remitente. Se anota la palabra Anexo o Anexos en mayscula inicial, seguida de dos puntos (:)A dos espacios en minscula se enuncia la cantidad detallando el nmero de hojas o el tipo de anexo. Se prohbe el uso de la frase lo anunciado a continuacin de la palabra anexo.

Ejemplos:Anexo: uno (10 folios)Anexos: tres (dos disquetes y un CD)

2.11.2Copia:

Fiel reproduccin del documento. Se escribe a dos renglones del remitente o de los anexos si los hay.Se anota la palabra Copia seguida de dos puntos (:) A dos espacios se relacionan los destinatarios con tratamiento, nombre, cargo y empresa. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa.

Ejemplos:

a) Copia para personas de otras empresas

Copia: Sr. Eduardo Martelo Conde, Subgerente Tempo Ltda. Calle 32 No. 7-24, piso 2 Dr. Julio Prez Gmez, Director ICBF. Carrera 8 No. 57-34, piso 11 b) Copia para personas de la misma entidadCopia: Seores Julio Prez, Profesional Especializado; Daro Gmez, Profesional Universitario Departamento Financiero.

2.12IDENTIFICACIN DE QUIENES PROYECTAN, RESPALDAN Y REVISAN:

Es la identificacin de quienes proyectan, respaldan y revisan el documento que se prepara para la firma del responsable final.

Se escribe a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito.Se identifica con las iniciales de las personas que respaldan y proyecta la comunicacin, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando el tipo de letra Arial y un tamao de 9 puntos. En primer lugar se escriben en mayscula las primeras iniciales del nombre y apellidos de la persona que respalda la comunicacin (generalmente jefe de rea o coordinador). Si esa persona es la misma que firma, entonces se omiten sus iniciales.Al lado izquierdo de los datos de quien respalda el documento debe colocarse su firma abreviada.En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicacin. Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin del revisor con las iniciales de su(s) nombre(s) y dos apellidos. Igualmente este ltimo revisor del documento deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.

Ejemplos:

Patricia M. Patricia M.JACR/Mara I. MLGL/Martha G.ABCDABCDABCD

2.13COMUNICACIONES CORTAS

Para guardar la esttica y armona en la distribucin de los componentes de una comunicacin con poco texto, se pueden sobrepasar los lmites convencionales. En este caso, puede redistribuir espacios entre renglones, as:

Se pueden dejar tres renglones entre el margen superior y el cdigo o nmero; otros tres entre el cdigo y la ciudad. Se pueden dejar hasta seis renglones para iniciar los datos del destinatario.Los registros adicionales se pueden separar con tres renglones.

3. MEMORANDOS

Los memorandos son las comunicaciones internas que se producen entre funcionarios de distintas dependencias de CORVEICA, por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignada.

Son competentes para la expedicin de memorandos los funcionarios que desempean cargos de Direccin, Jefaturas o Coordinaciones.

En un sentido ms amplio, los memorandos forman parte de la memoria institucional y se constituyen en elementos de juicio para recordar lo necesario, apoyar consultas, actividades y decisiones. Este es el nico formato que se emplea para la comunicacin escrita entre las dependencias de CORVEICA.

Para su elaboracin se utiliza papel tamao carta con logotipo y pie de pgina, de acuerdo con el formato preestablecido. Para la primera hoja de los memorandos se utilizar logotipo y orla como pie de pgina, y para la segunda y siguientes hojas en blanco con orla como pie de pgina.

Cada Memorando consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada electrnicamente o en fsico.

En la elaboracin de memorandos se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

3.1COMPONENTES DEL MEMORANDO

Denominacin del documentoCdigo y consecutivoEncabezado Texto o cuerpo del mensajeDespedidaRemitenteAnexosCopia Transcriptor

3.2DENOMINACIN DEL DOCUMENTO

Se escribe a tres renglones del logotipo.Se escribe la palabra MEMORANDO en mayscula sostenida, 14 puntos, centrada y destacada con negrita.

3.3CDIGO Y CONSECUTIVO

Cdigo que identifica el rea que emite la comunicacin y su consecutivo. El consecutivo corresponder al asignado el rea respectiva. Se ubica debajo de la palabra MEMORANDO a un rengln sencillo. Letra de 14 puntos.

3.4ENCABEZADO

Consta de los datos del destinatario, remitente, asunto y fecha del memorando

3.4.1Datos del destinatario

Se escribe a tres renglones de la denominacin del documento. Se escribe la palabra PARA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en mayscula sostenida el nombre del destinatario y debajo el cargo en mayscula inicial. Los memorandos van dirigidos a personas no a grupos. Cuando el memorando se dirija a varias personas, se sugiere omitir los nombres y escribir los cargos en forma genrica.

3.4.2Datos del remitente

Se escribe a dos renglones del destinatario. Se escribe la palabra DE en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se dejan dos espacios de tabulacin y se escribe en mayscula inicial el cargo de quien remite el memorando.

3.4.3Asunto

Sntesis del contenido del memorando:Se escribe a dos renglones del remitente. Se escribe la palabra ASUNTO en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en mayscula inicial la sntesis del contenido.

3.4.4Ciudad y fecha

Incluye: Ciudad, da, mes y ao. Se escribe a dos renglones del asunto. Se escribe la palabra FECHA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe el dato en negrita y maysculas y minsculas. La ciudad inicia en maysculas y el mes en minscula.

Ejemplo:

MEMORANDO2014 10 12 3

PARA:ANA MARIA RESTREPOSecretaria de Gerencia

DE: Agente Especial

ASUNTO: Elaboracin plan de mercadeo

FECHA: Bogot D.C., 12 de noviembre de 2014

3.5TEXTO

Es el cuerpo del mensaje. Los memorandos no llevan saludo, en consecuencia el texto empieza en forma directa.

Se inicia a dos o tres renglones de la fecha. Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre prrafos.Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y corts. Se utiliza tratamiento de usted y se expresa en primera persona del singular o del plural.

Ejemplo:

Con motivo del plan de mercadeo que adelantar la entidad a los asociados y entidades potenciales para la prestacin de servicios, se requiere elaborar un cronograma de visitas....

3.6DESPEDIDA

Expresin de cortesa que cierra el texto.Se escribe a dos renglones del textoSe usa palabra corta seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente.

3.7REMITENTE:

Se escribe de cuatro a seis renglones de la despedida.Como en el encabezado del memorando slo se ha indicado el cargo del remitente, aqu se escribe su nombre con mayscula sostenida a cuatro (4) renglones de la despedida, para que el funcionario firme encima de dicho nombre. En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro, o en parejas uno frente a otro, colocando en primer lugar el de mayor jerarqua. Si son ms de dos y el nmero es impar, el ltimo se centra. Se tendr especial cuidado para que el cdigo de la dependencia de origen del memorando corresponda con la dependencia de la persona que firma como de mayor jerarqua.

3.8ANEXO

Se escribe a dos renglones del firmante.Se incluye la relacin de anexos en caso de necesitarse.Se prohbe el uso de la frase lo anunciado a continuacin de la palabra anexo.

Ejemplos:

Anexo: Acta comit de capacitacin y bienestar (2 folios)Anexo: Informe de presupuestales (50 folios)

3.9COPIA

Si lleva copia se escribe a dos renglones del firmante o de la lnea de anexo (si la hay)Se escribe la palabra Copia seguida de dos puntos (:) A continuacin se relacionan los destinatarios de la copia as: tratamiento, nombre y cargo.

Ejemplo: Copia: Seora Ada Garca Lpez, Coordinadora Grupo de Talento Humano.

3.10IDENTIFICACIN DEL TRANSCRIPTOR:

Es la identificacin de quienes respaldan, proyectan y/o transcriben el documento.

Se escribe a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito. Se identifica con las iniciales de las personas que respaldan, proyectan y/o transcriben el memorando, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando el tipo de letra Arial y un tamao de 9 puntos. En primer lugar se escriben en mayscula las primeras iniciales del nombre y apellidos de la persona que respalda la comunicacin (jefe de rea o coordinador). Si esa persona es la misma que firma, entonces se omiten sus iniciales.En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicacin. Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien respalda el documento. Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin del revisor con las iniciales de su(s) nombre(s) y dos apellidos. Igualmente este ltimo revisor del documento deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.

Ejemplos:

Maritza C.MLM/ Maritza C.MLM/Gustavoo T.GHH/Jorge P. MALM

3.11PGINAS SIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar el memorando, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Usar pginas en blanco sin logo en la parte superior, con orla en pie de pgina. Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido. La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de informacin.No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas. Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:El cdigo y el destinatarioLa fecha y el inicio del texto del memorando.Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal pertenece. Se repetir el cdigo del rea y el nmero de consecutivo y se colocar el nmero de la pgina respectiva. Todo en letra arial itlica de 9 puntos.

Ejemplo: GG 20141023 Pgina 2 de 3

4. CIRCULARES

Las circulares son comunicaciones internas o externas, de carcter general o normativo, con el mismo texto o contenido, dirigido a varios destinatarios. La expedicin de circulares externas de carcter general y normativo radica en el Agente Especial o a quin delegue con carcter directivo, mientras que las de carcter interno y general, adems del Agente Especial o su delegado ejecutivo, pueden ser expedidas por los Directores de rea.

Mediante circulares no podrn aprobarse normas o reglamentos, ni tomarse determinacin alguna que modifique acuerdos, actas, etc. Su nico fin es el de comunicar y aclarar decisiones aprobadas por otro medio. La numeracin de las circulares externas e internas ser independiente.

En la elaboracin de circulares, se utilizar papel tamao carta y, sin importar el medio a travs del cual se enven (papel o correo electrnico), se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

4.1CLASIFICACION DE CIRCULARES

De acuerdo con el destinatario, las circulares se clasifican en:

4.1.1Circular Externa:

Comunicacin con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a los usuarios, proveedores u otros clientes externos de CORVEICA, normas, productos y servicios u otra informacin de carcter general. Estas circulares deben ser enviadas al Director del rea para su revisin, visto bueno y posterior firma del Agente Especial o su delegado ejecutivo. La asignacin del nmero est a cargo del rea de Correspondencia, as como su envo a travs de los medios definidos internamente. Esta dependencia tambin tiene a su cargo la conservacin fsica del documento.

4.1.2Circular Interna:

Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn. Para la difusin de estas circulares se preferir el uso del correo electrnico por cuanto estas comunicaciones no generan respuesta y su objetivo es que lleguen rpida y oportunamente a los destinatarios.

El envo de estas circulares y la conservacin de la copia correspondiente, cuando sea del caso, es responsabilidad de la dependencia de origen. La asignacin del nmero estar a cargo del rea de Correspondencia, previa solicitud por parte de la dependencia que origina la circular interna.

4.2NUMERACIN

Las circulares internas y externas son numeradas en la dependencia encargada de su archivo y custodia. La numeracin de estas circulares se iniciar con el 001 en la primera circular que se despache cada ao. Las circulares internas y externas se numerarn independientemente.

Cuando se requiera enviar una circular por correo electrnico, primero deber obtener el respectivo nmero en la dependencia encargada.

4.3COMPONENTES DE LA CIRCULAR

Denominacin del documentoCdigo y consecutivoEncabezado Texto o cuerpo del mensajeDespedidaRemitenteAnexoTranscriptor

4.4DENOMINACIN DEL DOCUMENTO

Se escribe cuatro renglones despus del margen superior.Se escribe la palabra CIRCULAR INTERNA No. o CIRCULAR EXTERNA No. Mayscula sostenida, 14 puntos, centrada y destacada con negrita.

4.5CDIGO Y CONSECUTIVO

Cdigo que identifica el rea que emite la comunicacin y su consecutivo.

Se numera en forma consecutiva iniciando con 001 al iniciar cada ao. El nmero de consecutivo de las circulares o cartas circulares ser independiente entre s y se colocar al lado de la denominacin CIRCULAR INTERNA No. o CIRCULAR EXTERNA No.

4.6ENCABEZADO

Consta de los datos del destinatario, remitente, asunto y fecha del memorando

4.6.1Datos del destinatario

Se escribe a tres renglones de la denominacin del documento. Se escribe la palabra PARA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en maysculas sostenida y negrita el (los) cargo(s) de (l) destinatario.

4.6.2 Datos del remitente

Se escribe a dos renglones del destinatario. Se escribe la palabra DE en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en maysculas sostenida y negrita el cargo del remitente.

4.6.3Asunto

Sntesis del contenido de la circular Se escribe a dos renglones del remitente. Se escribe la palabra ASUNTO en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en maysculas inicial y negrita la sntesis del contenido.

4.6.4Ciudad y Fecha:

Incluye: Ciudad, da, mes y ao. Se escribe a dos renglones del asunto. Se escribe la palabra FECHA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:) Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en negrita el dato en maysculas y minsculas, as: La ciudad inicia en maysculas y el mes en minscula

Ejemplo:

CIRCULAR INTERNA No. 001

PARA:TODO EL PERSONAL

DE:AGENTE ESPECIAL

ASUNTO: Elaboracin de informes

FECHA: Bogot D.C., 12 de noviembre de 2014

4.7TEXTO

Es el cuerpo del mensaje. Se inicia a dos o tres renglones de la fecha. Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre prrafos

4.8DESPEDIDA

Expresin de cortesa que cierra el texto.Se escribe a dos renglones del textoSe usa palabra corta seguida de coma: (,) Atentamente, Cordialmente.

4.9REMITENTE:

Nombre de la persona que firma la circularSe escribe de cuatro a seis renglones de la despedidaEl nombre se escribe todo en maysculas y en negrita

4.10ANEXO

Se escribe a dos renglones del firmanteSe incluye la relacin de anexos en caso de necesitarse.Se prohbe el uso de la frase lo anunciado a continuacin de la palabra anexo.

Ejemplos:

Anexo: Formato reporte informacin (un folio)

4.11IDENTIFICACIN DE TRANSCRIPTORES:

Es la identificacin de quienes proyectan y/o transcriben el documento.

Se escribe a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito. Se identifica con el cdigo del rea que prepara el documento y las iniciales de las personas que proyectan y/o transcriben el documento, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando el tipo de letra Arial y un tamao de 9 puntos. Las primeras iniciales escritas en mayscula, corresponden a la persona que proyecta el documento. Si es la misma que lo firma se omiten, pero si es otra persona la que firma se anotan las iniciales de primer nombre y de los dos apellidos. En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicacin. Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien proyect el documento o acta como responsable del mismo.Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin del revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. Igualmente el revisor deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.

Ejemplos:

DG Mara H.DF MLFR/Sandra S.DA MALM/Fernando S.ADESADESADES

4.12PGINAS SIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar la comunicacin, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Usar pginas en blanco sin logo en la parte superior pero con el pie de pgina institucional. Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido. La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de informacin.No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas. Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:El cdigo y el destinatario. La fecha y el inicio del texto de la circular.Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal pertenece. Se repetir el cdigo, tipo de documento con su consecutivo y se colocar el nmero de la pgina respectiva. Todo en letra Arial itlica de 9 puntos

Ejemplos:

DG - Circular Interna No. 001 Pgina 2 de 2DF - Circular Externa No. 001 Pgina 2 de 2DA Carta Circular No. 001 Pgina 2 de 2

5. ACTAS

Se entiende por actas los documentos en los que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones y comits constituidos legalmente en CORVEICA, as como los comits que funcionen para labores tcnicas, administrativas, operativas o de asesora, donde se consignan los principales temas tratados y acuerdos establecidos en la sesin. La facultad para suscribirlas radica en los rganos asesores y de coordinacin de CORVEICA y en los dems comits existentes.

Para la elaboracin de actas se utiliza papel con logotipo de tamao carta, para la primera hoja y papel con leyenda de pie de pgina para la segunda y siguientes. El encabezado de la segunda hoja y subsiguientes se sita entre 2 y 3 cm. del margen superior, contra el margen izquierdo y se compone del nombre de la reunin y el nmero de la misma. Contra el margen derecho se ubica el nmero de la pgina correspondiente.

De cada acta se elaborar un original y tantas copias como miembros tenga el comit en cuestin. Todas deben estar firmadas y se distribuirn as: el original, junto con los anexos que se relacionan en el acta, para el archivo en la dependencia que acta como secretara del comit y las copias para los diferentes miembros que lo integran y su archivo en la dependencia donde stos laboran.

En general se redactan en tiempo pasado, no se debe utilizar lenguaje telegrfico y no se debe usar el gerundio para empezar prrafos.

5.1COMPONENTES DE UN ACTA Las actas son documentos que contienen informacin que debe ser consultada con alguna frecuencia, sobre la cual se deben tomar decisiones en desarrollo de programas o proyectos especficos, y que involucran responsabilidades claramente definidas. En su elaboracin se tendrn en cuenta los siguientes elementos:

TtuloDenominacin del documento y nmeroCiudad y fechaHoraLugarAsistentes - Invitados - AusentesOrden del daDesarrolloConvocatoriaFirmas responsablesAnexosTranscriptor

5.2TTULO

Compuesto por el nombre de la reunin y su naturaleza, cuando as se requiera.

Se escriben centrados en 12 puntos, en negrita y mayscula sostenida y a dos renglones del logotipo. 5.3DENOMINACIN DEL DOCUMENTO Y NMERO

Se escribe a dos renglones del ttulo la palabra ACTA en negrita y mayscula sostenida y centrada. A continuacin el nmero consecutivo que le corresponda de acuerdo con la reunin de que se trate, precedido de la abreviatura No. En CORVEICA se asignar numeracin consecutiva a todas las actas que se elaboren durante el ao en cada uno de los comits que existan oficialmente constituidos, lo cual significa que habr numeracin nica para cada comit, que iniciar con el 001 en la primera acta que se elabore. El control a la numeracin estar a cargo de quien acte como secretaria(o) del respectivo comit.

5.4CIUDAD Y FECHA

Se escribe a tres renglones de la denominacin del documento la palabra FECHA, seguida de dos puntos.A continuacin el nombre de la ciudad donde se realiz la reunin y la fecha en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao, separados entre s por coma. (,)

5.5HORA

Se escribe a dos renglones de la fecha la palabra HORA y a continuacin se anota la hora en que inici la reunin y la hora en que finaliz la misma.

5.6LUGAR

Se escribe a dos renglones de la hora la palabra LUGAR, en mayscula sostenida y al frente se anota el nombre del lugar donde se llev a cabo la reunin.

5.7ASISTENTES

Se entiende por asistentes las personas que integran el comit de acuerdo con la norma que lo crea u organiza.

Se escribe a tres renglones del lugar la palabra ASISTENTES en mayscula sostenida y al frente los nombres de las personas que asistieron a la reunin, con indicacin del cargo o del rea a la cual pertenecen. Los nombres de quienes presiden el comit o reunin deben ir a la cabeza.Cuando en una reunin una persona lleva la representacin de otra, se debe anotar este hecho a continuacin del nombre de la persona que asiste.Cuando el nmero de asistentes pasa de 10 se sugiere elaborar una lista por separado e incluirla como anexo nmero uno del acta correspondiente. En este caso se anuncia as:

Ejemplo 1:

ASISTENTES:Catalina Villa, Presidente del Comit.Rodrigo Lpez, en representacin de Juan Prez, Director Jurdico DANE.

Ejemplo 2:ASISTENTES:Lista anexa (15 personas)

5.8INVITADOS

Como su nombre lo indica, se refiere a las personas que asisten a la reunin porque se les invita por considerar que su presencia es necesaria en virtud del tema de la misma.

Si los hubiere, escriba la palabra INVITADOS en mayscula sostenida, a tres renglones de los asistentes. A un espacio de tabulacin y al frente anote sus nombres y cargos. 5.9AUSENTES

Se escribe a tres renglones de los invitados o de los asistentes, segn el caso, la palabra AUSENTES en mayscula sostenida.A un espacio de tabulacin y al frente anote los nombres de los miembros del comit que no asistieron a la reunin, indicando la razn, cuando sta se sabe. 5.10ORDEN DEL DA

Se escribe a tres renglones del elemento anterior, la palabra ORDEN DEL DA en mayscula sostenida. A un espacio de tabulacin se relacionan los temas motivo de la reunin, identificndolos con nmeros arbigos en el orden en que se van presentando. Ejemplo:

ORDEN DEL DIA:

1 Verificacin de Qurum2 Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior3 Estudio solicitud de apoyo educativo

5.11DESARROLLO

Se escribe a tres renglones del ltimo tema la palabra DESARROLLO, en mayscula sostenida. A un rengln se comienza con el primer tema tratado, identificndolo con el nmero que se le asign en el orden del da y teniendo especial cuidado sobre los aspectos que se mencionan a continuacin: Siempre se debe mencionar el nombre de quien preside la sesin y de quien acta como secretario.Toda acta expresa lo tratado en una reunin, sin describir detalles intrascendentes. Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones que se toman. Las discrepancias se registran cuando la persona solicita expresamente que se haga.Se debe indicar el nombre de la persona que propone algo o que hace una mocin, pero no los de las personas que adhieren a ella.Cuando algn tema se decide por votacin se debe registrar el nmero total de votos en pro, en contra o en blanco, si fuera el caso, ms no los nombres. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos de los elegidos.Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes se debe utilizar el nombre completo.Los anexos que se incorporen a las actas se deben anunciar dentro del texto en la medida en que se avanza en el desarrollo de la reunin.

5.12CONVOCATORIA

A tres renglones del ltimo rengln del desarrollo, se escribe la palabra CONVOCATORIA o PRXIMA REUNIN, en mayscula sostenida.A un espacio de tabulacin y al frente se anotan el lugar de reunin, la fecha y la hora propuesta.

5.13FIRMAS RESPONSABLES

Las actas deben ser firmadas por todos los asistentes a cada reunin, encabezadas por el presidente y el secretario que se ubican uno frente al otro. Los nombres se escriben a cuatro renglones del ltimo prrafo, en mayscula sostenida y el cargo debajo con mayscula inicial. Si la lista es numerosa se tendr especial cuidado que al menos dos firmas aparezcan en la pgina donde finaliza el texto del desarrollo. Para anunciar las firmas faltantes, sobre el margen inferior derecho se escribe la expresin Pasan firmas:

5.14ANEXOS

Cuando en una reunin se presenten documentos que sustenten la informacin tratada o las decisiones y acciones a seguir, stos se anuncian en el texto del desarrollo y se anexan al acta correspondiente.

A dos renglones de la ltima firma, se coloca la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos, y a continuacin se especifica la cantidad y tipo de anexos.

5.15TRANSCRIPTOR

Este dato es opcional, pero si se quiere establecer la responsabilidad del transcriptor, se coloca su nombre completo, con mayscula inicial.

Se escribe a dos renglones de los anexos, si los hay.

5.16PGINAS SIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar el acta, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Usar pginas en blanco. Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido. La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de informacin.No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas. Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:

El ttulo y la denominacin del documento.El orden del da y el desarrollo.Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal pertenece. Se repetir el ttulo, denominacin del documento y nmero, y se colocar el nmero de la pgina. Todo el letral Arial itlica de 9 puntos.

Ejemplo: Comit de Capacitacin y Bienestar Social, Acta No. 001-2014 Pgina 2 de 2

6. RESOLUCIONES

Las resoluciones son actos administrativos que expresan la voluntad de la entidad, en el desarrollo tanto de sus funciones misionales como administrativas. Para su elaboracin se utilizar la plantilla bsica disponible ajustada a las normas vigentes.

6.1TIPOS DE RESOLUCIONES

6.1.1 Externas:

Con ellas se reglamenta y desarrolla la aplicacin de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos tcnicos, interpretacin y reglamentacin de normas y aquellas que afectan a los clientes y usuarios de CORVEICA.

6.1.2 Internas:

Implementan operativamente funciones de carcter administrativo. Al igual que las anteriores reglamentan y desarrollan la aplicacin de las disposiciones sustantivas y de procedimiento, al interior de CORVEICA.

6.1.3 Particulares Administrativas:

Se utilizan para otorgar autorizaciones y en general, para crear, modificar o extinguir situaciones jurdicas de inters particular atinentes a resolver situaciones de carcter administrativo de los funcionarios de la entidad. Pueden producirse de oficio o a solicitud de parte.

6.2ESTILO O FORMATO

Las resoluciones se presentarn en estilo bloque izquierdo o bloque extremo, donde todas las lneas parten del margen izquierdo. A excepcin del encabezado, las facultades legales y las palabras Considerando y Resuelve, que irn centrados sobre los mrgenes izquierdo y derecho.

El interlineado, espacios o renglones sern siempre sencillo. Se usar la letra Arial en tamao de 11 puntos. Los prrafos van separados por un rengln.

6.3COMPONENTES DE LA RESOLUCIN

LogotipoDenominacin del documento, nmero y fechaEncabezadoContenidoPginas subsiguientesVigencia y derogatoriasFirmaDatos del transcriptor

6.4DENOMINACIN DEL DOCUMENTO, NMERO Y FECHA

Encabeza la hoja la frase Resolucin Nmero de 2014, escrita con mayscula inicial, centrada y a dos renglones del logotipo de CORVEICA. A un regln de la anterior frase, se colocan dos corchetes suficientemente espaciados para estampar la fecha en que se firma la resolucin, cuando no se utilice hojas pre impresas.

La numeracin y fecha de expedicin corresponden al asignado por el rea respectiva.

6.5ENCABEZADO

Constituido por el epgrafe, la descripcin del cargo del funcionario que firma, y la indicacin de las facultades legales del firmante para la expedicin de la resolucin. Se considerarn las siguientes directrices:

El Epgrafe debe ser el resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto administrativo que se desea expedir. Centrado y a dos renglones del espacio reservado para la fecha.

A dos renglones del epgrafe, y centrado se coloca en mayscula sostenida y negrita el cargo del funcionario que firma en letra de 12 puntos. Cuando el funcionario que firma est encargado de la dependencia que expide la resolucin, se indica el cargo del cual es titular seguido de las palabras encargado de las funciones del.

A dos renglones del cargo del firmante, se mencionan las facultades legales, precedidas de la frase En uso de sus facultades legales en especial, Este prrafo va en minscula y centrado.

Ejemplo 1:

EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO

En uso de sus facultades legales, en especial,

Ejemplo 2:

EL AGENTE ESPECIAL Y REPRESENTANTE LEGAL

En uso de sus facultades legales, en especial,

6.6CONTENIDO

Hacen parte del contenido los considerandos y la parte resolutiva. Se considerarn las siguientes directrices:

La palabra considerando, se escribe a dos o tres renglones o interlneas de las facultades legales, centrada en letra 12 mayscula sostenida y negrita. La palabra resuelve, se escribe a dos o tres renglones o interlneas del ltimo prrafo de los considerandos, centrada en letra 12 mayscula sostenida y negrita. Aplica igualmente si se utiliza la palabra captulo y frases tales como ttulos que indiquen reas temticas al interior de la norma a expedir. La palabra artculo, que precede cada uno los prrafos de la parte resolutiva se escribe con mayscula inicial y en negrita y a dos renglones de la palabra resuelve. Despus del nmero del artculo se aconseja colocar una palabra o frase que resuma el contenido del artculo. Los artculos van separados entre s por un rengln o interlnea.

Ejemplo:

Artculo 6. Horario de Atencin. La ventanilla de pagadura atender solicitudes en el horario de 8:30 a.m. a 2:00 p.m. en jornada continua.

Artculo 10. Vigencia. La presente resolucin rige a partir del 1 de febrero de 2014.

6.7PGINAS SUBSIGUIENTES

Para la segunda hoja y siguientes de las resoluciones se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

El encabezado est constituido por la frase Resolucin Node.. y a continuacin la indicacin de la pgina actual y el nmero total de pginas de la resolucin, as: Hoja No. .. de ..,un espacio o interlnea despus coloca la frase Continuacin de la Resolucin .. en letra Arial 10.

Ejemplo:

Resolucin No. de.. Hoja 5 de 10

Continuacin de la Resolucin por la cual se establece el horario de atencin al pblico en CORVEICA.

6.8VIGENCIA Y DEROGATORIAS

En el ltimo artculo de la resolucin, cuando su vigencia sea de carcter general, debern indicarse siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos efectos se produce con la expedicin del acto.

Igualmente deber indicarse a partir de cundo rige la norma expedida.

A dos o tres renglones del ltimo artculo se escribe en mayscula sostenida, centrada y en negrita, la frase: publquese, comunquese y cmplase, o se coloca la parte de la misma que aplique al contexto de la resolucin.

En la lnea siguiente y centrada, se indica la ciudad y fecha de expedicin. No se utiliza negrita.

Ejemplo:

PUBLQUESE Y CMPLASEDada en Bogot D.C., a los

COMUNQUESE Y CMPLASEDada en Bogot, a losPUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASEDada en Medelln, a los

6.9FIRMA

A cuatro o cinco renglones de la ciudad y fecha de expedicin se escribe el nombre del funcionario que firma la resolucin, en mayscula sostenida, centrado y en negrita con letra de 12 puntos.

En la lnea siguiente el cargo con mayscula inicial.

Cuando el funcionario que firma est encargado de la dependencia que expide la resolucin, se indica el cargo del cual es titular seguido de las palabras encargado de las funciones del.

6.10DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR

A dos renglones del cargo del funcionario que firma sobre el margen izquierdo, se anotarn el cdigo de la dependencia y las iniciales de las personas que proyectan y transcriben la resolucin, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando para ello tamao de fuente de 9 puntos.

Las primeras iniciales escritas en mayscula, corresponden a los nombres y apellidos de la persona que proyecta la resolucin.

En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de la persona que elabora la comunicacin.

Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien proyect el documento o acta como responsable del mismo.

Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin del revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. Igualmente el revisor deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.

Ejemplo:

2005 CLBR 2005 JAGR/Car J.ADES ADES

6. CORREO ELECTRNICO

Las siguientes son las consideraciones bsicas para la redaccin de correos electrnicos de carcter institucional.

6.1COMPONENTES DEL CORREO

En los correos institucionales se distinguen dos segmentos:

a) Plantillas del correo:

Para:Correo del destinatario.CC:Correo al que se cursa copia.CCO:Correo a quien se enva copia oculta. Asunto:Referencia corta del tema de la comunicacin electrnica.Datos adjuntos:Archivos anexos a la comunicacin electrnica.

b) Contenido del correo

En el contenido del correo se deben tener en cuenta los siguientes componentes, que se utilizarn segn se trate de una comunicacin formal o un mensaje corto de carcter informativo o de consulta.

Ciudad y fecha de expedicin del correo (Comunicaciones formales)Destinatario (s)(Comunicaciones formales)Datos del destinatario (Comunicaciones formales)Saludo o vocativo(Todas las comunicaciones)Texto o cuerpo del mensaje(Todas las comunicaciones)Remitente(Todas las comunicaciones)Registros adicionales(Cuando se requieran)

6.2TIPO Y TAMAO DE LETRA

Para los textos del correo se utiliza letra Arial sencilla de 10 puntos color negro.

6.3ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES

Se utiliza el estilo denominado bloque extremo, es decir que todas las lneas de escritura parten del margen izquierdo de la hoja. El texto se justifica tanto a la derecha como a la izquierda. El texto se escribe slo en mayscula inicial. No utilizar la mayscula sostenida en el texto o cuerpo del mensaje. La plantilla base del Out Look debe ser de color blanco, sin fondos decorativos.

6.4ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS

El espaciado o interlineado entre renglones es de espacio sencillo. Entre prrafos es de dos renglones sencillos.

6.5FIRMA

La firma debe contener los siguientes elementos:

NOMBRE (Mayscula sostenida)Designacin o funcin segn aplique seguido de la dependencia a la que pertenece.Nombre de la entidadDireccin (sin abreviaturas)Telfono y extensin (con indicativo del pas y ciudad)Celular (opcional)Correo electrnicoPgina webCiudad y pas

Ejemplo

ANA LUCA PREZ HERNNDEZComunicaciones Direccin AdministrativaCarrera 13 No. 37-37 Piso 8Telfono: (57-1) 1234587 - Extensin 133Celular: (57) 315 298 6660 (opcional)crer@corveica.orgwww.corveica.orgBogot D.C., Colombia

7. NORMAS RELACIONADAS

Acuerdo No. 060/2001 Archivo General de la Nacin. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas

Compendio de normas tcnicas colombianas sobre documentacin comercial. ICONTEC. Norma 3393 Gua para la elaboracin de cartas comerciales

Norma 3397 Gua para la elaboracin de memorandos

Norma 3394 Gua para la elaboracin de Actas

MONTAGUT, Guillermo (2011,2012). Manual de Redaccin, Bogot.