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ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2019

SERVICIO DE INFORMÁTICA | UNIVERSIDAD DE ALICANTE

ACUERDO MARCO MANUAL PARA CENTROS DE GASTO

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

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ACUEDO MARCO. CENTROS DE GASTO

Equipo de desarrollo de la Administración Electrónica 2

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MANUAL PARA CENTROS DE GASTO. ACUERDO MARCO

Descripción:

E l Acuerdo Marco es un trámite accesible desde la administración electrónica de la UA de carácter

ECONÓMICO. La unidad contratación se encarga de dar de alta acuerdos marco. Los centros de gasto, dentro

del plazo en vigor del acuerdo pueden realizar solicitudes de servicio/suministro para que las empresas

puedan presentar sus ofertas siendo elegida la de menor coste y en caso de empate resolver con los criterios

de desempate establecidos.

1. Alta del acuerdo:

El primer paso es dar de alta el acuerdo marco por parte de la unidad de contratación. Se indica si se

trata de un servicio/suministro, la fecha de inicio y fin en la que estará en vigor, el criterio de desempate,

observaciones a tener en cuenta por el centro si las hubiere.

Se dan de alta las empresas con su CIF, email ….

Opcionalmente se pueden adjuntar en alta la plantilla de documento para la solicitud de los centros y

la plantilla para las ofertas de las empresas. Ejemplo de alta acuerdo marco:




2. Solicitud de servicio/suministro:

Cuando entra en vigor el acuerdo marco y siempre dentro del periodo establecido, los centros pueden

hacer la solicitud de servicio o suministro.

El centro completa la pantalla eligiendo el acuerdo marco al que pertenece, la clave orgánica y los días

hábiles disponibles para la presentación de ofertas por parte de las empresas, por último, se adjunta

documento pdf con la solicitud de compra.

La pantalla a rellenar por el centro es la siguiente:




Una vez registrada la solicitud, ésta queda pendiente de autorización por parte del responsable de la

orgánica que recibe un correo indicándole que está en situación de autorizar.

Cabe la posibilidad de anularla si no está autorizada:




Ejemplo del correo que recibe el responsable del centro de gasto:




Si concede, aparece el mensaje:

Si se indica un plazo por horas, serán las horas especificadas desde el instante en que el responsable

lo autorice. Si se indica un plazo en días, al día siguiente de haber concedido la autorización a las 00:00h

se envía un correo a las empresas para comunicarles que puedan presentar sus ofertas a partir de ese

momento.

3. Presentación de ofertas:

El correo de aviso a las empresas contiene el enlace a la solicitud, enlace a la plantilla relativa a la

oferta y enlace al trámite. Dentro del plazo establecido (a partir de la autorización del responsable del centro

de gasto), pueden acceder al trámite y presentar sus ofertas. Si la presentan más de una vez el sistema

seleccionará siempre la última que haya sido presentada.




Ejemplo del correo que reciben las empresas:

El centro de gasto en este momento no tiene acceso al contenido de las ofertas ni precios hasta que

finalice el plazo de presentación por parte de las empresas.




4. Finalizado el plazo de presentación de ofertas de las empresas:

Es en este momento cuando el centro de gasto recibe un correo de aviso indicando que el plazo de

presentación de ofertas por parte de las empresas ha finalizado y puede acceder al expediente:

El acceso lo puede llevar a cabo desde el correo que recibe, como se muestra a continuación:




O accediendo desde eAdministración.

5. Adjudicación de la oferta.

Llegados a este punto se pueden dar dos casos:

5.1. El expediente se resuelve seleccionando una de las ofertas presentadas:

De todas las ofertas queda preseleccionada por el sistema la de mejor precio (en caso de empate la

primera que haya sido dada de alta)

Pulsando en el botón ‘GESTIONAR SELECCIONANTS’ vemos el resultado:




Si se adjudica la solicitud se envía mensaje a la empresa adjudicataria y al resto de empresas no

seleccionadas también indicando el importe de la oferta seleccionada, pero en ningún caso el nombre de la

misma.




Ejemplo de correo para la adjudicada:




Ejemplo de correo para la no adjudicada:




A continuación, se puede finalizar el expediente introduciendo el nº justificante y el importe de la factura

(previamente introducido en la aplicación de gestión económica):




5.2. No adjudicación a ninguna empresa:

Que por el contrario haya habido algún error y se finalice el expediente sin adjudicar el servicio o

suministro a ninguna de las empresas que han presentado su oferta.

En este caso, por error, o cambios en la solicitud de servicio/suministro no se adjudica a ninguna

empresa. Debe marcarse como ‘No adjudicado’ todas las ofertas presentadas tal y como muestra la siguiente

pantalla:

Ahora el programa no permite ‘ADJUDICAR’ Y se debe pulsar en ‘VOLVER AL EXPEDIENTE’ y

entonces aceptar publicar el listado en la siguiente pantalla:




El expediente requiere de la aprobación de la unidad de contratación para poder finalizarlo. La unidad

de contratación accede al expediente y completa el motivo por el cual lo finaliza. Rellenando la siguiente

pantalla:




Al finalizar, el expediente queda ANULADO:




Ahora el centro de gasto puede acceder de nuevo al expediente para enviar a las empresas el resultado.

Al pulsar ‘ENVIAR’ en la siguiente pantalla manda correo a las empresas comunicándoles que no ha sido

adjudicada ninguna empresa, mostrando el motivo que introdujo la unidad de contratación:

Las empresas reciben entonces un correo similar al siguiente:

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