manual organizacional general rosario dakar 2014

Manual Organizacional General – C.O.L. Rosario Dakar 2014

Manual Organizacional Rosario Dakar 2014


Índice Introducción Fundamentación Objetivos Importancia Contexto Descripción y Análisis de la Organización Organigrama Capacitación Distribución por Áreas Funciones y responsabilidades generales Manual Organizacional Area General – Dirección Ejecutiva Anexo I Voluntariado Anexo II Marketing Anexo III Eventos Paralelos Anexo IV Finanzas Anexo V Servicios Médicos Anexo VI Turismo Anexo VII Seguridad Anexo VIII Proveedores Anexo IX Protocolo Anexo X Comunicación Anexo XI Secretariado Anexo XII Producción Anexo XIII Infraestructura Anexo XIV Higiene y Medio Ambiente Anexo XV Deportes Anexo XVI Parque Descarga Anexo XVII Verificaciones Anexo XVIII Parque Cerrado Anexo XIX Podio Largada Anexo XX Village Dakar Anexo XXI Recorrido Podio Anexo XXII Largada Oficial


Introducción El presente Manual es una sistematización de las instrucciones, bases y procedimientos para ejecutar la actividad “Rosario Dakar 2014” que incluye toda la información necesaria para la organización interna del evento a realizarse en nuestra ciudad; sus facultades y funciones y la delimitación de responsabilidades, así como sus relaciones de dependencia entre las distintas áreas que la conforman.

Este Manual contempla un alcance a las diversas poblaciones involucradas dentro del desarrollo de este evento de carácter deportivo, enmarcadas en las distintas áreas propuestas para la ejecución del mismo, contemplando el período de tiempo necesario para la organización e insertándolo institucionalmente en el Comité de Organización Local. Se halla enmarcado en la necesidad práctica de establecer estándares que se erijan en puntos referenciales, para las distintas áreas involucradas, dado que es un evento que por primera vez se llevará a cabo en nuestra ciudad.

Esta posibilidad histórica que implica la Largada del Dakar en Rosario, con amplia visibilidad a nivel local, nacional e internacional, hace prioritaria la búsqueda y definición de estrategias que fortalezcan los desafíos emprendidos, ya que inciden significativamente en el proceso de desarrollo de la actividad y en un avance favorable en la imagen de nuestra ciudad. Una planificación estratégica, constituye el instrumento principal para dar una respuesta oportuna, adecuada y coordinada a las acciones requeridas por la magnitud del evento. Es fundamental contar con la suma del esfuerzo de todos, cuya composición permita fortalecer y cumplir en modo y tiempo las acciones y las circunstancias señaladas y dar respuesta oportuna a los actores dentro de un marco de calidad, eficiencia, seguridad, principio y fin, que sustenta y motiva la función enmendada. Desde la gestión de la Municipalidad de Rosario, desde nuestra perspectiva y por intermedio de este proyecto se pretenden aportar las herramientas necesarias para establecer las mejores condiciones posibles en el desarrollo del Comité Organizador Local.


Objetivos El Manual de procedimientos permite cumplir entre otros, los siguientes objetivos:

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada área para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Importancia Este Manual es relevante para la organización ya que describe la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones y actividades, señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para que hayan de realizarse. Esta secuencia constituye una guía para realizar con eficiencia los distintos procedimientos, incluso cuando el personal sea de nuevo ingreso1.

Contexto

El país: la República Argentina está situada en el extremo sureste de América. Su territorio está dividido en 23 provincias, con más de 40 millones de habitantes y con una extensión de 2.780.400.km², considerando solamente la superficie continental sujeta a su soberanía efectiva, por lo cual es el segundo estado más extenso de América del Sur, el cuarto en el continente americano y octavo en el mundo.

La ciudad: Rosario está ubicada en la zona sur de la provincia de Santa Fe, República Argentina, entre los siguientes puntos extremos:

Latitud: Paralelo 32º 52' 18" Sur y 33º 02' 22" Sur.

Longitud: Meridiano 60º 36' 44" Oeste y 60º 47' 46" Oeste.

Altitud sobre el nivel del mar: Oscila entre los 22,5 Y 24,6.

1 �

Instituto Nacional de la Administración Publica – México


Se encuentra en una posición geoestratégica en relación al MERCOSUR, en el extremo sur del continente americano. Esta urbe cosmopolita, es el núcleo de una región de suma importancia económica, encontrándose en una de las zonas más productivas de Argentina, por lo cual es centro de servicios, comercios e industrias, además de un gran polo educativo, cultural, y deportivo, contando con importantes bibliotecas, teatros, museos, circuitos arquitectónicos, diversidad de parques y paseos, y una infraestructura turística de calidad. Rosario es conocida como la “Cuna de la Bandera Argentina”, siendo su edificación más emblemática la conocida como el “Monumento a la Bandera”. Esta ciudad, que está conectada con el resto de la provincia y del país por medio de una vasta red de comunicaciones terrestres, aéreas y fluviales, es habitada por más de

1.028.000 personas.

Salud: Rosario forma parte del movimiento de Municipios Saludables, impulsado por la Organización Panamericana de la Salud. Con una visión dinámica de funcionamiento intersectorial, horizontal y multidisciplinario, integra un modelo de gestión de la salud basado en la construcción de redes que promueven solidaridad, equidad, accesibilidad, calidad y participación. Deportes: nuestra ciudad cuenta con un capital institucional que implica la presencia de 55 Asociaciones, Federaciones y entidades relacionadas al desarrollo y promoción del deporte federado, local y provincial. Dichas Instituciones representan a deportistas de 357 clubes distribuidos en todo el territorio local. Rosario posee una larga lista de deportistas que han representado a nuestro país en diversas competencias internacionales: 151 deportistas, 23 entrenadores y jueces que han participado en las diversas ediciones de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos, así como los 353 deportistas, jueces y entrenadores que han integrando los equipos nacionales en los diversos Juegos Panamericanos y Parapanamericanos.


Autódromo: esta Empresa del Estado Municipal es un espacio público no sólo de desarrollo deportivo, sino sociocultural, tecnológico y comercial con proyección nacional y regional. Las expresiones culturales de la sociedad generan múltiples y variadas formas de expresión, y en este marco el deporte motor logra trascender los espacios deportivos locales e instalarse a nivel mundial en virtud, entre otras cosas, de los avances tecnológicos estrechamente vinculados a la industria automotriz. En nuestro país, a lo largo de más de un siglo, este deporte viene ganando simpatizantes y adhesiones que se multiplican, cuando alrededor de esta expresión se producen otras nuevas manifestaciones que la completan, complementan e introducen innovaciones en las formas de entender y participar de las mismas. Rosario ha venido acompañando este proceso como lo muestra el desarrollo histórico alcanzado por el deporte motor a través de diversas intervenciones y que, desde 1962, tiene como escenario propio al Autódromo "Juan Manuel Fangio". Este desarrollo histórico se entrama entre experiencias de visitantes, corredores y ciudadanía que hoy sigue presente a través de una memoria activa sobre el camino andado, garantizando que este espacio continúe haciendo historia para las generaciones futuras, y que este Multiespacio Automovilístico sea generador de acciones culturales, deportivas, comerciales y tecnológicas, junto a su entorno social y ambiental existente. El clima: la ciudad de Rosario se cataloga como “templado pampeano”, sin estaciones bien definidas. De todos modos, se registran mayores temperaturas en los meses de noviembre a marzo y una temporada fría entre junio y julio. Llueve más en verano que en invierno, con un total de entre 800 y 1.000 mm anuales. Para la época del evento, (verano en Argentina), se registra un clima caluroso a mediodía y en las primeras horas de la tarde, templado en las mañanas y las últimas horas de la tarde y fresco durante las noches. Temperaturas máximas y mínimas absolutas registradas en diciembre-enero en nuestra ciudad:

máxima 40.7º C

mínima 5.1º C


Rosario ciudad sede “Largada Rally Dakar” La largada del Rally Dakar desde Rosario en enero de 2014 continúa y fortalece el camino asumido desde la gestión, para que nos constituya en ciudad ejemplo en cuanto a la promoción y desarrollo de políticas deportivas orientadas hacia la inclusión sociocultural. Rosario ha tenido y tiene una relación muy estrecha con el deporte en general y posee un capital social capaz de aprovechar esta oportunidad para demostrar, nuevamente, que el deporte es fundamental como estrategia de encuentro, integración y fortalecimiento de los lazos sociales. Además, el hecho de ser una ciudad que brega por lograr el desarrollo de todos sus ciudadanos y ciudadanas desde un proyecto común, que nos hace parte de esta ciudad que habitamos, compartimos y queremos mejorar día a día, nos permite obtener ese sentimiento de pertenencia a un colectivo que se sabe parte y del que se siente orgulloso. Entendemos que la largada del Rally Dakar representa una oportunidad única de fortalecer el trabajo mancomunado entre los actores públicos y privados para mostrar lo mejor que tenemos: nuestro trabajo, su historia y su gente. Esta es una gran posibilidad que redundará en el desarrollo y visualización de los servicios y capacidades colectivas que construimos juntos como ciudad; aportando a la integración de nuestro territorio y al fortalecimiento del proyecto colectivo que es Rosario. Estamos convencidos que ésta será una gran oportunidad de reforzar nuestro compromiso con el posicionamiento de nuestra ciudad, como una metrópolis que crece y se consolida como sede de grandes eventos internacionales, ampliando de este modo nuestros vínculos hacia diferentes partes del mundo, promoviendo el intercambio y enriquecimiento cultural sin fronteras. En este marco es indispensable la articulación y cooperación de todos los actores que forman parte de Rosario, sabiéndolos indispensables en la concreción y en el desarrollo exitoso de este importante evento. La capacidad colectiva de nuestro capital social es lo que mostrará la diferencia en el logro de este objetivo colectivo y compartido.

4,6 millones de espectadores - 1.000 millones de telespectadores en 190 países - 373 millones de dólares de repercusiones económicas - 1.200 horas de difusión televisiva - 74 millones de visitas por medio de la web - 745 competidores - 53 nacionalidades - 449 vehículos de carrera - 365 vehículos de asistencia - 183 motos - 38 quads - 153 coches - 75 camiones


Organigrama de Funcionamiento Institucional Tal cual lo manifiesta el Organigrama adjunto existe una Dirección Ejecutiva que está integrada por las personas con mayor responsabilidad, estableciendo dos áreas definidas “In”: que es la respuesta de la estructura orgánica de la Municipalidad, en cuanto a la generación del proyecto; y “Out”: que es la respuesta externa a los requisitos específicos de la competencia, ambas interrelacionadas entre sí por diferentes departamentos y líneas de ejecución afines. Además, existen Áreas Especiales que atraviesan diversas aristas de las áreas “In” y “Out” gestionando y ejecutando diferentes medidas tendientes a facilitar las acciones a realizar, para la excelencia del Evento.


“Out”: es la respuesta externa, comprende todos los aspectos, sean técnicos,

administrativos, recursos materiales, personas involucradas y gestiones necesarias para dar cumplimiento con las normativas propuestas por el Handbook de Competencia. Para establecer acciones específicas se decide la sub división del área en departamentos, debiendo reportar directamente a la Dirección Ejecutiva, estos son: Parque Descarga: es el primer sitio donde se resguardan y preparan los vehículos para luego ser presentados en la Verificación Técnica Administrativa. Se ubica en el Autódromo de Rosario, Av. Jorge Newbery y García del Cossio. Verificación: es donde se constata que las condiciones de los vehículos y los equipos participantes cumplan con los requisitos técnicos y administrativos que la Organización exige. Se encuentra en el City Center: Bv. Oroño 6300 Parque Cerrado: es el espacio donde los vehículos ya verificados se alojan hasta el día del inicio de la Competencia. Ubicado en el Parque de España, Escalinatas del Río. Podio de Largada: es el lugar donde los vehículos simbólicamente realizan la Largada del Dakar 2014. En el Monumento a la Bandera, sobre Av. Belgrano. Village Dakar: es el Centro de Exposiciones de Marcas y Patrocinadores, ubicado en el Parque Nacional a la Bandera. Recorrido Podio: es el recorrido después de la Largada simbólica de los vehículos por un circuito dentro de la Ciudad, con una extensión aproximada de 6 km ( Belgrano/ Oroño /27 / Belgrano) Largada Oficial: es el inicio de la Etapa Oficial de enlace de la Competencia; con salida desde el Parque Cerrado.


“In”: es la respuesta desde la estructura orgánica del Municipio, en cuanto a la

generalidad del proyecto y comprende todos los aspectos, sean técnicos, administrativos, recursos materiales, personas afectadas y gestiones necesarias para dar cumplimiento con las normativas propuestas por el Handbook de Competencia A.S.O. y a su vez abastecer de las necesidades comunes al área “Out”. Para establecer acciones específicas se decide la sub división del área en departamentos, debiendo reportar directamente a la Dirección Ejecutiva, estos son: Servicios Médicos:

Plan de Control /Emergencias Sanitarias

Centros de Derivación / Emergencias /SIES

Corredor Sanitario

Relevamiento de Prestadores Turismo:

Centros de Información

Hotelería

Circuitos Turísticos

Gastronomía Protocolo:

Lanzamiento / Conferencias

Meetings

VIP / Invitados Comunicación:

Prensa: Plan de Medios / Conferencias y Centros de Prensa / Fotógrafos / Zona Mixta / Guardias / Tribuna de Prensa

Imagen: Logo / Diseño / Look of the game / Poster / Spot/ Twitter / Facebook / Web oficial / Flayer

Secretariado:

Emisión y Recepción de Notas

Materiales

Recopilación de Datos

Centralizar Información

Manual Organizacional


Infraestructura:

Relevamiento de espacios públicos afectados / accesos / recorridos

Plan de obras públicas / privadas previstas Higiene y Medio Ambiente:

Contaminación

Tratamiento de Residuos

Sistema de Limpieza y Recolección Producción:

Ferias

Concesiones

Vínculo con Privados

Áreas Especiales: Área Financiera: es el departamento responsable de la proyección, control y pago de todos los compromisos adquiridos según el presupuesto en el evento. Voluntariado: es el área responsable de convocar, organizar, capacitar y llevar a cabo las acciones y tareas establecidas para los voluntarios. Marketing: área responsable de programar y coordinar las acciones con los patrocinadores, marca, producto, oferta/demanda, etc. Eventos Paralelos: Recitales /Exposiciones / Espectáculos Deportivos / Espectáculos Culturales.


Anexos

Autodromo


Parque Cerrado

Village Dakar

Podio Largada

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Documents