manual organizacional de almacen cema · 2017-06-01 · servicio de farmacia, es el control de las...

MANUAL ORGANIZACIONAL DE ALMACEN CEMA

CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA BY FIFA

Clave: CEMA-MN-FA-MOR-04

Versión: 1.0

Vigente a partir de 03/03/2017

Sustituye a: Ninguno

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ELABORÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.F. Brianda Irais Torres Lucas Puesto: Encargada de Almacén

REVISÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: MCD. Vicente Moreno Calva Puesto: Dirección de Calidad CEMA

AUTORIZÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: L.C. Julio Cesar García Rodríguez. Puesto: Dirección Administración y Finanzas.

ACREDITÓ: Fecha:10/03/2016 Firma: Nombre: Dra. Gabriela Murguía Cánovas Puesto: Dirección General de Centro de Excelencia Médica en Altura

Este documento es propiedad del Almacén del Centro de Excelencia Medica en Altura

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE

ALMACEN CEMA

CENTRO DE EXCELENCIA MÉDICA EN ALTURA BY FIFA




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Contenido

1. Introducción

2. Objetivo del manual

3. Alcance

4. Responsable

5. Misión

6. Visión

7. Objetivo y funciones del área de Almacén

8. Áreas involucradas

9. Organigrama

10. Conformación




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1. INTRODUCCIÓN

El Almacén CEMA es el espacio físico del Servicio de Farmacia de la Clínica destinado a la conservación de los medicamentos, materias primas o cualquier otro tipo de insumos para la salud que deban ser almacenadas o custodiadas bajo la responsabilidad de un farmacéutico, lo cual brinda ventajas como:

Facilitar la recepción de medicamento e insumos. Facilitar conservación de medicamentos e insumos. Facilitar la distribución de medicamentos e insumos.

Así pues, la función primordial del Almacén CEMA, y por lo tanto una de las más importantes del Servicio de Farmacia, es el control de las existencias de medicamentos e insumos con el fin de facilitar una buena gestión de suministros, para poder disponer de ellos con la mayor brevedad posible. El presente manual organizacional del área de Almacén CEMA es de observancia general, como

instrumento de información y consulta. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura

orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta área. Su consulta permite

identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada uno de los integrantes y evitar la

duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los

elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables.

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su

caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta área, por lo que se deberá

aportar la información necesaria para este propósito.




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2. OBJETIVO DEL MANUAL

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento del

Almacén del Centro de Excelencia Médica en Altura como una referencia obligada para lograr el

aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas al personal adscrito al

mismo.

3. ALCANCE

Las actividades descritas en este documento aplican para el personal adscrito al área de Almacén del Centro de Excelencia Médica en Altura.

4. RESPONSABLES Encargada de Almacén y Auxiliar de Farmacia.

5. MISIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN Brindar un Servicio basado en la calidad y seguridad en el uso y manejo de los medicamentos y demás

insumos para la salud, otorgado por capital humano comprometido y capacitado, orientado a

garantizar una adecuada y confiable gestión de los recursos, así como el asesoramiento y la

información al personal y pacientes.




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6. VISIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN

Ser reconocidos como un Servicio pionero e innovador, consolidado por un capital humano y una

adecuada infraestructura, destacado por su sistema de calidad y seguridad, la gestión de los recursos y

la Atención Farmacéutica, otorgando beneficios a la Clínica y a los usuarios.

7. OBJETIVO DEL ÁREA DE ALMACÉN

Establecer los lineamientos y la metodología para desarrollar las distintas actividades que generan el

Abastecimiento de Medicamentos e Insumos para la salud en CEMA, con el fin de cubrir las

necesidades de las distintas áreas garantizando su Uso Racional, así como la seguridad del paciente.

8. ÁREAS INVOLUCRADAS.

Las áreas involucradas en el cumplimiento de los procesos mencionados de manera general en este documento son las enmarcadas en la siguiente tabla:

ÁREA RESPONSABLE

Almacén CEMA L.F. Brianda Irais Torres Lucas

Administración C.P. Santa Valencia García

Área Médica Dra. Gloria Vargas Sánchez

Enfermería L.E. Hernán Franco Hernández

Nutrición L.N. Salvador Iván Villalobos Vallejo

Laboratorio Clínico T.L.Q. Noel Osmar Ramos Islas

Terapia Física y Rehabilitación Dra. Nallely Hernández Mendoza

Imagenología y Rayos X Dr. Aldo Isaac Vázquez Godínez

SPA Cosmetóloga Miriam Lilian Solís Pérez




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9. ORGANIGRAMA

Dra. Gabriela Murguía Cánovas

DIRECTORA GENERAL

L.C. Julio César García Rodríguez

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

L.C. Santa Valencia García

GERENTE GENERAL CEMA

L.F. Brianda Irais Torres Lucas

ENCARGADA DE ALMACÉN

HOSPITALARIO

L.F. Francisco Israel Bautista Luna

AUXILIAR DE ALMACÉN

HOSPITALARIO




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10. CONFORMACIÓN 10.1. Ubicación

El Almacén se encuentra ubicado en la planta Alta de las instalaciones de CEMA.

10.2. Infraestructura

El Almacén está conformado por el área donde se resguardan los medicamentos y demás insumos, así como el área de recepción. La primera área cuenta con: Quince anaqueles para acomodo de Insumos y Medicamentos. Una gaveta para medicamentos controlados. Un refrigerador. Un termo higrómetro. Una mesa. Un carrito abatible para desplazamiento de insumos y medicamentos. Un bote de basura.

El área de recepción cuenta con: 2 escritorios 1 computadora 1 impresora 1 teléfono de oficina 4 sillas 2 botes de basura

10.3. Organización

El Almacén está organizado de acuerdo a la ubicación de los diferentes grupos de medicamentos y demás insumos para la salud, y se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Medicamentos orales grupo IV, V y VI. Medicamentos intravenosos grupo IV, V y VI. Material de Cardiología.




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Material para cirugía. Material de Laboratorio. Insumos generales. Material de curación. Material aséptico. Material de ortopedia. Material de fisioterapia. Material de Spa. Soluciones. Área de medicamentos caducos.

10.4. Bibliografía

Suplemento para Establecimientos dedicados a la venta y suministro de Medicamentos y demás Insumos para la Salud (5ta edición) FEUM.

10.5. Personal Operativo 1 Encargado de Almacén 1 Auxiliar de Almacén




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10.5.1. Descripción de puesto

Puesto Responsable de Almacén

Departamento / Área Almacén CEMA

Reporta a: L.C. Julio César García Rodríguez/L.C. Santa

Valencia García

Número total de

personas que dependen

directamente del puesto:

1

Dirección Responsable Administración CEMA

Ubicación Libramiento la Concepción Km 2 Circuito la

concepción San Agustín Tlaxiaca.

Unidad de Negocio CEMA

PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO:

CONTROL DE EXISTENCIAS, ASÍ COMO DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ALMACEN, GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y APEGO A NORMATIVA PARA ALMACENES HOSPITALARIOS.

RESPONSABILIDADES / FUNCIONES:

1. Control de existencias en el Almacén y demás sub almacenes.

2. Semaforización.

3. Contacto con proveedores.

4. Gestión de los recursos.

5. Entrega de productos a los diferentes sub Almacenes.

6. Generación de inventario semanal.

7. Generación de procedimientos que se añadan en la operación de Almacén CEMA.

8. Verificación de la farmacoterapia de los pacientes hospitalizados.

9. Educación al paciente.

10. Dirigir los Comités de Farmacia y Terapéutica y Farmacovigilancia.

Última

Actualización:




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PROCESOS / PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO (Directos e Indirectos):

Clave Proceso / Procedimiento Objetivo

PNO para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos.

PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.

PNO para el control de inventarios.

PNO para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud.

PNO para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados.

PNO para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos.

PNO de medidas de seguridad e higiene.

PNO de limpieza y mantenimiento.

Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo.

PNO para suministro de medicamentos en caso de contingencias.

PNO para Revisión de Carros Rojos.

Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo.

Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos.

Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA.

Estos Procesos / Procedimientos No limitan el accionar del personal con las necesidades de la Institución.




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MANEJO DE RECURSOS:

- Computadora

- Impresora

- Calculadora

- Escritorio

- Cajonera

- Termómetro de refrigerador

- Termohigrómetro

HORARIO TIPO DE TRABAJO DEL PUESTO:

Lunes Martes

Hora Actividad Hora Actividad

8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar

08:01-

15:30 hrs

Funciones laborales en espacio de oficina 08:01-

15:30 hrs

Funciones laborales en espacio de oficina

15:30hrs Salida a comida 15:30hrs Salida a comida

17:00hrs Regreso de comida 17:00hrs Regreso de comida

17:00 –

17:30 hrs

Funciones laborales en espacio de oficina 17:00 –

17:30 hrs


17:30hrs Salida de labores 17:30hrs Salida de labores

Miércoles Jueves

Hora Actividad Hora Actividad 8:00hrs Entrada a laborar 8:00hrs Entrada a laborar

08:01-

15:30hrs


15:30hrs





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17:00 –

17:30hrs


17:30hrs


Viernes Sábado


08:01-

15:30hrs


15:30hrs

15:30hrs

17:00hrs

17:00 –

17:30hrs


Salida a comida

Regreso de comida

Funciones laborales en espacio de oficina 15:30hrs Salida a comida 17:00hrs Regreso de comida 17:00 –

17:30hrs



NIVEL EN EL ORGANIGRAMA: Cuarto nivel de la línea horizontal de liderazgo.

(Liderazgo de operación)




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Puesto Auxiliar de Almacén

Departamento / Área Almacén CEMA

Reporta a: L.F. Brianda Irais Torres Lucas

Número total de

personas que dependen

directamente del puesto:

0

Dirección Responsable Administración CEMA

Ubicación Libramiento la Concepción Km 2 Circuito la

concepción San Agustín Tlaxiaca.

Unidad de Negocio CEMA

PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO:

CONTROL DE EXISTENCIAS, ASÍ COMO DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ALMACEN, GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y APEGO A NORMATIVA PARA ALMACENES HOSPITALARIOS.

RESPONSABILIDADES / FUNCIONES: 1. Control de existencias en el Almacén y demás sub almacenes.

2. Semaforización.

3. Entrega de productos a los diferentes sub Almacenes.

4. Generación de inventario semanal.

5. Reporte de Control de temperatura y humedad en almacén.

6. Recepción de Proveedores.

7. Dar entrada en base de datos (HISTOCLIN)

8. Acomodo de productos en Almacén CEMA.

9. Verificación de la farmacoterapia de los pacientes hospitalizados.

10. Educación al paciente.

11. Dirigir los Comités de Farmacia y Terapéutica y Farmacovigilancia.

Última

Actualización:




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PROCESOS / PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO (Directos e Indirectos):

Clave Proceso / Procedimiento Objetivo

PNO para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos.

PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.

PNO para el control de inventarios.

PNO para la dispensación y distribución de medicamentos y demás insumos para la salud.

PNO para el manejo, dispensación y control de medicamentos controlados.

PNO para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y caducos.

PNO de medidas de seguridad e higiene.

PNO de limpieza y mantenimiento.

Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo.

PNO para suministro de medicamentos en caso de contingencias.

PNO para Revisión de Carros Rojos.

Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo.

Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos.

Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén CEMA.

Estos Procesos / Procedimientos No limitan el accionar del personal con las necesidades de la Institución.




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MANEJO DE RECURSOS:

- Computadora

- Impresora

- Calculadora

- Escritorio

- Cajonera

- Termómetro de refrigerador

- Termohigrómetro

HORARIO TIPO DE TRABAJO DEL PUESTO:

Lunes Martes

Hora Actividad Hora Actividad


09:01-

14:00 hrs


14:00 hrs




15:30 –

19:00 hrs


19:00 hrs






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Miércoles Jueves


09:01-

14:00hrs


14:00 hrs




15:30 –

19:00hrs


19:00 hrs


Viernes Sábado


09:01-

14:00hrs


14:00 hrs

14:00hrs

15:30hrs

15:30 –

19:00 hrs


Salida a comida

Regreso de comida

Funciones laborales en espacio de oficina 14:00hrs Salida a comida 15:30hrs Regreso de comida 15:30 –

19:00hrs



NIVEL EN EL ORGANIGRAMA: Quinto nivel de la línea horizontal de liderazgo.

(Liderazgo de operación)




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10.6. Horario de Operación

El Almacén CEMA Se encuentra operando de la siguiente manera:

DÍAS TURNO HORARIO

Lunes a sábado Matutino 08:00 a 17:30

Lunes a sábado Vespertino 09:30 a 19:00

Cabe mencionar que el Servicio debe operar las 24 horas, los 7 días de la semana, lo cual está en proceso de transformación y los Procedimientos Normalizados de Operación involucrados serán modificados en cuanto los horarios se extiendan.

10.7. Logística de Operación. Para garantizar el suministro de Insumos y Medicamentos en las diferentes Áreas, el Servicio de Almacén estableció 16 sub almacenes (stock por área), donde se ubican las necesidades de cada uno de los grupos de Servicios que ofrece CEMA. Los sub almacenes existentes y de los cuales se debe llevar el control de entradas, salidas y verificar necesidades, son los siguientes:

1. Quirófano. 2. Hospitalización. 3. Consulta Externa y Urgencias. Laboratorio. 4. Carro Rojo (Recuperación o Quirófano). 5. Carro Rojo (Hospitalización). 6. Carro Rojo (Urgencias). 7. Laboratorio. 8. Caja de Anestesia. 9. Fisioterapia. 10. Evaluación Médica. 11. Imagenología. 12. Spa 13. Caja obstétrica 14. Botiquín de atención en cancha 1 15. Botiquín de atención en cancha 2 16. Botiquín de atención en cancha 3




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Todas estas áreas son controladas desde Almacén Central, que es el espacio ocupado con el nombre de Almacén CEMA, el cual está comandado por los siguientes Proceso Normalizados de Operación:

1. Procedimiento Normalizado de Operación para la solicitud, adquisición, recepción y registro de medicamentos e insumos.

2. Procedimiento Normalizado de Operación para Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.

3. Procedimiento Normalizado de Operación para el control de inventarios. 4. Procedimiento Normalizado de Operación para la dispensación y distribución de medicamentos y demás

insumos para la salud. 5. Procedimiento normalizado de operación para el manejo, dispensación y control de medicamentos

controlados. 6. Procedimiento Normalizado de Operación para Manejo de Medicamentos próximos a caducar y

caducos. 7. Procedimiento Normalizado de Operación de medidas de seguridad e higiene. 8. Procedimiento Normalizado de Operación de limpieza y mantenimiento. 9. Manual para el manejo de medicamentos de alto riesgo. 10. Procedimiento Normalizado de Operación para suministro de medicamentos en caso de contingencias. 11. Procedimiento Normalizado de Operación para Revisión de Carros Rojos. 12. Procedimiento Normalizado de Operación para Apertura de Carro Rojo. 13. Procedimiento Normalizado de Operación para la semaforización de medicamentos e insumos. 14. Procedimiento Normalizado de Operación de acceso y restricciones de personal al Área de Almacén

CEMA. Estos procedimientos deben cumplirse según lo estipulado y descrito en cada uno para las actividades que competen en la operación de Almacén CEMA.

Ciclo para Abastecimiento de Medicamentos e Insumos en CEMA.

Selección, Adquisición, Recepción y Registro. La selección de Medicamentos e Insumos para la salud se lleva a cabo tomando en cuenta el consumo histórico en cada uno de los sub almacenes de CEMA; la adquisición se realiza con diferentes proveedores




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ya establecidos para cada grupo de insumos; en el caso de que se presenten cirugías de artroscopía, se contacta con los proveedores establecidos por los cirujanos. La recepción se realiza en el Almacén, siempre y cuando los proveedores presenten una factura o en su defecto una nota de remisión para verificar los insumos que se están adquiriendo. El registro de los insumos se lleva a cabo mediante el Sistema de Gestión Hospitalaria Histoclin. Todos estos procesos se detallan en el PNO de Selección, Adquisición, Recepción y Registro de medicamentos y demás insumos para la salud.

Almacenamiento El Almacenamiento se lleva a cabo en Almacén Central, donde se tienen Inventariados los Insumos y Medicamentos que requieren los 11 sub almacenes restantes. Todas las actividades que implica este proceso se establecen en el PNO para el Almacenamiento y Conservación de Insumos y Medicamentos.

Distribución y Dispensación La distribución se lleva a cabo en base a las necesidades de insumos o medicamentos de cada sub almacén por medio de una solicitud de requerimientos elaborada en HISTOCLIN, la cual es entregada al servicio de Almacén, quien por medio de una nota de salida generada en sistema HISTOCLIN entrega los insumos solicitados para ser insertados en el stock de cada área. Todas estas actividades se detallan en los siguientes procedimientos:

Procedimiento Normalizado de Operación para Abastecimiento de Medicamentos e Insumos a las diferentes Áreas.

Procedimiento Normalizado de Operación para suministro de medicamentos en caso de contingencias.

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