manual lotus notes 6.5.1

Buen Uso del Correo ElectrónicoBuen Uso del Correo Electrónico

TópicosTópicos

• El correo electrónico aplicado a la empresa• Notes Web• El correo electrónico solo para fines del negocio • Mensaje de correo• Cambio de contraseña• Insertar anexos en los mensajes de correo• Cuota de correo• Creación de base de datos local• Guardar mensajes en la base de datos local• Vaciado de la papelera• Menú de opciones• Ausente de la oficina• Mensajería instantánea• Opción Centro de Servicios Ext. 105• Recomendaciones

El correo electrónico aplicado a la empresaEl correo electrónico aplicado a la empresa

Es una herramienta que permite, a través de la red, enviar y recibir mensajes escritos a personas dentro y fuera de la corporación.

Es un servicio de transferencia de mensajes, a través de la red corporativa, que permite al personal de la empresa comunicarse con rapidez y de una forma muy sencilla con otras personas.

El acceso al correo electrónico se puede validar a través de la aplicación Lotus Notes la cual esta configurada en el PC del usuario, así como por medio de la Intranet de PDVSA desde la opción Mi Correo. (Notes Web)

Notes WebNotes Web

Notes Web : Es una herramienta que permite acceder a nuestro correo electrónico a través de un navegador desde cualquier equipo conectado a la red de PDVSA. Dependiendo de la versión del cliente de Lotus Notes, deberá elegir el botón Abrir según sea el caso, para la versión 4.6 seleccione la primera opción y para la versión 6.5 presione la segunda opción. Para acceder al Webmail:

http://intranet.pdvsa.com/

http://webmail.pdvsa.com/

El correo electrónico solo para fines del negocioEl correo electrónico solo para fines del negocio

El correo electrónico sólo deberá utilizarse para fines del negocio, según las normas establecidas en las Políticas de Seguridad de Información. En este sentido, no debe ser usado para actividades personales ni comerciales.

Norma PSI: (Políticas de Seguridad de Información) PSI-040301: Uso del correo electrónico de la corporación: El personal autorizado sólo deberá hacer uso del correo electrónico de la corporación para fines del negocio de conformidad con las normas y procedimientos relacionadas con la recepción, envío, reenvío, almacenamiento y retención del mismo, para tal objeto establecidas

Norma PAI: (Políticas de Activos de Información)El sistema de correo electrónico se estableció para ser utilizado con fines relativos al funcionamiento de la empresa, no debe ser usado para actividades personales, comerciales, ni aquellas que coloquen a la corporación en una posición potencialmente embarazosa.

Mensaje de correoMensaje de correoPara crear los nuevos mensajes de correo se usa la barra de acciones del

correo.

Nuevo mensaje: Use esta opción para crear un nuevo mensaje.

Responder: Use esta opción cuando desee responder a un mensaje que ha recibido. El formulario de respuesta sólo funciona si se ha seleccionado el documento al que se desea responder.

Responder con historial: Esta opción es similar a "Responder". La diferencia estriba en que con "Responder con historial", el contenido del mensaje al que se va a responder se copia automáticamente en el nuevo mensaje.

Responder sin anexos: Ésta es una respuesta con historial de la que se excluyen todas las imágenes y demás tipos de archivos.

Mensaje de correoMensaje de correo

Antes de enviar un mensaje:

Para: Los destinatarios principales del mensaje. El contenido del mensaje va dirigido a ellos y son ellos los que deberán actuar en consecuencia.

cc: Destinatarios que recibirán una copia del mensaje y que normalmente no deberán realizar ninguna acción posterior.

cco: Destinatarios que recibirán una copia oculta (secreta) de este mensaje.

Asunto: Introduzca una breve descripción del asunto de su mensaje. De esta manera, los destinatarios de este sabrán de que trata el mensaje sin tener que abrirlo para leerlo.

Cambio de contraseñaCambio de contraseñaProcedimiento para cambiar la contraseña de correo electrónico:

1. Seleccione las opciones de Archivo / Seguridad / Seguridad del usuario. Ingrese su clave y presione Aceptar, para activar la ventana Seguridad del usuario.

Cambio de contraseñaCambio de contraseña

2. Presione “Cambiar Contraseña”, ingrese su clave actual y presione Aceptar.

Cambio de contraseñaCambio de contraseña3. Escriba la nueva contraseña en Nueva contraseña y Vuelva a escribirla, al Aceptar, se generará un mensaje notificando el éxito del cambio de la contraseña del correo electrónico.

Cambio de contraseña Notes WebCambio de contraseña Notes Web

1. Se accede desde el Área de Trabajo al Directorio de PDVSA.

2. Elegir la opción WebAccess y se ubica indicador.


3. Hacer doble Clic sobre el indicador de correo.


4. Presionar el botón Edit Person.


5. Presionar el botón Enter Password.


6. Se procede a ingresar la nueva contraseña, presione botón Aceptar y Save & Close.

Insertar anexos en los mensajes de correoInsertar anexos en los mensajes de correoPara anexar un archivo (s) a un mensaje de correo.

1.- Hacer clic en el icono Anexar en la parte superior del menú principal.

2.- Seleccionar el nombre del archivo en la unidad y el directorio apropiado. Nota: los anexos no deben sobrepasar los 5 MB de tamaño para notas hacia Internet.

Cuota de correoCuota de correo

Al momento de exceder la cuota de correo el sistema emitirá un mensaje de advertencia.

Cuando esto ocurra se podrá enviar notas, pero no quedará registro de los mensajes enviados, ya que no dispone de espacio de disco en el servidor.

Igualmente no se podrá acceder al correo electrónico a través de la WEB. Para normalizar la situación, usted debe realizar actividades de mantenimiento para liberar espacio en su base de datos de correo.

Nota: la cuenta de correo en la BD del servidor dispone de 40 MB de los cuales 4 MB pertenecen a la aplicación.

Importante: bloqueo del correo. (3 notas informativas)

Creación de base de datos localCreación de base de datos localEn la barra de menú de Notes hacer clic sobre la opción Seleccione

Archivo>Base de datos>Nueva, se verifica Local en el campo Servidor, se ingresa el nombre de la base de datos a crear en el campo Título. (opción correo V6) (BD local 1 GB)

Guardar mensajes en la base de datos localGuardar mensajes en la base de datos local

1.- Haga clic en el icono de Área de Trabajo y aparecerá en la pantalla todas las bases de datos que tiene configuradas.

2.- Abra la base de datos local en la que desea guardar sus notas de correo, haciendo doble clic sobre la misma.

3.- Ubíquese en el área de trabajo y seleccione la base de datos del servidor. Dentro de ésta base de datos seleccione las notas que desee respaldar.

4.- Copiar de la bandeja de entrada, elementos enviados u otras carpetas. Una vez seleccionadas las notas a ser copiadas en su base de datos local debe hacer clic en la opción copiar de la barra del menú o presionar Ctrl+C. Diríjase a su base de datos local y haga clic en la carpeta donde desea guardar las notas. Luego presione la opción Edición del menú de correo y ejecute la acción pegar o simplemente presione Ctrl+V.

Guardar mensajes en la base de datos localGuardar mensajes en la base de datos local

5.- Una vez copiadas las notas en la base de datos local, debe borrar los mensajes bandeja de entrada. Ubíquese en la bandeja de entrada, las notas recién copiadas se deben encontrar seleccionadas. En caso contrario, seleccione con un clic los mensajes que requiera borrar y presione el botón eliminar o la tecla suprimir [Supr]. Inmediatamente, los mensajes desaparecerán de la vista en la que se encontraban, pero pasarán a la “Papelera”.

Vaciado de la papeleraVaciado de la papelera

1.- Se accede a la carpeta Papelera, luego botón “Vaciar la Papelera”, de manera de completar la eliminación de las notas.

2.- Si se decide no eliminar uno o varios mensajes, selecciónelos nuevamente y presione el botón “Restaurar” o “Restaurar todo” según el caso, y aparecerán nuevamente en la carpeta correspondiente de su bandeja de entrada.

3.- Finalmente, para recuperar el espacio en el correo, ejecute en el menú la opción: Acciones/Compactar Buzón.

Vaciado de la papeleraVaciado de la papelera

Menú de opcionesMenú de opciones

Bandeja de entrada: Aquí aparecerán los mensajes nuevos que le hayan enviado otros usuarios del correo.

Borradores: Aquí se visualizan los mensajes que haya creado y guardado sin enviarlos.

Enviados: Los mensajes aparecerán aquí si los ha guardado después de enviarlos. Puede decidir si desea guardarlos automáticamente o si desea que Notes se lo pregunte.

Papelera: Aquí aparecerán los mensajes que haya marcado para su eliminación.

Todos los documentos: Aquí se visualizan todos los mensajes existentes en el correo.

Debates: Aquí verá todos los mensajes de correo con las respuestas bajo el primer mensaje del debate.

Carpetas: Todas las carpetas creadas aparecerán aquí.

Herramientas: Funciones que podrá usar para gestionar el correo. Puede definir reglas para bloquear, archivar o remitir los mensajes antes de que se sitúen en la Bandeja de entrada, o puede crear su propio membrete para los mensajes. Si configura el archivado éste también se situará aquí.


Opciones de entrega


Ausente de la oficinaAusente de la oficina

1.- Se accede a Herramientas> Ausente de la oficina.

Ausente de la oficinaAusente de la oficina

2.- Se actualiza en la “Salida” y “Regreso” las fechas programadas.

Ausente de la oficinaAusente de la oficina3.- Se actualiza el “Mensaje predeterminado” y la opción Aceptar. Posteriormente se envía nota a la cuenta SERVICIOSORI.

Mensajería instantáneaMensajería instantáneaMensajería instantánea : Este servicio permite la comunicación con otras personas, en tiempo real. Es análogo a una conversación telefónica, pero utilizando la escritura como medio de comunicación. (chat / reunión virtual)

Opción Centro de Servicios Ext. 105Opción Centro de Servicios Ext. 105

EL SISTEMA CONSTA DE LAS SIGUIENTE OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL:

1.- SOLICITUD AL CENTRO DE SERVICIOS AIT (105)

2.- HACER SEGUIMIENTO A UNA SOLICITUD

3.- CONSULTAS Y PROBLEMAS MÁS FRECUENTES

3.1- MANEJO DE WINDOWS 3.2- MANEJO DEL CORREO LOTUS NOTES

3.2.1- CAMBIO DE PASSWORD EN LOTUS NOTES3.2.2- COMO INSERTAR UN ANEXO EN LOTUS NOTES3.2.3- MANTENIMIENTO DEL BUZÓN DE CORREO LOTUS NOTES3.2.4- CREACIÓN DE BASE DE DATOS LOCAL3.2.5- CONFIGURACION DE LOS TABLONES DE ANUNCIO3.2.6- ACTIVACIÓN DE AUSENTE DE OFICINA3.2.7- ACCESO A SAMETIME (MENSAJERÍA INSTANTÁNEA)3.2.8- CREAR UNA FIRMA EN SU CORREO

3.3- MANEJO DEL CORREO NOTES WEB3.3.1- ACCESO VÍA WEB AL CORREO3.3.2- COMO CAMBIAR EL PASSWORD AL NOTES WEB3.3.3- ENVIAR UNA NOTA DESDE INTERNET (NOTES WEB)

3.4- MANEJO DE SU CUENTA DE RED 3.5- MANEJO DE HERRAMIENTA DE OFFICE 3.6- APLICACIONES DE NEGOCIO, # TELEFÓNICOS DE LOS ADMINISTRADORES

4.- REALIZAR LA ENCUESTA ASOCIADA A UNA SOLICITUD.

RecomendacionesRecomendaciones

• Cambiar clave periódicamente

• Uso de la cuenta de correo SERVICIOSORI

• Llamadas al Centro de Servicios 105 (24 Hrs)

• Cambio de plataforma a Software Libre

• Mantenimiento a la BD del servidor

• Copiar las notas (no cortar)

• Vaciado de la papelera

• Redireccionamiento de correo

• Crear lista de distribución

• Espacio de la BD local (1 GB)

• Bloquear correo (F5) - Enter + Clave


• Tablones de anuncio

Tips Serviciosori:Formato para Creación/Habilitación de Cuentas de Red y CorreoInstalación de AutocadSolicitud de Acceso a Recursos de InternetRespaldo de data en CDSolicitud de acceso VPN/RasCreación de Cuenta CentinelaCreación de Cuenta SimdeSolicitud de Right faxDeshabilitación de cuentas de red/correoConfiguración de Abreviado telefónicoAdquisición de Celulares CorporativosCreación de cuentas Openworks y GeoframeCreación de cuenta SANDSolicitud de Línea TelefónicaAdquisición de LaptopAdquisición de Impresora de RedAdquisición de Equipo (menos Laptop e Impresora de Red)Mudanza de equiposMudanza de dataMudanza de línea telefónicaInstalación de aplicacionesPermisología en carpetas

Muchas gracias por su atención...Muchas gracias por su atención...

El símbolo de PDVSA está basado en un petroglifo en forma de sol ornamentado, representado en la Piedra Guarataro que se encuentra en Caicara del Orinoco. La simbología del sol como fuente de energía se asocia con el papel de la Corporación.Los Petroglifos son signos grabados en piedra en épocas prehispánicas.

(la palabra petroglifo quiere decir "piedra grabada").

manual lotus notes 6.5.1

Documents