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MANUAL LIBRUIS PARA

ATENCIÓN A USUARIOS

Biblioteca

Bucaramanga

PROCESO BIBLIOTECA Código: MBI.02

MANUAL LIBRUIS PARA ATENCIÓN A

USUARIOS

Versión:05

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Revisó Director y Profesional – Circulación

y Préstamo

Aprobó Rector

Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2007

Resolución Nº 1842

CONTENIDO

1 OBJETIVO 5

2 ALCANCE 5

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 5

4 NORMATIVIDAD 6

5 CONTENIDO DEL MANUAL 6

5.1 “P” CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO 8

5.1.1 Operaciones 8

Procesos Especiales y/o Diarios 10

Manejo de multas 11

- Multas y material prestado 11

- Inclusión tipos de multas 13

- Grabar multas 13

- Arqueo 14

Reservas 15

5.1.2 Ajustes 20

Fecha vencimiento 17

Libro 19

Listado Grados 20

Req. Graduandos 21

Listado Adquisición 22

5.1.3 Días No Hábiles 27

Sábados y domingos 24

Días festivos 25

5.1.4 Usuarios 30

Manejo de Usuarios 27



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y Préstamo

Aprobó Rector



Cambiar clave 29

Políticas de préstamo 30

Inclusión tipos de usuario 32

Suspensiones 33

Estudiantes graduados 34

Act. Estados académicos 35

Act. Estados IPRED 35

Insertar Usuarios 36

5.1.5 Reportes 41

Reportes generales 37

- Material prestado a domicilio 38

- Multas usuario 39

Reportes estadísticos 40

- Material mas prestado 41

- Usuarios mas frecuentes 42

- Horas de afluencia circul. 43

5.1.6 Consulta 48

Palabras claves 44

Num. Inv, isbn, ago edic 45

Material prestado 46

Material reservado 47

5.1.7 Estadísticas 52

Préstamo 48

5.2 “C” CAMBIO DE CLAVE 53



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y Préstamo

Aprobó Rector



LISTADO DE ANEXOS

Anexo 1. Acceso a los archivos generados por sistema 54

Anexo 2. Cargar archivos para alimentación del sistema. 54

Anexo 3. Preparar archivo para actualizar tipo de usuario a estudiantes 54

Anexo 4. Preparar archivo para incluir usuarios – grados 55

Anexo 5. Preparar archivo para incluir trabajos de grado a los estudiantes en proyecto de grado 56

Anexo 6. Preparar archivo para cambiar estado a los usuarios graduados 57

Anexo 7. Generar listado final (entrega a Selección y Adquisiciones) 57

Anexo 8. Preparar archivo para incluir nuevos usuarios 58

Anexo 9. Preparar sistema para actualización de estados académico (Presencial e IPRED) 58

Anexo 10.Preparación y actualización para grados 59



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1 OBJETIVO

Integrar todas las actividades de Circulación y Préstamo de la Biblioteca UIS, y servir de soporte para la capacitación y operación del Sistema.

2 ALCANCE

Este manual aplica a todos los usuarios del Sistema de Información de Biblioteca empleado en el desarrollo de los servicios de Circulación y Préstamo de Biblioteca UIS.

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Clave de acceso: Clave de 4 (cuatro) dígitos que los usuarios de la Biblioteca UIS poseen como código de seguridad personal.

Clave Estándar: Es la clave establecida por el sistema al momento de la creación de los

usuarios. Esta debe ser modificada para habilitar el estado activo del usuario en el sistema.

IPRED: Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia.

ISBN: Número internacional estandarizado para libros.

ISSN: Número internacional estandarizado para revistas.

LIBRUIS: Sistema Integrado de Información de Biblioteca.

S.I.I: Sistema Integrado de Información.

Num. Inv.: El número de inventario corresponde al número que identifica al material bibliográfico como parte de la colección de la Biblioteca UIS.

Tip. Usuario: El Tipo de Usuario corresponde a los grupos que conforman la comunidad

Universitaria: Estudiante Regular, Estudiante proyecto de grado, Estudiante IPRED, Administrativo, Docente, entre otros.

AAS: Información registrada por Asignación Automática del Sistema.

Multa: Derecho pecuniario a favor de la universidad, establecido al usuario según

Reglamento de Biblioteca.

Suspensión: Sanción no monetaria establecida al usuario según Reglamento de Biblioteca.

Operación: Hace referencia al tipo de operación que se realiza al material bibliográfico.



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Arqueo: Cierre de semana donde se relacionan los dineros ingresados a la Biblioteca en relación a pérdida o demora de Material Bibliográfico, o consumos hechos en la sala de Base de Datos.

4 NORMATIVIDAD

Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de 2008.

5 CONTENIDO DEL MANUAL

El S.I.I tiene por objeto integrar todos los sistemas de la Universidad Industrial de Santander, de tal forma que un usuario tenga acceso a su utilización con un login único y la posibilidad de colocar claves distintas a cada uno de ellos. El S.I.I. está conformado por:

a. Sistema de Información Académico. b. Sistema de Información Financiero. c. Sistema de Información de Administración de Recursos Humanos. d. Sistema de Información de Biblioteca. e. Sistema de Investigaciones f. Sistema de Costos Universitarios g. Sistema de Indicadores de Gestión h. Sistema de Información de Evaluación Docente i. Sistema de Información de Bienestar Universitario j. Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico k. Sistema de Información para la Librería l. Banco de Programas y Proyectos de Inversión

Todos los módulos del S.I.I. facilitan la consulta y la operación en el desarrollo de las actividades Académico – Administrativas de la Universidad; en el caso de la Biblioteca, específicamente en el subproceso de Atención a Usuarios se hace uso de los sistemas de Información Académica (en la consulta académica de los estudiantes) y de Información de Biblioteca (en las operaciones y consultas de los procesos internos). A continuación se presenta en forma detallada el Sistema de Información de Biblioteca.

INICIO DE SESION

Acceder a LIBRUIS: En la pantalla de PuTTY Configuration seleccionar Opción “Pelicano”→ Opción “Load” → Opción “Open



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Ilustración 1. Pantalla de acceso a LIBRUIS Ya en LIBRUIS ingresar con la sesión personal, así:

Login as: Digite login asignado → “Enter” Password: Digite clave asignada → “Enter”

EJECUCIÓN

Al ingresar al LIBRUIS se encuentran en el menú principal las siguientes opciones:

Sistema Bibliográfico “B”

Descripción: El motor de búsqueda de “Sistema Bibliográfico” permite tener información de material bibliográfico, sistema de préstamos, multas, manejo de usuarios entre otros.

Cambio de Password “C”

Descripción: Para cambiar su password de Acceso al Sistema de información introduzca su actual Contraseña (Old password), después escriba su nueva contraseña (New password), luego digite otra vez su Nueva contraseña (Re-enter new password). Si la segunda vez que escribe su nueva contraseña, esta difiere de la primera, debe repetir el proceso nuevamente desde (New password). Cambiando Clave para el usuario: Asignación automática del sistema Old Password: Digite password actual



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Acerca de ... “X”

Descripción: Da información general sobre los tópicos que se abarcan en el Sistema Integrado de Información.

Salir “S”

Descripción: Opción para salir del Sistema Integrado de Información. A continuación se presenta en detalle el Sistema Bibliográfico objeto del presente manual.

“B” SISTEMA BIBLIOGRÁFICO

5.1 CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO “P”

Descripción: Menú de acceso a los procesos generales de Circulación y Préstamo. Se puede acceder a las opciones del menú de Circulación y Préstamo ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción: O Operaciones J Ajustes D Días no hábiles U Usuarios R Reportes C Consulta

E Estadísticas T Catálogos A Cambiar clave L Clasificación F Fin

Antes de realizar cualquier operación siempre se debe verificar que:

El solicitante sea el propietario del carné presentado.

La vigencia del carné corresponda al periodo académico en curso.

Si la foto del carné no se distingue o el carné tiene pegada otra foto, se debe verificar el usuario con el documento de identidad.

Si es estudiante de primer nivel y no cuenta con carné, se pide el documento de identidad y el horario de clases.

5.1.1 Operaciones

Descripción: Corresponden a todos los procesos de ejecución y/o consulta, desarrollados por medio de la opción Circulación y Préstamo. En ésta, se puede acceder a la opción de OPERACIONES ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción: P Procesos especiales D procesos Diarios M Manejo de multas

R Reservas G Generación de turnos F Fin



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Ilustración 2. Menú de Circulación y Préstamo – Operaciones

Procesos Especiales y/o Diarios Descripción: Son procesos que realizan directamente los auxiliares de préstamo para usuarios que no presentan condicionales para el préstamo, es decir, no requieren autorización de Coordinación de la Biblioteca Sede Regional o Coordinación de Circulación y Préstamo en la Sede Principal, en caso contrario, estas operaciones deben ser desarrolladas directamente por el Coordinador de la Biblioteca Sede regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal. En situaciones de caídas temporales del Sistema, el préstamo o renovación de Material Bibliográfico se realizará de la siguiente manera: El auxiliar de préstamo informa la caída del sistema al Coordinador de la Biblioteca Sede regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal para que éste identifique la fecha y la hora de la suspensión y/o de caída del sistema e informe al auxiliar de puerta para la ubicación del aviso correspondiente. El Coordinador correspondiente notifica a los auxiliares de préstamo y puerta el inicio del registro de las operaciones de forma manual, haciendo uso del recibo CERTIFICACION ENTREGA DE MATERIAL.



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NOTA 1: El Coordinador de cada Sede define un tiempo prudencial para dar inicio a las operaciones de forma manual. Para el Registro de las Operaciones:

A. ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Recepción de material: El auxiliar recibe el material en la sección de préstamo de la biblioteca central, de salud y/o de las sedes y de inmediato diligencia la CERTIFICACIÓN ENTREGA DE MATERIAL, el cual es la siguiente:

SEDE:

HORA:

SEÑOR USUARIO: Si el material entregado tiene multa, favor acercarse posteriormente a reclamar el recibo para su cancelación.

CERTIFICACIÓN ENTREGA DE MATERIAL DURANTE CAÍDAS DEL SISTEMA Código: FBI. 14

Proceso Biblioteca Versión: 01

RESERVA

FECHA DE ENTREGA:

CÓDIGO DE USUARIO:

RECIBIDO POR:

GENERAL NÚMERO DE INVENTARIO FECHA VENCIMIENTO

NOTA 2: El Auxiliar de Préstamo entrega el original de este formato al usuario, como constancia de entrega del material, consignando: Fecha de entrega, hora, código de estudiante, colección (Reserva o General), número de inventario, fecha de vencimiento del material entregado y firma del auxiliar que recibe el material. NOTA 3: El auxiliar de préstamo conserva la copia del formato para hacer el registro de la operación en el sistema al momento de su restablecimiento y para posterior comprobación de la entrega realizada. NOTA 4: Si el libro entregado por el usuario presenta fecha de entrega vencida, el auxiliar de préstamo informa esta situación al usuario, para que una vez restablecido el sistema, reclame el recibo de la multa en la Sección de Préstamo. Registro de interrupción y restablecimiento del Sistema: Corresponde al Coordinador de la Biblioteca Sede Regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal, consignar la siguiente información:



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Actualización de Fecha y Hora de Entrega del Material en el

Sistema

Firma del Coordinador

Fecha y Hora de Caída del Sistema

INTERRUPCIÓN Y RESTABLECIMIENTO DEL SISTEMA Código: FBI. 15

Proceso Biblioteca Versión: 01

Fecha y Hora de Restablecimiento del Sistema

NOTA 5: Esta información será consignada en un formato interno diseñado para tal fin, el cual será archivado por el Coordinador de la Biblioteca Sede regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal. Ubicación del material recibido en la Sección de Préstamo: El auxiliar magnetiza el material recibido y lo ubica en el sitio asignado para tal fin en la sede central, salud y sedes regionales.

Registro de la operación de entrega en el sistema LIBRUIS (descarga del material): Una vez restablecido el sistema, el auxiliar procede de inmediato a registrar la operación de entrega de cada uno de los materiales recibidos y magnetizados, haciendo uso del lector óptico para capturar los números de inventario. Ubicación final del material: Posterior al registro en el sistema LIBRUIS, el Auxiliar de Préstamo ubica el material en los respectivos estantes.

B. RENOVACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Colección General: La operación de renovación para el material de esta Colección se

suspende mientras se restablece el sistema, teniendo en cuenta que en esta situación es imposible verificar si los libros están reservados, si el usuario tiene multa y/o sanción, si tiene límite de cupo o si el material a renovar está a nombre de otro usuario.

En este caso, el Auxiliar de puerta informa al usuario antes de este ingresar, que no hay servicio de renovación, indicando que si ingresa el material a la Biblioteca, debe entregarlo en la sección de préstamo. Si el usuario decide ingresar a la Biblioteca y renovar su material, debe esperar hasta el restablecimiento del sistema.

Si un usuario se encuentra dentro de la Biblioteca con material bibliográfico que requiere renovar y se genera caída en el sistema al momento de la operación, el usuario tiene la opción de hacer la entrega del material o esperar el restablecimiento del sistema.



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C. PRÉSTAMO DE MATERIAL

Colección General: La operación de Préstamo para el material de esta Colección se

suspende mientras se restablece el sistema, teniendo en cuenta que en esta situación es imposible verificar si los libros están reservados, si el usuario tiene multa y/o sanción, si tiene el límite de cupo y si el material a renovar está a nombre de otro usuario.

Colección Reserva: La operación de préstamo a domicilio de material de Reserva se realiza de la siguiente forma:

- SEDE CENTRAL: El usuario diligencia la tarjeta de vencimiento amarilla que acompaña el libro que desea prestar, en la cual consigna Nombre completo, Código de carrera junto con el de estudiante. El auxiliar verifica los datos consignados por el usuario con el carné y coloca la fecha de vencimiento del material en la tarjeta amarilla. Así mismo ubica la tarjeta en orden ascendente en el fichero destinado para este fin, de acuerdo al número de inventario.

- SEDE REGIONALES: El Auxiliar diligencia el FORMATO DE CERTIFICACION DE PRESTAMO MANUAL COLECCIÓN DE RESERVA, en el que consigna el nombre de la Sede, Nombre del Auxiliar de Biblioteca, Fecha del Préstamo, Fecha de entrega del Material, Hora, Código del Usuario, Nombre, Número de Inventario y Firma del Usuario. Dicho formato es un control interno del proceso de Biblioteca.



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NOTA 6: El Auxiliar entrega el Formato diligenciado al Coordinador de la Biblioteca Sede Regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal, el día siguiente a la caída del sistema, para su custodia y posterior utilización. Una vez restablecido el sistema, el Coordinador de la Biblioteca Sede Regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal, notifica a los auxiliares de puerta para hacer el retiro del aviso; corre la fecha y hora del material para poder ser descargado en el Sistema LIBRUIS, dejando un tiempo suficiente de acuerdo al número de operaciones Manuales, con el fin de evitar multas inconsistentes. NOTA 7: En caso que la caída del sistema sea en horario diferente al de 8:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y/o sábados, el Coordinador corre fecha y hora del material para poder ser descargado en el sistema LIBRUIS (aplica solo para la Sede Central).

Proceso de préstamo, entrega y/o renovación: OPERACIÓN → “ENTER”

Recibo No. Define el consecutivo de la operación. (AAS). Fecha Recib. Fecha en la que se realizó la operación. (AAS). Estos conceptos son asignados automáticamente por el sistema. Cod. Usuario. Código del Usuario. Digite el código asignado a cada usuario, cédula o

código de la institución en convenio (usuario UNIRED) → “ENTER”

1 UNIRED - CIT ICP 2 UNIRED - CORPLAN 3 UNIRED - UNAB 4 UNIRED – UPB 5 UNIRED - USTA

6 UNIRED - UDI 7 UNIRED - UDES 8 UNIRED – UMB 9 UNIRED – UTS 10 UNIRED - UCC

Tip. Usuario. Grupo de la comunidad Universitaria. (AAS). Multa. Sanción. (AAS). En caso de tener multa, el sistema no permite el préstamo. En caso de tener material vencido el sistema no permite el préstamo. Suspensión. Informa si el usuario tiene o no suspendidos los servicios de la

Biblioteca. En este caso el sistema no permite el préstamo. (AAS). Num Mat Pre__ de __ Informa el número de materiales prestado en relación a los

permitidos según política de préstamo para el caso en especial. En caso de tener el cupo de material bibliográfico lleno el sistema no permite el préstamo. (AAS).

Tecla “Tab” para iniciar el ingreso del material a prestar.



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Num. Inv. Digite el No. de inventario del material bibliográfico → “ENTER” Operación Digite “P” préstamo, “R” renovación y “E” entrega →“ENTER” según sea el caso. El usuario debe digitar la clave de acceso (4 dígitos) → “Enter”. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C Para imprimir el recibo digite “s” → “Enter”

Ilustración 3. Interfaz de Operaciones - Procesos Diarios y/o Especiales

Proceso de consulta: CONSULTA “ENTER”

El proceso de consulta tiene como fin suministrar información general de las operaciones realizadas por el usuario o a un material bibliográfico en especial. Nota: la Interfaz de presentación y consulta es la misma empleada en el proceso de operación. Manejo de multas Descripción: Corresponde a todos los procesos de ejecución y/o consulta de sanciones monetarias grabadas a los usuarios por incumplimiento según Reglamento de la Biblioteca. Se puede acceder a las opciones ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción:



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M Multas y mat prestado I Inclusión tip. Multas G Grabar multas Q arqueo F Fin

Ilustración 4. Menú de Operaciones - Manejo de Multas

- Multas y material prestado

Descripción: Proceso de consulta de sanciones monetarias y operaciones sobre las mismas, que los usuarios tienen por devolución tardía del material bibliográfico, por consumo de insumos en la sala de base de datos, entre otros. Si el usuario tiene multa se presentan los valores y conceptos de la multa y se tendrá acceso al menú de operaciones de Multas y Material prestado: eliminar, modificar, imprimir, pagar y visualizar.

Cod. Usuario Digite el código del usuario → “Enter” →“ESC” Tip. Usuario y Num. Inv. Fec. Pre. Fecha en que se realizó el préstamo del material Fec. Ven. y Hr. Ven. Fecha y hora (en caso de material de reserva) en que se debió realizar la

entrega del material Fec. Mul. y Hr. Ent. Fecha y hora en que se realizó la entrega del material. Tot. Cob. y Valor Total de horas cobradas por demora y el valor total de las mismas. Todos estos conceptos son de AAS.



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Ilustración 5. Interfaz. Operaciones - Manejo de Multas - Multas y material prestado Eliminar: Una multa es elimina por el Coordinador de Circulación y Préstamo en evaluación del caso establece.

Elimina esta(s) multa(s) (s/n)? Dar la opción de eliminar o no la multa → “Enter” → “ESC”

para grabar la operación.

Modificar: Una multa se modifica únicamente bajo evaluación del Coordinador de Circulación y Préstamo o del Director de la Biblioteca.

Valor Monto por el cual se modifica la multa. Digite el valor → “Enter” → “ESC” para grabar la operación.

Imprimir: Se imprime un recibo si el usuario requiere comprobante para el pago de la multa.

Pagar: Una multa se paga cuando el usuario entrega al funcionario el recibo de pago de la multa cancelada en caja. Los recibos de multas pagadas y descargadas en el sistema son guardados por el funcionario durante la semana y al inicio de la siguiente son entregados al Coordinador de la



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Biblioteca Sede Regional o Coordinador de Circulación y Préstamo en la Sede Principal, para hacer el correspondiente Arqueo (Ver pág. 18 del presente Manual).

Abono Monto para abonar o cancelar al valor total de la multa. Digite el valor → “Enter” → “ESC” para grabar la operación.

Visualizar: Esta opción se aplica cuando el usuario tiene muchas multas que no se pueden visualizar en pantalla completa.

Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

- Inclusión tipos de multas Descripción: Proceso de inclusión de sanciones monetarias por algún nuevo concepto, pero que se encuentre contemplado en el Reglamento de la Biblioteca o de la UIS. Digite “A” si es para adicionar o “C” si es para consultar. Cód. tipo multa Digite un carácter alfabético para definir la multa. Descripción Hacer la descripción de la multa definiendo en que casos se genera.

Ilustración 6. Interfaz. Operaciones – Manejo de Multas – Inclusión tipo de multas

- Grabar multas

Descripción: Proceso de inclusión de sanciones monetarias a usuarios por conceptos de:



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Devolución al siguiente día del material prestado para sala de la colección de reserva dentro de la Biblioteca. Uso de algún servicio adicional de la Biblioteca.

Digite “A” si es para adicionar o “C” si es para consultar. Pagada Digite “S” si es una multa paga o “N” si no se ha cancelado Cód. multa Consecutivo de la operación. AAS. Cod. Tip. Mul. Digite el código del tipo de multa. Si no se conoce, realizar consulta con

F2. Ubicar el código en el listado mostrado → “Seleccionar” → “Enter” A Auditório D BD-Bibcentral M BD-Bibsalud B Bolsos C Conmutacion S Doc.Bibmed F FAX E L-Perdido R L-Reserva L Libro I PIB-UNIRED P REV.BIBMED

Cod. Usuario Digite el código del usuario → “Enter” Valor multa Digite el valor de la multa a grabar → “Enter” Pagada S/N → “Enter” Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Ilustración 7. Interfaz. Operaciones – Manejo de Multas – Grabar multas

- Arqueo



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Descripción: Operación de periodicidad semanal con la cual se busca conocer el monto de los dineros ingresados al fondo setenta treinta y cuatro (7034) de la Biblioteca por pago de retrasos en la devolución del material bibliográfico o uso de alguno de los servicios de la Biblioteca. Fecha desde (aaa/mm/dd) Digite la fecha de inicio del periodo de la verificación → “Enter” Fecha hasta (aaa/mm/dd) Digite la fecha de finalización del periodo de la verificación → “Enter” Usuario Digite login del funcionario → “Enter” → “ESC” Esta información es la que se confronta con los recibos entregados por cada auxiliar. Si el valor de los recibos de algún auxiliar es menor al dado por el sistema, se genera listado de las multas descargadas en Libruis a través de la opción boletín para que el auxiliar haga una nueva revisión de los recibos de caja entregados por los usuarios.

Ilustración 8. Interfaz. Operaciones – Manejo de Multas – Arqueo

Reservas Descripción: Proceso de solicitud de material bibliográfico que se encuentra prestado por otro usuario. El sistema presenta los datos del material bibliográfico y permite la opción de Reservar, Eliminar o Visualizar. El estado de este libro mientras permanezca prestado será “prestado y reservado”, a la entrega del material su estado cambiará a “reservado” y solo podrá ser prestado por el usuario que realizó la reserva y al finalizar dicha reserva el libro cambia su estado a “disponible” y cualquier usuario podrá solicitarlo.



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Num. Clasif. Digite la identificación del material bibliográfico dentro de la colección. Digite el número de clasificación → “Enter” y/o

Num. Inv. Digite la identificación específica del ejemplar. Digite número de inventario → “Enter”

Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C Para cancelar una reserva: Una reserva se cancela por solicitud directa del usuario. Para ello, se realiza la consulta de la reserva por número de inventario y/o código del usuario.

Seleccionar la opción de “eliminar” reserva. → ESC El sistema muestra una ventana de aviso para verificar si la operación se va a realizar o no, digite “S” para confirmar el cambio o “N” para cancelar la operación.

Reservar Cod. Usu. Digite el código del usuario → “ESC” El usuario debe digite la clave de acceso, cuatro (4) dígitos → “Enter”. Digite “ESC” para grabar la reserva.

Ilustración 9. Interfaz. Operaciones - Reservas

5.1.2 Ajustes

Descripción: Procesos especiales que se hacen de la hora y/o fecha, a un libro vencido para evitar que la multa se genere. Se realizan bajo las siguientes circunstancias:



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Caída del sistema Cierre temporal de la Universidad o la Biblioteca

Cuando los estudiantes de Proyecto de grado que no entregaron documento o no sustentaron, y requieren hacer nuevamente su matrícula académica. Cuando un estudiante de proyecto de grado hace entrega del documento. Nota: Siempre se debe hacer primero ajuste a la fecha y hora al material de reserva, y se continúa con la colección general.

Ilustración 10. Interfaz Ajustes

Fecha vencimiento

Descripción: Proceso en el cual se toma como referencia la fecha de vencimiento actual de un material en especial. Ya realizado el proceso de ajuste se realiza la entrega del material bibliográfico.

Si el ajuste se realiza a toda la colección: Fecha venc. Act. Fecha actual → “Enter” Hora venc. Act. Hora nueva (9:00 biblioteca central y 12:00 biblioteca de salud) →“Enter”

Si el ajuste se realiza a un material específico:

Num. Invent. Digite el número de inventario del material bibliográfico → “Enter” y/o Cod. Usu. Digite el código del usuario → “Enter” Fecha venc. Act. Digite el fecha actual →“Enter”



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Hora venc. Act. Digite el hora nueva (9:00 biblioteca central y 12:00 biblioteca de salud) →“Enter”

En los dos casos se oprime “ESC” para pasar a modificar datos Fecha venc. Nueva Digite el fecha nueva → “Enter” Hora venc. Nueva Digite el hora nueva (9:00 biblioteca central y 12:00 biblioteca de salud)

→“Enter” Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C Nota: Para la colección general se realiza el mismo proceso sin incluir actualización de hora. El sistema muestra una ventana de aviso para verificar si la operación se va a realizar o no, digite “S” para confirmar el cambio o “N” para cancelar la operación.

Ilustración 11. Interfaz. Ajustes - Fecha vencimiento

Libro Descripción: Proceso en el cual se modifica la fecha de entrega a un grupo especial de material. Nombre del archivo Digite la dirección donde se encuentra el documento a actualizar

fechas.



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Para guardar la operación realizada oprimir “ESC” Ya realizado el proceso de ajuste se realiza la entrega del material bibliográfico.



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Ilustración 12. Interfaz. Ajustes - Libro

Listado Grados: Descripción: Proceso por el cual se inicia la preparación de los requisitos para el paz y salvo en Biblioteca de los estudiantes a graduarse. Fecha de grado aaaammdd Digite la fecha en la que se realizarán los grados. El sistema genera en Boletín los listados de los graduandos en archivos así: Presencial.unl IPRED.unl posgrado.unl Estos archivos son la base para el procedimiento de grados. Ver PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO DE TRABAJOS DE GRADO PBI.06 Para conversión de los archivos ver anexo 1.



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Ilustración 13. Interfaz listados grados.

Req. Graduandos: Descripción: Proceso por el cual se realiza un préstamo ficticio del trabajo de grado que cada estudiante debe entregar como requisito para éste. El número de inventario de este préstamo es superior al setecientos mil hasta el setecientos mil novecientos noventa y nueve (700001 – 799999). Fecha de grado Digite la fecha en la que se realizarán los grados. El Sistema automáticamente realiza una operación de préstamo a cada estudiante graduando del libro de trabajo de grado, el cual será descargado de la cuenta de usuario una vez le sea aprobado al estudiante el trabajo de grado en Biblioteca. Nota: Para correr este programa el archivo debe llamarse proyectos.prn y estar en BOLETIN



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Ilustración 14. Interfaz Inclusión de trabajos de grado

Listado adquisición: Descripción: Proceso por el cual se genera el listado para el control en la entrega de los trabajos de grado por parte de los estudiantes.



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Ilustración 15. Interfaz listado de adquisiciones El Sistema automáticamente genera el archivo de los libros cargados a los estudiantes graduandos. Para conversión del archivo ver anexo 1.

5.1.3 Días No Hábiles

Descripción: Operación que se hace a principio de año para ingresar al sistema los días no laborales en la Biblioteca. Se puede acceder a las opciones ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción: D sábado y domingos I días festivos F Fin menú actual



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Ilustración 16. Menú Días no hábiles

Sábados y domingos Descripción: Inclusión de los días DOMINGOS que se hace una vez al año a principio de éste para que en el cálculo de los días de préstamo el sistema no contabilice los domingos. Domingos Marca una “X” o la barra espaciadora AÑO Digite el año en curso. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C Los lunes de cada semana se ingresa el día SÁBADO de la semana en curso, porque para la Biblioteca éste es un día laboral (el proceso es el mismo que el de los domingos).



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Ilustración 17. Interfaz. Días no hábiles - Sábados y domingos

Días festivos Descripción: Inclusión de los DÍAS FESTIVOS se hace una vez al año a principio de éste para que en el cálculo de los días de préstamo el sistema no contabilice estos días. Fecha no Hábil Digite la fecha del día festivo (aa/mm/dd) Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



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Ilustración 18. Interfaz. Días no hábiles - Días festivos

5.1.4 Usuarios

Descripción: En el menú USUARIOS se encuentran todos los procesos de administración de los usuarios de la Biblioteca (estudiantes, docentes, personal administrativo, pensionados). Se puede acceder a las opciones ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción: U manejo Usuarios C Cambiar clave P Politicas de prestamo I Inclusion tipos usuario N suspeNsiones

G est Graduados A Act. estados_academic T acT. estados_insed S inSertar usuarios F FIN menu actual



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Ilustración 19. Menú Operaciones - Usuarios

Manejo de Usuarios Descripción: Proceso de administración de la información general de los usuarios de la Biblioteca, ya sea para Consultar, Adicionar, Modificar, Eliminar.

Para adición de un usuario: Solo se adicionan usuarios al Sistema Integrado de Información LIBRUIS por requerimiento escrito de la Escuela y/o centro de costo al cual pertenece el solicitante (para adición de grupos de usuarios ver el numeral 5.1.4.9 Insertar Usuarios).

Cod. Usuario Si es docente de planta o estudiante digite el código asignado → “Enter”

Si es docente de cátedra, personal outsourcing o pensionados digite el número de cédula de ciudadanía →“Enter”

Digite el nombre como aparece en el documento de identidad (apellido – nombre) → “Enter”

Clave usu. Clave de acceso personal. Inicialmente ingresar la clave estándar doce

treinta y cuatro (1234), la cual debe ser modificada por el usuario para poder realizar operaciones en la Biblioteca.

e-mail Digite el correo electrónico del usuario La siguiente información se hace con ayuda de la tecla de consulta “F2” la cual muestra las opciones a seleccionar. Para la selección, ubicarse en la condición y/o requerimiento a ingresar → “Enter”



USUARIOS

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Cod. Tip. Usu Digite el código que identifica al usuario. Se puede acceder a las opciones ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción:

B Biblioteca O Dependencia Especializada - UIS 1 Estudiante Condicional 1 H Estudiante Condicional 1 IPRED 2 Estudiante Condicional 2 I Estudiante Condicional 2 IPRED M Estudiante De Postgrado F Estudiante IPRED G Estudiante Primer Nivel IPRED Y Estudiante Proyecto De Grado

P Estudiante Primer Nivel E Estudiante Regular N Interno J Jubilado UIS S Outsourcing K Proyecto IPRED U Usuario Especial X Usuario UNIRED C Docente Catedra D Docente UIS T Administrativo UIS

Cod. Carr. Digite el código de la carrera que el usuario cursa si es estudiante. Si es

administrativo o docente se digita cero (0). Cod. Cen. Cos. Digite el centro de costo al cual pertenece. Estado Usuario Digite el estado del usuario en la Universidad. Se puede acceder a las

opciones ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción:

13 Carne Inactivo 10 Carne Perdido 11 Carne Suspendido 50 Libro Perdido 20 Preliminar

14 Semestre Cancelado _0 Usuario Activo 12 Usuario Graduado 16 Usuario PFU 15 Usuario Postgrado Inactivo




USUARIOS

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Ilustración 20. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Manejo de usuarios

Para eliminar un usuario: La eliminación de usuarios es un proceso de periodicidad semestral en el cual se eliminan los estudiantes con estado graduado o PFU. Se consulta el estado del usuario a eliminar (dieciséis (16) o doce (12)) y la opción Eliminar. El sistema siempre va a verificar la operación con: Desea eliminar este usuario? (S/N)

Para modificar un usuario: La modificación es un proceso que se realiza cada vez que un usuario olvida su clave, haya matriculado trabajo de grado fuera de las fechas de calendario establecidas, solicite la reactivación del carné o haya realizado cambio de carrera. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Cambiar clave Descripción: Proceso especial por requerimiento directo del usuario para el cambio de la clave actual. Este cambio se hace cuando el usuario conoce su clave actual, si no la conoce el cambio se hace según el numeral 5.1.4.1. Cod. Usuario Si es docente de planta o estudiante digite el código asignado → “Enter” Si es docente de cátedra, personal outsourcing o pensionados digite el

número de cédula de ciudadanía →“Enter”



USUARIOS

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Clave Digite la clave actual → “Enter” Nueva clave Digite la nueva clave → “Enter” Confirmar clave Confirmar la nueva clave. → “Enter” Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Ilustración 21. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Cambiar clave

Políticas de préstamo Descripción: Parámetros que rigen el servicio de préstamo del material bibliográfico de acuerdo al tipo de usuario. Las modificaciones en las políticas de préstamo se realizan según lo estipulado en el Reglamento de Biblioteca. Cod. Tipo Usuario Es el código del tipo de usuario. Si no se conoce se consulta con “F2”. Se

puede acceder a las opciones ubicándose en cada opción y digitando “Enter” o digitando solamente la letra en mayúscula de la opción:



USUARIOS

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1 Estudiante Condicional 1 H Estudiante Condicional 1 IPRED 2 Estudiante Condicional 2 I Estudiante Condicional 2 IPRED M Estudiante De Postgrado F Estudiante IPRED P Estudiante Primer Nivel G Estudiante Primer Nivel IPRED Y Estudiante Proyecto De Grado E Estudiante Regular K Proyecto IPRED

X Usuario UNIRED T Administrativo UIS B Biblioteca O Dependencia Especializada - UIS C Docente Cátedra D Docente UIS N Interno J Jubilado UIS S Outsourcing

U Usuario Especial

Sanción por multa Define el tipo de multa que se aplica al usuario. AAS Tipo colección Digite el tipo de colección a la cual se le define la política. Col. Digital Col. Esp. audiovisual Col. Gral. Central Col. Gral. Medicina Colección de Referencia Colecciones Especiales Hemeroteca Reserva Rva Medicina Tipo Documento Es el tipo de presentación del documento (libro, multimedia, publicación

seriada, trabajo de grado, entre otros) Ej. Número de ejemplares que puede prestar. D.P. Digite los días de préstamo permitidos. D.R. Digite los días que se guarda un libro a un usuario cuando éste se

encuentra reservado. D.H. Digite la periodicidad en la aplicación de la multa. Por Día (colección

general) o por Hora (colección de reserva) V. Mul. Digite el valor de la multa por entrega tardía del material bibliográfico. H. Ven. Digite la hora de vencimiento de la entrega del material bibliográfico.

Aplica a los libros de la colección de reserva. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 22.Interfaz. Operaciones – Políticas de préstamo

Inclusión tipos de usuario Descripción: Proceso que se realiza cuando se crea un nuevo tipo de usuario de la Biblioteca. Se hace por solicitud directa del Director de la Biblioteca. Cod. Tipo Usuario Digite la inicial de identificación. (Para consultar los tipos de usuario

existentes ver numeral 5.1.4.3) Descripción Definir el nombre de identificación del usuario. Max. Num. Ejemp. Definir el máximo número de ejemplares a prestar. Max. Num. Reser. Definir el máximo número de reservas que puede hacer el usuario. Forma Sanción Forma de sanción por demora del material bibliográfico. D Sanción en días. M Sanción en valor monetario. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 23. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Inclusión tipos de usuario Suspensiones Descripción: Proceso de tipo disciplinario por el cual se sanciona a un usuario de la Biblioteca con la “no autorización” del préstamo de material bibliográfico en cumplimiento y bajo los lineamientos del Reglamento de la Biblioteca. Cód. Susp. Consecutivo de suspensión. AAS. Cod. Usuario Si es docente de planta o estudiante digite el código asignado → “Enter” Si es docente de cátedra, personal outsourcing o pensionados digite el

número de cédula de ciudadanía →“Enter” Fec. Ini. Sus. La fecha de inicio de la suspensión corresponde a la fecha del día en que

ésta se realiza Asignación automática del sistema. AAS. Fec. Fin. Sus Digite la fecha y hora final de la suspensión. Descripción. Justificar el motivo de la suspensión. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 24. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Suspensiones

Estudiantes graduados Descripción: Proceso de administración de la información general de los estudiantes de último nivel que han recibido su título y deben ser inactivados del sistema. Código de inactivación Digite doce (12) para cambiar el estado a “estudiante graduado”. Nombre del archivo Digite “estusu12.prn” Para la preparación de los archivos para alimentar el sistema ver Anexo 5. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 25. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Estudiantes graduados

Act. Estados académicos Descripción: Proceso de administración de la información que se debe realizar al inicio de cada periodo académico, el cual consiste en ingresar al sistema de la Biblioteca los nuevos estados académicos de los estudiantes. Para preparar el sistema para la actualización de estados académicos ver Anexo 9. En el sistema se realiza la siguiente operación: 1. año de matrícula académico digite año → “Enter” 2. semestre de matrícula académico: digite semestre (1 o 2)→“Enter” 3. Es la primera vez en el semestre que actualiza? S/N Nombre del archivo Digite Nombre del archivo. usu_aaaammdd.unl Para hacer una copia de los usuarios actuales Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 26. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Act. Estados Académicos Act. Estados IPRED Descripción: Proceso de administración de la información que se debe realizar al inicio de cada periodo académico, el cual consiste en ingresar al sistema de la Biblioteca los nuevos estados académicos de los estudiantes IPRED. Antes de hacer actualización de estados académicos se debe hacer una copia de seguridad de la base de datos de los usuarios actuales. El sistema realizar la siguiente operación: 1. año de matrícula IPRED: digite año → “Enter” 2. semestre de matrícula IPRED: digite semestre → “Enter” 3. Es la primera vez en el semestre que actualiza? S/N Nombre del archivo Digite Nombre del archivo. usu_aaaammdd.unl Para hacer una copia de los usuarios actuales Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Insertar Usuarios



USUARIOS

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Descripción: Proceso que consiste en ingresar al sistema de la Biblioteca los nuevos miembros de la comunidad Universitaria (docentes, administrativos o estudiantes). Para la preparación del archivo para incluir nuevos usuarios ver Anexo 3. Para cargar los archivos para alimentar el sistema ver Anexo 2. Nombre del archivo Digite la dirección del archivo donde se encuentran los nuevos

usuarios “incusu.prn” Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Ilustración 27. Interfaz. Operaciones – Usuarios – Insertar Usuarios

5.1.5 Reportes

Descripción: Resumen de las actividades de circulación y préstamo de material bibliográfico, solicitadas para el monitoreo y control de las mismas. Reportes generales Descripción: Informes solicitados por sistema y relacionados con las operaciones diarias de préstamo de material bibliográfico.



USUARIOS

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Ilustración 28. Interfaz. Reportes - Reportes Generales.

- Material prestado a domicilio Descripción: Consulta especializada que suministra información relacionada con el material bibliográfico prestado por los estudiantes para consulta fuera de la Biblioteca.

Reporte de: Digite el tipo de material del cual se va a realizar la consulta. Si no se conoce se consulta con “F2”.

B Analitica De Monografia U Multimedio A Analitica Pub. Seriadas R Musica Impresa D Documento No Tradicional Z Nuevo Tipo De Documento E Especímenes O Objetos Tridimensionales Libro P Pelicula C Material Cartografico S Publicacion Seriada G Material Grafico T Trabajos De Grado M Microforma N Videograbacion Colección: Digite el tipo de colección a la cual pertenece el material de la consultar. Si no se

conoce se consulta con “F2”. CD Col. Digital I Col. Esp. Infantil

R Coleccion De Referencia E Colecciones Especiales



USUARIOS

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EA Col. Espec. Audiovisuales COL. Gral Central 5 Col.Gral Medicina

H Hemeroteca RS Reserva 0 Rva Medicina

Material Digite “x” la forma de presentación de información del material ya sea como

Material tota o Material detallado (con número de inventario) Incluir Digite “x” en la forma de presentación de información del préstamo ya sea

identificando al usuario Código usuario o al Operado. Fecha desde Digite la fecha inicial en la que se hace la consulta. Fecha hasta Digite la fecha final de la consulta Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Ilustración 29. Interfaz. Reportes - Reportes Generales - Material prestado a domicilio.

- Multas usuario Descripción: Consulta especializada que suministra información relacionada con las multas pagas o no, de los usuarios a la Biblioteca por los diversos conceptos anteriormente establecidos.

Cod. Tipo Usuario Digite la inicial de identificación. (Para consultar los tipos de usuario existentes ver numeral 5.1.4.3)

Multas pagadas: Digite “s” si es multa pagada, o “n” si es multa no pagada. Fecha desde Digite la fecha inicial en la que se hace la consulta. Fecha hasta Digite la fecha final de la consulta



USUARIOS

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Ilustración 30. Interfaz. Reportes - Reportes Generales - Multas usuario.

Reportes estadísticos Descripción: Consulta especializada que suministra información relacionada con la circulación y préstamo del material Bibliográfico.

Ilustración 31. Interfaz. Reportes - Reportes estadísticos.



USUARIOS

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- Material más prestado Descripción: Consulta especializada que suministra información relacionada con los materiales bibliográficos más prestados de acuerdo al tipo de colección y son identificados con el número de inventario.

Reporte de: Digite el tipo de material que se desea consultar B Analítica De Monografia A Analítica pub. Seriadas D Documento No Tradicional E Especimenes LIBRO C Material Cartografico G Material Grafico M Microforma

U Multimedio R Musica Impresa Z Nuevo Tipo De Documento O Objetos Tridimensionales P Pelicula S Publicacion Seriada T Trabajos De Grado N Videograbación

Colección: Digite el tipo de colección que se desea consultar. CD Col. Digital EA Col. Espec. Audiovisuales Col.Gral Central 5 Col.Gral Medicina R Coleccion De Referencia

E Colecciones Especiales H Hemeroteca RS Reserva 0 Rva Medicina

Fecha desde Digite la fecha inicial en la que se hace la consulta. Fecha hasta Digite la fecha final de la consulta Número de materiales: Digite el número de materiales que se desean consultar. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 32. Interfaz. Reportes - Reportes estadísticos - Material más prestado.

- Usuarios más frecuentes Descripción: Consulta especializada que suministra información relacionada con los usuarios más frecuentes que hacen uso de los servicios de préstamo de la Biblioteca. Fecha desde Digite la fecha inicial en la que se hace la consulta. Fecha hasta Digite la fecha final de la consulta Número de usuarios: Digite el número de usuarios que se desean consultar. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 33. Interfaz. Reportes - Reportes estadísticos - Usuarios más frecuentes.

- Horas de afluencia circul. Descripción: Consulta especializada que suministra información relacionada con el movimiento de material bibliográfico en cada hora de servicio. La cantidad de transacciones realizadas en una hora determinada durante un periodo de tiempo. Fecha desde: Se ingresa la fecha de inicio de la búsqueda Fecha hasta: Se ingresa la fecha final de la búsqueda Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 34. Interfaz. Reportes - Reportes estadísticos - Horas de afluencia circul.

5.1.6 Consulta

Descripción: Tiene como finalidad presentar la información general del material bibliográfico con que cuenta la Biblioteca para facilitar la ubicación de éste por parte de los usuarios.

Ilustración 35. Interfaz consulta.



USUARIOS

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Palabras claves Descripción: Consulta especializada que permite al usuario visualizar la identificación, ubicación, estado, entre otros, del material bibliográfico de acuerdo a diversos criterios de búsqueda. Consultas por: Autor, Título o Materia. Seleccionar oprimiendo la tecla “espacio” Palabra(s) clave(s): Digite las palabras criterios de búsqueda. Título, Nombres y/o apellidos del

autor, materia. Tipo de documento: Libro, Tesis o Analítica. Seleccionar oprimiendo la tecla “espacio” Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C

Ilustración 36.Interfaz. Consulta - Palabras claves. Num. Inv, isbn, ago edic Descripción: La consulta de material bibliográfico ya sea por número de inventario, de clasificación, año de edición ,ISBN o ISSN facilita la búsqueda de un material bibliográfico en especial, permitiendo observar el registro completo del material así como las operaciones realizadas sobre el mismo. Numero de Inventario, ISBN o ISSN, Año de Edición, Nro de clasificación Digite alguno de estos datos para iniciar la búsqueda del material bibliográfico. Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 37. Interfaz. consulta - Num. inv, isbn, ago edic.

Material prestado Descripción: Consulta personalizada que permite visualizar el material bibliográfico prestado por un usuario en particular, cada uno de ellos con sus respectivas fechas de vencimiento o entrega. Cod. Usu Si es docente de planta o estudiante digite el código asignado → “Enter”


Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C Num. Inv. Número de inventario del material que el usuario tiene prestado. AAS. Num. Clasif. Número de clasificación del material que el usuario tiene prestado. AAS. Estado Estado actual del material. AAS. Fecha Ven. Fecha en que el usuario debe entregar el material sin que se genere multa. AAS.



USUARIOS

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Ilustración 38. Interfaz. consulta - Material prestado. Material reservado Descripción: Consulta personalizada que permite visualizar el material bibliográfico reservado por un usuario en particular, cada uno de ellos con sus respectivas fechas de vencimiento de la reserva. Cod. Usu Si es docente de planta o estudiante digite el código asignado → “Enter”


Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C Num. Inv. Número de inventario del material que el usuario tiene prestado. AAS. Num. Clasif. Número de clasificación del material que el usuario tiene prestado. AAS. Estado Estado actual del material. AAS. Fecha Ven. Fecha en que el usuario debe hacer efectiva la reserva. AAS.



USUARIOS

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Ilustración 39. Interfaz. Consulta - Material Reservado.

5.1.7 Estadísticas

Descripción: Consulta especializada de las actividades de préstamo de la Biblioteca.

Préstamo Descripción: Consulta especializada que suministra información del material prestado a domicilio definido por tipo de colección y tipo de material.

Fecha desde: Se ingresa la fecha de inicio de la búsqueda Fecha hasta: Se ingresa la fecha final de la búsqueda Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 40. Interfaz. Estadísticas. Préstamo.

5.2 CAMBIO DE CLAVE “C”

Descripción: Menú de acceso al proceso de cambio de clave del usuario de la sesión. USUARIO Digite login del funcionario. Digite Clave antigua: Digite la clave actual → “Enter” Digite Clave nueva: Crear la nueva clave → “Enter” Confirme clave nueva: Confirmar la nueva clave. → “Enter” Para guardar la operación realizada → ESC Para cancelar cualquier operación → CTRL _ C



USUARIOS

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Ilustración 41. Interfaz. Cambio de Clave



USUARIOS

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Anexo 1. Acceso a los archivos generados por sistema

No. Actividad

1 Ingresar a Secure File Transfer Client. 2 Habilitar en Profiles la opción “boletín”. 3 Digite la clave de acceso “xyz567”. 4 Buscar el archivo de interés en la columna “remote name”. 5 Trasladar el archivo al Escritorio (Local name - columna izquierda). 6 Ingresar a Excel y abrir el archivo de interés. a. Activar la opción “Archivo” – “Abrir”. b. Colocar en “tipo de archivo”: todos los archivos (*.*) c. Seleccionar el documento de interés. d. Seleccionar “delimitados” → Siguiente e. Seleccionar “otros”, digite “¬”→ Siguiente f. Seleccionar finalizar.

Anexo 2. Cargar archivos para alimentación del sistema.

No. Actividad

1 Ingresar a Secure File Transfer Client. 2 Habilitar en Profiles la opción “boletín”. 3 Digite la clave de acceso “xyz567”. 4 Verificar que la opción sea “ASCII” 5 Trasladar el archivo (Remote name - columna derecha).

Anexo 3. Preparar archivo para actualizar tipo de usuario a estudiantes (En este

momento se incluyen nuevos estudiantes)

No. Actividad

1 Abrir archivo “(pregrado, posgrado o insed).unl” 2 Eliminar las columnas de “cédula”, “ciudad” 3 Anteponer el número uno (1) a los códigos anteriores al año 2000. 4 Concatenar nombre del estudiante a. Buscar opción concatenar en f(x) b. Ingresar texto1:primer apellido, texto2:”_”, texto3: segundo apellido, texto4:”_”, texto5:

primer nombre, texto6:”_”, texto7: segundo nombre 5 Copiar y pegar columna (pegado especial): como valores únicamente. 6 Buscar tildes, tildes invertidas y reemplazar por vocales sin tildes. 7 Eliminar columnas de primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido. 8 Concatenar código de carrera con el código. a. Buscar opción concatenar en f(x) b. Ingresar texto1: código de la carrera, texto2: código del estudiante. 9 Copiar y pegar columna (pegado especial): como valores únicamente.

Convertir los datos a número. 10 Eliminar columna de código. 11 Ordenar columnas: Código del estudiante, código de carrera, nombre. 12 Ordenar datos de acuerdo a la columna de código de carrera.



USUARIOS

Versión: 05

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13 Adicionar al final una columna con el tipo de estudiante de proyecto de grado de acuerdo a la carrera:

a. 10, 11, 14. 16, 18 – 35, 37, 41 – 55: letra Y 1 Estudiante Condicional 1 2 Estudiante Condicional 2 y Estudiante Proyecto De Grado p Estudiante Primer Nivel e Estudiante Regular b. 12, 17, 38 – 40, 70 – 85: letra K H Estudiante Condicional 1 IPRED I Estudiante Condicional 2 IPRED F Estudiante IPRED G Estudiante Primer Nivel IPRED c. Mayor de 200: letra M

14 Insertar entre cada columna y al final de éstas, una columna de asteriscos (*) 15 Guardar como:

Nombre de archivo: incusu.prn. Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Nota: Verificar que la opción sea “ASCII”

Anexo 4. Preparar archivo para incluir usuarios - grados

No. Actividad

1 Abrir archivo “(pregrado, posgrado o IPRED).unl” 2 Eliminar las columnas de “cédula”, “ciudad” 3 Anteponer el número uno (1) a los códigos anteriores al año 2000. 4 Concatenar nombre del estudiante a. Buscar opción concatenar en f(x) b. Ingresar texto1:primer apellido, texto2:”_”, texto3: segundo apellido, texto4:”_”, texto5:

primer nombre, texto6:”_”, texto7: segundo nombre 5 Copiar y pegar columna (pegado especial): como valores únicamente. 6 Buscar tildes, tildes invertidas y reemplazar por vocales sin tildes. 7 Eliminar columnas de primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido. 8 Concatenar código de carrera con el código. a. Buscar opción concatenar en f(x) b. Ingresar texto1: código de la carrera, texto2: código del estudiante. 9 Copiar y pegar columna (pegado especial): como valores únicamente.

Convertir los datos a número. 10 Eliminar columna de código. 11 Ordenar columnas: Código del estudiante, código de carrera, nombre. 12 Ordenar datos de acuerdo a la columna de código de carrera. 13 Adicionar al final una columna con el tipo de estudiante de proyecto de grado de acuerdo a

la carrera: a. 10, 11, 14. 16, 18 – 35, 37, 41 – 55: letra Y (40 física nuevo pensum??) + 56 y 57 b. 12, 17, 38 –, 70 – 85: letra K Agregar el código 86, Eliminar de aquí el 40



USUARIOS

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c. Mayor de 200: letra M 14 Insertar entre cada columna y al final de éstas, una columna de asteriscos (*) 15 Guardar como:

- Todos.xls (para dejar un archivo base para modificar) y - Nombre de archivo: incusu.prn. Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Nota: Verificar que la opción sea “ASCII”

Nota: Todos.xls Este archivo es la base para generar todos y cada uno de los archivos para la preparación de grados (siempre que se vaya a crear uno, se debe hacer sobre este original) Anexo 5. Preparar archivo para incluir trabajos de grado a los estudiantes en proyecto

de grado

No. Actividad

1 Abrir archivo “incusu.prn” del anexo 3. 2 Ordenar por la columna de carrera. 2 Eliminar los estudiantes de las carreras que no presentan trabajo de grado:

doce (12) diecisiete (17) QUITAR ESTE PROGRAMA Idiomas también (20) veintinueve (29) treinta y seis (36) treinta y ocho (38) treinta y nueve (39) cuarenta y dos (42) cincuenta y uno (51) – cincuenta y seis (56) setenta (70) ochenta y dos (82) ochenta y cuatro ( 84) ochenta y cinco (85)

Si presentan trabajo de grado: 86: Profesional Producción Agroindustrial Maestro en Bellas Artes 71 Gestión Empresarial

4 Eliminar las columnas con asterisco (*), nombre y código de carrera. Solo debe quedar el código del estudiante.

5 Verificar las comunicaciones y/o memorandos enviados por Admisiones de los estudiantes que ya cumplieron con los requisitos para el grado.

Esta actividad debería hacerse después de cambiar a estado 12. Graduado 6 Grabar como:

Nombre de archivo: “proyectos.prn” Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Nota: Verificar que la opción sea “ASCII”



USUARIOS

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Anexo 6. Preparar archivo para cambiar estado a los usuarios graduados.

No. Actividad

1 Abrir archivo “incusu.prn” del Anexo 3. 2 Eliminar las columnas con asterisco (*), nombre y código de carrera. Y la letra 3 Ordenar por código. 4 Guardar como:

Nombre de archivo: “estusu12.prn” Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn)

Anexo 7. Generar listado final (entrega a Selección y Adquisiciones)

No. Actividad

1 Abrir archivo préstamos_tesis.unl (para abrir el archivo para trabajo ver Anexo 1). 2 Reemplazar los puntos “.” y los ceros (0) 3 Aplicar filtro y buscar las fechas anteriores a la fecha del grado actual. 4 Aplicar color a estos usuarios. 5 Ajustar fechas en LIBRUIS de los trabajos de grado con fechas anteriores a la fecha del

grado que se está actualizando. (ver numeral 5.12 del presente manual) 6 Quitar filtro. 7 Ordenar por nombre, número de inventario, código y fecha. 8 Guardar como:

Nombre de archivo: “proyectos(mm.dd).xls” Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Nota: Verificar que la opción sea “ASCII”

Y se descarga en boletín.

Ilustración 42. Interfaz. Listado de Adquisición



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Anexo 8. Preparar archivo para actualizar tipo de usuario a estudiantes

No. Actividad

1 Abrir archivo de usuarios a incluir. 2 Eliminar las columnas de “cédula”, “ciudad” 3 Anteponer el número uno (1) a los códigos anteriores al año dos mil (2000). 4 Concatenar nombre del estudiante a. Buscar opción concatenar en f(x) b. Ingresar texto1:primer apellido, texto2:”_”, texto3: segundo apellido, texto4:”_”, texto5:

primer nombre, texto6:”_”, texto7: segundo nombre 5 Copiar y pegar columna como valores únicamente. 6 Eliminar columnas de primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido. 7 Concatenar código de carrera con el código. a. Buscar opción concatenar en f(x) b. Ingresar texto1: código de la carrera, texto2: código del estudiante. 8 Copiar y pegar columna como valores únicamente. 9 Eliminar columna de código. 10 Ordenar columnas: Código del estudiante, código de carrera, nombre. 11 Insertar entre columnas y al final de éstas, una columna de asteriscos (*) 12 Guardar como:

Nombre de archivo: incusu.prn. Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Nota: Verificar que la opción sea “ASCII”

Nota1: Si el listado es entregado en medio impreso, se crea un archivo en Excel con los datos de: código usuario, código carrera, nombre, política. Nota 2. Si es usuario especial o personal administrativo, el código de la carrera se reemplaza por el número cero (0). Anexo 9. Preparar sistema para actualización de estados académicos (presencial e

IPRED)

No. Actividad

1 Ingresar a Secure File Transfer Client. 2 Habilitar en Profiles la opción “boletín”. 3 Digite la clave de acceso “xyz567”. 4 Verificar que la opción sea “ASCII” 5 Eliminar los archivos:

- usu_aaaammdd.unlcodtipuk.unl - usu_aaaammdd.unlestusu12.unl - usu_aaaammdd.unlestusu10.unl - usu__aaaammdd.unl



USUARIOS

Versión: 05

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Anexo 10. Preparación y actualización para grados

No. Actividad

1 Preparar archivo para actualizar tipo de usuario a estudiantes. Ver anexo 3. 2 Preparar archivo para incluir trabajos de grado a los estudiantes en proyecto de grado. Ver

anexo 4. 3 Preparar archivo para cambiar estado a los usuarios graduados. Ver anexo 5 4 Generar listado final (entrega a Selección y Adquisiciones). Ver anexo 6

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REALIZADOS

01 Noviembre 29 de 2007 Creación documento

02 Marzo 06 de 2008 Modificación documento. Inclusión de nuevas operaciones para la preparación de grados. Reg graduandos.

03 Febrero 20 de 2009 Modificación documento. Actualización de requisitos de grado.

04 Diciembre 19 de 2012

Actualización del Manual en cuanto al numeral 5.1.1 Operaciones: Caídas temporales del sistema en la sede central y en las sedes regionales. Eliminación de la Plataforma Compres como Sistema alterno ante caídas del sistema e inclusión del Sistema Manual. Revisión de Estructura, Ortografía y forma del documento.

05 Marzo 16 de 2013 Actualización del Manual al numeral 5.1.1 Operaciones: Caídas temporales del sistema en la sede central y en las sedes regionales, inclusión de formatos.

manual libruis para atenciÓn a usuarios · noviembre 29 de 2007 resolución nº 1842 ... acceder a...

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