manual junta de vigilancia

TÍTULO DEL MANUAL:REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO

JUNTA DE VIGILANCIA

ACUERDO No.

LA JUNTA DE VIGILANCIA de la Cooperativa de Desarrollo Empresarial DEMCOOP, en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las

conferidas por el literal j, artículo 82 del Estatuto y

CONSIDERANDO

Que la Junta de Vigilancia es el Órgano encargado de ejercer permanentemente el control social de DEMCOOP, en cumplimiento de las normas legales y estatutarias vigentes.

Que el control social, interno y técnico ejercido por la Junta de Vigilancia es un mecanismo de participación que garantiza la democracia cooperativa a los asociados, el ejercicio de sus derechos y deberes, así como, la oportunidad de fiscalizar y vigilar de manera permanente los procedimientos establecidos para el logro de los resultados sociales.

Que para cumplir cabalmente con sus funciones la Junta de Vigilancia necesita un instrumento que regule su actividad.

Que corresponde a la Junta de Vigilancia adoptar su propio reglamento.

ACUERDA

PRIMERO. Adoptar el reglamento de la Junta de Vigilancia de la Cooperativa de Desarrollo Empresarial DEMCOOP, el cual se regirá por el siguiente articulado:

CAPÍTULO I

DEFINICIÓN, COMPOSICIÓN, REQUISITOS Y PERÍODO

ARTÍCULO 1º. La Junta de Vigilancia es el Órgano de control que en representación de los Asociados de DEMCOOP, ejerce la vigilancia social, interna y técnica, para establecer el cumplimiento del objeto social de la cooperativa, de los procedimientos para el logro de los resultados propuestos y de los derechos y

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obligaciones de los asociados, respetando la ley, los estatutos y los reglamentos, así como los principios, valores y fines de las entidades de economía solidaria. ARTÍCULO 2º. La Junta de Vigilancia estará integrada por tres (3) miembros principales y sus respectivos suplentes personales elegidos por la Asamblea General.

Cada miembro suplente de la Junta de Vigilancia remplazará al principal en sus faltas temporales o definitivas. En este último caso ocupará el cargo hasta terminar el período.

ARTÍCULO 3º. Para ser nominado y elegido miembro de la Junta de Vigilancia, se requerirán las mismas condiciones que para ser elegido miembro del Consejo de Administración - artículo 70 estatutario-

ARTÍCULO 4º. El periodo de la Junta de Vigilancia será de tres (3) años. La Asamblea General podrá reelegir y/o remover total o parcialmente a los miembros de la Junta de Vigilancia, previa comprobación del cumplimiento de su deber.

CAPÍTULO II

INSTALACIÓN Y SESIONES

ARTÍCULO 5º. La Junta de Vigilancia se instalará dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a su elección.

PARÁGRAFO 1°. La primera reunión después de su nombramiento en la Asamblea, será convocada por el secretario de la Junta anterior y será conjunta entre los miembros entrantes y salientes, en la hora y lugar que determine la citación.

En el evento de no realizarse la convocatoria en los términos señalados, la Junta se reunirá por derecho propio, previa citación de cualquiera de sus miembros.

PARÁGRAFO 2°. La primera reunión se llevará a cabo bajo la presidencia provisional del miembro que por orden alfabético de apellido le corresponda y el siguiente hará las veces de secretario. En ella se desarrollarán por lo menos los siguientes puntos del orden del día:

a) Empalme y entrega de informe y documentos por parte de los miembros salientes de la Junta de Vigilancia.



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b) Designación de presidente, vicepresidente y secretario de la Junta de Vigilancia entrante.

c) Elaborar un plan de trabajo.

d) Elaboración y aprobación de cronograma de reuniones ordinarias.

e) Indicación de informar al Consejo de Administración la forma como quedó constituida la Junta de Vigilancia.

PARÁGRAFO 3°. La designación de los cargos se hará de común acuerdo entre los integrantes principales. Si esto no es posible, se hará por votación secreta y si después de dos intentos tampoco se llegare a un resultado, quedará de presidente quien tenga mayor antigüedad como asociado en la Cooperativa, contándose aquella a partir de la última fecha de aceptación como tal; como vicepresidente quien le siga en antigüedad y el tercero como secretario.

El ejercicio de los cargos será rotativo cada seis (6) meses, de lo cual se dejará constancia en actas, salvo decisión en contrario de los integrantes de la Junta. ARTÍCULO 6º. Las sesiones de la Junta de Vigilancia, serán de dos clases:

Ordinarias. Aquellas en las cuales se desarrollan las funciones de la Junta de Vigilancia en forma normal y periódica conforme al plan de trabajo y se realizan una vez al mes.

Extraordinarias. Aquellas que se efectúan para tratar asuntos de urgencia o gravedad, que no permiten esperar su estudio y consideración en reunión ordinaria y se realizarán cuantas veces lo justifiquen las circunstancias, a solicitud de sus miembros, del Consejo de Administración, de la Gerencia o de la Revisoría Fiscal de DEMCOOP.

En las reuniones extraordinarias solo se podrán tratar los temas para los cuales se efectuó la convocatoria.

ARTÍCULO 7°. La Junta de Vigilancia sesionará normalmente en la oficina principal de DEMCOOP, salvo cuando, de manera ocasional, por acuerdo previo de sus integrantes decidan reunirse en lugar diferente.

ARTÍCULO 8º. Para las reuniones ordinarias el secretario convocará, por escrito o vía mail, con tres (3) días de anticipación, informando la fecha, hora y lugar de reunión. Para las reuniones extraordinarias convocará con un día de anticipación,



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fijando la fecha, hora, sitio y temas a tratar en la reunión. A las reuniones se convocará a los suplentes, pero éstos no tendrán derecho a voto, mientras estén presentes los principales.ARTÍCULO 9°. Las sesiones de la Junta de Vigilancia serán presididas por el presidente; en ausencia de éste presidirá la reunión el vicepresidente; en ausencia de ambos y una vez transcurridos treinta (30) minutos sin presentarse ninguno de los dos directivos, se aplazará la reunión por un término no superior a tres (3) días.

ARTÍCULO 10º. La no asistencia a las reuniones de la Junta de Vigilancia deberá ser comunicada y justificada por escrito o vía mail al secretario de la misma por lo menos un día antes de la reunión.

Se tendrán como causas justificadas los casos de enfermedad, calamidad doméstica, ausencia de la ciudad o por razones de trabajo.

ARTÍCULO 11°. Los miembros de la Junta de Vigilancia solo podrán solicitar permiso o licencia para ausentarse del cargo hasta por tres (3) meses, pasados los cuales se declarará dimitente del cargo llamándose a su respectivo suplente.

ARTÍCULO 12º. A las reuniones de la Junta de Vigilancia podrán asistir como invitados sin derecho a voto, alguno de los miembros del Consejo de Administración, el Revisor Fiscal, el Gerente de DEMCOOP, el presidente de los diferentes comités y las personas cuya participación permita desarrollar un punto del orden del día.

CAPÍTULO III

QUÓRUM, DECISIONES Y ACTAS

ARTÍCULO 13°. El quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas, estará constituido por la asistencia y voto favorable de por lo menos dos (2) de los miembros principales de la Junta de Vigilancia. La ausencia del tercer principal puede llenarse con su suplente.

ARTÍCULO 14°. Cada miembro principal de la Junta de Vigilancia será titular de un solo voto.

Los miembros suplentes de la junta de vigilancia podrán actuar en las reuniones de la Junta, con voz pero sin voto, salvo aquél que remplace a un principal, en cuyo caso asumirá su voto.



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ARTÍCULO 15º. Las decisiones de la Junta de Vigilancia por regla general, se adoptarán por mayoría de votos. Cuando la decisión se adopte con el mínimo del quórum deliberatorio, éstas necesariamente deberán ser por unanimidad.

ARTÍCULO 16°. En las sesiones de la Junta no se permitirá discusiones de carácter político, partidista o religioso y todos sus miembros estarán en la obligación de proceder con absoluta imparcialidad y ecuanimidad en la toma de decisiones.

ARTÍCULO 17°. Las decisiones tomadas en reunión de Junta, regirán a partir del momento en que se adopte la decisión, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior.

ARTÍCULO 18º. Los integrantes de la Junta de Vigilancia guardarán prudencia de las decisiones tomadas y sólo podrán ser comunicadas cuando sean autorizadas.

ARTÍCULO 19°. En caso de falta absoluta de dos (2) miembros principales y dos (2) miembros suplentes, quedará desintegrada la Junta de Vigilancia y en consecuencia no podrá actuar. El otro miembro de la Junta, solicitará al Consejo de Administración, la convocatoria a Asamblea General para la elección correspondiente.

ARTÍCULO 20º. De cada reunión de la Junta de Vigilancia, el secretario levantará un acta en el libro abierto para tal fin.

En cada acta se deberá registrar por lo menos la siguiente información: número de acta, clase de reunión, lugar, fecha y hora de la reunión, forma de la convocatoria y nombre del convocante, miembros asistentes, constancia del quórum, orden del día, asuntos tratados, decisiones adoptadas y número de votos emitidos a favor, o en contra, compromisos adquiridos y seguimiento de los pendientes y la firma de quienes hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la reunión.

El procedimiento para la elaboración y aprobación de las actas será el siguiente:

a. La Secretaría de la Junta de Vigilancia elaborará y remitirá a cada asistente para su consideración, por el medio electrónico o físico que considere más expedito, copia del proyecto de acta de reunión dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la reunión.



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b. Los asistentes a la reunión remitirán a la Secretaría de la Junta, dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, las observaciones que consideren pertinentes sobre el proyecto de acta.

c. Una vez realizados los ajustes solicitados, el acta será aprobada en la siguiente reunión de la Junta de Vigilancia.

d. Aprobada el acta por la Junta, el secretario la entregará a la Administración para su impresión y verificará que sea registrada en el libro oficial de Actas de la Junta de Vigilancia, antes de la siguiente reunión ordinaria de la Junta.

e. El presidente y secretario de la reunión suscribirán el acta en el libro correspondiente.

CAPÍTULO IV

FUNCIONES DE PRESIDENTE, VICEPRESIDENTE Y SECRETARIO

ARTÍCULO 21º. El presidente de la Junta de Vigilancia tendrá las siguientes funciones:

a) Presidir las sesiones de la Junta de Vigilancia y todos los actos solemnes de dicha Junta, dirigiendo el debate interno e impidiendo que se dilate o desvíe la discusión de cada tema.

b) Autorizar con su firma, conjuntamente con la secretaría, los acuerdos, resoluciones, actas, y proposiciones especiales que dicte la Junta.

c) Procurar que los integrantes de la Junta concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y cerciorarse con el concurso de la secretaría, del registro que se lleve para comprobar su asistencia.

d) Ejercer la representación legal de la Junta ante los organismos internos y externos que sea necesario.

e) Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.f) Las demás que le sean asignadas por la Junta de acuerdo con la naturaleza

de su designación.

ARTÍCULO 22°. El vicepresidente cumplirá las mismas funciones del presidente, en su ausencia temporal o definitiva.

ARTÍCULO 23º. Serán funciones del secretario de la Junta de Vigilancia:

a) Convocar a las sesiones ordinarias o extraordinarias.



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b) Elaborar oportunamente las actas de las reuniones en forma sucinta, precisando los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos, realizar los ajustes que sean necesarios y verificar que sean registradas en el libro correspondiente.

c) Firmar las Actas, Acuerdos, Resoluciones junto con el Presidente y dar fe de los mismos.

d) Velar por la custodia y entrega a la nueva persona designada como secretario, de los archivos de la Junta de Vigilancia.

e) Coordinar la primera sesión de la recién elegida Junta de Vigilancia, a la cual le enviará copia del presente reglamento en el momento de la citación.

f) Enviar a los organismos de vigilancia y control competentes las Actas, Acuerdos, Resoluciones y correspondencia que sean requeridos.

g) Colaborar con el presidente en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por éste último como consecuencia de las labores de la Junta y recibir y tramitar la correspondencia dirigida a la Junta.

h) Enviar la documentación que se acuerde a los integrantes de la Junta, estamentos administrativos, directivos y a los asociados.

i) Las demás que le asigne la Junta de Vigilancia, inherentes a su cargo.

PARÁGRAFO. En ausencia del Secretario en una de las sesiones, lo reemplazará alguno de sus integrantes como Secretario ad-hoc, elegido de común acuerdo, a quien le corresponderá elaborar y firmar el acta de dicha sesión.

CAPÍTULO V

FUNCIONES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES, PROHIBICIONES, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

ARTÍCULO 24º. Los miembros de la Junta de Vigilancia de DEMCOOP, cumplirán las funciones legales, especialmente las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 454 de 1998 y en la Circular Básica Jurídica vigente de la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre el Control Social Interno y Técnico, así como, las establecidas en el Estatuto de DEMCOOP, todas las cuales deberán desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.

PARÁGRAFO 1°.- La Junta de Vigilancia ejercerá cualquier otra actividad específica por facultad de la ley, del estatuto o mandato expreso de la



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Asamblea, que propenda por el adecuado funcionamiento de la cooperativa y el fortalecimiento de los principios cooperativos.

PARÁGRAFO 2°. La Junta podrá designar a sus miembros en forma individual para comisiones transitorias o permanentes de trabajo, sobre las cuales rendirán informe en las reuniones ordinarias.

ARTÍCULO 25º. Todo miembro de la Junta de Vigilancia estará obligado* conocer a profundidad los temas que le son puestos a su consideración, de debatirlos y pronunciarse con conocimiento de causa, dejando la evidencia correspondiente.

También será su obligación capacitarse constantemente en aspectos cooperativos y solidarios, en especial los relacionados con la competencia del órgano de vigilancia.

ARTÍCULO 26º La Junta de Vigilancia estudiará las quejas presentadas directamente a la Junta, adelantará las investigaciones pertinentes y solicitará a quien corresponda la solución de las circunstancias relacionadas con las mismas y dar respuesta al asociado con los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios.

Las quejas deberán ser resueltas en un término no mayor de quince (15) días hábiles contados a partir del recibo.

ARTÍCULO 27º. La Junta de Vigilancia podrá solicitar informes al Consejo de Administración, a la Gerencia, al Revisor Fiscal y a los Comités, por escrito y sobre aspectos específicos que se relacionen con la vigilancia y el control.

PARÁGRAFO. La información que le sea suministrada a la Junta de Vigilancia en cumplimiento de sus funciones será de carácter confidencial, así como los informes de la misma y la que obtenga en desarrollo de sus funciones y solo podrá ser suministrada a los interesados, la Administración, el Consejo de Administración y los Comités bajo la mismas condiciones de confidencialidad.

ARTÍCULO 28º. La Junta de Vigilancia establecerá un mecanismo de comunicación con los Asociados, en especial para conocer sus quejas y reclamos.

ARTÍCULO 29. A los miembros de la Junta de Vigilancia les estará prohibido:

1. Recibir poderes de representación de los asociados ante la Asamblea General.



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2. Hacerse representar en las reuniones a las cuales deban asistir en cumplimiento de sus funciones.3. Votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad.

ARTÍCULO 30°. Los miembros de la Junta de Vigilancia responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les impone la ley y el estatuto. y sólo serán eximidos cuando demuestren su ausencia en la respectiva reunión o hayan dejado expresa constancia de su inconformidad con lo decidido.

ARTÍCULO 31º. Serán causales de inhabilidad o incompatibilidad para ser miembro de la Junta de Vigilancia las contempladas en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998 y en el Estatuto de DEMCOOP.

ARTÍCULO 32°. La pérdida de calidad de miembro de la Junta de Vigilancia se regirá por las causales previstas en el estatuto de DEMCOOP.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO 33°. La Junta de Vigilancia podrá asistir a las reuniones del Consejo de administración, con derecho a voz pero no a voto y previa invitación por parte del presidente del Consejo, Igualmente, podrán asistir, previa delegación, a las reuniones de cualquier otro organismo administrativo, con voz pero sin voto.

ARTÍCULO 34°. De los informes que se presenten a la Asamblea General u otro órgano de administración o vigilancia deberán constar por escrito, y de los mismos deberá quedar copia en el archivo respectivo.

ARTÍCULO 35º. Este Reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente por decisión unánime de los miembros principales de la Junta de Vigilancia.

Los asuntos que no estén expresamente consignados en el presente reglamento, así como las dudas de interpretación, serán resueltos en concordancia con las disposiciones legales vigentes y el estatuto y atendiendo los principios y valores cooperativos que rigen su condición de empresa solidaria.

SEGUNDO. El presente Reglamento de la Junta de Vigilancia rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.



JUNTA DE VIGILANCIA

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los de 2009

YESMIN D’ ANDREIS DE OLIVELLA JALIL VARGAS BRAND Presidente Vicepresidente

EDILBRANDO ALFONSOSecretario


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