manual instrucciones justificacion

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES AECI

AGENCIA ESPAOLA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

CONVOCATORIAS DE AYUDAS Y SUBVENCIONES A ONGD

MANUAL DE INSTRUCCIONES DE JUSTIFICACIN SUBVENCIONES

INTERNET: http://www.aeci.es

AVDA. DE LOS REYES CATLICOS, 4 28040 MADRID TELS: 91 5833 81 00/01/02 FAX: 91 583 83 10/11/13

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MINISTERIO DE ASUNTOSEXTERIORES AECI


N D I C E I. INTRODUCCIN II. NORMATIVA REGULADORA

2.1.- NORMATIVA DE CARCTER GENERAL 2.2.- NORMATIVA DE CARCTER ESPECFICO

III. NORMAS GENERALES PARA LA JUSTIFICACIN

3.1.- PRESENTACIN DE LA DOCUMENTACIN 3.2.- CERTIFICACIONES GENERALES 3.3.- REQUISITOS FORMALES DE LAS FACTURAS 3.4.- INGRESOS GENERADOS

IV. JUSTIFICACIN ECONMICA DEL CONCEPTO GASTOS DIRECTOS

4.1- IDENTIFICACIN Y EVALUACIN 4.2- TERRENOS E INMUEBLES (ADQUISICIN O ARRENDAMIENTOS) 4.3- CONSTRUCCIN 4.4- EQUIPOS Y MATERIALES 4.5- GASTOS DE PERSONAL 4.6- FONDO ROTATORIO 4.7- AUDITORA EXTERNA AL PROYECTO 4.8- SENSIBLIZACIN Y EDUCACIN PARA EL DESARROLLO 4.9- EMERGENCIA NO LOCALIZABLE

V. JUSTIFICACIN ECONMICA DEL CONCEPTO GASTOS INDIRECTOS

5.1- GASTOS ADMINISTRATIVOS ONGD ESPAOLA 5.2- GASTOS ADMINISTRATIVOS SOCIOS LOCALES

VI. INSTRUCCIN FINAL VII. APLICACIN DE LAS PRESENTES INSTRUCCIONES VIII. ANEJOS



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I.- INTRODUCCIN De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de subvenciones pblicas, las entidades adjudicatarias estn obligadas a justificar la aplicacin de los fondos percibidos ante el rgano concedente. En este sentido, la disposicin adicional segunda de la Orden de 31 de enero de 2001(B.O.E. de 3 de febrero) de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesin de ayudas a organizaciones no gubernamentales de desarrollo (ONGD) que realicen actividades en el campo de la Cooperacin Internacional para el desarrollo, establece que se autoriza a la Agencia Espaola de cooperacin Internacional para que dicte las normas de procedimiento, justificacin y control de las actividades comprendidas en los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. Estas normas generales constituyen, por tanto, la gua bsica que contiene las reglas a las que debern atenerse las entidades beneficiarias de las subvenciones para justificar los diferentes gastos producidos con motivo de la realizacin de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperacin para el desarrollo. Se recoge la normativa reguladora de las subvenciones, indicando igualmente la aplicable en aquellos supuestos de incorrecta justificacin que puedan dar lugar al reintegro de todo o parte de la subvencin. Asimismo, se recogen las instrucciones generales para la presentacin de la documentacin e imputacin de los gastos realizados en la ejecucin de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperacin para el desarrollo. La denominacin de las partidas de gasto presenta el siguiente esquema:

A.- CONCEPTO GASTOS DIRECTOS(GD)

B.- CONCEPTO GASTOS INDIRECTOS (GI)

PARTIDAS GD PARTIDAS GI A.I. Identificacin y evaluacin B.I Gastos Administrativos ONGD

Espaola A.II. Adquisicin/arrendamientos terrenos y/o inmuebles

B.II. Gastos Administrativos socio local

A.III. Infraestructura, construccin, y reforma de inmuebles

A.IV. Equipos, material y suministro A.V. Personal Local A. V.I. Personal Expatriado A.VII. Funcionamiento (*) A.VIII. Fondo rotatorio de crdito A.IX. Auditoria externa al proyecto A.X. Sensibilizacin, y educacin para el desarrollo

A.XI. Emergencia no localizable (**) (*) No subvencionable por la AECI.

(**) Solo para estrategias de cooperacin para el desarrollo La entrada en vigor del Euro durante el plazo de ejecucin de las acciones subvencionadas con cargo a las convocatorias de ejercicios anteriores al 2002 hace preciso que se indiquen tambin en la nueva moneda las cantidades que hasta el momento se reflejaban en pesetas. Finalmente, se acompaan los Anejos que deben cumplimentar las entidades para la



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presentacin de la justificacin del gasto. II.- NORMATIVA REGULADORA 2.1.- NORMATIVA DE CARCTER GENERAL La normativa de carcter general en materia de justificacin de las subvenciones est constituida principalmente por las siguientes disposiciones: * El Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria y Leyes 31/1990, de 27 de diciembre, 31/1991, de 30 de diciembre, 41/1994 y 13/1996, de 30 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 1991, 1992, 1995 y 1997, respectivamente, que modifican los artculos 18, 81 y 82 de la Ley General Presupuestaria. * El Decreto 2784/1964, de 27 de julio, sobre justificacin de subvenciones concedidas con cargo a los Presupuestos Generales del Estado. * El Decreto 195/1989 de 17 de febrero, sobre requisitos y procedimientos para la solicitud de ayudas para bienes de inters social derivadas de la asignacin tributaria. * El Real Decreto 2225/1993, de 17 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del procedimiento para la concesin de subvenciones pblicas. * La Orden de 23 de julio de 1996, sobre atribucin de competencias en materia de procedimiento de recaudacin de reintegros de ayudas y subvenciones pblicas. 2.2.- NORMATIVA DE CARCTER ESPECFICO La normativa de carcter especfico relativa a la justificacin de las cuentas correspondientes a las distintas convocatorias de subvenciones es la siguiente:

El Real Decreto 825/1988, de 15 de julio, por el que se regulan los fines de inters social de la asignacin tributaria del Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas, modificado por el Real Decreto 223/1991, de 22 de febrero.

La Orden de 31 de enero de 2001(BOE, de 3 de febrero) de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesin de ayudas a Organizaciones No Gubernamentales de desarrollo que realicen actividades en el campo de la Cooperacin Internacional para el desarrollo.

Las Resoluciones de convocatoria y concesin de ayudas y subvenciones. Los Convenios de Colaboracin suscritos entre la Agencia Espaola de

Cooperacin Internacional y las entidades perceptoras de las subvenciones para la realizacin de los correspondientes proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo.

Resolucin de 5 de Febrero de 2003, de la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional, por la que se establece el procedimiento para la presentacin de los informes de seguimiento anual, los informes finales y las memorias justificativas del gasto de los proyectos, programas y las estrategias de cooperacin para



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el desarrollo financiados a las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. El presente manual de instrucciones de justificacin de ayudas y subvenciones a las

ONGD. III.- NORMAS GENERALES PARA LA JUSTIFICACIN La acreditacin de la aplicacin de las subvenciones a los fines para los que fue concedida se realiza mediante la presentacin de: a) Para Proyectos: - El informe final con informacin tcnica y justificacin econmica. b) Para Estrategias y Programas:

- El informe anual con informacin tcnica y justificacin econmica. - El informe final con informacin tcnica y justificacin econmica.

Los elementos que integran la justificacin de la subvencin deben permitir a la Administracin comprobar tanto el detalle de los gastos realizados, como la imprescindible visin de conjunto que asegure, la correcta realizacin del objeto de la ayuda en los plazos establecidos en la resolucin de concesin en el convenio as como en las posibles modificaciones posteriores. Por tanto, la documentacin que debe aportarse como justificacin ser la siguiente:

A) La justificacin tcnica comprende toda aquella documentacin que permita valorar la eficacia, la eficiencia, el impacto, la viabilidad y la visibilidad del proyecto, as como la participacin de los beneficiarios en el mismo.

Esta documentacin se acompaar de una Certificacin del responsable de la ONGD en la que conste detalladamente los objetivos conseguidos, pudiendo adjuntarse el material fotogrfico, videogrfico, documentos escritos sobre el proyecto, el programa y la estrategia de cooperacin para el desarrollo, que se consideren necesarios.

B) La justificacin econmica comprende toda la documentacin que justifique los gastos efectuados con cargo a la subvencin concedida. Los citados gastos tendrn que adaptarse a las partidas presupuestarias de cada uno de los conceptos de gasto detalladas en la introduccin de este Manual.

La justificacin econmica del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo, constar de la siguiente documentacin y de la que se determine en el apartado correspondiente de este Manual: - Copia del documento de pago. - Certificacin de la autenticidad de las fotocopias y de los documentos justificativos de los

gastos realizados y lugar en el que estn depositados los documentos justificativos originales.

- Relacin numerada y ordenada de los documentos justificativos del gasto acorde con las partidas presupuestarias aprobadas, segn Anejo I.

- Comunicaciones o certificados bancarios de abono de intereses o ingresos financieros en la cuentas corrientes abiertas a nombre del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo.

- Extractos bancarios de los movimientos habidos en las cuentas corrientes durante la



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ejecucin del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo. - Certificacin del destinatario de los fondos, donde se acredite la recepcin de dichos

fondos. - Documentos bancarios justificativos de las transferencias bancarias realizadas al exterior No sern susceptibles de financiacin por la AECI los gastos de funcionamiento (electricidad, agua y comunicaciones) ni los de combustible, seguros y mantenimiento de los vehculos, de acuerdo con lo previsto por el artculo 11 de la Orden de 31 de enero de 2001. 3.1.- PRESENTACIN DE LA DOCUMENTACIN La ONGD beneficiaria de una subvencin es la nica responsable ante la AECI de la justificacin de los gastos realizados derivados de la ejecucin de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. En el caso de consorcios de ONGD, la ONGD que ostente la representacin del consorcio ser la encargada de aportar los informes y las justificaciones de gasto exigidas por la Administracin. Los documentos justificativos del gasto debern ser originales y contendrn una diligencia de la ONGD beneficiaria en la que se har constar la convocatoria anual de la subvencin justificada, el cdigo y ttulo del proyecto, programa o estrategia de cooperacin para el desarrollo, el pas y la leyenda financiado por la AECI. En el caso de Programas y Estrategias, adems, deber indicarse el PEA o el POA al que se imputa el gasto. La ONGD, cuando sea requerida a tal efecto por la AECI, las empresas auditoras contratadas por la misma, la Intervencin General de la Administracin del Estado y el Tribunal de Cuentas, deber presentar los documentos originales justificativos del gasto o cualquier otro documento que se considere necesario para comprobar la correcta realizacin del objeto de la ayuda. Estos documentos justificativos quedarn depositados en la sede de la ONGD beneficiaria, al menos durante un periodo de cinco aos desde la comunicacin de la aprobacin del informe final. Cuando se trate de documentos originales que puedan ser solicitados por otros Organismos Pblicos, tales como a los boletines de cotizacin a la Seguridad Social, los Modelos 110 y 190 acreditativos de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, los Modelos 115 y 180 acreditativos del ingreso del porcentaje correspondiente procedente del arrendamiento de inmuebles urbanos, tambin ser necesario que contengan dicha diligencia. No obstante lo anterior, por lo que se refiere a los documentos TC1 y TC2 acreditativos del ingreso de cuotas a la Seguridad Social, Modelos 110 y 190 acreditativos de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Modelos 115 y 180 acreditativos del ingreso del porcentaje correspondiente procedente del arrendamiento de inmuebles urbanos, podrn ser aportados mediante fotocopias en el momento de la presentacin de la documentacin, acompaados de un escrito del representante de la entidad asumiendo el compromiso de aportar los originales en el momento en que le sean requeridos, una vez iniciada la revisin de la documentacin justificativa. En aquellos documentos justificativos del gasto imputables a ms de un financiador, en los



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documentos originales deber constar la diligencia anteriormente citada, indicando adems el tanto por ciento de financiacin que se imputa a cada uno. En aquellos supuestos en los que el /los socio/os local/es no pudieran desprenderse de algn documento original justificativo del gasto, podrn presentarse fotocopias debidamente legalizadas, que debern ser legibles y en sus originales deber constar la diligencia anteriormente citada. En cualquier caso estn obligados a presentar un certificado motivando la causa o causas que les impide a la presentacin de los documentos originales. As mismo, se indicar el lugar donde se encuentran depositados los documentos originales. Se entender como fotocopia debidamente legalizada, aquella que se presente compulsada y conforme por cualquier entidad pblica y/o legalizada por un Notario debidamente acreditado en el pas de ejecucin del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo o representacin oficial espaola en el citado pas. Cuando existan justificantes redactados en un idioma distinto del espaol, se incorporar en el expediente una relacin de los mismos los importes, los conceptos de gasto, el emisor del justificante. En el caso de que sea un idioma distinto del ingls, francs, portugus o italiano, adems de lo anterior, deber ser traducida la fecha de la emisin de los justificantes y el nmero de identificacin fiscal, si lo tuvieran. La documentacin anteriormente citada deber presentarse relacionada en los correspondientes Anejos I, II, III, IV, V, VI y VII de acuerdo con lo siguiente: - Anejo I: Se cumplimentar el Anejo I o relacin de justificantes de gasto por cada proyecto y partida de gasto autorizada conforme al desglose presupuestario establecido en el Convenio de colaboracin, totalizando los importes para facilitar su comprobacin. En el caso de programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo ha de cumplimentarse un Anejo I o relacin de justificantes de gasto por cada proyecto. La aportacin financiera obligatoria de la ONGD se justificar como la subvencin de la AECI en una columna diferenciada. La entidad debe tener en cuenta que la suma de todos los importes totales de los distintos Anejos I debe coincidir con el importe total subvencionado en los respectivos POA y PEA de las Estrategias y de los Programas, ms los ingresos financieros e intereses generados. Para las intervenciones de Emergencia no localizable de las Estrategias de C para el D se relacionarn los gastos segn el Anejo I-B. A cada justificante de gasto la Entidad le asignar un nmero de orden, que ser el mismo con el que figure relacionado en cada Anejo I. - Anejos II, III y IV: Cuando los justificantes de gastos se refieran a gastos de personal debern cumplimentarse adems del Anejo I, el Anejo II, el III y el IV, si procede, en todos sus apartados, de acuerdo a las notas que figuran al pie de los mismos.



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- Anejo V: Cuando la relacin de justificantes de gastos se refiera a "Dietas y gastos de viaje", adems del Anejo I, se cumplimentar el Anejo V donde se reflejar la liquidacin individual de cada dieta y gasto de viaje ocasionada en el desarrollo del proyecto, programa o estrategia de cooperacin al desarrollo. No podr imputarse este tipo de gastos cuando se trate de personal sometido a contrato de arrendamiento de servicios. - Anejo VI: Cuando los gastos justificados correspondan a inversiones (Terrenos e inmuebles, Construccin, Equipos y materiales, de acuerdo con lo dispuesto en las Resoluciones de convocatoria, ser necesario que el representante de la entidad, de conformidad con lo que al efecto se establece en los puntos 4.2 a 4.4 del apartado IV del presente Manual de Instrucciones, emita un acta de transferencia y/o afectacin de lo adquirido. - Anejo VII: En este Anejo el representante de la entidad deber certificar: - La realizacin de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperacin para el desarrollo subvencionados en cada convocatoria, de conformidad con lo establecido en el Convenio de colaboracin o en la resolucin de concesin correspondiente. - Los ingresos financieros e intereses generados por los proyectos, los programas y las estrategias de cooperacin para el desarrollo y su imputacin a cada uno de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo subvencionados. 3.2.- CERTIFICACIONES GENERALES Adems de las certificaciones que deben cumplimentarse con arreglo a lo explicado en los Anejos VI y VII, la entidad deber aportar: - Certificacin del/la representante de la entidad en el que conste si ha obtenido o no alguna

otra subvencin de las Administraciones Pblicas o de Entes pblicos o privados nacionales o internacionales para cada proyecto, programa o estrategia subvencionados y, en su caso, el importe obtenido.

- Certificaciones de las entidades bancarias en las que consten los intereses que la

subvencin ha producido desde su abono. - Relacin certificada del personal voluntario que ha participado en las intervenciones

subvencionadas con expresin de los costes a que se refiere la Ley 6/1996, de Voluntariado. 3.3.- REQUISITOS FORMALES DE LAS FACTURAS Las facturas o recibos originales de las adquisiciones que se efecten en Espaa debern



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cumplir los requisitos establecidos en el R.D. 2402/85, modificado por los R.R.D.D. 1624/1992 (B.O.E. 31/12/92), 1811/1994 (B.O.E. 6/09/94), 267/95 (B.O.E. 1/03/95) y 80/96 (B.O.E. 31/01/96), 703/1997 (B.O.E. 31/05/97), 37/1998 (B.O.E. 17/01/98), 296/1998 (B.O.E. 28/02/98), 215/1999 (B.O.E. 9/02/99), 1966/1999 (B.O.E. 30/12/99) y 3422/2000 (B.O.E. 16/12/00), que regula el deber de expedicin de facturas por empresarios y profesionales. Las facturas debern reunir los siguientes requisitos: - Nmero de factura. - Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominacin o razn social, NIF y

domicilio). - Datos identificativos del destinatario, que deber ser la entidad subvencionada ejecutante. - Nombre del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo al que se

imputa el gasto. - Descripcin detallada, precio unitario y total. Deber reflejarse el IVA correspondiente;

cuando la cuota se repercuta dentro del precio deber indicarse "IVA incluido". - Lugar y fecha de emisin y pago. - Firma y sello del emisor de la factura en la que figure la recepcin de los fondos. - Forma de pago de la factura: metlico, transferencia o cheque.

Las facturas o recibos originales de las adquisiciones que se realicen en los pases donde se ejecuten los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo, debern reunir los requisitos legales establecidos a tal efecto en el pas de ejecucin de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. Como mnimo debern contar con los requisitos detallados en el prrafo anterior.

Cuando los equipos o suministros se adquieran en Espaa o en un tercer pas y se enven al pas de ejecucin del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo, deber justificarse en el informe final del proyecto o en el informe anual de los programas y estrategias de Cooperacin para el desarrollo con la documentacin aduanera que acredite el envo, as como una certificacin del destinatario. 3.4 - INGRESOS GENERADOS De conformidad con lo dispuesto en la Orden de 31 de enero de 2001 de las subvenciones, los ingresos financieros as como los intereses generados debern reinvertirse en gastos directos del proyecto, programa o estrategia de cooperacin para el desarrollo subvencionado.



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IV JUSTIFICACIN ECONMICA DEL CONCEPTO GASTOS DIRECTOS 4.1.- IDENTIFICACIN Y EVALUACIN EXTERNA Se justificarn con cargo a esta partida los gastos generados en la identificacin y evaluacin externa de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. Si los trabajos de identificacin son realizados por personal contratado de la ONGD espaola y/o su/s socio/s local/es, se justificarn conforme a lo establecido en el punto 4.5 apartados a), b) y e) de este manual. Si los trabajos de identificacin y evaluacin externa son realizados a travs de una contratacin de arrendamiento de servicios, o por otros colaboradores, se justificarn conforme al punto 4.5 apartado c) y d) del presente manual. 4.2.- TERRENOS E INMUEBLES (ADQUISICIN O ARRENDAMIENTO) Se justificar con cargo a esta partida la adquisicin o el arrendamiento de terrenos e inmuebles destinados a la realizacin de la actividad subvencionada. 4.2.1. Adquisicin Documentacin que debe aportarse: - Documento justificativo acreditativo de la compra en el que conste el precio y la forma de

pago. - Documentacin probatoria, de acuerdo a la legislacin del pas correspondiente, donde se

especifique el rgimen de propiedad y la titularidad del inmueble, y en la que figuren adems las siguientes clusulas limitativas:

* Obligacin de destinar el inmueble durante veinticinco aos a la finalidad que sirvi de

fundamento a la subvencin. * Obligacin de solicitar autorizacin a la AECI para efectuar cualquier acto de disposicin

o gravamen sobre el bien inmueble adquirido.

- Certificacin de su inscripcin en el Registro de la Propiedad del pas donde se ejecute el proyecto, el programa y la estrategia de cooperacin para el desarrollo.

- Certificacin del receptor en la que conste la recepcin de lo adquirido y su conformidad. 4.2.2. Arrendamiento Documentacin que debe aportarse: - Documento justificativo acreditativo del arrendamiento en el que figure la identificacin del arrendador, el precio y la forma de pago.



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4.3.- CONSTRUCCIN Podrn imputarse con cargo a esta partida los siguientes gastos: Las obras de primer establecimiento; es decir, las que dan lugar a la creacin de un bien

inmueble siempre que se dediquen a la actividad objeto de la subvencin un mnimo de veinticinco aos.

Las obras de reforma; es decir, aquellas que suponen una ampliacin, mejora,

modernizacin, adaptacin, adecuacin o refuerzo de un bien inmueble ya existente.

Las obras de gran reparacin; es decir, aquellas que tienen por objeto enmendar un menoscabo producido en un bien inmueble por causas fortuitas o accidentales cuando afecten fundamentalmente a la estructura existente.

Se incluir en este concepto los gastos realizados en concepto de direccin de obra, licencias, tasas, materiales de construccin y gastos del personal que ejecuta la obra. Documentacin que debe aportarse: * Para inversiones superiores a 30.050,60 euros ser necesaria la presentacin de, al menos, tres ofertas, con objeto de justificar que se ha elegido la ms ventajosa. * Proyecto de la obra visado por el colegio profesional correspondiente. * Certificaciones de obra o facturas expedidas por la empresa constructora que realiza la obra. * Certificacin del representante de la entidad subvencionada en la que conste la realizacin

de las obras o su conformidad con las mismas.

* Documentacin probatoria, de acuerdo a la legislacin del pas correspondiente, donde se especifique el rgimen de propiedad y la titularidad del inmueble.

* Compromiso de afectacin del inmueble al proyecto por un periodo de tiempo no inferior a

veinticinco aos. * En obras de reforma en inmuebles arrendados sern necesarios el contrato de alquiler y la

autorizacin del propietario para la ejecucin de las obras. 4.4.- EQUIPOS Y MATERIALES Se considera equipamiento la adquisicin de elementos de inmovilizado, distintos a terrenos y edificios, afectos a la actividad subvencionada: maquinaria, mobiliario, equipos informticos, elementos de transporte y otro equipamiento. No se entender como suministro, ningn gasto clasificado como gastos administrativos de la ONGD espaola, es decir aquellos que realice la ONGD espaola en gastos corrientes de personal, de los locales (telfono, luz, agua, amortizaciones de equipos), material de oficina, viajes y desplazamientos derivados exclusiva y directamente de la formulacin, seguimiento y finalizacin de cada uno de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. Tampoco se entendern aquellos gastos administrativos de los socios locales, ni los gastos de oficina y de alquileres de



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los centros administrativos del/os socios locales. Los gastos derivados del envo de los equipos y de las transferencias bancarias de los fondos al pas de ejecucin, podrn justificarse con cargo a esta partida. Documentacin que debe aportarse: * Compromiso de aceptacin y/o transferencia en el caso de equipamiento. * Factura de la casa suministradora con indicacin de las unidades suministradas, precio

unitario e importe total de la adquisicin realizada. Para adquisiciones de equipos y materiales a una misma empresa, cuando supere los 12.020,21 euros, ser necesaria la presentacin de, al menos, tres ofertas, con objeto de justificar que se ha elegido la ms ventajosa. No se podrn aportar como justificantes de gastos los albaranes, las notas de entrega ni las facturas pro forma. En aquellos casos concretos en que por especiales circunstancias no sea posible la presentacin de los justificantes de acuerdo a lo anterior, se solicitar a la AECI la aplicacin de lo contenido en la Instruccin Final del presente Manual. 4.5.- GASTOS DE PERSONAL En esta partida se incluirn los gastos derivados del pago de retribuciones al personal de la ONGD espaola, su/s socio/s local/es o las empresas locales, que estn vinculados a la ejecucin del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo, mediante contrato laboral, tanto fijo como eventual, incentivos, o mediante un contrato de arrendamiento de servicios. Se incluirn tambin en esta partida de Gastos de Personal las cuotas de seguros sociales a cargo de la entidad del personal afecto al proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo, as como cualquier otro seguro que se suscriba a nombre del personal. No podrn incluirse en esta partida los gastos originados por los miembros de las Juntas Directivas o Consejos de Direccin de las entidades, ni los gastos laborales o prestacin de servicios de las personas que realicen la formulacin, seguimiento y finalizacin del proyecto, programa o estrategia de cooperacin para el desarrollo, que se incluirn en el apartado de gastos administrativos de la ONG espaola o del socio local de los costes indirectos.

a) Personal local: Se entender como personal local, al personal de la ONGD espaola o al de su/s socio/s local/es sometidos a la legislacin laboral del pas de ejecucin del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo.

Documentacin que debe aportarse: Personal laboral fijo o eventual - Copia del contrato de trabajo



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- Copia de las nminas firmadas por el trabajador - Factura acreditativa del pago de la pliza de seguro y fotocopia compulsada de la misma. Arrendamiento de servicios - Copia del contrato de arrendamiento de servicios - Facturas o recibos de la cantidad percibida

b) Personal expatriado: Se entender como personal expatriado al personal de la ONGD espaola sometido a la legislacin espaola (con independencia del pas en el que preste su servicio).

Documentacin que debe aportarse: Personal laboral fijo o eventual - Contrato laboral. Si la categora profesional que figura en el contrato es de naturaleza administrativa pero el trabajador realiza funciones y tareas directamente relacionadas con el proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo subvencionados, debern reflejarse en el propio contrato o en Anexo al mismo las funciones que realmente desempea el trabajador. - Recibos de nmina, cumplimentados de acuerdo con la O.M. 27/12/94. (Nombre, apellidos y NIF del trabajador/a, categora profesional, nmero de afiliacin a la Seguridad Social, antigedad, conceptos retributivos, firma del trabajador/a, firma y sello de la empresa, etc.). - Boletines acreditativos de cotizacin a la Seguridad Social (TC1, TC2). - Impresos 110 y 190 de ingresos por retenciones de IRPF. - Certificacin del responsable de la ONG por el importe de los gastos de personal a imputar al proyecto, programa y estrategia, cuando el trabajador no dedique toda su jornada laboral al mismo.

c) Arrendamiento de servicios:

Documentacin que debe aportarse: - Contrato de arrendamiento de servicios. - Alta en la licencia fiscal. - Recibo de la cantidad devengada por la prestacin de servicios.

d) Personal voluntario: El personal voluntario de las entidades ejecutantes de un programa subvencionado llevar a cabo sus actividades, conforme establece el artculo 3.1 de la Ley 6/1996, del 15 de enero, del Voluntariado, sin percibir ningn tipo de contraprestacin econmica; no obstante, tendrn derecho al reembolso de todos aquellos gastos ocasionados por el ejercicio de su actividad voluntaria, que sern imputables a la subvencin.



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Asimismo podrn justificarse con cargo a la subvencin, los gastos derivados de las plizas de seguros de accidente y enfermedad y de responsabilidad civil suscritos a favor del personal voluntario que participe en los programas subvencionados. Documentacin que debe aportarse e imputacin de los gastos En el caso de que se satisfagan a la persona voluntaria gastos ocasionados por su estancia o por la utilizacin de cualquier medio de transporte, fuera de la residencia habitual, los citados gastos debern imputarse a la partida de Personal expatriado o local, segn proceda, y justificarse los mismos conforme establece el punto 4.5, f) de este Manual. e) Otros colaboradores espordicos: Recibo de la cantidad devengada por la colaboracin prestada, con identificacin del perceptor de la misma: nombre y apellidos, nmero del documento de identidad, nmero de identificacin fiscal, si lo tuviera y objeto de dicha colaboracin. En el caso de personal sujeto a legislacin espaola ha de acreditar la retencin del IRPF. f) Viajes y dietas: Debern justificarse con cargo a la partida de personal expatriado o personal local, segn proceda, las dietas y gastos de viaje del personal vinculado a la ejecucin de las actividades del proyecto, programa y estrategia de cooperacin para el desarrollo, incluido el personal voluntario (por ejemplo: dietas para asistir a cursos, seminarios, desplazamientos de los beneficiarios, viajes del personal local y expatriado, etc.) No se podrn justificar con cargo a esta partida las dietas y gastos de viaje de los/las profesionales con contrato de arrendamiento de servicios y de aqullos que realicen colaboraciones espordicas. No se imputarn a este concepto los gastos generados por el desplazamiento de las personas vinculadas a la formulacin, seguimiento y finalizacin, que se imputarn a gastos indirectos. Documentacin que debe aportarse: - Factura expedida por el establecimiento hotelero, donde slo se computarn los gastos de

alojamiento y desayuno. - Factura expedida por la agencia de viajes. sta deber desglosar con suficiente detalle

todos los conceptos de gasto recogidos en la misma, tales como desplazamiento, alojamiento, manutencin, etc., indicando los importes individuales y el detalle que corresponda a cada tipo de gasto.

- Billete acreditativo del viaje realizado. - Liquidacin de dietas segn el Anejo V.

Las certificaciones del representante de la ONGD debern ir acompaada de todos los recibos, abonos o billetes del medio de transporte pblico utilizado (taxis, autobuses, metro).



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4.6.- FONDO ROTATORIO Los fondos rotatorios podrn ser en dinero o en especie. Los fondos rotatorios ligados al proyecto, programa o estrategia subvencionado que tengan un componente de crdito, que no podrn superar el 25 por 100 de los gastos directos previstos. En los programas y estrategias dicho porcentaje se entender referidos a nivel de proyecto. La entidad gestora del fondo rotatorio deber presentar una auditora financiero-contable externa para fondos superiores a 90.151,86 euros. La justificacin de esta partida requiere tanto informacin financiera como informativa de su distribucin. Documentacin que debe aportarse: - Documentacin justificativa sobre la cuanta de los prstamos, nmero de beneficiarios, tipo

de inters, plazo de carencia y plazo de devolucin, de conformidad con lo establecido en el Documento regulador del fondo, que deber ser presentado con el formulario de identificacin del proyecto.

- Compromiso de seguir vinculando e incorporando al fondo rotatorio los beneficios obtenidos por el mismo, una vez finalizado el proyecto.

4.7.- AUDITORA EXTERNA DEL PROYECTO Las auditoras externas al proyecto sern obligatorias en el caso de Estrategias de cooperacin para el desarrollo como en aquellos casos en que estn presupuestadas. Se incorporarn a este apartado los gastos generados por la contratacin por parte de la ONGD o por su/s socio/ local/es, de una empresa Auditora. Documentacin que debe aportarse: - Factura de la empresa auditora o empresas auditoras (debe cumplir los requisitos

establecidos en las presentes normas). - Copia debidamente legalizada del informe/s de la/s auditora/s realizada/s por la/s

empresa/s auditora/s, segn las orientaciones recogidas en el anejo VIII. 4.8.- SENSIBILIZACIN Y EDUCACIN PARA EL DESARROLLO Las acciones de sensibilizacin social y educacin para el desarrollo se llevarn a cabo en Espaa y solo se imputarn gastos correspondientes a arrendamiento de inmuebles, equipos materiales y suministros; personal y auditorias externas. Para Estrategias de cooperacin para el desarrollo y programas, cada accin de este tipo incluida en el POA o PEA respectivo, deber justificarse como un proyecto independiente, y cada uno de los gastos indicados deber justificarse de acuerdo a lo previsto al respecto en los puntos 4.2.2.; 4.4; 4.5.b), c), d) y e), 4.7 y 5.1 del presente manual. Los proyectos que en su formulacin hayan incluido la partida presupuestaria correspondiente a acciones de sensibilizacin y educacin para el desarrollo tendrn que realizar dichas actividades en Espaa y estar vinculadas directamente al proyecto. Debern presentar la documentacin acreditativa de la realizacin de las actividades y justificar los gastos de acuerdo a lo previsto en los puntos 4.2.2.; 4.4; 4.5b), c), d), y e).



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4.9.- EMERGENCIA NO LOCALIZABLE. Tan slo para aquellas estrategias de cooperacin para el desarrollo que tengan aprobada la partida de Emergencia no localizable. A dicha partida nicamente se podrn imputar gastos de personal, equipos, materiales y de infraestructura, construccin y reforma de inmuebles. En este ltimo caso los gastos debern estar debidamente justificados y requerirn la previa autorizacin de la AECI segn lo establecido en el apartado 10 de la Resolucin ________. V. JUSTIFICACIN ECONMICA DEL CONCEPTO GASTOS INDIRECTOS 5.1 GASTOS ADMINISTRATIVOS ONGD ESPAOLA Se entiende como gastos administrativos aquellos que realice la ONGD espaola en gastos corrientes de personal, de los locales (telfono, luz, agua, amortizaciones de equipos), material de oficina, viajes y desplazamientos derivados, exclusiva y directamente, de la formulacin, seguimiento y finalizacin de cada uno de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. Los gastos administrativos se justificarn con los documentos que para los diferentes tipos de gasto se han indicado en los apartados 4.1, 4.3 y 4.5 del presente Manual. Para los gastos corrientes de los locales y en aquellos casos en que no haya documentos justificativos del gasto especficos en el proyecto, programa y estrategias de cooperacin para el desarrollo, se deber acompaar una Certificacin expedida por el responsable de la ONGD, en la que se indique el importe y a qu tipo de gastos de administracin se destin el mismo. En todo caso, este tipo de gasto deber justificarse como parte de la subvencin, y computarse en la base del clculo de los intereses generados. 5.2 GASTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS SOCIOS LOCALES Se entendern como gastos administrativos aquellos gastos que realicen los socios locales para la formulacin, el seguimiento y la finalizacin de los proyectos, programas y estrategias de cooperacin para el desarrollo. Igualmente, los gastos de oficina y de alquileres de los centros administrativos del/os socio/os local/es. Los gastos administrativos se justificarn con los documentos que para los diferentes tipos de gasto se han indicado en los apartados 4.1, 4.3 y 4.5 del presente Manual. Para los gastos corrientes de los locales y en aquellos casos en que no haya documentos justificativos del gasto especficos en el proyecto, programa y estrategias de cooperacin para el desarrollo, se deber acompaar una Certificacin expedida por el responsable de la ONGD, en la que se indique el importe y a qu tipo de gastos de administracin se destin el mismo. En todo caso, este tipo de gasto deber justificarse como parte de la subvencin, y computarse en la base del clculo de los intereses generados.



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VI. NORMAS ESPECFICAS PARA LA JUSTIFICACIN DE LOS INFORMES ANUALES DE SEGUIMIENTO DE LOS PEA Y DE LOS POA DE PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS DE COOPERACIN AL DESARROLLO. De conformidad con lo previsto en el artculo 9 de la Orden de 31/01/2001 de Bases Generales de MAE para la concesin de Ayudas a ONGD que realicen actividades en el campo de la Cooperacin Internacional para el Desarrollo, la Unidad Gestora del Programa ser la responsable de dar el visto bueno a los Informes de Seguimiento Anules presentados por los Programas y Estrategias como requisito previo para los sucesivos libramientos de fondos. Estos Informes de Seguimiento se cumplimentarn segn los modelos existentes al efecto. VII. INSTRUCCIN FINAL Cuando existan en el pas de ejecucin de la actividad especiales circunstancias (ejecucin en zonas muy aisladas y mal comunicadas; especiales caractersticas en caso de conflictos armados, inestabilidad poltica o social; inexistencia de facturas regladas por la legislacin del pas), la ONGD podr solicitar a la AECI la justificacin de los gastos generados en la adquisicin de equipos, material y suministros, de la siguiente forma: La ONGD beneficiaria de la subvencin deber acreditar, a travs del mismo procedimiento administrativo que se sigue para las modificaciones sustanciales, que en el proyecto se da alguna de las circunstancias especiales indicadas anteriormente. Una vez estudiada por la AECI la solicitud de la ONGD, se proceder, segn se estime, a su aprobacin o denegacin. En el supuesto de que la solicitud sea aprobada, la justificacin de los gastos se realizar conforme al siguiente procedimiento, y conforme al modelo establecido en el Anejo IX. El responsable del proyecto deber llevar un libro especial de registro de recibos, donde deber anotar cada uno de los gastos realizados y justificados mediante este procedimiento. Cada vez que se vaya a realizar un gasto con cargo al proyecto subvencionado, se deber requerir al suministrador del correspondiente material o mercanca un recibo, conforme al modelo establecido en el Anejo IX o conforme a los modelos que existan localmente. En todo caso se le exigir , como mnimo lo siguiente: - Nombre de la entidad que realiza el pago (ONGD, socio/s local/es o persona/s

responsable/s del proyecto). - Cantidad adquirida. - Descripcin de lo adquirido. - Nombre del proyecto. - Lugar y fecha de la adquisicin. - Nombre y apellidos del suministrador. - Nmero de documento de identidad del suministrador (si lo tiene). - Nmero del documento de identificacin (si los hay) En cualquier caso, esta instruccin no ser aplicable a los gastos que vayan a ejecutarse en Espaa.



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VIII. APLICACIN DE LAS PRESENTES INSTRUCCIONES Las presentes instrucciones sern de aplicacin a todos los expedientes de revisin de justificacin de subvenciones que estn sujetos a la Orden de 31 de enero de 2001 (BOE, de 3 de febrero) de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesin de subvenciones a las Organizaciones no Gubernamentales de desarrollo que realicen actividades en el campo de la Cooperacin Internacional para el desarrollo y, en la medida en que resulten ms favorables, a los que se hallen en tramitacin antes de dicha fecha. VIII. ANEJOS

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