manual informatica 1

AUTOFORMATIVOMANUAL

INFORMÁTICA I

Adiel Omar Flores Ramos

Cada autor es responsable del contenido de su propio texto.

De esta edición:

© Universidad Continental S.A.C 2013

Jr. Junin 355, Miraflores

Teléfono: 213 2760

Derechos reservados

Primera Edición: Marzo 2013

Tiraje: 500 ejemplares

Autor: Adiel Omar Flores Ramos

Oficina de Producción de Contenidos y Recursos.

Impreso en el Perú - Printed in Perú

Xprinted Solución Gráfica S.R.L.

Fondo Editorial de la Universidad Continental

Todos los derechos reservados.

Esta publicación no puede ser reproducida, en todo ni en parte, ni registrada en o trasmitida por un

sistema de recuperación de información, en ninguna forma ni por ningún medio sea mecánico, fotoquí-

mico, electrónico, magnético, electroóptico, por fotocopia, o cualquier otro sin el permiso previo por

escrito de la Universidad.

INTRODUCCIÓN 7

UNIDAD I: INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA Y EL PROCESADOR DE TEXTOS 10

DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD

TEMA N° 1: COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA 11 1 Introducción a la Computación e Informática 11

2 Arquitectura del computador 11

TEMA N° 2: MICROSOFT WINDOWS 15 1 Introducción a Microsoft Windows 7 15

2 Accesorios de Windows 19

3 Administración de Archivos 19

4 Configuración y Personalización de Windows 25

TEMA N° 3: INTERNET 271 Introducción a Internet 272 Búsqueda y Extracción de Información 30

3 Correo Electrónico 31

LECTURA SELECCIONADA N° 1: SISTEMAS DE INFORMACIÓN 32

ACTIvIDAD N° 1 35

TEMA 4: INTRODUCCIÓN AL PROCESADOR DE TEXTOS 361 Introducción a Microsoft Word 36

2 Edición y Formato de documentos 37

3 Formato al párrafo 44

4 Diseño de Página 47

5 Diagramación y Referencias 48

TEMA 5: INSERCIÓN DE ObjETOS 501 Inserción y formato de Ilustraciones 50

2 Inserción y Formato de autoformas y texto artístico 51

LECTURA SELECCIONADA N° 2: APLICACIONES DE PRODUCTIvIDAD EN LA OFICINA 52 ACTIvIDAD N° 2 54 AUTOEvALUACIÓN DE LA UNIDAD I 55 bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD I 57

UNIDAD II: HERRAMIENTAS AvANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E INTRODUCCIÓN AL LIbRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO 58


ÍNDICE

TEMA N° 01: TAbLAS 59 1 Inserción de Tablas 59

2 Edición de tablas 60

3 Formato de una tabla 62

4 Propiedades de una tabla 62

4 Ordenar Tablas 62

TEMA N° 02: TAbLAS DE CONTENIDO Y OTRAS REFERENCIAS 63 1 Creación de una tabla de contenido 63

2 Generación de Índices 65

3 Creación de una bibliografía 67

4 Creación de una tabla de ilustraciones 70

TEMA N° 03: COMbINACIÓN DE CORRESPONDENCIA 72 1 Estructura de la combinación de correspondencia 72

2 Realizar la combinación de correspondencia 74

3 Filtrar destinatarios 77

4 Sobres y etiquetas 77

LECTURA SELECCIONADA N° 1: GENERAL MOTORS, WAYNE MEMORIAL HOSPITAL Y OTROS; USO DEL SOFTWARE DE RECONOCIMIENTO DE vOZ 80 ACTIvIDAD N° 3 81

TEMA N° 04: INTRODUCCIÓN A LOS LIbROS ELECTRÓNICOS DE CÁLCULO 82 1 El Entorno de Microsoft Excel 2010 82

2 Ingreso y Edición de datos 82

3 Formato de una hoja de cálculo 83

4 Validación de datos 87

5 Preparación de impresión 93

TEMA N° 05: FÓRMULAS Y REFERENCIAS 96 1 Ingreso de Fórmulas 96

2 Referencias 103

LECTURA SELECCIONADA N° 2: EL TAMAñO SÍ IMPORTA 105 AUTOEvALUACIÓN DE LA UNIDAD II 107 ACTIvIDAD N° 4 109 bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD II 109

UNIDAD III: FUNCIONES AvANZADAS Y GESTIÓN DE DATOS CON EL LIbRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO 111


TEMA N° 01: FUNCIONES CONDICIONALES 112 1 Función SI 112

2 Función CONTAR.SI 114

3 Función SUMAR.SI 114

4 Formato Condicional 116

5 Funciones ES 116

TEMA N° 02: FUNCIONES DE búSqUEDA Y REFERENCIA 118 1 Función Elegir 118

2 Función BUSCARV 118

3 Función BUSCARH 119

4 Función INDICE 119

LECTURA SELECCIONADA NRO 1: DEbOER FARMS: bENEFICIOS DE LA TECNOLOGÍA AGRÍCOLA 120 TEMA 3: FUNCIONES Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS 121 1 Funciones estadísticas 122

2 Gráficos Estadísticos 125

TEMA N° 04: bASE DE DATOS 129 1 Tablas 129

2 Ordenar Registros 129

3 Establecer Filtros 129

4 Subtotalizar 131

5 Tablas dinámicas 131

ACTIvIDAD N° 5 133

LECTURA SELECCIONADA NRO 2: OFFICE DEPOT, INC.: EL vALOR EMPRESARIAL DEL OLAP 133

AUTOEvALUACIÓN DE LA UNIDAD III 135

bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD II 121

UNIDAD Iv: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES 136

DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD 136

TEMA N°01: FUNCIONES LOGARÍTMICAS.

TEMA N° 1: PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS 1361 Introducción a la planificación de Proyectos 1362 Gestión de los Recursos del proyecto 1453 Creación de Informes 151

ACTIvIDAD N° 6 155

LECTURA SELECCIONADA NRO 1:

OMEGA ENGINEERING, INC.: FALLAS EN LA SEGURIDAD Y EL DELITO COMPUTACIONAL 155

TEMA Nº 2: EL DISEñADOR DE PRESENTACIONES 1571 Introducción al Diseñador de Presentaciones 1572 Creación de presentaciones 1603 Inserción y Edición de objetos 1624 Animación de Diapositivas 163

ACTIvIDAD N° 7 166

TEMA Nº 3: CREACIÓN DE DIAGRAMAS 1661 Introducción a la creación de diagramas 1662 Trabajar con formas 1683 Creación de diagramas utilizando plantillas 170

ACTIvIDAD N° 8 174

LECTURA SELECCIONADA N° 2: EL TOqUE PERSONAL 175

AUTOEvALUACIÓN DE LA UNIDAD Iv 178

bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD Iv 180

GLOSARIO 180

INTRODUCCIÓN

Las herramientas ofimáticas de Microsoft se han conver-

tido en las estándar del mercado. El dominio de las

herramientas ofimáticas, es básico en el entorno labo-

ral actual. Dominando el uso correcto de los ordenadores y sus

aplicaciones más utilizadas, como son el Sistema Operativo Win-

dows, el procesador de textos Microsoft Word, la hoja de cálculo

Microsoft Excel, el presentador gráfico Microsoft PowerPoint y

algunas herramientas adicionales de la ofimática, ampliarán tus

posibilidades profesionales.

Mediante la asignatura de Informática I, el alumno adquirirá

los conocimientos y las técnicas necesarias para que pueda for-

mase y conocer la última versión del sistema operativo y la suite

ofimática más importante del mercado. Por las características

de la modalidad virtual, se hará uso intensivo de la plataforma

MOODLE, absolviendo dudas e inquietudes y brindándole el

apoyo necesario para que culmine de manera exitosa, el desa-

rrollo de las actividades deberán ser remitidas al campus virtual,

el mismo que cuenta con recursos de comunicación para una

mejor asesoría y apoyo en el curso.

Usted, como futuro profesional podrá integrarse en un sector

de gran crecimiento, gracias al avance de las nuevas tecnologías,

y que tiene una fuerte demanda de usuarios y profesionales.

Con el desarrollo de la asignatura, usted podrá:

Obtener los conocimientos fundamentales e importantes so-

bre terminología específica relacionada con la informática.

Manejar las funciones básicas del sistema operativo Windows 7.

Conocer el funcionamiento de los servicios de navegación,

búsqueda y correo electrónico de y todos los programas que

incluye la versión Professional de la suite ofimática Microsoft

Office 2010.

Aprender a utilizar con soltura suficiente los programas, con

la finalidad de poder llevar de uno a otro los datos que con-

tengan los documentos creados con cualquiera de ellos.

Adquirir un criterio propio y seguro que te permita va-

lorar su trabajo y orientarte hacia una buena dirección.

El presente manual, ofrece la información necesaria para

el logro de los aprendizajes previstos. Además de los temas

presentados, de requerirlo, le ayudaremos a profundizar en

temas específicos, absolviendo sus preguntas, proveyéndole

de la información bibliográfica y otros recursos que juzgue

conveniente mediante la tutoría virtual.

La asignatura de Informática I está dividida en las siguientes

unidades didácticas:

Unidad didáctica I: Introducción a la Computación e Informática y

Procesador de Textos.

Unidad Didáctica II: Herramientas avanzadas del procesador de tex-

tos e introducción al Libro Electrónico de cálculo.

Unidad Didáctica III: Funciones avanzadas y Gestión de datos con el

libro electrónico de cálculo.

Unidad Didáctica IV: Herramientas ofimáticas adicionales.

Le deseamos muchos éxitos en sus estudios y renovamos el compro-

miso de estar a vuestra disposición.

El Autor

INFORMÁTICA I MANUAL AUTOFORMATIVO 9

Diagrama Objetivos Inicio

Desarrollode contenidos

Actividades Autoevaluación

Lecturasseleccionadas

Glosario Bibliografía

Recordatorio Anotaciones

COMPETENCIA

Utiliza la computadora y el software de oficina como herramientas que le permiten planificar, organizar y controlar sus actividades en el campo académico y profesio-nal. Las aplica a cada una de las situaciones que se le presenten en el ejercicio de la práctica profesional, desarrolla una actitud crítica, reflexiva y responsable.

UNIDADES DIDACTICAS

UNIDAD Nº 1 UNIDAD Nº 2 UNIDAD Nº 3 UNIDAD Nº 4

Introducción a la Computación e Informática y Pro-cesador de Textos

Herramientas avanzadas del Pro-cesador de Textos e Introducción al Libro Electrónico de Cálculo

Funciones Avan-zadas y gestión de datos con el Libro Electrónico de Cálculo

Herramientas Ofi-máticas adicionales

TIEMPO MINIMO DE ESTUDIO:

UNIDAD Nº 1 UNIDAD Nº 2 UNIDAD Nº 3 UNIDAD Nº 4

1ra y 2da semana

32 horas

3ra y 4ta semana

32 horas

5ta y 6ta semana

32 horas

7ma y 8va semana

32 horas







DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN DEL CURSO

10













DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN

UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Procesador de Textos

CONOCIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ACTITUDES

TEMA 1: Computación e Informática

1. Introducción a la com-putación e informática.

2. Arquitectura del com-putador.

TEMA 2: Microsoft Win-dows

1. Introducción a Win-dows.

2. Accesorios de Windows

3. Administración de ar-chivos

4. Configuración y Perso-nalización de Windows

TEMA 3: Internet

1. Introducción a Internet.

2. Búsqueda y Extracción de Información.

3. Correo electrónico.

Lectura Seleccionada 1: Sistemas de Información

TEMA 4: Introducción al Procesador de textos

1. Introducción a Micro-soft Word

2. Edición de documentos y formato de carácter.

3. Formato de párrafo

4. Diseño de página.

5. Diagramación y Refe-rencias.

TEMA 5: Inserción de ob-jetos.

1. Inserción y formato de imágenes

2. Inserción y formato de Auto formas y de Texto Artístico

Lectura Seleccionada 2:

1. Sustenta la importancia del uso de la computa-dora como herramienta de apoyo en su actividad profesional.

2. Administra su informa-ción mediante las herra-mientas y accesorios de Windows, personalizando su entorno de trabajo.

3. Utiliza los servicios de In-ternet para la búsqueda y extracción de Informa-ción y el envío mensajes por medio del correo electrónico.

Actividad Dirigida

4. Crea documentos de texto, aplica formatos de fuente, párrafo, sangrías, numeración y viñetas. Diagrama documentos utilizando columnas, modifica los márgenes, tamaño de papel, orienta-ción y encabezados y pie de página

5. Inserta imágenes, objetos y les asigna el formato adecuado para resaltar la información dentro de un documento

Control de Lectura N° 01

Valora el desarrollo tecno-lógico, informático y el uso de la computadora como herramienta primordial, así como el software de oficina dentro del desarrollo de su carrera.

UNIDAD I: INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA Y PROCESADOR DE TEXTOS








La tecnología de la información y las comunicaciones ha logrado tan alto grado de desa-rrollo que hoy está en todas partes y, si no en todas, en la mayoría de las actividades del ser humano: en la educación, la industria, el comercio, las finanzas, la investigación, etc.

Hoy en día, conocer la tecnología y utilizarla ya no constituye ningún privilegio, por el contrario, es una necesidad. El uso de la tecnología es un factor determinante en los niveles de eficiencia y competitividad tanto a nivel empresarial como personal.

En esta unidad el estudiante encontrará la primera parte de la Informática Básica, co-rrespondiente a los conceptos básicos sobre el computador y sus componentes, y al manejo de las funciones primordiales del Sistema Operativo Microsoft Windows 7.

TEMA N°01: Computación e Informática

1 Introducción a la Computación e Informática

1.1. Computación La computación es la disciplina que abarca el estudio de las bases teóricas de la

información y la computación y su aplicación en sistemas computacionales. Existen diversos campos dentro de la disciplina de la computación; algunos enfatizan los resultados específicos del cómputo (como los gráficos por computadora), mientras que otros (como la teoría de la complejidad computacional) se relacionan con propiedades de los algoritmos usados al realizar cómputos. Otros por su parte se en-focan en los problemas que requieren la implementación de cómputos. Por ejem-plo, los estudios de la teoría de lenguajes de programación describen un cómputo, mientras que la programación de computadoras aplica lenguajes de programación específicos para desarrollar una solución a un problema computacional concreto.

1.2. Informática

La informática, es la disciplina que estudia el tratamiento racional, automático y adecuado de los datos por medio del computador con la finalidad de obtener infor-mación, para lo cual se diseñan y desarrollan estructuras y aplicaciones especiales buscando seguridad e integridad. En el contexto de la informática la información constituye un recurso de gran valor pues permite tomar decisiones reduciendo en gran medida la incertidumbre y se busca mantenerla y utilizarla de la mejor mane-ra.

2 Arquitectura del computador

Una computadora (ver Fig. 1), es una máquina electrónica diseñada para la manipulación y procesamiento de datos, capaz de desarrollar comple-jas operaciones a gran velocidad. Tareas que manualmente requieren días de trabajo, el computador puede hacerlas en solo fracciones de segundo. El computador es una máquina de propósito general, lo que significa que se uti-liza en diversos campos de la actividad humana, sólo por mencionar algunas: las finanzas, la investigación, edición de imágenes, edición de texto, cálculos matemá-ticos, administración de pequeñas y grandes bases de datos, entre muchos otros.

Fig.1 Elementos del Computador



12







Para lograr cumplir con sus funciones el computador requiere de dos partes principales, una que es física, tangible y se puede tocar, a la que técnicamente se le llama HARDWARE y otra que es intangible, pero que está allí y hace que el computador funcione, está formada por los programas y los datos, esta se llama SOFTWARE.

2.1. Hardware

El computador, habiendo sido diseñado para el procesamiento de datos, su orga-nización es similar a la de cualquier otro proceso. Indiferente de lo que se desee procesar, siempre se tendrán tres elementos importantes, la materia prima, la trans-formación que es el proceso en sí, y el producto final, es decir la materia prima transformada en un nuevo producto. Así, el computador está conformado por dispositivos de entrada, unidad central de procesamiento, dispositivos de salida y adicionalmente memoria externa o dispositivos de almacenamiento.

Fig. 2 Organización Física del Computador

A. Periféricos de entrada

Los dispositivos o periféricos de entrada son: teclado, mouse, scanner, micrófono, entre muchos otros, todos ellos permiten ingresar datos al sistema. Los datos son transformados en señales eléctricas y almacenadas en la memoria central, donde permanecerán disponibles para ser procesados o almacenados en medios de alma-cenamiento permanente.

B. Unidad central de procesamiento

Comúnmente se la conoce como CPU, que significa Central Processing Unit, ésta es quizá la parte más importante del computador, ya que en ella se encuentra la unidad de control y la unidad aritmético-lógica, las cuales en constante interacción con la memoria principal (también conocida como memoria interna) permiten manipular y procesar la información, y controlar los demás dispositivos de la uni-dad computacional.

C. Memoria externa o auxiliar

También se la conoce como memoria auxiliar o secundaria, ésta es la encargada de brindar respaldo a los datos almacenados, por cuanto los guarda de manera perma-nente e independiente de que el computador esté en funcionamiento, a diferencia de la memoria interna o principal que solo mantiene la información mientras el equipo esté encendido. Los dispositivos de almacenamiento son discos y cintas principalmente, los discos pueden ser flexibles, duros u ópticos.









a) HD (Hard Disk) Discos duros: generalmente son colocados dentro del CASE, éstos están cons-truidos generalmente de aluminio, giran a una gran velocidad y su capacidad de almacenamiento es muy grande (1 TeraByte). Un disco duro está herméticamente cerrado, conformado por varios discos o placas, sus respectivas cabezas de lectura/escritura y la unidad de disco. El disco duro consti-tuye el medio de almacenamiento más importante de un computador, ya que en la actualidad, por los volúmenes de datos que se maneja, es muy difícil trabajar sin éste.

b) CD – DVD: disco compacto de sólo lectura. Estos discos forman parte de la tecnología óptica para el almacenamiento de datos. Esta tecnología consis-te en almacenar la información en forma de pozos y planos microscópicos que se forman en la super-ficie del disco. Un haz de rayo láser en el repro-ductor de CD-ROM ilumina la superficie y refleja la información almacenada. Un disco compacto de datos, en la actualidad, almacena 650 MB y 700 MB de datos y un DVD 4 GB en promedio.

D. Periféricos o Dispositivos de salida

Permiten presentar los resultados del procesamiento de datos, son el medio por el cual el computador presenta información a los usuarios. Los más comunes son la pantalla y la impresora.

Pantalla o monitor: exhibe las imágenes que elabora de acuerdo con el programa o proceso que se esté eje-cutando, puede ser videos, gráficos, fotografías o texto. Es la salida por defecto donde se presentan los mensajes generados por el computador, como errores, solicitud de datos, etc.

Toda pantalla está formada por puntos de luz llamados pixeles que se iluminan para dar forma a las imágenes y a los caracteres. Cuantos más pixeles tenga una pantalla mejor es su resolución, por eso se habla de pantallas de 640 x 480, de 600x800 y de 1280 x 1024, siendo las últimas las de mayor nitidez.

Impresora Fija sobre el papel la información que se tie-ne en pantalla, en un archivo o el resultado de un proce-so. La impresión puede ser en negro o en colores según el tipo de impresora que se tenga. Hay tres grupos de impresoras: las de matriz de puntos, las de burbuja y las de láser. Las primeras son las más antiguas, son ruido-sas y lentas, pero muy resistentes y económicas. Se lla-man de matriz de puntos porque forman los caracteres mediante puntos marcados por los pines del cabezal. Hasta hace poco eran muy económicas, pero en la actua-lidad, algunas series, son mucho más costosas que las im-presoras de otros tipos.



14







Las impresoras de burbuja, también se llaman de inyección de tinta, éstas son silenciosas e imprimen hasta cinco páginas por minuto, la calidad de im-presión es muy buena, el costo de la impresora es moderado, sin embargo el costo de la impresión es alto. No son recomendables para trabajo pesado. Las impresoras láser trabajan como una fotocopiadora y reproducen imágenes de óptima calidad, tienen un bajo nivel de ruido y son las más rápidas; las impresoras son costosas pero la impresión es económica. Se recomienda para trabajos gráficos profesionales.

2.2. El software

Hasta el momento hemos centrado la atención en la parte física del computador, ahora se presenta la parte intangible, que al igual que la anterior, también está cla-sificada según la función que realiza.

Está conformado por los programas y datos, que hacen que el computador fun-cione, sin el concurso de éste, el hardware no podría realizar ninguna función, es decir, no tendría sentido su utilización.

El software está clasificado en cuatro grupos, según la tarea que realiza:

1. Sistemas operativos

Es un programa indispensable para que el computador funcione. Los sis-temas operativos se encargan de administrar todos los recursos de la unidad computacional y facilitan la comunicación con el usuario. El sistema operativo cuenta con programas especializados para diversas tareas, como son: la puesta en marcha del equipo, la interpretación de comandos, el ma-nejo de entrada y salida de datos a través de los periféricos, acceso a discos, proce-samiento de interrupciones, administración de memoria y procesador, entre otros. Algunos sistemas operativos conocidos son Windows, con versiones 95, 98, 2000, Milleniun Edition, XP, Vista, 7 y el actual 8; Linux, OS, entre otros.

2. Software de aplicación general

Es un conjunto de programas diferente al software del sistema, éstos se encargan de manipular los datos que el usuario necesita procesar, son programas que de-sarrollan una tarea específica y cuya finalidad es permitirle al usuario realizar su trabajo con facilidad, rapidez, agilidad y precisión. Entre el software de aplicación se tiene varios grupos, como son: procesadores de texto, hoja electrónica, grafica-dores, agendas, programas de contabilidad, aplicaciones matemáticas, entre otros, algunos ejemplos son: Word, Excel, Acces, Corel Draw, Foxpro, Trident, etc.

3. Software de aplicación específica

Son aquellos programas que fueron creados a medida, para la utilización específica de una organización. Por ejemplo, un sistema de ventas de productos servirá muy bien a un supermercado, un programa que haga reservaciones de viajes u otros que registren huéspedes en un determinado hotel, un sistema que lleve el control de las notas de los alumnos de un colegio, etc.

4. Software de desarrollo

Son programas que sirven para crear otros programas, conformados por Lenguajes de programación y gestionadores de Bases de Datos. Al igual que el lenguaje natu-ral constan de sintaxis, semántica y vocabulario que el computador puede entender y procesar.

En la actualidad se utilizan programas como Visual Studio, Java, Python y SGBD como Microsoft SQL Server, ORACLE, MySQL, etc.









TEMA N°02: Microsoft Windows

1 Introducción a Microsoft Windows 7

Microsoft Windows 7 es un software que pertenece al grupo de sistemas operativos,

es decir, permite que el computador funciones y además gestiona todos sus recur-sos. El entorno de trabajo está compuesto por una serie de ventanas, con sus res-pectivas barras de herramientas para poder trabajar de forma cómoda e intuitiva, el usuario ve en todo momento lo que está haciendo.

Además de gestionar los recursos del computador, Microsoft Windows 7 permite organizar nuestros archivos almacenados, clasificándolos en carpetas para su mejor ubicación.

1.1.Uso del Teclado El teclado es un dispositivo de Entrada por el cual se comu-

nica con la computadora, las órdenes que le puede dar de-penden del programa que esté utilizando en ese momento. Note que el uso de Teclas como “Bloqueo de Mayúsculas”, “Bloq Num” activan un estado, Ud. puede estar seguro en qué estado se encuentra estas gracias a tres luces que se encuentran sobre el bloque numérico.

1.2.Uso del mouse

Microsoft Windows 7 ha sido diseñado para ser utilizado con el mouse. Al ejecutar aparece en la pantalla un indicador móvil llamado puntero o cursor, cuya posición está relacionada con el movimiento del mouse. El mouse en Microsoft Windows 7, utiliza los dos botones. A menos que se especifique lo contrario, cualquier referen-cia a un botón del ratón significará el botón izquierdo. El botón derecho del ratón se usa principalmente para activar el menú contextual. El contenido de un menú contextual depende del objeto sobre el que se haya hecho clic con el botón dere-cho. Dicho menú contiene siempre los comandos correspondientes a las operacio-nes más probables o frecuentes con el tipo de objeto sobre el que se ha hecho clic. Las operaciones que se pueden realizar con el ratón implican una o varias de las combinaciones siguientes:

Apuntar: Mover el puntero (flecha u otra figura) a un lugar concreto de la pantalla desplazando el ratón.

Hacer click: Pulsar y soltar un botón del ratón.

Arrastrar: Mantener pulsado un botón del ratón mie- tras lo desplaza a otro lugar, luego se suelta el botón.

Hacer doble click. Este concepto se desprende del según do (hacer clic), pues es la pulsación consecutiva de un botón.

Fig. 3 Distribución del Teclado

Fig. 5 Modo correcto de sostener el mouse

Fig. 4 Luces de Es-tado



16







1.3. El Escritorio de Windows

Dependiendo de cómo se haya instalado (y/o modificado posteriormente) Microsoft Windows 7, al arrancar el PC pueden aparecer diferentes configuraciones, siendo típi-ca la mostrada en la figura 6. Esta pantalla recibe el nombre de Escritorio de Windows. Desde el Escritorio de Windows se pueden hacer con el PC todas las operaciones que el usuario desee, y que serán explicadas más adelante.

En el Escritorio de Windows aparecen entre otros, una serie de íconos o símbolos que merece la pena destacar:

Mis Documentos

Esta carpeta es la ubicación de almacenamiento predeterminada de docu-mentos, gráficos y otros archivos, incluidas las páginas Web guardadas. Mis documentos contienen la carpeta Mis imágenes, que se puede utilizar para almacenar imágenes descargadas del escáner o la cámara digital.

Equipo Utilice este ícono para ver rápidamente el contenido de discos duros, dis-quetes, unidad de CD-ROM y unidades de red asignadas. Desde Mi PC tam-bién puede abrir el Panel de control, en el que puede configurar muchos valores del equipo.

Papelera de ReciclajeLa Papelera de reciclaje almacena los archivos, las carpetas, los grá-ficos y las páginas Web eliminados. Estos elementos permanecen en la Papelera de reciclaje hasta que se vacía. Si desea recuperar un ele-mento que haya eliminado, puede hacerlo en la Papelera de reciclaje.

El Botón de Inicio El menú Inicio es la estructura más importante de Microsoft Windows 7. Según

el tipo de instalación seleccionada, se incorporarán en el mismo los programas suministrados con Microsoft Windows 7 y, eventualmente, los programas ya ins-talados en versiones anteriores. También pueden incorporarse al menú Inicio los programas que se instalen posteriormente. Al hacer clic con el botón izquier-do del ratón sobre el botón Inicio, se despliega un menú en forma de persiana que posee una serie de contenidos o elementos, según se puede ver en la figura. Algunos de estos ítems o elementos tienen un pequeño triángulo en la par-te derecha para indicar que al posicionar el cursor sobre éste, se desple-gará un nuevo menú. Estos menús se denominan “menús en cascada”.









1.4. Ejecución de un programa. Para ejecutar o iniciar un programa, siga los siguientes pasos:

Haga clic en Inicio y Seleccione Programas.

Si el programa que desea no aparece en el menú, Selecciona la carpeta que con- ten ga el programa.

Haga clic en el nombre del programa.

Notas

üDespués de iniciar un programa, aparecerá un botón para dicho programa en la Barra de Tareas.

üPara cambiar de un programa en ejecución a otro, haga clic en su botón de la barra de tareas.

üSi el programa que desea no aparece en el menú Programas o en alguno de sus submenús, haga clic en Inicio, Selecciona Buscar y haga clic en Archivos o carpetas. Utilice el cuadro de diálogo Buscar para encontrar el archivo de programa.

1.5. Manejo de ventanas.

Una ventana es una parte de la pantalla sobre la que se ejecutará un programa o se realizarán una serie de tareas. Todas ellas poseen una serie de elementos comunes tales como:



18







a. Minimizar las ventanas

A veces es necesario tener despejado el es-critorio de trabajo de Microsoft Windows 7 de cualquier tipo de ventana. Para lo-grarlo, minimice las ventanas de las apli-caciones a íconos en la barra de tareas Puede utilizar una de las siguientes formas:

ü Haga clic sobre el botón Minimizar de cada una de las ventanas.

ü Haga clic sobre el ícono del programa en la barra de tareas.

ü Haga clic derecho sobre el ícono del progra-ma en la barra de tareas y Seleccione minimizar.

Para volver a restaurar cualquiera de las ventanas haga clic sobre el respectivo ícono de la barra de tareas.

b. Mover Ventanas

A Usted puede cambiar la posición de la ventana sobre el escritorio de Windows, para ello, debe primero restaurar la ven-tana, seguidamente haga clic y arras-tre sobre la barra de título de la ventana. Las ventanas restauradas, no ocupan toda la pantalla, sólo la cubren parcialmen-te con se observa en la figura. Las venta-nas maximizadas ocupan toda la pantalla.

c. Redimensionar Ventanas

Las ventanas restauradas pueden cambiar de tamaño fácilmente, sólo Ubica el puntero del mouse en cualquiera de los bordes de la venta-na y cuando éste se convierte en una flecha con dos puntas, haga clic y arrastre de acuerdo a la dimensión que le quiera dar a la ventana. Usted puede tener un mejor control de los bordes de una ven-tana, apuntando a cualquiera de las esquinas de la ventana. Cuando se reduce una ventana a un tamaño en el que no se puede mostrar toda la información, aparecen unos elementos nuevos denominados Barras de Despla-zamiento, que permiten ver todo el contenido de la ventana sin variar su tamaño.

Video demostrativo N° 1:

Usted puede cambiar la posición de la ventana sobre el escritorio de Windows

1.6. El Portapapeles: Copiar, Cortar y Pegar .

Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar informa-ción en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar. Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tie-ne información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).









a. Copiar

La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de forma que muestra el gráfico. Para Copiar primero se selecciona la in-formación deseada y después se reali-za alguna de las siguientes operaciones: Menú: Seleccionamos del menú Edición el co-mando Copiar.

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.

Damos un clic sobre este ícono .

b. Cortar

comando Cortar coloca la información en el Por-tapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la informa-ción a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma que muestra el gráfico. Para Cortar primero se selecciona la in-formación deseada y después se reali-za alguna de las siguientes operaciones: Menú Seleccionamos del menú Edición el co-mando Cortar.

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.

Damos un clic sobre este ícono.

c. Pegar

La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta ac-ción se puede realizar cuantas veces sea necesario, y además nos brinda la posi-bilidad de escoger que deseamos pegar, siempre y cuando tengamos activa la ventana del Portapapeles. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos: Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar.

ü Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.

ü Damos un clic sobre este ícono .

2. Accesorios de Windows

Los accesorios de Windows son pequeños programas que permiten elaborar tareas cotidianas de manera fácil y sencilla, por esta misma razón no son programas que permitan hacer trabajos profesionales, sino archivos rápidos, ligeros y sencillos. Mi-crosoft Windows 7 incorpora diversos accesorios, entre los cuales podemos desta-car:



20







2.1 Bloc de Notas

Puede utilizar el Bloc de notas para crear o modificar archivos de texto que no requieran formato y que sean menores a 64 KB (kilobytes). El Bloc de notas abre y guarda texto en formato ASCII (sólo texto).

Nota: También puede iniciar Bloc de notas si hace clic en el botón de Inicio y en el cuadro de buscar programas y archivos, escribe Notepad.

Ejercicio: Ejecute el Bloc de Notas y Escriba el Siguiente texto:

Supongamos que el documento que acabamos de elaborar es muy importante para nosotros, entonces deberemos guardarlo para posteriormente recuperarlo, impri-mirlo o continuar trabajando.

Guardar un documento es similar para la mayoría de aplicaciones:

a. Haga clic en el menú Archivo y elija la opción Guardar, usted verá el siguiente cuadro de diálogo:

Visualice la opción: Guardar en, es el lugar donde se guardará nuestro documento, por defecto se guardará en la carpeta Documentos.

b. En el campo Nombre de Archivo, escriba un nombre que le quiera dar al archi-vo, por ejemplo: Ofimática.

OBSERVACIÓN: Usted podrá comprobar que el documento está guardado porque aparece el nombre del archivo en la barra de título del programa, usted podrá ver Ofimática en la barra de título del Bloc de Notas.

c. Cierre el Bloc de Notas.

La Ofimática es imprescindible en cualquier empresa que pretenda ser eficiente.

El computador y la impresora resultan complementos adecuados para un personal calificado.









2.2 WordPad

Cuando se necesita crear textos de forma rápida y sin grandes complicaciones, Win-dows ofrece el programa WordPad. Este programa, que se encuentra en el grupo de Accessorios, no es sólo un editor de textos sencillo, sino que permite dar formato a caracteres y párrafos, crear listados, buscar texto, definir tabulaciones y muchas cosas más, habituales sólo en los procesadores de texto de alto nivel.

Cuando necesitamos seguir trabajando con determinado documento guardado, debemos abrirlo o recuperarlo. En la mayoría de programas el procedimiento es el mismo, se hace a través de la opción Abrir del Menú Archivo.

Ejemplo: Recuperando el archivo Ofimática.

Ejecute el Bloc de Notas.

Haga clic en el menú Archivo / Abrir, aparecerá el siguiente cuadro:

Visualice la opción Buscar en: es el lugar donde el programa busca el documento, por defecto buscará el archivo en la carpeta Documen-tos. Selecciona el Archivo Ofimática.txt y haga clic en el botón Abrir. Escriba lo siguiente debajo del texto que acaba de recuperar:

Cierra el Bloc de notas, preste atención al mensaje que aparece.

¿Cuál debería ser tu respuesta?. Ejecute el procedimiento.

Responde:

¿Por qué apareció el mensaje en el paso 5?

Nota: También puede iniciar el WordPad si hace clic en el botón de Inicio, y en el cuadro de buscar programas y archivos, escribe Write.

El papel de todo buen profesional en el ambiente empresarial es tener dominio en las herramientas de oficina.



22







2.3. Paint

Paint es una aplicación que permite crear y retocar dibujos. Con ella se pueden crear dibujos sencillos que pueden trasladarse a otras aplicaciones. Para abrir esta aplicación se selecciona Inicio/Programas/Accessorios/Paint. Al cargarse Paint aparece una ventana similar a la que se ilustra en la figura.

En ella se pueden apreciar, a parte de la barra de título, una cinta de opciones, conteniendo herramientas de dibujo y una paleta de colores. La paleta, permite seleccionar el color, tanto exterior como interior. El color exterior es el color del fondo, mientras que el interior es el color del primer plano. Al hacer clic sobre un color de la paleta con el botón izquierdo del ratón se selecciona el color del primer plano. Sin embargo, si se hace clic con el botón derecho, es el color del fondo el que cambia. Ambas Seleccionas vienen reflejadas en el cuadro de diálogo de colo-res seleccionados.


Líneas y dibujos con Microsoft Paint.

3. Administración de Archivos

En la organización de una oficina, se nota claramente cómo se organizan los ar-chivos, sean en archivadores, files, estantes, etc. Todo debe estar bien organiza-do, por categorías, clases, departamentos, organismos, función, documentos, etc. De una forma similar, nosotros debemos organizar nuestros archivos dentro del disco duro del equipo, de tal forma, que nos sea fácil ubicarlos y administrarlos. Si nos referimos a Administrar archivos en el entorno Windows, necesitaremos de una aplicación que se encargue de esto, el cual es el Explorador de Windows, quien nos ayudará a crear carpetas, eliminarlas, renombrarlas, copiarlas, moverlas, etc. de forma similar con los archivos, que vienen a ser documentos almacenados en disco.









3.1. Iniciar el Explorador de Windows

Son varias las posibilidades de poder inicializar el explorador de Windows, Revisa-mos las siguientes:

1° Forma. (Recomendada):

Pulsa consecutivamente las teclas: Windows y la tecla E 2° Forma:

A. Clic en el botón de inicio.

B. Clic en equipo.

3° Forma:

A. Clic derecho en el Botón Inicio

B. Abrir el Explorador de Window.

4° Forma:

A. Menú Inicio

B. Accesorios

C. Explorador de Windows.

Con ciertas diferencias en su aspecto, se puede ejecutar utilizando cualquiera de las formas anteriormente descritas.

En términos generales consta de dos paneles, los cuales se pueden redimen-sionar ubicando el puntero del Mouse en la línea que las divide, haciendo clic y arrastrando. En el panel izquierdo observamos los CONTENEDORES, es decir, Unidades y Carpetas, y algunos accesos directos. En el panel dere-cho, se observa el CONTENIDO de las unidades o carpetas, que por lo gene-ral son archivos, aunque si exploramos una unidad veremos como conteni-do también carpetas, y si exploramos las carpetas, pueden tener sub carpetas. La ventana del Explorador de Windows tiene el aspecto que se muestra en la figura:



24







Esta utilidad permite una presentación en forma de árbol, que puede emplearse para ver fácilmente el contenido de cada unidad o carpeta. El signo más (+) que se encuentra delante de algunas carpetas o unidades, indica que ésta contiene más elementos, y debe hacer un clic izquierdo sobre el signo para desplegarlos hacia abajo, al hacerlo este signo se transformará en menos (-).

3.2 Explorando

Si observas atentamente las unidades y carpetas, podrás observar que tienen un signo más ( + ) en su costado izquierdo. Apunta al signo más de la carpeta Archivos de Programas y haz clic, se expandirá sus sub carpetas, es decir las carpetas que están ubicadas dentro de la carpeta Archivos de Programa.

El signo más al lado de las subcarpetas, indican que estas a su vez tienen subcar-petas, las cuales se puede ir desplegando haciendo clic al signo más. Lo mismo se puede hacer con las unidades.

Observa ahora que las carpetas desplegadas tienen un signo menos (-) al costado,

dale clic y observa que ahora se contraen las subcarpetas.









Resumiendo, el signo más ( + ) al costado de una unidad o carpeta sirve para expandirla. El signo ( - ) para contraerla.

3.3 Copiar un archivo o carpeta

Comenzaremos diciendo que para realizar esta operación deberemos entrar en el Explorador de Windows. Una vez dentro, operaremos de la siguiente forma: A. Con un clic seleccionaremos el archivo o carpeta que deseamos copiar. B. Con el teclado pulsaremos las teclas de Control + C, realizando la acción de Copiar. C. A continuación, haremos clic en el lugar donde quisiéramos dejar el archivo o

carpeta que hemos elegido. Copiar.

D. Finalizaremos pulsando las teclas de Control + v, que realiza la acción de Pegar.

Sugerencia. Para seleccionar más de un archivo o carpeta para copiar, hay que pre-sionar la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en los elementos que desee. Si los archi-vos son adyacentes, selecciona el primer archivo y presionando la tecla Shift, pulsa repetidas veces la tecla direccional hacia abajo.

3.4. Mover un archivo o carpeta

Cuando movemos un archivo o carpeta, éste cambia de lugar, ubicándose ahora en el destino y eliminándose de su ubicación original, para hacerlo se sigue los siguientes pasos: A. Con un clic en el archivo o carpeta deseada seleccionaremos lo escogido. B. Con el teclado pulsaremos las teclas de Control + x, realizando la acción de Cortar. C. A continuación, haremos clic en el lugar donde quisiéramos dejar el archivo o carpeta que hemos elegido. Copiar. D. Finalizaremos pulsando las teclas de Control + v, que realiza la acción de Pegar.


Líneas y dibujos con Microsoft Paint.

4. Configuración y Personalización de Windows

4.1. Cambiar la resolución de la pantalla

La resolución de la pantalla hace referencia a la claridad del texto y las imágenes en la pantalla. Con resoluciones más altas, los elementos aparecen más nítidos. También aparecen más pequeños, por lo que caben más elementos en la pantalla. Con resoluciones más bajas, caben menos elementos en la pantalla pero son más grandes y fáciles de ver.



26







El texto y las imágenes son más nítidos y más pequeños si la resolución de pantalla es más alta.

Si la resolución de pantalla es menor, el texto es más grande y más fácil de leer, pero las imágenes aparecen fragmentadas en bloques y es posible que la pantalla muestre

menos elementos.

Por ejemplo, 640 × 480 es una resolución de pantalla más baja y 1600 × 1200 es una resolución más alta. Generalmente, los monitores CRT muestran una resolución de 800 × 600 ó 1024 × 768. Los monitores LCD ofrecen una mayor compatibilidad con las resoluciones más altas. La posibilidad de aumentar la resolución de pantalla depende del tamaño y la capacidad del monitor y del tipo de tarjeta de vídeo que use. 1. Para abrir Configuración de pantalla, haga clic en el botón Inicio, en Panel de control, en Apariencia y personalización, en Personalización y, a continua-ción, en Configuración de pantalla. 2. En Resolución, desplace el control deslizante a la resolución que desee y haga clic en Aplicar.

Notas

• Al cambiar la resolución de pantalla, afectará a todos los usuarios que inicien se-sión en el equipo.

• Si configura el monitor con una resolución de pantalla que el monitor no admite, la pantalla aparecerá de color negro durante unos segundos mientras se revierte automáticamente a la resolución original.









TEMA N° 03: INTERNET 1 Introducción a Internet

Internet es una red mundial de transmisión de datos que nos proporciona ser-

vicios de información y comunicación, en esta red participan computadoras de todo tipo, desde grandes sistemas hasta modelos personales discontinua-dos hace años, equipos de escritorio, lap tops, palm tops, celulares, smarts, etc. Adicionalmente, se dan cita en ella instituciones gubernamentales, educativas, científicas, sin fines de lucro y, cada vez más, empresas privadas con intereses comerciales, haciendo su información disponible a un público a nivel mundial. Éste océano mundial de la información, está cambiando y ayudando a cambiar la vida de millones de personas en gran parte del mundo.

No sólo es la cantidad de información que puede obtenerse de la red Internet, sino

también el volumen de información que puede ponerse en Internet significa una fuente inagotable de posibilidades de trabajo para miles de personas y de desarrollo lo más rápido, eficaz, y económico posible a grandes distancias, sin necesidad de que el trabajador se movilice a la oficina, (surgiendo una nueva forma de trabajo llamado teletrabajo).

Internet es el legado del sistema de protección de los Estados Unidos para mante-

ner sus computadoras militares conectadas en caso de un ataque militar y la des-trucción de uno o varios de los nodos de su red de computadoras.

En la actualidad es una enorme red que conecta redes y computadoras distribuidas por todo el mundo, permitiéndonos comunicarnos y buscar y transferir información sin grandes requerimientos tecnológicos ni económicos relativos para el individuo. Entre los muchos servicios nos ofrece internet podemos mencionar. ü World Wide Web : Navegación y búsqueda de información

ü E-mail : Correo electrónico.

ü Chat : Comunicación en tiempo real.

ü FTP : Descarga de archivos en línea.

ü Telnet : Acceso a servidores remotos.

ü E-Learning : Aprendizaje a distancia basado en internet.

ü E-Business : Negocios basados en internet.

ü E-Commerce : Comercio electrónico.

A continuación se describen los que nos serán de utilidad para los objetivos de la asignatura.

1.2 World Wide Web (WWW) – Telaraña mundial

Desde sus inicios, Internet fue una herramienta usada casi en su totalidad por

académicos, estudiantes, científicos, personas con cierto nivel técnico y fanáticos de las computadoras, esto se debía en buena medida a que usar Internet no era fácil ni sencillo para el usuario promedio. Más todo eso cambió con la llegada de la WWW y el hipertexto. Ideada por Tim Berners-Lee y hechas de propiedad pública sus especificaciones, la WWW revolu-cionaría en poco tiempo la forma en que usamos las computadoras y la forma en que vivimos. De hecho, es la responsable de la explosiva popularidad de Internet y de que muchos usuarios se conectaran a la red por primera vez. Al visitar a través de Internet un sitio en la WWW, se nos muestra por lo general



28







una “página” con texto y gráficos muchas veces animados y opciones sobre la información disponible en dicho lugar o en otros lugares en el internet. Para ver la información deseada o trasladarnos a uno de los sitios mostrados, tan sólo lo seleccionamos en la pantalla y somos transferidos allá. Gracias al uso de estas referencias, puede eliminarse la duplicación innecesaria de información en distintos computadores y todo dato puede referirse y llevarnos fácilmente a su fuente original. a) Direcciones o URL Todo en la red tiene una dirección, algunas veces absurdamente larga y sin aparente sentido. A continuación se describen el formato usado para nombrar las personas y lugares en la red. b) Direcciones de Correo electrónico Cada usuario de Internet tiene su propio nombre o dirección donde podemos enviarle un mensaje de correo electrónico. Esta dirección por lo general sigue el siguiente patrón: [email protected]ís La primera parte (antes de la “@”) es el nombre que la persona usa para acceder a Internet y la segunda (luego de la “@”) el proveedor por medio del cual lo hace. El símbolo de arroba (“@”) en inglés se pronuncia “at” y en español podemos traducirla como “en”. Debido a que no pueden usarse espacios en blanco en los nombres, comúnmente se usan puntos para separar partes en los mismos. Hacemos la disección de una dirección de correo electrónico típica.

c) Direcciones de Lugares

Las direcciones usadas para identificar los distintos sitios que podemos visitar en Internet se conocen como URL’s, porque permiten accesar dichos recursos desde cualquier computador conectado a la red en cualquier parte del mun-do. Generalmente saltamos de un lugar a otro en la WWW usando las facilida-des de hipertexto sin tener que fijarnos en estas incómodas y largas direcciones. Pero si quiere visitar los lugares que aparecen en las revistas, diarios y televisión, deberá escribir la dirección que nos brindan. No hay un patrón específico para las direcciones de lugares en Internet, aunque en términos generales, están compuestas también por dos elementos, ahora separados con los símbolos ://, en el formato ilustrado debajo. tipo_de_servidor :// nombre_servidor /lugar/ documento_o_archivo

Como ejemplo genérico para explicar la sintaxis de las direcciones de los luga-res, páginas y archivos en la red, usaremos la siguiente dirección, la cual fue co-









locada en Compuserve. Si bien es una dirección específica y quizás encontremos elementos adicionales en otras direcciones, sirve bien para nuestros propósitos ex-plicativos sin introducir elementos complicados y que podrían causar confusión. Al igual que en las direcciones personales, no podemos usar espacios en blanco, por lo que con frecuencia se usa el punto (.), el guión común (-) y el guión inferior (_) para separar partes dentro de un mismo elemento en las direcciones de sitios. 1.2 Navegando en Internet

Comúnmente se utiliza el término navegar al hecho de visitar páginas web, es necesario tener cuidado con la información hallada en internet, pues no todo es fidedigno, también podemos encontrarnos con páginas no orientadas a nuestros objetivos académicos, como páginas de violencia, sexo, pornografía, etc. a. Navegadores Son aplicaciones para visualizar documentos WWW y navegar por el espacio Inter-net. En su forma más básica son aplicaciones hipertexto que facilitan la navega-ción por los servidores de información Internet; los más avanzados cuentan con funcionalidades plenamente multimedia y permiten indistintamente la navega-ción por servidores WWW, FTP, Gopher, el acceso a grupos de noticias, la gestión del correo electrónico, etc. Los más comunes son: FireFox, Opera, Safari, Google Chrome y Microsoft Inter-net Explorer. b. Iniciar el Internet Explorer Existen múltiples formas de iniciar con este navegador, revisemos las siguientes: a) Doble clic sobre el ícono del Internet Explorer en el escritorio de Windows o b) Clic en el ícono del Internet Explorer en la barra de tareas Le ventana del Internet Explorer tiene el siguiente aspecto:



30







2 Búsqueda y Extracción de Informaciónt

Para consultar cualquier tipo de información en Internet se utilizan los Buscadores o Indexadores. Posteriormente dicha información puede ser guardada o impresa. Un buscador es una página web que a través de un criterio de búsqueda que nosotros proporcionemos (la palabra o el tema que necesitamos buscar) nos devolverá el re-sultado de buscar todas las páginas que tiene registradas con ese criterio de búsqueda. Uno de los buscadores más populares y de mejores resultados es el Google, sin em-bargo, el uso de los buscadores es similar para cualquier caso.

En la barra de direcciones del explorador digite: http://www.google.com

Usted podrá visualizar la página principal del google.

Paso 1: Escriba el criterio de búsqueda, de preferencia en minúsculas. Por ejemplo alimentos transgénicos.









Paso 2: Haga clic en el botón: Buscar con Google

Google buscará y en algunos segundos mostrará en pantalla todas las páginas encontra-das. Usted sólo deberá hacer clic en el título del resultado de la página que desea visitar.

Buscadores más populares:

www.altavista.com

www.yachay.com

www.yahoo.com

español.yahoo.com

www.altavista.digital.com

www.lycos.com

www.infoseek.com

www.webcrawler.com

Video demostrativo N° 4:Navegación y búsqueda de información por internet.

Copiar y pegar información encontrada.

3 Correo Electrónico

Para poder comunicarnos por Internet, enviando y recibiendo mensajes de correo electrónico, es necesario contar con una dirección de correo electrónico, ésta es proporcionada por un proveedor de servicios, sin embargo hoy, existen muchas organizaciones a nivel mundial que otorgan de manera gratuita una casilla de correo, para que usted pueda hacer uso de ella. Usted, al ser estudiante de la Organización Educativa Continental, cuenta con una dirección de correo electrónico, en general tiene el siguiente formato: [email protected]



32







Es importante anteponer una U mayúscula antes del código, El cual le es propor-cionado al momento de su matrícula, si tuviese alguna dificultad en el ingreso, envíe un mensaje a [email protected].

Video demostrativo N° 5:- Acceso al correo electrónico, envío y lectura de mensajes.

- Envío de archivos adjuntos.

A continuación lo invitamos a disfrutar de la lectura Sistemas de información, la

cual nos dará a conocer cómo las empresas se apoyan en la informática para poder realizar diversas operaciones, además nos da un panorama general de las diversas aplicaciones de las computadoras y del procesamiento automatizado de datos.







Lectura Seleccionada N° 1: Sistemas de Información

Casi el 80% de un día típico de un ejecutivo está dedicado a la información, reci-biéndola, comunicándola y utilizándola en una amplia variedad de tareas. En vir-tud que la información es la base de virtualmente todas las actividades realizadas en una compañía, deben desarrollarse sistemas para producirla y administrarla. El objetivo de tales sistemas es asegurar que información exacta y confiable esté dispo-nible cuando se la necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. ¿Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El énfasis en sistemas significa que los variados com-ponentes buscan un objetivo común para apoyar las actividades de la organiza-ción. Estas incluyen las operaciones diarias de las empresas, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones. Poca gente en Estados Unidos, y de manera creciente en el mundo, no está fami-liarizada con los restaurantes McDonald’s. El fundador Ray Kroe, creó una insti-tución a partir de lo que había sido un negocio familiar: la atención de puestos para la venta de hamburguesas en las esquinas. En colaboración con su personal reunió cuidadosamente información para implementar el principio de repro-ducción: cuando una estrategia funciona, hay que producirla en otros lugares. McDonald’s organizó la información acerca de los gustos de los consumidores esta-dounidenses de hamburguesas, y luego diseñó el producto final. También rediseñó todo el proceso de elaboración de los comestibles y dispuso un sistema de proveedo-res para cada uno de los componentes (pan, carne, cebollas, condimentos, etc). El sistema operativo que se desarrolló alrededor de este sistema aseguró consistencia y uniformidad: cada hamburguesa, papa frita y pepinillo encurtido es idéntico en cada una de las unidades de producto McDonald’s, diseñó asimismo un sistema de información, primero de tipo manual y después computarizado para supervisar el funcionamiento de cada restaurante; relacionando las ventas y las compras, los costos de mano de obra y la redituabilidad total, los administradores pudieron determinar cuando no se seguían los procedimientos. Las avanzadas técnicas administrativas y sistemas de apoyo de McDonald’s son la base de sus éxitos continuos ante una compe-tencia intensa. Sus sistemas de información son un instrumento vital para mantener-se en contacto con los clientes, los productos y el funcionamiento de los restaurantes. Se puede encontrar la misma confiabilidad en los sistemas de información en casi cualquier área de los negocios. Las instituciones bancarias, por ejemplo, no podría sobrevivir sin sistemas de información relacionados con los depósitos, retiros y prés-tamos. Muchos han desarrollado sistemas de información especializados para ayudar









a los encargados de otorgar préstamos, a decidir cuándo conceder un crédito a un solicitante (fig 1); información del cliente como crédito vigente del solicitante, in-gresos, compromisos de pago a corto y largo plazos y status laboral, también se inter relacionan con variables de préstamos como cantidad solicitada, duración del prés-tamo y garantía ofrecidas. Una base de datos con información económica y bancaria sirve para incorporar los detalles de las tendencias en la economía y en las tasas de interés. Se introduce otra base de datos con información respecto a los activos banca-rios para obtener información referente a cuestiones como disponibilidad de fondos y si los préstamos se ajustan al plan financiero del banco y a la cartera de préstamos. Proporcionando y manipulando datos en este sistema de información el en-cargado de los préstamos puede elaborar en forma rápida un prospecto para la solicitud y formular una recomendación respecto de la misma. Algunos siste-mas están incluso diseñados de manera que produzcan ellos mismos una re-comendación en forma directa, la cual el funcionario puede omitir o tomar en consideración. También se indican en ellos los pagos parciales a efectuar. Como se sabe el mundo financiero está cambiando siempre, así que los bancos deben responder a las nuevas condiciones transformando sus políticas de crédito. Mediante sus sistemas de información, no sólo modifican los procedimientos para la determinación de los préstamos, sino que se aseguran de que las bases de datos en las que confían estén actualizadas. Pocos bancos podrían sobrevivir en el mundo actual de los negocios sin respaldo de sistemas de información de esta naturaleza.

Fig 1. Componentes de un sistema de información para préstamos

¿Qué hace un sistema de información? Un sistema de información ejecuta tres actividades generales (fig 2). En primer tér-

mino, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después actúa sobre los datos para producir información. O sea, es un siste-ma generador de información. Los procedimientos determinan como se elabora di-cha información. Finalmente, el sistema produce la información para el futuro usua-rio, que tal vez sea un gerente, un administrador, o un miembro del cuerpo directivo. En el ejemplo del banco mencionado con anterioridad, los datos acerca del cliente, las políticas de crédito del banco y las tasas de interés son los elementos de entrada del sistema. Los procedimientos determinan la credibilidad del solicitante y valora la conveniencia de otorgarle un préstamo. Las salidas del sistema incluyen una re-comendación, las condiciones del préstamo, y los términos de pago. Desde luego, el usuario, que en este caso es el empleado encargado del crédito, en realidad es quien toma la decisión.



34







Figura 2: Actividades efectuadas en un sistema de información

Un sistema de reservaciones en líneas aéreas es un sistema de información por di-versas razones (fig. 3). Ayuda a las agencias de viajes a hacer las reservaciones de los clientes. Inter actuando a través de terminales de computadora el agente de viajes que puede estar a miles de Kilómetros del centro de cómputo puede solicitar y re-cibir información de los vuelos en cuestión de segundos, incluso hasta el detalle de la disponibilidad de un asiento específico en determinado vuelo. El agente puede registrar la reservación, los detalles sobre el pago del cliente, solicitar la verificación instantánea de la tarjeta de crédito de dicho cliente e imprimir el boleto y el pase de abordaje allí mismo. Más aún, muchos agentes distribuidos por todo el mundo pueden utilizar el mismo sistema simultáneamente, y tal vez registrar a los pasajeros en el mismo vuelo.

Fig. 3 Características de los sistemas de reservaciones en líneas aéreas

Se tiende a pensar en un sistema de reservaciones de una aerolínea únicamente por lo que se refiere al manejo de boletos. Sin embargo, considérese parte de la información y de las bases de datos que respalda un solo vuelo en el sistema: ü Información sobre los boletos del pasaje, incluyendo lugar y fecha de la com-pra y forma de pago.

ü Listas de los pasajeros.

ü Asignación de los asientos.

ü Requisitos especiales (por ejemplo, sillas de ruedas, acompañantes para los pasajeros, alimentos especiales).

ü Horarios de salidas y llegadas de vuelos.









ü Asignación de tripulación.

ü Asignación del equipo aeronáutico.

ü Historial del mantenimiento de las naves.

ü Peso total del avión (basado en el peso combinado del aparato, equipaje, carga comercial, pasajeros y personal de a bordo).

Además, los pilotos deben registrar los planes de vuelo y mantenerse informados so-bre las condiciones climáticas a lo largo de la ruta. Deben conocer de antemano la fuerza propulsora necesaria para el despegue, tomando en consideración la tempe-ratura y condiciones meteorológicas, en ese momento así como el peso de la nave. Es posible encontrar ejemplos semejantes de sistemas de información en toda la industria, incluyendo campos como la hotelería y restaurantes, seguros, servicios médicos, comunicaciones, manufacturas y educación. En cada caso la naturaleza de la actividad - es decir, el procesamiento de los datos para brindar la información necesaria a los usuarios - es la misma, si bien los procedimientos exactos varían. ¿Requiere de computadoras un sistema de información?

Los sistemas de información no necesitan estar basados en las computado-ras, pero con frecuencia lo está, como en el ejemplo del sistema de reservacio-nes para viajes en avión. El factor determinante es si un sistema puede ser mejo-rado incluyendo en él la capacidad del procesamiento por computadoras. Si un sistema de tipo manual de procedimientos y personas puede ejecutar su trabajo eficientemente y sin error, habrá pocos motivos para utilizar computadoras. Sin embargo a menudo, cuando crece el volumen de trabajo los procedimientos au-mentan en complejidad, o las actividades llegan a estar más inter relacionadas, obteniéndose grandes mejoras al introducir la ayuda de un sistema de cómputo. La computadora complementa, en vez de reemplazar, a las personas, si bien en casos de trabajos que son particularmente molestos o peligrosos, los sistemas computariza-dos pueden diseñarse con la intención de evitar que el personal se avoque a semejan-tes labores. Por ejemplo, al personal administrativo de los consultorios médicos pue-de desagradarle tener que llenar numerosos formularios de reclamación, de seguros por gastos médicos de los paciente con objeto de recibir la compensación de vida. Cada forma requiere que se anoten los datos del paciente: nombre, domicilio y otra información identificativa, incluyendo los números de varios dígitos de las pólizas. Los datos de identificación del médico también deben consignarse. La sección más importante contiene los detalles de los diagnósticos y de los tratamientos realizados. Por lo general, el personal administrativo debe introducir termino-logía médica y códigos numéricos, normalizados en la profesión médica. La ma-yoría de los trabajadores de la salud opina que este trabajo es cansado y tedio-so. Más aún, si el consultorio u hospital es ruidoso, la concentración puede resultar difícil, facilitando la comisión de errores y equivocaciones. Por ello los médicos registran en computadora su información para aumentar la productivi-dad y la exactitud. De esta manera se libra el personal técnico de llevar a cabo tantos detalles administrativos. Por otra parte, las computadoras pueden con-vertirse en una ayuda valiosa en la toma de decisiones. Pueden incrementar las capacidades de los usuarios haciéndolos más productivos y más eficientes, como se verá en esta sección. Los sistemas de información en los que intervienen las computadoras se llaman a veces sistemas de información computarizados.







Actividad N° 1

Esta actividad puede consultarla en su aula virtual.



36







TEMA 4: INTRODUCCIÓN AL PROCESADOR DE TEXTOS Un procesador de textos tiene como objetivo el tratamiento de textos, en especial su edi-

ción y manipulación (tipos de letra, inserciones, márgenes, etc.), además de otras fun-ciones como: tratamientos gráficos, gestión de archivos, definición de características de impresión, diccionarios ortográficos y de sinónimos para la corrección de textos, etc. El funcionamiento consiste en escribir el texto en pantalla y luego aplicar las fun-ciones. Este procedimiento genera ventajas tales como:

ü Posible rectificación de errores sin afectar al resto del escrito.

ü Inserción de frases, palabras, párrafos, etc., sin borrar lo escrito anteriormente.

ü Encuadre del texto dentro de los márgenes que se especifiquen.

ü Ayuda a la corrección semántica y ortográfica.

ü Incorporación de palabras a un diccionario para personalizarlo.

ü Posibilidad de enviar la misma carta a diferentes personas de forma personali zada (carta modelo).

ü Empleo de abreviaturas que el programa puede remplazar automáticamente (autocorrección).

ü Muchas otras posibilidades.

1 Introducción a Microsoft Word Microsoft Word es un procesador de textos de alto nivel, diseñado para la ela-

boración de todo tipo de documentos. Con la ayuda de íconos, menús y co-mandos permite, entre otras cosas, cambiar tipos de letras, copiar, mover o in-sertar partes de texto, manejar encabezados, pies de página o listas, obtener vistas electrónicas de lo que se va a imprimir y generar cuadros o columnas. Uno de los aspectos fundamentales de Microsoft Word es que permite la incrus-tación de documentos obtenidos de otros programas, en particular de hojas de cálculo o tablas elaboradas en Microsoft Excel. Así mismo, su integración con el Web facilita la colaboración y permite compartir documentos a través de Internet y de las intranets corporativas.

1.1. Ejecutar Microsoft Word 2010 Podemos ejecutar Microsoft Word de varias formas, veamos la más utilizada:

Hacer clic sobre el botón, se despliega un menú parecido al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.









1.2. Elementos de la pantalla inicial La pantalla que se muestra a continuación, puede no coincidir exactamen-

te con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué ele-mentos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.



38







Microsoft ha creído necesario una restructuración de sus menús para desha-

cerse de las listas de menús y las han sustituido por una Banda en la que se

emplazan en forma de pestañas todas las opciones que encontrábamos en

versiones anteriores (y algunas nuevas).

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar

y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Microsoft Word 2010 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, remplazar, etc.). Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. a. Cinta de opciones Como comentamos anteriormente las herramientas se encuentran agrupadas en fichas, dentro de cada ficha existen botones que permiten acceder rápidamente a las herramientas más utilizadas. Estos botones están agrupados según sea el tipo de trabajo que permiten realizar. Por ejemplo, al iniciar Word se presentará activa la ficha “Inicio” dentro de dicha ficha disponemos de un grupo de herramientas denominado “Fuente”:

Como puede observar todos los botones del grupo afectan de alguna forma el formato de la fuente Como podrá imaginar, existen más funciones relativas al formato que no se ven en este grupo de herramientas. Para acceder al resto de las funciones se debe hacer clic en la pequeña flecha alojada en el vértice derecho inferior del grupo (c):









Con lo que se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

b. Regla

La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías, así como ajustar el an-cho de las columnas periodísticas. En la regla se muestran las tabulaciones y las san-grías aplicables al párrafo donde se encuentra el punto de inserción. Para ello, la regla cuenta con los siguientes elementos: indicador de margen izquierdo, marcador de sangría izquierda, marcador de sangría de primera línea, marcador de sangría derecha y margen derecho. Estos elementos se describirán con detalle más adelante. La regla puede o no estar visible; cuando la regla no se encuentra visible, el espacio que ocupa el documento aumenta. Para indicar si se quiere visua-lizar o no la regla activaremos la ficha “Vista” y en el grupo de herramien-tas “Mostrar u Ocultar” activaremos o desactivaremos la opción “Regla” (a):

c. Barra de estado La barra de estado contiene información sobre el texto que está en pantalla, in-

dicando: número de página correspondiente a la numeración fijada, número de sección y número de página real respecto al total de las que tiene el documento. También muestra la posición del punto de inserción en la página (centímetros des-de el comienzo de la página), número de línea en la página y número de carácter en la línea. A continuación se muestra la barra de estado, indicando algunos de sus

elementos.



40







Donde:

a) Número de página actual de acuerdo con la numeración fijada.

b) Cantidad de palabras del documento.

c) Idioma utilizado por el corrector ortográfico.

d) Accesos directos a los diferentes modos de presentación del documento.

e) Control deslizable de zoom.

Para agregar o quitar elementos de esta barra simplemente haga clic secunda-rio (botón derecho del mouse) sobre la barra, se presentará el siguiente menú:

1.3. Presentación del documento en pantalla Word permite ver un documento de diferentes formas, lo cual no quiere de-

cir que el contenido o las opciones del mismo se vean alteradas, sino simple-mente su forma de presentación al usuario. Existen varias formas diferen-tes de presentación las cuales se pueden dividir en las siguientes categorías: Diseño de impresión: Es del tipo WYSIWYG (lo que se ve es lo que se obtiene), ya que en ella se muestran todos los elementos tal y como aparecerán en la hoja impresa. Aunque es útil para verificar el aspecto final del documento, hace más lenta su edición, por lo que conviene combinarla con la presentación normal. Diseño de lectura: Esta nueva vista está diseñada para facilitar la lectura en pantalla for-zando la vista al mínimo. Se quitan todas las barras de herramientas y paneles de tarea. Diseño Web: En la vista Diseño Web, los fondos están visibles, el texto se ajusta a la ventana, y los gráficos se colocan del mismo modo que en un Explorador Web.

Normal: Es la predeterminada. Se utiliza para escribir, modificar y dar formato a un texto.

Esquema: Contrae el documento para ver exclusivamente los títulos prin-cipales. En esta presentación es más sencillo desplazarse, mover texto has-ta una posición alejada o cambiar la jerarquía de los temas. Cuando esta op-ción es seleccionada, aparece en la parte superior la barra de herramientas Esquema, que permite realizar operaciones tales como elegir hasta qué nivel de títulos se quiere mostrar, contraer o expandir un determinado nivel, etc. Vista preliminar: Muestra en pantalla exclusivamente el documento, eliminan-









do el resto de elementos. El texto aparece más grande y se ajusta a la ventana En la barra de estado, a la derecha de la barra de desplazamiento horizon-tal aparecen una serie de botones (a) donde se podrá seleccionar la vista.

En la ficha “Vista” (b) se dispone de un grupo de herramientas denominado “Vis-

tas del Documento” (c):

OBSERVACIÓN: La “Vista preliminar” se encuentra disponible en el menú desplegable:

2 Edición y Formato de documentos

2.1. Creación de un documento En los procesadores de texto, la captura de texto no se hace como se rea-

liza en la máquina de escribir. En la siguiente tabla se ilustra la diferencia.



42







Para continuar con los siguientes temas, recupere el archivo: ejemplo01.docx, pro-

porcionado con el presente material.

2.2 Formato y edición del texto a. Selección de texto

Para aplicar formato a la fuente, es necesario seleccionarlo, podemos seleccionar el texto: ü Haciendo clic y arrastrando con el mouse sobre el texto que deseamos seleccio-nar.

ü Pulsando la tecla SHIFT y la tecla direccional a la derecha.

ü Haciendo doble clic sobre una palabra que deseamos seleccionar o triple clic para seleccionar un párrafo completo.

a. Selección de texto

Cuando capturamos un documento es muy común querer trasla-dar el cursor a una nueva posición. Para esto contamos con una se-rie de atajos con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente tabla.

Para moverse TecladoUn carácter a la izquierda

Un carácter a la derecha

Una línea hacia arriba

Una línea hacia abajo

Una palabra a la izquierda Control + Una palabra a la derecha Control + Al final de la línea Fin

Al principio de la línea Inicio

Al principio del párrafo actual Control +Al principio del párrafo anterior Control + (doble)Al principio del siguiente párrafo Control +Arriba una pantalla Re Pág

Al tope de la página anterior Ctrl+ Av Pág

MÁQUINA DE ESCRIBIR

Sr. Rodríguez:

Por medio de la presente, quisiera informarle

que el saldo de su cuenta se encontró a favor

durante los pasados meses, por lo que le será

bonificado el cargo por manejo de cuentas.

PROCESADOR DE TEXTO

Sr. Rodríguez:

Por medio de la presente, quisiera informarle que el saldo de su cuenta se encontró a favor durante los pasados meses, por lo que le será bonificado el cargo por manejo de cuenta.









Para moverse TecladoUn carácter a la izquierda

Al tope de la pantalla Alt + Ctrl + Re Pág

Al pie de la pantalla Alt +Ctrl +Av Pág

Al final del documento Ctrl+ Fin

Al principio del documento Ctrl + Inicio

Para el mouse, basta con dar clic sobre el lugar a donde nos queremos desplazar. En Microsoft Word 2010 aparece una herramienta de movimiento rápido en la Barra de Desplazamiento vertical como se ilustra en la siguiente figura, esta he-rramienta sirve para seleccionar un elemento de búsqueda y de este modo poder recorrer el documento saltando de un registro a otro en diferentes categorías.

Para el mouse, basta con dar clic sobre el lugar a donde nos queremos desplazar.

2.3 Formato al carácter Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que

se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.

Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente

Una vez que el contenido de nuestro documento está perfectamente revisado, y que contiene todos los puntos que consideramos de importancia para trasmitir nuestras ideas, podemos darle Formato. Para dar formato al texto lo primero que se debe hacer es seleccionarlo.

Video demostrativo N° 4:- Ejecutar Microsoft Word

- Abrir un documento

- Aplicar formato al carácter

- Guardar un documento - Cerrar Microsoft Word



44







3 Formato al Parrafo Para cambiar el formato de los párrafos seleccionamos el comando Párrafo del

menú Formato. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

3.1.Sangría Es la distancia existente desde cualquiera de los márgenes al párrafo. Se definen

con Izquierda y Derecha. Con Especial podemos definir la Sangría de la Primera línea y la francesa .

Sangría con botones de control.

En la Regla se disponen de botones de control de sangrías, seleccionando y arras-trando Ud. También puede logra estos espacios.









Sangría Normal Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofrece el entorno más productivo para crear aplicacio-nes y componentes. Visual Studio Profes-sional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orien-tada a la Web.

Sangría Primera Línea Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofrece el entorno más productivo para crear aplicacio-nes y componentes. Visual Studio Profes-sional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orien-tada a la Web.

Sangría Izquierda Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofrece el entorno más productivo para crear aplicacio-nes y componentes. Visual Studio Profes-sional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orien-tada a la Web.

Sangría Francesa Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofrece el entorno más productivo para crear aplicacio-nes y componentes. Visual Studio Profes-sional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orien-tada a la Web.

Sangría Derecha Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofrece el entorno más productivo para crear aplicacio-nes y componentes. Visual Studio Profes-sional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orien-tada a la Web.

3.2.Espaciado Definimos el Espacio Anterior y Posterior del párrafo. Además, con Interlineado

señalamos el espacio entre líneas dentro del párrafo: Sencillo, 1,5 líneas (línea y media), y Doble. Además podemos definir el interlineado en puntos con Míni-mo. Exacto o Múltiple y se define cuantos puntos se utilizaran en el cuadro En:. Ejemplo

Párrafo Original

Nuevas Herramientas

Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofre-ce el entorno más productivo para crear aplicaciones Y componentes. Visual Studio Professional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orientada a la Web.

• Si configura el monitor con una resolución de pantalla que el monitor no admi-te, la pantalla aparecerá de color negro durante unos segundos mientras se revierte automáticamente a la resolución original.



46







Párrafo con espaciado interlineal 1,5 líneas

3.3.Bordes y sombreados

a. Borde de Página

Ahora Word, le permite aplicar bordes también a su página.

Se debe definir la distancia entre la placa y el borde de la hoja en Margen, las medidas se considerarán desde el Borde de la página o desde el texto. Si contamos con bordes en el párrafo es posible Alinear bordes de párrafo y tabla con el borde de la página.

b. Sombreado

Es importante recordar que para utilizar estas herramientas es necesario tener tex-

to seleccionado

3.4.Números y Viñetas Hay textos que se escriben en forma de lista, tópicos, contenido, subdivisiones de

un tema, etc. En los cuales se utilizan las viñetas o los números para dividirlos. Word para Windows puede colocar estas viñetas o números sin necesidad de que se escriba cada uno. Cuando numere manualmente los elementos de una lista, Word

convertirá los números escritos en numeración automática

Nuevas Herramientas

Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofre-ce el entorno más productivo para crear aplicaciones Y componentes. Visual Studio Professional Edition permite a los desarrolladores explotar toda las posibilidades del sistema operativo Windows y la programación orientada a la Web.









Si comienza un párrafo con un guion o el asterisco, Word convierte automática-mente el párrafo en un elemento con viñeta al presionar ENTER para finalizar el

párrafo.

4 Diseño de Páginas Cuando se inicia Microsoft Word, este abre un tipo de hoja predeterminado, con me-

didas y características definidas. Usted puede personalizar estas características para el documento activo, incluso podrá Predeterminar una Configuración de Página propia.

4.1. Márgenes La forma más sencilla y practica de mo-

dificar los márgenes es usando la regle-ta. Haga un arrastre en las líneas de los márgenes de sus regletas. El cambio afec-ta a todas las páginas de su documento. Si no ve la regleta cambia a la Vista Di-seño de Página (menú Ver). Si aún no la ve, activa la opción Regla del menú Ver 4.2. Tamaño y orientación del papel s

Word permite especificar el tamaño y la orien-tación del papel usado en el documento ac-tivo, incluso sólo en algunas páginas. Usted puede incluso, crear medidas para su página. Haga clic en el menú Archivo, Configurar Página. Haga clic en la pestaña de la ficha Tamaño de Papel Se presenta una ventana como se muestra en la figura, en este cuadro se podrá modificar las opciones de página

4.3. Encabezados y pies de página

El Encabezado es un elemento común (puede ser texto o gráfico) a todas las pági-nas que se encuentra en la parte superior. El Pie de página es también un elemento común a todas las páginas pero que se encuentra en la parte inferior de la misma. Para ver, colocar y modificar los encabezados y pies de página del documento, se utiliza del menú Ver el comando Encabezados y pies de página. Al seleccionarla, el documento automáticamente cambia al modo de Diseño de Página y aparece la barra de herramientas de Encabezado y Pies de página. En la parte superior de la página aparece un rectángulo de líneas punteadas con el título Encabezado. y Pies de página. En la parte superior de la página aparece un rectángulo de líneas punteadas con el título Encabezado.



48







Es en ese rectángulo, donde se va a colocar el texto, imagen u objeto del encabeza-do Además, el Microsoft Word 2010 coloca una barra de herramientas.

El botón de número de página inserta el valor correspondiente a la hoja en que se encuentra. Los botones de fecha y hora, colocan la fecha y hora del sistema al momento de imprimir.

El encabezado y el pie de página se manejan de la misma forma, sólo se intercam-

bian con el botón de Cambiar entre encabezado y pie de página .

En la barra de herramientas aparece el ícono que nos lleva directamente a la

opción de Preparar página que se revisará posteriormente.

5 Diagramación y Referencias

5.1. Diagramar mediante Columnas Una de las habilidades que posee el Microsoft Word 2010 como procesador de

palabras es su capacidad para manejar desde una columna hasta múltiples co-lumnas. El máximo número de columnas dependerá del tamaño y orientación del papel. Para crear las columnas, señalamos el texto que queremos se impri-ma en más de una columna y utilizamos cualquiera de las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Columnas.

Damos un clic sobre este ícono .

El ícono se utiliza con un clic sostenido hasta obtener el número deseado de colum-

nas

Con el ícono se pueden generar has-ta un máximo de 6 columnas, pero con el comando Columnas del menú For-mato podemos hacer varias cosas más. Esto aparece demostrado en la caja de diálogo que aparece a continuación.

Existen unos formatos predefinidos en la opción Preestablecidas. Si no deseamos ese tipo de columnas podemos señalar cuantas en Número de columnas: con su Ancho y Espacio entre columnas. Si queremos que todas las columnas sean iguales seleccionamos Columna.3 de igual ancho. Las columnas se pueden aplicar al texto seleccionado o a todo el documento y así lo señalamos en Aplicar a: . Si queremos líneas entre las columnas utilizamos, Línea entre columnas. Finalmente, las colum-nas pueden empezar a partir del cursor y así lo indicamos utilizando la caja Empe-zar columna.









5.2. Referencias

a. Notas al pie y notas al final

Las notas al pie son aclaraciones de tópicos que se están tratando en el do-

cumento y que se están ampliando al final de la hoja o al final del docu-mento. No se debe confundir con los pies de página que son comentarios o marcas que se ponen en todas las hojas. Las notas al pie funcionan para una página o para la última página y se crean haciendo clic en la ficha Referen-cias, Nota al pie. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo

Debemos definir si las notas irán al final de la página o del documento. Estas pueden llevar una numeración secuencias con Autonumeración o se puede poner un símbolo Marca personal: para identificarlas. Los símbolos se pueden determinar con el botón Símbolo . En el separador de Notas al pie definimos donde colocaremos las notas. El Formato de número y en que nota debe Empezar en:, además si la Numeración es Continua o empie-za en cada sección o página, Si seleccionamos el Separador de Notas al final aparecen las mismas opciones, pero las definiciones que hagamos se aplicarán a las Notas al final

Video demostrativo N° 7:- Configuración de páginas.

- Márgenes.

- Tamaño y orientación.

- Encabezados y pies de páginas. - Secciones y Saltos de página.

- Nota al pie y Nota al final.



50







TEMA N° 5: INSERCIÓN DE ObjETOS

1 Inserción y formato de Ilustraciones

1.1. Imágenes Microsoft Word 2010 cuenta con unas imáge-

nes que se pueden incluir en los documentos a modo de ilustración para el mismo. Para incluir una imagen se utiliza el comando Imá-genes Prediseñadas del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente

caja de diálogo:

La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación:

Duede elegir cualquier categoría haciendo clic sobre su carpeta. Una cate-goría es una forma de agrupar las imágenes por temas y en conjunto aparecen en la ventana apenas la abrimos. También tiene la posibilidad de mostrar to-das las imágenes incluidas en el Microsoft Word 2010. Cada imagen tiene aso-ciada una serie de palabras que permiten realizar una búsqueda por temas. Al revisar por categorías encontrará gran variedad de dibujos, para in-cluir cualquiera de ellos, selecciónelo y arrástrelo al documento.

1.2. Organigramas y diagramas

Al igual que en Word podemos insertar imá-genes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.









Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados en-tre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se ex-plica los pasos o componentes con una secuen-cia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para

poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caracte-

rísticas específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.


- Inserción y edición de imágenes.

- Inserción y edición de Smart.

2 Inserción y Formato de autoformas y texto artístico

2.1. Cuadro de Texto Microsoft Word 2010 permite escribir texto dentro de un cuadro utili-

zando la herramienta de dibujo que se ilustra con el siguiente ícono.

Al dar un clic sobre el ícono, aparecerá el puntero en forma de cruz ne-gra delgada para insertar el cuadro de texto en un documento de Word.

Para poder dibujar el cuadro se necesita estar en la vista de Diseño de Página, si en ese momento se está en otra vista y se da un clic sobre alguna de estas he-rramientas, Microsoft Word 2010 hará el cambio la Vista de Diseño de Página. Texto artístico: WordArt

Microsoft Office Word dispone de una herramienta que permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt.

Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.



52







A continuación se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para cambiar aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como lo harías con cualquier

otro texto:

Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a medio camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos selecciona-do disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.


- Inserción de Objetos.

A continuación le invitamos a disfrutar de la lectura Aplicaciones de productividad en la oficina que nos muestra un panorama general de la importancia del uso de software en las empresas, enfatizando en la ofimática.







Lectura Seleccionada N° 2: Aplicaciones de productividad en la oficina

El propósito de todo el software es hacer más productivo el trabajo de las perso-nas. Sin embargo, las aplicaciones que ayudan a los empleados en su trabajo ru-tinario de oficina se denominan simplemente “herramientas de productividad”, éstas incluyen los procesadores de texto, las hojas de cálculo, las herramientas para generar presentaciones, el software de administración de archivos y de ba-ses de datos, los programas de imágenes, las herramientas de publicación edito-rial y las aplicaciones de administración de proyectos, al igual que muchas otras para propósitos más es¬pecializados. En este grupo también se incluyen los na-vegadores Web, debido a que ayudan a que muchos empleados encuentren y co-muniquen información en su trabajo diario. Con frecuencia se denominan he-rramientas de productividad personal porque fueron desarrolladas para apoyar a los usuarios en el hogar y la oficina en el uso de sus computadoras personales. Aunque los procesadores de texto se utilizan principalmente para escribir cartas, artículos y otros documentos, también permiten automatizar otras tareas laborio-sas como la creación de conte-nidos e índices. Algunos permiten la generación de la página formada del libro, tal como se verá al momento de la impresión y generar los archivos electrónicos en formato PDF que se envían al impresor para producir el libro y proceder con su encuadernación. Entre los ejemplos de proce-sadores de texto están Microsoft Word, Corel WordPerfect y Lotus Wor-dPro. En los programas de formación se tienen PageMaker y Ventura Publisher. Las hojas de cálculo como Microsoft Excel ya no limitan a los usuarios a introducir números y realizar cálculos aritméticos básicos. También incluyen una larga lista de complejas funciones matemáticas, estadísticas, financieras y de otro tipo, que los usua-rios pueden integrar en modelos de análisis. Estas funciones son tan poderosas que los expertos en estadísticas las emplean con bas¬tante frecuencia. Los ejecutivos pre-paran sus propios modelos de soporte de decisiones con esta poderosa herramienta. Las hojas de cálculo también ofrecen una gran variedad de estilos predeter¬minados para los gráficos, mismos que el usuario puede elegir para elaborar sus presentaciones.









Las herramientas para generar presentaciones como Microsoft PowerPoint permi-ten a los profesio-nales y a los vendedores desarrollar con rapidez presentaciones atractivas. No es necesario ser un diseñador gráfico experto, porque las herramientas contienen una amplia selección de tipos de letras y tamaños, mismos que permiten a los usuarios el uso de incrustar casi cualquier imagen que elijan prefieran (con au-torización de los propietarios), o que hayan creado en un programa de imágenes. Es posible integrar animaciones, sonidos y fragmentos de vídeo en las presentaciones. Las herramientas de administración de archivos y de datos permiten crear y ma-nipular bases de datos locales o compartidas. Los sistemas de administración de bases de datos conocidos, como Microsoft Access, son relativamente fáciles de aprender para crear bases sencillas de datos. Estas bases incluyen funciones que los desarrolladores profesionales utilizan para crear bases de datos más complejas. Los programas de imágenes facilitan la creación de gráficos complica-dos y la manipulación de fo¬tografías digitales. Se emplean para crear las imágenes que se colocan en las páginas Web. Existe una amplia va-riedad de estas herramientas, como son: Ilustrator y Photoshop de Ado-be, Corel Paint Shop y MGI PhotoSuite, al igual que el gratuito IrfanView. Las herramientas de edición personal como Publisher y Home Publishing de Microsoft y Corel Ventura, permiten tanto a los expertos como a los no-vatos crear con facilidad volantes, boletines, tarjetas, calendarios de as-pecto profesional y muchos otros artículos para publicación impresa, ade-más de páginas Web. Las herramientas más profesionales, como Quark e InDesign, han au-mentado mucho la productividad en la industria editorial. Las herramientas de administración de proyectos ayudan a todos aquéllos que di-rigen cualquier tipo de proyecto —la construcción de un edificio, el desarrollo de un producto y el desarrollo de un software— a planear los proyectos y moni-torear sus avances. Los administradores de un proyecto introducen información como las tareas y sus fechas de conclusión esperadas, los sucesos importantes y los recursos requeridos para cada tarea: las horas de mano de obra, los materia-les y los servicios. El software avisa a los planeadores cuando introducen informa-ción ilógica, como programar que un trabajador labore 120 horas en una semana y cuando las tareas violan las interdependencias. Esto último sucede cuando, por ejemplo, se programa el inicio de la fase D antes de la terminación de la fase C, si antes habían indicado que la fase D dependía de la conclusión de la fase C. Los desarrolladores de software suelen crear suites de herramientas de producti-vidad. Por ejemplo, casi todas las versiones de la suite Microsoft Office incluyen un procesador de texto (Word), una hoja de cálculo (Excel), una aplicación de presentaciones (PowerPoint), un sistema de administración de bases de datos (Access) y una aplicación de correo electrónico (Outlook). Otros ejemplos de sui-tes son IBM Lotus SmartSuite, Sun StarOffice y la gratuita OfficeOne. Cuan-do las herramientas de productividad se integran en una suite de software, los do-cumentos crea-dos pueden ser interdependientes si se emplean tecnologías como la vinculación e incrustación de objetos (OLE). Usted puede generar tablas en una hoja de cálculo, copiarlas en un documento del procesador de texto o en una presentación, y asegurarse que cuando realiza cambios en las tablas de la hoja de cálculo también se reflejen en el documento o en la presentación. También puede incrustar vínculos a los sitios Web en sus documentos. La vinculación en-tre los docu-mentos implica tecnologías de hipermedia, y la inserción de infor-mación como fragmentos de sonidos y vídeo en los documentos implica el uso de tecnologías multimedia. Estas tecnologías se analizan en la siguiente sección.



54













Actividad N° 2










Autoevaluación de la Unidad I

Ejercicio 1 Ejecuta Microsoft Word 2010, digita el siguiente documento y aplica el for-

mato para que quede como el siguiente, o al menos lo más parecido posible:

Algunas consideraciones a tener en cuenta son:

ü El tema empleado en el ejemplo es Office, y los títulos se han formateado con sus estilos predefinidos.

ü El texto relativo a los comensales está en verde y negrita.

ü Las columnas correspondientes a los tiempos se han creado con tabulaciones.

ü Los ingredientes son una lista de viñetas.

ü Los pasos de realización son una lista multinivel.

ü La fuente se ha cambiado a mano al tipo High Tower Text. Si no está disponible en tu ordenador puedes utilizar otra.

ü Guarda los cambios con el nombre de Menú de la semana

Ejercicio 2: Abre el archivo TRANSACT SQL.docx proporcionado y aplica los cambios siguientes:

ü El texto Curso de SQL pasará a ser el título de la portada.

ü Utilizar las tabulaciones para que, en los ejemplos y ejercicios del texto donde hay un SELECT y un FROM, aparezcan cada uno en una línea, pero a la misma altura, en columna. Observa un ejemplo:









56







A Observa que, en el caso en que Ejemplo: esté en la misma línea que SELECT, hacemos un retorno de carro para separarlo en distintas líneas.

ü Utilizar las tabulaciones para organizar bien la tabla de verdad, de forma que los valores AND, TRUE, FALSE y NULL queden bien alineados.

ü Dar estilo de lista de viñetas al texto Una constante, Una función de agrupación, Una columna de agrupación y Una expresión basada en las anteriores. Se en-cuentran en el apartado Determinación de los valores mínimos y máximos, al final de la página 3.

ü Tras la lista de viñetas anterior, insertar un salto de página.

ü Los ejercicios de la última página están mal numerados, por haber sido numerados a mano y posteriormente modificados. Cambia la numeración por una lista numerada.

ü Además, los ejercicios no presentan una homogeneidad. Los ejercicios de con sultas simples se resuelven tras el enunciado, y los ejercicios multitabla y de su matorias separan enunciados y soluciones en dos bloques distintos. Modifica los ejercicios de consultas simples para que sigan el mismo patrón.

ü Modificar la fuente de todo el texto por una que te guste más. Por ejemplo, Calibri.

ü Guarda los cambios.


- Inserción y edición de imágenes.

- Inserción y edición de Smart.















bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD I

ALCALDE LANCHARRO, Eduardo INFORMÁTICA BÁSICA.

Mc Graw Hill Editores. México 2005.

FERREYRA CORTEZ, Gonzalo MICROSOFT OFFICE 2010 PASO A PASO

Alfa y Omega, México 2004

MARTOS RUBIO Ana WINDOWS 7

Anaya Multimedia, 2009

STEELE, Heidi MICROSOFT WORD 2010




58













DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN UNIDAD II: Diagrama Objetivos Inicio






UNIDAD II: HERRAMIENTAS AvANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E INTRODUCCIÓN AL LIbRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

CONTENIDO

bIbLIOGRAFÍA

EjEMPLOS

AUTOEvALUACIÓN

ACTIvIDADES


TEMA 1: Tablas1. Inserción de Tablas2. Edición de tablas.3. Formato de una tabla.4. Propiedades de una tabla.5. Ordenar tablasTema 2: Tablas de contenido y otras referencias.1. Creación de una Tabla de Con-tenido.2. Creación de un índice3. Creación de una bibliografía.4. Creación de una tabla de ilus-traciones.Tema 3: Combinación de corres-pondencia.1. Estructura de la Combinación de correspondencia.2. Realizar la combinación de co-rrespondencia.3. Filtrar destinatarios.4. Sobres y Etiquetas.Lectura Seleccionada 1: General Motors, Wayne Memorial Hospital y otros; uso del software de recono-cimiento de voz.Tema 4: Introducción a los libros electrónicos de cálculo1. El Entorno de Microsoft Excel.2. Ingreso y Edición de datos. 3. Formato de una hoja de cálcu-lo4. Validación de datos5. Preparación de impresiónTema 5: Fórmulas y Referencias1. Ingreso de Formulas.2. Referencias.3. Funciones Matemáticas4. Funciones de Fecha5. Funciones de Cadena.Lectura Seleccionada 2: El Tamaño sí importa.Autoevaluación de la Unidad II

1. Clasificar y organizar la información dentro de un documento utilizando tablas, asigna el forma-to adecuado para que le permitan resaltar la in-formación contenida en ellas.

2. Utiliza estilos para la generación de tablas de contenido.

1. Realiza combinación de correspondencia para simplificar el trabajo de redacción en documen-tos de distribución múlti-ple

Actividad Dirigida

3. Utiliza las hojas de cálculo para organizar información contable o financiera, asigna el for-mato adecuado para te-ner coherencia y resaltar la información organiza-da en las hojas de cálcu-lo.

2. Utiliza fórmulas y funciones básicas para realizar cálculos matemá-ticos aplicando referen-cias relativas y Absolutas en la creación de aplica-ciones sencillas.

Tarea Académica Nº 1

Valora el desarrollo tecnológico, infor-mático y el uso de la computadora como herramienta primor-dial, así como el soft-ware de oficina den-tro del desarrollo de su carrera.









En la presente unidad revisaremos algunas de las herramientas avanzadas de Microsoft Word, seguidamente se revisan elementos de Microsoft Excel en su parte introducto-ria, veamos el siguiente cuadro de contenido.

Tema N° 1:Tablas Para la organización de datos y texto en forma comparativa o para presentación de

texto en general Microsoft Word 2010 tiene la capacidad de manejar tablas con filas y columnas. Cada celda es la intersección de la columna con la fila. Cada celda se puede manejar independientemente, dándole tamaño y formato. Microsoft Word 2010 permite además insertar una tabla dibujando manualmente las líneas que la forman.

1.Inserción de Tablas

Existen diversas formas de insertar una tabla, la forma más sencilla es con el icono. Se le da un clic sostenido y se arrastra el ratón hasta obtener el número de renglo-nes y columnas deseados en la tabla y se suelta el botón del ratón.

El resultado de esta acción será similar al que aparece a continuación:

En el menú Tabla está el comando llamado Cuadrícula. Este comando sirve para que se vea la cuadrícula de la tabla y poderse guiar más fácilmente a través de ella. Esta cuadrícula no se imprime. Cuando la cuadrícula está visible, aparece una mar-ca en el menú al lado de ésta.

Escribir datos en las tablas

Para escribir datos dentro de la tabla es necesario posicionarse en la celda correspon-diente y escribir el texto. Lo insertado en la tabla se comporta como texto normal y se le puede dar formato al párrafo y al carácter igual que en cualquier parte del texto.

Para moverse en la tabla Teclado

A la celda siguiente Tab

A la celda anterior Mayús + Tab

Hacia adelante un carácter

Hacia atrás un carácter

A la siguiente o anterior fila Ó

A la primera celda en la fila Alt + Inicio ó Alt + 7*

A la última celda en la fila Alt + Fin ó Alt + 1*

A la primera celda en la columna Alt + Re Pág ó Alt + 9*

A la última celda en la columna Alt + Av Pág ó Alt + 3*



60







* En el teclado numérico y teniendo desactivada la tecla <Bloq Num>

Para seleccionar Teclado Mouse Menú/opciónContenido de la celda siguiente

<Tab> Clic a la izquier-da de la celda deseada

Contenido de la celda anterior

Mayúsc+Tab Clic a la izquier-da de la celda deseada

Fila completa Clic a la izquier-da de la fila deseada

Tabla/Seleccionar fila

Columna completa Clic en el borde de la parte de arriba de la columna (El apuntador se convierte en una flecha apuntando hacia abajo)

Tabla/Seleccionar columna

Tabla entera Tabla/Seleccio-nar tabla

1 Edición de tablas

2.1. Añadir celdas a una tabla

Según las celdas que se seleccionen, cambian las opciones del menú Tabla para insertar una sola celda o una fila entera o una columna entera. Si se selecciona una celda, aparece el comando Insertar Filas del menú Tabla. También en la barra de herramientas podemos insertar columnas, renglones o celdas, segundo el ele-

mento seleccionado el icono de insertar tabla tomará otro aspecto:

Inserta una fila

Inserta una celda

Inserta una columna

Si el elemento seleccionado es una celda, al insertar aparece la siguiente caja de diálogo:

MA N° 01: ALGEbRA DE FUNCIONESAsí como dos números reales se pueden combinar mediante las operaciones de suma, resta, multiplicación y división para formar números reales, dos funciones se pueden combinar para formar nuevas funciones. Veamos a continuación las operaciones con funciones.









Dependiendo de la operación que se realizará, seleccionamos alguna de las opcio-nes.Es importante recordar que:

Para insertar celdas a una tabla SeleccioneA la izquierda de las celdas seleccionadas TabSobre las celdas seleccionadas Mayús + TabUna fila o filas Insertar toda la filaUna columna o columnas Insertar toda la columna

Ahora para insertar una columna o fila entera, se puede insertar con el méto-do ya mencionado. Pero si se selecciona la fila o columna entera aparecen en el menú Tabla las opciones Insertar columna e Insertar fila respectivamente. Para borrar el contenido de las celdas, se hace de la misma forma que con el texto normal. Se borra el contenido de la celda, pero no la celda en si.

2.2. Eliminar celdas de una tabla

Si desea eliminar su tabla, determinadas filas o columnas debe usar la opción Eliminar del menú Tabla.

Para eliminar una celda se selecciona ésta. Después se utiliza el comando Eliminar

celdas del menú Tabla. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:



62







Esta caja de diálogo es similar a la de insertar celdas con la única diferencia de que ahora se están eliminando y no insertando celdas. La acción tendrá resultado según las celdas que están seleccionadas.

3 Formato de una tabla

El contenido de la tabla se puede manejar como texto normal y por lo tanto los formatos que se le puede dar son los mismos que para el texto normal. A la tabla en general se le puede poner bordes y sombreados como ya se vio anteriormente el manejo de bordes y sombreados. Es importante recordar que muchas de las operaciones descritas en esta sección se pueden realizar utilizando el botón secundario del ratón. Las opciones disponi-bles en el botón secundario dependerán del texto o elemento de la tabla que se tenga seleccionado. También se tiene el comando de Autoformato de Tablas del menú Tabla. La caja de diálogo que aparece es la misma que cuando seleccionamos el botón de Auto-formato de la caja de diálogo del comando Insertar Tabla o dando un clic sobre el icono de la barra de herramientas. 3.1. Cambiar la orientación del texto

Dentro de las tablas, así como dentro de los cuadros de texto es posible cambiar la orientación del texto. Para cambiar la orientación seleccionamos el texto y utilizamos la opción Dirección del texto del menú Formato. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo: El texto puede orientarse de las tres formas en las que aparece dentro de Orienta-ción.

Otra forma de cambiar la orientación del texto es utilizando el icono 4 Propiedades de una tabla

4.1. Encabezados de la tabla

Si una tabla ocupa más de una hoja y se desea que al comenzar la hoja u hojas subsecuentes aparezcan los mismos encabezados, se selecciona la primera línea de la tabla y el comando Repetición de filas de título del menú Tabla. Automática-mente después de esto, cada vez que se genere una hoja nueva a partir de la tabla, aparecerán nuevos encabezados en cada hoja.

5 Ordenar Tablas

Microsoft Word 2010 puede ordenar el contenido de una tabla en orden ascen-dente o descendente y también según el tipo de datos que contenga. Para ordenar dentro de una tabla se ubica el cursor en el campo por el cual se desea ordenar, luego se hace clic en los siguientes íconos ubicados en la ficha presentación de Herramientas de Tabla:









Orden ascendente Orden descendente

La siguiente tabla fue ordenada por apellidos de manera ascendente:

Apellidos Nombre Dirección LugarAliaga Mina María Ferrocarril 1350 HuancayoBermejo Torres Cecilia Los laureles 100 Santa AnitaCerrón Pérez Vanessa Real 125 HuancayoChávez Francisco Las Flores 1659 Huacho

Espinoza Antonio Ancash 630 ChilcaJanampa Aliaga

Arturo Real 500 El tambo

Sánchez Sán-chez

Jessica Ica 125 Huandoy


- Inserción y edición de tablas.- Propiedades y formato.- Ordenamiento de datos.

Tema N° 2: Tablas de contenido y otras referencias

Las tablas de contenido, muchas veces conocido como Índice Temático o simple-

mente contenido, se crean aplicando estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3 al texto que se desea incluir en las mismas. Microsoft Word 2010 busca estos títulos y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actuali-zarse automáticamente si se realizan cambios en el documento. Micro-soft Word 2010 ofrece una galería con estilos de tablas de contenido. 1 . Creación de una tabla de contenido

La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es usar los estilos de título integrados.

1.1. Marcar elementos utilizando los estilos de título integrados a.La. Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.

b.En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.



64







Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos.

Notas

ü Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la gale - ría de estilos rápidos.

ü Si el estilo que desea no aparece en la galería de estilos rápidos, presione CTRL+MAYÚS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea usar

.

• Si configura el monitor con una resolución de pantalla que el monitor no admi-te, la pantalla aparecerá de color negro durante unos segundos mientras se revierte automáticamente a la resolución original.

1.2. Crear una tabla de contenido desde la galerías Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.

a. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.

b. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuación, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

1.3. Actualizar la tabla de contenido Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documen- to, puede actualizar rápidamente la tabla de contenido

a. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Actualizar tabla.

b. Haga clic en Actualizar sólo los números de página o en Actualizar toda la tabla.

1.4. Eliminar una tabla de contenido a. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de

con tenido.

2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.

OBSERVACIÓN: Si desea especificar más opciones, por ejemplo cuántos niveles de títulos mostrar, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de diálogo Tabla de contenido.









2 .Generación de Índices En muchas ocasiones al realizar algún tipo de consulta en un libro, sobre algún

dato o tema determinado, habremos mirado directamente en el índice para saber en qué página del libro se encuentra dicha información. Estos índices suelen estar ordenados alfabéticamente, colocándolos normalmente al final del documento. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación, se genera el índice.

2.1. Entradas de índice Puede crear una entrada de índice:

• Paraunapalabra,unafraseounsímbolo

• Parauntemaqueseextiendeporunintervalodepáginas

• Quehagareferenciaaotraentrada,porejemplo,“Transporte.VeaBicicletas”. Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de índice, Microsoft Word agrega

un campo especial XE (entrada de índice) que incluye la entrada principal marca-da y la información de referencia cruzada que desee incluir.

Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el índice terminado. A continuación, Microsoft Word 2010 reúne las entradas de ín-dice, las ordena alfabéticamente, crea referencias a sus números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documentol. 2.2. Marcar entradas de índice y crear un índice

Para crear un índice, marque las entradas, seleccione un diseño y, a continuación, genere el índice.

PASO 1: Marcar las entradas de índice

Marcar palabras o frases

1. Para utilizar texto existente como entrada de índice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de índice, haga clic donde desee insertar la entrada de índice.

2. En el grupo Índice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

3. Para crear la entrada de índice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada.

4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada, una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada:

• Paracrearunasubentrada,escribaeltextoenelcuadroSubentrada.



66







•Paraincluirunaentradadetercernivel,escribaeltextodelasubentradaseguido por dos puntos (:) y, a continuación, escriba el texto de la entrada de tercer nivel. • Paracrearunareferenciacruzadaaotraentrada,hagaclicenReferenciacru- zada en Opciones y, a continuación, escriba en el cuadro el texto de la otra entra da.

5. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página.

Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación, seleccione las opciones de formato que desea utilizar.

6. Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas.

7. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repita los pasos 3 a 6.

PASO 2: Crear el índice

Después de marcar las entradas, está listo para seleccionar un diseño de índice e insertar el índice en el documento. 1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el índice.

2. En el grupo Índices de la ficha Referencias, haga clic en Insertar índice.

3. Siga uno de estos procedimientos:

• HagaclicenundiseñodelcuadroFormatosparautilizarunodelosdiseñosde índice disponibles.

• Crearundiseñodeíndicepersonalizado:

1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuación, en Modi- ficar.

2. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en el estilo de índice que desea cambiar y, a continuación, en Modificar.

3. En Formato, seleccione las opciones que desee.

4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en Todos los documentos basados en la plantilla.

5. Haga clic en Aceptar dos veces.

4. Seleccione cualquier otra opción de índice que desee.

Eliminar una entrada de índice y actualizar el índice

1. Seleccione todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves ({}) y presione SUPR.

NOTA: Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.









1. Seleccione todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves ({}) y presione SUPR.

Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo de la ficha Inicio.

2. Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

3 Creación de una bibliografía

Una bibliografía es una lista de fuentes de información consultadas o citadas durante la creación de los documentos y que normalmente se incluye al final de éstos. En Microsoft Word 2010, se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen proporcionada para el documento. Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya crea-do. Puede elegir el estilo bibliográfico que desee y puede agregar nuevos estilos de bibliografía. 3.1. Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de información que aparecerá en la bibliografía. a. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha situada junto a la lista Estilo. c. Haga clic en el estilo que desea usar para la cita y la fuente de información. d. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen usar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de información. a. Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.



68







f. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.

g. Siga uno de estos procedimientos:

• Paraagregarlainformacióndeorigen,hagaclicenAgregarnuevafuente.

• Paraagregarunmarcadordeposición,demaneraquepuedacrearunacitay rellenar más adelante la información de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes.

h. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica.

Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web.

i. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información.

Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

3.2. Buscar una fuente de información La lista de fuentes de información que puede consultar o citar puede llegar

a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podría buscar una fuente de infor-mación citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes.

1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Admi nistrar fuentes.

Si abre un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores. Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general. 2. Para buscar una fuente de información específica, siga uno de estos procedi-mientos:

OBSERVACIÓN: Puede hacer clic en el botón Examinar del Administrador de fuen-tes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de información en el documento. Por ejemplo, podría conectar con un archivo alma-cenado en un servidor compartido, en el equipo o el servidor de un compañero de investigación o en un sitio web de una universidad o una institución de investigación.









3.3. Modificar un marcador de posición de cita En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posición de cita y des-

pués esperar hasta más tarde para rellenar la toda la información de las fuentes de información bibliográfica. Los cambios que realice en una fuente de información se reflejan automáticamente en la bibliografía, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Adminis-trador de fuentes. a. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Adminis-trar fuentes. b. Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posición que desea modificar.

c. Haga clic en Editar.

d. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica.

e. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web.

f. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. Uti lice el botón Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los cam pos con el formato adecuado.

g. Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

3.4. Crear una bibliografía Puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o

más fuentes en un documento. Si no dispone de toda la información necesaria sobre una fuente de información para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posición de cita y, más adelante, completar la información relativa a la fuente de información.

OBSERVACIÓN: Las fuentes de marcadores de posición se alfabetizan en el Admi-nistrador de fuentes, junto con todas las demás fuentes, según el nombre de etiqueta del marcador de posición. Los nombres de etiqueta de marcador de posición son números de forma predeterminada, pero puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posición con cualquier etiqueta que desee.

OBSERVACIÓN: En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de citas.



70







Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del documento.

2. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Bibliogra- fía.

3. Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.

4 Creación de una tabla de ilustraciones

Después de agregar títulos a un documento, puede crear una tabla de ilustracio-nes. También puede crear una tabla de ilustraciones utilizando los estilos. Cuando se crea una tabla de ilustraciones, Microsoft Word busca los títulos, los ordena por número y los muestra en un documento.

4.1. Usar títulos para crear una tabla de ilustraciones.

Antes de comenzar, agregue títulos a las ilustraciones que desee incluir en la tabla de ilustraciones. 1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de ilustraciones.

2. En la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en Insertar tabla de ilus traciones. 3. En la lista Etiqueta de título, haga clic en el tipo de etiqueta de los elementos que desee incluir en la tabla de ilustraciones. 4. Seleccione todas las demás opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.









OBSERVACIÓN: Si cambia, mueve o elimina títulos, no olvide actualizar la tabla de ilustraciones. Para actualizarla, haga clic en ella y pulse F9. Si se le pregunta, haga clic en Actualizar toda la tabla o Actualizar sólo los números de página y, a continua-ción, haga clic en Aceptar.

4.2. Usar estilos para crear una tabla de ilustraciones.

Si ya ha aplicado un estilo personalizado a los títulos de las ilustraciones, especifi-que a Microsoft Word que utilice ese estilo para crear una tabla de ilustraciones. Esta opción funciona bien cuando la tabla incluye más de un tipo de etiqueta, por ejemplo, ilustraciones y tablas. Asegúrese de que no aplica ese estilo a otros elementos del documento. 1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de ilustraciones.

2. En la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en Insertar tabla de ilus traciones. 3. Haga clic en Opciones.

4. Seleccione la casilla de verificación Estilo.

5. En la lista Estilo, haga clic en el estilo que ha aplicado a los títulos y, a conti- nuación, haga clic en Aceptar.

6. Seleccione todas las demás opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.


Creación de una tabla de contenido.

Generación de índices.

Creación de una tabla bibliografía

Creación de una tabla de ilustraciones



72







Tema 3: Combinación de correspondencia

Cuando necesitamos enviar un mismo documento a muchas personas, las cuales

están en un cuadro de Microsoft Word, Microsoft Excel o alguna otra fuente de datos, podemos hacer uso de la herramienta de combinación de correspondencia. Combinar correspondencia nos facilita el trabajo, ya que podemos “mezclar” una base de datos, por ejemplo clientes, con una carta modelo. En la carta modelo tendremos: el texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie de elementos que nos ayudarán a realizar la unión entre los dos ele-mentos. Al realizar esta unión como resultado obtendremos una carta por cada registro que tengamos en la base de datos. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de gene-rar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. 1. Estructura de la combinación de correspondencia

En cualquier combinación de correspondencia, tendrá que manejar tres elemen-tos diferentes: el documento principal que sirve de punto de partida; la informa-ción de los destinatarios (por ejemplo, nombres y direcciones) que desea com-binar en el documento principal para crear un conjunto de documentos únicos (que se almacena en un archivo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una tabla de Microsoft Word o un listado similar) y el conjunto acabado de documen-tos. El documento principal es el documento inicial. Se configura con la misma forma y tamaño que se desea que tengan las cartas, cupones, etiquetas, mensajes de correo electrónico o sobres finales, o cualquier otro tipo de documentos. Al documento principal se agrega toda la información que será idéntica en todas las copias. Por ejemplo, en un documento principal de sobres, se podría escribir el remite, y en el documento principal de una carta modelo, se podría insertar el logotipo de una organización y escribir un mensaje dirigido a todos los destinata-rios. El documento principal contiene:









a. Información que es idéntica en cada copia, como el texto del cuerpo principal e una carta modelo. Sólo tiene que escribir esta información una vez, indepen dientemente del número de cartas que desee imprimir.

b. Marcadores para información única. Por ejemplo, en una carta modelo, el bloque de la dirección y el nombre del saludo serán únicos para cada copia.

En una combinación de correspondencia, la información única es la que es distinta en cada copia combinada que se cree. Ejemplos de información única pueden ser:

• Lasdireccionesensobresoetiquetas.

• Losnombresenlalíneadesaludodeunacartamodelo.

• Lascifrasdelossalariosenlosmensajesdecorreoelectrónicoenviadosalos empleados.

• Lasnotaspersonalessobreproductosfavoritosenpostalesenviadasalosmejo- res clientes.

• Losnúmerosenloscuponescanjeables.

Al organizar la información única en un archivo de datos, puede seleccionar la ubicación del documento de combinación de correspondencia en la que aparece- rán determinados datos.

Archivo de datos es un término genérico que engloba a toda una catego-ría de archivos con la que se trabaja constantemente. Por ejemplo, la lis-ta de contactos de Microsoft Office Outlook es un archivo de datos. Otros ejemplos de archivos de datos pueden ser una tabla creada en Mi-crosoft Word, una hoja de trabajo de una hoja de cálculo de Excel, una base de datos de Microsoft Access o incluso un archivo de texto. El conjunto acabado de documentos de una combinación de correspondencia se compone de faxes, mensajes de correo electrónico, sobres, cartas y etiquetas únicas que se imprimen o envían electrónicamente.



74







2. Realizar la combinación de correspondencia.

A continuación, se describe el proceso de combinar correspondencia utilizando como documento principal una carta de Importadores Neptuno a sus proveedo-res. Paso 1: Documento Principal

Para realizar una combinación de correspondencia, el primer paso es iniciar Microsoft Word y, a continuación, redactar o abrir el documento principal, en nuestro ejemplo abra el archivo Carta Proveedor, seguidamente explorar la ficha Correspondencia, hacer clic en Iniciar combinación de correspondencia.

Nuestro ejemplo se basa en el envío de una carta, por lo cual elegiremos la opción Cartas, sin embargo, en la mayoría de documentos, como oficios, circulares, etc… podrían tener el mismo formato.

Paso 2: Seleccionar destinatarios

En este paso, establecerá una conexión al archivo de datos que contiene la infor-mación única que desea combinar en sus documentos.









Tenemos tres opciones:

• Escribirnuevalista:Sinodisponedeunarchivodedatosapropiadoydesea crear uno, seleccione esta opción, el cual le permitirá crear una lista nueva, mediante la selección de campos.

• Utilizarunalistaexistente:Siyadisponedeunarchivodedatosquecontiene la información que desea combinar, seleccione esta opción. A continuación, haga clic en el vínculo Examinar del panel de tareas para ubicar y abrir el archivo.

• SeleccionardeloscontactosdeOutlook:Sideseautilizarlalistadecontactos de Outlook como archivo de datos, seleccione esta opción. A continuación, haga clic en el vínculo Elegir la carpeta de contactos para ubicar y abrir la carpeta correcta de la lista de contactos.

Para el desarrollo de nuestro curso, elija utilizar una lista existente, busque y seleccione el archivo de Microsoft Excel Proveedores.xlsx.

Paso 3: Asignar campos de combinación

Una vez que tenemos el listado de destinatarios, lo siguiente es insertar los campos al documento principal, los campos son los encabezados de la lista de destinata-rios que se ubicarán en el documento principal. Para ello, debe ubicar el cursor en el lugar donde se insertará un campo de com-binación, por ejemplo, ubique el cursor en la línea donde dice Destinatario, borre la palabra Destinatario, inserte el campo Nombre del contacto.

El campo combinado se inserta como un elemento activo, es decir, al hacer clic se muestra de color gris y entre comillas:



76







Inserte los demás campos de combinación de acuerdo al documento principal y la tabla del origen de datos.

Paso 4: Vista Previa de Resultados

Lo siguiente es visualizar los elementos combinados antes de completar la com-binación, la vista previa nos permite tener una idea de los registros que se van a combinar, para ello active el ícono vista previa de resultados como se muestra en la figura:

Puede visualizar todos los registros, avanzando o retrocediendo con los íconos de flechas.

Primer registro del origen.

Registro anterior.

Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el número de registro. Por ejemplo,1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.

Registro siguiente.

Último registro.

Paso 5: Completar la combinación

Si está satisfecho con las vistas previas de los documentos combinados, ya puede

imprimir los resultados finales u obtener cada carta por separado.









Haga clic en el ícono Finalizar y combinar, nos mostrará tres opciones:

• Editardocumentosindividuales:estaopciónnospermiteobtenerunnuevo documento de Microsoft Office Word con tantas cartas como registros hayamos combinado.

• Imprimirdocumentos:sitenemosunaimpresorainstaladaanuestroequipo con el suficiente papel, podremos obtener de manera impresa, tantas cartas como registros combinados.

• Enviarmensajesdecorreoelectrónico:seaplicacuandolascartasseenviarán por correo electrónico, para ello debemos tener configurado Microsoft Office Outlook con nuestra cuenta de correo electrónico.

Para culminar con nuestro ejemplo, elegiremos la opción, Editar documentos individuales, automáticamente podremos ver que aparece un nuevo documento con las cartas correspondientes.

3. Filtrar destinatarios Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se utilicen los registros que tengan

un determinado valor en un campo de combinación. Por ejemplo podríamos deci-dir utilizar únicamente los proveedores de clientes de Alemania.

En la pestaña Correspondencia hacemos clic en . En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el ícono

y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Complete la información de campo, comparación y Comparar con, como se mues-tra en la figura anterior, luego haga clic en aceptar. Haga clic en Aceptar una vez más para salir del cuadro Destinatarios de combinar correspondencia. 4. Sobres y etiquetass

Frecuentemente en el mundo comercial, necesitaremos también imprimir datos en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes.

Empezaremos por seleccionar Iniciar combinación de correspondencia en la pes-taña Correspondencia. Es ahí donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. También podríamos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel laterall En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que permite su configuración.

Los sobres disponen de opciones para modificar el tamaño del sobre, la fuente y la posición del texto, en la pestaña Opciones de sobre. Es interesante observar el di-bujo que muestra la vista previa del resultado. Además, podremos indicar la orien-tación del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaña Opciones de impresión.



78







En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qué tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos cual-quiera de ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir el tex-to perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botón y establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que

dibuja los límites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vis-ta, pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguir-los, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresión. Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo único que restaría hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, per-sonalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir. Para crear un único sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masi-va utilizando la lista de contactos de Outlook, lo más sencillo es situarnos en la pestaña Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.









En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, la diferencia es que nos sitúan en distintas pestañas de él.

Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeño botón en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Además, vemos infor-mación como la orientación del papel en la bandeja de la impresora, y una vista pre-via del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresión desde el botón Opciones. Cuando esté todo listo, lo único que deberemos hacer es pulsar Imprimir.

Una opción interesante puede ser la de Agregar franqueo electrónico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrónico, aunque sólo está disponible en determinados países. Infórmate en tu oficina de correos más cercana de si es posible realizar tal operación.

Video demostrativo N° 13: üCombinación de correspondencia

üCombinación aplicando filtros

üCombinación en sobres y etiquetas

La lectura que se presenta a continuación General Motors, Wayne Memo-rial Hospital y otros; uso del software de reconocimiento de voz nos da un panorama general de cómo los procesadores de texto vienen evolucio-nando a tal punto que se actualmente se hablan de reconocedores de voz que permiten potencializar las herramientas ofimáticas actuales. Te invita-mos a disfrutar de la lectura y plantear algunas reflexiones sobre el mismo.



80







Lectura Seleccionada N° 2: Aplicaciones de productividad en la oficina

Su computador ha dado un salto más cerca a la toma de dictados. Ya se en-cuentran en el mercado dos productos de reconocimiento continuo de la voz (CSR), software que puede convertir la voz normal en palabras que apare-cen en una pantalla: Naturally Speaking de Dragón Systems y ViaVoice de IBM. Una tercera compa¬ñía —Lernout & Hauspie— que recientemente adqui-rió a Kurzweil Applied Intelligence y recibió una inversión de US$45 millo-nes de Microsoft promete lanzar pronto su software de reconocimiento de voz. Para los usuarios finales y los gerentes de SI, las siguien¬tes son las fortalezas y los retos del software de reconoci¬miento de voz: Mejoramientos de la productividad: Larry McCally, gerente de servicio de dis-trito en la división Chevrolet Motor de General Motors Corp. localizada en Gra-ham, Washington, compró Naturally Speaking para utilizarlo en la oficina que tiene en su casa, porque él se considera un mecanógrafo lento. Él ya ha crono-metrado su ganancia en productividad: “Como máximo digito 30 palabras por mi¬nuto”, dice él. “Ahora [con Naturally Speaking] puedo hacer entre 60 y 65 palabras en un minuto. Es tan rápido, que me permite desocuparme pronto”. La capacidad de incorporar instrucciones de “macros” también es un gran elemento impulsor de la productividad. El doctor Gary Flashner, médico de la sala de urgen-cias en el VVayne Memorial Hospital, localizado en Honesdale, Fensilvania, utiliza ViaVoice de IBM para grabar expedien¬tes médicos. Si al examinar un corazón lo encuentra normal, le dice al micrófono “Corazón OK” lo que activa un macro que aparece en la pantalla del computador como: “Corazón: pulso y ritmo normales, no hay soplos”. También pueden programarse macros considerablemente más grandes. Prevención de lesiones en el lugar de trabajo: Frank Ricci, vicepresidente de Fred Ricci Tool Co., localizada en Cranston, Rhode Island, dice que él contra-jo el síndrome del túnel carpiano por el uso prolongado del teclado para dise-ño asistido por computador. Los síntomas se aliviaron cuando empezó a uti-lizar el software de reconocimiento discreto de voz VoiceType de IBM, con el que redujo las pulsaciones de teclas en 70%. Aunque aún no ha utilizado el ViaVoice/ dice que éste debe ser igualmente benéfico, y quizá mucho más. Ayuda para los trabajadores incapacitados: las perso¬nas incapacitadas ya han adoptado la tecnología de reco¬nocimiento discreto de voz, a pesar de sus limi-taciones. Probablemente se sentirán felices si se cambian al CSR. Dorsev Ruley, gerente de producto Sénior en Ameritech, Inc. con sede en Chicago, es cuadri-pléjico. Cuenta con una estación de trabajo totalmente activada por la voz que uti¬liza el Díctate, software de reconocimiento discreto de voz de Dragón Sys-tems. Ruley puede dictar entre 40 y 45 palabras por minuto y espera que al uti-lizar Naturally Speaking pueda aumentar al menos a 120 palabras por minuto. Exactitud: la exactitud todavía deja algo que desear. La persona que habla en forma clara puede alcanzar una tasa de exactitud en el rango bajo de 90%. Renee Griffith, de Zephyr Speech-Recognition Systems, dice que es posible lograr una tasa de exactitud de 95%. El problema: aun con 95%, todavía queda una buena cantidad de palabras inexac¬tas. Pero la exactitud puede llegar a 99% con el uso conti¬nuado/ a medida que el software aprende a interpretar su forma de hablar, y agrega más palabras a su vo-cabulario, que comienza con 32,000 palabras y puede ampliarse a 64,000 con ViaVoice. Requerimientos de hardware: para manejar el proce¬samiento de voz en compu-tadores personales, los factores clave son capacidad de procesamiento y memoria. Naturally Speaking y ViaVoice tienen requerimientos mí¬nimos de microprocesa-dores de 166-MHz y 32 MB de me¬moria, aunque muchos usuarios han observado que los procesadores de 200-MHz y 64 MB de memoria constitu-yen el principio para un buen desempeño.

1

1 Alan Horovvitz, “Can We Talk?” Computerworld, October 27, 1997, p. 80 (Copyright 1997 por Computerworid, Inc., Framingham, MA 01701. Reimpreso de Comyuterworld, y Kimberly Patch y Eric Smalley, “Speech Kecognition Makes Some Noise”, liifmwrtd, February 2,1998, pp. 69, 74 (Copyright 1998, ¡nfoworld).















Lo que no puede negarse es el atractivo inherente del software de reconocimiento de voz. La capacidad de decir¬le a un computador lo que usted quiere que éste haga, en lugar de ingresar mediante el teclado comandos crípticos, es intuitiva y natural. El software de reconocimiento de voz que existe en la actualidad tiene sus limitaciones, pero los nuevos productos constituyen un enorme mejoramiento, y se está desarrollando más software que se activa mediante voz. Por ejemplo, Via-Voice le permite hacer dictados en Microsoft VVord, Lotus WordPro y Lotus 1-2-3, y se incluye en Lotus SmartSuite. Esto incita a Griffíth a decir: “Dentro de unos pQcos años, todo el mundo estará hablándole a sus computadores”. Reflexiones sobre la lectura 1. ¿Cuáles son los beneficios y las limitaciones del soft¬ware de reconocimiento continuo de la voz? 2. ¿Cuáles son los mejores usos empresariales y otros usos del software CSR? 3. ¿A usted le gustaría utilizar software CSR para proce¬samiento de palabras y otras aplicaciones? Fundamen¬te su respuesta.







Actividad N° 3




82







Tema 4: Introducción a los libros electrónicos de cálculo Los programas denominados como Libros electrónicos de Cálculo son aplicacio-

nes diseñadas para la gestión de datos especialmente numéricos y la realización de operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos. Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es “la página” que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en los libros electrónicos es la hoja, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número, represen-tativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que en minúsculas dicha referencia).

1 El Entorno de Microsoft Excel 2010

1.1. Descripción de la Pantalla Principal Al iniciar Microsoft Excel 2010 automáticamente se generan tres hojas de cálcu-lo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación.

2 Ingreso y Edición de datos. A continuación se describe el proceso de ingresar y editar datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, para seguir los ejemplos, debe ejecutar Microsoft Excel.









2.1. Ingresar Datos • HagaunclicconelratónsobrelaCeldadondequieraIngresarlosdatos.

• SitúeseconlasteclasdedesplazamientosobrelaCeldayescribalosdatos.

• AcepteelvalorconlateclaENTER. 2.2. Eliminar datos

• SitúesesobrelaCeldaypulselateclaSupr.

2.3. Seleccionar un rango • Sedefinecomorango,ungrupodeCeldasconsecutivasdelahojaenforma rectangula. 1. Sitúe el cursor sobre la Celda inicial.

2. Una de las dos siguientes opciones: • Conelbotónprincipaldelratónpulsado,arrastrehastalaCeldafinal.

• ConlateclaMayúsculaspulsada,desplaceelcursorhastalaCeldafinalcon las teclas del cursor. 2.4. Modificar datos

1. Sitúe el cursor sobre la Celda que quiera modificar.

2. Una de las tres siguientes opciones:

• PulselateclaF2.

• Hagaclicsobrelabarradefórmulas.

• TambiénpuedehacerundobleclicdirectamentesobrelaCeldaque quiera modificar.

Copie los datos siguientes:

3 Formato de una hoja de cálculo Aunque la mayoría de opciones de formato son similares en todos los productos

Office, veremos algunas acciones para cambiar el aspecto de presentación de los datos de una hoja, los ejemplos se aplican sobre la hoja en la cual se ingresaron los datos anteriormente.

3.1. Alineación

Ejemplo.

Alinear las Celdas de los meses.

1. Seleccione las Celdas B1:G1.

2. Active opción del menú Formato /celdas/ Alineación.

3. Seleccione el tipo de alineación horizontal (Izquierda, centrada , dere cha). Marque alineación derecha.

4. Pulse sobre Aceptar.

También puede utilizar los botones, de alineación de la barra de forma tos.



84







3.2. Alineación de títulos

Esta opción permite inclinar el contenido de una Celda. Siga los pasos siguientes.

1. Sitúe el cursor en la Celda.

2. Active opción Formato/Celdas/Alineación.

3. En apartado Alineación del texto, se puede escoger el tipo de alinea- ción.

4. En apartado Orientación, se escogen los grados de inclinación y hacia a que dirección debe ir dicha inclinación.

Color de texto.

1. Seleccione las Celdas.

2. Active Formato/Celdas, seleccione la ficha Fuente.

3. En apartado Color, escoja un color para el texto.


También puede utilizar el botón de la barra de formato

Ejercicio:

ü Ponga las letras de la primera fila y la primera columna en color rojo.

ü Coloree el fondo del rango de los valores en azul.

ü Ponga los números del rango anterior en blanco (Color del texto). 3.3. Formatos Numéricos

Esta opción permite inclinar el contenido de una Celda. Siga los pasos siguientes. Para poner formato numérico, ejecute los pasos siguientes.

1. Seleccione las Celdas a formatear.

2. Active opción Formato/celdas/Número.

3. En apartado Categoría seleccione la categoría.


También puede utilizar los botones: Estos cinco botones representan respectivamente.

• ModeloMoneda(Enpesetas)

• Euros.

• ModeloPorcentual.

• ModeloMillares.

• Aumentardecimales.

• Disminuirdecimales.

Ejercicio:

ü Aplique formato monetario a los valores de las columnas Total y Media. 3.4. Bordes de Celda

Con estas opciones podrá enmarcar, separar por líneas o por cuadros, rangos de una hoja de cálculo.

Alinear las Celdas de los meses.

1. Seleccione el rango al cual quiera aplicar una línea.

2. Active opción Formato/Celdas seleccione ficha Bordes.









3. En apartado Bordes, seleccione la posición para la línea. También pue de hacerlo seleccionando los botones que rodean el modelo de cuadro.

4. En apartado Estilo, escoja el estilo de línea para el borde.

5. Pulse sobre Aceptar

1. Sitúe el cursor en la Celda.

También puede utilizar la paleta de bordes situada en la barra de formato. Ejercicio:

ü Seleccione toda la tabla y póngale contorno.

ü Seleccione la primera fila y aplique una doble línea inferior.

ü Seleccione tota la tabla excepto la última columna, ponga líneas por la derecha y líneas centrales verticales

3.5. Color de Celda

1. Seleccione la Celda o rango de Celdas donde quiera aplicar color.

2. Active Formato/Celdas, y seleccione la ficha Trama.

3. En apartado Color, escoja el color.

4. En apartado Trama, escoja el tipo de trama que quiera y el color para la trama. Pulse sobre Aceptar

También se puede utilizar el botón de la barra de formato para seleccionar los colores.

Ejercicio:

ü Ponga el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color gris. 3.6. Cambiar el tamaño de las Columnas

1. Sitúe el cursor en la columna que quiera cambiar de tamaño.

2. Active opción Formato/Columna, se desplegará un submenú con las siguientes opciones:

• Ancho:Modificaelanchodelacolumna.

• AutoajustaralaSelección:Ajustaelanchodelacolumnaaltextomás extenso del rango seleccionado. Para utilizar esta opción, debe seleccio nar la columna primero.

• Ocultar:Ocultalacolumnaseleccionada.

• Mostrar:Muestralacolumnaseleccionada,siestaestáoculta.

• AnchoEstándar:Aplicaelanchoquetienenlascolumnaspordefecto. También se puede cambiar el ancho de una columna con el ratón: 1. Sitúe el puntero de ratón sobre la línea de separación de las columnas.

2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulse el botón principal del ratón y arrastre.



86







2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulse el botón principal del ratón y arrastre. Puede hacer doble clic sobre esta línea de separación para que la columna se haga

lo suficientemente ancha para mostrar los datos de la Celda donde el texto es más extenso. Ejercicio:

ü Amplíe la primera columna de manera que se vean todos las datos.

3.7. Cambiar tamaño de Filas. 1. Seleccione la fila o filas a las cuales quiera cambiar el tamaño.

2. Active opción Formato/Fila.

3. Siga los mismos pasos que en apartado ampliar columnas. Si lo quiere hacer con el ratón.

1. Sitúe el puntero de ratón sobre la Línea de separación de filas. 2. El cursor es convertirá en una cruz con doble flecha, pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre.

3.8. Eliminar Formatos 1. 1. Seleccione el rango de los formatos que quiera eliminar.

2. Active opción Edición/Borrar, se desplegará un submenú:

• Todo:borrafórmulas,formatosydatos.

• Formatos:borrasólolosformatos.

• Contenido:borradatosyfórmulas.

• Comentarios:borralasnotas.Siquiereinsertarunanota,activeopciónInser tar/Comentario.

3. Elija la opción Formatos. 3.9. Utilizar formatos predefinidos Microsoft Excel 2010 tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directa-

mente sobre un rango, para darle formato de manera rápida. Para aplicar uno de estos formatos. 1. Seleccione el rango sobre cual quiera aplicar formato.

2. Active opción del menú Formato/Autoformato.

3. Escoja cualquier formato.

• Elbotónopciones,lepermitiráescogereltipodeformatoquequieraaplicar sobre el rango. Por ejemplo, aplicar sólo fuente y el color de fondo de un formato determinado.

• EsposibledefinirunformatopropioconlasopcionesFormato/Estilo.

• CrearunModelodeFormato. Para crear un formato nuevo y poderlo utilizar como uno de predefinido, ejecute lo pasos siguientes:

3.10. Insertar comentarios

Los comentarios permiten informar o anticipar al usuario los datos que se inserta rán en una celda. 1. Sitúese sobre la Celda donde quiera un comentario.

2. Active opción Insertar/Comentario. Aparece un cuadro de texto donde podrá escribir.









• FichaVerdelmenúHerramientas/Opciones. EnapartadoComentarios. Ninguno:nomuestranielpuntorojo,nieltextodelcomentario. Sóloindicadordelcomentario:Muestraunpuntorojoenlas Celdasdondehaycomentarios.Sisitúaelpunterodelratón sobrelaCeldasedespliegalanota. Indicadorycomentario:Muestraelindicadorrojoylanota.

4 Validación de datos

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restrin-gir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. Por ejemplo, en un libro de contabilidad, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico. En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4000 soles en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Observación: El texto del comentario puede mostrarse siempre o sólo cuando el cursor se sitúa sobre la Celda. Para configurar la presentación de los comentarios:



88







Siseaumentaraoredujeraelpresupuestodenómina,elmáximoper mitidoenE7tambiénaumentaríaosereduciríaautomáticamente. LasopcionesdevalidacióndedatosseencuentranenlafichaDatos, enelgrupoHerramientasdedatos.

LavalidacióndedatosseconfiguraenelcuadrodediálogoVali- dacióndedatos

4.1. Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de

cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe es-pecificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.









También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puedeelegirentretrestiposdemensajesdeerror: ICONO TIPO SE USA PARA

Detener Evitar que los usuarios escri-ban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opcio-nes: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuan-do aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usua-rios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les im-pide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informa-ción, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo



90







Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se es-criben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.

• Una macro especifica datos no válidos en la celda.

4.2. Agregar validación de datos a una celda o rango

En las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar valida-ción de datos a las celdas de una hoja de cálculo. Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable. No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista. 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configura ción.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

• Paralimitarlaentradaaunapregunta,como“¿Tienehijos?”,adosopciones, escriba Sí, No.

• Paralimitarlareputacióndelacalidaddeunproveedoratresclasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

• Tambiénpuedecrearlasentradasdelalistamediantereferenciaaunrango de celdas ubicadas en otra parte del libro.

• NotaElanchodelalistadesplegableestádeterminadoporelanchodela celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desple gable.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.









8.Otraopciónesmostrarunmensajedeentradacuandosehagaclic en lacelda. 9.EspecifiquecómodeseaqueMicrosoftExcelrespondacuandose especifiquendatosnoválidos. 10. Pruebelavalidacióndedatosparaasegurarsedequefunciona correctamente. Tratedeescribirdatosválidosynoválidosenlasceldasparaasegu- rarsedequelaconfiguraciónfuncionacomopretendeyquelosmen sajesestánapareciendocomoespera.

4.3. Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic enValidación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configura-ción.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.

6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escri ba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.


Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre de-finido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la casilla de verificación Omitir blancos, se puede escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia median-te fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, cuando se activa la casilla de verificación Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automática-mente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configu-ración en la ficha Configuración.



92







8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

4.6. Usar una fórmula para calcular qué se permite

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic enValidación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configura-ción.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

5. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:

PARA ASEGURARSE DE QUE ESCRIBA ESTA FÓRMULALa celda para la cuenta del picnic (B1) solo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presu-puesto total (D2) es menor que los 40.000 dólares asignados.

=Y(D1=0;D2<40000)

La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto.

=ESTEXTO(B2)

OBSERVACIÓN: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la confi-guración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga refe-rencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automática-mente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configu-ración en la ficha Configuración.









Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dólares.

=Y(E1<=800;E2<=97000)

La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el nú-mero de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el nú-mero de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el se-gundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) =”ID-”;LARGO(B5) > 9)


Observación: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la confi-guración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga refe-rencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

7. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

8. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

9. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

3 Preparación de impresión

Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. Además, si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.

Sugerencia: Si cambia la configuración de validación para una celda, automática-mente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configu-ración en la ficha Configuración.



94







Antes de imprimir una hoja de cálculo que contenga una gran cantidad de datos o gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para dotarla de un aspecto profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las páginas impresas. Puede fácilmente agregar o modificar encabezados o pies de página, ocultar o mostrar los encabezados de fila y columna, cambiar la orienta-ción de página de las páginas impresas, cambiar la disposición y el formato de los datos, usar las reglas para medir el ancho y el alto de los datos y configurar los márgenes de impresión. Para presentar todos los datos en las páginas impresas, asegúrese de que estén a la vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o números que son demasiado anchos para caber en una columna, el texto impreso se truncará y los números impresos se verán como signos de número (##). Para evitar imprimir textos truncados y signos de número en lugar del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar espacio a los datos. También puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las páginas impresas.

Ajuste del tamaño de columna

Ajuste del tamaño de fila

Para que los datos sean más fáciles de leer o explorar, puede aplicar formatos

diferentes para ayudar a destacar la información importante. Sin embargo, tenga presente que algunas opciones de formato (por ejemplo, los colores de texto o los sombreados de celda) que se ven bien en la pantalla tal vez no produzcan los resultados esperados al imprimirlos en una impresora en blanco y negro. Si usa texto de colores o sombreados de celda, use colores que contrasten bien en una impresión en blanco y negro. También puede imprimir una hoja de cálculo con líneas de cuadrícula visibles, para que los datos, las filas y las columnas se destaquen mejor. 5.1. Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial

1. Realice uno de los procedimientos siguientes:

• Paraimprimirpartedelahoja,hagaclicenlahojadecálculoy,acontinua ción, seleccione el rango de datos que desea imprimir.

• Paraimprimirtodalahoja,hagaclicenellaparaactivarla.

• Paraimprimirunlibro,hagaclicencualquieradesushojasdecálculo.

2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.









3. En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la o las

hojas activas, o todo el libro.

5.2. Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.



Imprimir una tabla de Excel

1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.



3. En Configuración, haga clic en Tabla seleccionada

5.3. Imprimir un libro en un archivo

1. 1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Imprimir.


2. En Impresora, seleccione la impresora con la que desea imprimir el archivo.

3. Haga clic en Imprimir a archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

4. En el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, en Nombre de archivo de salida, escriba el nombre del archivo que desea imprimir.

Video demostrativo N° 14:- Ingreso de datos en una hoja electrónica de cálculo.

- Aplicar formato.

- Validación de datos.

- Preparación para impresión,

Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo im-primirá esas áreas. Si no desea imprimir solamente un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.ración en la ficha Configuración.

Observación: Si imprime un libro en un archivo para poder imprimir éste poste-riormente en un tipo de impresora diferente de la que se utilizó originalmente para imprimir el documento, es posible que cambien los saltos de página y el espaciado de la fuente.



96







TEMA 5: FÓRMULAS Y REFERENCIAS

1. INGRESO DE FÓRMULAS.

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálcu-los o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asig-nado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cál-culo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fór-mula en una celda, se debe ingresar como primer carácter el signo igual (=). 1.1. COMPONENTES DE UNA FÓRMULA

Una fórmula en Microsoft Excel puede contener cualquiera de los siguien-tes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está den-tro de una circunferencia, A = πR2, se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2 En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

• Referenciasaceldas:B1.SehacereferenciaalvalorquecontienelaceldaB1.

• Constantes:elvalor2.Númerosovaloresescritosdirectamenteenunafórmula.

• Operadores:^y*.Eloperador^(circunflejo)elevaunnúmeroaunapoten-cia, y el operador * (asterisco) multiplica.

• Funciones:lafunciónPI().Estafunciónalserinvocadadevuelveelvalordepi: 3,141592...

Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:.

= < operando_A > < operador > < operando_B >

A. OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea rea-lizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos dife-rentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

OPERADORES ARITMéTICOS

Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, res-ta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resul-tados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

operador Aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma =A3+3 - (signo me-nos)

RestaCambio de signo

=B3-B1=-A1

* (asterisco) Multiplicación =B3*C3/ (barra diagonal o slash)

División =D3/3

% (signo de por-centaje)

Porcentaje =20%

^ (acento cir-cunflejo)

Exponenciación =C3^2

OPERADORES DE COMPARACIÓN









Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes:

Operador de comparación Significado Ejemplo= ( igual ) Igual a A1=B1> ( mayor ) Mayor que A1>B1< ( menor ) Menor que A1<B1 >= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1<> (distinto) Distinto de A1<>B1

(Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resul-tado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO).

OPERADOR DE TEXTOS

Se utiliza el signo (& “ampersand”) para unir o concatenar una o va-rias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto

Operador de texto Significado Ejemplo &

(“y” comercial)

Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo.

- “Sierra”&” Nevada” produce el valor “Sierra Nevada”- A3&B3 crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3

Se utiliza el signo (& “ampersand”) para unir o concatenar una o varias cadenas OPERADORES DE REFERENCIA

Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argu-mentos en las funciones.

Operador de referencia Significado Ejemplo : (dos puntos) Operador de rango que

genera una referencia a todas las celdas que se encuen-tran entre dos referencias a celdas.

B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15

, (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

B5:B15,D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15



98







(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias.

B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7

b. PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las opera-ciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se mues-tra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma preceden-cia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté más a la izquierda. TAbLA DE PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES

Orden Operador Descripción 1º : (dos puntos)

(un solo espacio) , (coma)

2º - Cambio de signo (como en -A10)

3º % Porcentaje 4º ^ Exponenciación5º * y / Multiplicación y división6º + y - Suma y resta 7º & Une dos cadenas de texto

(concatenación)

8º = < > <= >= <> Comparación

C. USO DE PARéNTESIS

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre pa-réntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestableci-do, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente fórmula: = 5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: = (5+2)*3

En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule primero la suma del valor que se encuentra en la cel-da B4, luego le sume el valor constante 25, y después divida el resultado entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5. = (B4+25) /SUMA (D5:F5)

1.2. INGRESO Y EDICIÓN DE FÓRMULAS.

Para ingresar una fórmula, siga el siguiente procedimiento:

1. Sitúe el cursor sobre la Celda donde Ingresará la fórmula.









2. Teclee la fórmula. Recuerde que una fórmula lleva siempre el signo = al princi pio.

3. Pulse ENTER

Ejemplo.

Cálculo de las ventas brutas en Enero.

Multiplicaremos las Unidades por P.v.p.

1. Seleccione la Celda B4.

2. Teclee la fórmula. =B2*B3

3. Pulse ENTER.

Ejercicio

ü Calcule un descuento del 10% sobre las ventas brutas (B4) en la Celda B5. (La fórmula será =B4*10%)

Para ver las Celdas utilizadas en cualquier fórmula, siga estos pasos.

1. Sitúese sobre una Celda con fórmula, (B4, por ejemplo).

2. Haga doble clic o bien pulse la tecla F2. Fíjese como la referencia de la Celda utilizada en esta fórmula, aparece del mismo color que la Celda.

1.3. FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Microsoft Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denomina-dos argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR (A10;2) redon-dea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales. A. ESTRUCTURA DE LAS FUNCIONES

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura: Nombre(arg 1,arg 2,……,arg n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un parén-tesis de cierre.

NOMbRE DE FUNCIÓN.

Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre úni-co que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de ca-racteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos ca-sos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE. Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presio-

na el botón para insertar una función en la barra de fórmulas , si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….



100







ARGUMENTOS

Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDA-DERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspon-diente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI ( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre. Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR(aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones sólo aparece para las funcio-nes que vienen integradas en Excel. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula. b. ANIDACIÓN DE FUNCIONES

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los ar-gumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la fun-ción SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada) con el valor 50, para determi-nar qué valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumen-to, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADE-RO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FAL-SO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR! Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumen-to de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. En el ejem-plo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función ani-dada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc. =SUMA(Celda inicio: Celda fin)

Suma los valores entre las Celdas inicial y final.

El botón sumará las Celdas con valor numérico de la izquierda o de encima la Celda donde está el cursor.

=PROMEDIO (Celda inicio: Celda fin)

Calcula la media de los valores comprendidos entre la Celda inicial y la final.

1.4. COPIAR Y MOvER FORMULAS

A. COPIAR FÓRMULAS

Microsoft Excel permite copiar datos de una Celda o rango de Celdas hacia otra Celda o rango de Celdas. Cuando se copia una fórmula hacia otra Celda,









automáticamente se cambian las referencias. Por ejemplo, si se copia la fórmu-la de la Celda B4 (=B2*B3) a la Celda C4, Microsoft Excel cambiará las referen-cias y pondrá =C2*C3. A continuación veremos dos formas de copiar fórmulas. A) CON LAS OPCIONES DE LA bARRA DE MENúS.

1. Marque la Celda o rango de Celdas a copiar.

2. Active la opción de la barra de menús Edición/ Copiar.

3. Sitúe el cursor en la Celda de destino.

4. Active la opción de la barra de menús Edición/ Pegar.

Las acciones Edición/ Copiar y Edición/ Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un

clic sobre los botones de la barra estándard.

Ejemplo.

Copie la fórmula de la Celda B4, Ventas Brutas de Enero, hacia a C4, D4 y E4.

Calcule las Ventas Brutas de Febrero, Marzo y Abril.


2. Active la opción de la barra de menús Edición/ Copiar, o haga un clic sobre el

botón

3. Seleccione el rango C4:E4. Recuerde Clic en C4 y arrastrar hasta E4.

4. Active la opción de la barra de menús Edición/Pegar, o haga un clic sobre el

botón .

Verá que la Celda inicial (B4) está rodeada por unas líneas discontinuas intermi ten tes, para quitar esta selección pulse ENTER o la tecla ESC.

b) COPIAS UTILIZANDO EL RECUADRO DE RELLENO

Este método sólo se puede utilizar para copiar datos en Celdas adyacentes a la original. El recuadro llenar está situado en la parte inferior derecha de la Celda activa.

1. Sitúe el cursor sobre la Celda o rango de Celdas a copiar.

2. Sitúe la cruz del cursor sobre el recuadro llenar, la cruz pasará a color negro.

3. Pulse el botón principal y arrastre hacia la Celda o rango de Celdas destino.

Ejemplo.

Copie la fórmula de la Celda B6, Ventas Netas hacia las Celdas C6, D6 y E6.

Calcule las ventas netas de Febrero, Marzo y Abril.


2. Sitúe la cruz sobre el recuadro llenar.

3. Arrastre, sin dejar el botón principal hasta la Celda E6.



102







ESTA ACCIÓN, TAMbIéN LA PUEDE HACER CON EL TECLADO

1. Seleccione la Celda a copiar.

2. Seleccione las Celdas adyacentes. Ha de quedar marcada la Celda con los datos que se copian y las Celdas de destino.

3. Active la opción Edición/ Rellenar Abajo (o CTRL+J), Edición/Rellenar Dere cha (o CTRL+D).

Ejercicio

ü Calcule las comisiones y el neto del resto de meses.

ü Calcule las columnas Total y Media (este media la calcularemos en la columna G) utilitzando las funciones =SUMA y = PROMEDIO respectivamente. Ponga títu lo a la columna Media.

ü Para calcular el Total:

Seleccione la Celda F2, escriba =SUMA(B2:E2) y pulse ENTER.

b. MOvER FÓRMULAS

Excel, permite mover datos de una Celda o rango de Celdas hacia otra Celda o rango de Celdas.

A) CON LAS OPCIONES DE LA bARRA DE MENúS.

1. Seleccione la Celda o rango de Celdas a mover.

2. Active la opción de la barra de menús Edición/Cortar.

3. Situe el cursor en la Celda de destino.

4. Active la opción de la barra de menús Edición/ Pegar.

Las acciones Edición/Cortar y Edición/Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un

clic sobre los botones de la barra estándar.

Ejemplo.

Mueva los rangos Total y Media, dos columnas hacia la derecha.

1. Seleccione los rangos Total y Media. (Ha de incluir el encabezado y los núme ros)

2. Active la opción de la barra de menús Edición /Cortar ,o haga un clic sobre el

botón

3. Sitúese en la Celda destino (H1).

4. Active la opción de la barra de menús Edición/Pegar ,o haga un clic sobre el

botón

b) MOvER ARRASTRANDO EL CONTENIDO DE LA CELDA O RANGO.

1. Seleccione la Celda o rango de Celdas a mover.

2. Sitúe el cursor sobre el marco de las Celdas seleccionadas y cuando aparezca un cursor en forma de flecha, arrastre hacia al rango destino.









Ejercicio

ü Ponga en las Celdas F1 y G1 Mayo y Junio respectivamente.

ü En las Celdas F2, G2 escriba 320,260.

ü En las Celdas F3, G3 escriba 60,60.

ü Calcule las columnas F y G, utilizando cualquier método de copiar.

ü Modifique las funciones Suma y Promedio, para que se incluyan las columnas Mayo y Junio.

2. REFERENCIAS

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar cel-das de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.

2.1. ESTILO DE REFERENCIA A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se re-fiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un to-tal de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la co-lumna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la cel-da que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.

Ejemplo Hace referencia a:A10 La celda que se encuentra en la columna A

y la fila 10 A10:A20 El rango de celdas de la columna A y de las

filas de la 10 a la 20. B15:E15 El rango de celdas de la fila 15 y de las

columnas B a E. A10:E20 El rango de celdas de las columnas A a E y

de las filas 10 a 20. 5:5 Todas las celdas de la fila 5

5:10 Todas las celdas de las filas 5 a 10. H:H Todas las celdas de la columna H H:J Todas las celdas desde la columna H hasta la

columna J

2.2. REFERENCIA A CELDAS EN OTRA HOjA DE CÁLCULO

En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el va-lor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.



104







En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de cálculo seguido de un sig-no de exclamación (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.

2.3. REFERENCIAS RELATIvAS

Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición re-lativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modi-fica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.

Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

2.4. REFERENCIAS AbSOLUTAS

Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una cel-da a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan refe-rencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmu-la es la misma en ambas celdas.

Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

2.5. REFERENCIAS MIXTAS

Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la re-ferencia relativa se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifi-ca. Por ejemplo, si la fórmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica









que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.

Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3


üTrabajar con fórmulas y operadores.

üReferencias

üFunciones.

A continuación disfrutarás de la lectura El Tamaño sí importa, donde po-drás conocer las estrategias de Microsoft para alcanzar popularidad inclusive a costa de sus competidores, luego te invitamos a reflexionar sobre la lectura.







Lectura Seleccionada Nro 2: El Tamaño sí importa4

¿En qué punto el público y los jueces comienzan a considerar una estrategia exi-tosa como una práctica empresarial predatoria e injusta que impide com¬petir a los otros negocios, incluso si sus productos son mejores? Por ejemplo, ¿una em-presa que aplica medidas empresariales atrevidas para convertirse en líder debe ser delimitada cuando tiene éxito y se vuelve poderosa? Varios casos judiciales contra Microsoft, el líder en la industria del software, han planteado estas pre-guntas. Sin embargo, las pre¬guntas no son simples problemas legales. También son importantes porque afectan la economía y, como resultado, a la sociedad. Antecedentes históricos. En la década de 1970, Microsoft era una pequeña em-presa de software dirigida por su joven presidente, Bill Gates, quien estableció la compañía cuando tenía 19 años. Tuvo suerte de encontrar y comprar un sis-tema operativo de una empresa pequeña en Seattle, Washington, en $50 000. Un sistema operativo (OS) es el programa de software que sirve de “mediador” entre un programa de computado¬ra y la computadora. Todas las aplicacio-nes se desarrollan teniendo en mente uno o varios sis¬temas operativos espe-cíficos. En gran medida, el sistema operativo determina cuáles aplicaciones funcionan en una computadora. Por lo tanto, es un programa muy importante. De modo que las personas que adquirían una computadora tenían que consi-derar el OS para determinar cuáles aplicaciones funcionaban en su computa-dora. Después que Microsoft compró el sistema operativo, obtuvo un contrato con IBM, el fabricante de computadoras más poderoso en esa época. IBM ne-cesitaba un sistema operativo para su nueva creación, la PC de IBM y eligie-ron el DOS (Sistema Operativo de Disco) de Micro¬soft. Aunque Microsoft no ganó mucho dinero en el acuerdo con IBM, sus ejecutivos compren¬dieron el potencial estratégico de hacer negocios con “el más importante”. La estrategia rindió dividendos. Muy pron¬to, COMPAQ (ahora parte de Hewlett-Packard) y muchos otros fabricantes comenzaron a ven¬der clones de la PC de IBM, computadoras más baratas que funcionaban tan bien como las PC y podían ejecutar el mismo sistema operativo y las aplicaciones. Debido a que el contrato de Micro¬soft con IBM le permitía vender el DOS a otras partes, ganó mucho dinero al venderlo a Com-paq y otros. Después, Microsoft desarrolló Windows, un sistema operativo mejorado y se repitió la historia exitosa. En la actualidad, la mayoría de compradores de com-putadoras individuales también adquieren una copia de alguna versión de Windows.



106







Una clave importante para obtener la partici¬pación debida en el nuevo mercado de Internet fue la amplia utilización de los navegadores Web. A mediados de la década de 1990, más del 80% de quienes navegaban en la Web empleaban los pro-ductos de Netscape (ahora parte de AOL), que era una joven compañía que vendía productos in¬novadores. Microsoft decidió aumentar su partici-pación en el merca-do de los navegadores de 15% a una posición destacada. Si muchas personas usaban su navegador, Microsoft podría esperar ventas inmensas del software relacionado, como las aplicaciones para administrar un servidor.

Prácticas controversiales. Nadie puede negar que el intento de Microsoft por com-petir en el mercado de los navegadores era legítimo. Mientras Netscape no cobraba por proporcionar sus navegadores a las personas y a las instituciones educativas, pero cobraba a las organizaciones lucrativas, Microsoft proporcionó su navegadora todos de manera gratuita. Asimismo, la compa-ñía aprovechó el dominio de Win-dows; comenzó a incluir su navegador con Windows, con lo cual prácticamente obligaba a cualquier fabricante de PC que quería vender las máquinas con el siste-ma operativo instalado a instalar también Internet Explorer (IE). La gran mayoría de nuevos propie-tarios de PC empleaban lE sin siquiera probar otro navegador.1 En dos años, una mayoría de usuarios de la Web empleaban IE. Pero Netscape, el Departa¬mento de Justicia de Estados Unidos y muchas personas consideraban injustas las prácticas de Microsoft. Microsoft utilizó su poder en el merca¬do de los sistemas operativos para obligar a los vendedores de computadoras personales a incluir una copia de Internet Explorer con Windows. Además, el explorador no se podía separar de la versión más reciente de Windows, Windows 98. Como los vendedores tenían que incluir Windows en todas las máquinas y debido a que es práctica¬mente el único sistema operativo que aceptan casi todos los compradores, los vendedores tuvieron que sucumbir a la presión. El Departamento de Justicia de Estados Unidos y los Fiscales Generales de varios estados promovieron deman-das que afirmaban que Microsoft violaba las prácticas equitativas del comercio. A continuación, las au¬toridades de otros países, los de la Unión Europea (DE) y Taiwán, por ejemplo, hicieron sondeos con la compañía o la demandaron. En 2004, la Oficina Antimonopolio de la DE multó a Microsoft con 497 millones de euros ($665 millones de dólares) por imponer de manera abusiva el monopolio de Windows y por dejar fuera a los competidores del mercado de software. Mientras tanto, cuando au¬mentaba la competencia en los medios de audio y video digita-les, Microsoft incluyó su software Me¬dia Player con el OS de Windows. En 2002, el Departamento de Justicia de Estados Unidos acordó con Microsoft este asunto y obligó a la empresa a permitir a los usuarios omitir a Media Player y establecer otra aplicación como el reproductor pre¬determinado. La UE exigió que Microsoft vendiera Windows sin Media Player. También exigió que la compañía permitiera a todos los desarrolladores de software el acceso a información sobre Windows, para que pudieran desarrollar aplicaciones que compitieran con las aplicaciones de Microsoft. La UE afirmaba que a los desarrolladores de software no propietario (que no pertenece a nadie y se puede usar gratis) se les impedía por completo el acceso a la información de Windows. Si la empresa no detenía esas prácticas, la UE amenazó con multas adicionales con un importe del 5% de los ingresos de ventas mundiales diarios de la compa¬ñía hasta que atendiera las demandas de la UE. Al contrario de la percepción pública. Estados Unidos, la Unión Europea y mu-chos otros países no prohíben los monopolios. Sólo prohíben el uso injusto del poder de los monopolios. Debido a que cualquiera puede competir en cual-quier mercado, sería injusto castigar a un empresario por comercializar pro-ductos singulares y acumu¬lar un poder de mercado de cualquier magnitud. Por ejemplo, a la ley en Estados Unidos le preo¬cupan dos cuestiones: 1) ¿las prácticas injustas han ayudado a la empresa a alcanzar un poder monopolice?, y 2) ¿la situación monopólica fun¬ciona bien para los clientes o los lastima? ‘ Ventajas y desventajas. Microsoft afirma que aunque puede cobrar precios más al-tos por Windows, no lo hace porque quiere que todos tengan acceso a Windows. También declara que, a diferencia de los monopolios comunes, invierte enor-mes cantidades en investigación y desarrollo, lo cual termina por beneficiar a la sociedad en forma de mejores productos y más baratos. Los rivales de Microsoft

4 Effy Oz, “Administración de los sistemas de información”, Thomson, 5ta Edición 2008, pp. 1-3.









en la industria del software afirman que las prácticas de Microsoft extinguen una competencia verdadera. Las afirmaciones de ambas partes son difíciles de medir. Algunos observadores declaran que permitir que alguna compañía desarrolle sis-temas operativos y muchas aplicaciones es bueno para los clientes: las aplicacio-nes son compatibles entre sí; todas utilizan la misma interfaz de menús e iconos. Otros sugieren que Microsoft debe separarse en dos organizaciones, una que desa-rrolle sistemas operativos y otra que desarrolle sólo aplicaciones y compita equitati-vamente en ese mercado. Y algunas organizaciones y personas simplemente temen al enorme poder que tiene una sola persona, Bill Gates, en una industria que afecta tanto nuestra economía y nuestra sociedad. ¿Usted qué opina? ¿Qué haría al res-pecto?







Autoevaluación de la Unidad II EjERCICIO

Crear el siguiente cuadro en Microsoft Excel 2010

Cálculos

Incremento 10% Del precio Compra.Precio Venta Precio Compra + IncrementoTotal Ventas Precio Venta * Cantidad.

ü Calcule la primera fila (Pantalón) y utilice cualquiera de las opciones de copiar para el resto de las celdas.

ü Inserte la columna Total compras entre las de Cantidad y Total ventas; calcúlela,Total Compras = Precio Compra * Cantidad.

ü Ponga la columna Total Pesetas (Total Ventas - Total Compras), después de la columna de Total Ventas.

ü Utilice la función SUMA para calcular los Totales de les columnas Total Com pras, Total Ventas y Total Pesetas.

ü Formato de la tabla.

• Primerafilaycolumnaennegrita,colordefondoazulycolordeltextoblanco.

• Celdasdelosnúmeros,exceptolassumas,fondoazulcielo.

• CeldasdeSumas,fondogris25%

• Bordes,Contornodelatabla,exceptolostotales,yotrocontornoparalosto tales. En la Primera fila borde inferior ponga doble línea. Línea derecha a todas las columnas, excepto la última.

• ColumnasdeTotales,formatonumérico,númeroconseparador.

• FiladeSumas,formatonuméricomonetario.

ü Si después de poner el formato, en las Celdas aparecen los símbolos siguientes #####, significa que la columna no tiene suficiente ancho para el número, cambie la anchura de manera que se vea. Siempre que aparezcan estos símbolos o el número en notación científica, significa que la columna no tiene suficiente anchu ra.



108







Ejercicio

Construya la siguiente tabla y calcule las celdas en blanco

Cálculos% Comisiones 15%Total Comisiones Ventas * 15%Anticipos 3% del FijoGanancias Fijo + Total Comisiones - AnticiposTotal Suma de cada Fila

ü Calcule las Celdas vacías.

ü Formato de la tabla.

• Títulosdelaprimerafila,alineadosporladerechayennegrita.

• Fuentedelaprimeracolumna,TimesNewRomantamaño12.

• Bordeinferioralaprimerayúltimafila.

• Bordederechoentodaslascolumnasexceptoenlaúltima.

• FormatonuméricoporcentualenlafiladeComisiones.

• FormatonuméricoconseparadordemilesenfiladeGanancias.

• Colordefondoparatodalatabla,gris.

• EnlaCeldaG3,cambiarlafunciónsumaporpromedio.


Solucionario de la Autoevaluación N° 2















ACTIVIDAD N° 4:








bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD II

PASCUAL, Francisco DOMINE MICROSOFT OFFICE 2010

Alfaomega, México 2007

STEELE, Heidi MICROSOFT WORD 2010


VALDEZ MIRANDA, Claudia

RODRÍGUEZ, Enrique. MICROSOFT EXCEL 2010.

Anaya Multimedia, 2006.



110













Recordatorio AnotacionesDiagrama Objetivos Inicio






DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN DE LA ASIGNATURA

UNIDAD III: FUNCIONES AvANZADAS Y GESTIÓN DE DATOS CON EL LIbRO ELEC-TRÓNICO DE CÁLCULO

CONOCIMIENTOS PROCEDIMENTOS ACTITUDES

Tema 1: Funciones Condicionales1. Función Si2. Función Contar.Si3. Función Sumar.Si4. Formato Condicio-nal5. Funciones ES.Tema 2: Funciones de Búsqueda y referencia1. Función Elegir2. Función BuscarV3. Función BuscarH4. Función ÍndiceLectura Seleccionada 1: DEBOER FARMS: Beneficios de la tecno-logía agrícola

1. Aplica las funciones condicio-nales para realizar cálculos condi-cionados.2. Aplica las funciones de búsque-da y referencia para hacer consulta sobre grandes cantidades de regis-tros.Actividad Dirigida

Tema 3: Funciones y gráficos estadísticos.1. Funciones estadísti-cas.2. Gráficos Estadísti-cos. Tema 4: Base de Datos1. Tablas2. Ordenar Registros3. Establecer Filtros.4. Subtotalizar5. Tablas dinámicasLectura Seleccionada 2: Office Depot, Inc.: el valor empresarial del OLAPAutoevaluación de la Unidad III

3. Utiliza los gráficos estadísticos para presenta información resumida y reali-zar análisis descriptivo de datos.4. Utiliza las herramientas de base de datos como soporte para almacenar y procesar grandes cantidades de infor-mación. Control de Lectura Nº 2:

Valora el desarrollo tec-nológico, informático y el uso de la computado-ra como herramienta primordial, así como el software de oficina den-tro del desarrollo de su carrera.

UNIDAD III: FUNCIONES AvANZADAS Y GESTIÓN DE DATOS CON EL LIbRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

112













UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Electrónicode Cálculo

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informa-ción de diversas formas, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización ayu-dan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. En la presente unidad se revisan conceptos de funciones avanzadas, elementos de esta-dística y gestión de datos, Microsoft Excel 2010, incluye nuevas características que per-mite a los usuarios trabajar de manera mucho más sencilla y sacando el máximo provecho. TEMA 1: FUNCIONES CONDICIONALES

Las funciones condicionales son aquellas que siempre dependen de una condición, para Microsoft Excel, una condición es una expresión cuyo resultado es verdadero o falso, en la mayoría de los casos una condición es el resultado de una comparación. 1. Función SI

La función SI es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Observa la sintaxis:

=SI(Condición, Verdadero, Falso)

Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo: Observa el gráfico. Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa

del descuento).

Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente: =SI(C1=”Contado”;B3*10%;0;)

Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simple-mente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:

Veamos otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con “Apto” o “No Apto”. “Apto” si la nota es mayor a 5 y “No Apto” si es menor a 5. Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo.









La solución es la siguiente:

OBSERVACIÓN: La “Función Si” se puede anidar:

=Si(F2<5;”Insuficiente”; si (F2<7;”Aprobado”;si(......)))

Ejemplo

A la casilla de descuento (B2), se aplica un 5% sobre el total (B1), si éste supera los 100.000 soles, sino, no se aplica descuento.

ü Copie el ejercicio, ponga un total menor que 100.000 en B1,verá que en B2 el descuento que aparece es de un 0%, ya que no se cumple la condición B1 > 100.000

ü Cambie el total por una cantidad superior a 100.000. Verá que el descuento de B2 es 5%.


114







2. FUNCIÓN CONTAR.SI

La función CONTAR.SI, cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Esta función es una de las más utilizadas en aplicaciones estadísticas, donde se necesitan hacer conteos. Sintaxis

=CONTAR.SI(rango, criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, “32”, “>32”, “manzanas” o B4.

Observaciones

ü Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basándose en una condición.

ü Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro de un rango, use la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.

ü Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una con-dición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.

ü Para contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.

Ejemplo

En la casilla B10 se ha utilizado la función =CONTAR.SI para saber el número de alumnos aprobados.

Cuenta cuantas casillas del rango B2:B9 cumplen la condición de ser >=5.

3. FUNCIÓN SUMAR.SI

Esta función se utiliza para sumar un conjunto de valores, dependiendo si cumplen con una condición determinada. El argumento rango, es en donde se va a evaluar la condición. El argumento criterio, es la condición que debe cumplirse para llevar a cabo la suma. El argumento rango_suma establece los valores que se van a sumar si se cumple con la condición. Si se omite el argumento rango_suma, se suman los valores del argumento rango.

Por ejemplo, en la figura puede ver que la hoja de cálculo contiene una lista. En la columna A aparece tipo de triángulo, en la columna B el área en metros cuadrados, por último, en la columna C la cantidad de triángulos de ese tipo y con el área es-pecificada. En la celda E11

Se incluyó la fórmula para sumar la cantidad de triángulos equiláteros presentes en la lista. En el rango A2:A9 se va a establecer si se cumple con la condición “Equilá-tero”. Aquellos registros que cumplan con la condición sumarán los valores corres-pondientes. El rango de suma va a ser C2:C9. En este ejemplo se suman los valores de las celdas C3 y C5 que cumplen con la condición “Equilátero” en las celdas A3 y A5 respectivamente. El resultado a esta función es el valor 10.

Se hubiera podido incluir la función del siguiente modo:









=SUMAR.SI(B2:B9,”>=28”, C2: C9). En este caso, está determinando cuáles triángu-los tienen un área mayor o igual a 28, estableciendo la cantidad total de triángulos que cumplen con esta condición.

Ejemplo

En la casilla B13 se ha utilizado la función SUMAR.SI para calcular el total de ventas de un vendedor (Juan en el ejemplo). Observe que el rango a evaluar es B2:B12 (Columna de Vendedores). La condición es B14 (Casilla donde se pone el nombre del vendedor) y el rango que se suma es C2:C14 (Columna de ven-tas). La función SUMAR.SI, sumará en este caso las ventas de Juan, para sumar las ventas de los otros vendedores, solo hará falta poner su nombre en la casilla B14. Se Podría interpretar la función de B13 de la forma,

SUMA las casillas del Rango C2:C12 cuyas correspondientes en el rango B2:B12 sean iguales al valor de B14.

Esta función, también se puede escribir desde el asistente, para hacer lo mismo que en el ejemplo Sumar.Si.

1. Active opción Herramientas/Asistente/Suma Condicional.

2. Se despliega una ventana, pidiendo el rango de casillas donde están los valores a utilizar, ponga $A$3:$C$12. Pulse Siguiente.

3. Esta ventana pide el nombre de la casilla a sumar, es decir el título, seleccione Valor Ventas.

Más abajo, en apartado Columna, ha de escoger el título de la columna donde quiera poner la condición, escoja Vendedor.

En apartado Es: seleccione el signo =, y a Este Valor, el nombre del vendedor so bre el que quiera contar el total de ventas, en este caso, Juan. Haga clic so-bre elbotón Agregar condición y pulse Siguiente.

4. En la tercera ventana, ha de escoger entre copiar sólo la fórmula o bien la fór mula y los valores, seleccione esta última y Siguiente.

5. En la ventana siguiente, ha de poner una casilla donde aparecerá el título, en este caso Juan, ponga B14.


116







6. Y en la última ventana, ponga la casilla A15, que será la casilla donde habrá los valores sumados.

Compruebe que el resultado es el mismo, pero se ahorra teclear los datos.

4. FORMATO CONDICIONAL

Esta opción permite escoger el formato y el color de los datos según una condición.

1. Seleccione la columna Valor Ventas.

2. Active opción Formato/Formato condicional. En la primera casilla de selec ción, escoja Valor de la celda, en la segunda, seleccione Mayor que, y en la ter-cera, ponga 20000.

3. Pulse el botón Formato, seleccione el color rojo y estilo de la fuente Cursiva, pulse Aceptar.

4. Si quiere poner otra condición, pulse el botón Agregar >>, y siga los mismos pasos. Pulse Aceptar.

Compruebe como todas las casillas que superan el valor 20000, están en color rojo y en cursiva

5. FUNCIONES ES

Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el valor especificado y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resulta-do. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si el argumen-to de valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario, devuelve FALSO. Puede usar una función ES para obtener información acerca de un valor antes de realizar un cálculo u otra acción con él. Por ejemplo, puede usar la función ESERROR junto con la función SI para realizar otra acción si se produce un error: =SI(ESERROR(A1), “Se produjo un error.”, A1 * 2)

Esta fórmula comprueba si existe una condición de error en A1. En ese caso, la función SI devuelve el mensaje “Se produjo un error”. Si no existe ningún error, la función SI, realiza el cálculo A1*2.

Sintaxis

ESBLANCO(valor)

ESERR(valor)

ESERROR(valor)

ESLOGICO(valor)

ESNOD(valor)

ESNOTEXTO(valor)

ESNUMERO(valor)

ESREF(valor)

ESTEXTO(valor)

La sintaxis de la función ES tiene los siguientes argumentos:

Valor Obligatorio. El valor que desea comprobar. El argumento de valor puede ser una celda vacía (en blanco), un error, un valor lógico, texto, un número o un valor de referencia, o un nombre que haga referencia a alguno de los anteriores. FUNCIÓN DEVUELVE VERDADERO SI

ESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.

ESERR Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A.

ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!).

ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.

ESNOD Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está dis-ponible).









ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga en cuenta que esta función devuelve VERDADERO si el valor hace referen cia a una celda vacía.)

ESNUMERO Valor se refiere a un número.

ESREF Valor se refiere a una referencia.

ESTEXTO Valor se refiere a texto.

Observaciones

• LosargumentosdevalordelasfuncionesESnoseconvierten.Cualquiervalornumérico que se encuentre entre comillas se trata como texto. Por ejemplo, en la mayoría de las funciones en las que se requiere un número, el valor de texto “19” se convierte en el número 19. Sin embargo, en la fórmula ESNUME-RO(“19”), “19” no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.

• LasfuncionesESsonútilesenfórmulascuandosedeseacomprobarelresulta-do de un cálculo. Combinadas con la función SI, estas funciones proporcionan un método para localizar errores en fórmulas (vea los siguientes ejemplos).

EJEMPLO 1

EJEMPLO 2


Aplicaciones de las funciones condicionales.


118







Tema 2:Funciones de búsqueda y referencia En una hoja de Microsoft Excel es muy importante recoger los datos correc tos

para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones

específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar algún dato,

no buscamos directamente por lo que deseamos pues lo desconocemos, realizamos

una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo

que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico,

si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por

el nombre del restaurante.

1. FUNCIÓN ELEGIR

Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un índice. Sintaxis:=ELEGIR(Nro_Indicador, valor 1, valor 2, ...)

Esta función está limitada a 29 valores.

Ejemplo de función =ELEGIR.

En la casilla B7 se mostrará el valor Manzanas.

Escoger el elemento que ocupa la posición indicada en B6 de la lista B1,B2,B3,B4.

2. FUNCIÓN bUSCARv

Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la co-lumna que deseamos obtener.

Sintaxis:

=BUSCARV(Valor buscado, Matriz, Columna, [Ordenado])

Microsoft Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el se-gundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argu-mento. Normalmente esta búsqueda Microsoft Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordena-da deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado. Ejemplo

En la casilla B9 se ha utilizado la función BUSCARV para encontrar el nombre del producto que tiene código 2.

BUSCA el valor de casilla B8 en la primera columna del Rango A2:C5 y muestra el valor correspondiente de la segunda columna de este Rango.

Cambie el valor del código en la casilla B8 para ver como automáticamente cam bia el nombre del producto y el precio.









3. FUNCIÓN bUSCARH

EEsta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.

Sintaxis: =BUSCARH(Valor buscado, Matriz, Fila, [Ordenado])

Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los códigos

que vamos a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las descripcio-nes en la siguiente fila. Así de esta forma podemos utilizar la siguiente función: =BUSCARH(A1,A5:D6,2,FALSO)

4. FUNCIÓN INDICE

Muestra el elemento del Rango o Nombre del Rango situado en la posición fila, columna de la tabla.

=INDICE(Rango,Fila,Columna)

Ejemplo de función =INDICE

La función INDICE de la casilla B10, localiza el precio a aplicar según los valores de B8(fila) y B9(Columna). Previamente al rango B3:D5 se le ha dado el nombre Precios. El precio localizado será 52.

Localiza en la tabla Precios (B3:D5) el elemento que está en la fila indicada por el valor de B8 y columna indicada por el valor de B9.


Aplicaciones de las funciones de busqueda y referencia .

En la siguiente lectura que te invitamos a leer titulada DEBOER FARMS: Be-neficios de la tecnología agrícola, podrás conocer cómo la tecnología pue-de apoyar en diversos campos de la ciencia, se describe la forma en que en la actualidad la tecnología GPS puede apoyar a la agricultura, tecnolo-gía que ya está entre nosotros. Luego te invitamos a reflexionar al respecto.


120













Lectura Seleccionada Nro 1:DEbOER FARMS: beneficios de la tecnolo-gía agrícola

Carl DeBoer miró a la multitud. La primera vez que Steve Jansson le pidió hablar de agricultura de precisión en un taller para otros granjeros, Carl pensó que Steve se reía a sus expensas. Carl no era exactamente un genio técnico. Pero Steve con-venció a Carl de que podría servir como ejemplo a otros porque DeBoer Farms había implementado con éxito el sistema. Un nuevo tipo de datos

Carl miró sus multas y comenzó. “La agricultura de precisión es revolucionaria no sólo porque emplee satélites y tecnología de la era espacial, no porque es un modo completamente nuevo de recopilar información acerca de su granja, administrar esa información y emplearla para que tomen mejores decisiones acerca de cómo aumentar su cosecha, reducir el riesgo y aumentar las ganancias.

“Siempre había vigilado la información, igual que lo hacen todos ustedes, en el campo. Tomaba muestras de tierra, promediaba los resultados y después extendía fertilizante de manera uniforme sobre el campo. Sembraba del mismo modo: con uniformidad sobre todo el terreno. Medía mi cosecha por campo. Por supuesto, sabía que había diferencias dentro del campo: observé que algunas partes de un campo generaban una mejor cosecha por acre que otras y que algunas áreas tenían más cizaña. Sabía que había diferencias dentro de mis campos, pero hasta la agri-cultura de precisión, no conocía un modo práctico de obtener información signi-ficativa acerca de estas diferencias. No había un modo práctico de reunir, guardar, organizar estos datos, mucho menos de personalizar el tipo y la cantidad de fertili-zante o de semillas para las diferentes áreas dentro de un campo. La agricultura de precisión ha cambiado todo eso. Reúne y analiza datos nuevos dentro de un campo y les ofrece información detallada acerca de qué hacer con ella.”

Recopilación de datos para el almacén

“Hablemos de cómo reúne el sistema estos datos nuevos.” Carl pasó a la segunda hoja de sus notas. “La agricultura de precisión emplea un sistema de información geográfico, o GIS, para elaborar mapas de su granja. Ustedes emplean dispositivos de recopilación de datos en los campos y computadoras manuales para introducir los datos y el GIS convierte los datos en mapas de la cosecha, los nutrientes del sue-lo, la topología y la cizaña.

“Existen otras clases de dispositivos para recolección de datos. Emplearemos un sis-tema activo de detección de cizaña basado en una cámara óptica, pero sé que otros compañeros emplean sensores que detectan franjas de salo proteínas de granos.

“También, ustedes mismos introducen los datos. Mientras toman muestras del sue-lo, emplean una computadora portátil para registrar con exactitud dónde tomaron la muestra dentro del campo. Asimismo registran los sectores de su campo que tienen cizaña. Si cuentan insectos, también pueden introducir la información.

“Todos los datos que recopilan se emplean de dos maneras. Primero, se usan para todas las operaciones actuales. Si registraron un sector en una parte del campo, pueden programar su tractor para regar esa área al día siguiente. Segundo, los da-tos se recopilan y se dirigen a un almacén de datos que guarda toda la información que entra y sale durante años. Éstos se denominan datos históricos y la recopilación y análisis de este tipo de datos es lo que en realidad aumenta su cosecha.”

Extracción de datos

“Así es como funciona”, continuó Car!. “Una vez que han recopilado todos estos da-tos en su almacén, su programa los analiza para encontrar correlaciones. Es posible que quieran saber cuáles eventos condujeron a otros. ¿La siembra temprana condujo a una infestación de insectos? ¿La rotación de la cosecha combate una infestación de insectos? Su programa puede extraer los datos y responder a estas preguntas.

“Su programa también encuentra agrupamientos de sus datos, es decir, los grupos de datos que ustedes no sabían que se relacionaban. Por ejemplo, cuando se inunda el campo, ¿cuál parte del campo tendrá una deficiencia de nitrógeno como resul-tado del escurrimiento? ¿Existe un patrón? De ser así, este programa lo detectara y ustedes programarán su tractor para fertilizar esas áreas, sin tener que entrar en complicaciones y gastar en pruebas del suelo.









“El programa también extrae los datos del almacén para hacer predicciones. El programa analiza factores de entrada como los nutrientes del suelo y la densidad de las semillas y de salida, como la producción de las cosechas. Todos ustedes están familiarizados con los mapas de cosechas, los cuales muestran la producción en una estación específica, Este programa genera un mapa recomendado. Después de ana-lizar las correlaciones de entradas Y salidas, el programa genera recomendaciones sobre los tipos y cantidades de fertilizantes, semillas y pesticidas que deben emplear en cada área de su campo. El mapa recomendado muestra la cantidad de factores de entrada, como fertilizantes, pesticidas y semillas, que deben usar en diferentes lugares.

Presenta la cantidad y el tipo de entrada que es probable que produzca la mayor salida.

“Existen varios productos de software que realizan este análisis, pero sé que Sam Beatty va a hablar más adelante de las ventajas y desventajas de esos sistemas.”

Implementación del sistema

“El paso siguiente es implementar los resultados del análisis. Para esto, necesitan instrumentos que empleen tecnología de velocidad variable o VRT. Tal vez hayan es-cuchado de un aspersor VRT o un sembrador VRT. Estos dispositivos, montados en un tractor, ajustan la velocidad de aplicación según el mapa recomendado que pre-paró el software. También pueden emplear combinaciones diferentes de semillas o fertilizantes dentro del campo. Determinan una aspersión para cizaña o insectos, introducen esa información en el sistema y la ven después en el mapa.”

Carl levantó la vista de sus notas. “¿Alguna duda?”

Se oyeron algunas risas entre el público. Entonces observó que Fred Halpern levan-taba su mano. “Adelante, Fred”, dijo Car!.

“¿En verdad ahorran dinero con este sistema?”

“El año pasado ahorré $11 por acre. MI cosecha mejoró, y también utilicé menos semillas, menos pesticidas y menos fertilizantes y, ¿sabes qué más, Fred? Cuando empleas menos fertilizante, hay menos escurrimiento yeso es mejor para el ambien-te y nuestras aguas freáticas.”

“Eso he oído”, replicó Fred. “Pero suena un poco complicado.;’

“Bueno, tuvimos que comprar hardware, software, equipo de telecomunicaciones, maquinaria de campo de alta tecnología relacionada. Fue necesario dedicar tiempo Y gastar dinero en la capacitación para entender cómo usar el software de registro de datos, el software de mapas para el campo y los sembradores y aspersores VRT.

Pero, Fred, ¿sabes por qué me pidieron que explicara esto, verdad? Carl se detuvo para ver SI alguien contestaba, “Fue porque, si yo puedo hacerla, ¡cualquiera pue-de!”.

Carl vio que algunas personas sonreían y otros soltaban la carcajada.

Tema 3: Funciones y gráficos estadísticosLas aplicaciones prácticas de las estadísticas de Excel son numerosas. Quizá tenga sus propias razones para utilizar las funciones estadísticas de Excel. A continuación le pre-sentamos algunos ejemplos a modo de sugerencia:

• Un director de ventas puede querer realizar una previsión de las ventas delpróximo trimestre (función TENDENCIA).

• Unprofesorpuedeutilizarunacurvabasadaenelpromediodenotasparacali-ficar a sus alumnos (PROMEDIO o MEDIANA, o incluso MODO).

• Unfabricantequecompruebalacalidaddesusproductospuedeestarinteresa-do en el rango de elementos que quedan fuera de los límites de calidad acepta-bles (DESVEST o VAR).

• Un investigadordemercadopuedenecesitaraveriguarcuántas respuestasdeuna encuesta están dentro de un rango determinado de respuestas (FRECUEN-CIA).

Imagínese a un director de ventas estudiando las cifras de tres comerciales diferentes para comparar sus resultados. Una de las muchas funciones estadísticas que el director puede utilizar es la varianza (VAR).


122







La varianza mide las diferencias existentes entre los valores individuales de los datos. Los datos con una varianza baja contienen valores idénticos o similares: 6, 7, 6, 6, 7. Los datos con una varianza alta contienen valores que no se asemejan: 598, 1, 134, 5, 92.

En la sesión de práctica podrá probar la función denominada varianza.

Si se puede utilizar cualquier función en Excel, se puede utilizar una fórmula estadísti-ca. Estas fórmulas se escriben de la misma forma:

1. Siempre comienzan por el signo igual (=).

2. A continuación se sitúa el nombre de la función.

3. Por último, se añaden los argumentos entre paréntesis.

En el caso de las fórmulas estadísticas, es frecuente que los argumentos sean rangos, como se puede observar en la imagen.

Si está realizando análisis estadísticos de gran complejidad, es posible que sus necesida-des sobrepasen la capacidad de Excel. Por ejemplo, si desea realizar análisis regresivos, Excel requiere que los valores x estén en un sólo bloque (filas o columnas adyacentes) y es posible que esto no resulte práctico para usted.

En estas circunstancias quizá desee utilizar un paquete estadístico especializado, ya que éste cubriría una mayor variedad de opciones de análisis estadístico y otras funciones re-lacionadas. Algunos paquetes también incluyen representaciones adicionales asociadas con determinados tipos de análisis. Los usuarios habituales de este tipo de programas son personas que trabajan en el departamento de estadística de instituciones académi-cas o trabajadores de laboratorios de investigación.

Muchos de estos programas de análisis estadísticos son de venta al público. También existen complementos diseñados especialmente para Excel por otras empresas.

1. FUNCIONES ESTADÍSTICAS

1.1. FUNCIONES DE TENDENCIA CENTRAL

Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un índice.

Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:

• Promedio,queeslamediaaritméticaysecalculasumandoungrupodenúme-ros y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejem-plo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.

• Mediana,queeselnúmerointermediodeungrupodenúmeros;esdecir, lamitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.

• Moda,queeselnúmeroqueaparecemásfrecuentementeenungrupodenú-meros. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de ten-dencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.









A. FUNCIÓN PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis =PROMEDIO(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

• Número1Obligatorio.Elprimernúmero,referenciadeceldaorangoparaelcual desea el promedio.

• Número2,...Opcional.Números,referenciasdeceldaorangosadicionalesparalos que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Para encontrar la casilla de verificación Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero:

En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en la categoría Avanzado, busque

Mostrar opciones para esta hoja.

Ejemplo

Observaciones

ü Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.

ü Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de núme-ros escritos directamente en la lista de argumentos.

ü Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores ló-gicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

ü Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

ü Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función PROMEDIOA.

ü Si desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen ciertos criterios, use la función PROMEDIO.SI o la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

SUGERENCIA: Al calcular el promedio de celdas, debemos tener en cuenta la di-ferencia existente entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especial-mente cuando desactiva la casilla de verificación Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de diálogo Opciones de Excel de la aplicación de escritorio de Excel. Cuando se activa esta opción, las celdas vacías no se tienen en cuentan pero sí los valores cero.


124







b. FUNCIÓN MEDIANA

Devuelve la mediana de los números dados. La mediana es el número que se en-cuentra en medio de un conjunto de números.

Sintaxis

=MEDIANA(número1;número2; ...)

Número1, número2... son de 1 a 255 números cuya mediana desea obtener.

C. FUNCIÓN MODA

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.

Sintaxis

=MODA(número1,número2, ...)

| Número1, número2... son de 1 a 255 argumentos cuya moda desea calcular. Tam-bién puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argu-mentos separados con punto y coma.

1.2. FUNCIÓN DESvEST

Calcula la desviación estándar de una muestra. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).

Sintaxis =

DESVEST(número1, número2, ...)

Número1, número2,... son de 1 a 255 argumentos numéricos correspondientes a una muestra de una población. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

1.3. FUNCIÓN FRECUENCIA

Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el nú-mero de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe especificarse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz. Sintaxis

=FRECUENCIA(datos, grupos)

Datos: Es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias se desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRE-CUENCIA devuelve una matriz de ceros.

Grupos: Es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cua-les se desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenidos en datos.

Observaciones

ü Si la cantidad de números en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio de los números centrales.

ü Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

ü Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de núme-ros escritos directamente en la lista de argumentos.

ü Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o cel-das vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

ü Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.









2. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar de diversas formas, una de ellas es la representación en Gráficos. El presentar los datos en forma gráfica nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Además de esto, las Gráficos se pueden adecuar y modificar para dar crear un ma-yor impacto en el que los recibe.

Vamos a ver, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos cla-sificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cual-quier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sec-ción Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generar-lo automáticamente. En caso contrario, el grá-fico se mostrará en blanco o no se creará debi-do a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grá-ficos a nuestra disposición. Podemos seleccio-nar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos po-drás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... Hacer clic en esa opción equivaldría a desple-gar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos

Observaciones

ü FRECUENCIA se especifica como una fórmula de matriz después de seleccio-nar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribución.

ü La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.

ü Las fórmulas que devuelven matrices deben especificarse como fórmulas de matriz.


126







Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Acep-tar para empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.

2.1. AñADIR UNA SERIE DE DATOS

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos quere-

mos que aparezcan en el gráfico.

Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:









Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el grá-fico.

Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar de las se-ries para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grá-fico.

Del mismo modo también po-drás modificar el rango de cel-das que se incluirán tanto en las series como en las categorías.

Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la Cinta de opciones Cambiar entre filas y columnas. (pestaña Diseño).

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálo-go desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

2.2. FORMATO DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.

Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.


128







Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modi-ficar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.

DeLa primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidi-mensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles:

Microsoft Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sen-cillas e intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de es-tas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados. Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas características


- Aplicaciones con funciones estadísticas

- Creación de gráficos estadísticos









TEMA 4: bASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos organizados y sistematizados, proporcio-

na información a los usuarios, ésta servirá para analizarla y tomar decisiones.

Microsoft Excel organiza los datos en estructuras llamadas tablas, éstas permiten reali-zar una serie de operaciones sobre los datos como ordenarlos, filtrarlos, resumirlos, etc. 1. TAbLAS

Una tabla es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas. De manera que a una fila le corresponde un registro y a una columna le corresponde un campo de este registro.

Ejemplo de una tabla.

Recupere el archivo BASE1.XLSX.

2. ORDENAR REGISTROS

Puede ordenar una tabla, por uno o más campos (columnas).

Ejemplo. Ordene la base de datos por el campo Nombre.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la tabla.

2. Active opción Datos/Ordenar. Se seleccionará toda la tabla.

3. Pulse sobre el botón Opciones, en apartado Orientación, seleccione Orde-nar de arriba abajo. Pulse Aceptar.

4. En la ventana Ordenar, en primer apartado Ordenar por, escoja Nombre, active el botón de radio Ascendente. Pulse Aceptar.

Si quiere ordenar por más de un campo a la vez, en apartado Luego por, escoja el segundo campo a ordenar. Una ordenación por dos campos significa que cada gru-po de valores repetidos en el primer criterio, se tiene que ordenar por el segundo criterio, y así sucesivamente.

* Cuando pulse el botón Opciones, en apartado Orientación, hay otra opción, Or-denar de izquierda a derecha, esta opción ordenará las columnas, por la fila que se le indique en apartado Ordenar por de la ventana Ordenar.

Ejemplo:

Ordene la base de datos por los siguientes campos:

ü Por Edad.

ü Por Sexo y Edad.

ü Por Afición y Cuota.

ü Por Afición y fecha ingreso.

ü Por Fecha Ingreso y Cuota.

ü Por Sexo, afición y Cuota.

3. ESTAbLECER FILTROS

Una selección de registros, filtra los registros de la base de datos de manera que sólo se visualicen los que cumplan una determinada condición.

Para hacer una selección o filtrado de registros, siga los pasos siguientes:

Ejemplo.

Realice un filtrado que muestre los registros que tienen una M en la columna sexo.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la tabla.

2. Active opción Datos/ Filtro/ AutoFiltro.


130







En cada columna aparecerá un botón con una flecha.

3. Haga clic sobre el botón de la columna Sexo, y seleccione la M.

Verá que la tabla, sólo muestra las mujeres.

Para quitar las condiciones de filtrado, vaya a opción Datos/Filtro/Mostrar todo, o bien en la lista que se despliega de cada fila, seleccione Todas.

Para quitar el modo de filtrado automático, active Datos/ Filtro/ AutoFiltro.

Para hacer un filtrado personalizado.

Ejemplo.

Seleccione los registros que tengan en el campo cuota, valores comprendidos en tre 3000 y 5000.

1. Active el filtrado automático.

2. Despliegue la lista de la columna Cuota, seleccione Personalizadas.

3. En la ventana que se activa, en el cuadro donde pone Nombre, seleccione de la lista es mayor que, y en el cuadro de al lado, ponga 3000.

4. Active el botón de radio de Y, y en el cuadro de debajo, seleccione es menor que, al lado, ponga 5000. Pulse Aceptar.

Observe que sólo se muestran los registros que tienen una cuota entre 3000 y 5000.

Ejercicio

Haga las siguientes selecciones:

ü Aficionados al Baloncesto.

ü Hombres

ü Personas que paguen más de 4000 pesetas de Cuota.

ü Personas que tengan entre 20 y 35 años.

ü Mujeres aficionadas al baloncesto.

ü Hombres aficionados a la natación o al fútbol.

ü Hombres mayores de 30 años.

ü Hombres con una cuota entre 2000 y 5000.

ü Aficionados al Baloncesto que paguen una cuota superior a 4000.

ü Hombres aficionados al fútbol que paguen una cuota entre 5000 i 7000.

Utilización del filtro avanzado.

Ejemplo.

Filtrará a todos los que tengan 52 años.

1. En la casilla A24, fuera de la tabla, ponga Edad, y en la casilla de debajo, A25, ponga 52.

2. Active opción Datos/Filtro/Filtro avanzado.

3. En apartado Acción, seleccione el botón de radio Copiar a otro lugar.

4. Sitúe el cursor en cuadro de Rango de la lista, y con el ratón, seleccione todo el rango de la tabla, normalmente ya aparece seleccionado.

5. Sitúe el cursor en cuadro de Rango de criterios, y con el ratón, seleccione la casilla de la A24 a A25.

6. Sitúe el cursor en Copiar a y seleccione la casilla A26.

7. Pulse Aceptar.

Fíjese como aparece una tabla con todas las personas de la lista que tienen 52 años.

Ejemplo.

Filtre los hombres con afición al fútbol.

1. En la casilla A24, ponga Sexo, debajo, H, en la casilla B24, ponga Afición y en la de debajo Fútbol.









2. Siga los mismos pasos, y en paso 5, ponga el rango de casillas de la A24 a la B25.

Fíjese como mostrará una tabla con todos los que cumplen estas dos condiciones.

4. SUbTOTALIZAR Esta opción permite hacer cálculos con registros que tengan valores iguales en un

campo determinado. Por ejemplo, saber cuál es la media de edad de cada afición. Es muy importante que la tabla esté ordenada por la columna por la cual se quiere subtotalizar, de esta manera los valores repetidos de la columna estarán agrupados.

Ejemplo.

Encuentre la media de edad de cada afición. Antes, ordene la tabla por esta colum na.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna.

2. Active opción Datos/Subtotales. Aparece un cuadro de diálogo:

3. En apartado Para cada cambio en: ponga Afición.

4. En apartado Usar función: escoja la función Promedio.

5. En apartado Agregar subtotal a: seleccione Edad.


Ejercicio

ü Calcule el total de cuotas por sexo.

ü Calcule la media de edad per sexo.

ü Calcule cuantos registros hay de cada afición. Utilice la función Cuenta sobre este campo.

ü Calcule el total de cuota por afición.

ü Calcule la media de cuota por afición.

* Para quitar los subtotales, active opción Datos/Subtotales/Quitar Todos.

5. TAbLAS DINÁMICAS Esta opción permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una

tabla o base de datos. Excel activa un asistente cuando se ejecuta esta opción. Ejemplo.

Construirá una tabla dinámica que muestre la edad media por sexo y afición.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos.

2. Active opción del menú Datos/ Informe de tablas y gráficos dinámicos. Se despliega la primera ventana del asistente donde se pregunta sobre el origen de la base de datos, deje activada la opción Lista o Base de datos de Microsoft Excel , en la opción de ¿qué tipo de informe desea crear? Pulse, Tabla diná-mica y pulse sobre Siguiente.

3. Ahora, el asistente pide que seleccione el rango que contiene los datos que se quieren utilizar. Como el rango ya aparece seleccionado, pulse sobre Si-guiente.

4. Se le pide donde desea situar la tabla dinámica, lo mejor es situarla en una hoja de cálculo nueva. Para situar los elementos en la tabla dinámica, pulse el botón Diseño... Al pulsar el botón, parece una ventana con los nombres de los campos y la descripción de los elementos de la tabla.

5. Seleccione el campo Afición y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla.

6. Seleccione campo Sexo y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla.

7. Seleccione campo Edad y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla.

8. Seguramente en Datos aparecerá Suma de Edad, para cambiar por Prome-dio de Edad, haga doble clic sobre Suma de Edad, se desplegará un cuadro


132







con una lista de funciones, seleccione Promedio y pulse Aceptar para volver al asistente, pulse sobre Aceptar.

9. Es interesante, observar contenido del botón Opciones... ya que aquí pode-mos decirle, entre otras cosas, el contenido de las celdas vacías y celdas con resultado erróneo.

10. Ahora, después de mirar este botón, ya puede finalizar el asistente para ta-blas dinámicas.

Excel ha generado la siguiente tabla que muestra la media de edad por sexo y afi-ción.

Promedio de Edad SexoAfición H D TOTALBaloncestoBolosFútbolNataciónVóley

52,5 35,3333333355 1437 32,33333333 4235,66666667 42

42,234,53736,237,25

TOTAL 39,21428571 35,14285714

37,85714286

Operaciones con una tabla dinámica.

Cuando se genera una tabla dinámica, Excel muestra una barra de herramientas para poder realizar diferentes operaciones con los datos obtenidos de la tabla.

Ejercicios

ü Construya una tabla dinámica que muestre la suma de cuotas por afición y sexo.

ü Haga una tabla dinámica que muestre la media de edad por Cuota y Sexo.


ü Creación de base de datos.

ü Ordenamiento de registros.

ü Filtros básicos y avanzados.

ü Subtotales.

ü Tablas dinámicas.















ACTIVIDAD N° 5








Lectura Seleccionada 2: Office Depot, Inc.: el valor empresarial del OLAP6

Cuando el año pasado fracasaron los planes de fu¬sión de Office Depot con Sta-ples, Inc., analistas de Wall Street como Donaid Spindel dijeron que a la com-pañía le tomaría “varios trimestres recuperar el impulso perdido”. Después de todo, el líder del mercado de suministros de oficina había perdido a mu-chos de sus altos gerentes durante los debates de la infortunada fu-sión. Tam-bién había perdido docenas de empleados de oficina que solían ayudar a gene-rar informes sobre ventas de productos en sus 600 tiendas en Estados Unidos. Pero gracias a su incremento en el uso del software de procesamiento ana-lítico en línea (OLAP online analytical processing) por parte de sus 200 co-mercializadores y ejecu¬tivos de finanzas. Office Depot se las arregló para generar un crecimiento “respetable” de 4% en las ventas durante el segun-do semestre del año pasado. Al equipar a sus comercializadores con sus pro-pias herramientas analíticas, la empresa con sede en Deiray, Florida, pudo “operar en forma más eficiente, sin las personas que perdió”, dijo Spindel. Office Depot comenzó a utilizar Essbase y Wired para software OLAP a comienzos de 1996. Esto ha permitido a centenares de comercializadores, vendedores y ejecu-tivos iniciar sus propias consultas y “dar un nuevo enfoque a la empresa”, dice Bob Nickerson, director de planeación de mercancías e información en Office Depot. Por ejemplo, en el otoño de 1996, Nickerson y otros 100 comercializado-res de Office Depot utilizaron Essbase para revisar el negocio de los compu-tadores personales del minorista, generando análisis detallados del margen bruto del retorno sobre las inversiones, por tienda y por tipo de producto. “Encontramos que teníamos demasiadas existencias marginales en las tien-das equivocadas”, dijo Nickerson. Por tanto, el minorista redujo su sur-tido de computadores personales de 22 a 12 productos. Esto ayudó a la empresa a eliminar el inventario innecesario y a evitar costosas re-duc-ciones de precios en los equipos que se estaban cubrien¬do de polvo. A su vez, el retorno sobre activos de Office Depot en su negocio de los computado-res “ha mejorado sustancialmen¬te” dice Nickerson. Él se rehusó a cuantificar esas ganan¬cias específicas, pero dijo que el uso, por parte de la empresa, del Essbase y Wi-red para herramientas OLAP “se ha traducido en millones de dólares en rentabilidad”. El año pasado. Office Depot ocupó el tercer lugar entre los minoristas de computa-dores, con US$2,590 millones en ventas, después de las tiendas CompUSA y Best Buy. Incluso Dilbert, al que Office Depot ha otorgado licen¬cia de uso en su actual campaña publicitaria, pasaría por un momento difícil al referirse cínicamente a los retornos que Office Depot ha logrado sobre su inversión inferior a US$5 millones en software Essba-se y servidores Compaq 7000. Para allanar el camino se realizó un esfuerzo de cin¬co años, ya terminado, con el fin de remplazar unos cuan¬tos computadores AS/400 de rango intermedio de IBM por un mainframe 900-MIPS de IBM que corre un DB2. 1Es posible que un desplazamiento hacia el procesa¬miento en mninframe no sue-ne muy seductor, pero Office Depot acabó con sistemas de buena arquitectura que se desempeñaban bien en el mantenimiento de datos deta¬llados. Esto ayudó a Office Depot a establecer un ambiente limpio de apoyo a las decisiones que com-prende 4 terabytes, principalmente de datos DB2 y 300 gigabytes de informa¬ción

6 Thomas Hoffman, “Improved “Analytics Drive Office Depot Sales”, Computerworld, February 9, 1998, pp. 65, 68. Copyright 1998 por Computerworid, Inc., Framingham, MA 01701. Reimpreso de Computerworld.


134







Essbase que se almacena en plazas de datos o “cu¬bos”. Paúl Gaffney, vicepresidente sénior de desarrollo de sistemas de Office Depot, dice: “Habría sido imposible en-tregar tales datos si no tuviésemos una buena arquitec¬tura de éstos”.

Pero el éxito no se ha producido fácilmente. Un solo cubo puede contener hasta 30,000 productos y hasta 53 semanas de datos financieros para cada una de sus 600 tiendas, dice Nickerson. Y cuando los cubos crecen dema¬siado, los servidores de disco de Office Depot se atascan. Para deshacer estos cuellos de botella. Office De-pot ad¬quirió unidades de disco magnético RAID de múltiples canales de IBM. Esto ayudó a que las plazas de datos ge¬neraran respuestas en fracciones de segundo “a cualquier solicitud de indagación” en cubos diseñados previamen¬te, dice Gaffney. Office Depot está considerando la posibilidad de dar a los proveedo-res acceso extranet a sus plazas de datos uti¬lizando el Wired para co-nexiones OLAP. Office Depot ya comparte la actividad de ventas con dos proveedores cla¬ve a través de series de transacciones de intercambio elec-trónico de datos, de manera que “tenemos que decidir si realmente necesi-tamos enviarles dicha información por medio de Essbase”, dijo Nickerson. Reflexiones sobre la lectura

1. ¿Cuál es el valor empresarial del procesamiento analí¬tico en línea para Office Depot?

2. ¿Obtuvo Office Depot un retorno suficiente sobre las inversiones que tuvo que hacer en tecnología de infor¬mación para la implementación de OLAP? Expli-que.

3. ¿Debería Office Depot dar acceso extranet a sus plazas de datos a sus proveedo-res? Fundamente su respuesta.















Autoevaluación de la Unidad III

Ejercicio 1:

1. Recuperar el libro de trabajo TallerDB proporcionado por el docente.

2. Crear una tabla dinámica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en cada mes, cuántas horas hemos empleado en repararlo y el desembolso realizado.

3. Visualizar únicamente las reparaciones del mes de Enero.

4. Crear una gráfica de la tabla dinámica.

5. Guardar los cambios realizados.

Ejercicio 2:

1. Recupere el archivo PivotTable.xlsx proporcionado por el docente y construya la fórmula utilizando un campo calculado.

2. Los vendedores reciben una bonificación del 7 por ciento cada trimestre, pero este año obtendrán una bonificación del 10 por ciento los trimestres en los que sus ven-tas superen los 25.000 dólares.

3. Exprese los datos como porcentaje.

Ejercicio 3:

Desactivar los subtotales automáticos

El total del porcentaje de bonificación de Peacock correspondiente a los cuatro trimes-tres es del 10%, aunque ella no obtuvo una bonificación del 10 por ciento para cada trimestre.

Excel sumó los cuatro trimestres en la columna C para Peacock, porque los subtotales automáticos están activados. La fórmula de campo calculado en la fila con los subtotales especificó un 10 por ciento de bonificación porque el total superaba los 25.000 dólares. Para evitar confusiones, desactive los subtotales.

Ejercicio 4:

Calcular las cifras de bonificación

Cree otra fórmula de campo calculado para determinar la cifra de bonificación corres-pondiente a cada vendedor por trimestre. Puede aplicar la siguiente fórmula:

=’Cantidad del pedido’*’% de bonificación’


Solucionario de la Autoevaluación N° 3.







bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD III

HALVORSON, Michael.

RUNNING MICROSOFT OFFICE 2010

Microsoft Press. Colombia 2007.

KENNETH, Berk.

ANÁLISIS DE DATOS CON MICROSOFT EXCEL

Thomson Editores, 2005.

VALDEZ MIRANDA, Claudia, RODRÍGUEZ, Enrique.

MICROSOFT EXCEL 2010.

Anaya Multimedia, 2006.


136













UNIDAD Iv: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES


Tema 1: Planificación y seguimiento de proyectosIntroducción a la planificación de proyectos.Gestión de los Recursos del Proyec-to.Creación de Informes.

Explica el proceso de llevar a cabo un proyecto y lo representa mediante un diagrama asignan-do recursos y evaluando los cos-tos.

Valo

ra e

l des

arro

llo t

ecn

ológ

ico,

info

rmát

ico

y e

l uso

de

la c

ompu

ta-

dora

com

o h

erra

mie

nta

pri

mor

dial

, as

í co

mo

el s

oftw

are

de o

fici

na

den

tro

del d

esar

rollo

de

su c

arre

ra.

Lectura Seleccionada 1: Omega En-gineering, Inc.: Fallas en la seguri-dad y el delito computacional

Actividad Dirigida

Tema 2: El Diseñador de Presenta-cionesIntroducción al Diseñador de Pre-sentacionesCreación y diseño de diapositivasInserción y edición de ObjetosAnimación de Diapositivas

Crea presentaciones gráficas para realizar exposiciones, asig-na el formato adecuado y efectos a las diapositivas para resaltar la información de la presentación y causar impacto a los oyentes

Tema 3: Creación de Diagramas.Introducción a la creación de dia-gramas.Trabajar con formas.Creación de diagramas utilizando plantillas.

Crea diagramas empresariales y de ingeniería, utilizando distin-tas plantillas y objetos gráficos de Microsoft Office Visio.

Lectura Seleccionada 2: El Toque personalAutoevaluación de la Unidad IV.

Tarea Académica Nº 2:








En la presente unidad se abordarán tres herramientas adicionales al trabajo con el software de oficina: Microsoft Project 2010, que nos permitirá planificar y ha-cer el seguimiento a un proyecto; Microsoft PowerPoint 2010 para la creación de presentaciones y Microsoft Visio para la creación de diagramas de diversa utilidad. Estas herramientas, similar a las anteriores, son intuitivas en su aplicación y bas-tante versátiles, haciendo de nuestro trabajo más cómodo y en menor tiempo

TEMA N°01: Planificación y Seguimiento de Proyectos

1 Introducción a la planificación de Proyectos

En nuestra vida cotidiana vamos formulando proyectos, en el aspecto perso-nal o profesional, Microsoft Project 2010 nos será de gran ayuda cuando de-seamos programar un proyecto, evaluando tiempo, costos y recursos. Antes de comenzar un proyecto, necesita definir el objetivo del proyecto, luego de-terminar cuáles son las tareas que necesita realizar para alcanzar ese objetivo, una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quién se encargará de cada tarea, cuándo comenzará cada tarea, y cuánto se va a tardar en realizar cada una de ellas. Además, durante la fase de planificación debe determinar el coste total del proyecto, una vez que el proyecto está en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea.









1.1. ¿qUé ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados y se centra en alcanzar un objetivo claro, y es responsabi¬lidad del direc-tor del proyecto llevar a éste hasta la meta basándose en unos parámetros estableci-dos, tiempo, costo y recursos, manteniendo siempre el nivel de calidad especificado. Un proyecto se diferencia de un proceso en que siempre hay un punto en el que un proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo. Puede usar Project para organizar y gestio¬nar cualquier proyecto; por ejemplo, construir una casa, trasladarse a otras ins-talaciones, organizar una maratón, desarrollar un nuevo producto o escribir un libro. A. FIjACIÓN DE LOS ObjETIvOS DEL PROYECTO

Antes de comenzar un proyecto, empiece por determinar el objetivo del mis¬mo. Sea tan específico como pueda, incluyendo información tal como fe¬chas, números y elementos. Por ejemplo, «Escribir un informe de 300 pági¬nas sobre la mutualidad de la empresa para los 150 empleados de ésta» es un objetivo muy específico de un proyecto, frente a «Escribir un infor-me de mutualidad». Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las per¬sonas afectadas y el período de tiempo. Esto facilita la planificación del proyecto, ya que se tienen más directrices sobre las que basar las deci¬siones. La siguiente tabla ofrece más ejemplos de cómo hacer que objetivos generales re-sulten más específicos.

GENERAl ESPECífICO

Desplazar una empresa a unas nuevas ins-talaciones

Desplazar oficina y almacén a las nuevas instalaciones en la ciudad el 15 de diciem-bre.

Coordinar una fiesta de jubilación para Julia Martínez.

Fiesta de jubilación en la empresa para la directiva a celebrar el 21 de octubre, con unos 500 invitados.

Instalar un nuevo sistema de informes fi-nancieros

Pasar al departamento de finanzas y jefes de departamento al nuevo sistema de in-formes financieros en el segundo trimes-tre como fase piloto. Pasar a toda la orga-nización para fina¬les de año.

1.2. DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Luego de definir su objetivo de proyecto, su próximo trabajo es decidir cómo y cuándo al¬canzará ese objetivo. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o ele-mentos:

•Tareas.

•Hitos.

•Recursos.

Todo proyecto de un tamaño considerable puede ser dividido en una serie de ta-reas bien definidas. Cada tarea requiere un cierto tiempo para ser comple¬tada. Al-gunas tareas pueden realizarse simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en una secuencia especifica. También puede necesi¬tar definir algunos hitos, u objetivos intermedios, que pueden ser utilizados para controlar el progre-so del proyecto antes de que finalice. Además, cada tarea requiere de la disponibili-dad de los recursos adecuados, tales como personas, herramientas o instalaciones. A) DEFINICIÓN DE LAS TAREAS DEL PROYECTO

La identificación de las tareas es un paso importante en la planificación de un proyecto. Teniendo presente el objetivo del proyecto, se comienza por identificar los elementos o fases prin¬cipales del proyecto. Una vez identificados, se comienza a descomponer cada elemento o fase. Por ejemplo, si está planificando una fiesta de jubilación, los elementos principales podrían ser la comida, el local y las invitaciones. Entonces po-dría desglosar los elementos de la comida identificando tareas, como la localización de los servicios de catering locales, entrevistarlos o probar las especialidades de cada uno. Algunas tareas se suceden de forma secuencial, mientras que otras se pueden realizar si-multáneamente. Por ejem¬plo, los cimientos de un edificio tienen que construirse antes


138







que las pare¬des, así que la tarea de cimentación se lista antes que la tarea de las paredes. Por otra parte, la instalación de las conducciones de agua y electricidad pue¬de hacerse probablemente al mismo tiempo, por lo que no importa cuál de estas tareas se liste primero. b) IDENTIFICACIÓN DE LOS HITOS DEL PROYECTO

Un hito representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Los hitos le ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias. Tam¬bién puede usarlas para se-guir el progreso del proyecto. Al completar un grupo de tareas, alcanza un hito del proyecto. Cuando haya alcanzado todos los hitos del proyecto, el proyecto estará terminado. Como ejemplos de hitos de un proyecto de una publicación, podríamos tener copia lista para fotolito, borrador completado o edición de las copias comple-tada. En Project, los hi¬tos suelen ser tareas de duración cero, ya que un hito mar-ca un punto específico del plan que designa la finalización de una fase del proyecto. C) EvALUACIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO

Para llevar a cabo una tarea necesita recursos. Los recursos pueden incluir personas, equipos o instalaciones especiales necesarios para realizar la ta¬rea. La siguiente tabla ofrece ejemplos de diferentes clases de recursos que podría necesitar gestionar en el curso de un proyecto.

ClASE DE RECURSO EjEMPlO DE RECURSOS

Personas carpinterosprogramadoresnombres de individuos específicos

Equipo computadorasfotocopiadorascamiones de mudanzas

Instalaciones salas de conferenciasalmacenes

Como los recursos no suelen estar disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, a menudo necesitará considerar la disponibilidad de los recur-sos. Asegúrese de tener en cuenta estas variables, tales como períodos de vaca¬ciones, duración de la jornada laboral y acceso a edificios o equipos. 1.3. CREACIÓN DE UN DIAGRAMA DE GANTT CON MICROSOFT PROjECT

En esta sección, tras abrir un archivo de proyecto existente, explorará los datos del proyecto en varias vistas y descubrirá la flexibilidad con la que puede presentar los datos. Entonces apren¬derá a desplazarse en la vista del Diagrama de Gantt y a usar la escala tem¬poral para cambiar a unidades de tiempo mayores o más pequeñas den-tro de una vista. Además, aprenderá a crear encabezados y pies de página para sus informes impresos y a realizar la vista preliminar e impresión de una vista o informe. A. INICIO DE LA PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO

La creación de un archivo de proyecto es el primer paso para usar Project como pro-grama de gestión de planificación de proyectos. Al iniciar Project, se abre un archivo de proyecto en blanco y puede comenzar a introducir información sobre el proyecto. El cuadro de diálogo Información del proyecto se utiliza para introducir in¬formación crítica para la programación de tareas y recursos. Esta informa¬ción incluye la fecha de comienzo, la fecha de fin, la fecha para iniciar la programación, la fecha -actual, la fecha de estado y el calendario. Primero necesita determinar si la programación se creará a partir de una fecha conocida de comienzo o fin del proyecto. Si el proyecto tiene una fecha de comienzo conocida, Project calculará la fecha de finalización automáticamente, basándose en la información introducida sobre tareas y recursos. También puede programar un proyecto basándose en una fecha final conocida, lo que se denomina programación hacia atrás.









A partir de la fecha final conocida, Project calcula la fecha en la que debe comenzar el proyecto para poder ter¬minar en la fecha final determina-da. Toda la información introducida en el cuadro de diálogo Información del proyecto afecta a los puntos en que tareas y recursos serán programados para el tra-bajo del proyecto. Si no introduce una fecha de comienzo o fin del proyecto, Project usa automáticamente la fecha actual como fecha inicial de la programación que está creando. Construiremos un proyecto para reubicar nuestras oficinas centrales, la primera reunión del equipo del proyecto será esta tarde. En los siguientes ejercicios, crearemos un archi¬vo de proyecto y comenzaremos a introducir información básica del proyecto en dicho archivo. b. INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO

En este ejercicio, creará el archivo de proyecto introduciendo la fecha de comien-zo del proyecto.

1. En la ficha Proyecto, pulsa Información del proyecto. Se abre el cuadro de diálogo Información del proyecto.

2. Pulsa la flecha desplegable Fecha de comienzo. Se presenta el calendario de selección de fecha.

3. Pulsa el botón de flecha derecha hasta mostrar enero de 2003 en la pan¬talla.

4. Pulsa el día 27 en el calendario.

El calendario se cierra y la fecha se muestra en el cuadro Fecha de co¬mienzo.

5. Pulsa Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo Información del proyecto

C. INTRODUCCIÓN DE TAREAS Y DURACIONES

Un archivo de proyecto contiene una lista de tareas, o pasos, necesarias para cu-brir el objetivo del proyecto. Cuando introduce tareas en la lista de tareas, puede hacerlo de forma detallada o de forma global, pero necesita asegurar¬se de in-cluir todos los pasos que requieren planificación, control de tiempo o medidas o reservas especiales. En Project, las tareas se introducen en la columna Nombre de tarea de la tabla de Entrada de la vista Diagrama de Gantt (también se pue-den introducir tareas en otras vistas que tengan una columna Nombre de tarea).

Nota: El proyecto de prácticas usado en el presente material será programa¬do para comenzar en agosto de 2012. El inicio del proyecto ya está especificado en los archi-vos de prácticas.


140







Con cada tarea, introducirá también una estimación de su duración, o el tiempo necesario para realizar la tarea. Las duraciones pueden especificarse en valores de minutos, horas, días o semanas como periodo laborable o tiempo transcurrido. Una unidad de período laborable está limitada por las horas del día y el número de días en que los recursos están trabajando. Una unidad de tiempo transcurrido incluye períodos laborables y no laborables, basados en un día de 24 horas y una semana de 7 días. Al introducir las tareas introduce automáticamente una duración de 1 y una unidad de un día de período laborable en la columna Duración, con el formato 1 día. La duración por omisión puede ser modificada introduciendo un nuevo valor y otra unidad de tiempo en el campo Duración de la tarea. La tabla siguiente lista las abreviaturas de las duraciones.

AbREvIATURA PRESENTACIóN DESCRIPCIóN

m min Minutoh hora Horad día Días sem Semanamt minit minuto transcurridoht horat hora transcurridadt díat día transcurridost semt semana transcurrida

Las tareas con una duración cero (0) se llaman hitos. Los hitos representan la fina liza ción de un evento, fase u otro objetivo medible dentro del proyecto.

D. INTRODUCCIÓN DE UNA TAREA Y SU DURACIÓN

En este ejercicio, introducirá la primera tarea y su duración estimada en la lista de tareas.

1. Pulsa en el primer campo de la columna Nombre de tarea.

2. Escriba Contratar arquitecto y luego pulsa TAB.

La información es introducida y la selección pasa a la columna Du¬ración para la tarea 1. Por omisión, se introduce una duración de Id (1 día). El identificador de tarea muestra el número 1.

3. Introduzca 2 y pulsa intro.

La duración «días» es introducida automáticamente cuando no se intro¬duce una abreviatura. La selección se desplaza una fila hacia abajo en la columna Duración.

4. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Guardar.

Se presenta el cuadro de diálogo del Asistente para planeación, preguntando si desea guardar una línea de base.

5. Comprueba que la opción Guardar «Crear planificación» sin línea de base está seleccionada y pulsa Aceptar.

El proyecto es guardado sin línea de base. El cuadro de diálogo del Asis¬tente para planea-ción aparece cada vez que guarda la programación has¬ta que se crea una línea de base.









E. INTRODUCCIÓN DE vARIAS TAREAS

En este ejemplo, introducirá varias tareas adicionales en la lista de tareas.

Comenzando debajo del identificador de tarea 1, introduce las siguientes tareas en la columna Nombre de tarea. Pulsa INTRO después de cada tarea.

ü Contratar empresa de mudanzas

ü Terminar los dibujos

ü Levantar tabiques

ü Empaquetar las cajas

ü Pintar

F. INTRODUCCIÓN DE DURACIONES

En este ejercicio, introducirá duraciones estimadas para las tareas que acaba de introducir.

Comenzando bajo el identificador de la tarea 1, introduce las siguientes duracio nes en la columna Duración. Pulsa INTRO tras cada tarea.

3 (Id de tarea 2)

1s (Id de tarea 3)

4 (Id de tarea 4)

1. (Id de tarea 5)

4 (Id de tarea 6)

G. INTRODUCCIÓN DE UN HITO

En este ejemplo, añadirá un hito del proyecto en la lista de tareas. 1. Pulsa en la columna Nombre de tarea bajo la tarea 6, Pintar.

2. Introduzca Mudanza terminada y luego pulsa TAB.

3. Introduzca 0 y pulsa INTRO.

El hito es representado en el Diagrama de Gantt como un marcador en forma de rombo, con la fecha prevista de ocurrencia junto al mismo.

4. Guarda el archivo sin una línea de base.


142







H. CREACIÓN DE UNA TAREA DE RESUMEN

En este ejemplo, insertará una nueva tarea y luego agrupará varias tareas para for mar una fase.

1. Selecciona el campo Nombre de tarea para la tarea 2, Escribir propuesta.

2. En el menú Insertar, pulsa Nueva tarea. Se inserta una nueva fila para la tarea 2.

3. Introduzca Planificación y pulsa INTRO.

La tarea insertada toma la misma posición en la estructura del esquema que la ta rea situada por debajo.

4. Arrastre para seleccionar los encabezados de Identificador de las tareas de la 3 a la 13.

5. En la barra de herramientas Formato, pulsa el botón Aplicar sangría. Las tareas de la 3 a la 13 son subtareas de la tarea de resumen Planificación.

I. DESCRIPCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Cuando introduce inicialmente una tarea en Project, ésta es programada para comen-zar en la fecha inicial del proyecto. Al vincular tareas, se establece una dependencia que determina la secuencia de las mismas. Project progra¬ma entonces las tareas fi-jando la fecha de comienzo y fin de cada una de ellas. Las barras de Gantt de la vista Dia-grama de Gantt son desplazadas correspondientemente al lugar adecuado en la escala temporal y se dibujan líneas de vínculo para mostrar la dependencia. Hay cuatro tipos de dependencias de tareas: fin a comienzo, fin a fin, co-mienzo a comienzo y comienzo a fin. La dependencia más habitual es la de fin a comienzo, mientras que la menos común es la de comienzo a fin. La tabla si-guiente muestra una descripción y un ejemplo de cada tipo de depen¬dencia.

DIAGRAMA DE DEPENDENCIA DESCRIPCIóN EjEMPlO

Fin a comienzo (FC). El fi-nal de una tarea marca el principio de otra.

Actualizar una lista de dis-tribución antes de impri-mir las nuevas etiquetas postales.

Comienzo a Comienzo (CC). Las dos tareas co-mienzan a la vez.

La electricidad y la fontane-ría de un edificio pueden instalarse al mismo tiempo.

Fin a Fin (FF). Las dos ta-reas terminan a la vez.

La copia de seguridad de la información de una computadora a reemplazar debe estar lista cuando esté instalada la nueva compu-tadora.

Comienzo a Fin (CF). El principio de una tarea mar-ca el final de la otra.

La ejecución de informes en el antiguo sistema de contabilidad no se acaba-rá hasta que comiencen a ejecutarse informes con el nuevo sistema.

Sugerencia: Puede marcar como hito una tarea con una duración mayor que cero (0). Pulsa dos veces la tarea. En el cuadro de diálogo Información de la tarea, pulsa la ficha Avanzado. Selecciona la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y pulsa Aceptar. La barra de Gantt cambia a un marcador de hito con la fecha prevista de finalización de la tarea. La duración no cambia a cero (0).

Sugerencia: También puede aplicar sangría a las tareas con el ratón. Para aplicar sangría a una tarea con el ratón, Sitúa el puntero sobre la primera letra del nombre de tarea. El punte¬ro cambia a una flecha con dos puntas. Arrastre la tarea un nivel a la derecha.









Una tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pue-da comen¬zar se denomina una tarea predecesora. Una tarea que depen-de del comien¬zo o fin de la que la precede se denomina una tarea sucesor a. Cada dependencia puede reducir o alargar la duración de la planifica-ción del proyecto. Por ejemplo, una dependencia de fin a comienzo ex-tiende la dura¬ción, ya que una tarea tiene que terminar antes de que la otra pueda comen¬zar. Las dependencias comienzo a comienzo y fin a fin pueden reducir la duración, ya que solapan la duración de las tareas. j. vINCULACIÓN DE TAREAS PARA CREAR DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Por defecto, la vinculación de tareas crea una dependencia de fin a comien¬zo. Como la dependencia de fin a comienzo es el tipo de dependencia más habi-tual, resulta más fácil comenzar vinculando todas las tareas con esta re¬lación. Una vez que todas las tareas tienen el tipo de dependencia por omi¬sión, pue-de comenzar a identificar y tratar las tareas que excepcionalmente tienen otro tipo de dependencia distinto de fin a comienzo. Puede desvincular tareas y fases que no estén relacionadas, y puede vincular tareas que no estén lista-das de forma consecutiva en la lista de tareas. Las tareas pueden ser vinculadas a una única predecesora o sucesora, o bien a varias predecesoras y sucesoras. Vinculación de tareas

En este ejemplo, vinculará las tareas de una tarea de resumen y luego vincu¬lará todas las tareas y tareas de resumen de la programación.

1. Arrastre para seleccionar los encabezados ID de las tareas de la 2 hasta la 13.

2. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Vincular tareas. Cada sub tarea es vinculada con una dependencia de fin a comienzo.

3. Pulsa el encabezado de columna Nombre de tarea. Esto selecciona todas las tareas.

4. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Vincular tareas. Las ta reas son vinculadas.

5. Pulsa F5. Se presenta el cuadro de diálogo Ir a.

6. En el cuadro Identificador, escriba 14 y pulsa Aceptar. La selección se desplaza a los i ndicadores de la tarea 14, Remodelación.

7. Guarda el archivo sin línea de base.

Establecimiento de una dependencia fin a fin

En este ejemplo, cambiará la dependencia entre dos tareas para que terminen al mismo tiempo.

1. Pulsa F5, escriba 10 y pulsa Aceptar.

2. Pulsa dos veces la línea de vínculo entre la tarea 10, Seleccionar subcontrata dos, y la tarea 11, Contratar empresa de mudanzas.

Se presenta el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

3. Pulsa la flecha hacia abajo del cuadro Tipo. Se presenta una lista de tipos de dependencia.

4. Selecciona Fin a fin y pulsa Aceptar. Las dos tareas terminarán de forma simul tánea y se solapará parte del trabajo con una dependencia de fin a fin.

5. Guarda el archivo sin línea de base. Definición de una dependencia de comienzo a comienzo

En este ejercicio, cambiará la dependencia entre tareas para que comiencen simultá-neamente.

1. Pulsa F5, introduce 17 y pulsa Aceptar.


144







2. Pulsa dos veces la línea de vínculo entre la ta-rea 17, Instalación eléctri¬ca, y la tarea 18, Ins-talación de líneas de voz y datos.

Se abre el cuadro de diálogo Dependencia en-tre tareas.

3. Pulsa la flecha hacia abajo del cuadro Tipo, Se-lecciona Comienzo a co¬mienzo y pulsa Acep-tar.

Las dos tareas son programadas para comen-zar en la misma fecha.

k. DESCRIPCIÓN DEL TIEMPO DE POSPOSICIÓN Y DE ADELANTO

Además de cambiar el tipo de dependencia, puede definir mejor el impac-to real de las relaciones entre tareas usando tiempo de posposición y tiem-po de adelanto. El tiempo de adelanto crea una superposición en una dependencia entre tareas que puede reducir la duración del proyecto. Por ejemplo, si es¬pecifica un tiempo de adelanto de un día en una de-pendencia de fin a co¬mienzo, las dos tareas se solapan en un día. El últi-mo día de la primera tarea tiene lugar simultáneamente con el primer día de la segunda tarea. El tiempo de posposición crea un retraso o margen en la dependencia entre tareas que podría aumentar la duración del proyecto. Por ejemplo, si especifica un tiempo de posposición de un día en una depen-dencia de fin a comienzo, habrá un período de un día entre las tareas. Fina-liza la primera tarea, transcurre un día y comienza la segunda tarea. El tiem-po de adelanto desplaza hacia atrás (ade¬lanta) en el tiempo el inicio de la tarea sucesora, y el tiempo de posposición retrasa el inicio de la tarea sucesora. En Microsoft Project, el campo Posposición permite especificar tanto el adelanto como la posposición. En el campo Posposición, el adelanto se expresa como un número negativo, y la posposición se muestra como un número positivo. Especifi-cación de tiempo de posposición

En este ejemplo, especificará tiempo de posposición para retrasar una de¬pendencia.

1. Comprueba que tiene en pantalla las tareas 17, Instalación eléctrica, y 18, Insta lación de líneas de voz y datos, y pulsa dos veces la línea que une ambas tareas.

Se presenta el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

2. Pulsa TAB.

Esto selecciona el cuadro Posposición.

3. Introduzca 1 y pulsa Aceptar.

La dependencia de comienzo a comienzo es retrasada en un día. El comienzo de la segunda tarea de la dependencia se retrasa. Su pantalla debe mostrar un aspecto similar a la siguiente ilustración.

4. Guarda el archivo sin línea de base. ESPECIFICACIÓN DE TIEMPO DE ADELANTO

En este ejercicio, especificará tiempo de adelanto para solapar una depen¬dencia.


2. Pulsa dos veces la línea de vínculo entre la tarea 8, Negociar nuevo al¬quiler, y la tarea 9, Terminar dibujos.

3. Pulsa TAB, introduce -2 y pulsa Aceptar.

La dependencia entre las dos tareas se solapa en dos días.

4. Guardar el archivo sin línea de base.

tiempo de adelanto crea una superposición en una dependen.









L. IDENTIFICACIÓN DEL CAMINO CRÍTICO

El camino critico o ruta crítica identifica las tareas que son críticas para la duración del proyecto. Una tarea crítica no puede ver incrementada su du¬ración ni tener un retraso en su fecha de inicio sin que esto afecte a la fe-cha de finalización del proyecto. Una tarea crítica es una tarea que no tiene margen de demora. Las tareas críticas forman un camino crítico a lo largo del proyecto. Una vez que se formatea la programación del proyecto para mos-trar el camino crítico, puede reducir o acortar la duración total del proyec-to cambiando la duración, las dependencias o los recursos de las tareas críticas. Para formatear el Diagrama de Gantt de modo que muestre automática¬mente el camino crítico, se usa el Asistente para diagramas de Gantt. El Asistente para diagramas de Gantt permite seleccionar una serie de opcio¬nes de for-mato para el Diagrama de Gantt. Al formatear el Diagrama de Gantt para mos-trar el camino crítico, las barras de Gantt de las tareas críticas se muestran en rojo y las barras de Gantt no críticas se presentan en azul. Al realizar modi-ficaciones en la programación del proyecto, el cami¬no crítico será actualizado. Formato de presentación del camino critico

En este ejemplo, usará el Asistente para diagramas de Gantt para formatear las ba rras de Gantt del Diagrama de Gantt de modo que se muestre el camino crítico.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Asistente para diagra¬mas de Gantt.

Se presenta el cuadro de diálogo Asistente para diagramas de Gantt -Paso 1.

2. Pulsa Siguiente.


3. Selecciona la opción Ruta crítica y luego pulsa Siguiente.


4. Comprueba que tiene seleccionada la opción Recursos y fechas, y luego pulsa Siguiente.


5. Comprueba que tiene seleccionada la opción Sí y luego pulsa Siguiente.


6. Pulsa Dar formato.

El Diagrama de Gantt es formateado para mostrar las barras de Gantt de las tareas críticas en rojo y las barras de Gantt de las tareas no críticas en azul. Se presenta el cuadro de diálogo Asistente para diagramas de Gantt-Paso 15.

7. Pulsa Salir del Asistente.

Esto cierra el Asistente para diagramas de Gantt. El camino crítico se muestra en rojo.


Las tareas críticas se muestran con barras de Gantt rojas y las tareas no críticas se muestran con barras de Gantt azules.


Video demostrativo N° 22: ü Creación de diagramas de Gantt. ü Dependencias de tareas.

ü Tiempos de adelanto y retrazo.

2. GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO

Los recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para reali-zar una tarea. Podemos planificar un proyecto con o sin la asignación de recur¬sos a tareas. Si no asigna recursos a las tareas, será más difícil contro-lar la terminación de las mismas y habrá menos flexibilidad en la planifica-ción. Al asignar recursos a tareas, podrá controlar mejor el trabajo necesa-rio para realizar una tarea, el costo de este trabajo y el progreso del proyecto.


146







Usando Microsoft Project, puede asignar rápidamente recursos y tareas y ha-cer un seguimiento preciso de los costos del proyecto. Puede asignar re¬cursos con el cuadro de diálogo Asignar recursos. En Project podemos alma¬cenar cualquier información sobre un recurso, desde lo que cuesta hasta cuando está disponible. También puede aplicar diferentes tasas a cada recurso para refle-jar las tarifas de los diferentes tipos de trabajo. Esta información puede ser usa-da para incorporar futuros cambios en las tasas, como los aumentos de sueldo. 2.1. ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos nece¬sarios para llevarla a cabo. Una tarea podría requerir un único recur-so para ser completada, o bien podría requerir varios recursos. Es importante recordar que un recurso no es sólo una persona, sino cualquier espacio o ele-mento necesario para realizar la tarea. Un recurso de espacio puede ser una habita¬ción, carretera o una ubicación, mientras que un recurso de elemen-to puede ser un equipo, como un proyector, o un material, como unos libros. Los nombres de recursos pueden ser genéricos o específicos en sus descrip¬ciones. Por ejemplo, un recurso que realiza labores administrativas puede llamarse «auxi-liar administrativo» o «J. Pérez». La nomenclatura que utilice para sus recursos de-pende del proyecto y de las preferencias del responsa¬ble. Independientemente del método que utilice, asegúrese de mantener la consistencia y la exactitud en su de-finición de los recursos. Por ejemplo, resulta obvio que el recurso «Patricia» es una persona, mientras que el recur¬so «mecánico» puede ser una persona o un equipo. Cuando se incorpora un recurso en un proyecto, se introduce por omisión una unidad, o 100%, en el campo Capac. máx. del recurso. Esto implica que sólo se dispone de uno de esos recursos para el proyecto. Por omisión, las unidades de recursos se muestran como porcentajes. También puede mostrar las unida-des de recursos como decimales. El número máximo de unidades puede incre-mentarse o decrementarse. Al incrementar el número máximo de unidades de un recurso, asegúrese de que se dispone realmente de las unida¬des adiciona-les para que la programación sea precisa. Si disminuye el núme¬ro máximo de unidades al 50% o 0,5, sólo se podrá usar simultáneamente la mitad del recur-so en el proyecto. Esta información sobre las unidades de recursos puede apli-carse a la asignación de recursos a una tarea. Puede asignar una única unidad, unidades parciales o varias unidades de un recurso a una tarea. No debe asig-nar a una tarea más unidades de un recurso de las disponibles en el proyecto. A. INTRODUCCIÓN DE RECURSOS EN EL CUADRO DE DIÁLOGO ASIGNAR RECURSOS

En este ejemplo, añadirá nombres de recursos al proyecto usando el cuadro de diálogo Asignar recursos.

1. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Asignar recursos. Se abre el cuadro de diálogo Asignar recursos.

2. Escriba auxiliar administrativo y pulsa INTRO.

El nombre del recurso queda introducido y la selección se desplaza a la fila si guien te.

3. Introduzca jefe de operaciones y pulsa INTRO.

4. Introduzca arquitecto y pulsa INTRO.

El cuadro de diálogo Asignar recursos contiene ahora tres recursos.

5. Pulsa Cerrar.

Esto cierra el cuadro de diálogo Asignar recursos.

Sugerencia: También puede crear recursos usando su libro de direcciones de correo electrónico. En el cuadro de diálo¬go Asignar recursos, pulsa Dirección, y luego Selecciona un recurso en su lista de correo electrónico.









b. INTRODUCCIÓN DE RECURSOS EN LA HOjA DE RECURSOS

En este ejercicio, añadirá otros recursos al proyecto usando la vista Hoja de recursos. 1. En la Barra de vistas, pulsa la flecha hacia abajo, y a continuación pulsa el ícono Hoja de recursos.

Los nombres de los recursos introducidos en el cuadro de diálogo Asig¬nar recur sos se muestran en la Hoja de recursos.

2. Pulsa, en el campo Nombre del recurso debajo de la palabra «arquitecto».

3. Escriba empresa de demolición y pulsa INTRO.

Esto introduce el nombre del recurso y la correspondiente información por omi sión.

4. Introduzca ayudante del jefe de operaciones y pulsa INTRO.

5. Escriba sala de conferencias y pulsa INTRO.


C. ASIGNACIÓN DE UN RECURSO A UNA TAREA

En este ejercicio, asignará un recurso a una tarea.

1. En la Barra de vistas, pulsa el ícono Diagrama de Gantt.

2. Selecciona la tarea 3, «Escribir propuesta».

3. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Asignar recursos»

Se abre el cuadro de diálogo Asignar recursos.

4. En la columna Nombre, Selecciona «jefe de operaciones» y pulsa Asignar.

El recurso es asignado a la tarea. Se introduce una marca de verificación junto al nombre del recurso y un valor de unidad del 100%. El nombre del recurso es mos trado junto a la barra de Gantt de la tarea 3.

5. Guarda el archivo.

Nota. Para usar características de grupos de trabajo para recursos, necesita intro-ducir las direcciones de correo electrónico de los re¬cursos. Las direcciones de correo electrónico pueden introducirse en el cuadro de diálogo Información del recurso. Las característi¬cas de grupos de trabajo se describen con más detalla en el Apén¬dice C.

Sugerencia: También puede quitar y reemplazar asignacio¬nes de recursos de una tarea usando el cuadro de diálogo Asignar recursos.


148







D. ASIGNACIÓN DE UNA UNIDAD DE RECURSO

En este ejercicio, asignará un recurso a una tarea con una unidad distinta del 100%.

1. Selecciona la tarea 11, Contratar empresa de mudanzas.

2. En el campo Unidades del jefe de operaciones, introduce 50.

El jefe de operaciones será asignado a la tarea con la mitad de su tiempo disponible.

3. Pulsa Asignar.

Se realiza la asignación.


E. ASIGNACIÓN DE vARIOS RECURSOS

Como hemos dicho anteriormente, una tarea puede requerir más de un recur¬so para realizar el trabajo. Usando el cuadro de diálogo Asignar recursos, puede asignar fácil-mente varios recursos a una tarea individual, o varias ta¬reas a un recurso individual. Al seleccionar una tarea, el cuadro de diálogo Asignar recursos refleja las asigna-ciones de recursos. Se muestra una marca de verificación y también el número de unidades junto al nombre del recurso. Si hay varios recursos asig¬nados a una tarea, se muestra una casilla de verificación junto al nombre de cada recurso asignado.

F. ASIGNACIÓN DE vARIOS RECURSOS A UNA TAREA

En este ejemplo, asignará dos recursos a la misma tarea.

1. Selecciona la tarea 6, Presentar propuesta.

2. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, Selecciona «jefe de operaciones».

3. Mantenga pulsada la tecla CONTROL, Selecciona «sala de conferencias» y pul sa Asignar.

El jefe de operaciones y la sala de conferencias son asignados a la tarea.

G. ASIGNACIÓN DE UN RECURSO A vARIAS TAREAS

En este ejercicio, asignará un recurso a tres tareas.

1. Selecciona la tarea 5, Localizar nueva ubicación.

2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL, Selecciona la tarea 6, Presentar pro¬puesta, y entonces Selecciona la tarea 9, Terminar dibujos.

3. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, Selecciona «arquitecto» y pulsa Asig nar.

El recurso es asignado a cada tarea.

4. Pulsa Cerrar.

5. Desplace el Diagrama de Gantt para ver las asignaciones de recursos junto a las barras de Gantt.


2.2 MANEjO DE LOS COSTOS DE RECURSOS

En Project hay dos tipos de costos: costos de recurso y costos fijos. Al intro¬ducir in-formación sobre costos, puede crear presupuestos del proyecto y ana¬lizar costos, así como identificar posibles salidas del presupuesto. Basándose en la información de costo introducida, se puede calcular el costo para cada tarea y para todo el proyecto. Cada recurso o tarea puede tener asociado un costo, como una tarifa por hora, un salario anual o el alquiler de un equipo. Los costos de recursos pue¬den ser contabi-lizados de varias formas. En el caso de los salarios, pueden ser prorrateados por hora o, en el caso de un contrato, pueden contabilizarse al principio o al final de la tarea.

Nota: Puede asignar más de una unidad de un recurso a una tarea. Usando el cuadro de diálogo Asignar recursos, introduce un porcentaje de unidades de recurso en el campo Unidades antes de pulsar Asignar. La asignación de unidades adicionales de un recurso a una tarea será descrita posteriormente.









Con los costos de recursos, la tasa por hora puede cambiar a lo largo de la duración del proyecto, o un recurso puede tener tasas diferentes para cada tipo de trabajo. La Hoja de recursos permite introducir los costos básicos de los recursos. Para introducir información adicional sobre costos de recursos, como cam¬bios en las tasas a lo largo del tiempo o diferentes tasas base en tablas de tasas de costo, use la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del recurso. Loscostos fijos se usan cuando la tarea en sí tiene un costo asociado. En lugar de asignar un costo de recurso basado en una tasa, se puede asignar un costo fijo. Por ejemplo, si una tarea está siendo realizada por un recurso de precio fijo, como un contratado, se introduce un costo fijo para la tarea, sin tener costo asociado a los recursos. A diferencia de los costos de recur¬sos, los costos fijos no son dependien-tes del tiempo necesario para realizar la tarea. Una tarea también puede tener un costo basado en las tasas de los recursos y un costo fijo. Por ejemplo, si una tarea está siendo realizada por un recurso y necesita materiales, se puede introducir un costo fijo para los materiales de la tarea y un costo de recurso para el trabajo de los recur¬sos asignados. Los dos costos se combinan entonces para calcular el costo to-tal de la tarea. Los costos fijos se introducen en el campo Costo fijo de la tabla Costo. También puede introducir costos por uso. Los costos por uso son costos aso¬ciados a un recurso o una tarea que se cargan una sola vez, independiente¬mente de la du-ración de la tarea o el número de unidades de un recurso asignado a una tarea. Por ejemplo, tiene que llevar maquinaria de construcción a una obra. Podría tener que pagar una tarifa de transporte para la maquinaria y luego una tasa por hora o día. La tarifa de transporte puede introducirse en el campo de costo por uso del recurso. En los siguientes ejercicios, ya ha terminado de introducir los recur-sos del proyecto de reubicación de las oficinas centrales. También ha realizado las asignaciones de recursos iniciales. Ahora está prepara-do para comenzar a introducir información de costos para el proyecto.

A. INTRODUCCIÓN DE UN COSTO FIjO PARA UNA TAREA

En este ejercicio, introducirá un costo fijo para un recurso contratado para realizar una tarea específica.

1. En el menú Ver, señale la opción Tabla y luego pulsa Costo.

La parte izquierda del Diagrama de Gantt muestra ahora la tabla de Costo.

2. Pulsa el campo Costo fijo de la tarea 15, Demolición del espacio exis¬tente.

3. Introduzca 4000 y luego pulsa tab.

Esto aplica a la tarea un costo fijo de 4000 $. Ahora tiene seleccionado el campo Acumulación de costos fijos.

4. Pulsa la flecha hacia abajo del campo Acumulación de costos fijos. Se presenta una lista de métodos de acumulación.

5. Selecciona Fin y pulsa intro.

El costo de la tarea 15 no será cargado al proyecto hasta que se termine la tarea.

6. En el menú Ver, señale la opción Tabla y luego pulsa Entrada.


b. INTRODUCCIÓN DE COSTOS DE RECURSOS

En este ejercicio, introducirá la tasa estándar y la tasa de horas extra de un recurso en la Hoja de recursos.

1. En la Barra de vistas, pulsa la flecha hacia abajo y luego pulsa el ícono Hoja de recursos.

2. Pulsa TAB hasta seleccionar el campo Tasa estándar del auxiliar admi¬nistrativo.

3. Introduzca 20 y luego pulsa TAB.

Esto introduce una tasa estándar de 20$ por hora y selecciona el campo Tasa ho ras extra.

4. Introduzca 30 y luego pulsa INTRO.



150







C. CREACIÓN DE UNA NUEvA TAbLA DE COSTOS

En este ejercicio, creará una tabla de tarifas adicional para un recurso que realiza más de un tipo de trabajo.

1. Pulsa dos veces el nombre de recurso «pintor».

2. Comprueba que tiene seleccionada la ficha Costos. En el área Tablas de tasas de costo, pulsa la ficha B.

3. Pulsa en el campo Tasa estándar, introduce 55 y pulsa INTRO.

4. Pulsa en el campo Tasa horas extra, introduce 85 y pulsa INTRO.

5. En el área Tablas de tasas de costo, pulsa la ficha A (valores por omi¬sión).

Las tarifas de la tabla B no tienen efecto sobre las tarifas de la tabla A.

6. Pulsa Aceptar.


D. APLICAR UNA TAbLA DE COSTOS DE RECURSO A UNA TAREA

E En este ejercicio, aplicará una tabla de tasas distinta para el pintor en la tarea 19.

1. En la Barra de vistas, pulsa el ícono Uso de tareas. Esto muestra la vista Uso de tareas.

2. Desplácese hasta la tarea 19, Terminar paredes, y luego Selecciona el nombre de recurso «pintor».

3. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Ir a la tarea selec¬cionada.

La escala temporal de la parte derecha de la pantalla se desplaza para mostrar los valores del trabajo del recurso pintor en la tarea 19.

4. En la barra de herramientas Estándar, pulsa el botón Información de asig¬nación.

Se abre el cuadro de diálogo Información de la asignación. La ficha ac¬tiva es Ge neral.

5. Pulsa la flecha hacia abajo del cuadro Tabla de tasas de costo y Selecciona B.

Se listan las cinco tablas, independientemente de que contengan o no informa ción sobre tasas.

6. Pulsa Aceptar.

La nueva tabla de tasas de costo es asignada a la tarea para el recurso pintor y se re calcula el nuevo costo para la tarea.


Video demostrativo N° 23

üGestión de recursos.

üCostos de los recursos.

Importante: Cuando un recurso trabaja durante más horas de las estipuladas en la jornada laboral estándar, estas horas no se calculan necesariamente con la tasa de horas extra. Las horas extra tienen que especificarse como tales para que se utilice la tasa de horas extra a la hora de calcular el costo de la tarea.

Problema: Si no se están calculando los costos para un re¬curso asignado a una tarea, comprueba la tabla de tasas de costo del recurso asignada para dicha tarea. Si tiene asigna¬da una tabla de tasas de costo que no contiene información sobre costos del recurso, los costos no serán calculados.









3. CREACIÓN DE INFORMES

Microsoft Project 2010 proporciona muchos informes predefinidos pero, si nin-guno de ellos se ajusta a sus necesidades de información, puede usar una plantilla para crear informes personalizados.

3.1. CREAR UN INFORME DE TAREAS O DE RECURSOS PERSONALIZADO

1. En el menú Ver, elija Informes.

2. Haga clic en Personalizados y, a continuación, en Seleccionar.

3. Para crear un informe de tareas o de recursos, haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo Informes personalizados, elija Tarea o Recurso y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para modificar un informe de tareas o de recursos, selecciona el informe que de see en la lista Informes y, a continuación, haga clic en Modificar.

4. Haga clic en la ficha Definición.

5. Para que se muestre un período de tiempo diferente en un informe de tareas o recursos, haga clic en el período de tiempo que desee del cuadro Período y, acto seguido, en el cuadro Número, haga clic en el número de períodos de tiempo que desee que aparezcan en el informe como una sola unidad.

Si desea que se muestre tabla de un informe de tareas o de recursos diferente, haga clic en la tabla que desee del cuadro Tabla.

Para aplicar un filtro a un informe de tareas o de recursos, haga clic en el filtro que desee del cuadro Filtro.

6. Si desea ordenar los datos de un informe de tareas o de recursos, haga clic en la ficha Ordenar, Selecciona le campo por el que desee ordenar el contenido en el cuadro Criterio de ordenación y, a continuación, Selecciona Ascendente o Descen dente.

Para efectuar una ordenación basada en criterios de segundo o tercer orden, haga clic en el campo que desee del cuadro Segundo/Tercer criterio y, acto seguido, haga clic en Ascendente o Descendente.

3.2. CREAR UN INFORME DE CALENDARIO MENSUAL PERSONALIZADO

1. En el menú Ver, elija Informes. 2. Haga clic en Personalizados y, a continuación, en Seleccionar.

3. Para crear un informe de calendario mensual, haga clic en Nuevo, en Calenda rio mensual y, después, en Aceptar.

Para modificar un informe de calendario mensual, haga clic en el nombre del mis mo en la lista Informes y, a continuación, haga clic en Modificar.

4. Para aplicar un filtro a un informe de calendario mensual, haga clic en el filtro que desee del cuadro Filtro.

Para aplicar un filtro que muestre elementos resaltados, haga clic en Resaltar.

5. En un informe de calendario mensual, para mostrar los días no laborables en gris, activa la casilla de verificación Días no laborables en gris.

Asimismo, para mostrar una línea continua al final de una barra cuando una tarea continúa la semana siguiente, activa la casilla de verificación Línea de separación de barras.

También en un informe de calendario mensual ara mostrar una banda de gris en-tre las fechas que separa la información de la tareas que no cabe, activa la casilla de verificación Imprimir bandas de grises.

Notas

ü El cuadro Número está activo para todos los períodos de tiempo, excepto para Proyecto completo.

ü Puede resaltar la información filtrada activando la casilla de verificación Resal-tar de la ficha Definición. Para cambiar el formato del texto resaltado, haga clic en Texto, después en Tareas resaltadas o Recursos resaltados en el cuadro Cambiar y, a continuación, Selecciona las opciones de formato que desee.


152







6. Para aplicar formato a las tareas que aparecen en un informe de calendario mensual, haga clic en Barras, Líneas o Fechas de comienzo y fin.

7. Para aplicar formato a las etiquetas de tareas de un informe de calendario men sual, activa o desactiva las casillas de verificación Id., Nombre y Duración.

Nota Project incluye una vista Calendario. En lugar de usar la plantilla de calenda-rios mensuales para crear informes de calendario personalizados, puede personali-zar la vista Calendario para la impresión.

3.3. CREAR UN INFORME GENERAL PERSONALIZADO



3. Para crear un informe general personalizado, haga clic en Nuevo, en General y, a continuación, en Aceptar.

Si desea modificar un informe general, en la lista Informes, haga clic en su nom bre y, a continuación, en Modificar.


5. Para que se muestre un período de tiempo diferente en un informe general, haga clic en el período de tiempo que desee y especifica o selecciona el número de períodos de tiempo de cada columna en el cuadro Columna.

Si desea aplicar un filtro al informe, haga clic en el filtro que desee del cuadro Fil tro.

Si desea cambiar la definición de filas en un informe general, haga clic en Tareas o Recursos, en el cuadro Fila, y selecciona la información de las filas que desee que se imprima. Si desea incluir asignaciones de recursos con tareas o recursos, activa las casillas de verificación Con asignaciones de recursos o Con asignaciones de tareas.

6. Si desea cambiar el formato de fecha de un informe general, haga clic en la ficha Detalles y Selecciona el formato que desee del cuadro Formato de fecha.

Para incluir valores cero, activa la casilla de verificación Mostrar valores cero.

7. Si desea que los datos se muestren ordenados en el informe, haga clic en la fi cha Ordenar, Selecciona el campo por el que desee efectuar la ordenación en el cuadro Criterio de ordenación y, acto seguido, haga clic en Ascendente o Des cendente.

Para efectuar una ordenación basada en criterios de segundo o tercer orden, haga clic en el campo que desee del cuadro Segundo/Tercer criterio y, acto seguido,

haga clic en Ascendente o Descendente.

3.4. COPIAR UN INFORME

Con objeto de evitar la sobrescritura de algún informeexistente, puede copiar cualquier informe predefinido o personalizado. 1. En el menú Ver, elija Informes.


3. En la lista Informes, haga clic en el informe que desea copiar.

4. Haga clic en Copiar.

5. Escriba el nuevo nombre en el cuadro Nombre.

3.5. APLICAR FORMATO AL TEXTO DEL INFORME

Puede aplicar formato al texto del informe para resaltar la información impor-tante. Por ejemplo, puede imprimir las tareas hito o los recursos sobreasignados como texto en negrita.

Nota: Si no especifica un nuevo nombre para el informe copiado, la frase “Copia de” se insertará delante del nombre existente. Por ejemplo, si hace una copia del in-forme Tareas críticas pero no cambia el nombre, el informe Copia de Tareas críticas se mostrará en la lista Informes.










2. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Selec cionar.

Si elige Personalizado como tipo de informe, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 5.

3. Haga clic en el informe al que desee dar formato y después haga clic en Modifi car.

Si hizo clic en Resumen del proyecto o Días laborables, proceda con el paso 5.

4. Haga clic en Texto.

5. En el cuadro Cambiar, Selecciona el elemento (categoría de texto) al que de see dar formato.

6. Selecciona la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y el color que desee.

7. Para subrayar el elemento, activa la casilla de verificación Subrayado.

8. Haga clic en Aceptar dos veces y, después, haga clic en Seleccionar para revisar el informe.

Es posible cambiar el nombre a cualquier informe a fin de que describa con más claridad la información que contiene.




3. Haga clic en el informe al que desee cambiar el nombre y después haga clic en Modificar.


5. En el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre del informe.

3.6. IMPRIMIR DATOS DE INFORMES ESPECÍFICOS

Antes de imprimir un informe, puede especificar los detalles que desea im-primir, como totales de columnas, cuadrículas o bordes alrededor de detalles.

a. Imprimir los totales de columna en un informe




3. Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.

4. Haga clic en la ficha Detalles.

5. Para imprimir los totales de las columnas de un informe de tarea o recurso, activa la casilla de verificación Mostrar totales.

Notas

ü Al cambiar el nombre de un informe, éste solo estará disponible en el proyecto actual. Por ejemplo, si cambia el nombre del proyecto Tareas y recursos humanos a Actividades comerciales del mes de julio, el informe original no cambiará en el archivo global y se agregará un nuevo informe a la lista de informes del archivo de proyecto.

ü No es posible cambiar los nombres de los informes Resumen del proyecto, Días laborables o Calendario base.

Nota: La información detallada de los informes no se puede filtrar ni ordenar.


154







Para imprimir los totales de columna o fila de un informe general, en Mostrar, acti va las casillas de verificación Totales de columna y Totales de fila, o ambas.

6. Si desea un informe personalizado, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Si desea un informe predefinido, haga clic en Aceptar, haga clic en Seleccionar y, a continuación, haga clic en Imprimir.

b. Imprimir detalles de tareas, recursos o asignaciones en un informe 1. En el menú Ver, elija Informes.




4. Haga clic en la ficha Detalles.

5. Para mostrar u ocultar los detalles de la tarea, activa o desactiva las casillas de verificación Notas, Objetos, Predecesoras y Sucesoras en Tareas.

Para mostrar u ocultar los detalles del recurso, activa o desactiva las casillas de veri ficación Notas, Objetos, Calendario y Tasas de costo en Recursos.

Para mostrar u ocultar los detalles de la asignación, activa o desactiva las casillas de verificación Notas, Programación, Costo y Trabajo en Asignaciones.

c. Imprimir tareas de resumen en un informe de tareas o general 1. En el menú Ver, elija Informes.




4. Para imprimir tareas de resumen en un informe de tareas, haga clic en la ficha Definición.

Para imprimir tareas de resumen en un informe general, haga clic en la ficha Deta lles.

5. En los informes de tareas, activa la casilla de verificación Mostrar tareas de resu men.

En los informes generales, activa la casilla de verificación Tareas de resumen en Mostrar.

6. Si desea un informe personalizado, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Si desea un informe predefinido, haga clic en Aceptar, haga clic en Seleccionar y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Nota: Los totales de las columnas sólo se proporcionan para valores que pueden tener totales, como los de costos y los valores numéricos. Las duraciones, por ejem-plo, no pueden tener un total.

Nota En un, los detalles de la asignación se imprimen debajo de cada tarea. En un informe de recursos, los detalles de la asignación se imprimen debajo de cada recurso.










üGestión de recursos.

üCostos de los recursos.







Actividad N° 6:








Lectura Seleccionada Nro 1: Omega Engineering, Inc.: Fallas en la seguridad y el delito computacional

Un ingeniero que había sido despedido y que se desempeñaba como administra-dor de redes de la empresa donde trabajaba fue el autor de la peor pesadilla de seguridad que haya vivido cualquier otra empresa estadounidense, cuando supues-tamente lanzó una bomba lógica que destruyó todo el software de la em¬presa, causando daños por un valor de US$10 millones. ¿Podría haberse evitado esto? Quizá. ¿Podrían haber¬se minimizado los daños y el tiempo de no operación por medio de unos mejores procedimientos de seguri-dad? Definitivamente sí. Ésta es la evaluación de los ejecutivos y expertos en seguridad de la empresa, como resultado del auto de acusa¬ción de la semana pasada, de Timothy Lloyd, de 30 años de edad, ex jefe administrador de redes y diseñador de pro¬gramas de redes computacionales, en Omega Engineering, Inc., localizada en Bridgeport, Nueva Jersey. Omega es una empresa privada que produce instru¬mentos de control y medidas de alta tecnología para orga¬nismos gubernamentales como la NASA y la marina de los Estados Unidos. La empresa tiene 1,000 empleados en todo el mundo. El auto de acusación por dos cargos que se anunció en la Corte del Distrito Fede-ral de los Estados Unidos, en Newark, Nueva Jersey, instruye que, el 30 de julio de 1996, “Lloyd causó intencionalmente un daño irreparable al sis¬tema computacio-nal de Omega, al activar una bomba ló¬gica que borró de manera permanente to-dos los avanzados programas de software de la empresa”. Una bomba lógica es un programa doloso que se fija para que sea activado en un determinado momento. “Omega es la situación clásica de un ataque interno de piratería informática, en este caso una ‘bomba lógica que inspira una admiración temerosa’ que detona en un deter¬minado momento y hace explotar internamente la red. La defensa con-tra este tipo de ataques es muy difícil”, dice William Cook, socio de Brinks Hofer Gilson & Lione, una empresa de abogados con sede en Chicago. Esto es exactamente lo que sucedió, dice Al DiFrancesco, director de recursos hu-manos en Omega. “Tres semanas después de que Lloyd fuera despedido, nuestros

Nota: Las filas de resumen de un informe general no contienen los valores resumi-dos de las tareas detalladas. Para incluir este tipo de detalles, deberá imprimir una vista de uso en su lugar.


156







emplea¬dos llegaron a trabajar y no pudieron hacer funcionar sus computado-res”, dice él. La empresa descubrió rápidamente que todos los archivos de la red habían sido borrados. Al igual que muchas otras empresas que habían sido víctimas de este tipo de ataques, Omega creía que tenía mecanismos de seguridad adecuados en funcio-namiento. La empresa tenía instalado un software de respaldo, recu¬peración y auditoría. Estos rastros de auditoría conduje¬ron a Lloyd, lo que dio como resultado su acusación, dijo DiFrancesco. Y Omega ciertamente canceló todos los pri¬vilegios y derechos de acceso de Lloyd, cuando se le can¬celó su contrato, unos pocos meses después. Entonces, ¿qué fue lo que salió mal? Para empezar, además de ser el diseñador jefe de los programas de redes cornputacionales en Omega, Lloyd también era el admi¬nistrador de las redes de la empresa. Y sus 11 años en el cargo significa-ban que conocía todos los pormenores del sistema y tenía todos los privilegios de supervisión para hacer adiciones, cambios y eliminaciones en las redes. DiFrancesco dice que Lloyd utilizó su conocimiento para incrustar y codificar la bomba lógica dentro del siste¬ma operativo Novell NetWare e inhabilitar los medios de respaldo y recuperación. A raíz del daño causado por la bomba lógica, Omega ha instalado lo último en sistema de seguridad, y la em¬presa ya no volverá a poner todos los huevos en una sola canasta. “Nos estamos asegurando de duplicar toda nues¬tra información de la base de datos, el código de software y los archivos y, además, almacenaremos todo esto fuera del sitio”, dijo DiFrancesco. El juicio de Lloyd debe comenzar el 20 de abril en la Corte Distrital de los Estado Unidos ubicada en Newark. Si se le condena, tendrá que enfrentar un máximo de 5 años en una prisión federal por cargos de piratería informática, y otros 10 años si se le condena por el robo de equipos computacionales de Omega, por un valor de US$50,000. Cada cargo conlleva una multa máxima que podría fluc¬tuar entre US$250,000 y el dote de la pérdida o ganancia del delito, informó en una declara-ción el despacho del pro¬curador de los Estados Unidos. Reflexiones de la lectura

1. ¿Cómo utilizó Timothy Lloyd una bomba lógica en Omega Engineering?

2. ¿Qué fallas de seguridad en Omega hicieron posible el ataque con la bomba lógica?

3. ¿Cómo debería ser castigado Lloyd si se le condena? ¿Por qué?









Tema Nº 2: El Diseñador de presentaciones

Microsoft PowerPoint es un programa para el diseño de presentaciones. Permite organizar, ilustrar y mostrar información de forma profesional e impactante, tanto en presentaciones personales como en línea. Microsoft PowerPoint permite ilustrar sus ideas con diferentes formatos de texto, incluir imágenes de Microsoft Office Art, efectos de animación, así como crear presentaciones con características multi-media. Además, es posible generar versiones distintas de una sola presentación para adaptar su contenido a diferentes audiencias y diseñar presentaciones para Internet o para intranets corporativas.

1 Introducción al Diseñador de Presentaciones

Al iniciar Microsoft PowerPoint 2010, este automáticamente abre una caja de diálo go donde debemos indicarle la operación que deseamos iniciar.

Seleccionar Abrir una presentación existente o utilizar cualquiera de los siguien tes métodos:

Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Abrir.

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <A> ó <Ctrl> + <F12>.

Damos un clic sobre este ícono

Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él. Acep tamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar. Se puede abrir un ar chivo que haya sido creado en otra aplicación de las que aparecen en Tipo de Archivos. Si deseamos abrir un archivo como sólo lectura señalamos la opción Sólo Lectura. El botón de Avanzadas se revisará posteriormente.

1.1. vENTANA PRINCIPAL

La presentación aparece en la pantalla principal junto con todos los elementos que la componen.


158







Aparece también la Barra de Herramientas, la Barra de Estado y las de Desplazamiento.

1.2. MANEjO DE PRESENTACIONES

a) Las Vistas

Cuando estamos generando una presentación utilizamos distintas vistas para traba jar y observar los resultados. A cada vista le corresponde un ícono. Las vistas que podemos utilizar son:

Normal

En esta vista vemos una sola diapositiva en pantalla y podemos hacerle modificacio-nes a ésta. Además dispondremos, al lado izquierdo de un esquema para organizar mejor el contenido de las diapositivas. Por último, en la parte inferior podremos agregar notas a las diapositivas que cree-mos, como la fecha de creación o la idea que se expone.

Clasificador de Diapositivas

En esta vista aparecen en miniatura las diapositivas. Con esta vista podemos cam-biar la secuencia en la que aparecen las diapositivas, el tiempo que transcurrirá entre cambios, y borrar o copiar diaposi-tivas.

Presentación con Diapositivas

Con esta vista vemos nuestras diapositivas en pantalla completa a manera de expo-sición.

b) ELEMENTOS DE LA PRESENTACIÓN

Todas las diapositivas estarán compuestas por un título y por un cuerpo. Los cuer pos serán diferentes dependiendo del tipo de Diseño que hayamos seleccionado, además dispondremos de otras combinaciones posibles.

Diapositiva de Título

Viñetas

Gráficas Texto a dos colum-nas









Texto y Gráfica Texto e imagen

Organigrama Tabla

Objeto y Texto Objeto grande

Película y texto Cuatro objetos

Los elementos comunes en todas las diapositivas son considerados como elementos del Patrón de Diapositiva, esta diapositiva es la que da continuidad a la presentación en sus atributos y formatos. c) El Clasificador de Diapositivas

Si queremos revisar toda la presentación, podemos utilizar el Clasificador de Diapositivas que nos mostrará miniaturas de cada una de ellas. En el Clasificador de Diapo sitivas podremos cambiar el orden, borrar o agregar diapositivas.

Para cambiar al Clasificador de Diapositivas:

Menú Seleccionamos del menú Ver la opción Clasificador de Diapositivas.

8 Damos un clic sobre este ícono .

Al hacerlo aparecerá una pantalla similar a la que se muestra abajo:


160







Nota: Observa cómo ha cambiado la Barra de Herramientas y ha desaparecido la Paleta de Herramientas..

2. CREACIÓN DE PRESENTACIONES

A continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blan-co, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presen-tación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades. 2.1. CREAR UNA PRESENTACIÓN EN bLANCO

Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:

ü Despliega el Botón Office.

ü Selecciona la opción Nuevo.

ü En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear.

Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo

A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositi vas que hagan falta y todo lo demás









2.2. PLANTILLAS Y DISEñOS

Puede crear presentaciones utilizando plantillas de diseño, el cual definirá la com-binación de colores y los posibles diseños un una presentación. Para crear una nueva presentación, Inicie Microsoft PowerPoint y elija Plantilla de diseño. A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint. Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentación. Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos: ü Despliega el Botón Office.

ü Selecciona la opción Nuevo.

ü En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plan tillas instaladas y te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos a continuación.

Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te apa-recerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Crear. En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos clásico y así es lo que nos ha generado:


162







Esto sólo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aquí deberemos ir añadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla. Siempre podrás buscar más plantillas desde la caja de texto del cuadro de diálogo Nueva presentación: Las plantillas que descargues se almacenarán en la categoría Plantillas instaladas. También podrás encontrar más plantillas en la página oficial de Office o buscán-dolas en Internet.

3. INSERCIÓN Y EDICIÓN DE ObjETOS

3.1. IMÁGENES

Microsoft PowerPoint 2010 nos permite ilustrar nuestras presentaciones mediante dos utilerías: la Paleta de Herramientas de dibujo, y las librerías de dibujos que están incluidas en la aplicación. En este grupo de librerías se encuentran muchas imágenes prediseñadas que se pueden incluir en nuestras presentaciones. Los dibujos incluidos van desde símbolos y mapas, hasta edificios y construcciones. En el manual del producto se encuentran miniaturas de cada una de ellas agrupadas por temas. Para incluir en nuestra presentación un dibujo realiza alguna de las siguientes acciones: Menú: Seleccionamos de la ficha Insertar el comando Imagen, del submenú Imá-genes prediseñadas.

8 Damos un clic sobre este ícono

Si al seleccionar la plantilla para la diapositiva incluimos alguna que incluya una imagen prediseñada aparecerá una caja para crear imágenes prediseñadas.

Al dar doble clic sobre el ícono que representa las imágenes prediseñadas, apare ce la caja de diálogo de este tipo de imágenes.

La caja de diálogo donde podemos seleccionarlas aparece a continuación:

Si desea insertar una fotografía, Selecciona Imagen. Para insertar un soni-do Selecciona Sonido y para insertar un video Selecciona Video. Todas es-tas herramientas multimedia se manejan de la misma forma, utilizando a tra-vés de los botones que aparecen en la parte inferior de la caja de diálogo.









Haciendo clic derecho sobre la imagen encontramos las opciones Abrir una Venta-na Nueva, Cambiar Nombre..., Eliminar categoría, Pegar Clips, Seleccionar Todo, Recuperar.

Además al crear una Nueva categoría, haciendo clic sobre el ícono Categoría Nueva, observamos la siguiente ventana:

4. ANIMACIÓN DE DIAPOSITIvAS

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman par-te de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo. 4.1. ANIMAR TEXTOS Y ObjETOS

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

Después aparecerá en el panel de Personalizar animación. En este panel aparece el botón desplegable

Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movi-miento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto. En la lista desplegable Inicio podemos se leccionar cuándo queremos que se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc). Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.


164







La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar apare-cen en orden. El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las anima-ciones que hemos aplicado. 4.2. OCULTAR DIAPOSITIvAS

La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para ge-nerar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.

Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva. Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva. 4.3. TRANSICIÓN DE DIAPOSITIvA

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva. Los diferentes diseños te permiten seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.

En la lista Velocidad podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y otra diapositiva.

Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido . En la sección Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc..) Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todo.









4.4. ENSAYAR INTERvALOS

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapo-sitiva sin prisas.

Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la pre-sentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte supe-rior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recua-dro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de interva-los, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar

el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva. Una vez terminas el ensayo Microsoft PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapo-sitivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.


üGestión de presentaciones.

üAplicación de efectos.


166













ACTIVIDAD N° 7:


Tema Nº 3: Creación de Diagramas

En el presente tema se explica el proceso de creación de Diagramas utilizando Mi-crosoft Visio 2010; proporciona los conocimientos generales para usar las Plantillas de formas que integran sus diversas categorías, y aplicarlos en la presentación de ideas, procesos y conjuntos complejos de información en una página de dibujo. 1. INTRODUCCIÓN A LA CREACIÓN DE DIAGRAMAS

Microsoft Visio 2010 facilita a los profesionales de todo ámbito, la visualiza-ción, análisis y comunicación de información, sistemas y procesos complejos. Con los diagramas de aspecto profesional de Microsoft Visio, se puede mejorar la comprensión de sistemas y procesos, entender mejor la información comple-ja y utilizar dichos conocimientos para tomar mejores decisiones de empresa. 1.1. CATEGORÍAS Y PLANTILLAS DE vISIO

Para crear un tipo de dibujo, Microsoft Visio cuenta con 16 Categorías, como se muestra en la figura, cada una de las cuales agrupa un conjunto de Plantillas que suman 66; cada plantilla dispone de múltiples grupos de Formas, las cuales pueden utilizarse al arrastrarlas con el mouse y soltarlas en la página de dibujo. Adicionalmente, en el menú Archivo, Formas, se dispone de formas diversas llamadas Extras de Visio. Las plantillas incluyen todo lo necesario para crear un diagrama: formas, estilos, opciones de configuración y herramientas. Para iniciar un diagrama de Microsoft Office Visio, se abre una plantilla. Con ella se abren una o varias galerías de símbolos a la izquierda de la página de dibujo. Las galerías de símbolos contienen las formas necesarias para crear el diagrama.

1.1. CATEGORÍAS Y PLANTILLAS DE vISIO

La ventana lormas contiene la Galería de símbolos y las Formas. La Galería de sím-bolos contiene las formas de una categoría. En la figura 2 la ventana muestra las Formas para organigramas. Para ver las formas de cualquiera de las otras dos ga-lerías de símbolos (Bordes y títulos y Fondos) solo debe hacer clic en su nombre.









Figura N° 2: Ventana Formas, integrada por la Galería de símbolos y las Formas. 1.3. ENTORNO DE DIbUjO

La figura 3 muestra el Entorno de dibujo de Visio, que incluye la pági-

na de dibujo, el panel de tareas (ventana de aplicación del Office que muestra comandos representados por iconos, utilizados frecuentemen-te), las galerías de símbolos, los menús y las barras de herramientas. Luego de abrir una plantilla, se muestra el entorno de dibujo de Microsoft Office Visio, que incluye menús, barras de herramientas, galerías de símbolos con formas, la página de dibujo y un panel de tareas situado a la derecha de la página de dibujo. El dibujo se crea en la página de dibujo, que representa la página impresa e incluye cuadrículas que ayudan a colocar las formas.


168







El panel de tareas se emplea para acceder rápidamente a distintos tipos de infor-mación mientras se trabaja o para colaborar con otros miembros del equipo. Las formas constituyen la base de todos los diagramas de Visio: organigramas, diagramas de flujo, calendario de un proyecto, diseño de oficinas, etc. Cual-quier cosa es una forma, inclusive una foto, una imagen, etc., todo lo que se in-cluye en una página de dibujo es una forma; éstas pueden representar objetos, acciones e ideas. En la presente unidad se hace referencia a las bases esenciales de las formas. 2. TRAbAjAR CON FORMAS Las formas con las cuales podemos crear diagramas pueden ser: unidimensio-nales o 1D y bidimensionales o 2D, se incluye además las formas de compor-tamiento especial, formas personalizadas y diversas acciones que se pueden realizar con las formas, como veremos a continuación. 2.1. FORMAS 1D Son líneas o conectores unidimensionales, con un punto de inicio y un punto final, al arrastrar cualquiera de estos dos puntos las formas cambian en su lon-gitud. Estas formas pueden conectar otras dos formas iguales o diferentes. 2.2. FORMAS 2D Es un formato bidimensional como rectángulos, cuadrados, círculos, etc. que tienen ocho controladores de selección, un controlador de giro, con un con-trolador de excentricidad. Algunas formas tienen un controlador amarillo que permite interactuar en la misma forma. Las formas 2D no tienen punto de inicio ni punto final, pueden variar sus dimensiones en forma proporcional a su volumen original o en su largo y alto indistintamente. Estas formas no pueden conectar otras dos formas iguales o diferentes. Algunas formas están dibujadas en forma tridimensional, pero MS Visio las considera como formas 2D, como se muestra en la figura 2a.

2.3. FORMAS CON COMPORTAMIENTO ESPECIAL Algunas formas que tienen controladores amarillos, tienen un compor¬tamiento que no dependen de sin 1D o 2D. Por ejemplo la figura 2b tiene dos controlado res amarillos, el primero ubicado en el lado izquierdo permite ajustar el ancho de los brazos, y el segundo ubicado en la parte inferior permite cambiar el an cho del trazo vertical. Al modificar estos controladores la figura 2b ha quedado variada como se muestra en la figura 2.3.

Un vértice es un controlador con forma de rombo que aparece entre segmentos de una forma con varios segmentos, o bien al final de un segmento.









2.4. FORMAS PERSONALIZADAS

Si no es posible encontrar formas predefinidas por Visio, puede dibujar su propia

forma, para estos efectos (se asume que Visio no ha sido abierto) realice lo siguien-te:

ü Haga clic en el botón Inicio en la barra de tareas de Windows y luego sobre el icono de Microsoft Office Visio, accederá a una pantalla similar a la que se mues tra en la figura 1.1.

ü Elija Archivo, Nuevo, Nuevo dibujo (Sistema métrico), accederá a una página de dibujo.

ü Elija Ver, Barras de herramientas y en el menú desplegable haga clic sobre Dibujo. Se insertará la barra Dibujo que se muestra en la figura 2.4.

2.5. FORMAS INTELIGENTES Las formas personalizadas de la barra Dibujo contienen las herramientas, Rec-

tángulo, Elipse, Línea, Arco, Forma libre y Lápiz. Las herramientas Rectángulo y Elipse son formas cerradas. Microsoft Visio le permite dar formato a las formas, cambiarles el tamaño, relle-narlas y girarlas. Y con muchas formas, Visio puede hacer mucho, mucho más. Muchas de las formas son inteligentes: poseen características integradas especiales que le ayudan con el tipo concreto de organigrama con el que esté trabajando. En un organigrama, por ejemplo, si arrastra una forma Puesto sobre una forma Ejecutivo o Director, la forma subordinada se coloca automáticamente debajo de la principal, como se puede ver en esta ilustración.


170







2.6. COLOCAR, APILAR Y AGRUPAR FORMAS

Para colocar una forma en la página de dibujo, sólo debe hacer clic sobre ella arras-trarla y soltarla. Por ejemplo a partir de la figura 1.3 puede colocar las formas que se muestran en formas para diagrama de flujo en la figura 2.14.

2.7. USAR CUADRÍCULAS Y REGLA

Una vez que haya elegido la forma deseada en la ventana Formas haga clic so-

bre ella, arrástrela y suéltela en la página de dibujo. De manera predetermina-da las formas se ajustan a las líneas de las cuadrículas y a las líneas de medida de la regla. Por ejemplo, la forma Terminador de la figura 2.15 es una forma 2D (tiene 8 controladores de selección), con medidas predefinidas de 25 mm de ancho por 10 mm de alto, cuyos valores de sus ejes X:Y (puntos centra-les de la figura) se ubican en (32,5 mm; 280 mm) como se observan en las re-glas horizontal y vertical. Para visualizar la figura 2.15 haga clic sobre la prime-ra forma Terminador y luego elija el menú Ver, Ventana Tamaño y posición. Las formas pueden ser modificadas en sus dimensiones o giradas con el controla-dor de giro (figura 2.15).

2.8. USAR GUÍAS

Las guías son líneas horizontales y verticales que se pueden colocar en la pá-gina de dibujo y que no aparecen en el trabajo impreso. Para colocarlas en la página de dibujo elija el menú Ver, Guías; coloque el mouse sobre la re-gla hasta que aparezca una doble flecha “, siga las instrucciones (figura 2.16), arrastre la guía y suéltela en el lugar que estime pertinente (figura 2.17).

3. CREACIÓN DE DIAGRAMAS UTILIZANDO PLANTILLAS

Una de las maneras más rápidas para crear un diagrama es utilizando una plantilla, Mi-crosoft Visio 2010, incorpora diversas categorías, las cuales contiene diversas plantillas que nos ayudarán a crear diagramas de manera sencilla y con aspectos profesionales.

Nota: Observa cómo ha cambiado la Barra de Herramientas y ha desaparecido la Paleta de Herramientas..









Para crear un diagrama, se empieza por elegir una plantilla. Fíjese en los siguientes aspectos:

• Despuésdeelegirunaplantilla,apareceunapáginadedibujoenblanco.

• Alaizquierdadeesapáginaapareceunacoleccióndeformasquepuedeutili zar en el diagrama.

Lo primero que debe hacer es ejecutar Microsoft Visio 2010, seguidamente puede seleccionar un tipo de plantilla:

Arrastrar formas y colocarlas en la página

Como acabamos de decir, después de elegir una plantilla aparece la página de dibujo

en blanco. Este sistema es distinto al de las plantillas de muchos otros programas. Por

ejemplo, al elegir una plantilla en Microsoft Word, se abre un documento que contiene

texto, estilos y otros elementos que puede usar.

Por el contrario, en una plantilla de Visio las formas aparecen a la izquierda

de la página de dibujo en blanco, a la espera de que usted las arrastre a la página.

3.1. DISEñO DE OFICINAS

Un plano de un espacio de oficina, es una vista superior de un espacio de oficina, que incluye las paredes, las ventanas, las puertas, el mobiliario, etc. Dicho espacio podría ser una sola oficina o varias de ellas. A continuación aprenderemos cómo realizar su primer diseño. Crear un diseño de oficina ¿Ha visto alguna vez un plano o un boceto realizado por un diseñador de inte-riores, un contratista o un arquitecto? Los diseños de oficina de Visio son pareci-dos. La ilustración siguiente es un ejemplo. Puede pensar que es el resultado de mucho trabajo. Al contrario: con Visio, es cuestión de arrastrar, colocar y cambiar el tamaño de los componentes.

Nota: Cuando elije la plantilla de diagrama de flujo, las formas son específicas de los diagramas de flujo. Si eligiera otra categoría de plantilla, se mostrarían las for-mas específicas de esa categoría.

Nota: Cuando elije la plantilla de diagrama de flujo, las formas son específicas de los diagramas de flujo. Si eligiera otra categoría de plantilla, se mostrarían las for-mas específicas de esa categoría.


172







Diseño de oficina con varias salas Aquí puede ver otro diseño de oficina. No obstante, no se trata de un diseño con una sola oficina. Este diseño incluye va-rias salas y un área de recepción. Puesto que Visio permite arrastrar, colocar y cambiar oficinas completas con tanta facilidad como puede hacerlo con el mobiliario, preparar planos incluso para grandes oficinas es fácil y rápido.

3.2. ORGANIGRAMAS

A continuación usted verá qué fácil es crear un organigrama con Microsoft Visio. Desde arrastrar y colocar formas hasta organizarlas y agregar fotos, domi-nará el proceso rápidamente. Cómo crear un organigrama

Un organigrama es un diagrama que muestra la situación de los empleados en una jerarquía de responsabilidades. ¿Pero qué significa eso?









Usando formas y líneas de conexión, un organigrama representa las relaciones existentes entre personas y grupos de una organización: quién trabaja para cada jefe.

3.3. DIAGRAMAS DE bLOqUES

Supongamos que tiene en mente un concepto muy claro y que desea co-municar ese concepto usando una representación visual clara y conci-sa. Desea que las personas que lo vean digan “Ah, ahora lo entiendo”. Los diagramas de bloque no sólo son claros, sino que también son muy versáti-les. Con los diagramas de bloque puede utilizar formas sencillas para comunicar cualquier idea con pocas palabras. Ya desee explicar una nueva estrategia de marketing, un cambio al flujo de trabajo de un almacén o un plan de arquitec-tura de la información, los diagramas de bloque comunican su idea con más efectividad.

Cómo crear un diagrama de bloque

Esto es un diagrama de bloque. Observe con qué claridad enfatiza la importancia de la satisfacción del cliente antes, durante y después de la venta.

Este diagrama de bloque es parecido a un diagrama de flujo. Sin embargo, los diagra-mas de bloque son mucho más simples que los diagramas de flujo. Un diagrama de bloque presenta la idea global, sin entrar en detalles.

En este caso, los tres bloques representan tres etapas principales del proceso de venta. Pero no se especifica qué implican esas etapas. Para esta representación visual, no es ese el punto de interés. Lo importante es una idea: la satisfacción del cliente es importante en todo el proceso.

Esto es un diagrama de bloque. Observe con qué claridad enfatiza la importan-cia de la satisfacción del cliente antes, durante y después de la venta. Este diagrama de bloque es parecido a un diagrama de flujo. Sin embargo, los diagramas de bloque son mucho más simples que los diagramas de flujo. Un diagrama de bloque presenta la idea global, sin entrar en detalles. En este caso, los tres bloques representan tres etapas principales del proceso de venta. Pero no se especifica qué implican esas etapas. Para esta representa-ción visual, no es ese el punto de interés. Lo importante es una idea: la satisfac-ción del cliente es importante en todo el proceso. Un diagrama de tipo cebolla es un diagrama de bloque


174







Un diagrama de tipo cebolla es otro tipo de diagrama de bloque que puede crear en Visio. También suelen llamarse diagramas de piel de cebolla. Los diagramas de tipo cebolla se componen de círculos concéntricos. Cada círculo representa un proceso o componente que depende del que tiene en su interior. En el centro se coloca el núcleo, el concepto central del diagrama. Los diagramas de tipo cebolla comunican una idea sencilla con un impacto visual fuerte y claro. El objetivo principal de diagramas de bloque es comunicar ideas de un solo vistazo.


üCreación de diagramas utilizando formas.

üCreación de diagramas utilizando plantillas.







ACTIVIDAD N° 8:
















Lectura Seleccionada N° 2: El Toque personal

FedEx es una organización que nunca duerme y para la cual cada minuto cuenta. En los días pico entre navidad y año nuevo, suele embarcar más de 8 millones de paquetes diarios. En un día normal, la empresa transporta un promedio de 5.5 millones de paquetes, utiliza más de 600 aeronaves y 71000 camiones. Es inevitable que algunos paquetes no lleguen a la hora prometida, algunos no lleguen a su destino y algunos se dañen. Cuando esto sucede, los 4000 representas de servicio al cliente de FedEx son las personas a las que llaman los clientes. Un servicio al cliente eficiente y rápido es muy importante para permanecer en esta industria de embarques mundiales muy competitiva, y ni se diga para tener ganancias satisfactorias. Nunca dejan de llegar llamadas al centro de servicios al cliente de FedEx en Fullerton, California y los representantes de FedEx nunca tienen un momento de inactividad en su turno. Sentados frente a pantallas de computadora en un área de trabajo con divisiones y con una diadema telefónica, estos agentes rara vez tienen tiempo para ponerse de pie y estirarse. Un cliente se queja de que su paquete no ha llegado, lo cual es una queja común. Otro pide que se modifique la hora de recepción. Un tercer cliente está confundi-do acerca de las firmas: ¿se supone que va a firmar cuando lo entreguen o simplemente dejarán el paquete en su puerta?. Los representantes responden con confianza y amabilidad. Aceptan con paciencia cualquier pregunta o queja aunque la hayan escuchado miles de veces. Mencionan a menudo las palabras “lo siento”. Tienen cuidado de que el cliente no sienta que tienen prisa, pero tratan de resolver las quejas con rapidez. El tiempo es dinero. Hace varios años, FedEx instaló un software que usaban los representantes en los centros de las llamadas para proporcionar un servicio más rápido. Muchos de los clientes ya están registrados en la base de datos de la empresa una de las peticio-nes más frecuentes es enviar un trabajador de FedEx a recoger un paquete. Mediante este software, un representante atiende tal solicitud en 20 segundos. Solo necesita introducir un nombre, lo cual conduce a un código postal, que a su vez se transforma en un número de rastreo. Ese número identifica inequívoca-mente el paquete. Algunas quejas son más complejas. Por ejemplo un conductor de FedEx no comprendió bien un comentario que había dejado un cliente y entregó el paquete en otro lugar. Una queja de ese tipo no tarda más de 10 minutos en resolverse. Un representante experimentado y eficiente puede manejar 10 llamadas en 45 minutos. Sin embargo, lo ideal sería que nadie llamara. Lo ideal para FedEx sería que cuando menos seis de cada 10 clientes utilizarán sus computadoras para consultar el sitio Web de FedEx y resolvieran sus problemas ellos mismos. Seis de 10, porque 60% de los clientes de FedEx tiene una computadora conectada a internet. Igual que otras empresas, FedEx intenta reducir la mano de obra al dirigir a los clientes a su sitio web. Sin embargo, muchos prefieren el teléfono y hablar con una persona. Cada vez que un cliente decide emplear el sitio web de la empresa en vez de telefonear, la compañía ahorra $ 1.87. Los esfuerzos para desviar las llamadas al sitio web han sido fructíferos. En 2005, los centros de llamadas de FedEx recibie-ron 470000 llamadas diarias, 83000 menos que en 2000. Esta diferencia en llamadas se traduce en un ahorro de $57.56 millones de dólares al año. El sitio web de la compañía maneja un promedio de 60 millones de solicitudes de rastreo de paquetes al mes. La operación del sitio web cuesta dinero. Cada una de estas solicitudes le cuesta a FedEx 3 centavos, lo cual representa $21.6 millones al año. Son embargo, si todas estas solicitudes se hicieran por teléfono, el costo superaría los %1360 millones al año. Como es imposible desviar todas las llamadas al sitio web, la compañía debe mantener los centros de llamadas. El costo anual de estos centros es de $326 millones. Este costo debe disminuir con los años, conforme más clientes empleen el sitio web, pero es probable que siempre existan los centros de llamadas, porque FedEx no quiere perder a los clientes que no se sientan cómodos utilizando el sitio.1

8 Effy Oz, “Administración de los sistemas de información”, Thomson, 5ta Edición 2008, pp. 32-33..


176







A muchas personas todavía les incomoda hacer negocios en un sitio web. El costo de un cliente de este tipo es incalculable para la empresa. La experiencia muestra que las personas están dispuestas a encontrar uno o dos obstáculos con el sitio web, pero después dejan de intentarlo. Debido a que se estableció en 1971 como Federal Express Corp., a la compañía siempre le ha interesado la tecnología de la información, pero con los años ha empleado una cantidad cada vez mayor de sistemas diferentes para distintos propósitos empresariales, como el flete aéreo, el flete terrestre, las operaciones logísticas especiales y el embarque personalizado de artículos delicados. Para 1999, la información del cliente estaba dispersa en sistemas de computadoras que se iniciaron hace 14 años. Para probar el servicio periódicamente, los ejecutivos fingen ser clientes. Descubrieron que los clientes que realizaban más de un negocio con FedEx no eran tratados de manera uniforme. Por ejemplo al reclamar daños, un cliente tenía que llenar 37 campos de un formulario, como el número de rastreo, la fecha de embarque, el lugar de recolección y el destino, aun cuando los sistemas de FedEx ya tenían datos de 33 de esos campos. El cambio oficial de la razón Social “Federal Express” a “FedEx” dio inicio a un movimiento importante: todas las unidades de la compañía compartirían los mismos sistemas de información. Mientras tanto, los centros de servicios al cliente de FedEx fueron rediseñados con base en un software para PC. Si los representantes pudieran recuperar los datos históricos de los clientes cuando llamaran – no solo su historial de embarques, sino sus preferencias o incluso imágenes de sus facturas – FedEx podría ofrecer un servicio mejor y más rápido, tanto a los clientes individuales, como a las empresas que venden artículos mediante catálogos. En 2000, la administración adquirió un software de administración de las relacio-nes con los clientes llamado Clarify. Se estableció una nueva política: los sistemas y los expertos en servicios al cliente tenían la misma responsabilidad en los centros de llamadas. Con una PC, los representantes extraen los datos históricos de los clientes cuando éstos llaman. Entre los registros de los clientes que pueden consultar están el historial de embarques, las referencias y las imágenes de sus facturas. Los clientes están más satisfechos ahora que hace cinco años. Al igual que los representantes. Los cambios en los representantes han disminuido 20 por ciento. La productividad es importante, pero también lo es la calidad del servicio de los representantes. Deben se amables, ofrecer a los clientes la información adecuada y no darles motivo para que vuelvan a llamar. Los clientes suelen estar decididos a hablar con una persona o saben que la ayuda que necesitan es demasiado compleja para estar disponible en el sitio web de la compañía. Por lo tanto los clientes requieren más tiempo que en el pasado. La compañía evalúa periódica-mente el desempeño de los representantes con base en metas bien definidas que consideran todos estos factores. Es común que 32% de la valoración del desempe-ño de los representantes se base en la calidad de su respuesta y 17% en su eficiencia. El otro 15% se basa en la asistencia, el cumplimiento de los descansos programados y el apego a las regulaciones. Es curioso que a los clientes no les interese la amabilidad, sino la información rápida y precisa. FedEx continuamente da seguimiento a las reacciones de los clientes a los diferentes estilos de ayuda. Los administradores descubrieron que cuando el tiempo de los representantes no estaba limitado, tendían a hablar con los clientes más tiempo del necesario para resolver el problema. Los clientes los percibían como parlanchines y se llevaban una mala impresión de FedEx. En consecuencia, se recomienda a los representantes que cuelguen el teléfono tan pronto se resuelve el problema y no traten de ser “agradables”. Los profesionales que trabajaban para el vendedor de Clarify, el software de CRM, dedican tiempo a los representantes para ver qué tan bien les funciona el soft-ware. Descubrieron que los representantes suelen moverse con rapidez de una ventana de información a otra y que a veces tardan en encontrar una ventana “desaparecida”. Los ingenieros del software decidieron modificar Clarify para que interactuara con el código de Java. Esto permite a los representantes cambiar con









rapidez entre las ventanas y las diferentes aplicaciones de Clarify durante una llamada sin volver a introducir los datos del cliente. Por ejemplo, si un cliente necesita instrucciones para recoger un paquete, el representante hace clic en la pestaña de la aplicación de ubicación. Con base en los datos de la cuenta al cliente, la aplicación toma el código postal del cliente. Al combinar el código con el centro de recolección, el software produce instrucciones de inmediato, las cuales el representante lee al cliente. Aunque ya se han logrado grandes mejoras en la velocidad y la calidad del servicio, los ejecutivos de FedEx siguen buscando modos de mejorar. Se niegan a mencionar cual es el paso siguiente porque sus competidores lo pueden copiar de inmediato, pero revelan que su meta es llevar a los centros de llamadas al punto en donde un representante nunca tenga que hacer esperar a un cliente. Para el 2010, los expertos esperan un solo “sistema nervioso” para todos los tipos de llamadas de clientes. El software aceptará todas las llamadas de los clientes ya sean desde una PC, un teléfono o un dispositivo portátil. Un software especial que incorpora técnicas de inteligencia artificial filtrará todas las llamadas, evaluará la complejidad del problema y decidirá si dirige la llamada a otro software para resolverla o convocará a un representante para que intervenga.

REFLEXIONES DE LA LECTURA

1. ¿Qué es un CRM en general? Ofrezca ejemplos de aplicaciones de CRM dife-rentes. 2. Enumere y explique los diversos modos en que la aplicación de CRM analizada aquí (Clarify) ahorra costos o ayuda de otra manera. 3. ¿Cuál métrica utilizaría para medir antes y después el desempeño en cuanto a la tecnología de la información implementada en este caso? Considere el costo, la calidad del servicio, el tiempo de un ciclo y cualquier otro factor del desempeño y ofrezca una métrica específica (por ejemplo, una proporción, un producto o un valor absoluto). 4. Cómo cliente, ¿preferiría más o menos servicio mecanizado en lugar de ayuda humana?. 5. Como ejecutivo de FedEx o una empresa similar, ¿Qué más implementaría mediante software e internet?


178













Autoevaluación de la Unidad Iv EjERCICIO 1: MICROSOFT POWERPOINT

Abrir una presentación en blanco seleccionando la opción Diapositiva de título y guardarla con el nombre gastos_mensuales.pptx. Realizar en ella las siguientes operaciones: En la primera diapositiva introducir el texto “Balance de gastos” en el cuadro de texto superior y en el inferior el texto “Primer trimestre”.

Insertar una nueva diapositiva en blanco e insertar en ella un Gráfico. Como título escribir “Gastos mensuales”. Crear el gráfico que se muestra en la siguiente imagen.

Realizar las modificaciones de formato necesarias para que el gráfico presente el

aspecto que se muestra en la siguiente imagen.









Duplicar la diapositiva. Seleccionar el gráfico de la nueva diapositiva para modificarlo. En la Hoja de datos del gráfico y modificar los datos de manera que sólo aparez-can los totales para cada mes. Modificar el tipo de gráfico utilizado, eligiendo un gráfico de tipo circular y Cam-biar entre filas y columnas los datos representados. El aspecto del gráfico será el que muestra la siguiente imagen.

EjERCICIO 2: MICROSOFT vISIO

A continuación se presenta un diagrama de causa y efecto, construir el diagra-ma y aplicar el formato adecuado:


ISolucionario de la Autoevaluación N° IV.


180













bIbLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD

FPASCUAL, Francisco DOMINE MICROSOFT OFFICE 2010

Alfaomega, México 2007

SUAREZ, Ramón MICROSOFT VISIO PASO A PASO

Editorial McGraw-Hill

VAQUERO SANCHEZ, Antonio

QUIROZ VIEYRA, Gerardo MICROSOFT PROJECT 2010 PASO A PASO

Catapult, Inc. McGraw-Hill, 2007







GLOSARIO

ACTIVEX: Es una tecnología de Microsoft que permite añadir nuevo software cuando accedes a una página Web. ADSL: Es una tecnología de transmisión de datos que te permite enviar y recibir información a gran velocidad por los hilos telefónicos de cobre convencionales. ANTIVIRUS: Es una software que se instala en tu ordenador y que permite preve-nir que programas diseñados para producir daños, también llamados virus, dañen tu equipo. También tiene la misión de limpiar ordenadores ya infectados. ASCII: Es un acrónimo de American Standard Code for Information Interchange (Código americano estándar de intercambio de información), es un formato de archivo que no contiene formato de texto, por lo que se puede transferir entre diferentes sistemas operativos y programas. Los archivos de texto ASCII se usan universalmente para intercambiar información entre equipos. APACHE: Es uno de los servidores Web más populares y utilizados. Se da la circunstancia de que es de dominio público. Está basado en el sistema operativo Linux APLICACIÓN: Es simplemente otra forma de llamar a un programa informático. Se instala en ordenador y nos permite realizar tareas de todo tipo. Desde mandar un correo a gestionar la contabilidad de una empresa. AVATAR: Es una imagen que los usuarios de Internet se atribuyen a la hora de escribir en foros o chatear. Suele identificar de laguna manera a dicho usuario. BACKUP: También llamado copia de seguridad, es la tarea de duplicar y guardar cualquier tipo de datos o información en otro lugar (disco, servidor…) para que pueda ser recuperado en caso de la perdida de la información original. BANDWIDTH: Ancho de banda. Es la cantidad de datos que pueden ser enviados en un espacio de tiempo determinado a través de un circuito o conexión. BANNER: Es una imagen o gráfico que permite a una empresa anunciarse. Suele ir a un lado, arriba o debajo de una página Web. Pinchando sobre el banner, se irá a la página del anunciante. BIT: Es la unidad mínima de información digital que puede ser tratada por un ordenador. BLUETOOTH: Es un sistema de conexión inalámbrica para voz y datos. Es utiliza-do en distancias cortas. Su límite de acción es de unos 10 metros.









BROWSER: Es un programa o aplicación que nos permite navegar por Internet y encontrar exactamente la información o temática que nos interesa. Las más popu-lares son Internet Explorer, Netscape y Firefox. BUG: Se refiere a los fallos existentes en cualquier tipo de software o hardware. BYTE: Es una unidad de medida de información digital que se compone de 8 bits. CACHÉ: Es una memoria existente en el disco duro que permite guardar copias temporales de archivos para poder acceder a ellos en ciertos momentos. Cuando se accede a Internet, esto resulta muy útil ya que puede guardar algunos elemen-tos de páginas Web para no tener que cargarlos en la próxima visita a la misma página. CSS: Es un formato de archivo con varias instrucciones HTML que permite dar una presencia homogénea a varias páginas Web solo preocupándose de modificar dicho archivo CSS. CHAT: Es una forma de comunicación en tiempo real (simultaneo), entre varias personas a través de Internet. CHIP: Es un circuito integrado formado por transistores y otros elementos electró-nicos. COOKIE: Son pequeños ficheros que se instalan en la memoria virtual del ordena-dor cuando se accede a páginas Web. Sirven para que la página visitada conozca el perfil de sus visitantes, guardar contraseñas, etc. COPYRIGHT: Son los derechos de autor de un determinado producto. CPU – Es un viejo término para procesador y es la unidad central de un ordena-dor la cual permite especificar cómo funcionará tu ordenador. Es el cerebro de tú computadora. CRIPTOGRAFÍA – Es una forma de proteger información de vistas ajenas cuando se están transfiriendo archivos por la red. DIRECTORIO – Es un espacio lógico del ordenador donde se guarda y almacena información. DOS: Fue el primer sistema operativo que se creó para los ordenadores y fue creado por Bill Gates. DOMINIO: Estrictamente hablando, es un nombre que representa una entidad lógica y que puede estar formado por otros dominios formando un árbol o estruc-tura jerárquica. DOWNLOAD: Descarga. Se refiere al proceso de transferir datos desde un punto remoto (servidor u otro ordenador) a tu propio ordenador. DRIVER: Controlador. Programa que generalmente forma parte del sistema ope-rativo y que controla una pieza específica de hardware. E-BOOK: Es un libro pero en formato digital y con la peculiaridad de que no se compra en una librería convencional sino por Internet. FIREWALL: Es un dispositivo que asegura las comunicaciones entre usuarios de una red e Internet. FIRMWARE: Conjunto de instrucciones integrado en el hardware que controla y dirige actividades de la memoria del microprocesador. FORMATEAR: Es el proceso de preparar tu disco duro para que se pueda instalar el sistema operativo.


182







FRAGMENTACIÓN: El sistema operativo almacena los datos de un fichero o archivo concreto en muchas partes del disco, dejando grandes espacios entre los registros. Al fragmentar se “colocan” todos esos espacios al principio del disco y de forma ordenada. HTML: Es el lenguaje con que se escriben las páginas Web. INTERFACE: Es el punto de comunicación entre dos elementos electrónicos o informáticos. Muchas veces se refiere a él como puerto. También se podría definir como El punto de contacto entre el usuario, el ordenador y el programa, por ejemplo, el teclado o un menú. ISP: Organización o empresa que tiene como misión dar acceso a Internet y pro-porcionar ciertos servicios añadidos a usuarios o empresas. IP: Número de 32 bits que identifica a ordenadores o equipos de red en Internet. MAIL: Correo. Carta escrita virtual que se puede mandar de un ordenador a otro.MENÚ: Es una lista de opciones para que una persona elija una acción. Es interac-tivo con el usuario. MICROPROCESADOR: Componente de hardware que contiene un solo circuito integrado que lleva a cabo instrucciones. MODEM: Dispositivo que servirá para conectar con Internet. Lo que hace es mo-dular los datos digitales para su transmisión por líneas telefónicas convencionales para después remodular la señal a su llegada. PCMCIA: Hace referencia a las tarjetas de memoria utilizadas en los ordenadores personales. PÍXEL: Es la unidad más pequeña con la que se forman las imágenes. PLACA BASE: Es la tarjeta de circuito impreso principal donde van conectados los demás elementos que componen el ordenador como son tarjetas gráficas, de sonido, memorias, discos duros, etc. PLUG AND PLAY: Es un método por el cual el ordenador reconoce automática-mente un nuevo dispositivo insertado. PROTOCOLO: Conjunto de reglas que establecen la temporización y el formato del intercambio de datos. PUERTO SERIE: También llamado puerto COM. Es un conector en la parte tra-sera de la caja donde se pueden conectar algunos dispositivos como el ratón, un modem o una impresora. ROM: Es una memoria del ordenador que se encarga de ciertas funciones básicas del ordenador. SGBD: Sistema Gestionador de Base de Datos. TARJETA: Es una placa electrónica que va normalmente conectada a la placa base y sirve para realizar ciertas funciones. UNIDAD DE DISCO: Término que se aplica a cualquier disquetera, lector de CD-ROM o disco duro. UNIX: Sistema operativo de 32 bits empleado principalmente en entornos cien-tíficos e industriales. Es multiusuario (permite el trabajo simultáneo de muchos usuarios) y multitarea (ejecuta varias operaciones al mismo tiempo). UPLOAD: (subir) Proceso de transferir información desde un ordenador cliente a otro servidor.









UPS: Unidad de alimentación ininterrumpida, también conocida como SAI. Se activa automáticamente en caso de corte eléctrico, permitiendo seguir el trabajo con el ordenador sin perder los datos.

URL (Uniform Resource Location): Son las direcciones de Internet, que cuando se refieren a páginas web empiezan siempre con las letras http:// USB (Universal Serial Bus ): Bus que permite la conexión de todo tipo de periféricos. Su velocidad es de 12 Mbps. (muy superior a la del puerto serie) y permite la conexión de hasta 127 dispositivos. USENET: Red principal de grupos de noticias (news) disponible a través de Internet. VENTANA: Elemento básico de los entornos gráficos de los sistemas operativos Win-dows y Mac. En las ventanas se muestran las opciones de un menú, el contenido de las carpetas o la zona de trabajo de un programa. El software de ventanas ha simplificado el uso del ordenador, sustituyendo los sistemas operativos anteriores (como el MS-DOS) que exigían el uso de complicados comandos. VGA (Video Graphics Array): Estándar para monitores de color que admitía inicial-mente resoluciones 640x480 con una porfundidad de color de 16 colores y una fre-cuencia de refresco de la pantalla de 60 Hz. Actualmente el estándar superVGA admite resoluciones superiores a 1024x768, con profundidad de color de 32 bits y frecuencias de refresco de 85 Hz. VIDEOCONFERENCIA: Sistema mediante el cual dos o más personas pueden comuni-carse (imagen, voz, texto) a través de Internet. VIDEOSTREAMING: Reproducción de vídeo en tiempo real desde Internet. VÍNCULO. Conexión entre páginas web. VIRUS: Programas informáticos desarrollados para destruir la información y producir problemas de funcionamiento a los ordenadores que infectan. Se propagan automáti-camente al transferir información entre los ordenadores. WAN (Wide Area Network): Redes de ordenadores comunicados entre si a gran distan-cia. La comunicación se realiza mediante conexión telefónica, por cable o vía satélite. WAP (Wireless Aplication Protocol) Protocolo para comunicaciones inalámbricas que permite acceder a servicios (de texto) de Internet des de teléfonos móviles de pantalla reducida. La velocidad es de 9’6 Kb, siendo el acceso lento y pesado. WAV: Formato estándar para almacenar sonidos. Los archivos de sonido WAV dan una calidad aceptable pero son de gran tamaño. WEB. Forma abreviada de designar la World Wide Web WEBCAM: Pequeña cámara de vídeo de baja gama que, conectada directamente a uno de los puertos del ordenador, permite digitalizar en vídeo y realizar videoconferencias. WEBLOG (blog o bitácora): Diario on-line en el que su autor puede escribir cada día desde cualquier navegador y lugar. Generalmente se agrupan en comunidades de escritores que tienen unos mismos intereses. WEB-TV: Dispositivo que se conecta al televisor y al teléfono y, con la ayuda de un teclado inalámbrico, permite sin más navegar por Internet desde el televisor. WEBSITE (espacio web, sitio web): Dentro de Internet, conjunto de páginas web de un mismo propietario (persona, empresa, institución...) relacionadas entre sí median-te enlaces hipertextuales. WI-FI (Wireless Infranet). Red inalámbrica por microondas, que tiene un alcance de unos 400 metros. WINZIP: Programa muy extendido que realiza la compresión de ficheros para facilitar su transporte.


184







WORKSTATION: Estación de trabajo en una red informática. WWW (World Wide Web): La telaraña mundial. Gran sistema de información en Internet formado por todas las páginas web alojadas en los servidores de la Red y rela-cionadas entre si mediante enlaces o hipervínculos. Cada página tiene una dirección a través de la cual se puede acceder a ella con un programa navegador (Netscape, Internet Explorer...) desde cualquier ordenador conectado a Internet XENIX: Sistema operativo desarrollado por Microsoft que contempla las especificacio-nes Unix. YAHOO: Uno de los buscadores de Internet más utilizado por los internautas. Tiene un completo índice y también dispone de un potente motor de búsqueda que localiza página a partir de palabras clave y criterios. ZIP: Dispositivo de almacenamiento magnético (físicamente parecido a un disquete, aunque algo mayor) cuyos cartuchos pueden guardar hasta 250 Mbytes. Archivo que contiene información comprimida mediante el programa WINZIP. ZÓCALO: Elemento de la placa base de un ordenador donde se insertan el micropro-cesador, las memorias y otros chips.


manual informatica 1

Documents